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Definizione di Smart Working

Uno Smart Office è un “non luogo” dove un lavoratore da remoto svolge le attività, a lui delegate da un datore di lavoro. Perciò il collegamento allo Smart Working è, come è facile pensare, direttamente connesso.

Per definire che cos’è lo Smart Working ci facciamo aiutare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali : Il Lavoro Agile (o Smart Working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Direi che quanto descritto ci aiuta a capire i punti nevralgici di questo tipo di attività e a cogliere gli spunti che ci offre per uno Smart Office.

 

Perché creare uno Smart Office

Proprio partendo dal presupposto contenuto nella definizione del ministero, cioè quello di aiuto al lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro, favorendone nel contempo la produttività, si può già avere la risposta al perché del sottotitolo.

Se si parla sempre di modernità, di futuro migliore grazie alla tecnologia, perché non lo si deve pretendere nel nostro presente, dove sia possibile applicarlo, nel miglioramento della nostra vita lavorativa e non?

Abbiamo hardware e software che ci permettono di poter lavorare da qualsiasi posto, server per organizzare database efficienti dove ognuno può aggiornare il proprio file o documento, sistemi di comunicazione che ci permettono di essere sempre connessi e informati. Perché non dovremmo sfruttare tutto questo ora?!

Certo, dipende dal tipo di lavoro. Ma quante attività ci obbligano a stare dentro uno spazio chiuso insieme ad altri con cui neanche abbiamo un costante interscambio di dati e informazioni, e nemmeno un minimo rapporto umano?

Chi lavora presso un’azienda o ufficio strutturato deve sottostare alle regole di quell’ambiente, ma chi invece è dentro una piccola struttura o dotato di semplice partita IVA può avvalersi di questa modalità.

La snellezza che contraddistingue lo Smart Working (assenza di vincoli orari o spaziali) in termini di struttura deve essere accompagnata da un‘organizzazione e pianificazione (un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi), per non sfociare in una confusione tra vita privata e lavoro che non farebbe altro che scoraggiare chi appena inizia a provarlo.

Ma qui si tratta del livello di impegno che ogni nostra azione deve avere se da questa ne vogliamo far scaturire dei risultati. Se il solo obiettivo è quello di lavorare da casa e non altro, allora è meglio rimanere nel tipico ufficio tradizionale.

L’obiettivo è invece quello descritto nella definizione del ministero, come già scritto, cioè maggiore conciliazione tra vita privata e lavoro e maggiore produttività.

 

Local independent

La prima efficienza è sicuramente quella di avere una struttura snella, composta solo dall’equipaggiamento hardware e il collegamento a internet. Il posto dove ci troviamo diventa secondario.

La prima grande rivoluzione dello Smart Working è proprio questa, dato che il mondo del lavoro tradizionale è forse, per prima cosa, definito dall’ambiente in cui si lavora.

Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentando in questo modo anche il proprio bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità di lavorare in un contesto più dinamico e innovativo.

Poi c’è la flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non si deve trattare di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.

 

Boss independent

Il secondo aspetto rivoluzionario è dato dalla indipendenza che si ha lavorando da remoto. La presenza di procedure chiare e di obiettivi ancor più limpidi insieme alla responsabilità personale rende liberi dall’avere per forza un responsabile alle calcagne che ti controlla o da istruzioni giorno per giorno.

Se con il datore di lavoro si è condiviso la procedura operativa, le fasi, i cicli e gli obiettivi, allora non rimane altro che la nostra competenza e responsabilità nell’affrontare i compiti assegnati.

 

Abbassare le spesse fisse

Chiaramente i costi si abbassano notevolmente se si può operare da qualsiasi posto, che sia la casa, lo spazio co-working, la biblioteca o quant’altro.

La spesa costante sarà quella del primo acquisto dell’hardware e del collegamento wi-fi, ma il risparmio lo si ottiene anche coll’uso di app e software di gestione che oramai si trovano gratuitamente. Inutile ricordarvi Trello o Asana e tutti gli altri applicativi di cui vi ho scritto nei miei articoli.

 

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Chiaramente il vantaggio maggiore sulla riduzione dei costi del lavoro è innegabilmente per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati. Ma questo diventa altrettanto vantaggioso per lo smart worker che così ha più potere di attirare l’attenzione su di se nel mercato delle professioni.

 

Aumentare la produttività

Se si lavora per fasi, cicli e obiettivi chiari allora la puntualità delle nostre azioni, per svolgere i compiti ricevuti dal datore di lavoro, sarà maggiore come lo sarà per chi ci da le istruzioni sulle attività da svolgere, sapendo che, facendo lavorare per obiettivi, la motivazione per l’addetto sarà quella di raggiungerli nel più breve tempo possibile e con la maggiore efficacia possibile.

 

Dare più libertà ai collaboratori

Come scritto prima, la responsabilità dello smart worker deve essere proverbiale se si vuol mantenere questa indipendenza e al tempo stesso avere efficienza nello svolgere le attività.

Ma il tutto viene ripagato dall’avere più libertà dai datori di lavoro o committenti che siano, che si affidano a professionisti con le competenze giuste per quel compito esatto e, dotati di fiducia negli altri, non devono seguire passo passo ogni azione del delegato.

Se si ha un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se si lavora quando si è fissato nella propria agenda, ma nell’arco dell’intera giornata e non secondo orari prefissati da altri, se ci si può muovere liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligati a restare chiusi in un ufficio, allora si sarà anche più produttivi. E lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.

 

Work life balance

Ripartiamo come abbiamo fatto in tutto l’articolo dalla definzione legislativa e da questa frase per l’esattezza: “una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro”

Questa forse da il significato più profondo allo smart working. La conciliziazione tra vita privata e lavoro contro l’alienazione dalla propria sfera privata che il lavoro stesso di solito causa.

Se di rivoluzione si tratta, questa però deve portare a un miglioramento e non solo a uno stravolgimento delle proprie abitudini.

Questa evoluzione deve far gestire lavoro e propria vita privata in armonia e secondo orari più consoni e flessibili, senza l’assillo del timbrare il cartellino e del rispetto canonico delle minime otto ore giornaliere.

Pensiamo, poi, solo ai problemi pratici tipo il traffico per strada, sia all’entrata che all’uscita da lavoro o al tempo sprecato in momenti di mole di lavoro minore come capita spesso in molti uffici aziendali.

 

I principi della nuova modalità:

Leadership

La pratica della leadership in questo contesto si tramuta in un’opera di responsabilizzazione dei collaboratori con meno controllo su di loro, dato che verrano giudicati sulla base del raggiungimento degli obiettivi prefissati collegialmente.

Responsabilizzazione e motivazione

Di pari passo a quanto scritto sopra il collaboratore si sente più responsabilizzato ma al tempo stesso più motivato, perché è stato scelto per un compito sulla base della sua competenza e ha avuto una chiara istruzione su quello che deve svolgere.

Chi accetta qualsiasi attività da remoto, di per sé, assume un ruolo di responsabilità che deve interpretare fino in fondo, perché l’unica cosa che conta sarà la consegna del progetto o documento richiesto dal datore di lavoro, attraverso la procedura delle fasi di lavoro.

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali, fornendo una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

la responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, essendo consapevole in maniera responsabile della propria attività e quindi più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In più il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Per di più l’autonomia è maggiore nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

Il risultato dello Smart Working deve essere il maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi la maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavoratore da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma un continuo confronto e una condivisione di informazioni.

Lo so, questo è difficile anche in un normale ufficio ma in questo caso deve esser d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

 

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Krisztina FekecsSmart Working-Smart Office
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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team
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Riorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart

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Sono due i casi principali in cui i servizi dell’Assistente Virtuale vengono considerati: il libero professionista o la piccola azienda cercano una soluzione flessibile e economica per gestire le loro attività operative oppure l’azienda più strutturata, in un periodo di grande intensità lavorativa, cerca personale in outsourcing per gestire le sue attività straordinarie. Per darti un’idea dei servizi possibili di un Assistente Personale Smart puoi leggere questo articolo.

 

In realtà esiste un’altra situazione in cui l’Assistente Virtuale può essere di aiuto: riorganizzare il proprio ufficio.

 

Lavorando in modalità smart working  hai la possibilità di sperimentare tante situazioni diverse e capire le procedure migliori per le piccole realtà. Una buona organizzazione parte anche dal metodo con cui si riordinano le idee e si definiscono gli obiettivi. Lavorare da remoto potrà sembrare ad un occhio superficiale più facile e comodo. Ma lo è solo quando si usano metodo e organizzazione rigorosi per poter affrontare questa nuova modalità di lavoro. Altrimenti si rischia di naufragare nel caos.

Guardiamo cosa può fare un’Assistente Personale Smart per aiutarti a riorganizzare l’ufficio.

 

Analisi attività

 

Analizzare le tue attività e quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

 

Procedure intelligenti

 

Per lavorare meno e meglio la cosa migliore è quella di creare e seguire delle procedure, perché in questo modo potrai ottimizzare ogni fase della tua attività, sarai più produttivo, compresi i tuoi collaboratori e avrai clienti più soddisfatti. Il flusso di lavoro che hai ritenuto più opportuno e affidabile sino ad ora potrebbe essere migliorato solo con qualche accorgimento o azione in più, per facilitare il tuo modus operandi secondo delle azioni prestabilite e sinergiche col tuo team di lavoro.

 

Gestione email intelligente

 

La gestione delle email prende ore alla tua vita ogni giorno, non può essere organizzata a caso e non puoi diventare schiavo della tua casella. Con una gestione pensata e più ottimizzata potrai tenere sotto controllo la situazione senza esser preso dall’ansia di leggere tutto o di aver dimenticato qualche e-mail.

 

Gestione calendario intelligente

 

Una buona gestione del tempo ti aiuterà ad affrontare ogni situazione della tua azienda con serenità, ogni settimana avrai le attività programmate e alla fine dell’anno potrai raccogliere i frutti del buon lavoro. L’agenda personale è il primo mattone su cui costruire la propria organizzazione. Ne beneficeranno anche i tuoi collaboratori.

 

Gestione del tempo con metodo

 

Con l’introduzione di alcune nuove e poche regole potrai ottimizzare tutte le attività del tuo business, potrai beneficiarne tu ma anche i tuoi collaboratori. Ricordati la gestione del tempo coincide con la gestione della vita. E’ un errore considerarle scisse e il metodo con cui le unisci è decisivo.

 

Nuovi strumenti smart

 

L’Assistente Smart può anche consigliarti tools già sperimentati e testati, per migliorare ulteriormente la gestione di tutte le attività sopra elencate. Tenersi aggiornati su quanto offre il mondo delle app e dei software è importante per avere strumenti utili ed efficaci al passo coi tempi.

 

Gestione del tuo team smart

 

L’introduzione dello smart working all’interno della tua attività potrà regalarti già il 15% in più di produttività secondo recenti stime, ma per questo serve preparazione e coordinamento. Anche se sei una piccola realtà potrai affrontare questo nuovo modo di lavorare e dare freschezza alla vita dei tuoi collaboratori per ottenerne maggiore produttività. Il mondo cambia e, se si può, facciamo che cambi in meglio!

 

Avere il tempo per gestire tutto con metodo e serenità, avere il tempo per la tua vita personale e per la tua famiglia potranno sembrarti delle cose impossibili, invece con l’aiuto della tua assistente smart capirai che è possibile. L’Assistente Personale Smart può aiutarti a cambiare la tua vita davvero.

 

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Le professioni del futuro. Un convegno a Milano

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Il 15 marzo si è svolto il 2° convegno Le professioni del futuro a Milano, organizzato da Intribe.

Intribe è una startup che si occupa di indagini di mercato innovative, come quella sull’evoluzione del mercato del lavoro in Italia.

Iniziamo con un dato sorprendente: Il 65% dei bambini, oggi nelle scuole, nei prossimi anni farà un lavoro che ancora non esiste.

Cos’è la rivoluzione digitale? Nonostante il 97% delle imprese PMI è refrattaria ad innovare, possiamo parlare di un cambiamento irreversibile. Questo vuol dire che dobbiamo adattarci e cambiare, prima che il cambiamento ci travolga.

No, no voglio parlare di robot e fare delle previsioni sul mercato di lavoro. Le previsioni più delle volte si presentano nella realtà in modo molto diverso.

Ma non possiamo negare che il lavoro e lo stile di lavoro siano già cambiati. Non si tratta solo di tecnologia ma di esigenze profondamente cambiate. La generazione dei millenials – che ora sono adulti! – ha un approccio ben diverso di quello delle generazioni del boom economico dei anni ’60.

Le loro priorità non sono più un lavoro dove si rinuncia a vita privata e creatività in cambio di uno stipendio fisso, ma sono la flessibilità, un nuovo equilibrio tra vita e lavoro, con il concetto che non si vive per lavorare ma si lavora per vivere.

Lo Smart Working è un nuovo tipo di collaborazione che ristabilisce lo standard consueto del lavoro dentro le aziende e che sarà impiegato come soluzione alla creazione di nuovi posti di lavoro e alla loro organizzazione ed anche al loro mantenimento, per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working.

Le aziende devono imparare a riconoscere queste nuove esigenze e accontentarle. Anche perché spesso si tratta di esigenze facilmente proponibili anche a livello economico. Dal punto di vista finanziario è più semplice proporre 4 giorni di smartworking che fare un aumento a tutti i dipendenti. Questo stesso infatti può aumentare la produttività aziendale del 15%.

Serve chiaramente un cambio di mentalità anche al livello manageriale. Infatti un articolo recente di Repubblica dice che regalare benessere attrae i talenti, l’industria lo sa, ma non ne approfitta, dimostrando una miopia tipica di una strategia a corto raggio.

 

Si parla difatti di Digital Mismatch, che produrrà 2 milioni di posti di lavoro vacanti già nel 2020. Tra solo due anni. E’ quindi facile capire il ritardo nella formazione delle competenze da parte di istituzioni e aziende nel colmare questo divario, che costringe oramai a rincorrere l’innovazione che già sta procedendo rapida nella nostra vita quotidiana. E’ anche per questo che una maggiore consapevolezza tecnologica dovrebbe essere dentro tutti noi per controllare maggiormente ciò che cambia intorno a noi.

Secondo Randstad, presente al convegno, anche le competenze richieste sono cambiate negli ultimi anni, e si parla sempre di più di cambiamenti molto veloci. Creatività e innovazione insieme al pensiero critico sono saliti sulla classifica, mentre al posto di controllo di qualità è entrata l’intelligenza emotiva, come al posto dell’ascolto attivo la flessibilità cognitiva.

Sta crescendo anche la cultura del rischio e dell’insegnamento dell’errore. E questo le startup lo sanno, imparare a gestire i fallimenti è precondizione del successo. Sbagliare si può ed è costruttivo. Usare un approccio incrementale può facilitare questa gestione dell’errore. Provare e affinare diventa il nuovo Business Plan.

Partendo poi dal concetto che se non puoi condividere ciò che fai, questo avrà meno valore. Se lo condividi qualcuno potrà migliorarlo. Partendo anche dai tuoi errori.

 

Secondo il dipartimento del lavoro USA chi è a scuola oggi arriverà all’età di 38 anni con in media 10 lavori alle spalle, mentre i nati negli anni ’60 alla stessa età si lasciavano alle spalle solo 4 lavori. Questi numeri sono da adattare per difetto all’Europa ma in ogni caso cambiare lavoro, attività e settori non è più un fallimento o sintomo di non essere capaci, ma è la conseguenza della voglia di imparare sempre cose nuove esprimendo la propria creatività.

Il cosiddetto Life Long Learning è entrato nella nostra vita con l’accesso alle enormi quantità di informazioni tramite la rete, mentre vediamo un sistema della Scuola e delle Università che non riesce completamente a adattarsi e introdurre l’insegnamento o meglio lo stimolo delle nuove competenze.

Ma quali sono quindi le nuove professioni del futuro? Programmatori, Data Scientist, Growth Hacker, Big Data Analyst, sviluppatori e Cyber security. Per queste professioni spesso non esiste ancora un percorso accademico, è un divario da risolvere.

Non solo le istituzioni e le università devono affrettarsi per cambiare la metolodogia degli studi, ma le stesse aziende dovrebbero investire nei propri dipendenti in modo costante. Proporre formazione e nuovi percorsi di carriera all’interno dell’azienda completando con un piano di welfare aziendale potrebbe essere la soluzione contro un turn over mostruoso che aspetta le aziende nei prossimi anni.

Perché come l’estinzione del posto fisso spaventa le persone, anche le aziende dovranno affrontare le conseguenze di queste nuove dinamiche.

Un messaggio finale infine può essere l’auspicio di una coevoluzione delle PMi anche tramite l’integrazione delle vecchie e nuove generazioni e il travaso reciproco delle rispettive competenze per arrivare poi al cambio di passo e di leadership. La creazioni di nuovi lavori non significa la totale perdita dei vecchi e delle loro professionalità.

Anche perché il cambiamento che avviene in maniera radicale e in poco tempo, senza essere governato, porta a conseguenze catastrofiche.

 

 

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