Come funziona la collaborazione con un’Assistente Virtuale?

Spesso le persone sono scettiche quando si parla di collaborazione virtuale. Il problema è che semplicemente non riescono a immaginarsi come gestire la comunicazione a distanza in modo efficace.

 

In questo articolo ho raccolto i migliori strumenti gratuiti per la collaborazione online, e ti mostro il flusso di lavoro “virtuale” tramite questi tool.

 

I migliori tool per una comunicazione online efficace

 

Mettiamo che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarti attorno, anche online. 

 

Magari trovi qualche profilo interessante su Linkedin o, semplicemente, dopo qualche ricerca veloce su Google hai stilato un elenco di siti web da contattare.

 

Cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni.

 

Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. 

 

Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

 

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione.

 

Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la comunicazione in modalità virtuale.

 

Poi le cose sono cambiate… ho capito che con gli strumenti offerti dal web tutto è più semplice e, addirittura, spesso gratuito.

 

Vediamo un po’ come funziona nel pratico, seguendo proprio il flusso di lavoro.

 

COLLOQUI DI LAVORO DA REMOTO

 

Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il colloquio! 

 

L’unica differenza è che da remoto è tutto molto semplice, veloce ed economico.

 

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype o Zoom: due software gratuiti e semplicissimi che ti permettono di comunicare in tutto il mondo.

 

CONTRATTO DI COLLABORAZIONE ONLINE

 

È molto importante, per entrambi i lati, avere un contratto di collaborazione. È il primo passo per costruire una lunga collaborazione basata sul rispetto e sulla fiducia.

 

Dimenticati della posta italiana e del fax, basta registrarsi su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro. Semplicissimo.

 

COME GESTIRE GLI ACCESSI E  LE PASSWORD 

 

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ufficio, in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. 

 

Lo so, questo spesso è un punto critico: potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione. Ma sappi che c’è la soluzione

 

Il tool LastPass dà la possibilità sia di memorizzare e creare delle password sicure, sia di condividere le tue password con il collaboratore senza comunicarle direttamente!

 

COME CONDIVIDERE I DOCUMENTI

 

Google Drive è perfetto per creare il tuo ufficio online. 

 

Se hai un profilo Google, hai di conseguenza anche Google Drive. 

 

Puoi creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque; puoi creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

 

Ti basta condividere la cartella con il collega e in questo modo potrete lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file, senza mai perdere un aggiornamento.

 

In alternativa, puoi usare Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

 

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo nella cartella Google Drive, puoi utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

 

PROJECT MANAGEMENT A DISTANZA

 

Ho scritto un intero articolo sui tool di project management, ma cerchi un tool davvero utile e semplice da utilizzare e, io consiglio sempre Trello

 

Leggi la mia guida su Trello e inizia ad utilizzarlo già da domani!

 

MESSAGGISTICA ISTANTANEA PER AIUTARTI NEL LAVORO DA REMOTO

 

A volte abbiamo bisogno di inviare delle comunicazioni veloci, immediate. Quando le email non bastano, possiamo servirci di strumenti o app di messaggistica istantanea.

 

C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsApp, Telegram e Slack

 

Tutti sia versione desktop che app.

 

COME RINTRACCIARE LE ORE LAVORATE

 

In azienda ti vengono registrate le tue presenze (e non le attività lavorative…) con il badge. 

 

In modalità virtuale invece te o il tuo collaboratore potete usare un time tracker software per registrare le attività. 

 

Per ogni task puoi assegnare una voce ed esportare i vari report. Io uso e consiglio Toggl.

 

LAVORARE CON UN˚ASSISTENTE VIRTUALE È SEMPLICE!

 

Sono certa che tutti questi tool e consigli ti convinceranno di come sia semplice fare molte cose da remoto. 

 

Ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero di come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se sei abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

 

Queste applicazioni o software sono semplici (e intuitivi!) ma decisivi, perché ti facilitano tutte le operazioni legate alla comunicazione e alla condivisione con il tuo cliente o collaboratore.

 

Specialmente se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo, questi tool ti aiuteranno a creare un rapporto più immediato ed efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

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Per poter sapere se e cosa delegare, quali priorità individuare e seguire, ti sottopongo questa lista di pratiche presenti dentro il mio kit delega, preparato appositamente per capire come partire con l’arte della delega.

Quindi se vuoi applicarti in poco tempo e con pochi esercizi ti invito a scaricare il mio KIT DELEGA gratuito!

📌Mini tutorial per le analisi delle attività e per la gestione delle priorità

📌Form con lista delle attività e matrice per analizzare le tue priorità

📌Tracker delle nuove abitudini

📌Form con lista delle attività da delegare

📌Form con la lista delle attività da non fare

📌Calcolatore per capire quanto tempo e soldi puoi guadagnare delegando

📌Lista di esempi di attività che possono essere delegate

📌Vademecum per la preparazione della delega efficace

COSA DICONO LE PERSONE CHE HANNO GIA’ SCELTO ME

  • Ho conosciuto Krisztina diversi mesi fa in un contesto formativo, da subito sono stata colpita dal suo raziocinio e dalla sua grande capacita organizzativa ( beh non a caso è stata per tanti anni la Segretaria di Direzione in Ferrari ).

    Ho iniziato ad usufruire dei suoi servizi di Assistenza Virtuale e sono molto soddisfatta: le ho delegato alcune task tecnologiche ( che non sono il mio forte! ) e mi ha permesso di dedicare più tempo ad altri aspetti del mio lavoro che mi piacciono di più e non sono delegabili. All'inizio non è stato semplice capire cosa delegare e Krisztina è stata molto brava a capire le mie esigenze e a suggerirmi delle soluzioni. Contattatela, vi cambierà la vita! Poter contar su di lei ha aumentato il mio tempo e liberato la mia mente.

    Maria Rosa Neri
    Maria Rosa Neri Image & Business Consultant
  • Mi sono rivolto a Krisztina per avere più tempo da dedicare alle mansioni principali della mia attività di e-commerce. Ho capito da subito che mi sarei trovato bene per la sua professionalità, infatti da quasi un anno lavoriamo insieme grazie al fatto che sa essere sempre organizzata con i tempi e le attività da fare. Inoltre è riuscita ad integrarsi perfettamente con altre aree dell'azienda passando le corrette informazioni al momento giusto, fornendo un'assistenza sempre presente e qualificata. Consiglio vivamente Krisztina perché sa interpretare con precisione le tue esigenze definendo bene le priorità, riuscendo ad essere pratica ed efficiente, portando valore aggiunto all'attività.

    Cesaretti Michele
    Cesaretti Michele CEO di Eurocali.it
  • Per tutto il periodo in cui ho lavorato come Performance Industriali, Krisztina ha svolto il ruolo di Assistente di Direzione in modo estremamente professionale e propositivo; dimostrato di saper lavorare in modo organizzato, autonomo ed efficiente. In particolare ho molto apprezzato la sua capacità di stabilire e gestire in maniera corretta, puntuale ed indipendente le priorità.

    Stefano Lanciarini
    Stefano Lanciarini Dirigente Ferrari, Team Leader vetture GT
  • Ho avuto il piacere di lavorare con Krisztina quando ero Direttore Acquisti della Ferrari S.p.A. Krisztina è una persona organizzata, sempre orientata al cliente, con cui ho avuto il piacere di lavorare. Lei gestiva con efficacia la mia agenda, definendo bene le priorità. Nell’ambito del mio lavoro avevo degli eventi VIP e Krisztina insieme al reparto comunicazione era sempre proattiva e professionale a gestirli.

    Sylvain Dubois
    Sylvain Dubois Managing Director Asia at Automotive Lighting Magneti Marelli
  • Ho avuto il piacere di lavorare con Krisztina nel mio ruolo di SVP Processi Produttivi di Ferrari S.p.A. Krisztina è sempre stata affidabile, puntuale, precisa e organizzata. Ha sempre conservato e proposto un atteggiamento positivo e sorridente. Organizzazione e gestione di eventi fanno parte di un bagaglio professionale che va ben al di la del mestiere di Assistente alla Direzione che Krisztina ha sempre svolto nel migliore dei modi e sapendo anche gestire situazioni complesse e urgenti.

    Mario Almondo
    Mario Almondo President and CEO of BREMBO China at BREMBO S.p.A.
  • Durante il periodo in cui Krisztina ha lavorato con me ha sempre tenuto un approccio estremamente professionale. E’ sempre stata attendibile e responsabile con tutti gli interlocutori sia dentro Ferrari che a livello di contatti esterni, fornendomi la possibilità di organizzare le mie attività in una maniera davvero  molto efficace e efficiente.

    Sergio Carpentiere
    Sergio Carpentiere Chief Procurement Officer presso CNH Industrial
  • Krisztina ha lavorato con me circa per circa 2 anni. Si è sempre rivelata affidabile e precisa. Veloce e organizzata gestendo il mio tempo in modo efficiente. E’ stata un supporto importante per lo svolgimento del mio ruolo di VP Operations in Ferrari garantendomi la possibilità di gestione di una realtà così complessa.

    Sebastiano Rio
    Sebastiano Rio Brembo After Market Business Unit
  • Krisztina è stata la mia prima assistente virtuale. Mi sono trovato da subito molto bene con lei per questi motivi: È molto puntuale, se dice che fa una cosa per un giorno, per quel giorno c’è il delivery pronto. È molto strutturata nel suo lavoro, anche se le do input a mano a mano che mi vengono in mente, lei riesce a mettere tutto in ordine e agire di conseguenza. Ci mette del suo: non si limita ad eseguire quanto richiesto (come una segretaria) ma riflette sulle attività da fare e mi suggerisce miglioramenti ove opportuno. Sono ormai alcuni anni che lavoro con lei. Esperienza molto positiva.

    Sergio Bruno
    Sergio Bruno Sergio Bruno – Italian partner of Global PMI Partners

SE HAI DELLE DOMANDE LEGGI QUESTA SEZIONE DOVE HO RACCOLTO LE DOMANDE PIÙ FREQUENTI AL RIGUARDO DELLA COLLABORAZIONE VIRTUALE.

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