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Come monitorare in tempo reale l’avanzamento delle tue attività con Trello

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La parola d’ordine per un lavoro di successo è pianificare. Nessuno può immaginare un’attività che riesca bene, indipendentemente dal suo campo di applicazione, senza una corretta strategia ed organizzazione. Un’idea che si scontra con il mercato, sempre più fluido e diversificato.

Proprio in questa piega si inserisce Trello, uno degli strumenti più utili per il project management che permette a chiunque abbia la necessità o l’esigenza di lavorare in team di creare una perfetta pianificazione e di massimizzare la produttività.

Il suo punto di forza è in primo luogo la flessibilità, il tool infatti si adatta bene a qualunque campo di applicazione il che vuol dire poter creare un’esperienza utente personalizzata e usabile da chiunque. In questo modo è possibile migliorare il clima e la produttività aziendale, in modo semplice e veloce.

Gli ambienti digitali hanno reso il lavoro più interessante ma anche più snello, oggi si parla di Smart Office ma troppo spesso si trascura l’idea di doversi dotare degli strumenti idonei per poter rendere effettivamente accessibile il sistema a tutti.

 

Che cos’è Trello e come funziona: organizzare e pianificare

 

Il sistema è gratuito e per utilizzarlo occorre iscriversi al sito ufficiale Trello.com ed eseguire la procedura completa compilando i campi con le informazioni utili.

L’attivazione è immediata e l’applicazione viene inaugurata con la mascotte Taco che permette di gestire al meglio le funzionalità. Il workplace di Trello è strutturato in molteplici bacheche, strutturate in liste che si dividono in schede. Questa gerarchia permette di adoperare al meglio l’organizzazione lavorativa.

Le bacheche possono essere private o condivise, quindi tanto condivisibili con il gruppo quanto accessibili solo da poche persone. Il workplace permette di creare gruppi diversi per ogni progetto, gli utenti possono essere invitati singolarmente o in massa. In questo modo è possibile tenere sempre a bada le scadenze o le assegnazioni e gestire la timeline.

Le liste hanno la funzione di colonne tematiche, segmentare le attività in macroaree permette di segmentare al meglio il lavoro. Basti pensare a quanto sia importante avere a portata di click tutte le informazioni, ognuna etichettata con scadenza e date utili.

Le schede sono il fulcro di Trello, al loro interno si svolge tutta l’operatività. È possibile ad esempio allegare file, annotare informazioni o inserire checklist. Tutto il lavoro può essere monitorato attraverso il power up e grazie a tutte le funzionalità specifiche che permettono di massimizzare l’esperienza.

Il piano base di Trello è gratuito e perfetto per chi vuole iniziare a lavorare in team, vi sono poi degli altri piani a pagamento a delle cifre altamente competitive per funzionalità aggiuntive.

 

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Monitorare l’avanzamento delle attività nello smart working

 

Per monitorare l’avanzamento dei progetti, Trello è lo strumento migliore. In questo modo comunicazione, monitoraggio e organizzazione dello smart working non saranno più un problema.

Nell’utilizzo specifico, Trello permette di collegare diverse schede e quindi lavorare ad esempio con lo stesso team su più progetti, passando in modo simultaneo da una scheda all’altra grazie ad un sistema fluido ed intuitivo.

Grazie alle liste di controllo è anche possibile aggiungere un elenco di elementi o rimuoverli, quindi creare sezioni per gestire attività primarie e secondarie.

Una delle funzionalità migliori è certamente la Email-to-Board come anche tutti i setting relativi alle formattazioni che è possibile aggiungere alle email e trasformarle volendo anche in schede da condividere.

Gestire il flusso di lavoro è veramente facile e per i team liquidi questo applicativo non solo offre una grande varietà di funzionalità ma snellisce fattivamente le operazioni da compiere ogni giorno.

Trello permette di risolvere i problemi legati alla crescita aziendale, in particolare chiunque abbia difficoltà comunicative sia in relazione a progetti in corso che a quelli da avviare. La strategia aziendale sarà più chiara e immediata, realizzando gruppi e schede per singoli progetti.

Tutto darà flessibilità al lavoro, migliorerà la pianificazione anche nei sistemi in cui il lavoro è in crescita e di difficile gestione.

Il sistema consente una sincronizzazione costante ed è quindi possibile essere sempre connessi con tutti i team, avere aggiornamenti in tempo reale su ogni tipo di dispositivo e quindi complessivamente migliorare lo stato della propria azienda, sia che si tratti di un sistema di lavoro collaudato che di una start up ma anche di un semplice gruppo di lavoro.

Il fulcro della sua struttura è avere una visione d’insieme su ogni situazione, questo quadro multitasking risulta ideale per chi lavora da remoto o per migliorare i contatti indiretti. In un unico luogo saranno custoditi tutti i codici, le informazioni e le attività relative a quel progetto.

Gestire i backlog, condividere ciò che è utile e migliorare le performance grazie a procedure ottimizzate con il modello di bacheca Trello sarà un vero gioco da ragazzi.

 

Funzionalità e applicazioni aggiuntive di Trello

 

Grazie al sistema sarà possibile anche gestire i contatti, le richieste in arrivo e far comunicare nel modo migliore non solo i componenti del team tra loro ma anche questi con il cliente diretto.

Organizzare le informazioni di ciascun lead, avere una centrale operativa che organizzi al meglio le informazioni, vuol dire ottimizzare il proprio tempo. Con questa procedura è possibile gestire al meglio tutta la pianificazione e gestire virtualmente l’ufficio tanto da desktop che da smartphone.

Si tratta in pratica di un ufficio online che permette di migliorare anche tutta la vita tecnica all’interno del team quindi banalmente anche ottimizzare le risorse esterne.

Trello lavora in sincronia anche con altre applicazioni, questo la rende personalizzabile e adattabile in base alle proprie esigenze. Accedere ai documenti in Google Drive o allegare delle cartelle, integrare i contenuti con Dropbox, creare degli avvisi personalizzati con Slack o migliorare dei campi di ricerca per gestire meglio le informazioni, adoperare Calendar per avere sempre sotto controllo le date importanti e le scadenze è possibile da un unico sistema.

Il software si dimostra perfettamente fluido, di facile utilizzo, molto versatile nelle singole situazione e quindi fondamentale per una start up, una grande azienda ma anche un progetto personale.

Attraverso Trello si realizza il vero concetto di Smart Working, le comunicazioni sono effettive e ben strutturate come l’organizzazione.

Nel complesso il miglioramento delle attività comporta una dinamica aziendale che funziona e produce.

 

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Krisztina FekecsCome monitorare in tempo reale l’avanzamento delle tue attività con Trello
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Costruire e gestire il proprio flusso di lavoro con Trello

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Se si ha la necessità di gestire un progetto di lavoro, anche piccolo, ma che sia strutturato e con svariate possibilità di opzioni, allora c’è la necessità di ricorrere ad un valido supporto per un efficace Project Management.

Questo concetto è valido per qualsiasi tipologia di soggetto, dal free lancer al professionista, da una piccola società fino ad una media impresa e lo strumento più adatto è il software di Project Management di nome Trello.

Trello non è un vero e proprio software in quanto non va né scaricato né installato sul proprio dispositivo ma è una web application che è possibile utilizzare dall’indirizzo www.trello.com; unico prerequisito è la registrazione alla piattaforma e poi si è in grado di creare immediatamente i progetti da gestire.

 

Ambiti di utilizzo

 

La facilità d’uso rende Trello uno strumento perfetto per gestire al meglio il proprio lavoro, soprattutto in caso di Smart Working; con il lavoro da remoto, sia esso stabile o part time, è infatti ancor più importante poter gestire le varie fasi progettuali in modo semplice ed efficace.

Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività diventa, quindi, una priorità e il poter avere come strumento un sistema di coordinamento di squadra multiplo dal semplice funzionamento (e per di più gratuito per la maggior parte delle funzionalità necessarie), significa poter avere quella marcia in più rispetto ad altri competitor.

Trello, infatti, è il software di pianificazione adatto anche per le società liquide che, per tipologia, non effettuano investimenti patrimoniali ma gestiscono tutte le loro risorse in modo estremamente scorrevole e questo comporta un notevole aumento dell’andamento produttivo.

Trello consente in modo semplice di poter effettuare tutte quelle operazioni che sono alla base per una qualsiasi attività: la progettazione e la pianificazione.

Grazie alla sua modularità, infatti, Trello permette di creare delle linee guida e delle pianificazioni anche a lunga scadenza, in qualsiasi ambito ed in modo sostanzialmente fluido; questo perché possono essere inserite schede o moduli riguardo argomenti o situazioni non previste, fino al compimento delle stesse e al rientro nei canali originariamente fissati.

 

Trello, lo Smart Working e il Team Working

 

La principale proprietà del lavorare in Team Working è sempre stata principalmente quella della informazione e della comunicazione tra i vari membri del gruppo, al fine di poter ascoltare in modo attivo ogni membro senza prevaricazioni o sovrapposizioni; la peculiarità basilare dello Smart Working è invece l’opportunità di poter lavorare autonomamente senza dover dipendere dal luogo in cui ci si trova ottenendo, però, i medesimi risultati come se si stesse all’interno del luogo di lavoro.

Il Team Working e lo Smart Working sono quindi due metodiche di lavoro che non solo possono convivere, ma anzi possono essere valutate come l’una di supporto all’altra e Trello può essere considerato come la cerniera che le può unire in modo efficiente.

Per spiegare meglio possiamo fare un esempio pratico: un membro del gruppo che sta seguendo un progetto si trova in automobile e sul suo smartphone arriva una chiamata. Questa ha come oggetto la conclusione di un passo del progetto, ma il risultato non è quello previsto.

Grazie alla possibilità di Trello di poter connettere più persone contemporaneamente all’interno del medesimo progetto con la relativa condivisione dei dati, il team manager o il responsabile hanno l’opportunità in tempo reale di poter coordinare le azioni da intraprendere direttamente dal luogo in cui si trovano e di esaminare i nuovi documenti immessi dai colleghi o dalla segreteria.

In questo modo si ha la possibilità di poter prendere gli opportuni provvedimenti, anche insieme a tutti i collaboratori che sono all’interno dello stesso progetto, senza trovarsi nello stesso luogo fisico.

Trello, con le sue caratteristiche, consente quindi di accelerare i tempi di lavoro in modo semplice. Si immagini di sostituire tutte quelle operazioni che prima erano basilari in situazioni analoghe a queste, con le scelte e le risoluzioni prese in tempo reale, in modo da ottimizzare tutte le risorse.

Non sarà più necessario, ad esempio, aspettare di ritornare in sede, di indire la relativa riunione (con il pericolo di dover attendere il rientro degli altri componenti del gruppo) e, poi, di affrontare l’argomento in questione con inutili perdite di tempo.

Se, all’opportunità di poter effettuare riunioni immediate, si aggiunge la possibilità di monitorare direttamente lo stato di avanzamento delle attività e di poter avere on line tutto l’incartamento inerente il progetto (condiviso con tutti gli altri componenti del gruppo di lavoro), il quadro delle funzionalità che può svolgere Trello, nell’ambito sia dello smart working che del team working, risulta completo.

 

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Come utilizzare Trello

 

– Le funzionalità ed i metodi di utilizzo

 

La prima operazione che Trello permette di fare, dopo essersi registrati ed autenticati, è la creazione di una bacheca che, sostanzialmente, equivale al progetto stesso da seguire; immediatamente dopo bisogna creare delle colonne (che Trello definisce Liste) che contengono le varie azioni da fare.

Trello normalmente ne crea tre con nome ‘Da Fare’, ‘In esecuzione’ e ‘Fatto’ e non solo, si può cambiare il nome ad ogni lista, o se ne possono aggiungere altre a seconda del fabbisogno richiesto.

All’interno delle liste è possibile creare delle schede che sono i compiti da effettuare in modo che esse possano via via esaurirsi; queste schede equivalgono ai Task che sono presenti in altri software di Project Management.

Ogni scheda può essere ulteriormente espansa e contenere a sua volta una lista di azioni o compiti da effettuare ed ognuno di essi può essere fissato in modo temporale, immettendo una data di scadenza oppure può contenere dei file in allegato.

Trello ha inoltre una funzionalità di condivisione dei contenuti molto sviluppata; questa condivisione, che può essere globale per tutta la bacheca o solamente di parti di essa, non solo è associata ai membri del team che se ne sta occupando (ulteriormente suddivisibili in gruppi di azione), ma può essere estesa anche a soggetti terzi, direttamente od indirettamente coinvolti, ed allo stesso cliente.

Trello, avendo la possibilità di poter inserire e collegare tra loro “n” liste all’interno di un singolo progetto, mostra, quindi, una estrema versatilità nei confronti di ogni tipologia di piano di lavoro; ad esempio prima della colonna ‘Fatto’ dell’esempio precedente è possibile inserirne un’altra con etichetta ‘Da Valutare’ o prima della colonna ‘Da Fare’ una lista di Suggerimenti che poi possono essere spostati mano a mano nelle altre colonne fino alla conclusione di tutto il ciclo di progettazione.

 

– Vantaggi dell’utilizzo di Trello

 

I vantaggi per l’utilizzo di Trello sono molteplici, sia per l’esecutore materiale del progetto sia per il committente. Vediamo i tre principali: il primo è che, nella sua versione base, è totalmente gratuito ed altamente configurabile secondo le specifiche esigenze di ogni tipologia di progetto.

Il secondo riguarda il fatto che è strutturato per il Cloud; questo significa che ovunque ci si trovi è possibile avere sotto controllo tutti i progetti, le fasi di avanzamento o la modifica degli stessi.

Un terzo vantaggio, direttamente collegato con il secondo, è nella gestione dei progetti, soprattutto se effettuata in gruppo o in collaborazione con il cliente; è possibile infatti, grazie al Cloud, condividere in ogni momento qualsiasi tipo di informazione ed effettuare in tempo reale le modifiche e gli aggiornamenti necessari.

Trello è, quindi, un potente strumento di pianificazione gratuito che, teoricamente, è senza limiti e che consente di migliorare sensibilmente sia il clima all’interno dei team working sia di incrementare la produttività aziendale di qualsiasi tipo di azienda, dal professionista alla multinazionale.

 

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La condivisione degli obiettivi con Trello

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Chi di noi non ha dovuto lavorare in un gruppo, in un dato momento della sua vita lavorativa. Sia nel lavoro, che nei propri interessi o in famiglia è sempre utile avere un luogo (virtuale o reale che sia) dove tutti possono fornire informazioni, commentare e costruire qualcosa intorno a quella informazione.

La maggior parte delle app e dei servizi di gestione dei progetti forniscono flussi di lavoro “in scatola”, ma di solito questi strumenti sono spesso strutturati in modo eccessivo. Non è il caso di Trello, di cui ti ho scritto negli ultimi articoli sul mio blog.

Ciò che distingue Trello da molti altri sistemi è che richiede un approccio reale alla gestione di gruppi di informazioni.

 

La metafora dei post-it su una lavagna.

 

E’ come avere una lavagna, con colonne disegnate su di essa, per indicare le diverse fasi di un processo e le note adesive che rappresentano i compiti. Puoi scrivere sui post-it e spostarli tra le colonne sulla lavagna, così puoi sempre vedere a colpo d’occhio come stanno le cose nel progetto generale.

Trello traduce questo metodo nel mondo digitale, con “bacheche” o “board” che sono come una lavagna, liste che corrispondono alle colonne disegnate e “card” che sono come le note “stacca e attacca” .

Ma oltre a questa corrispondenza a un metodo reale per visualizzare un processo, c’è anche l’opportunità di poterlo comunicare, condividendo ciascuna scheda con un numero qualsiasi di persone. Ogni bacheca può avere un sacco di liste e ogni lista può contenere tutte le card che vuoi.

Ma non bisogna abusarne facendo troppe liste o carte, proprio come con una lavagna fisica, che potrebbe diventare troppo piena di informazioni e così mal leggibile.

Le card sono il punto focale della gestione e della comunicazione. Ogni card ha un titolo e una descrizione opzionale, e ha il suo flusso di commento dei membri del gruppo per discuterne l’argomento. È possibile aggiungere liste di controllo a una card, caricare allegati e persino assegnare una data di scadenza.

Le persone del team possono essere collegate a una card in modo che ricevano notifiche di nuovi commenti o allegati via e-mail e tramite notifiche.

Le etichette poi ti aiutano a categorizzare le card in un modo che va oltre il loro posizionamento in una lista. E forse la cosa migliore è che una sezione “Attività” può tener traccia di tutto ciò che ogni membro fa su una card, in modo da essere aggiornati e sapere sempre cosa è successo.

Molte board di Trello finiscono per essere orientate esclusivamente al processo, in cui ogni lista si associa a una precisa parte di un processo e i membri spostano le card da una lista all’altra mentre il processo avanza.

Ma questo non è l’unico utilizzo; ad esempio, è possibile creare un calendario condiviso in cui ogni lista viene mappata a un plan di una settimana oppure è possibile creare una board che tenga traccia dei clienti potenziali con un elenco per ogni gruppo di vendita.

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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La struttura di Trello per un’attività di team

 

Ecco un esempio di come puoi utilizzare Trello per iniziare a gestire un progetto e i suoi contenuti con il tuo team.

1. Creare uno spazio per il progetto

Crea un gruppo in Trello per il tuo progetto. Assegna un nome e includi una descrizione se necessario.

2. Creare una board

Crea una nuova bacheca per ogni flusso di attività all’interno del progetto.

3. Creare liste

Alla board, crea liste corrispondenti alle fasi di sviluppo del progetto. Puoi iniziare con Da fare e continuare con In sviluppo, In corso, Eseguito. Ogni scheda attività dovrà spostarsi da sinistra verso destra, ma non necessariamente all’interno di ogni elenco durante il processo del contenuto.

4. Aggiungere membri del team allo spazio e alle card del team

Invita i membri del tuo team al gruppo del team e nelle schede pertinenti per loro. Puoi aggiungere persone che sono già su Trello o inviare un invito via email con un link di registrazione di Trello.

5. Abbattere le attività della card

Una card rappresenta un compito. Inserisci tutti i compiti rilevanti che hai a portata di mano, suddividendoli e inserendoli nell’elenco pertinente. Questo ti offre una panoramica completa del lavoro del tuo team. L’obiettivo è chiaramente quello di abbattere le attività delle card.

6. Assegnare i compiti ai membri del team

Distribuisci le attività ai diversi assegnatari aggiungendo altri membri della squadra alla card. Puoi anche menzionare le persone nei commenti digitando “@” e il loro nome utente.

7. Impostare una data di scadenza

Aggiungi una data e un’ora per ciascuna card per assicurarti di non perdere mai una scadenza.

8. Aggiungere sottoattività, descrizioni e allegati

La bellezza delle card di Trello è che contengono tutte le informazioni rilevanti su un’attività. Inserisci una descrizione, aggiungi una lista di controllo con le sottoattività e allega tutti i file necessari. Ciò facilita il trasferimento delle mansioni tra i membri del team.

9. Tracciare il tempo delle attività

Cerca di tracciare il tempo trascorso su ogni attività all’interno di Trello. Vedrai dove la tua squadra trascorre del tempo in modo da poter stimare meglio la durata delle attività, dove sono i colli di bottiglia del progetto e come puoi migliorare ulteriormente la gestione del tuo progetto. Ci sono diverse applicazione che permettono questo, come per esempio Toggl o TimeCamp.

 

Obiettivi comuni

 

Un team di lavoro che si rispetti deve lavorare per obiettivi comuni ben chiari e comunicati.

Una board di Trello è il luogo dove organizzare e comunicare i progetti per i giorni a venire, sempre secondo obiettivi comuni.

Ogni team può organizzarsi come meglio crede, con la flessibilità che ritiene necessaria per tracciare gli avanzamenti.

Una lista dei progetti in corso, aggiornata con commenti e idee secondo le necessità, può essere caratterizzata da ulteriori card che rappresentano progetti ed esperimenti da provare.

Proprio queste card si muovono con un flusso preciso secondo un ordine dato come potrebbe essere questo: Idee-Convalida idea-in fase di sviluppo-In corso-Completato-Archivio.

Già nella fase di convalida si potrebbe assegnare un punteggio che misura il potenziale impatto di un’idea sul progetto intero, la nostra fiducia nel suo successo e la facilità con cui si può mettere in pratica.

Ognuno così può convalidare o meno un’idea dando il proprio contributo in egual misura a ogni altro membro del team.

Alla fine il flusso del processo sarà secondo una logica per cui ogni membro del team contribuisce all’avanzamento del progetto senza per forza dipendere da un’organizzazione verticistica dove solo il leader decide e fa procedere le attività.

 

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La comunicazione virtuale con Trello

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Ridurre le mail

 

Avere una casella postale ordinata e organizzata è il primo fondamentale passo per aumentare la tua produttività. Le email sono necessarie ormai per qualsiasi tipo di business, una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale.

Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa di disorganizzazione e innanzitutto di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

Sappiamo che questo è un obiettivo comune per chi lavora dove c’è bisogno di una continua comunicazione ma che poi viene disatteso o per scarso impegno (considerando questo tema poi non così decisivo) o per disorganizzazione.

La posta elettronica è sicuramente decisiva ma va coadiuvata da un metodo che ti fornisca ordine per non farti sopraffare dal volume quotidiano di posta dentro la tua casella.

Le necessità comuni per tutti sono quelle di dialogare, scambiare idee, condividere file, con una o più persone contemporaneamente; su un progetto o più progetti, e non sempre con le stesse persone.

Al tempo stesso c’è il bisogno di gestire progetti, attività e calendari in cui una o più persone sono coinvolte.

E qui torna in ballo Trello che può essere uno strumento utile alla comunicazione integrata alle attività che stai svolgendo.

Se infatti ti ricordi dei recenti articoli sul mio blog, abbiamo parlato delle liste su Trello che danno il quadro organizzativo dentro a una board di progetto.

All’interno di queste liste ci sono le card dei singoli compiti da eseguire per portare avanti il progetto, che sono “taggabili” con i nominativi dei singoli membri della board, così da poter essere informati sul procedere delle attività.

La card d’altronde è l’unità di base di Trello e può essere assegnata ad un membro, spostata da una lista ad un’altra, avere una scadenza o archiviata, creando un flusso chiaro e condiviso.

Come scrivono su Trello.com :

Il layout condiviso permette di visualizzare chiaramente la tabella di marcia e la portata del lavoro, coinvolgendo tutte le parti all’interno di una pianificazione ben organizzata, chiara nelle priorità e perfettamente coordinata.

Il vantaggio è quello di avere notifiche sulla posta ma di evitare una comunicazione standard via e-mail dove le risposte e gli inoltri ingolfano la casella di posta senza avere una efficace passaggio di informazioni.

Infatti il commento dentro alla singola card obbliga a una sintesi di scrittura e si collega direttamente all’avanzamento del compito da svolgere, notificato direttamente a tutti i membri taggati.

Oltre ai messaggi via mail, chiaramente, all’interno della card potrai allegare anche file, documenti e immagini che servono per lo svolgimento dell’attività o semplicemente di ispirazione e discussione.

Se usi la versione gratuita hai la possibilità di attivare solo un power up, che può essere per esempio il Google Drive del team, dove comunque hai strutturato l’archivio, e da dove è possibile allegare facilmente i file necessari alla scheda.

 

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Avere chiara la procedura per tutti

 

La comunicazione però non potrà essere efficace se le procedure di esecuzione all’interno di un progetto (dentro a una board) non sono chiare.

Con Trello questo è immediato. Hai davanti agli occhi, dentro le liste, ogni singolo compito che descrive la rispettiva attività, potendo seguire il suo flusso di avanzamento e l’ordine preciso secondo cui eseguirlo.

In ogni caso la struttura deve seguire sempre la procedura. In questo modo tutto il team ha la procedura davanti agli occhi, ha sempre presente il prossimo passo, ma, cosa che è ancora più importante, è consapevole dell’obiettivo finale.

Questo permette di tenere insieme il team anche dal punto di vista della motivazione e della responsabilizzazione. Ognuno porta avanti il suo compito che si completa con il lavoro degli altri e si crea così il quadro completo.

Si può organizzare la bacheca o board suddividendo le liste per mese e programmando una serie di attività predefinite o da aggiungere mano a mano.

Le liste altresì possono essere divise in “progetti in avvio”, “progetti in corso”, “progetti completati”, così da avere una vista completa della situazione di avanzamento.

Certo bisogna essere rigorosi nel segnalare gli aggiornamenti, taggando i membri coinvolti in quel preciso compito della card. Ma questo diventerà automatico quando userete Trello come vostro controllore sano delle vostre attività.

 

GMail e Trello

 

Esiste anche un sistema integrato di Gmail che permette di inserire un’estensione con cui è possibile aprire una card direttamente dentro a una lista.

Soprattutto nel caso in cui hai spesso scambi di mail in cui dai o ricevi istruzioni che, così, potrai facilmente trasformare in tasks. Questo ti eviterà di copiare e incollare ogni singola mail in Trello.

Ecco qui il link per avere questo plug-in.

 

 

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La costanza, il segreto per affermarsi

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La costanza, il valore più importante nel lavoro e nello studio

 

La parola costanza è sinonimo di perseveranza e fermezza. Il suo significato ci fa capire che praticarla porta solo benefici. Ma se prendiamo il linguaggio scientifico la sua accezione è

invariabilità di una grandezza al variare dei parametri dai quali a priori si può presumere che essa dipenda

Credo forse che questo concetto ci possa far capire quant’è decisivo adottare costanza in ogni nostro comportamento specialmente a lavoro e quando lo vogliamo organizzare nel tempo.

Trasponiamo questo significato alla nostra realtà quotidiana. Se adottiamo un metodo, un piano o delle procedure e li applichiamo costantemente, questi non cambiano al cambiare degli agenti esterni che possono condizionare il nostro lavoro giorno per giorno.

Cioè se io svolgo il mio lavoro secondo una programmazione oculata, un’ organizzazione collaudata, un piano chiaro nei suoi obiettivi e nelle sue priorità, con costanza, il mio lavoro stesso risulterà incolume agli attacchi di disturbo dato da imprevisti, urgenze e quant’altro; anche se in un primo momento potrebbe non sembrare.

Soltanto il darsi delle procedure chiare e degli obiettivi ancor più limpidi a se stessi e ai collaboratori, applicandosi con perseveranza ogni giorno, può farci evitare gli ostacoli lungo la strada impervia dei nostri impegni professionali, a tutti i livelli.

E’ come camminare in montagna. Se tu hai scarpe buone, un buon allenamento alle spalle, un passo costante e non troppo veloce, sai quando fermarti e quando rifocillarti, anche se il percorso è molto ripido e duro, sai che arriverai in cima alla vetta o alla meta prefissata; e su questo non avrai mai nessun dubbio durante il cammino anche se la fatica e gli agenti atmosferici ti condizioneranno.

Perché ti sei preparato prima, non sei arrivato senza allenamento, hai studiato il percorso o il sentiero da fare e il tempo che ti occorrerà per percorrerlo, hai pianificato dove poterti fermare per le soste, hai portato con te tutto l’occorrente anche quello necessario in caso di maltempo improvviso come accade spesso in montagna. Sai che arriverai in cima. Tutto questo è frutto della costanza di applicazione in ogni singola azione con cui ti sei preparato alla camminata.

Ecco, questa consapevolezza la può dare solo la costanza nell’applicazione delle proprie regole e dei piani di azione, nel darsi priorità e obiettivi chiari.

 

La procedura ti costringe a revisionare e migliorare

 

Le procedure che ognuno di noi adotta dopo una fase iniziale di rodaggio in ogni nuova attività sono quelle che ci garantiscono di lavorare proprio costantemente secondo un metodo collaudato, ripetendo in modo abitudinario le nostre azioni secondo le nostre competenze.

Le procedure stesse, però, sono prodotto di una continua revisione e miglioramento, soprattutto all’inizio di una nuova attività ma anche più in là nel tempo, che modellano a nostra immagine questa serie di regole e azioni che le definiscono.

Forse la fase più difficile è proprio quella di definizione delle procedure, dove si parte da un foglio bianco facendo leva solo sulle nostre competenze. Queste ultime però possono indurci in tentazione di voler affrontare tutto senza un piano e con una gestione a vista che può dare risultati nell’immediato ma non nel lungo termine soprattutto quando si lavora con altri collaboratori.

I compiti da svolgere (cioè cosa devo fare per un specifica attività), gli obiettivi per ciascuno di loro, le priorità da seguire, la programmazione, il sapere cosa fare e anche il riconoscere quando farsi aiutare ti daranno una mano a definire quell’insieme di regole uniformi da seguire per raggiungere correttamente un determinato fine che altro non è che una procedura.

 

La pianificazione aiuta a essere costanti

 

Ma una procedura non è niente se non è coadiuvata da una pianificazione efficace che la fa applicare di giorno in giorno.

Affrontare la giornata lavorativa secondo un piano prestabilito non vuol dire incanalare tutto nel rispetto temporale di quel programma preciso, ma ti da una guida da seguire perché tu non ti perda per sempre tra le urgenze e gli imprevisti che quotidianamente entrano a piedi uniti dentro la tua agenda.

Ok, accade spesso, dirai, ma se una giornata è stata terribile per impegni e vicende inattese, in quella successiva puoi ripartire secondo il tuo piano prestabilito, che se pensato oculatamente secondo le tue vere priorità e i tuoi reali obiettivi, ti da tranquillità e sostegno a riprendere il percorso con sicurezza e ti aiuta a non procrastinare le azioni veramente importanti soltanto perché sei stato distratto da imprevisti.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare?), gli eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata, sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

E la pianificazione che ti sei dato non ti deve mettere ansia per non averla rispettata o per la mole di lavoro che intravedi nel futuro più prossimo, ma ti deve servire da sostegno per mantenere quel passo costante per arrivare in cima alla vetta.

Per correggere le abitudini limitanti, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

Quindi solo un’attenta analisi ti potrà aiutare efficacemente; la potremo riassumere in questo elenco di azioni:

  • Fare una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Sapere esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Appurare qual’è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprire qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capire quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quantificare quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

Gli strumenti utili per essere costanti

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

E allora un buon compromesso potrebbe essere l’uso di Trello, di cui ti ho scritto, e che io uso quotidianamente, trovandovi soddisfazione nell’usarlo. Perché questo strumento ti obbliga ad avere già ben chiaro in testa le tua priorità e i tuoi obiettivi e a descriverli esattamente, dentro alla board specifica e nelle liste e schede contenute in essa.

Altrimenti creeresti una serie di attività messe in insieme (le schede o card) senza una sequenza sensata.

Il fatto di condividere la board con i tuoi collaboratori ti obbliga poi a rispettare la procedura e a seguire il flusso operativo in atto. La condivisione di informazioni è sempre foriera di buoni risultati se fatta con metodo e regolarmente.

Anche Trello infatti deve essere tenuto aggiornato nelle sue board e schede per dare buoni frutti, altrimenti diventa solo contenitore di buoni propositi senza un esito effettivo. E qui torniamo alla costanza che ci richiede un certo impegno, certo, uno sforzo contro la pigrizia, ma che è l’unica soluzione per dare un seguito alla pianificazione.

Ti rimando, se non lo avessi già fatto ai miei articoli sull’utilizzo di Trello ma su altri strumenti per il project management:

https://www.kryva.it/71-tools-di-project-management/

https://www.kryva.it/gestione-progetti-di-lavoro-e-di-vita-in-modo-efficace-con-trello/

https://www.kryva.it/come-e-perche-iniziare-a-usare-trello/

https://www.kryva.it/gestione-micro-attivita-con-trello/

https://www.kryva.it/scopriamo-le-azioni-su-trello/

 

In conclusione vi ricordo questa frase di Napoleon Hill:

Supremo è il valore della tenacia: chi fa della costanza la sua parola d’ordine, taglierà via via tutti i traguardi. Il fallimento è incompatibile con la tenacia, non riuscirà mai a tenerle testa.

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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Krisztina FekecsLa costanza, il segreto per affermarsi
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Creare una procedura per rendere efficiente il lavoro di squadra

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Un aspetto molto importante per tutti i tipi di attività, sia quelle già avviate che quelle da avviare è la definizione di una procedura operativa.

Definizione

Ma cos’ è una procedura in pratica? Partiamo dalla sua definizione: una procedura è una metodologia organizzativa per definire come, all’interno di una struttura, ufficio o azienda, gli incaricati devono operare, seguendo chiare e precise indicazioni, per operare in modo ripetibile e indipendente allo svolgimento di tutti i compiti necessari al compimento di un processo di lavoro.

La procedura può anche entrare nel merito delle attività di tipo prevalentemente esecutivo (cioè si occupa di definire cicli, valori di parametri, istruzioni specifiche su come usare strumenti o macchine) per il personale esecutivo.

L’articolazione dei contenuti va sviluppata secondo alcuni punti comuni:

  • Lo scopo: riportare ciò che ci si propone di ottenere con la procedura in questione
  • Il campo di applicazione: riportare l’area a cui si vuole estendere l’applicazione della procedura in questione (a che cosa, a chi, dove, quando applicarla)
  • La responsabilità: vanno riportati i collaboratori che sono coinvolti nelle singole attività, con i loro obiettivi rispetto alla stessa.
  • I riferimenti e i documenti: vanno elencate le istruzioni, le specifiche o la documentazione a cui fare riferimento per comprendere e adeguarsi alla procedura
  • La modalità operativa: va descritta la corretta sequenza delle attività (indicando i relativi responsabili) da svolgere per conseguire lo scopo che la procedura si pone.

Nella pratica

Fin qui abbiamo visto in chiave teorica e terminologica cosa significa procedura. Ma nel caso che tu parta da zero per far diventare la tua idea, la tua nuova professione o start-up, un qualcosa di effettivo, efficiente e che produca risultati allora è bene che tu pensi al modus operandi che ti vuoi dare e che vuoi che seguano i tuoi collaboratori.

Complessa o snella che sia la tua attività può sembrare facile a dirsi e più difficile a farsi , perché credi che sia un ‘operazione più amministrativa e burocratica che altro. Ma invece serve a chiarirti meglio come vuoi che funzioni il tuo ambiente di lavoro. E non farti prendere dalla preoccupazione che sia troppo gravoso e complesso.

Si tratta solo di mettere in chiaro tutti i compiti che tu già conosci e che magari svolgi tutti i giorni nel tuo lavoro per far tenere in mente ai tuoi collaboratori la tua idea di organizzazione. Decidi tu come renderla più chiara e semplice da comprendere, redatta o semplicemente comunicata a voce; sicuramente deve essere ben impressa a chi collabora con te in modo da essere ben operativo e indipendente.

Forse ti sembrerà scontato ma sappi che le difficoltà maggiori in un team di lavoro dipendono proprio da istruzioni e obiettivi poco chiari e scarsa comunicazione su di essi. Una procedura ben comunicata rende tutto più scorrevole ed efficiente.

Se vuoi far crescere la tua attività l’unica maniera di far rendere il tuo team di lavoro responsabilizzandolo e quindi rendendolo più indipendente da te. E qui torniamo al concetto di delega di cui ho scritto più volte nei miei articoli.

La delega infatti ti rende più responsabile come leader del team e più soddisfatto dei risultati se questi sono frutto di un’organizzazione ben definita da procedure e obiettivi. Con il guadagno del tempo da dedicare alle tue attività più strategiche e la riduzione dello stress accumulato giorno dopo giorno.

Uno strumento utile

Se non hai mai definito una procedura puoi partire con un prototipo usando strumenti disponibili sul Web come Trello. Basato sull’idea di organizzazione del “Just in time” è stato progettato come organizzatore settimanale delle attività e permette di tenere sotto controllo anche la lista di cose da fare in maniera più o meno articolata a seconda dei tuoi bisogni.

Questo sistema di produttività personale ti da un quadro realistico delle cose da fare secondo le tue priorità definite e ti offre di collaborare con i membri del tuo team aggiungendoli a una board, gestendo le attività (schede) al suo interno di volta in volta a seconda di quello che vuoi delegare. Oltretutto ti permette di avere una revisione delle cose fatte e di quello che resta da fare, per restare al passo con i tuoi obiettivi, inquadrando bene gli errori e cercando di “settare” di conseguenza la procedura.

Definita la tua board di progetto passi alla creazione delle liste per tenere le schede o card (attività o idee) organizzate nei vari stadi di progresso, spostandole tra le liste dall’inizio alla fine, secondo la configurazione del Da fare, In corso e Fatto. In questo modo Trello diventa un luogo in cui tenere traccia di idee e informazioni. Non c’è limite al numero di liste di attività che puoi aggiungere a una bacheca, e possono essere disposte come preferisci.

Un fattore molto importante, per riagganciarci a quanto scritto prima è quello di condividere con i tuoi collaboratori una card di “istruzioni” facilmente accessibile in cima alla prima lista sulla bacheca. Dove aggiungi obiettivi, tempi, risorse e link ai canali di comunicazione.

Un altro aspetto positivo è poter comunicare lasciando un commento su una scheda per fornire un aggiornamento di stato al tuo gruppo. In questo modo tutti i tuoi collaboratori sapranno quello su cui hanno lavorato e di cui non dovrai preoccuparti in seguito.

Lo spostare le singole schede da sinistra a destra, secondo un workflow di completamento attività, diventa così anche un soddisfacente casellario dove segni i compiti svolti tenendo bene a mente cosa invece manca da essere completato.

Avere l’avanzamento sott’occhio è il primo compito di un responsabile di un progetto e Trello in questo sta diventando uno dei migliori strumenti in circolazione soprattutto per team di lavoro fluidi che lavorano da remoto ma anche per quelli in uno stesso ufficio. Entrambi hanno bisogno di un sistema che informi e sia informato sul procedere delle cose sempre in costante aggiornamento e con una comunicazione simultanea a tutti i membri della squadra.

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20 libri che miglioreranno la vostra produttività

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Un libro può aiutare in qualsiasi aspetto della vita e può quindi anche darvi consigli per una maggiore produttività mettendo in pratica i dettami letti.

Quanto vi sottopongo di seguito cerca di darvi buone letture sull’argomento di una più efficiente produttività per invogliarvi a migliorare in questo aspetto della vostra vita lavorativa e non.

 

  1. La regola dei 5 secondi di Mel Robbins

Il testo di Mel Robbins ci introduce alla tecnica cosidetta della “5 seconds rule”. Lei life coach e una delle massime esperte americane sul lavoro e le relazioni interpersonali, insegna alle persone che abbiamo non più di 5 secondi per passare all’azione prima che il nostro cervello inizi a produrre delle scuse. Il nostro cervello cerca di spendere meno energia possibile per cui il suo obiettivo è sempre quelllo di andare contro il cambiamento e gli impegni difficili.

  1. Gestisci il tuo tempo di Luca e Laura Ravelli

Questo libro come scritto nell’introduzione è dedicato a chi ha cura di sé e curiosità di apprendere, cercando di avere un atteggiamento positivo e attento nei riguardi del tempo. Ma anche a chi crede di non aver mai tempo per fermarsi, sempre immerso nella corsa “col cervello in mano”. Luca e Laura Ravelli, formatori e consulenti, si occupano di aspetti comportamentali e di sviluppo della managerialità personale e ci guidano, in questo caso, a come gestire il proprio tempo, per far capire la differenza tra chi il tempo lo vive, lo occupa o lo trascorre, grazie anche a consigli pratici e  test di autovalutazione.

  1. Fare il doppio in metà tempo di Jeff Sutherland

L’ex pilota da caccia e innovatore tecnologico Jeff Sutherland ci introduce al metodo cosiddetto “Scrum”, termine inglese che identifica la mischia nel gioco del Rugby. Questo metodo contempla una organizzazione del lavoro pensata in ottica del raggiungimento degli obiettivi, con efficienza ed efficacia, basata su cicli brevi di sviluppo svolti da team di poche persone e volta alla valorizzazione del talento delle persone stesse grazie alla presenza di un leader facilitatore. Gli aspetti su cui si basa questa tecnica sono la trasparenza tra i membri del team e i responsabili, l’ispezione con l’analisi dei risultati e l’imparare ad adattarsi e a innovare.

  1. Riconquista il tuo tempo di Andrea Giuliodori

Giuliodori, creatore di efficacemente.com, punto di riferimento per chi si interessa di crescita personale, ci descrive come riappropriarsi del proprio tempo (e quindi della nostra vita) partendo da un giornata immaginaria e dalla pratiche e abitudini da mettere in atto ora per ora, ridefinendo così la nostra strategia quotidiana nell’affrontare quel che desideriamo davvero per realizzarci in ogni aspetto della nostra esistenza. Il riappropiarci del nostro bene più prezioso, il tempo, significa fare meno ma farlo meglio, sapendo focalizzarsi sulle effettive priorità, così da riconquistare quegli spazi di vuoto dover poterci rigenerare.

  1. Manage your Day-to-Day: build your routine, find your focus, and sharpen your creative mind, ovvero come gestire le attività quotidiane

Il libro ci dice come dire basta al troppo lavoro e iniziare a fare il lavoro migliore. Se si è troppo indaffarati, distratti e sopraffatti dal troppo lavoro, se si lavora ininterrottamente tutto il giorno, per  poi renderci conto che non si è portato a termine le cose più importanti quando si lascia l’ufficio allora bisogna rendersi conto che Il mondo è cambiato e anche il modo di lavorare deve cambiare. Con spunti di saggezza che traggono ispirazione da 20 esempi di menti creative, Manage Your Day-to-Day da alcuni strumenti per affrontare le nuove sfide di un lavoro continuo, h24.

Con il contributo di: Dan Ariely, Leo Babauta, Scott Belsky, Lori Deschene, Aaron Dignan, Erin Rooney Doland, Seth Godin,Todd Henry, Christian Jarrett, Scott McDowell, Mark McGuinness, Cal Newport, Steven Pressfield, Gretchen Rubin, Stefan Sagmeister, Elizabeth G. Saunders, Tony Schwartz, Tiffany Shlain, Linda Stone e James Victore. In più, una prefazione scritta dal fondatore e CEO di Behance, Scott Belsky.

  1. Detto, fatto: l’arte di fare bene le cose di David Allen

Il classico di David Allen una delle pietre miliari del business e della produttività personale. A differenza di altri libri di business con solo un elenco di consigli e di altri concetti, Allen scrive di un sistema completo per la produttività. In termini di mentalità, Detto, Fatto dimostra che si può avere la prospettiva e il controllo sulla lista delle cose da fare, che aumenta sempre di più. Il testo mostra come crearsi l’opportunità di raggiungere una produttività senza stress. Consiglio più frequente? Fare una revisione settimanale dopo aver letto Detto, fatto.

  1. La dittatura delle abitudini di Charles Duhigg

In La dittatura delle abitudini, il Premio Pulitzer Charles Duhigg offre la conoscenza di scoperte scientifiche che spiegano perché esistono le abitudini e come possono essere modificate. Fornendo moltissime informazioni attraverso aneddoti avvincenti Duhigg ci fa comprendere la natura umana e le sue potenzialità. La dittatura delle abitudini si basa su un tema decisivo: per praticare attività fisica regolarmente, perdere peso, essere più produttivi e raggiungere i propri obiettivi si deve soprattutto capire il funzionamento delle abitudini. I libro è incentrato sul modo in cui le persone, le aziende e le organizzazioni possano sviluppare abitudini positive in grado di migliorare il livello di produttività e di felicità.

  1. The miracle morning di Hal Elrod

L’inizio  della giornata ha un impatto decisivo sulla vostra produttività. C’è molta letteratura sulla routine mattutina delle persone di successo. Leggendo il libro e rispettando le idee descritte, si può reinventare il proprio tempo attraverso il fitness, la lettura e altre attività personali. Riguardo alla mentalità questo libro mostra come aumentare produttività e risultati attraverso una routine mattutina. Iniziando a svegliarsi presto per poi, appunto, costruire una routine mattutina fatta di più fattori (ad esempio, leggere anche per pochi minuti un giornale o un libro, scrivere il diario personale per 10 minuti e fare 10 minuti di esercizio fisico) in modo da essere pronti per il proseguio della giornata.

  1. Le sette regole per avere successo di Steven Covey

Il testo è oramai sotto l’attenzione del pubblico da oltre 25 anni. Ha attirato milioni di persone di ogni età e lavoro e tipo di vita.Le sette regole per avere successo è stato innovativo a suo tempo, una volta uscito nel 1990, e continua a essere un best-seller in ambito aziendale con oltre 10 milioni di copie vendute. Stephen Covey, esperto massimo di leadership, scrive che il vero successo nasce da un equilibrio tra efficacia personale e professionale e ci offre un manuale su come vivere queste due aree della nostra vita al meglio. I suoi aneddoti sono spesso tratti da situazioni familiari così come da sfide aziendali. Covey pone un “cambio di paradigma”, ovvero un cambiamento nella percezione e nell’interpretazione di come funziona il mondo. Covey sfida il lettore attraverso il modo di percepire e di agire correlato all’ambito della produttività, della gestione del tempo, del pensiero positivo, dello sviluppo dei cosiddetti “muscoli proattivi” (che agiscono per iniziativa invece che per reattività) e altro ancora.

  1. Padre ricco, padre povero di Robert Kiyosaki

Avere il controllo del proprio denaro è un aspetto altrettanto centrale della produttività. Con maggiori risorse finanziarie si possono delegare compiti (ad esempio utilizzare servizi di pulizia o assumere un assistente virtuale). Kiyosaki considera un’attività come qualcosa che genera soldi – ciò significa che i vostri beni personali non sono attività! Molti di noi considerano la propria casa come un bene. In definitiva le nostre case di solito risucchiano contanti! Il libro pone l’accento sull’importanza di costruire nuovi beni che producano reddito (ad esempio, azioni che paghino i dividendi, la proprietà di imprese, royalties, ecc). Consiglio preferito: cercare un lavoro che dia opportunità di apprendimento e crescita, più di un lavoro comodo – è un ottimo modo per incrementare la propria capacità produttiva.

  1. La guerra nel team: Racconto sulle 5 disfunzioni del lavoro di squadra di Patrick Lencioni

In questo libro, Patrick Lencioni ci scrive una favola dedicata ai temi della  leadership dove pone la sua attenzione e la sua narrativa sul mondo dei gruppi di lavoro. Kathryn Petersen, CEO di Decision Tech, si trova costretta ad affrontare una crisi di leadership: unificare un gruppo di lavoro tanto diviso da mettere a rischio l’intera azienda. Il racconto di Lencioni è ci ricorda come la leadership necessiti di coraggio e di competenza e mette in luce le cinque problematiche per cui anche i migliori team spesso sono conflittuali. Descrive un modello e delle note pratiche per saltare gli ostacoli e per formare un team di lavoro unito ed efficiente. Si tratta di un’avvincente favola in grado di trasmettere un messaggio chiaro e forte a chi  lavora per diventare team leader, veramente.

  1. The e-myth revisited di Michael E. Gerber

Il testo funziona come risorsa fondamentale per far crescere le  proprie capacità e avere il controllo del proprio tempo. L’avviamento di un’attività può avvenire perché si è stanchi di lavorare per qualcun altro. O si è interessati ad approfondire il proprio talento o la propria passione – cucinare, scrivere o suonare. Il libro di Gerber giudica determinante creare sistemi e procedure perché il business possa crescere – altrimenti l’azienda non potrà mai andare oltre la produttività già raggiunta. Suggerimento preferito: scrivere procedure operative standardizzate in ogni ambito del proprio lavoro in modo che l’azienda possa funzionare, con o senza te presente.

  1. Non si può lavorare così! Vincere lo stress per produrre e vivere meglio di Tony Schwartz

Attraverso l’integrazione di conoscenze multidisciplinari per il raggiungimento di prestazioni più efficienti, Tony Schwartz sottolinea lo scarso interesse che viene dato ai quattro fondamentali bisogni dell’uomo che possono far raggiungere ottimi risultati: sostenibilità (fisica), sicurezza (emotiva), espressività (mentale) e significatività (spirituale). Invece di lavorare come automi eccessivamente per lungo tempo, si dovrebbe dare il massimo impegno quando riusciamo alternativamente a dosare le nostre energie tra questi quattro bisogni essenziali. Questo libro offre un sistema di strategie, pratiche e efficaci, per la gestione delle crescenti richieste di un mondo sempre più complesso.

  1. Checklist: come fare andare meglio le cose di Atul Gawande

Fare errori è tipico ma frustrante. Per evitare gli errori si dice sempre di aumentare istruzione e formazione. Ma il testo ci dimostra che ci sono altre opzioni. La lezione di mentalità è che una banale lista di controllo può migliorare enormemente le prestazioni. Gawande cita esempi in cui i piloti commerciali utilizzano sempre liste di controllo in modo che i voli vengano gestiti in maniera sicura. Molti medici impostano checklist per scampare da errori in campo sanitario. Il consiglio preferito naturalmente è quello di imparare a fare una checklist per migliorare la produttività.

  1. Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less di Greg McKeown

Dove dedicare maggiormente il proprio tempo e attenzione, entrambi limitati, è una scelta decisiva per la propria produttività. La lezione che traiamo da “Essentialism” è quella di poter dire no alle richieste, alle persone e alle attività che non sono essenziali. È una facoltà difficile da adoprare, soprattutto se si è sempre stati abituati a compiacere le persone per vantaggio personale o per organigramma. Il libro offre illustrazioni tratte dall’esperienza di vita di McKeown.

  1. Produttività 300% di Max Formisano

Finalmente un libro italiano, uno dei miei preferiti, per la sua semplicità e perché può essere considerato il riassunto dei libri sopraelencati. Max, Il coach dei coach ti insegna il sistema che punta a semplificare la propria vita. “Identifica l’essenziale e invalida il resto” Produttività 300%” è un sistema che trasforma letteralmente il modo di concepire il tempo, le azioni quotidiane e la stessa vita, senza sacrificare se stessi, le vere priorità e il tempo libero.

  1. Una cosa sola di Gary Keller e Jay Papasan

In questo libro, come dice il titolo, la filosofia dell’unica cosa da fare viene spiegata a chi ha bisogno di ottimizzare e semplificare la propria organizzazione nel gestire il tempo, lavoro e non. Il focalizzarsi sulla cosa più importante o su quella che in un certo dato momento si ritiene indispensabile, a fronte di altre attività inutili o meno cruciali, per gli autori è la chiave del successo in ambito professionale e personale. Puntando sulla consapevolezza di se stessi e delle proprie esigenze personali.
Pagina per pagina viene smitizzato il credo dello “straordinario ad ogni costo” e del sovraccaricarsi di impegni per divulgare la dottrina del concentrarsi su “una cosa sola”. Il libro infatti inizia così. Con un proverbio russo: ”Se dai la caccia a due conigli, non ne prenderai nemmeno uno”.

  1. Batti il tempo di Flavio Cabrini e Ugo Ravaioli

Lo spreco del tempo, quale “padrone” del nostro tempo. Questo è quanto il testo ci mette di fronte. Quel 66% del tempo “sprecato” in attività marginali, fuori dalla nostra attività “fulcro”, è ingigantito dal tempo perso. L’essere consapevoli e padroni del proprio tempo fa la differenza e agevola a organizzare e coordinare anche i manager o chi deve gestire anche il tempo degli altri o dei propri collaboratori. Il libro è scritto in una buona sintesi di metodi e tecniche che vanno dal time management al problem solving mostrando come la delega, “questa sconosciuta”, risulti fondamentale nel migliorare la propria gestione del tempo.

  1. Quattro ore alla settimana di Tim Ferriss

Edito dal 2007, è servito da ispirazione a moltissime persone. Sotto l’aspetto della mentalità, questo libro dimostra che la gestione del tempo è spesso più preziosa del denaro in sé e per sé. Ci sono alcune sfide che Ferriss pone ai lettori. Come quella di stendersi per terra in un qualsiasi luogo per 10 secondi per dimostrare che c’è un limitato rischio reale nel contestare una norma stabilita. Il testo mira più a sottoporre delle soluzioni che invece a raccogliere opinioni presentando conversazioni e vita quotidiana.

  1. Tools of titans di Tim Ferriss

Qualcuno potrà argomentare se sia corretto includere questo testo tra quelli dedicati alla produttività ma pur essendo discutibile è comunque un vulcano di pensieri e consigli di persone diverse tra di loro, che credo possa interessare ad altrettante persone diverse per ragioni diverse. Uno dei Guru del miglioramento personale e del “lifestyle design” come Tim Ferriss ha raccolto centinaia di interviste fatte a persone di successo da cui si possono prendere spunti o consigli su come essere sano, ricco e saggio. Questi sono in effetti le tre parti in cui è diviso il libro, Healthy-Wealthy-Wise. L’autore di 4 ore alla settimana (The 4-Hour Workweek) ha raccolto, in giro per il mondo, centinaia di testimonianze di personalità sulle loro abitudini e sui loro strumenti utili per dare suggerimenti e trucchi, come lui stesso scrive, per raddoppiare guadagno, flessibilità e felicità.

E tu quali libri consiglieresti? Aspetto i tuoi commenti, intanto buona lettura!

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team
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Come condividere il calendario con l’assistente personale

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Quando inizi la collaborazione con una assistente personale la prima volta, con grande probabilità, ci sono due attività da seguire: la gestione del calendario e la gestione della posta.

 

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende?

Puoi quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

 

Ma ora guardiamo come e perché condividere il proprio calendario con altre persone

 

Puoi farlo sia con una persona sola che con un gruppo di persone, quindi puoi eventualmente dare visibilità dei tuoi impegni alla tua famiglia o al tuo team.

 

Qualche esempio pratico per usare Google Calendar:

 

  • gestione delle consulenze
  • gestione di appuntamenti clienti
  • gestione di servizi prenotati da clienti
  • gestione ferie team
  • gestione turni team
  • gestione per la prenotazione di una sala o location
  • gestione impegni della famiglia
  • piano editoriale blog

Se lo fai per la prima volta potrebbe darti fastidio il fatto che qualcuno “entri” nella tua vita. Non preoccuparti, non sei da solo! Ricordati che quando decidi di condividere il tuo calendario puoi comunque decidere in che modo il delegato può visualizzare i tuoi eventi e se può apportare modifiche, e di questo ne parliamo qui sotto.

 

Condividere un calendario esistente

 

Apri Google Calendar sul tuo computer. ( Non puoi condividere calendari dall’app)

A sinistra, trovi la sezione “I miei calendari”.

Passa il mouse sopra il calendario da condividere, fai clic su Altro   e poi su Impostazioni e condivisione.

Per condividere con persone singole: nella sezione “Condividi con persone specifiche”, aggiungi l’indirizzo email della persona con cui condividere il calendario.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Creare un nuovo calendario da condividere

 

Sul computer, apri Google Calendar.

A sinistra, sopra “I miei calendari”, fai clic su Aggiungi   e poi su Nuovo calendario.

Aggiungi il nome del calendario e clicca su Crea calendario.

A sinistra, fai clic sul nome del tuo nuovo calendario.

Nella sezione “Autorizzazioni all’accesso”, scegli un’opzione dal menu a discesa.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone nella sezione “Condividi con persone specifiche”.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Condividere con persone che non utilizzano Google Calendar

 

L’unico modo per permettere a chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il tuo calendario è renderlo pubblico. Ma non te lo consiglio perché vuol dire che chiunque può vederlo.

Se lavori in team i membri devono utilizzare gli stessi tool!

 

Visibilità del tuo calendario

 

Qualche informazione importante per gli scettici…

  • Le persone del tuo team possono trovare il tuo calendario, mentre le persone che non fanno parte del team non potranno vedere il tuo calendario.
  • Se inviti a una riunione qualcuno che non fa parte del tuo team, potrà visualizzarne solo le informazioni.
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento: le persone del team possono visualizzare i dettagli degli eventi del tuo calendario, a meno che non li contrassegni come privati(!!!).
  • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): le persone del team possono vedere se a una determinata ora sei disponibile oppure occupato, ma non possono visualizzare i nomi o i dettagli degli eventi.
  • Ed infine, chiaramente, gli accessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.

 

Aggiungere persone a un evento

 

Se dovessi organizzare una riunione presso la tua sede con partecipanti esterni comunque puoi invitarli tramite il Google Calendar, anche se non fanno parte del tuo team.

Basta cliccare sulla sezione Invitati sulla destra e inserire semplicemente il loro indirizzo email. In questo caso chiaramente non devi flaggare la possibilità di modificare l’evento, potranno semplicemente visualizzare l’evento.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

 

 

 

 

 

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Scopriamo le azioni su Trello

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Abbiamo già parlato su come strutturare la board e di conseguenza le liste, abbiamo scoperto anche le funzioni indispensabili all’interno delle card per gestire le micro attività, ed ora capiremo le azioni sia all’interno delle card, ma anche tra le board.

 

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Azioni su card

 

Se apri una card sulla destra, nel blocco inferiore troverai le varie azioni che puoi gestire.

Puoi spostare la card, scegliendo la board e la lista, addirittura anche il numero di posizione della card.

Funzione ancora più interessante è quella di copiare la card. Cliccando su Copia si apre una finestra dove impostare il nome della nuova scheda, se mantenere le checklist e le etichette applicate, poi naturalmente la board, la lista e il numero della posizione.

Questa funzione è molto utile quando una card passa in lavorazione di un altro team, il quale ha una board separata. In questo modo potrai trasferire in modo molto veloce le informazioni e quindi aprire una card dell’altro team. All’interno della nuova card naturalmente potrai fare tutte le modifiche necessarie già spiegate nell’ articolo precedente.

Sempre da questo blocco potrai anche archiviare la card (rimane sempre recuperabile per il futuro) o inviare il suo url per email.

 

Azioni sulle liste

 

Se clicchi sui tre puntini di una lista si apre una finestra di menù; potrai quindi copiare, spostare la lista o archiviare la lista, ma anche copiare o spostare tutte le card al suo interno.

 

Azioni sulla board

 

All’interno della tua board tra le liste potrai muovere liberamente le tue card; direi che questa è la funzione più soddisfacente di Trello. Con questa modalità di drag and drop (trascina e rilascia) proverai soddisfazione ogni volta che sposti una card dal “da fare” a “in corso” ed infine a “completato”.

 

Pagina iniziale e la raccolta delle board

 

Finora non ne abbiamo perlato, anche se ti sarai immaginato, potrai creare diverse board, per i vari settori della tua attività, ma anche per la vita privata, o per i tuoi clienti.

Quindi nella dashboard troverai tutte le tue board. Per non creare confusione conviene creare dei gruppi, per le categorie appena menzionate, e tutto questo è possibile dal menù dal lato sinistro.

Cliccando su uno dei gruppi ti si aprirà una finestra con dei punti salienti del gruppo, quindi volendo potrai rispondere ai commenti senza dover entrare nella board e nella card.

In basso sul lato destro troverai anche il menù di questo gruppo dove gestire i suoi membri e le sue impostazioni.

Se ti servisse riorganizzare le tue board e quindi cambiare gruppo, è possibile anche questo, ma in questo caso dovrai aprire la board coinvolta e cliccare su Altro, Impostazioni ed infine Cambia gruppo.

 

Trello è molto semplice, eppure all’inizio potrebbe sembrarti complicato come strutturare in modo efficace una board. Se è così potrai sempre contattarmi e richiedere una consulenza!

 

 

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Krisztina FekecsScopriamo le azioni su Trello
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