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Sei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?

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Sempre più persone, indipendentemente dalla loro situazione lavorativa vogliono assumere un’assistente virtuale, ma alcuni di loro rimangono delusi da questa esperienza e il motivo spesso non ha niente a che fare con le competenze, le abilità o l’etica del lavoro dell’ AV.

 

Bisogna prepararsi prima di tuffarsi in questa esperienza…Il fatto è che non tutti sono adatti per assumere un’AV.

Il cliente si può davvero sbagliare quando è deluso dai servizi di un assistente virtuale?

 

Ebbene, francamente sì; i clienti possono essere gli architetti della propria delusione, ma non dovrebbe essere così. Ognuno può godere dei servizi di un assistente virtuale, se crede nel potenziale valore redditizio che un AV offre e se capisce come estrarre quel valore.

Ma l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Infatti, lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Il segreto è partire con il piede giusto

 

Questo articolo non è in alcun modo destinato a scoraggiarti se stavi pensando di assumere un Assistente Virtuale, ma piuttosto è una raccomandazione per i primi passi da prendere. Ho imparato dall’esperienza che il cliente deve  raggiungere un certo stato di preparazione.

Le seguenti osservazioni e intuizioni dovrebbero essere utili, soprattutto se sei un imprenditore di piccole dimensioni o se non hai ancora sperimentato il processo di “lasciare andare” i compiti e le responsabilità che attualmente esegui.

Se vuoi sapere se sei veramente pronto ad assumere un Assistente Virtuale o se no, scopri alcuni passi che puoi intraprendere per prepararti correttamente.

Sei in grado di lasciar andare?

 

Questa è veramente la prima domanda da chiedersi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo con i tuoi compiti e i tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sembra difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

La delega delle attività non è facile per tutti. Infatti, alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. Invece ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene. Queste delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.

Puoi delegare a distanza?

 

Se è difficile delegare i compiti a dei dipendenti basati nel proprio stabilimento locale, può essere ancora più impegnativo quando si esegue l’outsourcing a un lavoratore remoto, forse anche a qualcuno che lavora in un altro paese. Questo è il punto dove sbagliano molte persone che assumono Assistenti Virtuali. Pensano che l’outsourcing sia semplicemente il caso in cui si danno alcune istruzioni scritte o verbali e poi si lascia andare senza controllo o riscontri. Cosa succede dopo?

La prima volta che un’attività non è completata in modo soddisfacente, il cliente frustrato la riporta a se, immaginandosi che è meglio che la faccia da solo.

La delega efficace è molto più di dar semplicemente a qualcuno un compito e attendere il suo completamento. Non ha importanza, se qualcuno sia un VA o un dipendente locale. Quindi, se non sei sicuro delle tue abilità di delega, potresti non essere ancora pronto ad assumere un Assistente Virtuale. Chiarire gli obiettivi iniziali, fissare degli impegni, condividere dei valori comuni e anche formare i propri collaboratori anche solo nelle prime fasi dell’attività fa la differenza nell’avere poi risultati e soprattutto persone che si fidano di te e di cui tu ti puoi fidare.

Prova un approccio del tipo 80/20 nell’outsourcing

 

Ribadisco, la mia guida non è destinata a dissuadere dal lavorare con un Assistente Virtuale, ma semplicemente per prepararti al fatto che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi … in un primo momento. Non ci vorrà troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo VA ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare. Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al VA il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’ 80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi che non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

Sai cosa vuoi da un assistente virtuale?

 

Alcune persone hanno un’esperienza insoddisfacente con un VA perché non hanno obiettivi fissi e chiari in sede di assunzione del loro primo Assistente Virtuale.

Oltre a considerare il processo di delega, avrebbe senso chiarire nella tua mente esattamente quello che vuoi un VA faccia per te. Se assumi un Assistente Virtuale solo sulla base della volontà di risparmiare parte del tuo tempo o di aumentare la tua produttività, potresti rimanere deluso.  Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

Metti in chiaro gli obiettivi di outsourcing

 

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / VA, mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione del VA e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare prima che le prime difficoltà  possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.

Preparati prima di avere un assistente virtuale

 

Dopo aver impostato i tuoi obiettivi di outsourcing, sarà più facile intraprendere i passi seguenti nella preparazione a assumere un Assistente Virtuale, qui sotto elencati:

  • Identificare i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che si desidera esternalizzare
  • Stabilire priorità delle attività individuate e creazione di una sequenza o di una pianificazione per la loro delega
  • Creare alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

  • Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
  • Sarai più in grado di trovare un VA che combacia bene con le tue esigenze
  • Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
  • Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti. Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un VA.

Ricorda però di seguire questo processo prima di iniziare a cercare un Assistente Virtuale.

Sono pronto per assumere

 

Allora, cosa ne pensi? È il momento giusto di assumere un Assistente Virtuale? Se ti sei fatto le domande che ti ho posto e hai eseguito il processo descritto in questo post, certamente dovresti essere un po’ più pronto.

Riassumendo:

 

  • Preparati alle realtà della delega di alcune attività. Definisci cosa per te è strategico e cosa è più marginale.
  • Imposta le tue aspettative su quello che vuoi un VA faccia per te o per la tua attività, preparandoti a dare obiettivi chiari, istruzioni e formazione iniziali, se necessario.
  • Dai le priorità su che tipo di figura vorresti e con quali competenze, poi procedi e assumi.

 

Queste azioni ti aiuteranno a assumere un AV che si adatterà perfettamente alle tue esigenze. E ,la cosa più importante di tutte, eviterai di essere una di quelle persone che entusiasticamente avevano pensato che l’assunzione di un VA è come la firma per un pacchetto di abbonamento servizi a internet.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

Krisztina FekecsSei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?

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