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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è lAssistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

Per rimanere sempre aggiornati su tool e trip che riguardano la gestione del tempo e lo smart office, iscriviti alla mia Newsletter

 

 

Krisztina FekecsPreparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale
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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team
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Come condividere il calendario con l’assistente personale

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Quando inizi la collaborazione con una assistente personale la prima volta, con grande probabilità, ci sono due attività da seguire: la gestione del calendario e la gestione della posta.

 

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende?

Puoi quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Ma ora guardiamo come e perché condividere il proprio calendario con altre persone

 

Puoi farlo sia con una persona sola che con un gruppo di persone, quindi puoi eventualmente dare visibilità dei tuoi impegni alla tua famiglia o al tuo team.

Qualche esempio pratico per usare Google Calendar:

 

  • gestione delle consulenze
  • gestione di appuntamenti clienti
  • gestione di servizi prenotati da clienti
  • gestione ferie team
  • gestione turni team
  • gestione per la prenotazione di una sala o location
  • gestione impegni della famiglia
  • piano editoriale blog

Se lo fai per la prima volta potrebbe darti fastidio il fatto che qualcuno “entri” nella tua vita. Non preoccuparti, non sei da solo! Ricordati che quando decidi di condividere il tuo calendario puoi comunque decidere in che modo il delegato può visualizzare i tuoi eventi e se può apportare modifiche, e di questo ne parliamo qui sotto.

 

Condividere un calendario esistente

 

Apri Google Calendar sul tuo computer. ( Non puoi condividere calendari dall’app)

A sinistra, trovi la sezione “I miei calendari”.

Passa il mouse sopra il calendario da condividere, fai clic su Altro   e poi su Impostazioni e condivisione.

Per condividere con persone singole: nella sezione “Condividi con persone specifiche”, aggiungi l’indirizzo email della persona con cui condividere il calendario.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Creare un nuovo calendario da condividere

 

Sul computer, apri Google Calendar.

A sinistra, sopra “I miei calendari”, fai clic su Aggiungi   e poi su Nuovo calendario.

Aggiungi il nome del calendario e clicca su Crea calendario.

A sinistra, fai clic sul nome del tuo nuovo calendario.

Nella sezione “Autorizzazioni all’accesso”, scegli un’opzione dal menu a discesa.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone nella sezione “Condividi con persone specifiche”.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Condividere con persone che non utilizzano Google Calendar

 

L’unico modo per permettere a chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il tuo calendario è renderlo pubblico. Ma non te lo consiglio perché vuol dire che chiunque può vederlo.

Se lavori in team i membri devono utilizzare gli stessi tool!

 

Visibilità del tuo calendario

 

Qualche informazione importante per gli scettici…

  • Le persone del tuo team possono trovare il tuo calendario, mentre le persone che non fanno parte del team non potranno vedere il tuo calendario.
  • Se inviti a una riunione qualcuno che non fa parte del tuo team, potrà visualizzarne solo le informazioni.
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento: le persone del team possono visualizzare i dettagli degli eventi del tuo calendario, a meno che non li contrassegni come privati(!!!).
  • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): le persone del team possono vedere se a una determinata ora sei disponibile oppure occupato, ma non possono visualizzare i nomi o i dettagli degli eventi.
  • Ed infine, chiaramente, gli accessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.

 

Aggiungere persone a un evento

 

Se dovessi organizzare una riunione presso la tua sede con partecipanti esterni comunque puoi invitarli tramite il Google Calendar, anche se non fanno parte del tuo team.

Basta cliccare sulla sezione Invitati sulla destra e inserire semplicemente il loro indirizzo email. In questo caso chiaramente non devi flaggare la possibilità di modificare l’evento, potranno semplicemente visualizzare l’evento.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere il calendario con l’assistente personale
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Introduzione alla nuova Gmail

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In questi giorni avrete forse sentito parlare della nuova interfaccia di Gmail.

 

Non è ancora ufficialmente implementata nelle nostre caselle di posta ma è attivabile da chi vuol provarla in anticipo nelle impostazioni (comando in alto a destra a forma di ingranaggio) tramite il comando Prova la nuova GMail.

Ci sono tre modalità di aspetto, Predefinita, Normale e Compatta.

Già In Predefinita è possibile scorgere una novità: ci sono 4 comandi Archivia, Elimina, Segna come da leggere o già letto e Posticipa a fianco a destra dell’intestazione di un messaggio.

 

Quest’ultimo comando permette di rinviare e rimuovere le email a cui non possiamo rispondere subito, archiviandoli nella cartella Posticipati, presente nel Menu principale.

In questo caso la nuova Gmail mette a disposizione la possibilità di avere dei promemoria di risposta o seguito a risposte a email rimandate, facendolo in maniera intelligente.

Infatti nella parte superiore della Posta in arrivo si potrebbero vedere email con date precedenti e un suggerimento che invita a rispondere o a inviare un follow-up.

In Normale più simile all’attuale interfaccia, con grafica più sintetica, sono presenti più mail senza icone dei quattro comandi che abbiamo citato sopra.

In Compatta invece si rende il tutto compatto, appunto, e maggiormente scarno per chi preferisce avere una visualizzazione essenziale.

Una volta scelta la modalità di aspetto possiamo entrare nella nostra inbox e scoprire le ulteriori novità, con la possibilità reversibile di poter tornare alla attuale configurazione tramite Torna alla versione classica.

La prima macroscopica novità è la barra laterale tramite cui si può accedere ai servizi di Calendar, dove visualizzi il programma della giornata, alla funzione Keep per creare appunti e note da inserire rapidamente e Tasks dove aggiungere cosa da fare o scadenze divise in fasi successive selezionabili (flag).

 

In più è presente la voce Componenti aggiuntivi dove si può installare ulteriori strumenti Gmail per gestire i nostri messaggi.

Altra novità è la possibilità di aprire gli allegati direttamente dalla lista delle email, senza dovervi entrare dentro, rendendo così più immediata l’apertura dei documenti o foto allegate. Se scegliamo la modalità Predefinita, visualizzeremo un’anteprima degli allegati nella Posta in arrivo.

Altra nuova funzione è la Smart Reply cioè la possibilità di scegliere tra risposte già pronte e intelligenti, visto che si rendono disponibili a seconda del testo e dell’oggetto della mail, per replicare velocemente quando non c’è bisogno di articolare una risposta più complessa.

 

Visti i recenti fatti riguardo alla riservatezza dei dati personali ci sono anche novità riguardanti questo importante e delicato aspetto.

La modalità Confidential offre maggiori tutele come la possibilità di distruggere le email inviate dopo un dato periodo (impostabile) e l’impossibilità di farle inoltrarle e stamparle o ancora la creazione di password inviata tramite sms all’effettivo autentico destinatario per essere sicuri che sia solo lui/lei stesso a leggere la nostra missiva riservata.

Ultimo aspetto la sicurezza garantita dagli Alert mostrati più chiaramente in caso di posta a rischio presenza di virus, tramite nuovi algoritmi che valutano la presenza di phishing.

 

Google ha comunque impostato una guida alla nuova interfaccia che trovate cliccando QUI

 

 

 

Krisztina FekecsIntroduzione alla nuova Gmail
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Riorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart

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Sono due i casi principali in cui i servizi dell’Assistente Virtuale vengono considerati: il libero professionista o la piccola azienda cercano una soluzione flessibile e economica per gestire le loro attività operative oppure l’azienda più strutturata, in un periodo di grande intensità lavorativa, cerca personale in outsourcing per gestire le sue attività straordinarie. Per darti un’idea dei servizi possibili di un Assistente Personale Smart puoi leggere questo articolo.

 

In realtà esiste un’altra situazione in cui l’Assistente Virtuale può essere di aiuto: riorganizzare il proprio ufficio.

 

Lavorando in modalità smart working  hai la possibilità di sperimentare tante situazioni diverse e capire le procedure migliori per le piccole realtà. Una buona organizzazione parte anche dal metodo con cui si riordinano le idee e si definiscono gli obiettivi. Lavorare da remoto potrà sembrare ad un occhio superficiale più facile e comodo. Ma lo è solo quando si usano metodo e organizzazione rigorosi per poter affrontare questa nuova modalità di lavoro. Altrimenti si rischia di naufragare nel caos.

Guardiamo cosa può fare un’Assistente Personale Smart per aiutarti a riorganizzare l’ufficio.

 

Analisi attività

 

Analizzare le tue attività e quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

 

Procedure intelligenti

 

Per lavorare meno e meglio la cosa migliore è quella di creare e seguire delle procedure, perché in questo modo potrai ottimizzare ogni fase della tua attività, sarai più produttivo, compresi i tuoi collaboratori e avrai clienti più soddisfatti. Il flusso di lavoro che hai ritenuto più opportuno e affidabile sino ad ora potrebbe essere migliorato solo con qualche accorgimento o azione in più, per facilitare il tuo modus operandi secondo delle azioni prestabilite e sinergiche col tuo team di lavoro.

 

Gestione email intelligente

 

La gestione delle email prende ore alla tua vita ogni giorno, non può essere organizzata a caso e non puoi diventare schiavo della tua casella. Con una gestione pensata e più ottimizzata potrai tenere sotto controllo la situazione senza esser preso dall’ansia di leggere tutto o di aver dimenticato qualche e-mail.

 

Gestione calendario intelligente

 

Una buona gestione del tempo ti aiuterà ad affrontare ogni situazione della tua azienda con serenità, ogni settimana avrai le attività programmate e alla fine dell’anno potrai raccogliere i frutti del buon lavoro. L’agenda personale è il primo mattone su cui costruire la propria organizzazione. Ne beneficeranno anche i tuoi collaboratori.

 

Gestione del tempo con metodo

 

Con l’introduzione di alcune nuove e poche regole potrai ottimizzare tutte le attività del tuo business, potrai beneficiarne tu ma anche i tuoi collaboratori. Ricordati la gestione del tempo coincide con la gestione della vita. E’ un errore considerarle scisse e il metodo con cui le unisci è decisivo.

 

Nuovi strumenti smart

 

L’Assistente Smart può anche consigliarti tools già sperimentati e testati, per migliorare ulteriormente la gestione di tutte le attività sopra elencate. Tenersi aggiornati su quanto offre il mondo delle app e dei software è importante per avere strumenti utili ed efficaci al passo coi tempi.

 

Gestione del tuo team smart

 

L’introduzione dello smart working all’interno della tua attività potrà regalarti già il 15% in più di produttività secondo recenti stime, ma per questo serve preparazione e coordinamento. Anche se sei una piccola realtà potrai affrontare questo nuovo modo di lavorare e dare freschezza alla vita dei tuoi collaboratori per ottenerne maggiore produttività. Il mondo cambia e, se si può, facciamo che cambi in meglio!

 

Avere il tempo per gestire tutto con metodo e serenità, avere il tempo per la tua vita personale e per la tua famiglia potranno sembrarti delle cose impossibili, invece con l’aiuto della tua assistente smart capirai che è possibile. L’Assistente Personale Smart può aiutarti a cambiare la tua vita davvero.

 

Krisztina FekecsRiorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart
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Le professioni del futuro. Un convegno a Milano

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Il 15 marzo si è svolto il 2° convegno Le professioni del futuro a Milano, organizzato da Intribe.

Intribe è una startup che si occupa di indagini di mercato innovative, come quella sull’evoluzione del mercato del lavoro in Italia.

Iniziamo con un dato sorprendente: Il 65% dei bambini, oggi nelle scuole, nei prossimi anni farà un lavoro che ancora non esiste.

Cos’è la rivoluzione digitale? Nonostante il 97% delle imprese PMI è refrattaria ad innovare, possiamo parlare di un cambiamento irreversibile. Questo vuol dire che dobbiamo adattarci e cambiare, prima che il cambiamento ci travolga.

No, no voglio parlare di robot e fare delle previsioni sul mercato di lavoro. Le previsioni più delle volte si presentano nella realtà in modo molto diverso.

Ma non possiamo negare che il lavoro e lo stile di lavoro siano già cambiati. Non si tratta solo di tecnologia ma di esigenze profondamente cambiate. La generazione dei millenials – che ora sono adulti! – ha un approccio ben diverso di quello delle generazioni del boom economico dei anni ’60.

Le loro priorità non sono più un lavoro dove si rinuncia a vita privata e creatività in cambio di uno stipendio fisso, ma sono la flessibilità, un nuovo equilibrio tra vita e lavoro, con il concetto che non si vive per lavorare ma si lavora per vivere.

Lo Smart Working è un nuovo tipo di collaborazione che ristabilisce lo standard consueto del lavoro dentro le aziende e che sarà impiegato come soluzione alla creazione di nuovi posti di lavoro e alla loro organizzazione ed anche al loro mantenimento, per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working.

Le aziende devono imparare a riconoscere queste nuove esigenze e accontentarle. Anche perché spesso si tratta di esigenze facilmente proponibili anche a livello economico. Dal punto di vista finanziario è più semplice proporre 4 giorni di smartworking che fare un aumento a tutti i dipendenti. Questo stesso infatti può aumentare la produttività aziendale del 15%.

Serve chiaramente un cambio di mentalità anche al livello manageriale. Infatti un articolo recente di Repubblica dice che regalare benessere attrae i talenti, l’industria lo sa, ma non ne approfitta, dimostrando una miopia tipica di una strategia a corto raggio.

 

Si parla difatti di Digital Mismatch, che produrrà 2 milioni di posti di lavoro vacanti già nel 2020. Tra solo due anni. E’ quindi facile capire il ritardo nella formazione delle competenze da parte di istituzioni e aziende nel colmare questo divario, che costringe oramai a rincorrere l’innovazione che già sta procedendo rapida nella nostra vita quotidiana. E’ anche per questo che una maggiore consapevolezza tecnologica dovrebbe essere dentro tutti noi per controllare maggiormente ciò che cambia intorno a noi.

Secondo Randstad, presente al convegno, anche le competenze richieste sono cambiate negli ultimi anni, e si parla sempre di più di cambiamenti molto veloci. Creatività e innovazione insieme al pensiero critico sono saliti sulla classifica, mentre al posto di controllo di qualità è entrata l’intelligenza emotiva, come al posto dell’ascolto attivo la flessibilità cognitiva.

Sta crescendo anche la cultura del rischio e dell’insegnamento dell’errore. E questo le startup lo sanno, imparare a gestire i fallimenti è precondizione del successo. Sbagliare si può ed è costruttivo. Usare un approccio incrementale può facilitare questa gestione dell’errore. Provare e affinare diventa il nuovo Business Plan.

Partendo poi dal concetto che se non puoi condividere ciò che fai, questo avrà meno valore. Se lo condividi qualcuno potrà migliorarlo. Partendo anche dai tuoi errori.

 

Secondo il dipartimento del lavoro USA chi è a scuola oggi arriverà all’età di 38 anni con in media 10 lavori alle spalle, mentre i nati negli anni ’60 alla stessa età si lasciavano alle spalle solo 4 lavori. Questi numeri sono da adattare per difetto all’Europa ma in ogni caso cambiare lavoro, attività e settori non è più un fallimento o sintomo di non essere capaci, ma è la conseguenza della voglia di imparare sempre cose nuove esprimendo la propria creatività.

Il cosiddetto Life Long Learning è entrato nella nostra vita con l’accesso alle enormi quantità di informazioni tramite la rete, mentre vediamo un sistema della Scuola e delle Università che non riesce completamente a adattarsi e introdurre l’insegnamento o meglio lo stimolo delle nuove competenze.

Ma quali sono quindi le nuove professioni del futuro? Programmatori, Data Scientist, Growth Hacker, Big Data Analyst, sviluppatori e Cyber security. Per queste professioni spesso non esiste ancora un percorso accademico, è un divario da risolvere.

Non solo le istituzioni e le università devono affrettarsi per cambiare la metolodogia degli studi, ma le stesse aziende dovrebbero investire nei propri dipendenti in modo costante. Proporre formazione e nuovi percorsi di carriera all’interno dell’azienda completando con un piano di welfare aziendale potrebbe essere la soluzione contro un turn over mostruoso che aspetta le aziende nei prossimi anni.

Perché come l’estinzione del posto fisso spaventa le persone, anche le aziende dovranno affrontare le conseguenze di queste nuove dinamiche.

Un messaggio finale infine può essere l’auspicio di una coevoluzione delle PMi anche tramite l’integrazione delle vecchie e nuove generazioni e il travaso reciproco delle rispettive competenze per arrivare poi al cambio di passo e di leadership. La creazioni di nuovi lavori non significa la totale perdita dei vecchi e delle loro professionalità.

Anche perché il cambiamento che avviene in maniera radicale e in poco tempo, senza essere governato, porta a conseguenze catastrofiche.

 

 

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Chi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?

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Ultimamente avrai sentito parlare spesso di Assistenti Virtuali e magari, se interessato, ti sentirai un po’ confuso sull’argomento.

Non sai chi è l’Assistente Virtuale e come funziona la collaborazione in modalità virtuale.

 

Queste possono essere le prime domande che emergono e le risposte te le ho già date in un articolo su chi è chi non è L’Assistente Virtuale, ma puoi continuare a leggerne anche qui sotto.

Vediamo chi sono i clienti di un’ Assistente Virtuale.

Il bello di questo servizio è che può risolvere i problemi sia dei piccoli imprenditori che delle aziende più strutturate.

Chiaramente un’azienda grande all’interno avrà la propria segreteria, e anche il reparto comunicazione. Ma come fa nel caso di un evento da organizzare dove la sua struttura interna è già satura?

E qui che entra in azione l’Assistente Virtuale, che può dare supporto professionale anche collaborando con la segreteria interna e gestire situazioni e eventi occasionali. Magari si tratta solo di una sostituzione temporanea, o di una collaborazione durante un periodo di riorganizzazione aziendale.

L’Assistente Virtuale può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile però solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.


Il servizio dell’Assistente Virtuale comunque è particolarmente adatto ai liberi professionisti, alle piccole medie imprese e agli startupper, che, per l’appunto, spesso non hanno ancora la segreteria e l’ufficio comunicazione al loro interno, non possono affrontare le spese di un’assunzione e non possono garantire il carico di lavoro stabile.

O anche solo quando hanno bisogno di sbrigare una singola mansione ma troppo oberante in un dato momento e non sanno a chi rivolgersi, credendo che un certo tipo di attività non si possa delegare efficacemente se non avendo qualcuno al proprio fianco fisicamente.

Con questa soluzione avrebbero a disposizione un servizio che si adatta alle loro esigenze al 100%, avendo tutta la flessibilità necessaria per la gestione quotidiana, ma nello stesso tempo delegando le attività operative e quindi con la possibilità di ricavare le risorse necessarie per far crescere la loro attività.


Ma quali sono le attività da delegare? Tutto ciò che non è propriamente strategico ma comunque funzionale al processo della tua attività. Le operazioni marginali ma necessarie alla quotidianità lavorativa.

 

La gestione dei dati aziendali, i compiti di assistenza personale, alcune mansioni di amministrazione , le attività di marketing digitale, la gestione dei social media oramai sempre più necessaria, fino all’organizzazione di eventi di promozione aziendale. Al link di questo articolo puoi trovare il dettaglio delle 60 attività che ho individuato secondo la mia esperienza.


La domanda è anche come delegare

 

Sembra una pratica semplice e scontata ma così non lo è per chi non l’ha mai applicata. E lo sforzo diventa notevole se siamo in presenza di chi vuol tenere tutto sotto controllo occupandosi in prima persona di ogni singola attività.

Ma si arriva al punto in cui ci si rende conto che se si vuole veramente evolvere e mirare i veri obiettivi ci si deve affidare a collaboratori di fiducia a cui delegare alcune attività, magari come detto anche non essenziali ma che alleggeriscono la giornata lavorativa e l’impegno mentale, con il risultato dell’aumento del tempo per le attività veramente strategiche e anche per la vita privata.

Un mio articolo di qualche tempo fa spiega come si può iniziare a delegare inquadrando le priorità effettive. Hai la possibilità di scaricare la matrice di Covey e iniziare a usarla.


Sul mio sito puoi trovare anche strumenti utili come il Test, che puoi effettuare in pochi minuti, per capire quanto tempo puoi guadagnare con l’ausilio di un Assistente Virtuale.

In definitiva il servizio che un Assistente Personale può offrire è per le più diverse tipologie professionali come ho spiegato anche nel mio penultimo articolo.

Non solo per piccole aziende o imprese ma anche per privati che proprio perché senza struttura hanno bisogno di un coadiuvo, occasionale o più continuo, al proprio lavoro.

Il tutto in maniera snella ed efficiente, facendo sentire il cliente sollevato da attività che prima lo oberavano o lo occupavano eccessivamente e al tempo stesso più sereno e meno preoccupato di dover far tutto.

 

Krisztina FekecsChi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?
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L’ Assistente Virtuale e lo Smart Working

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Sorge la domanda spontanea: ma l’assistente virtuale è anche smart worker?

Penso di sì, e ti spiego perché; ma prima vediamo cosa vuol dire veramente lo smart working.

Definire lo Smart Working non è semplice

 

Non è semplicemente lavoro flessibile o telelavoro. Non è lavorare da casa un giorno alla settimana o al mese. Infine il libero professionista non per forza è uno smart worker.

Questo tipo di attività è un nuovo modo di collaborare e rivede lo standard radicato del lavoro che le aziende hanno usato fino ad ora e che nel prossimo futuro impiegheranno come forma alternativa di organizzazione per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Non si possono ignorare le sue peculiarità come la flessibilità, la produttività più la prontezza di risposta alla clientela, la soddisfazione del lavoratore e la crescita complessiva dell’ambiente di  lavoro.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working.

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali, fornendo una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

E la responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, essendo consapevole in maniera responsabile della propria attività e quindi più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In più il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Per di più l’autonomia è maggiore nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

 

Quali sono i vantaggi per il lavoratore e per il datore di lavoro?

 

      • Maggiore fiducia con il datore di lavoro e con i collaboratori. La fiducia reciproca è il primo punto su cui parte una collaborazione con uno smart worker.

     

      • La coscienza responsabile di quel che si deve fare e la chiarezza degli obiettivi prefissati insieme al cliente o al datore di lavoro.

     

      • La flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non si deve trattare di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.

     

      • Lo spazio di lavoro. Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentando in questo modo anche il proprio bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità in un contesto più dinamico e innovativo.

     

      • Quindi la diretta conseguenza dei punti sopra elencati: una maggiore produttività. Se hai un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se lavori quando hai fissato nella tua agenda ma nell’arco dell’intera giornata e non secondo orari prefissati da altri, se puoi muoverti liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligato a restare chiuso in un ufficio, allora sarai anche più produttivo. E con te lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.

     

      • Riduzione dei costi del lavoro innegabile per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati.

     

      • Maggiore riconoscibilità del proprio marchio aziendale: chi adotta l’utilizzo dello Smart Working si contraddistingue sul mercato e attrae i clienti, i partner e futuri dipendenti.

     

      • Maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavoratore da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma continuo confronto e condivisone di informazioni. Lo so questo è difficile anche in un normale ufficio ma in questo caso deve esser d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

     

    Puoi rendere la tua attività più smart partendo dalla collaborazione con un’Assistente Virtuale?

     

    Assolutamente sì! L’assistente virtuale lavora dal proprio ufficio o da casa, quindi non devi assicurarle uno spazio di lavoro né i mezzi necessari per svolgere l’attività.

    Se sei un consulente oppure un libero professionista con l’aiuto della tua assistente potrai trasmettere un’immagine più professionale, che è un aspetto molto importante nel business. L’assistente virtuale ti aiuterà a creare e ottimizzare le tue procedure e rendere la tua attività più produttiva.

    Ci sono metodi molto efficaci come la Matrice di Covey per individuare le priorità vere a cui dare importanza e strumenti efficaci come Asana che ti possono aiutare a organizzare meglio il tuo tempo.Un bravo leader sa coinvolgere la sua collaboratrice o il suo collaboratore e deve avere al suo fianco una persona che fa team con lui, e lavora per i suoi obiettivi. Questo fa la differenza!

     

    Come si può iniziare?

     

    Innanzitutto si deve riconoscere la propria resistenza al cambiamento, capire bene come funziona la collaborazione in modalità virtuale e prepararti al cambiamento.

    Poi provare a trovare un collaboratore competente e professionale che può curare attività più marginali e meno strategiche e affidargliele, fornendo degli obiettivi chiari e puntuali con una efficace comunicazione degli stessi.

    Ma se hai dei dubbi e non riesci a trovare le risposte da solo o vorresti migliorare la tua gestione del tempo potrai contattarmi per una consulenza personalizzata su questi argomenti.

    Ricordati! La gestione del tempo coincide con la gestione della vita.

Krisztina FekecsL’ Assistente Virtuale e lo Smart Working
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Un’assistente personale per tutti

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Nella nostra mente la figura dell’assistente personale la leghiamo esclusivamente alle aziende e ai manager.

In realtà anche questa figura ha avuto grandi cambiamenti negli scorsi anni e sta diventando un servizio, o meglio un’opportunità, per chiunque si trovi in situazione di bisogno di supporto professionale.

Per capire come puoi avere una tua assistente personale devi capire chi è e cosa fa esattamente!

 

Chi è l’assistente personale

L’assistente personale è la persona che da supporto di back office per svolgere le attività professionali e organizzative praticamente per chiunque, a partire dalle persone che lavorano in privato fino a liberi professionisti, PMI, startup o aziende strutturate.

Cosa fa l’assistente personale

Indipendentemente dall’ambiente e dal settore dove svolge la sua attività possono variare anche le attività che segue. Classicamente si tratta di attività relative all’agenda, gestione email e corrispondenza, organizzazione di appuntamenti, riunioni e trasferte. Ma spesso l’assistente personale gestisce anche i fornitori, la selezione del personale, le comunicazioni in generale, ma anche la presenza online dell’organizzazione.

Quali sono le competenze per poter svolgere questo lavoro

Dalla vasta gamma di servizi si percepisce che l’assistente personale è una persona che possiede competenze diverse, conoscenze di applicazioni informative, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

Quali sono le attività che possono essere svolte da un assistente personale

Sono tutte quelle attività non strategiche ma che sono alla fine imprescindibili perché comunque fanno parte del lavoro di interfaccia con clienti, fornitori, committenti etc. e che non possono essere svolti da chi deve occuparsi del core business.

E quali sono queste mansioni?

  • Comunicazione
  • Amministrazione aziendale
  • Social media
  • Marketing digitale
  • Assistenza personale
  • Promozione aziendale
  • Gestione delle informazioni aziendali

Ma per un esauriente dettaglio di queste singole attività rimando all’articolo che ho scritto recentemente sul mio blog: 60 MODI PER GUADAGNARE TEMPO CON UN ASSISTENTE VIRTUALE

Chi può avere un’assistente personale

Il servizio dell’assistente personale è diventato un servizio accessibile a chiunque come gli chef a domicilio e la consulente d’immagine. Quante volte hai pensato così: “se avessi qualcuno a fianco di me che mi possa dare una mano quando ho bisogno? Se avessi una collaboratrice potrei sviluppare un progetto nuovo molto più velocemente?”

La buona notizia è che oramai questa esigenza può essere soddisfatta in modo molto semplice. L’assistente personale non è più per forza una dipendente, ma esistono vari professioniste che operano dal remoto senza assunzione, assicurando la massima flessibilità. Quindi senza avere un dipendente, come e quando ti serve puoi avere la Tua Assistente Personale Privata!

 

Come si svolge questo lavoro dal remoto

Naturalmente le modalità di svolgimento di tutte queste attività sono diverse da quelle tradizionali di un ufficio fisico. Ma per fortuna l’offerta di applicazioni e software è grande e svariata e per lo più gratuita, dando la possibilità di gestire al meglio ogni necessità di uno smart office. Dai colloqui di lavoro ai contratti di collaborazione, dagli accessi alla condivisione dei documenti, dal project management alla messaggistica istantanea, fino alla traccia delle ore lavorate. Anche in questo caso, per avere un maggiore dettaglio, su quali sono gli strumenti che vanno per la maggiore e che io stessa uso quotidianamente invito a leggere l’articolo dal mio blog : COME FUNZIONA LA COLLABORAZIONE CON UN’ ASSISTENTE VIRTUALE?

 

Quanto costa un assistente personale privato?

La domanda sorge spontanea. Lo capisco. Ma se da un lato si può rimanere spaventati da tutte queste più svariate attività dall’altro lato i vantaggi oggettivi che ci sono nell’avere una collaboratrice virtuale balzano all’occhio immediatamente. In primis il fatto di non dover adempiere ai doveri di una collaborazione fissa e indeterminata. Ma non solo. In questo articolo QUANTO MI COSTA UN’ASSISTENTE VIRTUALE? Spiego il perché questo tipo di collaborazione da più vantaggi di quel che costa.

Gestione del tempo e organizzazione di ufficio

L’assistente personale ti può anche aiutare, o meglio insegnarti, come gestire il tuo ufficio virtuale, e come organizzare meglio le tue caselle email, la tua agenda e in generare gestire meglio il tuo tempo. Ricordati che la gestione del tempo in realtà coincide con la gestione della vita.

La gestione delle priorità quindi diventa fondamentale e aiuta a lavorare mirati sulle attvità strategiche per poter guadagnare tempo e qualità della vita stessa. Ma è un percorso graduale che richiede costanza. Nel mio sito offro alcuni strumenti utili per facilitare l’individuazione delle priorità come la matrice di Eisenhower, di cui puoi leggere in questa mia guida e il tracker per inserire le nuove abitudini.

Se vuoi approfondire la materia non perdere tempo, contattami per poter essere aiutato con una consulenza personalizzata!

 

 

 

 

Krisztina FekecsUn’assistente personale per tutti
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Come avere un flusso di clienti costante?

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Pillole di Marketing relazionale

Se sei un imprenditore, un libero professionista oppure uno startupper uno dei tuoi problemi più importanti è trovare clienti nuovi, e possibilmente in modo costante.

L’errore più diffuso è lavorare sulla promozione e sul marketing solo nei periodi quando lavori poco, quando hai più tempo. Ti riconosci?

Chiaro che quando lavori su un progetto molto complesso oppure per tanti clienti contemporaneamente il tempo che rimane per la gestione delle attività amministrative e promozionali è veramente ridotto.

Ma se vuoi ridurre lo stress al minimo e avere un flusso di lavoro più costante, è inevitabile avere un metodo pensato! Ma anche avere consapevolezza di principi che sono radicati nei nostri comportamenti e a cui magari non si fa caso.

Come strutturare un processo di lavoro che ti regali continuità e quindi serenità nella tua vita da imprenditore?

Inizia tutto dall’analisi! Non posso non ripeterlo, adottare il metodo Eisenhower  è fondamentale, anche se si tratta di un’attività piccola. Se leggi questo mio articolo potrai anche scaricare la matrice per iniziare con la tua analisi.

Cosa è l’obiettivo?

Capire quali sono le attività che possono essere:

  • Eliminate
  • Automatizzate
  • Delegate

La delega ti cambia la vita, ma prima devi fare la pulizia. Non delegare mai un’attività che non serve, e non delegare mai un’attività che potrebbe essere automatizzata. Puoi usare per esempio Asana  per creare delle procedure per qualsiasi attività all’interno della tua organizzazione.

Con la delega invece potrai liberarti da ogni attività “ruba tempo” che può essere gestita da un’altra persona. Sì, perché non serve la tua esperienza, perché si tratta di un task ricorrente o semplicemente è qualcosa che non ti piace. Potrà sorprenderti quante ore (e di conseguenza soldi) potresti guadagnare semplicemente delegando delle attività. Ti ho preparato un Test veloce ma divertente, è un mio regalo per Te, basta cliccare qui!

Ma ora parliamo di marketing relazionale

Il marketing relazionale è un metodo che ti permette di ottenere referenze continuative e corrette. Continuative, perché crei un flusso costante. Corrette, perché i clienti che ti vengono referenziati sono del tipo che vuoi tu, il tuo cliente ideale.

Per mettere in moto questo metodo è fondamentale conoscere chi sono le tue fonti di referenze

Piccola premessa: queste fonti le conosciamo tutti e spesso le usiamo. Ma quel che fa la vera differenza è usarle in modo consapevole e creare un vero metodo basato su questi canali.

Questo l’ho imparato grazie a Barbara Boaglio, esperta in materia di Marketing Relazionale. La sua intervista rilasciata a KRYVA la puoi leggere qui. Consiglio di visitare il suo sito web, dove si può trovare tanti articoli interessanti, ma anche diversi eventi formativi a cui partecipare.

I clienti soddisfatti

Quasi tutti gli imprenditori e i professionisti dicono che i clienti sono la fonte primaria di referenze. I tuoi clienti sono un bacino prezioso che ti aiuta a mantenere un flusso costante, ma sono anche un’insidia.

I collaboratori

Spesso i tuoi dipendenti risultano una voce poco importante del flusso di lavoro in entrata. Lavorare sul coinvolgimento dei propri collaboratori ha un grandissimo valore: oltre a avere un team che lavora per i tuoi obiettivi, avrai anche un gruppo di venditori che parleranno della tua attività con passione sincera.

Persone i cui profitti dipendono dalla tua attività

Questa fonte raggruppa professionisti e attività che sono complementari a ciò di cui ti occupi, senza essere tuoi concorrenti. Questa può essere la migliore fonte stabile di segnalazioni e referenze per te!

Possono essere i tuoi venditori, i fornitori che ti procurano maggior materiale o servizi quando le tue vendite crescono. Ti consiglio di fare la lista dei tuoi fornitori e tenerli in mente per le prossime chiamate che farai.

Persone che, in passato, ti hanno inviato dei clienti

Possono essere di ogni tipo, anche famigliari. Queste persone probabilmente conoscono molto bene sia te che la tua attività. Più di ogni altra cosa: ringrazia! Tieni traccia di chi ti referenzia e ringrazia sempre.

Persone a cui hai procurato dei clienti

Persone di qualunque genere, dal tuo ristoratore preferito al fornitore di cancelleria.

Robert Cialdini in “Le armi della persuasione” parla in modo approfondito del principio di reciprocità e di come la sua nascita sia da cercare alla radice dell’umanità. Secondo questo principio l’uomo si sente in dovere di ricambiare un favore ricevuto e si sente subito in debito in maniera forte con la persona che lo ha fatto. Viene citato, per esempio, il sociologo Alvin Gouldner che affermò come tale regola sia comune a tutti i tipi di società umane, si tratta di uno degli schemi comportamentali istintivi della razza umana.

Questa teoria ti viene in grande supporto nella costruzione delle relazioni con le tue fonti referenziali: quando crei un contatto o favorisci un acquisto, nell’altra persona nasce un senso di debito nei tuoi confronti.

Persone con cui spendi i tuoi soldi

Più i tuoi affari vanno bene, più spendi (o investi). Questi individui, coinvolti nei tuoi investimenti, hanno un incremento dei loro profitti quando la tua azienda ha successo.

Componenti del tuo network professionale

Se fai parte di qualche organizzazione che si incontra per creare affari, le persone che la compongono sono un punto di riferimento per te.

Tramite l’analisi delle tue attività, la delega e il metodo basato sul marketing relazionale ritroverai il tempo necessario per lavorare su quei 20% delle tue attività che ti portano l’80% dei profitti.

Lavora meno, lavora meglio.

 

 

 

 

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