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10 consigli per la comunicazione di qualità con la tua Assistente Virtuale

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Ci sono sfide da superare per assicurare che un Assistente Virtuale possa lavorare in modo produttivo e diventare, a tutti gli effetti, un membro integrale del tuo team di business. La buona comunicazione risolve però tutto.

Oggi esistono strumenti per cui non ci sono vincoli tecnici nel lavorare con i partner remoti. Le sfide reali riguardano i rapporti tra Assistenti Virtuali e i loro clienti.

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti. Ecco perché ho raccolto i seguenti suggerimenti per comunicare efficacemente con un Assistente Virtuale.

 

1)        Non sottovalutare i vantaggi della comunicazione visiva

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale.

Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

 

2)        Fare un punto di comunicazione regolarmente

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro presente fisicamente della tua squadra.

 

3)        Non aver paura della sovracomunicazione

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

 

4)        Usa questa tecnica a tre domande

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

 

5)        Utilizzare i canali di comunicazione istantanei dove possibile

 

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea come Skype, Telegram o Slack.

 

6)        Essere organizzato con la posta elettronica

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

 

7)        Essere generosi nei riscontri

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

 

8)        Ricordarsi di chiedere un riscontro in più

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

 

9)        Non lasciare la tua Assistente Virtuale in attesa di informazioni

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

 

10)       Condividi il tuo calendario

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Il tuo cammino verso una maggiore produttività

Un Assistente Virtuale (o forse anche un team di Assistenti Virtuali) può aumentare la produttività della tua azienda e la tua personale, nonché farti iniziare a dare in outsourcing alcune attività di lavoro, potendo godere di tutti i benefici che ne conseguono. La tecnologia esiste e le VA hanno le competenze necessarie per servire la tua attività da qualsiasi posizione nel mondo.

Se segui i suggerimenti forniti in questo post, ti sarai già “messo in viaggio” verso un rapporto di lavoro produttivo, fruttuoso e duraturo, anche se c’è una lunga distanza da dove ti trovi tu.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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Krisztina Fekecs10 consigli per la comunicazione di qualità con la tua Assistente Virtuale

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