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Come funziona la collaborazione con un’ Assistente Virtuale?

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I migliori strumenti GRATUITI per la collaborazione online

 

Spesso le persone sono scettiche al riguardo di una collaborazione virtuale, perché semplicemente non riescono a immaginarsi come gestire la comunicazione a distanza.

In questo articolo ho raccolto i migliori strumenti gratuiti per la collaborazione online, e mostro il flusso di lavoro “virtuale” tramite questi tool.

 

Mettiamo che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarsi attorno anche online. Magari trovi qualche profilo interessante su Linkedin, o semplicemente dopo qualche ricerca veloce su Google hai stilato un elenco di siti web da contattare.

Cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni. Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione. Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la modalità virtuale.

Poi le cose sono cambiate, ho capito che con gli strumenti offerti dal web, per queso tipo di attività, tutto è diventato più semplice, addirittura spesso in modo gratuito.

Vediamo un po’ come funziona dal vivo, seguendo proprio il flusso di lavoro.

Colloqui di lavoro

Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il colloquio! L’unica differenza è che in modalità remota è tutto molto semplice, veloce e economico.

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype o Zoom, entrambi gratuiti e semplicissimi.

Contratto di collaborazione

E’ molto importante, per entrambi i lati, avere un contratto di collaborazione. E’ il primo passo per costruire una lunga collaborazione basata sul rispetto e sulla fiducia.

Dimenticati della Posta Italiana e del fax, basta registrarsi su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro.

Accessi

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ ufficio, in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. Questo spesso è il punto critico, potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione.

Ma sappi che c’è la soluzione. Il tool LastPass da la possibilità, oltre a memorizzare e creare delle password sicure, anche di condividere le tue password con il collaboratore senza averle comunicate!

Condivisione documenti

Per creare il vostro ufficio virtuale la cosa più semplice è usare Google Drive. Avrai già un profilo Google, quindi hai già anche Google Drive. Potrai creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque, come potrai creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

Basta condividere la cartella con il collega, e in questo modo si potrà lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file senza mai perdere un aggiornamento.

Se non hai un profilo Google, potrai usare anche Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo sulla cartella Google Drive, potrai utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

Project Management

Proprio la settimana scorsa ho pubblicato un articolo sui tool di project management, ma se non vuoi perdere tempo per testarli tutti e vuoi un tool semplice, io consiglio sempre Trello. Trovi una guida qui, così da poterlo usare già da domani!

Messaggistica istantanea

C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsApp, Telegram e Slack. Tutti sia versione desktop che app.

Rintracciare le ore lavorate

In azienda ti vengono registrate le tue presenze ( mica le attività lavorative) con il badge. In modalità virtuale invece il tuo collaboratore userà un time tracker software per registrare le attività. Per ogni task una voce, con report esportabili. Io uso e consiglio Toggl.

 

 

Tutti questi consigli ti potranno convincere di come sia possibile fare molte cose da remoto e quindi ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero su come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se parti da zero essendo abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

Queste applicazioni o software sono semplici (oramai di veloce apprendimento nel loro uso) ma decisivi, perché ti facilitano operazioni per cui già ti stavi chiedendo come inventare un sistema di gestione della comunicazione e della condivisione col tuo cliente.

Se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo questi strumenti ti aiuteranno in poco tempo a gestire la condivisione delle attività col tuo committente o cliente, creando un rapporto più immediato e efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

 

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome funziona la collaborazione con un’ Assistente Virtuale?

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