10 consigli per la comunicazione con la tua Assistente Virtuale
L’Assistente Virtuale può diventare a tutti gli effetti un membro integrante del tuo team di business. Tuttavia, per far sì che questa figura possa lavorare in modo produttivo, è necessario impostare una buona comunicazione, fin da subito.
Fortunatamente, oggi esistono strumenti che eliminano i vincoli tecnici per comunicare e lavorare con i partner da remoto. Le sfide reali riguardano i rapporti tra Assistenti Virtuali e i loro clienti.
Naturalmente, chi non è abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, noterà che le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono evidenti. Ecco perché ho raccolto i seguenti suggerimenti per comunicare efficacemente con un Assistente Virtuale.
1) La comunicazione visiva: ecco i vantaggi
Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con l’Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale.
Un esempio? Favorisci l’utilizzo della video chiamata anziché la funzione vocale.
2) Fare il punto: comunica regolarmente
È importante parlare regolarmente con l’Assistente Virtuale, non solo quando è necessario un aggiornamento sui progressi delle attività o quando ci sono nuove istruzioni da condividere.
Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con l’Assistente Virtuale ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro, ma non solo. Ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro presente fisicamente della tua squadra.
3) Non aver paura di comunicare troppo
Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication.
È naturale essere preoccupati e testare la tua nuova collaborazione con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze. Hai il diritto di essere curioso come desideri!
4) Usa questa tecnica: le tre domande!
Se riesci a fare una chiamata quotidiana con l’Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.
Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:
“Quale compito aperto è ancora da completare?”
“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”
“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”
Queste semplici domande ti aiuteranno a monitorare costantemente la situazione, a risparmiare tempo e a instaurare un rapporto proficuo con l’altra persona.
5) Utilizza i canali di comunicazione istantanei (se possibile)
L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace tra cliente e Assistente Virtuale. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente.
Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea come Skype, Telegram o Slack.
6) Organizza la posta elettronica
Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail.
Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento: renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.
7) Generosità nei riscontri: offri risposte e feedback
Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.
Cerca di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con l’Assistente Virtuale diventerà più forte e più aperto. Aprirai anche la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.
8) Chiedi riscontri anche tu!
Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni: chiedi riscontri anche tu all’Assistente Virtuale.
9) Non lasciare l’Assistente Virtuale in attesa di risposte a lungo
Abbiamo citato la necessità di incoraggiare l’Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile.
Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattare l’Assistente Virtuale e dai un’idea di quando sarai in grado di rispondere.
10) Condividi il tuo calendario
Se condividi il tuo calendario online, ridurrai la probabilità di essere contattato dall’Assistente Virtuale in un momento negativo.
Se l’Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.
Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi ma, ovviamente, devi tenere il tuo calendario aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.
Inizia il tuo cammino verso una maggiore produttività
L’Assistente Virtuale (o un team di Assistenti Virtuali) può aumentare la produttività della tua azienda e la tua personale, nonché farti iniziare a dare in outsourcing alcune attività di lavoro, potendo godere di tutti i benefici che ne conseguono.
La tecnologia esiste e gli/le Assistenti Virtuali hanno le competenze necessarie per servire la tua attività da qualsiasi posizione nel mondo.
Se ascolterai i consigli che ti ho dato in questo post, partirai da subito per un viaggio verso un rapporto di lavoro produttivo, fruttuoso e duraturo – anche se c’è una lunga distanza da dove ti trovi tu.
Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese. Se non sai come partire scarica il mio kit sulla delega. Ti aiuterà nei primi passi di questa pratica importante.
