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20 libri che miglioreranno la vostra produttività

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Un libro può aiutare in qualsiasi aspetto della vita e può quindi anche darvi consigli per una maggiore produttività mettendo in pratica i dettami letti.

Quanto vi sottopongo di seguito cerca di darvi buone letture sull’argomento di una più efficiente produttività per invogliarvi a migliorare in questo aspetto della vostra vita lavorativa e non.

 

  1. La regola dei 5 secondi di Mel Robbins

Il testo di Mel Robbins ci introduce alla tecnica cosidetta della “5 seconds rule”. Lei life coach e una delle massime esperte americane sul lavoro e le relazioni interpersonali, insegna alle persone che abbiamo non più di 5 secondi per passare all’azione prima che il nostro cervello inizi a produrre delle scuse. Il nostro cervello cerca di spendere meno energia possibile per cui il suo obiettivo è sempre quelllo di andare contro il cambiamento e gli impegni difficili.

  1. Gestisci il tuo tempo di Luca e Laura Ravelli

Questo libro come scritto nell’introduzione è dedicato a chi ha cura di sé e curiosità di apprendere, cercando di avere un atteggiamento positivo e attento nei riguardi del tempo. Ma anche a chi crede di non aver mai tempo per fermarsi, sempre immerso nella corsa “col cervello in mano”. Luca e Laura Ravelli, formatori e consulenti, si occupano di aspetti comportamentali e di sviluppo della managerialità personale e ci guidano, in questo caso, a come gestire il proprio tempo, per far capire la differenza tra chi il tempo lo vive, lo occupa o lo trascorre, grazie anche a consigli pratici e  test di autovalutazione.

  1. Fare il doppio in metà tempo di Jeff Sutherland

L’ex pilota da caccia e innovatore tecnologico Jeff Sutherland ci introduce al metodo cosiddetto “Scrum”, termine inglese che identifica la mischia nel gioco del Rugby. Questo metodo contempla una organizzazione del lavoro pensata in ottica del raggiungimento degli obiettivi, con efficienza ed efficacia, basata su cicli brevi di sviluppo svolti da team di poche persone e volta alla valorizzazione del talento delle persone stesse grazie alla presenza di un leader facilitatore. Gli aspetti su cui si basa questa tecnica sono la trasparenza tra i membri del team e i responsabili, l’ispezione con l’analisi dei risultati e l’imparare ad adattarsi e a innovare.

  1. Riconquista il tuo tempo di Andrea Giuliodori

Giuliodori, creatore di efficacemente.com, punto di riferimento per chi si interessa di crescita personale, ci descrive come riappropriarsi del proprio tempo (e quindi della nostra vita) partendo da un giornata immaginaria e dalla pratiche e abitudini da mettere in atto ora per ora, ridefinendo così la nostra strategia quotidiana nell’affrontare quel che desideriamo davvero per realizzarci in ogni aspetto della nostra esistenza. Il riappropiarci del nostro bene più prezioso, il tempo, significa fare meno ma farlo meglio, sapendo focalizzarsi sulle effettive priorità, così da riconquistare quegli spazi di vuoto dover poterci rigenerare.

  1. Manage your Day-to-Day: build your routine, find your focus, and sharpen your creative mind, ovvero come gestire le attività quotidiane

Il libro ci dice come dire basta al troppo lavoro e iniziare a fare il lavoro migliore. Se si è troppo indaffarati, distratti e sopraffatti dal troppo lavoro, se si lavora ininterrottamente tutto il giorno, per  poi renderci conto che non si è portato a termine le cose più importanti quando si lascia l’ufficio allora bisogna rendersi conto che Il mondo è cambiato e anche il modo di lavorare deve cambiare. Con spunti di saggezza che traggono ispirazione da 20 esempi di menti creative, Manage Your Day-to-Day da alcuni strumenti per affrontare le nuove sfide di un lavoro continuo, h24.

Con il contributo di: Dan Ariely, Leo Babauta, Scott Belsky, Lori Deschene, Aaron Dignan, Erin Rooney Doland, Seth Godin,Todd Henry, Christian Jarrett, Scott McDowell, Mark McGuinness, Cal Newport, Steven Pressfield, Gretchen Rubin, Stefan Sagmeister, Elizabeth G. Saunders, Tony Schwartz, Tiffany Shlain, Linda Stone e James Victore. In più, una prefazione scritta dal fondatore e CEO di Behance, Scott Belsky.

  1. Detto, fatto: l’arte di fare bene le cose di David Allen

Il classico di David Allen una delle pietre miliari del business e della produttività personale. A differenza di altri libri di business con solo un elenco di consigli e di altri concetti, Allen scrive di un sistema completo per la produttività. In termini di mentalità, Detto, Fatto dimostra che si può avere la prospettiva e il controllo sulla lista delle cose da fare, che aumenta sempre di più. Il testo mostra come crearsi l’opportunità di raggiungere una produttività senza stress. Consiglio più frequente? Fare una revisione settimanale dopo aver letto Detto, fatto.

  1. La dittatura delle abitudini di Charles Duhigg

In La dittatura delle abitudini, il Premio Pulitzer Charles Duhigg offre la conoscenza di scoperte scientifiche che spiegano perché esistono le abitudini e come possono essere modificate. Fornendo moltissime informazioni attraverso aneddoti avvincenti Duhigg ci fa comprendere la natura umana e le sue potenzialità. La dittatura delle abitudini si basa su un tema decisivo: per praticare attività fisica regolarmente, perdere peso, essere più produttivi e raggiungere i propri obiettivi si deve soprattutto capire il funzionamento delle abitudini. I libro è incentrato sul modo in cui le persone, le aziende e le organizzazioni possano sviluppare abitudini positive in grado di migliorare il livello di produttività e di felicità.

  1. The miracle morning di Hal Elrod

L’inizio  della giornata ha un impatto decisivo sulla vostra produttività. C’è molta letteratura sulla routine mattutina delle persone di successo. Leggendo il libro e rispettando le idee descritte, si può reinventare il proprio tempo attraverso il fitness, la lettura e altre attività personali. Riguardo alla mentalità questo libro mostra come aumentare produttività e risultati attraverso una routine mattutina. Iniziando a svegliarsi presto per poi, appunto, costruire una routine mattutina fatta di più fattori (ad esempio, leggere anche per pochi minuti un giornale o un libro, scrivere il diario personale per 10 minuti e fare 10 minuti di esercizio fisico) in modo da essere pronti per il proseguio della giornata.

  1. Le sette regole per avere successo di Steven Covey

Il testo è oramai sotto l’attenzione del pubblico da oltre 25 anni. Ha attirato milioni di persone di ogni età e lavoro e tipo di vita.Le sette regole per avere successo è stato innovativo a suo tempo, una volta uscito nel 1990, e continua a essere un best-seller in ambito aziendale con oltre 10 milioni di copie vendute. Stephen Covey, esperto massimo di leadership, scrive che il vero successo nasce da un equilibrio tra efficacia personale e professionale e ci offre un manuale su come vivere queste due aree della nostra vita al meglio. I suoi aneddoti sono spesso tratti da situazioni familiari così come da sfide aziendali. Covey pone un “cambio di paradigma”, ovvero un cambiamento nella percezione e nell’interpretazione di come funziona il mondo. Covey sfida il lettore attraverso il modo di percepire e di agire correlato all’ambito della produttività, della gestione del tempo, del pensiero positivo, dello sviluppo dei cosiddetti “muscoli proattivi” (che agiscono per iniziativa invece che per reattività) e altro ancora.

  1. Padre ricco, padre povero di Robert Kiyosaki

Avere il controllo del proprio denaro è un aspetto altrettanto centrale della produttività. Con maggiori risorse finanziarie si possono delegare compiti (ad esempio utilizzare servizi di pulizia o assumere un assistente virtuale). Kiyosaki considera un’attività come qualcosa che genera soldi – ciò significa che i vostri beni personali non sono attività! Molti di noi considerano la propria casa come un bene. In definitiva le nostre case di solito risucchiano contanti! Il libro pone l’accento sull’importanza di costruire nuovi beni che producano reddito (ad esempio, azioni che paghino i dividendi, la proprietà di imprese, royalties, ecc). Consiglio preferito: cercare un lavoro che dia opportunità di apprendimento e crescita, più di un lavoro comodo – è un ottimo modo per incrementare la propria capacità produttiva.

  1. La guerra nel team: Racconto sulle 5 disfunzioni del lavoro di squadra di Patrick Lencioni

In questo libro, Patrick Lencioni ci scrive una favola dedicata ai temi della  leadership dove pone la sua attenzione e la sua narrativa sul mondo dei gruppi di lavoro. Kathryn Petersen, CEO di Decision Tech, si trova costretta ad affrontare una crisi di leadership: unificare un gruppo di lavoro tanto diviso da mettere a rischio l’intera azienda. Il racconto di Lencioni è ci ricorda come la leadership necessiti di coraggio e di competenza e mette in luce le cinque problematiche per cui anche i migliori team spesso sono conflittuali. Descrive un modello e delle note pratiche per saltare gli ostacoli e per formare un team di lavoro unito ed efficiente. Si tratta di un’avvincente favola in grado di trasmettere un messaggio chiaro e forte a chi  lavora per diventare team leader, veramente.

  1. The e-myth revisited di Michael E. Gerber

Il testo funziona come risorsa fondamentale per far crescere le  proprie capacità e avere il controllo del proprio tempo. L’avviamento di un’attività può avvenire perché si è stanchi di lavorare per qualcun altro. O si è interessati ad approfondire il proprio talento o la propria passione – cucinare, scrivere o suonare. Il libro di Gerber giudica determinante creare sistemi e procedure perché il business possa crescere – altrimenti l’azienda non potrà mai andare oltre la produttività già raggiunta. Suggerimento preferito: scrivere procedure operative standardizzate in ogni ambito del proprio lavoro in modo che l’azienda possa funzionare, con o senza te presente.

  1. Non si può lavorare così! Vincere lo stress per produrre e vivere meglio di Tony Schwartz

Attraverso l’integrazione di conoscenze multidisciplinari per il raggiungimento di prestazioni più efficienti, Tony Schwartz sottolinea lo scarso interesse che viene dato ai quattro fondamentali bisogni dell’uomo che possono far raggiungere ottimi risultati: sostenibilità (fisica), sicurezza (emotiva), espressività (mentale) e significatività (spirituale). Invece di lavorare come automi eccessivamente per lungo tempo, si dovrebbe dare il massimo impegno quando riusciamo alternativamente a dosare le nostre energie tra questi quattro bisogni essenziali. Questo libro offre un sistema di strategie, pratiche e efficaci, per la gestione delle crescenti richieste di un mondo sempre più complesso.

  1. Checklist: come fare andare meglio le cose di Atul Gawande

Fare errori è tipico ma frustrante. Per evitare gli errori si dice sempre di aumentare istruzione e formazione. Ma il testo ci dimostra che ci sono altre opzioni. La lezione di mentalità è che una banale lista di controllo può migliorare enormemente le prestazioni. Gawande cita esempi in cui i piloti commerciali utilizzano sempre liste di controllo in modo che i voli vengano gestiti in maniera sicura. Molti medici impostano checklist per scampare da errori in campo sanitario. Il consiglio preferito naturalmente è quello di imparare a fare una checklist per migliorare la produttività.

  1. Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less di Greg McKeown

Dove dedicare maggiormente il proprio tempo e attenzione, entrambi limitati, è una scelta decisiva per la propria produttività. La lezione che traiamo da “Essentialism” è quella di poter dire no alle richieste, alle persone e alle attività che non sono essenziali. È una facoltà difficile da adoprare, soprattutto se si è sempre stati abituati a compiacere le persone per vantaggio personale o per organigramma. Il libro offre illustrazioni tratte dall’esperienza di vita di McKeown.

  1. Produttività 300% di Max Formisano

Finalmente un libro italiano, uno dei miei preferiti, per la sua semplicità e perché può essere considerato il riassunto dei libri sopraelencati. Max, Il coach dei coach ti insegna il sistema che punta a semplificare la propria vita. “Identifica l’essenziale e invalida il resto” Produttività 300%” è un sistema che trasforma letteralmente il modo di concepire il tempo, le azioni quotidiane e la stessa vita, senza sacrificare se stessi, le vere priorità e il tempo libero.

  1. Una cosa sola di Gary Keller e Jay Papasan

In questo libro, come dice il titolo, la filosofia dell’unica cosa da fare viene spiegata a chi ha bisogno di ottimizzare e semplificare la propria organizzazione nel gestire il tempo, lavoro e non. Il focalizzarsi sulla cosa più importante o su quella che in un certo dato momento si ritiene indispensabile, a fronte di altre attività inutili o meno cruciali, per gli autori è la chiave del successo in ambito professionale e personale. Puntando sulla consapevolezza di se stessi e delle proprie esigenze personali.
Pagina per pagina viene smitizzato il credo dello “straordinario ad ogni costo” e del sovraccaricarsi di impegni per divulgare la dottrina del concentrarsi su “una cosa sola”. Il libro infatti inizia così. Con un proverbio russo: ”Se dai la caccia a due conigli, non ne prenderai nemmeno uno”.

  1. Batti il tempo di Flavio Cabrini e Ugo Ravaioli

Lo spreco del tempo, quale “padrone” del nostro tempo. Questo è quanto il testo ci mette di fronte. Quel 66% del tempo “sprecato” in attività marginali, fuori dalla nostra attività “fulcro”, è ingigantito dal tempo perso. L’essere consapevoli e padroni del proprio tempo fa la differenza e agevola a organizzare e coordinare anche i manager o chi deve gestire anche il tempo degli altri o dei propri collaboratori. Il libro è scritto in una buona sintesi di metodi e tecniche che vanno dal time management al problem solving mostrando come la delega, “questa sconosciuta”, risulti fondamentale nel migliorare la propria gestione del tempo.

  1. Quattro ore alla settimana di Tim Ferriss

Edito dal 2007, è servito da ispirazione a moltissime persone. Sotto l’aspetto della mentalità, questo libro dimostra che la gestione del tempo è spesso più preziosa del denaro in sé e per sé. Ci sono alcune sfide che Ferriss pone ai lettori. Come quella di stendersi per terra in un qualsiasi luogo per 10 secondi per dimostrare che c’è un limitato rischio reale nel contestare una norma stabilita. Il testo mira più a sottoporre delle soluzioni che invece a raccogliere opinioni presentando conversazioni e vita quotidiana.

  1. Tools of titans di Tim Ferriss

Qualcuno potrà argomentare se sia corretto includere questo testo tra quelli dedicati alla produttività ma pur essendo discutibile è comunque un vulcano di pensieri e consigli di persone diverse tra di loro, che credo possa interessare ad altrettante persone diverse per ragioni diverse. Uno dei Guru del miglioramento personale e del “lifestyle design” come Tim Ferriss ha raccolto centinaia di interviste fatte a persone di successo da cui si possono prendere spunti o consigli su come essere sano, ricco e saggio. Questi sono in effetti le tre parti in cui è diviso il libro, Healthy-Wealthy-Wise. L’autore di 4 ore alla settimana (The 4-Hour Workweek) ha raccolto, in giro per il mondo, centinaia di testimonianze di personalità sulle loro abitudini e sui loro strumenti utili per dare suggerimenti e trucchi, come lui stesso scrive, per raddoppiare guadagno, flessibilità e felicità.

E tu quali libri consiglieresti? Aspetto i tuoi commenti, intanto buona lettura!

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

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Come condividere il calendario con l’assistente personale

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Quando inizi la collaborazione con una assistente personale la prima volta, con grande probabilità, ci sono due attività da seguire: la gestione del calendario e la gestione della posta.

 

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende?

Puoi quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Ma ora guardiamo come e perché condividere il proprio calendario con altre persone

 

Puoi farlo sia con una persona sola che con un gruppo di persone, quindi puoi eventualmente dare visibilità dei tuoi impegni alla tua famiglia o al tuo team.

Qualche esempio pratico per usare Google Calendar:

 

  • gestione delle consulenze
  • gestione di appuntamenti clienti
  • gestione di servizi prenotati da clienti
  • gestione ferie team
  • gestione turni team
  • gestione per la prenotazione di una sala o location
  • gestione impegni della famiglia
  • piano editoriale blog

Se lo fai per la prima volta potrebbe darti fastidio il fatto che qualcuno “entri” nella tua vita. Non preoccuparti, non sei da solo! Ricordati che quando decidi di condividere il tuo calendario puoi comunque decidere in che modo il delegato può visualizzare i tuoi eventi e se può apportare modifiche, e di questo ne parliamo qui sotto.

 

Condividere un calendario esistente

 

Apri Google Calendar sul tuo computer. ( Non puoi condividere calendari dall’app)

A sinistra, trovi la sezione “I miei calendari”.

Passa il mouse sopra il calendario da condividere, fai clic su Altro   e poi su Impostazioni e condivisione.

Per condividere con persone singole: nella sezione “Condividi con persone specifiche”, aggiungi l’indirizzo email della persona con cui condividere il calendario.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Creare un nuovo calendario da condividere

 

Sul computer, apri Google Calendar.

A sinistra, sopra “I miei calendari”, fai clic su Aggiungi   e poi su Nuovo calendario.

Aggiungi il nome del calendario e clicca su Crea calendario.

A sinistra, fai clic sul nome del tuo nuovo calendario.

Nella sezione “Autorizzazioni all’accesso”, scegli un’opzione dal menu a discesa.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone nella sezione “Condividi con persone specifiche”.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Condividere con persone che non utilizzano Google Calendar

 

L’unico modo per permettere a chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il tuo calendario è renderlo pubblico. Ma non te lo consiglio perché vuol dire che chiunque può vederlo.

Se lavori in team i membri devono utilizzare gli stessi tool!

 

Visibilità del tuo calendario

 

Qualche informazione importante per gli scettici…

  • Le persone del tuo team possono trovare il tuo calendario, mentre le persone che non fanno parte del team non potranno vedere il tuo calendario.
  • Se inviti a una riunione qualcuno che non fa parte del tuo team, potrà visualizzarne solo le informazioni.
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento: le persone del team possono visualizzare i dettagli degli eventi del tuo calendario, a meno che non li contrassegni come privati(!!!).
  • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): le persone del team possono vedere se a una determinata ora sei disponibile oppure occupato, ma non possono visualizzare i nomi o i dettagli degli eventi.
  • Ed infine, chiaramente, gli accessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.

 

Aggiungere persone a un evento

 

Se dovessi organizzare una riunione presso la tua sede con partecipanti esterni comunque puoi invitarli tramite il Google Calendar, anche se non fanno parte del tuo team.

Basta cliccare sulla sezione Invitati sulla destra e inserire semplicemente il loro indirizzo email. In questo caso chiaramente non devi flaggare la possibilità di modificare l’evento, potranno semplicemente visualizzare l’evento.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

 

 

 

 

 

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Scopriamo le azioni su Trello

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Abbiamo già parlato su come strutturare la board e di conseguenza le liste, abbiamo scoperto anche le funzioni indispensabili all’interno delle card per gestire le micro attività, ed ora capiremo le azioni sia all’interno delle card, ma anche tra le board.

 

Azioni su card

 

Se apri una card sulla destra, nel blocco inferiore troverai le varie azioni che puoi gestire.

Puoi spostare la card, scegliendo la board e la lista, addirittura anche il numero di posizione della card.

Funzione ancora più interessante è quella di copiare la card. Cliccando su Copia si apre una finestra dove impostare il nome della nuova scheda, se mantenere le checklist e le etichette applicate, poi naturalmente la board, la lista e il numero della posizione.

Questa funzione è molto utile quando una card passa in lavorazione di un altro team, il quale ha una board separata. In questo modo potrai trasferire in modo molto veloce le informazioni e quindi aprire una card dell’altro team. All’interno della nuova card naturalmente potrai fare tutte le modifiche necessarie già spiegate nell’ articolo precedente.

Sempre da questo blocco potrai anche archiviare la card (rimane sempre recuperabile per il futuro) o inviare il suo url per email.

 

Azioni sulle liste

 

Se clicchi sui tre puntini di una lista si apre una finestra di menù; potrai quindi copiare, spostare la lista o archiviare la lista, ma anche copiare o spostare tutte le card al suo interno.

 

Azioni sulla board

 

All’interno della tua board tra le liste potrai muovere liberamente le tue card; direi che questa è la funzione più soddisfacente di Trello. Con questa modalità di drag and drop (trascina e rilascia) proverai soddisfazione ogni volta che sposti una card dal “da fare” a “in corso” ed infine a “completato”.

 

Pagina iniziale e la raccolta delle board

 

Finora non ne abbiamo perlato, anche se ti sarai immaginato, potrai creare diverse board, per i vari settori della tua attività, ma anche per la vita privata, o per i tuoi clienti.

Quindi nella dashboard troverai tutte le tue board. Per non creare confusione conviene creare dei gruppi, per le categorie appena menzionate, e tutto questo è possibile dal menù dal lato sinistro.

Cliccando su uno dei gruppi ti si aprirà una finestra con dei punti salienti del gruppo, quindi volendo potrai rispondere ai commenti senza dover entrare nella board e nella card.

In basso sul lato destro troverai anche il menù di questo gruppo dove gestire i suoi membri e le sue impostazioni.

Se ti servisse riorganizzare le tue board e quindi cambiare gruppo, è possibile anche questo, ma in questo caso dovrai aprire la board coinvolta e cliccare su Altro, Impostazioni ed infine Cambia gruppo.

 

Trello è molto semplice, eppure all’inizio potrebbe sembrarti complicato come strutturare in modo efficace una board. Se è così potrai sempre contattarmi e richiedere una consulenza!

 

 

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Google Calendar avanzato per essere ancora più produttivi

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Oggi ti parlo di un tool, Google Calendar, molto conosciuto e usato per programmare la propria agenda, ma approfondendo quegli aspetti riguardanti modalità molte volte trascurate ma molto efficaci.

 

Come succede spesso la maggioranza degli utenti si ferma a un utilizzo generico senza approfondire tutte le funzioni presenti, perdendo l’occasione di applicare quelle che poi fanno la differenza.

Iniziando, sul menù di sinistra trovi l’elenco dei calendari che visualizzi e semplicemente con un flag puoi scegliere quali vedere insieme sul tuo display.

 

Se passi sopra a un calendario scelto, nell’angolo a destra, appaiono i soliti tre puntini con i quali puoi aprire la finestra per le opzioni del tuo calendario.

Da questo elenco puoi gestire operazioni molto importanti come:

Condivisione calendario

 

E’ indispensabile in casi come quando la tua collaboratrice deve essere a conoscenza dei tuoi impegni oppure in presenza di un calendario condiviso con tutto il team dove gestire, per esempio, le trasferte dei membri.

Integrazione calendario

 

Altra opzione molto importante è Integrare il calendario, dove si può trovare per esempio l’url del tuo stesso calendario eventualmente da integrare in un’altra applicazione o addirittura il codice se volessi fare un “embedding” per un sito web.

 

Ora passiamo invece alle funzioni raggiungibili dalla scheda di un (nuovo) evento

 

Se vuoi risparmiare tempo nel caso di un evento ricorrente conviene crearlo per tutto il periodo che occorrerà, in questo modo lo trovi sempre sul tuo calendario, e comunque se serve potrai sempre modificare i singoli eventi. Prima o poi capita che quella call settimanale dovrà essere spostata, vero?

Se si tratta di un evento fuori sede conviene impostare anche la località / luogo; qui con un semplice bottone potrai utilizzare l’altra applicazione della famiglia Google, Maps.

Qui sotto trovi un esempio dell’inserimento del luogo.

 

Ma eccoci a una delle funzioni più importanti per me di Google Calendar; la possibilità di assegnare diversi colori agli eventi. Perché può essere utile?

 

E’ semplice, se usi sempre gli stessi colori per gli eventi simili, dopo qualche giorno avrai la visuale degli impegni a colpo d’occhio, e questo ti renderà sia più consapevole che più produttivo nella gestione delle tue giornate. E forse anche più tranquillo.

Per farti qualche esempio concreto, di seguito un elenco di eventi per i quali io uso sempre colori diversi:

  • Call e/o webinar
  • Impegni fuori sede
  • Blocchi fissi di lavoro con focalizzazione

Nel caso di blocchi fissi per esempio puoi inserire i blocchi sulla base della tua organizzazione personalizzata, quindi tenendo conto dei tuoi orari e degli impegni famigliari, ma volendo anche il tuo livello d’energia.

Nelle immagini seguenti puoi vedere la modalità di assegnazione del colore per evento.

 

Su Google Calendar puoi anche qui creare le ricorrenze per tutto l’anno, aggiornando poi i singoli eventi settimanalmente.

Questo metodo ti aiuterà a rendere più produttive le tue giornate, perché quando dovrai fissare una call o un appuntamento fuori sede, eviterai, possibilmente, di inserirlo in un orario quando hai un blocco di lavoro con focus dove necessiti di concentrazione.

Perché? E’ chiaro che dobbiamo essere flessibili e adattarci alle eventualità, ma con questo eviti di avere giornate piene di impegni e con la sensazione di non aver combinato nulla o di aver fatto troppo.

Se fai le tue due ore di focus e poi dopo, per esempio, fai due call  ti sentirai molto più produttivo come se avessi spezzato la tua giornata con queste call.

E’ dimostrato che interrompendo continuamente i momenti di maggior concentrazione, nel momento di ripresa dell’attività di focus non si ha più tempo e testa per lavorare su quella cosa davvero importante, rovinando la gestione delle priorità che ci siamo dati.

Ecco una schermata nel momento in cui crei una ricorrenza.

 

Come detto all’inizio, Google Calendar ti permette di creare diversi calendari e poi decidere quali visualizzare insieme. Quindi potrai averne uno per gli impegni della famiglia, uno per il lavoro, altri condivisi con i clienti, uno magari per il tuo piano editoriale e così via.

Personalizzi come ti trovi più comodo e col tempo metterai a punto la tua agenda integrando quello che ha funzionato e eliminando o spostando ciò che non è stato congeniale per la tua giornata tipo.

 

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Gestione micro attività con Trello

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Come creare e impostare la card

 

Per usare Trello in modo efficace devi avere in testa in modo chiaro due concetti. Ecco quali sono.

Devi avere una bozza per il flusso di lavoro, cioè capire come strutturare le fasi della tua procedura.

Questa infatti è la base su come strutturare le liste della tua board o bacheca che è la prima cosa da creare su Trello come scritto nel precedente articolo di introduzione. Chiaramente parliamo di una struttura flessibile che con il tempo può essere adattata alla tua realtà.

Spesso conviene creare delle micro attività per favorire la loro elaborazione e quindi non stressare i collaboratori. Ogni compito può essere affrontabile se è diviso in micro attività facilmente gestibili.

Per questo devi capire quali sono questi “mattoncini“ della tua attività che devono percorrere tutte le fasi (o quasi). Il volume dei mattoncini può essere molto variabile, dipende dalla complessità delle attività.

Una volta creata la board, le liste ed infine le varie schede puoi ulteriormente modificare tutte le sue funzioni e impostazioni.

 

Ora guardiamo in dettaglio quali sono:

 

Cliccando sulla singola card si apre un’altra finestra con una serie di impostazioni.

Puoi rinominare la card, cioè eventualmente essere più preciso con il task. Come inserire una descrizione dettagliata, che per esempio può contenere delle informazioni generiche o indicazioni riguardante la sua gestione.

Sulla destra all’interno della card trovi il menu. Se invece non hai aperto la card trascinando sopra la card chiusa apparirà una matita poi il menu veloce.

Esistono vari scorciatoie per avviare le funzioni in modo veloce. Ecco una lista parziale dei principali tasti da usare, mentre trovi la lista completa in inglese sul sito del tool seguendo questo link. 

 

a – aggiungere un membro alla card

SPACE – aggiungere te stessa alla card

c – archiviare

l – labels

d – scadenze

< – muovere la card a sinistra

> – muovere la card a destra

 

Riprendendo le funzioni della card che si trovano sulla destra puoi:

– Aggiungere nuovi membri alla card

Questi avranno il diritto di usare quasi tutte le funzioni della card, tranne quelle pertinenti alle funzioni gestibili solo dall’amministratore.

Dettaglio importante è che un membro deve far parte anche della board, perché non è possibile assegnare i task ai membri non presenti nella board. Per queste situazioni eventualmente si può creare una board separata, copiare solo le card di competenza.

– Aggiungere dei commenti e delle note

Clicca nel campo bianco sotto la scritta “add a comment”. Oltre a scrivere un semplice messaggio puoi anche “taggare” un collaboratore richiedendo per esempio un suo intervento, allegare dei file e delle immagini. Le note inserite da te possono essere modificate e eliminate.

– Inserimento check list

Basta cliccare sul pulsante “add checklist” sul lato desto. Puoi dare un nome specifico alla tua checklist, ma se si tratta di azioni ricorrenti puoi anche importarne una già esistente. Anche dopo l’inserimento puoi modificarla, sia aggiungere che eliminare dei punti.

Torna molto utile nel caso di attività più complesse, quando all’interno della fase di procedura ci sono vari passaggi da eseguire. Puoi creare (e salvare) diverse checklist, volendo, per ogni lista.

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

– Inserimento scadenza

Può essere particolarmente importante inserire la scadenza della card, la quale può essere cambiata e quindi anche reinserita. Per le card in scadenza ti arriverà anche una mail di avviso.

E anche in questo caso trovi un loghetto con l’orologio e la data inserita (colore giallo o rosso quando si avvicina alla scadenza).

– Inserire delle etichette

Puoi dare una categoria alle varie card inserendo dei labels colorati sempre dal menù a destra. Infatti nelle impostazioni della board ti vengono proposti 6 colori a seconda dei livelli di priorità che vuoi avere.

Usare le etichette consiste nell’attribuire diversi livelli di priorità, come ti mostro in questa schermata.

 

E le opzioni delle card non sono finite ancora, la prossima settimana parleremo delle azioni, a partire dagli spostamenti fino all’archiviazione.

 

 

 

Krisztina FekecsGestione micro attività con Trello
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Come e perché iniziare a usare Trello

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Trello è un software/tool di project management potentissimo!

Ecco perché ti innamorerai subito di questo tool:

  • È molto semplice e intuitivo
  • Puoi usarlo ovunque, sia per lavoro che per la vita privata
  • Con Trello puoi gestire letteralmente TUTTO a partire dai progetti semplici fino a quelli molto complessi
  • Puoi condividere informazioni e documenti con i tuoi collaboratori
  • Puoi coordinare il tuo team
  • Tutto questo già con la versione GRATUITA

 

Non ne puoi più di sentir parlare di tool fantastici che alla fine ti fanno perdere tempo perché sono complicati e poi alla fine capisci che non fanno per te? Succede spesso, ma ti assicuro che questa volta è diverso e ti invito a provarlo perchè altrimenti non potrai mai sapere se fa per te o meno.

La nostra vita è diventata davvero complessa e spesso sentiamo il bisogno di un supporto che ce la alleggerisca. Serve semplificazione per poter avere una visuale completa sulla nostra vita. E questo ti aiuta a tenere in mente i tuoi obiettivi principali, avere la tua life mission sempre davanti agli occhi.

Trello con le sue caratteristiche ha conquistato millioni di persone nel mondo, e se superi la tua resistenza al cambiamento e ti dedichi un po’ più di tempo allo studio di questo tool di project management capirai anche tu quanta soddisfazione potrai avere con una pianificazione costante.

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Partiamo dalle basi, per capire come è strutturata Trello.

Gli elementi chiave sono solo 4, ma permettono di gestire ogni situazione:

 

1- Board

Io preferisco mantenere il nome in inglese, la parola “lavagna” mi sembra stretta per le sue funzioni.

La board (la lascio al femminile) quindi è il contenitore principale, rappresenta il progetto; contiene tutte le attività relative a esso e tutte le funzioni per la gestione delle attività ma anche per il coordinamento dei collaboratori.

Sorprendentemente la versione gratuita non impone nessun limite per il numero delle board. Quindi potrai avere un numero infinito di progetti, sia di lavoro che per la tua vita privata.

La board può essere settata in modalità privata (solo i membri invitati possono vederla), come team visibile (la vedono tutti i membri del tuo team), oppure pubblica (chiunque può vedere tramite un url visitabile).

Più avanti quando avrai diverse board o bacheche potrai anche organizzare le board a seconda dei settori che vuoi impostare, ma di questo parliamo più avanti.

 

2- Liste

Le liste sono le colonne verticali all’interno della board. Rappresentano uno stato, per esempio “da fare” – “in corso” – “ completato”. Le liste praticamente coincidono con le fasi della procedura, per cui possono essere poche ma anche tante, a seconda del tipo di progetto.

Per me la scelta delle liste è una delle azioni più importanti per creare una board che funzioni. Infatti, prima di iniziare a lavorare su Trello, dovrai magari prenderti un po’ di tempo per capire i flussi del tuo progetto. Chiaramente durante la gestione del progetto possono cambiare le necessità e tu potrai anzi dovrai adattare le liste alle nuove esigenze.

Se nel flusso diventa necessario integrare un altro passaggio, di conseguenza dovrai inserire una nuova lista. Fortunatamente Trello è molto flessibile, in qualsiasi momento puoi spostare le tue liste, crearne delle nuove, o modificare la loro sequenza. Anche qui senza limite di numero di liste.

 

3- Card

La card o scheda è il contenitore della singola task o attività e si trova all’interno di una lista. Alla card puoi aggiungere i membri del tuo team, assegnare una scadenza, creare all’interno delle check list, dividere anche in micro task, caricare file e immagini e aggiungere dei messaggi eventualmente taggando gli altri membri del team.

La card è spostabile tra le varie liste, in effetti in questo modo la tua card può percorrere il percorso previsto dalla tua procedura, e tu dovrai seguire i vari step nel tempo.

Avere questa visibilità dei flussi ti da la possibilità di avere sempre la situazione sott’occhio, mentre il nostro cervello segue molto più facilmente la procedura.

Per non parlare poi della soddisfazione quando la tua card raggiunge l’ultima lista, quella completata.

In realtà all’interno della card ci sono ancora più funzioni, ma di questo ti parlerò più avanti.

 

4- Menù

Sul lato desto dello schermo trovi il menù che ti permette di gestire i membri della board, e gestire le varie impostazioni.

Per iniziare a usare bene Trello, come per goni cosa, il primo step è semplicemente INIZIARE.

Per cui ti faccio il riassunto di quello che dovresti fare subito:

  • Pensare a un piccolo progetto di lavoro o a un piccolo evento di famiglia
  • Percorrere mentalmente le fasi della tua procedura ideale
  • Aprire la tua prima board (consiglio modalità privata per tenere lontani i curiosi) cliccando sul pulsante + in alto a destra

Board

  • Creare le tue liste ripensando alle fasi della procedura cliccando sul pulsante “ Aggiungi un’altra lista

Lista

  • Inserire la prima card sotto la prima lista cliccando su “Aggiungi un’altra scheda”

Card

  • Sul Menù ci sono molte funzioni che ti suggerisco di guardare più avanti. Magari puoi cambiare lo sfondo per personalizzare la tua board, scegliendo un’immagine adatta al tema.

Come puoi vedere è molto semplice e intuitivo. Ma al tempo stesso, se vuoi vedere risultati sulla tua organizzazione, devi impostare  precise liste (priorità) scindendo in altrettante definite task (attività) che ti permetteranno di seguire più efficacemente il flusso del progetto.

Per ora mi fermo qui. Riprenderemo, nella prossima guida, con l’approfondimento sulla creazione e sulla impostazione della card.

 

Se ti dovesse servire aiuto contattami per una consulenza personalizzata sull’utilizzo di Trello!

 

Krisztina FekecsCome e perché iniziare a usare Trello
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Introduzione alla nuova Gmail

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In questi giorni avrete forse sentito parlare della nuova interfaccia di Gmail.

 

Non è ancora ufficialmente implementata nelle nostre caselle di posta ma è attivabile da chi vuol provarla in anticipo nelle impostazioni (comando in alto a destra a forma di ingranaggio) tramite il comando Prova la nuova GMail.

Ci sono tre modalità di aspetto, Predefinita, Normale e Compatta.

Già In Predefinita è possibile scorgere una novità: ci sono 4 comandi Archivia, Elimina, Segna come da leggere o già letto e Posticipa a fianco a destra dell’intestazione di un messaggio.

 

Quest’ultimo comando permette di rinviare e rimuovere le email a cui non possiamo rispondere subito, archiviandoli nella cartella Posticipati, presente nel Menu principale.

In questo caso la nuova Gmail mette a disposizione la possibilità di avere dei promemoria di risposta o seguito a risposte a email rimandate, facendolo in maniera intelligente.

Infatti nella parte superiore della Posta in arrivo si potrebbero vedere email con date precedenti e un suggerimento che invita a rispondere o a inviare un follow-up.

In Normale più simile all’attuale interfaccia, con grafica più sintetica, sono presenti più mail senza icone dei quattro comandi che abbiamo citato sopra.

In Compatta invece si rende il tutto compatto, appunto, e maggiormente scarno per chi preferisce avere una visualizzazione essenziale.

Una volta scelta la modalità di aspetto possiamo entrare nella nostra inbox e scoprire le ulteriori novità, con la possibilità reversibile di poter tornare alla attuale configurazione tramite Torna alla versione classica.

La prima macroscopica novità è la barra laterale tramite cui si può accedere ai servizi di Calendar, dove visualizzi il programma della giornata, alla funzione Keep per creare appunti e note da inserire rapidamente e Tasks dove aggiungere cosa da fare o scadenze divise in fasi successive selezionabili (flag).

 

In più è presente la voce Componenti aggiuntivi dove si può installare ulteriori strumenti Gmail per gestire i nostri messaggi.

Altra novità è la possibilità di aprire gli allegati direttamente dalla lista delle email, senza dovervi entrare dentro, rendendo così più immediata l’apertura dei documenti o foto allegate. Se scegliamo la modalità Predefinita, visualizzeremo un’anteprima degli allegati nella Posta in arrivo.

Altra nuova funzione è la Smart Reply cioè la possibilità di scegliere tra risposte già pronte e intelligenti, visto che si rendono disponibili a seconda del testo e dell’oggetto della mail, per replicare velocemente quando non c’è bisogno di articolare una risposta più complessa.

 

Visti i recenti fatti riguardo alla riservatezza dei dati personali ci sono anche novità riguardanti questo importante e delicato aspetto.

La modalità Confidential offre maggiori tutele come la possibilità di distruggere le email inviate dopo un dato periodo (impostabile) e l’impossibilità di farle inoltrarle e stamparle o ancora la creazione di password inviata tramite sms all’effettivo autentico destinatario per essere sicuri che sia solo lui/lei stesso a leggere la nostra missiva riservata.

Ultimo aspetto la sicurezza garantita dagli Alert mostrati più chiaramente in caso di posta a rischio presenza di virus, tramite nuovi algoritmi che valutano la presenza di phishing.

 

Google ha comunque impostato una guida alla nuova interfaccia che trovate cliccando QUI

 

 

 

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Asana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali

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Lo ammetto…a me piacciono tantissimo le agende ma anche i vari tool che permettono di fare la pianificazione delle mie attività. Non importa se hai un’azienda o sei un libero professionista.

Tutto è diventato molto complesso, non è più un valore avere tutte le informazioni, mentre è indispensabile avere un sistema che ti permette di sintetizzare, pianificare, automatizzare e verificare i risultati.

 

Qualche settimana fa ti ho già parlato di tool di project management e ho pubblicato un articolo con più di 7 tool consigliati da me.

Sulla mia classifica Asana e Trello sono in cima, infatti qui(link) potrai leggere una guida semplice sull’uso di Trello.

Trello è molto semplice ma anche molto versatile, è adatto sia per liberi professionisti che per team, e sicuramente è adattissimo a chiunque si approcci la prima volta a questo mondo di project management.

Asana nonostante il suo layout molto chiaro e pulito, potrà sembrarti più complicato. Secondo me il suo vantaggio più rilevante è che puoi crearti delle procedure, il che è indispensabile per analizzare, eventualmente semplificare, eliminare o delegare delle attività.

Sicuramente dovrai investire del tuo tempo per creare le tue procedure, una volta fatte, ti porterà un enorme vantaggio!

Guardiamo cosa puoi ottenere con Asana dal punto di vista della Produttività:

 

  • Analisi delle tue attività
  • Numero ridotto di email
  • Maggiore consapevolezza sulla gestione del tempo
  • Possibilità di semplificare o eliminare delle attività
  • Avere un briefing già pronto per un eventuale collaboratore
  • Essere pronti alla delega efficace
  • Consapevolezza sui progetti su cui focalizzarsi

Inutile aggiungere che così avrai più tempo per il tuo business, per la tua famiglia, per le tue passioni e solo per questo potrai far crescere la tua attività!

 

Qualche informazione pratica:

 

  • Tool multiutente
  • GRATUITO fino a 30 utenti
  • Potrai usarlo da vari dispositivi
  • Si integra con Google Chrome, Slack, Toggl e Zapier (e con tanti altri)

Struttura:

 

  • Organizzazione
  • Team
  • Progetto
  • Task

L’organizzazione, quindi l’azienda, può avere all’interno diversi team, come può gestire diversi progetti, e i suoi membri potranno lavorare su diversi task.

E’ possibile lavorare con lo stesso account per un’organizzazione come per un progetto esterno.

I membri del team potranno avere impostazioni diversificate, seguendo il livello di responsabilità.

Dashboard:

 

Sulla tua dashboard hai sotto controllo la situazione a colpo d’occhio. Hai la possibilità di visualizzare tutte le conversazioni, il calendario ma chiaramente anche la lista delle tue attività.

asana-dashboard

Task:

 

Per pianificare bene un progetto, devi spezzettarlo, assegnare le varie micro attività e scadenze. Praticamente all’interno di un progetto puoi creare la procedura. Per le attività ricorrenti è indispensabile, perché solo così potrai snellire i tuoi processi. Ma sarà molto utile anche per la creazione di un piano operativo del tuo team.

  • All’interno di ogni task hai diverse opzioni.
  • Subtask in cui suddividere le attività
  • Il membro a cui è stato assegnato il task
  • La scadenza del task
  • Pulsante Toggl per monitorare il tempo impiegato
  • Possibilità di allegare dei file da Dropbox, Google Drive o dal tuo PC
  • Inviare dei messaggi
  • Tag per assegnare delle etichette

Qualche idea per cui utilizzare Asana:

  • CRM
  • Selezione del personale
  • Piano editoriale
  • Preparazione di agenda per meeting
  • Creazione Piano Strategico e Piano Operativo
  • Organizzazione eventi
  • Lancio prodotto

L’utilizzo di Asana è molto intuitivo, se ti serve un manuale step by step consulta il sito come segue: https://asana.com/guide

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsAsana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali
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7 + 1 tools di project management per freelancer

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Mio progetto, progetto personale, progetto in collaborazione…quante volte al giorno sentiamo di parlare di progetti?

No, non solo in azienda ma ovunque! Perché ormai tutti abbiamo dei progetti…e ce ne sono fin troppi. Progetti che spesso finiscono nel dimenticatoio o non completati, per mancanza di tempo e di buona organizzazione.

Quindi parlare di project management ha senso anche per noi piccoli indipendenti, per freelancer e startupper.

Ma come è strutturato di solito un progetto?

Di qualsiasi progetto si tratti le fasi comunque sono sempre le stesse:

  • Avvio del progetto
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Chiusura del progetto

 

La fase decisiva dal punto di vista gestionale rimane il monitoraggio:

  • Gestione dei costi e tempi
  • Gestione della qualità
  • Gestione dei rischi
  • Gestione dell’approvazione
  • Gestione dei cambiamenti

 

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

Tra i numerosi vantaggi di un tool i più importanti sono:

  • Migliora la pianificazione
  • Favorisce la collaborazione virtuale
  • Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
  • Rintraccia i risultati
  • Monitora i rischi e cambiamenti
  • Da costanza e visibilità

 

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

 

Trello

Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori.

All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve:  puoi postare commenti per una risposta immediata, fai upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive.

Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

www.trello.com

Se vuoi approfondire di più su Trello leggi la mia guida.

 

Asana

Uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi.

Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

www.asana.com

 

Brown Boot Works

Sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria.

Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

https://brownbootsoft.com/over-eng/

 

Futuramo

E’ un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

https://futuramo.com/

 

Wethod

E’ particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice.

Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

http://www.wethod.com/

tool project management

OpenProject

E’ un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

https://www.openproject.org/

 

Process Street

Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente.

E’adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer.

Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

https://www.process.st/

 

Teamweek

E’ un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

https://teamweek.com/

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

 

Krisztina Fekecs7 + 1 tools di project management per freelancer
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