Introduzione alla nuova Gmail

 In Smart office tools

La nuova interfaccia di Gmail è ricca, utile e intuitiva.

 

In questo articolo parleremo delle novità e delle funzioni più smart di questa piattaforma.

 

Il nuovo aspetto di Gmail

 

Iniziamo con il dire che ci sono tre modalità di aspetto: 

  1. predefinita;
  2. normale; 
  3. compatta.

 

Già nella versione “predefinita” è possibile notare delle novità:  ci sono 4 comandi “Archivia”, “Elimina”, “Segna come da leggere” o “già letto” e “Posticipa” a fianco a destra dell’intestazione di un messaggio.

 

Quest’ultimo comando, in particolare, ci permette di rinviare e rimuovere le email a cui non possiamo rispondere subito e di archiviarle nella cartella “Posticipati” nel Menu principale. La nuova Gmail, inoltre, ci dà la possibilità di avere dei promemoria che ci ricordano di rispondere alle email rimandate e lo fa in maniera intelligente.

 

Nella parte superiore della “Posta in arrivo”, infatti, è possibile vedere email con le date precedenti e un suggerimento che invita a rispondere o a inviare un follow-up.

 

La versione “Normale” è più simile alla vecchia interfaccia ma con una grafica più sintetica. 

 

Nella versione “compatta” invece, tutto è più compatto, appunto, e più scarno. Ideale per chi preferisce avere una visualizzazione essenziale.

 

Dopo l’interfaccia… entriamo nell’inbox!

 

Una volta scelto l’aspetto che ci appartiene di più, possiamo entrare nella nostra inbox e scoprire le ulteriori novità. Abbiamo sempre la possibilità di poter tornare alla attuale configurazione tramite “Torna alla versione classica”.

 

La prima macroscopica novità è la barra laterale. Attraverso la barra laterale si può accedere: ai servizi di Calendar, dove puoi visualizzare il programma della giornata; alla funzione Keep per creare appunti e note da inserire rapidamente; e a Tasks dove puoi aggiungere cose da fare o scadenze divise in fasi successive selezionabili.

 

In più è presente la voce Componenti aggiuntivi dove possiamo installare ulteriori strumenti Gmail per gestire i nostri messaggi.

 

Un’altra novità è la possibilità di aprire gli allegati direttamente dalla lista delle email, senza dover entrare dentro il messaggio. Questo rende più immediata l’apertura dei documenti e delle foto allegate. Se scegliamo la modalità “Predefinita”, visualizzeremo un’anteprima degli allegati nella “Posta in arrivo”.

 

Un’altra nuovissima funzione è la Smart Reply cioè la possibilità di scegliere tra risposte già pronte e intelligenti. 

 

Questo ci permette di replicare velocemente ai messaggi quando non c’è bisogno di articolare una risposta più complessa.

 

Visti i recenti fatti riguardo alla riservatezza dei dati personali ci sono anche novità riguardanti questo importante e delicato aspetto.

 

La modalità “Confidential” offre maggiori tutele. Ad esempio? 

C’è la possibilità di distruggere le email inviate dopo un dato periodo (da impostare), è possibile proibire di farle inoltrare e stamparle o, ancora, è possibile creare delle password e inviarle tramite sms all’effettivo destinatario per essere sicuri che sia solo lui/lei stesso a leggere la nostra missiva riservata.

 

Per rimanere in tema sicurezza, ci sono gli Alert che mostrano più chiaramente se la posta è a rischio presenza di virus, tramite nuovi algoritmi che valutano la presenza di phishing.

 

NOVITÀ RIGUARDO LA PRIVACY DELLA NOSTRA GMAIL 

 

Una grande novità è il fatto di poter controllare gli eventuali accessi fraudolenti. Gli accessi fraudolenti sono quelli che arrivano da paesi remoti, ad esempio. Come monitorarli? Basta cliccare sull’icona dell’account situata in alto a destra sulla posta in arrivo e andare poi su Controllo della Privacy e Gestisci Attività Web e App. 

 

Nel caso vediate degli accessi dubbi conviene cambiare la password del vostro account.

 

Un’altra opzione molto comoda e, direi, sempre attuale è quella di poter annullare un’iscrizione a una newsletter che nel tempo è diventata fastidiosa o non ci interessa più. Possiamo farlo con il pulsante “Annulla iscrizione” posto vicino all’indirizzo del mittente.

 

Ultima novità, in tema sicurezza, è quella di poter aggiungere un sito, nel momento in cui ci registriamo, in modo tale da poterne stoppare l’iscrizione quando si vuole e poter anche vedere le condivisioni che quel sito ha fatto con il proprio account.

 

I NUOVI COMANDI CHE FACILITANO LA GESTIONE DELLA CASELLA GMAIL

 

La prima funzione davvero utile, a mio parere, è quella di poter delegare il proprio indirizzo email. Possiamo usarla in quei momenti in cui non possiamo consultare o gestire in prima persona la nostra posta.

 

Come si fa? Segui questi passaggi: 

 

  • clicca su Impostazioni;
  • clicca su Account; 
  • vai in “Importazione e Aggiungi un altro account” (quest’ultimo deve essere sempre un account Gmail).

 

La persona che hai aggiunto potrà inviare ed eliminare email senza sapere la password e senza intaccare i dati sensibili dell’account.

 

E nel caso non ci si voglia affidare a un delegato si possono programmare le email sia con data che con orario esatti. Ci sono momenti prestabiliti, tipo “stasera” o “domani”, ma si può personalizzare come meglio possa servire.

 

Altra novità, sicuramente allettante, è la possibilità di creare indirizzi secondari, sempre collegati al nostro account ma con dentro maggiori informazioni che riguardano magari la nostra azienda, un nostro soprannome, un secondo cognome di famiglia.

 

Più semplicemente ora c’è la possibilità di avere un indirizzo secondario da poter usare per molteplici finalità.

 

Chiaramente le email saranno ricevute nella casella dell’account originale (dentro alla casella di posta in arrivo dell’indirizzo principale).

 

È possibile anche avere anche un dominio diverso da quello di Gmail nel caso di aziende o uffici ove un dominio sia già presente: basterà aggiungere l’account Gmail inserendo i suffissi Imap.

 

L’ultima opzione davvero utile è quella del richiamo delle email

 

Quante volte ti è capitato di aver mandato frettolosamente o inconsapevolmente qualcosa di sbagliato o inappropriato, con la paura di non poter fare più nulla e aver creato i presupposti per una figuraccia o una gaffe? Ecco, ora in “Impostazioni”, su “Annulla invio” si può impostare i secondi di stand by in cui una email può stare prima di finire nella casella di posta del destinatario. Tempi utili disponibili 5, 10, 20 o 30 secondi.

 

Fantastico, non trovi? 

 

LINK UTILI E AUTOMATICI

 

Un link è quello della capacità di collegarsi immediatamente a un indirizzo fisico presente in una email ricevuta. Dove sono presenti indicazioni stradali, vengono subito rilevate creando un link sulla destra dove poter cliccare per consultare la mappa.

 

Sulla falsa riga di WhatsApp si possono inviare messaggi vocali o video in diretta ai contatti della rubrica usando l’integrazione con Google Hangouts. Così è possibile partecipare a chiamate live cliccando in basso a sinistra sull’interlocutore con cui si vuole dialogare.

 

Credo di aver menzionato tutte le ultime novità di Gmail e a questo punto non mi resta che augurarti una migliore gestione della tua casella!

 

 

 

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