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60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale

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Se impresari e imprenditori esternalizzano sempre di più le attività agli Assistenti Virtuali, lo fanno per una serie di motivi. La stragrande maggioranza però, esternalizza puramente per risparmiare tempo che altrimenti avrebbe bisogno di spendere in compiti di più basso profilo, ma oltremodo necessari.

Come è ben noto se segui il nostro blog di Kryva, l’invito è quello di creare già un elenco di attività da esternalizzare in anticipo rispetto all’assunzione di un VA, al fine di aiutare a trovare l’assistente giusto e ottenere la propria partnership di outsourcing per un inizio senza grossi problemi e con buoni risultati.

Anche se può sembrare banale, come si può immaginare, la stesura di una tale lista può essere più dura di quanto possa apparire senza averci pensato prima almeno una volta.

 

Nel caso in cui tu faccia fatica a dare la priorità a una delle tue attività aziendali e a delegarla a un Assistente Virtuale, abbiamo creato un elenco di 60 attività dispendiose in termini di tempo che possono realisticamente essere esternalizzate.

 

Se hai avuto difficoltà a pensare alle attività che un nuovo VA può affrontare per te, inizia subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Puoi usare questa lista per dare il via ai tuoi risparmi di tempo!

Scansionalo e quando vedi un’attività che fa parte di quelle della tua azienda, copia e incolla nel tuo elenco.

Quindi puoi consultare di nuovo la tua nuova lista e classificare le attività, con quelle che ti piacerebbe maggiormente esternalizzare in alto. Et voilà! Hai il tuo elenco di attività da delegare all’Assistente Virtuale.

 

60 compiti da esternalizzare per risparmiare tempo:

 

Attività di comunicazione

 

In un primo momento può essere difficile delegare la comunicazione con i clienti della tua azienda, soprattutto se la tua strategia aziendale comporta la creazione di un’esperienza personalizzata per loro. Tuttavia, la comunicazione è una delle attività di business più dispendiose in termini di tempo, in particolare quando viene effettuata tramite e-mail.

Se sei preoccupato di delegare uno dei primi otto compiti del nostro elenco qui sotto a un Assistente Virtuale, considera questo: man mano che la tua azienda cresce, diventerà impossibile per te condurre personalmente tutte le tue comunicazioni.

Quindi, perché non liberare un po ‘di tempo in questo momento e abituarsi a lasciare che qualcun altro comunichi per conto della tua attività?

  1. Filtraggio della tua casella di posta elettronica e cancellazione di spam / posta indesiderata.
  2. Fornire assistenza clienti via e-mail (rispondendo alle richieste di aiuto e ai ticket di supporto).
  3. Controllo e risposta alla casella vocale.
  4. Scrivere, modificare e inviare e-mail di follow-up a clienti.
  5. Lettura di prove e modifica dei messaggi di posta elettronica in uscita.
  6. Effettuare chiamate in uscita (tramite Skype o telefonia IP).
  7. Fornire supporto live chat per i tuoi clienti online.
  8. Invio di biglietti di auguri, note di ringraziamento e inviti.

 

Attività di amministrazione aziendale

 

Quando gestisci una piccola azienda o una startup, è pesante affrontare quotidianamente tutte le attività amministrative necessarie, come la creazione di moduli e modelli, la ricerca di lead e la gestione degli account.

Se la tua azienda ha successo, arriverà un punto in cui ti accorgi che ti trovi di fronte a un compromesso costante tra attività che supportano direttamente la crescita e il miglioramento continuo e quelle fastidiose ma necessarie attività di amministrazione.

Affrontando compiti come i punti dal 9 al 20 qui sotto, il tuo Assistente Virtuale può risparmiarti la frustrazione di essere diviso tra attività strategiche e amministrative.

 

  1. Trascrizione di file audio e / o video.
  2. Preparazione di ordini del giorno per riunioni online o chiamate in teleconferenza.
  3. Preparazione e creazione di rapporti.
  4. Creazione di moduli da utilizzare nella tua azienda.
  5. Creazione di modelli di documento.
  6. Lead generation.
  7. Filtraggio dati / miglioramento / gestione.
  8. Compiti di receptionist.
  9. Contabilità.
  10. Fatturazione del cliente.
  11. Preparazione e creazione di materiali di formazione per il personale dell’ ufficio in loco o di quello virtuale.
  12. Doveri del libro paga (come le spese di registrazione o gli orari di lavoro).

 

Attività sui social media

 

I social media possono rappresentare un enorme vantaggio per gli sforzi di marketing e di coinvolgimento dei clienti, ma se non hai il tempo di gestire correttamente i social media, tutta questa attività può presto iniziare a scontrarsi contro il tuo lavoro.

Se invece assumi un Assistente Virtuale con esperienza di gestione dei social media, potrai far gestire le prossime dieci attività del nostro elenco e tenerti in contatto con il “brusio” dei social media che la tua attività sta generando.

  1. Creare account di social media.
  2. Pubblicazione degli aggiornamenti di stato su Facebook.
  3. Creazione di gruppi o pagine fan su Facebook.
  4. Gestione e generazione dei follower su Twitter.
  5. Pianificazione e pubblicazione di tweet, tracciamento di hashtag e menzioni.
  6. Gestione delle attività su Pinterest o Instagram (creazione, identificazione e blocco delle immagini).
  7. Caricamento di video su YouTube.
  8. Creazione di playlist di YouTube.
  9. Moderare e rispondere ai commenti sui siti di social media.
  10. Risposta a messaggi e query sui canali dei social media.

 

Attività di marketing digitale

 

Non c’è dubbio che il marketing digitale espanda notevolmente la portata della tua piccola azienda, ma richieda anche molto tempo.

Delegare i seguenti dieci punti puoi metterti in grado di dedicare più tempo a lavorare sulla strategia di marketing digitale, mentre l’Assistente Virtuale si prenderà cura di tutto.

  1. Gestire il tuo blog aziendale.
  2. Moderazione dei commenti sul tuo blog.
  3. Aggiunta di immagini e tag ai post del blog.
  4. Creazione di liste di contatti di email marketing.
  5. Mantenere aggiornati gli elenchi di posta elettronica (aggiungere nuovi abbonati e rimuovere i non abbonati).
  6. Creazione e programmazione di e-mail di marketing.
  7. Produzione e invio di newsletter via email.
  8. Scrivere post di blog o articoli per il tuo sito web aziendale (ma assicurati che il tuo VA abbia le competenze necessarie per la creazione di contenuti concernenti il tuo ambito lavorativo o di interesse e prova tu stesso a scrivere alcuni dei tuoi post e articoli occasionalmente).
  9. Produzione di altro materiale di marketing di contenuto (ad esempio infografiche, white paper).
  10. Condurre ricerche su parole chiave.

 

Compiti di assistenza personale

 

Un altro ottimo modo per risparmiare tempo è lasciare che un Assistente Virtuale organizzi le tue attività personali per te.

I compiti dal 41 al 45 sono solo alcuni dei modi in cui un VA può aiutarti ad organizzare la tua vita da lontano – e ad un prezzo accessibile.

  1. Gestire il calendario e il diario aziendale.
  2. Pianificazione e gestione degli appuntamenti.
  3. Fare piani e accordi per il tuo viaggio d’affari.
  4. Fungere da acquirente online personale (ad esempio, acquistare e inviare regali a tuo nome, trovandoti i prezzi migliori nei negozi online).
  5. Modificare e correggere tutti i documenti che scrivi per la pubblicazione digitale o stampata.

 

Eventi di promozione aziendale

 

Ci sono anche le attività in cui puoi promuovere l’azienda per incentivare e fidelizzare i clienti già presenti o per conquistarne di nuovi. Si va dalle convention/forum alle cene di gala, dagli open day ai corporate meeting, dagli eventi culturali come concerti o spettacoli ai corsi di formazione/incentive.

Per la gestione e la messa in funzione di un evento ci sono molteplici passi da fare per renderlo efficace e ben riuscito quali:

  1. Ricerca della location e contatti con la proprietà
  2. Contatti col cathering se contemplato nell’evento
  3. Ricerca e selezione di personale di servizio durante l’evento
  4. Gestione della comunicazione sui Social Media e campagna informazione stampa
  5. Creazione liste degli invitati su piattaforme dedicate
  6. Gestione invio inviti e conferme
  7. Programmazione simultanea di newsletter, post e comunicati (con software di programmazione e monitoraggio per social network) nel tempo che trascorre prima dell’evento
  8. Supporto di segreteria organizzativa (24h,mail, telefono) con gestione di chiamate o mail da parte di clienti o invitati per chiarimenti sull’evento o sulla registrazione.
  9. Gestione e programmazione delle comunicazioni di follow up come post con filmati o foto dell’evento o con informazioni sugli appuntamenti successivi
  10. Consegna di liste e statistiche per l’analisi di miglioramento dell’evento e la profilazione di clienti e invitati.

 

Attività di informazioni aziendali

 

La gestione dei dati aziendali è spesso trascurata, anche nelle organizzazioni più grandi. Può essere ancora più difficile gestire i tuoi dati da solo quando gestisci una piccola azienda. Allo stesso tempo, è un peccato lasciare che i dati trascurati o tenuti disordinati ostacolino la tua performance.

Un buon Assistente Virtuale sarà più che capace di eseguire le ultime cinque attività in questo elenco, aiutandoti a rimanere aggiornato sui tuoi dati e sui sistemi di informazione che li elaborano.

  1. Immissione di dati e pulizia per i sistemi di informazioni aziendali (ad esempio, CRM).
  2. Gestione di supporti di archiviazione online come Dropbox, Google Drive o altri.
  3. Fogli di calcolo e / o gestione del database.
  4. Pianificazione e gestione dei backup di dati / sistema.
  5. Monitoraggio e reporting dell’attività concorrente / industriale.

 

Come sfruttare al meglio questo elenco

 

Dopo aver selezionato da qui alcune attività per creare il proprio elenco di attività da far svolgere a un Assistente Virtuale, è possibile utilizzare queste informazioni in vari modi. Ti suggeriamo di usarle per prima cosa per mettere insieme un elenco delle competenze e capacità che vuoi che un VA abbia per il tuo lavoro. Ciò renderà molto più facile trovare la persona giusta per aiutarti a risparmiare tempo con l’outsourcing.

È possibile fare riferimento al proprio elenco anche per ottenere idee per la formazione o istruzione ai collaboratori, per generare domande di intervista ai candidati VA e naturalmente per avviare la delega di compiti in un ordine prioritario, cosa importantissima per far partire bene la collaborazione con l’Assistente Virtuale.

Queste 60 attività elencate potrebbero sembrare troppe ma servono per farti capire quanti compiti possono distoglierti dal tuo “core business”, anche se in tempi diversi e non simultaneamente; ma soprattutto ti vogliono far comprendere quante e quali capacità deve avere un vero Assistente Virtuale su cui puoi fare affidamento a seconda delle tue esigenze. La professionalità, la competenza e l’esperienza non si improvvisano ma si acquisiscono sul campo, ancora meglio se in molti anni di collaborazione lavorativa ad alto livello come ha avuto chi ha fondato Kryva. Ricorda, la delega non è sfuggire alle proprie responsabilità ma è la capacità di essere più responsabili con i propri collaboratori, affidandosi quindi a professionisti capaci in compiti meno strategici o più logoranti ma mantenendo sempre il pieno controllo di essi.

Nella speranza che tu abbia trovato utili i nostri 60 suggerimenti sulle attività delegabili ci piacerebbe sapere qualcosa su quelle che hai esternalizzato con successo a un/una VA e magari conoscere anche quelle che non sono state incluse nella nostra lista ma di cui avresti o hai avuto bisogno. Sentiti libero di condividere le tue esperienze in un commento a questo post.

 

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

Krisztina Fekecs60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale

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