Come capire cosa delegare?

 In Assistente Virtuale

Imparare a gestire il tempo non è semplice. È un percorso, spesso lungo, dove prima devi capire tanti dettagli e poi integrare pian piano dei cambiamenti di vita. Delegare alcune attività è parte integrante di una buona gestione del tempo. 

 

Alt! So cosa stai pensando: “questa cosa allora non fa per me, io tempo non ce l’ho!”

 

Ricorda però che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita. Quindi, conviene perfezionarla. 

 

In questo articolo ti aiuto a capire come migliorare la tua gestione del tempo e quali attività puoi delegare facilmente. 

 

ANALISI DELLE ATTIVITÀ

 

La prima cosa da fare per iniziare a gestire meglio il proprio tempo, è un’analisi delle attività che svolgiamo. In questo modo riusciremo a capire cosa possiamo delegare e dove invece dobbiamo concentrarci in maniera più proficua. 

 

MA CON CHE MEZZO SI PUÒ FARE L’ANALISI?

 

La risposta è molto semplice: Toggl!

Toggl è uno strumento gratuito e molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome e avere così un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

 

MA COSA SI PUÒ FARE CON TOGGL?

 

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking. Parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo giusto e con costanza.

 

Il primo sforzo per iniziare migliorare la gestione del proprio tempo, è proprio questo: tenere traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. In questo modo puoi fare un’analisi di come usi veramente il tuo tempo e quali sono le attività che ti rubano minuti e ore preziose. È possibile anche che tu faccia scoperte su delle tue abitudini di cui ormai non ci ti accorgi nemmeno più. 

 

Nella categoria “progetti” di Toggl inserisci le tue attività principali, o il nome dei tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

 

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il tool infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito puoi iniziare a fare la vera analisi grazie ai report raccolti.

 

Avrai già intuito che in questo modo è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, della piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. 

 

Questo lavoro ci permette di ricavare un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e sulle efficienze dei vari collaboratori. È il punto di partenza per iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

 

COME SI FA UN’ANALISI PER LA GESTIONE DELLE ATTIVITÀ?

 

Usare Toggl per capire come utilizziamo il nostro tempo è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda

 

Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, devi capire anche in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, e infine fisicamente come ti sentivi.

 

Lo so, in questo momento tutti questi dettagli ti sembrano inutili. Ti assicuro però che presto capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

 

Quanto deve durare l’analisi? Prendi in considerazione almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

 

COSA PUOI SCOPRIRE ANALIZZANDO LE TUE ATTIVITÀ?

 

Quando inizierai ad analizzare come impieghi il tuo tempo, scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Quali sono le attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità.
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza.
  • Qual è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico.
  • Alcune connessioni emotive strane tra le varie attività.
  • Quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quale quelle negative.
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità.

 

MA PERCHÉ È NECESSARIO FARE UN’ANALISI DELLE ATTIVITÀ?

 

Perché non c’è miglioramento senza analisi. 

 

Un’analisi della gestione del proprio tempo è necessaria per migliorare la pianificazione dei progetti (e della vita) e per evitare (o ridurre) tutte le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo. 

 

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutare a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche, a ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. 

 

Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

 

DEFINIRE LE PRIORITÀ

 

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa (e non) sugli obiettivi veri.

 

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti può aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

 

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni “urgente” e “importante”.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.

 

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of highly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower.

 

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

 

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio, la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, di cui neanche ci ricordiamo.

 

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

 

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

 

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

 

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV

Ora capite che questa situazione porta a delle situazioni tragiche! 

 

Prima di tutto, secondo Covey, i manager non si occupano di strategia e trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai 🙂

 

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker “le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità”.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

 

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se parti da zero e non hai nessuna pianificazione in atto, devi dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

COME CREARE LA PROPRIA MATRICE?

 

  1. Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminale e quindi inseriscile nella matrice.
  2. Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
  3. Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
  4. Automatizza e delega le attività del quadrante III.

 

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure. Puoi partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

 

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. 

 

Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, puoi pensare di collaborare con una persona che possa supportarti con queste attività.

 

Ed è proprio qui che cambia la vita. 

 

Dopo aver sistemato i quadranti III e IV, puoi avere almeno 4-5 ore settimanali per poterti dedicare al tuo quadrante II.

 

Ora ti chiederai: “ma invece il quadrante I?” il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente sia perché non passano più attività dal quadrante III, sia perché avrai dei processi più fluidi.

I PUNTI CHIAVE DA FISSARE

 

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, arriviamo ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’“Arte della delega”:

  • Inizia a delegare  con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti  aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che, come  leader, devi sbrigare.
  • Quando  deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che stai cercando? Lascia l’opportunità ai tuoi compagni di squadra di lavorare su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo gli darai qualcosa da festeggiare, ma anche un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
  • Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
  • Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader  che tutti vorranno seguire.
  • Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

 

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

 

Vuol dire che ti puoi liberare dall’80% delle attività che stai seguendo e dedicarti a quel 20% continuando a guadagnare.

 

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

 

Il metodo migliore per trovare queste attività pesanti, è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dell’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice: se non ti piace e c’è pure chi può farla meglio di te, è da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. 

Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico e quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

 

Tu come te la cavi con la gestione del tempo?

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