Smart Working-Smart Office

 In Smart working

Definizione di Smart Working

Uno Smart Office è un “non luogo” dove un lavoratore da remoto svolge le attività, a lui delegate da un datore di lavoro. Perciò il collegamento allo Smart Working è, come è facile pensare, direttamente connesso.

Per definire che cos’è lo Smart Working ci facciamo aiutare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali : Il Lavoro Agile (o Smart Working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Direi che quanto descritto ci aiuta a capire i punti nevralgici di questo tipo di attività e a cogliere gli spunti che ci offre per uno Smart Office.

 

Perché creare uno Smart Office

Proprio partendo dal presupposto contenuto nella definizione del ministero, cioè quello di aiuto al lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro, favorendone nel contempo la produttività, si può già avere la risposta al perché del sottotitolo.

Se si parla sempre di modernità, di futuro migliore grazie alla tecnologia, perché non lo si deve pretendere nel nostro presente, dove sia possibile applicarlo, nel miglioramento della nostra vita lavorativa e non?

Abbiamo hardware e software che ci permettono di poter lavorare da qualsiasi posto, server per organizzare database efficienti dove ognuno può aggiornare il proprio file o documento, sistemi di comunicazione che ci permettono di essere sempre connessi e informati. Perché non dovremmo sfruttare tutto questo ora?!

Certo, dipende dal tipo di lavoro. Ma quante attività ci obbligano a stare dentro uno spazio chiuso insieme ad altri con cui neanche abbiamo un costante interscambio di dati e informazioni, e nemmeno un minimo rapporto umano?

Chi lavora presso un’azienda o ufficio strutturato deve sottostare alle regole di quell’ambiente, ma chi invece è dentro una piccola struttura o dotato di semplice partita IVA può avvalersi di questa modalità.

La snellezza che contraddistingue lo Smart Working (assenza di vincoli orari o spaziali) in termini di struttura deve essere accompagnata da un‘organizzazione e pianificazione (un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi), per non sfociare in una confusione tra vita privata e lavoro che non farebbe altro che scoraggiare chi appena inizia a provarlo.

Ma qui si tratta del livello di impegno che ogni nostra azione deve avere se da questa ne vogliamo far scaturire dei risultati. Se il solo obiettivo è quello di lavorare da casa e non altro, allora è meglio rimanere nel tipico ufficio tradizionale.

L’obiettivo è invece quello descritto nella definizione del ministero, come già scritto, cioè maggiore conciliazione tra vita privata e lavoro e maggiore produttività.

 

Local independent

La prima efficienza è sicuramente quella di avere una struttura snella, composta solo dall’equipaggiamento hardware e il collegamento a internet. Il posto dove ci troviamo diventa secondario.

La prima grande rivoluzione dello Smart Working è proprio questa, dato che il mondo del lavoro tradizionale è forse, per prima cosa, definito dall’ambiente in cui si lavora.

Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentando in questo modo anche il proprio bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità di lavorare in un contesto più dinamico e innovativo.

Poi c’è la flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non si deve trattare di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.

 

Ecosostenibile

Ebbene, si, anche in questo caso i può parlare di ecostenibilità per questo tipo di attività. L’indipendenza da un posto fisso dove recarsi ogni giorno allo stesso orario toglie la preoccupazione del traffico, che si può trovare nel tragitto canonico casa-lavoro, ma elimina anche una buona dose di inquinamento prodotto anche da una singola persona con i vari mezzi che può usare per spostarsi.

La svolta green che dovrebbe prendere la nostra società può magari non trovare tutti d’accordo ma credo che l’aria che stiamo respirando in questi giorni in gran parte delle nostre città ci metta tutti sulla stessa lunghezza d’onda.

Per non parlare dello spreco della carta e inchiostro delle stampanti che si produce negli uffici tradizionali. Questo lavorando da remoto non accade più, e non è che i dati o le informazioni vengono perse, anzi sono ancor più usate e sotto controllo.

L’unica energia che questa attività continua a consumare è l’elettricità ma su tutto il resto c’è una diminuzione dei costi e dei tempi e degli sprechi inutili a cui neanche pensiamo, perché oramai assuefatti a questo tipo di routine.

Il risparmio è poi l’altro aspetto positivo dato che non si deve più consumare carburante, biglietti di viaggio, costi di manutenzione del proprio mezzo, costi del parcheggio o del treno/bus e magari anche qualche vestito in meno per presentarsi adeguatamente in ufficio ;-).

C’è anche chi ha calcolato l’esatto importo risparmiato in termini di costi e inquinamento, come Arianna Vicentini e Stefania Cazzarolli hanno fatto nel loro libro “Smart working: mai più senza” in cui ci danno dati quali: 1300 euro di risparmio all’anno per un lavoratore che fa smart working 3 giorni al mese, 270 i kg di Co2 emessa in meno (pari a 18 alberi piantati), 2400 km di strada percorsi in meno sempre per un anno di lavoro.

Insomma, l’aspetto ecologico dello smart working non sarà il più decisivo per decidere di intraprendere questo tipo di lavoro agile ma spezza a suo favore molte lance. La libertà di cui si gode lavorando da remoto non è solo il gestirsi in totale autonomia ma anche il liberarsi da pratiche negative per la nostra salute con cui ci si scontra ogni giorno recandosi al lavoro.

 

Boss independent

Il secondo aspetto rivoluzionario è dato dalla indipendenza che si ha lavorando da remoto. La presenza di procedure chiare e di obiettivi ancor più limpidi insieme alla responsabilità personale rende liberi dall’avere per forza un responsabile alle calcagne che ti controlla o da istruzioni giorno per giorno.

Se con il datore di lavoro si è condiviso la procedura operativa, le fasi, i cicli e gli obiettivi, allora non rimane altro che la nostra competenza e responsabilità nell’affrontare i compiti assegnati.

 

Abbassare le spesse fisse

Chiaramente i costi si abbassano notevolmente se si può operare da qualsiasi posto, che sia la casa, lo spazio co-working, la biblioteca o quant’altro.

La spesa costante sarà quella del primo acquisto dell’hardware e del collegamento wi-fi, ma il risparmio lo si ottiene anche coll’uso di app e software di gestione che oramai si trovano gratuitamente. Inutile ricordarvi Trello o Asana e tutti gli altri applicativi di cui vi ho scritto nei miei articoli.

Chiaramente il vantaggio maggiore sulla riduzione dei costi del lavoro è innegabilmente per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati. Ma questo diventa altrettanto vantaggioso per lo smart worker che così ha più potere di attirare l’attenzione su di se nel mercato delle professioni.

 

Aumentare la produttività

Se si lavora per fasi, cicli e obiettivi chiari allora la puntualità delle nostre azioni, per svolgere i compiti ricevuti dal datore di lavoro, sarà maggiore come lo sarà per chi ci da le istruzioni sulle attività da svolgere, sapendo che, facendo lavorare per obiettivi, la motivazione per l’addetto sarà quella di raggiungerli nel più breve tempo possibile e con la maggiore efficacia possibile.

 

Dare più libertà ai collaboratori

Come scritto prima, la responsabilità dello smart worker deve essere proverbiale se si vuol mantenere questa indipendenza e al tempo stesso avere efficienza nello svolgere le attività.

Ma il tutto viene ripagato dall’avere più libertà dai datori di lavoro o committenti che siano, che si affidano a professionisti con le competenze giuste per quel compito esatto e, dotati di fiducia negli altri, non devono seguire passo passo ogni azione del delegato.

Se si ha un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se si lavora quando si è fissato nella propria agenda, ma nell’arco dell’intera giornata e non secondo orari prefissati da altri, se ci si può muovere liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligati a restare chiusi in un ufficio, allora si sarà anche più produttivi. E lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.

 

Work life balance

Ripartiamo come abbiamo fatto in tutto l’articolo dalla definzione legislativa e da questa frase per l’esattezza: “una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro”

Questa forse da il significato più profondo allo smart working. La conciliziazione tra vita privata e lavoro contro l’alienazione dalla propria sfera privata che il lavoro stesso di solito causa.

Se di rivoluzione si tratta, questa però deve portare a un miglioramento e non solo a uno stravolgimento delle proprie abitudini.

Questa evoluzione deve far gestire lavoro e propria vita privata in armonia e secondo orari più consoni e flessibili, senza l’assillo del timbrare il cartellino e del rispetto canonico delle minime otto ore giornaliere.

Pensiamo, poi, solo ai problemi pratici tipo il traffico per strada, come già accennato, sia all’entrata che all’uscita da lavoro o al tempo sprecato in momenti di mole di lavoro minore come capita spesso in molti uffici aziendali.

 

I principi della nuova modalità:

Leadership

La pratica della leadership in questo contesto si tramuta in un’opera di responsabilizzazione dei collaboratori con meno controllo su di loro, dato che verrano giudicati sulla base del raggiungimento degli obiettivi prefissati collegialmente.

Responsabilizzazione e motivazione

Di pari passo a quanto scritto sopra il collaboratore si sente più responsabilizzato ma al tempo stesso più motivato, perché è stato scelto per un compito sulla base della sua competenza e ha avuto una chiara istruzione su quello che deve svolgere.

Chi accetta qualsiasi attività da remoto, di per sé, assume un ruolo di responsabilità che deve interpretare fino in fondo, perché l’unica cosa che conta sarà la consegna del progetto o documento richiesto dal datore di lavoro, attraverso la procedura delle fasi di lavoro.

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali, fornendo una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

la responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, essendo consapevole in maniera responsabile della propria attività e quindi più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In più il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Per di più l’autonomia è maggiore nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

Il risultato dello Smart Working deve essere il maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi la maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavoratore da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma un continuo confronto e una condivisione di informazioni.

Lo so, questo è difficile anche in un normale ufficio ma in questo caso deve esser d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

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