Riorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart

 In Smart working

Dal libero professionista alla piccola o media azienda: l’Assistente Virtuale può essere di grande aiuto per gestire diverse attività. 

 

Può aiutare per le attività operative ad esempio, ma anche nelle attività straordinarie in un periodo di grande intensità lavorativa. In questo articolo vedremo alcuni dei vari servizi che l’Assistente Personale Smart (o Assistente Virtuale) può svolgere. 

 

Lo troverai particolarmente utile se hai una piccola attività o lavori come libero professionista. 

 

Organizzare l’ufficio con l’Assistente Virtuale! 

 

Lavorare da remoto può sembrare ad un occhio superficiale comodo e facile. In realtà, se non usiamo un metodo e un’organizzazione rigorosa, rischiamo di naufragare nel caos. 

 

Negli anni ho sperimentato tante situazioni diverse e sono riuscita a capire quali sono le procedure migliori per le piccole realtà. Sicuramente posso dirti che una buona organizzazione parte anche dal metodo con cui si riordinano le idee e si definiscono gli obiettivi.

 

Ecco cosa può fare l’Assistente Personale Smart per aiutarti a riorganizzare l’ufficio:  

 

Analisi attività

 

L’Assiste Virtuale può analizzare le tue attività e quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche. Eliminare le attività inutili ti permette di salvare tempo. Tempo che puoi dedicare a fare qualcosa di più produttive o a te stesso, ad esempio.

Ma non solo: può aiutarti a strutturare meglio i processi, attività essenziale per ridurre o evitare la quantità di operazioni urgenti. 

Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con il lavoro ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

 

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Procedure intelligenti

Per lavorare meno e meglio la cosa migliore è quella di creare e seguire delle procedure chiare

In questo modo potrai ottimizzare ogni fase della tua attività, sarai più produttivo, saranno più produttivi i tuoi collaboratori e avrai clienti più soddisfatti. 

Hai delle procedure che ti permettono di essere il più efficiente possibile? Sappi che, molto probabilmente, il flusso di lavoro che hai ritenuto più opportuno e affidabile sino ad ora potrebbe essere migliorato solo con qualche accorgimento o azione in più. Seguire azioni prestabilite e sinergiche con il tuo team di lavoro, faciliterebbe il tuo modus operandi e quello dei tuoi collaboratori. 

Gestione e-mail intelligente 

La gestione delle e-mail prende ore alla tua vita ogni giorno, non può essere organizzata a caso e non puoi diventare schiavo della tua casella. 

Con una gestione pensata e più ottimizzata potrai tenere sotto controllo la situazione senza esser preso dall’ansia di leggere tutto o di aver dimenticato qualche e-mail. 

L’assistente Virtuale può aiutarti anche in questo. Può organizzare la tua casella in entrata, rispondere alle e-mail e notificarti solo quelle che richiedono necessariamente il tuo intervento. Un ottimo aiuto se ti senti sommerso dalla tua posta in arrivo. 

Gestione intelligente del calendario

Una buona gestione del tempo ti aiuta ad affrontare ogni situazione della tua azienda con serenità. 

Ogni settimana riuscirai ad affrontare le attività programmate e alla fine dell’anno potrai raccogliere i frutti del buon lavoro. 

L’agenda personale è il primo mattone su cui costruire la propria organizzazione. E, chiaramente, ne beneficeranno anche i tuoi collaboratori. 

Gestione del tempo con metodo

La gestione del tempo coincide con la gestione della vita. Dobbiamo creare un metodo che ci consenta di sfruttare il nostro tempo al meglio. 

Non è difficile: basta introdurre alcune nuove regole e riuscirai ad ottimizzare tutte le attività del tuo business. A beneficiare di una buona gestione del tempo sarai tu, ma anche tutti i tuoi collaboratori. 

Nuovi strumenti smart

Tenersi aggiornati su quanto offre il mondo delle app e dei software è importante per avere strumenti utili ed efficaci al passo coi tempi.

L’Assistente Smart lavora con strumenti e tool tutti i giorni. Come può aiutarti? Può consigliarti tools già sperimentati e testati, per migliorare ulteriormente la gestione di tutte le attività di cui abbiamo parlato fino adesso. 

Gestire il team in smart working

Conviene lavorare in smart working? L’introduzione dello smart working all’interno della tua attività potrà regalarti già il 15% in più di produttività secondo recenti stime, ma per questo serve preparazione e coordinamento. 

Anche se sei una piccola realtà potrai affrontare questo nuovo modo di lavorare e dare freschezza alla vita dei tuoi collaboratori per ottenerne maggiore produttività. 

Il mondo cambia e, se si può, facciamo che cambi in meglio!

Per concludere, so benissimo che trovare il tempo per gestire tutto con metodo e serenità, per la tua vita personale e per la tua famiglia può sembrarti impossibile, ma l’Assistente Virtuale può aiutarti davvero. Può cambiare la tua vita. 

 

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