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Smart Working-Smart Office

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Definizione di Smart Working

Uno Smart Office è un “non luogo” dove un lavoratore da remoto svolge le attività, a lui delegate da un datore di lavoro. Perciò il collegamento allo Smart Working è, come è facile pensare, direttamente connesso.

Per definire che cos’è lo Smart Working ci facciamo aiutare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali : Il Lavoro Agile (o Smart Working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Direi che quanto descritto ci aiuta a capire i punti nevralgici di questo tipo di attività e a cogliere gli spunti che ci offre per uno Smart Office.

 

Perché creare uno Smart Office

Proprio partendo dal presupposto contenuto nella definizione del ministero, cioè quello di aiuto al lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro, favorendone nel contempo la produttività, si può già avere la risposta al perché del sottotitolo.

Se si parla sempre di modernità, di futuro migliore grazie alla tecnologia, perché non lo si deve pretendere nel nostro presente, dove sia possibile applicarlo, nel miglioramento della nostra vita lavorativa e non?

Abbiamo hardware e software che ci permettono di poter lavorare da qualsiasi posto, server per organizzare database efficienti dove ognuno può aggiornare il proprio file o documento, sistemi di comunicazione che ci permettono di essere sempre connessi e informati. Perché non dovremmo sfruttare tutto questo ora?!

Certo, dipende dal tipo di lavoro. Ma quante attività ci obbligano a stare dentro uno spazio chiuso insieme ad altri con cui neanche abbiamo un costante interscambio di dati e informazioni, e nemmeno un minimo rapporto umano?

Chi lavora presso un’azienda o ufficio strutturato deve sottostare alle regole di quell’ambiente, ma chi invece è dentro una piccola struttura o dotato di semplice partita IVA può avvalersi di questa modalità.

La snellezza che contraddistingue lo Smart Working (assenza di vincoli orari o spaziali) in termini di struttura deve essere accompagnata da un‘organizzazione e pianificazione (un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi), per non sfociare in una confusione tra vita privata e lavoro che non farebbe altro che scoraggiare chi appena inizia a provarlo.

Ma qui si tratta del livello di impegno che ogni nostra azione deve avere se da questa ne vogliamo far scaturire dei risultati. Se il solo obiettivo è quello di lavorare da casa e non altro, allora è meglio rimanere nel tipico ufficio tradizionale.

L’obiettivo è invece quello descritto nella definizione del ministero, come già scritto, cioè maggiore conciliazione tra vita privata e lavoro e maggiore produttività.

 

Local independent

La prima efficienza è sicuramente quella di avere una struttura snella, composta solo dall’equipaggiamento hardware e il collegamento a internet. Il posto dove ci troviamo diventa secondario.

La prima grande rivoluzione dello Smart Working è proprio questa, dato che il mondo del lavoro tradizionale è forse, per prima cosa, definito dall’ambiente in cui si lavora.

Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentando in questo modo anche il proprio bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità di lavorare in un contesto più dinamico e innovativo.

Poi c’è la flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non si deve trattare di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.

 

Boss independent

Il secondo aspetto rivoluzionario è dato dalla indipendenza che si ha lavorando da remoto. La presenza di procedure chiare e di obiettivi ancor più limpidi insieme alla responsabilità personale rende liberi dall’avere per forza un responsabile alle calcagne che ti controlla o da istruzioni giorno per giorno.

Se con il datore di lavoro si è condiviso la procedura operativa, le fasi, i cicli e gli obiettivi, allora non rimane altro che la nostra competenza e responsabilità nell’affrontare i compiti assegnati.

 

Abbassare le spesse fisse

Chiaramente i costi si abbassano notevolmente se si può operare da qualsiasi posto, che sia la casa, lo spazio co-working, la biblioteca o quant’altro.

La spesa costante sarà quella del primo acquisto dell’hardware e del collegamento wi-fi, ma il risparmio lo si ottiene anche coll’uso di app e software di gestione che oramai si trovano gratuitamente. Inutile ricordarvi Trello o Asana e tutti gli altri applicativi di cui vi ho scritto nei miei articoli.

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

SCARICA gratuitamente la mia GUIDA cliccando  QUI

 

Tutorial Trello gratuito

 

 

Chiaramente il vantaggio maggiore sulla riduzione dei costi del lavoro è innegabilmente per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati. Ma questo diventa altrettanto vantaggioso per lo smart worker che così ha più potere di attirare l’attenzione su di se nel mercato delle professioni.

 

Aumentare la produttività

Se si lavora per fasi, cicli e obiettivi chiari allora la puntualità delle nostre azioni, per svolgere i compiti ricevuti dal datore di lavoro, sarà maggiore come lo sarà per chi ci da le istruzioni sulle attività da svolgere, sapendo che, facendo lavorare per obiettivi, la motivazione per l’addetto sarà quella di raggiungerli nel più breve tempo possibile e con la maggiore efficacia possibile.

 

Dare più libertà ai collaboratori

Come scritto prima, la responsabilità dello smart worker deve essere proverbiale se si vuol mantenere questa indipendenza e al tempo stesso avere efficienza nello svolgere le attività.

Ma il tutto viene ripagato dall’avere più libertà dai datori di lavoro o committenti che siano, che si affidano a professionisti con le competenze giuste per quel compito esatto e, dotati di fiducia negli altri, non devono seguire passo passo ogni azione del delegato.

Se si ha un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se si lavora quando si è fissato nella propria agenda, ma nell’arco dell’intera giornata e non secondo orari prefissati da altri, se ci si può muovere liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligati a restare chiusi in un ufficio, allora si sarà anche più produttivi. E lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.

 

Work life balance

Ripartiamo come abbiamo fatto in tutto l’articolo dalla definzione legislativa e da questa frase per l’esattezza: “una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro”

Questa forse da il significato più profondo allo smart working. La conciliziazione tra vita privata e lavoro contro l’alienazione dalla propria sfera privata che il lavoro stesso di solito causa.

Se di rivoluzione si tratta, questa però deve portare a un miglioramento e non solo a uno stravolgimento delle proprie abitudini.

Questa evoluzione deve far gestire lavoro e propria vita privata in armonia e secondo orari più consoni e flessibili, senza l’assillo del timbrare il cartellino e del rispetto canonico delle minime otto ore giornaliere.

Pensiamo, poi, solo ai problemi pratici tipo il traffico per strada, sia all’entrata che all’uscita da lavoro o al tempo sprecato in momenti di mole di lavoro minore come capita spesso in molti uffici aziendali.

 

I principi della nuova modalità:

Leadership

La pratica della leadership in questo contesto si tramuta in un’opera di responsabilizzazione dei collaboratori con meno controllo su di loro, dato che verrano giudicati sulla base del raggiungimento degli obiettivi prefissati collegialmente.

Responsabilizzazione e motivazione

Di pari passo a quanto scritto sopra il collaboratore si sente più responsabilizzato ma al tempo stesso più motivato, perché è stato scelto per un compito sulla base della sua competenza e ha avuto una chiara istruzione su quello che deve svolgere.

Chi accetta qualsiasi attività da remoto, di per sé, assume un ruolo di responsabilità che deve interpretare fino in fondo, perché l’unica cosa che conta sarà la consegna del progetto o documento richiesto dal datore di lavoro, attraverso la procedura delle fasi di lavoro.

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali, fornendo una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

la responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, essendo consapevole in maniera responsabile della propria attività e quindi più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In più il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Per di più l’autonomia è maggiore nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

Il risultato dello Smart Working deve essere il maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi la maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavoratore da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma un continuo confronto e una condivisione di informazioni.

Lo so, questo è difficile anche in un normale ufficio ma in questo caso deve esser d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

 

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Krisztina FekecsSmart Working-Smart Office
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Quando non serve l’Assistente Virtuale

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Ho sempre scritto dell’Assistente Virtuale per consigliarne la collaborazione in diversi contesti lavorativi.

Ma questa volta credo che sia giusto anche indicare in quali casi è bene non avvalersi dei suoi servizi per non andare incontro a delusioni.

Ci sono infatti alcuni casi negativi dove già in partenza si rischia di non poter avvantaggiarsi della collaborazione con un Assistente Virtuale.

Cosa pensano le persone che NON hanno bisogno di una Assistente Virtuale?

 

Uno di questi è quando si è convinti di poter far tutto, senza bisogno di aiuto esterno, avvalendosi solo delle proprie forze e soprattutto delle proprie conoscenze, credendo che solo noi conosciamo il modo giusto per svolgere precisi compiti.

Altro caso quando siamo fermamente convinti di non potersi fidare degli altri, con la certezza che alla fine saremo traditi sul più bello dai collaboratori nel momento più difficile. Il problema quindi è quello della difficoltà di delegare per mancanza di fiducia.

Ulteriore esempio è quello di chi pensa che “chi fa da se fa per tre”, come dice il proverbio. In questo caso si considerano probabilmente solo le criticità iniziali di una collaborazione, quando questa deve ancora “carburare” prima di dare dei risultati e si crede che ogni attività parta meglio se la svolgiamo noi stessi in prima persona, perché solo noi conosciamo bene come fare.

Anche se credo che alla lunga questo ultimo caso porti le persone a cambiare idea nel corso del tempo, dopo aver accumulato stanchezza e mancanza di tempo.

 

Cosa succede a chi non riesce a delegare?

 

Come anticipato, nell’ultimo esempio dei casi di chi non dovrebbe usufruire di un Assistente Virtuale, ci sono naturalmente aspetti negativi che condizionano lo svolgere il proprio lavoro e non solo.

Innanzitutto il business si blocca, dal momento che il tempo per poter far tutto da soli si accorcia invece di aumentare.

Così si creano ritardi e blocchi tali da compromettere non solo l’intero processo di lavoro ma neanche la parte più strategica della attività, che chiaramente in momenti di pressione o urgenza viene messa da parte per seguire la contingenza.

Di conseguenza nemmeno il fatturato crescerà, creando squilibri per il futuro dell’azienda o dell’ufficio, senza più margini di investimento per il miglioramento della struttura organizzativa o dell’ambiente di lavoro.

Altro risvolto negativo è il progressivo esaurimento mentale a cui si arriva quando si accumula troppa mole di compiti senza un piano operativo chiaro e pianificato. La troppa fiducia nei propri mezzi è sempre surrogata in qualche modo anche dai risultati raggiunti nel passato, ma a quale prezzo in termini di salute e di stress accumulato?!

Il punto, infatti, è questo, abbiamo avuto successo con un certo metodo e così continueremo, secondo la nostra zona comfort delle nostre abitudini, a discapito però di un logorio che si trasporta negli anni e di cui ci accorgiamo solo quando ci presenta il conto.

E infatti il famoso work – life balance diventa no life only work. Altro caso di cui spesso non si realizza a pieno il peso sulla propria vita, cioè il fatto di non avere vita privata o affettiva cui dedicarsi, ma solo lavoro su lavoro, credendo che sia l’unica cosa che valga.

Sappiamo che per alcuni è una fuga da situazioni in cui non si sentono a loro agio o che non considerano basilari (famiglia, tempo libero, interessi etc.) e cercano un rifugio comodo in cui attaccarsi all’alibi del “non c’è nulla di più importante del lavoro”.

Ma, proprio per questo, la fuga non è mai una buona strategia ma solo un rimando dell’affrontare in faccia la realtà, quella che ci dice che oberarsi solo di lavoro porta a un inaridimento della propria umanità.

 

Non è questo che vuoi?

 

Arriviamo quindi al punto nodale: è questo quello che vogliamo?

Se credi di no, ci sono alcune azioni che puoi intraprendere per migliorare la propria condizione di professionista, e tentare di sbloccare finalmente la figura da solopreuner che oramai impersoni da tempo.

Per poter sapere se e cosa delegare, quali priorità individuare e seguire, ti sottopongo questa lista di pratiche presenti dentro il mio kit delega, preparato appositamente per capire come partire con l’arte della delega:

Mini tutorial per le analisi delle attività e per la gestione delle priorità

  • Form con lista delle attività e matrice per analizzare le tue priorità
  • Tracker delle nuove abitudini
  • Form con lista delle attività da delegare
  • Form con la lista delle attività da non fare
  • Calcolatore per capire quanto tempo e soldi puoi guadagnare delegando
  • Lista di esempi di attività che possono essere delegate
  • Vademecum per la preparazione della delega efficace

 

Quindi se vuoi applicarti in poco tempo e con pochi esercizi ti invito a scaricare il mio KIT DELEGA gratuito!

 

Kit delega

 

 

Krisztina FekecsQuando non serve l’Assistente Virtuale
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Come capire cosa delegare?

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La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli e poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo. Delegare sarà parte integrante di questa gestione.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho, 

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

Analisi delle attività

Come prima pratica conviene procedere a un’analisi delle attività che si svolge per capire cosa si può e si dovrebbe delegare e dove poter concentrarsi più proficuamente.

Ma con che mezzo si può fare l’analisi?

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usare Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

Ma cosa si può fare con toggl?

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

Come lo si fa?

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

Cosa si scopre?

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

Per quanto tempo si deve seguire l’analisi?

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

Ma perché lo si fa?

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

La definizione delle priorità

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa e non sugli obiettivi veri.

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti potrà aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

  • Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
  • Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
  • Automatizza e delega le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederai: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché avrai dei processi più fluidi.

I punti chiave da fissare

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, si arriva ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’ “Arte della delega”:

  • Inizia a delegare  con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti  aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che , come  leader, devi sbrigare.
  • Quando  deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che si sta cercando? Lascia l’opportunità che i tuoi compagni di squadra lavorino su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo si da qualcosa da festeggiare, ma si è anche dato a loro un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
  • Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
  • Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader  che tutti vorranno seguire.
  • Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’ 80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

Vuol dire che ti puoi liberare dall’ 80% delle attività che stai seguendo, ti dedichi a quel 20% di restanti e comunque continui a guadagnare.

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

Il metodo migliore per trovare queste “bestie” è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dll’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice, non ti piace, c’è pure chi può fare meglio di te! E’ da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico che quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

 

SCARICA gratuitamente il mio Kit di delega QUI

 

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Krisztina FekecsCome capire cosa delegare?
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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è l’Assistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

Se vuoi applicarti in poco tempo e con pochi esercizi ti invito a scaricare

il mio KIT DELEGA gratuito!

 

Kit delega

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team
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Come condividere il calendario con l’assistente personale

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Quando inizi la collaborazione con una assistente personale la prima volta, con grande probabilità, ci sono due attività da seguire: la gestione del calendario e la gestione della posta.

 

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende?

Puoi quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

 

Ma ora guardiamo come e perché condividere il proprio calendario con altre persone

 

Puoi farlo sia con una persona sola che con un gruppo di persone, quindi puoi eventualmente dare visibilità dei tuoi impegni alla tua famiglia o al tuo team.

 

Qualche esempio pratico per usare Google Calendar:

 

  • gestione delle consulenze
  • gestione di appuntamenti clienti
  • gestione di servizi prenotati da clienti
  • gestione ferie team
  • gestione turni team
  • gestione per la prenotazione di una sala o location
  • gestione impegni della famiglia
  • piano editoriale blog

Se lo fai per la prima volta potrebbe darti fastidio il fatto che qualcuno “entri” nella tua vita. Non preoccuparti, non sei da solo! Ricordati che quando decidi di condividere il tuo calendario puoi comunque decidere in che modo il delegato può visualizzare i tuoi eventi e se può apportare modifiche, e di questo ne parliamo qui sotto.

 

Condividere un calendario esistente

 

Apri Google Calendar sul tuo computer. ( Non puoi condividere calendari dall’app)

A sinistra, trovi la sezione “I miei calendari”.

Passa il mouse sopra il calendario da condividere, fai clic su Altro   e poi su Impostazioni e condivisione.

Per condividere con persone singole: nella sezione “Condividi con persone specifiche”, aggiungi l’indirizzo email della persona con cui condividere il calendario.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Creare un nuovo calendario da condividere

 

Sul computer, apri Google Calendar.

A sinistra, sopra “I miei calendari”, fai clic su Aggiungi   e poi su Nuovo calendario.

Aggiungi il nome del calendario e clicca su Crea calendario.

A sinistra, fai clic sul nome del tuo nuovo calendario.

Nella sezione “Autorizzazioni all’accesso”, scegli un’opzione dal menu a discesa.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone nella sezione “Condividi con persone specifiche”.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Condividere con persone che non utilizzano Google Calendar

 

L’unico modo per permettere a chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il tuo calendario è renderlo pubblico. Ma non te lo consiglio perché vuol dire che chiunque può vederlo.

Se lavori in team i membri devono utilizzare gli stessi tool!

 

Visibilità del tuo calendario

 

Qualche informazione importante per gli scettici…

  • Le persone del tuo team possono trovare il tuo calendario, mentre le persone che non fanno parte del team non potranno vedere il tuo calendario.
  • Se inviti a una riunione qualcuno che non fa parte del tuo team, potrà visualizzarne solo le informazioni.
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento: le persone del team possono visualizzare i dettagli degli eventi del tuo calendario, a meno che non li contrassegni come privati(!!!).
  • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): le persone del team possono vedere se a una determinata ora sei disponibile oppure occupato, ma non possono visualizzare i nomi o i dettagli degli eventi.
  • Ed infine, chiaramente, gli accessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.

 

Aggiungere persone a un evento

 

Se dovessi organizzare una riunione presso la tua sede con partecipanti esterni comunque puoi invitarli tramite il Google Calendar, anche se non fanno parte del tuo team.

Basta cliccare sulla sezione Invitati sulla destra e inserire semplicemente il loro indirizzo email. In questo caso chiaramente non devi flaggare la possibilità di modificare l’evento, potranno semplicemente visualizzare l’evento.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere il calendario con l’assistente personale
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Introduzione alla nuova Gmail

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La nuova interfaccia di Gmail è uscita ormai un anno fa, ma ci sono ancora delle novità! 

Nella seconda metà dell’articolo trovi le funzioni più smart di questa piattaforma.

Ci sono tre modalità di aspetto, Predefinita, Normale e Compatta.

Già In Predefinita è possibile scorgere una novità: ci sono 4 comandi Archivia, Elimina, Segna come da leggere o già letto e Posticipa a fianco a destra dell’intestazione di un messaggio.

Quest’ultimo comando permette di rinviare e rimuovere le email a cui non possiamo rispondere subito, archiviandoli nella cartella Posticipati, presente nel Menu principale.

In questo caso la nuova Gmail mette a disposizione la possibilità di avere dei promemoria di risposta o seguito a risposte a email rimandate, facendolo in maniera intelligente.

Infatti nella parte superiore della Posta in arrivo si potrebbero vedere email con date precedenti e un suggerimento che invita a rispondere o a inviare un follow-up.

In Normale più simile all’attuale interfaccia, con grafica più sintetica, sono presenti più mail senza icone dei quattro comandi che abbiamo citato sopra.

In Compatta invece si rende il tutto compatto, appunto, e maggiormente scarno per chi preferisce avere una visualizzazione essenziale.

Una volta scelta la modalità di aspetto possiamo entrare nella nostra inbox e scoprire le ulteriori novità, con la possibilità reversibile di poter tornare alla attuale configurazione tramite Torna alla versione classica.

La prima macroscopica novità è la barra laterale tramite cui si può accedere ai servizi di Calendar, dove visualizzi il programma della giornata, alla funzione Keep per creare appunti e note da inserire rapidamente e Tasks dove aggiungere cosa da fare o scadenze divise in fasi successive selezionabili (flag).

In più è presente la voce Componenti aggiuntivi dove si può installare ulteriori strumenti Gmail per gestire i nostri messaggi.

Altra novità è la possibilità di aprire gli allegati direttamente dalla lista delle email, senza dovervi entrare dentro, rendendo così più immediata l’apertura dei documenti o foto allegate. Se scegliamo la modalità Predefinita, visualizzeremo un’anteprima degli allegati nella Posta in arrivo.

Altra nuova funzione è la Smart Reply cioè la possibilità di scegliere tra risposte già pronte e intelligenti, visto che si rendono disponibili a seconda del testo e dell’oggetto della mail, per replicare velocemente quando non c’è bisogno di articolare una risposta più complessa.

Visti i recenti fatti riguardo alla riservatezza dei dati personali ci sono anche novità riguardanti questo importante e delicato aspetto.

La modalità Confidential offre maggiori tutele come la possibilità di distruggere le email inviate dopo un dato periodo (impostabile) e l’impossibilità di farle inoltrarle e stamparle o ancora la creazione di password inviata tramite sms all’effettivo autentico destinatario per essere sicuri che sia solo lui/lei stesso a leggere la nostra missiva riservata.

Ultimo aspetto la sicurezza garantita dagli Alert mostrati più chiaramente in caso di posta a rischio presenza di virus, tramite nuovi algoritmi che valutano la presenza di phishing.

Tutorial Trello gratuito

Ti senti perso nella giungla dei nuovi tool e applicazioni? Non sai come organizzare il tuo ufficio smart in modo semplice e veloce? Per iniziare scarica la mia guida GRATUITA di Trello QUI!

 

Aggiornamento sulle novità di Marzo 2019

 

 

Partiamo proprio dall’ambito privacy o confidenziale della nostra posta Gmail.

 

Un novità è di poter controllare gli eventuali accessi fraudolenti, magari da paesi remoti, cliccando l’icona dell’account posta in alto a destra sulla posta in arrivo e andando poi su Controllo della Privacy e Gestisci Attività Web e App. Nel caso vediate degli accessi dubbi conviene cambiare la password del vostro account.

Un altra opzione molto comoda e, direi, sempre attuale è quella di poter annullare un’iscrizione ad una newsletter, che nel frattempo è diventata fastidiosa o non ci interessa più. Lo si può fare con il pulsante Annulla iscrizione posto vicino all’indirizzo del mittente.

Ultima novità, in tema sicurezza, è quella di poter aggiungere un sito, nel momento in cui ci registriamo, nel proprio account, in modo tale da poterne stoppare l’iscrizione quando si vuole e poter anche vedere le condivisioni che quel sito ha fatto con il proprio account.

 

Ci sono inoltre comandi che facilitano la gestione della casella Gmail.

 

La prima è quella di poter delegare il proprio indirizzo email a chi si vuole in un momento in cui non si possa consultare o gestire in prima persona la propria posta.

Lo si può fare andando su Impostazioni, Account, Importazione e Aggiungi un altro account (quest’ultimo deve essere sempre un account Gmail).

Questo delegato potrà inviare ed eliminare email senza sapere la password e senza intaccare i dati sensibili dell’account.

E nel caso non ci si voglia affidare a un delegato si può programmare le email sia con data che con orario esatti. Ci sono momenti prestabiliti, tipo stasera o domani, ma si può personalizzare come meglio possa servire.

Altra novità, sicuramente allettante, è la possibilità di creare indirizzi secondari, sempre collegati al nostro account ma con dentro maggiori informazioni riguardanti magari la nostra azienda, un nostro soprannome, un secondo cognome di famiglia.

Più semplicemente ora c’è la possibilità di avere un indirizzo secondario da poter usare per molteplici finalità.

Chiaramente le email ricevute lo saranno dentro alla casella dell’account originale, o più semplicemente dentro alla casella disposta in arrivo dell’indirizzo principale.

Per i più si può avere anche un dominio diverso da quello di Gmail nel caso di aziende o uffici ove un dominio sia già presente, in modo da poterlo aggiungere nell’account Gmail inserendo i suffissi Imap.

Anche in questo caso per avere tutto nella casella di posta in arrivo dell’indirizzo principale.

Ultima opzione di utilità operativa è quella di richiamo della email. Quante volte è capitato di aver mandato frettolosamente o inconsapevolmente qualcosa di sbagliato o inappropriato, con la paura di non poter far più nulla e aver creato i presupposti per una figuraccia o una gaffe. Ecco, ora in Impostazioni, su Annulla invio si può impostare i secondi di stand by in cui una email può stare prima di finire nella casella di posta del destinatario. Tempi utili disponibili 5, 10, 20 o 30 secondi.

 

Le ultime novità di cui vi scrivo riguardano alcune link facili che possono risultare comodi.

 

Un link è quello della capacità di collegarsi immediatamente a un indirizzo fisico presente in un mail ricevuta. Dove sono presenti indicazioni stradali, vengono subito rilevate creando un link sula destra dove poter cliccare per consultare la mappa.

Sulla falsariga di WhatsApp si può inviare messaggi vocali o video in diretta ai contatti della rubrica usando l’integrazione con Google Hangouts. Così si può partecipare a chiamate live cliccando in basso a sinistra sull’interlocutore con cui si vuol dialogare.

Credo di aver menzionato le ultime novità di Gmail e a questo punto non mi resta che augurare una migliore gestione della vostra casella!

 

 

 

Krisztina FekecsIntroduzione alla nuova Gmail
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Riorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart

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Sono due i casi principali in cui i servizi dell’Assistente Virtuale vengono considerati: il libero professionista o la piccola azienda cercano una soluzione flessibile e economica per gestire le loro attività operative oppure l’azienda più strutturata, in un periodo di grande intensità lavorativa, cerca personale in outsourcing per gestire le sue attività straordinarie. Per darti un’idea dei servizi possibili di un Assistente Personale Smart puoi leggere questo articolo.

 

In realtà esiste un’altra situazione in cui l’Assistente Virtuale può essere di aiuto: riorganizzare il proprio ufficio.

 

Lavorando in modalità smart working  hai la possibilità di sperimentare tante situazioni diverse e capire le procedure migliori per le piccole realtà. Una buona organizzazione parte anche dal metodo con cui si riordinano le idee e si definiscono gli obiettivi. Lavorare da remoto potrà sembrare ad un occhio superficiale più facile e comodo. Ma lo è solo quando si usano metodo e organizzazione rigorosi per poter affrontare questa nuova modalità di lavoro. Altrimenti si rischia di naufragare nel caos.

Guardiamo cosa può fare un’Assistente Personale Smart per aiutarti a riorganizzare l’ufficio.

 

Analisi attività

 

Analizzare le tue attività e quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

 

Procedure intelligenti

 

Per lavorare meno e meglio la cosa migliore è quella di creare e seguire delle procedure, perché in questo modo potrai ottimizzare ogni fase della tua attività, sarai più produttivo, compresi i tuoi collaboratori e avrai clienti più soddisfatti. Il flusso di lavoro che hai ritenuto più opportuno e affidabile sino ad ora potrebbe essere migliorato solo con qualche accorgimento o azione in più, per facilitare il tuo modus operandi secondo delle azioni prestabilite e sinergiche col tuo team di lavoro.

 

Gestione email intelligente

 

La gestione delle email prende ore alla tua vita ogni giorno, non può essere organizzata a caso e non puoi diventare schiavo della tua casella. Con una gestione pensata e più ottimizzata potrai tenere sotto controllo la situazione senza esser preso dall’ansia di leggere tutto o di aver dimenticato qualche e-mail.

 

Gestione calendario intelligente

 

Una buona gestione del tempo ti aiuterà ad affrontare ogni situazione della tua azienda con serenità, ogni settimana avrai le attività programmate e alla fine dell’anno potrai raccogliere i frutti del buon lavoro. L’agenda personale è il primo mattone su cui costruire la propria organizzazione. Ne beneficeranno anche i tuoi collaboratori.

 

Gestione del tempo con metodo

 

Con l’introduzione di alcune nuove e poche regole potrai ottimizzare tutte le attività del tuo business, potrai beneficiarne tu ma anche i tuoi collaboratori. Ricordati la gestione del tempo coincide con la gestione della vita. E’ un errore considerarle scisse e il metodo con cui le unisci è decisivo.

 

Nuovi strumenti smart

 

L’Assistente Smart può anche consigliarti tools già sperimentati e testati, per migliorare ulteriormente la gestione di tutte le attività sopra elencate. Tenersi aggiornati su quanto offre il mondo delle app e dei software è importante per avere strumenti utili ed efficaci al passo coi tempi.

 

Gestione del tuo team smart

 

L’introduzione dello smart working all’interno della tua attività potrà regalarti già il 15% in più di produttività secondo recenti stime, ma per questo serve preparazione e coordinamento. Anche se sei una piccola realtà potrai affrontare questo nuovo modo di lavorare e dare freschezza alla vita dei tuoi collaboratori per ottenerne maggiore produttività. Il mondo cambia e, se si può, facciamo che cambi in meglio!

 

Avere il tempo per gestire tutto con metodo e serenità, avere il tempo per la tua vita personale e per la tua famiglia potranno sembrarti delle cose impossibili, invece con l’aiuto della tua assistente smart capirai che è possibile. L’Assistente Personale Smart può aiutarti a cambiare la tua vita davvero.

 

Krisztina FekecsRiorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart
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Le professioni del futuro. Un convegno a Milano

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Il 15 marzo si è svolto il 2° convegno Le professioni del futuro a Milano, organizzato da Intribe.

Intribe è una startup che si occupa di indagini di mercato innovative, come quella sull’evoluzione del mercato del lavoro in Italia.

Iniziamo con un dato sorprendente: Il 65% dei bambini, oggi nelle scuole, nei prossimi anni farà un lavoro che ancora non esiste.

Cos’è la rivoluzione digitale? Nonostante il 97% delle imprese PMI è refrattaria ad innovare, possiamo parlare di un cambiamento irreversibile. Questo vuol dire che dobbiamo adattarci e cambiare, prima che il cambiamento ci travolga.

No, no voglio parlare di robot e fare delle previsioni sul mercato di lavoro. Le previsioni più delle volte si presentano nella realtà in modo molto diverso.

Ma non possiamo negare che il lavoro e lo stile di lavoro siano già cambiati. Non si tratta solo di tecnologia ma di esigenze profondamente cambiate. La generazione dei millenials – che ora sono adulti! – ha un approccio ben diverso di quello delle generazioni del boom economico dei anni ’60.

Le loro priorità non sono più un lavoro dove si rinuncia a vita privata e creatività in cambio di uno stipendio fisso, ma sono la flessibilità, un nuovo equilibrio tra vita e lavoro, con il concetto che non si vive per lavorare ma si lavora per vivere.

Lo Smart Working è un nuovo tipo di collaborazione che ristabilisce lo standard consueto del lavoro dentro le aziende e che sarà impiegato come soluzione alla creazione di nuovi posti di lavoro e alla loro organizzazione ed anche al loro mantenimento, per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working.

Le aziende devono imparare a riconoscere queste nuove esigenze e accontentarle. Anche perché spesso si tratta di esigenze facilmente proponibili anche a livello economico. Dal punto di vista finanziario è più semplice proporre 4 giorni di smartworking che fare un aumento a tutti i dipendenti. Questo stesso infatti può aumentare la produttività aziendale del 15%.

Serve chiaramente un cambio di mentalità anche al livello manageriale. Infatti un articolo recente di Repubblica dice che regalare benessere attrae i talenti, l’industria lo sa, ma non ne approfitta, dimostrando una miopia tipica di una strategia a corto raggio.

 

Si parla difatti di Digital Mismatch, che produrrà 2 milioni di posti di lavoro vacanti già nel 2020. Tra solo due anni. E’ quindi facile capire il ritardo nella formazione delle competenze da parte di istituzioni e aziende nel colmare questo divario, che costringe oramai a rincorrere l’innovazione che già sta procedendo rapida nella nostra vita quotidiana. E’ anche per questo che una maggiore consapevolezza tecnologica dovrebbe essere dentro tutti noi per controllare maggiormente ciò che cambia intorno a noi.

Secondo Randstad, presente al convegno, anche le competenze richieste sono cambiate negli ultimi anni, e si parla sempre di più di cambiamenti molto veloci. Creatività e innovazione insieme al pensiero critico sono saliti sulla classifica, mentre al posto di controllo di qualità è entrata l’intelligenza emotiva, come al posto dell’ascolto attivo la flessibilità cognitiva.

Sta crescendo anche la cultura del rischio e dell’insegnamento dell’errore. E questo le startup lo sanno, imparare a gestire i fallimenti è precondizione del successo. Sbagliare si può ed è costruttivo. Usare un approccio incrementale può facilitare questa gestione dell’errore. Provare e affinare diventa il nuovo Business Plan.

Partendo poi dal concetto che se non puoi condividere ciò che fai, questo avrà meno valore. Se lo condividi qualcuno potrà migliorarlo. Partendo anche dai tuoi errori.

 

Secondo il dipartimento del lavoro USA chi è a scuola oggi arriverà all’età di 38 anni con in media 10 lavori alle spalle, mentre i nati negli anni ’60 alla stessa età si lasciavano alle spalle solo 4 lavori. Questi numeri sono da adattare per difetto all’Europa ma in ogni caso cambiare lavoro, attività e settori non è più un fallimento o sintomo di non essere capaci, ma è la conseguenza della voglia di imparare sempre cose nuove esprimendo la propria creatività.

Il cosiddetto Life Long Learning è entrato nella nostra vita con l’accesso alle enormi quantità di informazioni tramite la rete, mentre vediamo un sistema della Scuola e delle Università che non riesce completamente a adattarsi e introdurre l’insegnamento o meglio lo stimolo delle nuove competenze.

Ma quali sono quindi le nuove professioni del futuro? Programmatori, Data Scientist, Growth Hacker, Big Data Analyst, sviluppatori e Cyber security. Per queste professioni spesso non esiste ancora un percorso accademico, è un divario da risolvere.

Non solo le istituzioni e le università devono affrettarsi per cambiare la metolodogia degli studi, ma le stesse aziende dovrebbero investire nei propri dipendenti in modo costante. Proporre formazione e nuovi percorsi di carriera all’interno dell’azienda completando con un piano di welfare aziendale potrebbe essere la soluzione contro un turn over mostruoso che aspetta le aziende nei prossimi anni.

Perché come l’estinzione del posto fisso spaventa le persone, anche le aziende dovranno affrontare le conseguenze di queste nuove dinamiche.

Un messaggio finale infine può essere l’auspicio di una coevoluzione delle PMi anche tramite l’integrazione delle vecchie e nuove generazioni e il travaso reciproco delle rispettive competenze per arrivare poi al cambio di passo e di leadership. La creazioni di nuovi lavori non significa la totale perdita dei vecchi e delle loro professionalità.

Anche perché il cambiamento che avviene in maniera radicale e in poco tempo, senza essere governato, porta a conseguenze catastrofiche.

 

 

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Chi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?

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Ultimamente avrai sentito parlare spesso di Assistenti Virtuali e magari, se interessato, ti sentirai un po’ confuso sull’argomento.

Non sai chi è l’Assistente Virtuale e come funziona la collaborazione in modalità virtuale.

 

Queste possono essere le prime domande che emergono e le risposte te le ho già date in un articolo su chi è chi non è L’Assistente Virtuale, ma puoi continuare a leggerne anche qui sotto.

Vediamo chi sono i clienti di un’ Assistente Virtuale.

Il bello di questo servizio è che può risolvere i problemi sia dei piccoli imprenditori che delle aziende più strutturate.

Chiaramente un’azienda grande all’interno avrà la propria segreteria, e anche il reparto comunicazione. Ma come fa nel caso di un evento da organizzare dove la sua struttura interna è già satura?

E qui che entra in azione l’Assistente Virtuale, che può dare supporto professionale anche collaborando con la segreteria interna e gestire situazioni e eventi occasionali. Magari si tratta solo di una sostituzione temporanea, o di una collaborazione durante un periodo di riorganizzazione aziendale.

L’Assistente Virtuale può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile però solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.


Il servizio dell’Assistente Virtuale comunque è particolarmente adatto ai liberi professionisti, alle piccole medie imprese e agli startupper, che, per l’appunto, spesso non hanno ancora la segreteria e l’ufficio comunicazione al loro interno, non possono affrontare le spese di un’assunzione e non possono garantire il carico di lavoro stabile.

O anche solo quando hanno bisogno di sbrigare una singola mansione ma troppo oberante in un dato momento e non sanno a chi rivolgersi, credendo che un certo tipo di attività non si possa delegare efficacemente se non avendo qualcuno al proprio fianco fisicamente.

Con questa soluzione avrebbero a disposizione un servizio che si adatta alle loro esigenze al 100%, avendo tutta la flessibilità necessaria per la gestione quotidiana, ma nello stesso tempo delegando le attività operative e quindi con la possibilità di ricavare le risorse necessarie per far crescere la loro attività.


Ma quali sono le attività da delegare? Tutto ciò che non è propriamente strategico ma comunque funzionale al processo della tua attività. Le operazioni marginali ma necessarie alla quotidianità lavorativa.

 

La gestione dei dati aziendali, i compiti di assistenza personale, alcune mansioni di amministrazione , le attività di marketing digitale, la gestione dei social media oramai sempre più necessaria, fino all’organizzazione di eventi di promozione aziendale. Al link di questo articolo puoi trovare il dettaglio delle 60 attività che ho individuato secondo la mia esperienza.


La domanda è anche come delegare

 

Sembra una pratica semplice e scontata ma così non lo è per chi non l’ha mai applicata. E lo sforzo diventa notevole se siamo in presenza di chi vuol tenere tutto sotto controllo occupandosi in prima persona di ogni singola attività.

Ma si arriva al punto in cui ci si rende conto che se si vuole veramente evolvere e mirare i veri obiettivi ci si deve affidare a collaboratori di fiducia a cui delegare alcune attività, magari come detto anche non essenziali ma che alleggeriscono la giornata lavorativa e l’impegno mentale, con il risultato dell’aumento del tempo per le attività veramente strategiche e anche per la vita privata.

Un mio articolo di qualche tempo fa spiega come si può iniziare a delegare inquadrando le priorità effettive. Hai la possibilità di scaricare la matrice di Covey e iniziare a usarla.


Sul mio sito puoi trovare anche strumenti utili come il Test, che puoi effettuare in pochi minuti, per capire quanto tempo puoi guadagnare con l’ausilio di un Assistente Virtuale.

In definitiva il servizio che un Assistente Personale può offrire è per le più diverse tipologie professionali come ho spiegato anche nel mio penultimo articolo.

Non solo per piccole aziende o imprese ma anche per privati che proprio perché senza struttura hanno bisogno di un coadiuvo, occasionale o più continuo, al proprio lavoro.

Il tutto in maniera snella ed efficiente, facendo sentire il cliente sollevato da attività che prima lo oberavano o lo occupavano eccessivamente e al tempo stesso più sereno e meno preoccupato di dover far tutto.

 

Krisztina FekecsChi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?
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