Come funziona la collaborazione con un’ Assistente Virtuale?

 In Assistente Virtuale

Spesso le persone sono scettiche quando si parla di collaborazione virtuale. Il problema è che semplicemente non riescono a immaginarsi come gestire la comunicazione a distanza in modo efficace.

 

In questo articolo ho raccolto i migliori strumenti gratuiti per la collaborazione online, e ti mostro il flusso di lavoro “virtuale” tramite questi tool.

 

I migliori tool per una comunicazione online efficace

 

Mettiamo che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarti attorno, anche online. 

 

Magari trovi qualche profilo interessante su Linkedin o, semplicemente, dopo qualche ricerca veloce su Google hai stilato un elenco di siti web da contattare.

 

Cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni.

 

Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. 

 

Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

 

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione.

 

Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la comunicazione in modalità virtuale.

 

Poi le cose sono cambiate… ho capito che con gli strumenti offerti dal web tutto è più semplice e, addirittura, spesso gratuito.

 

Vediamo un po’ come funziona nel pratico, seguendo proprio il flusso di lavoro.

 

COLLOQUI DI LAVORO DA REMOTO

 

Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il colloquio! 

 

L’unica differenza è che da remoto è tutto molto semplice, veloce ed economico.

 

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype o Zoom: due software gratuiti e semplicissimi che ti permettono di comunicare in tutto il mondo.

 

CONTRATTO DI COLLABORAZIONE ONLINE

 

È molto importante, per entrambi i lati, avere un contratto di collaborazione. È il primo passo per costruire una lunga collaborazione basata sul rispetto e sulla fiducia.

 

Dimenticati della posta italiana e del fax, basta registrarsi su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro. Semplicissimo.

 

COME GESTIRE GLI ACCESSI E  LE PASSWORD 

 

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ufficio, in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. 

 

Lo so, questo spesso è un punto critico: potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione. Ma sappi che c’è la soluzione

 

Il tool LastPass dà la possibilità sia di memorizzare e creare delle password sicure, sia di condividere le tue password con il collaboratore senza comunicarle direttamente!

 

COME CONDIVIDERE I DOCUMENTI

 

Google Drive è perfetto per creare il tuo ufficio online. 

 

Se hai un profilo Google, hai di conseguenza anche Google Drive. 

 

Puoi creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque; puoi creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

 

Ti basta condividere la cartella con il collega e in questo modo potrete lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file, senza mai perdere un aggiornamento.

 

In alternativa, puoi usare Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

 

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo nella cartella Google Drive, puoi utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

 

PROJECT MANAGEMENT A DISTANZA

 

Ho scritto un intero articolo sui tool di project management, ma cerchi un tool davvero utile e semplice da utilizzare e, io consiglio sempre Trello

 

Leggi la mia guida su Trello e inizia ad utilizzarlo già da domani!

 

MESSAGGISTICA ISTANTANEA PER AIUTARTI NEL LAVORO DA REMOTO

 

A volte abbiamo bisogno di inviare delle comunicazioni veloci, immediate. Quando le email non bastano, possiamo servirci di strumenti o app di messaggistica istantanea.

 

C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsApp, Telegram e Slack

 

Tutti sia versione desktop che app.

 

COME RINTRACCIARE LE ORE LAVORATE

 

In azienda ti vengono registrate le tue presenze (e non le attività lavorative…) con il badge. 

 

In modalità virtuale invece te o il tuo collaboratore potete usare un time tracker software per registrare le attività. 

 

Per ogni task puoi assegnare una voce ed esportare i vari report. Io uso e consiglio Toggl.

 

LAVORARE CON UN˚ASSISTENTE VIRTUALE È SEMPLICE!

 

Sono certa che tutti questi tool e consigli ti convinceranno di come sia semplice fare molte cose da remoto. 

 

Ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero di come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se sei abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

 

Queste applicazioni o software sono semplici (e intuitivi!) ma decisivi, perché ti facilitano tutte le operazioni legate alla comunicazione e alla condivisione con il tuo cliente o collaboratore.

 

Specialmente se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo, questi tool ti aiuteranno a creare un rapporto più immediato ed efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

 

In questo articolo ti ho fatto conoscere alcuni degli strumenti che utilizzo quotidianamente con i miei clienti. Spero tu li abbia trovati utili e, se ti va, fammi sapere quali sono i tuoi tool preferiti.

 

Delegare non è facile! Ti ho preparato un kit GRATUITO per una delega efficace.


E se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

 

 

 

 

 

 

 

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