Assistente Virtuale

Quando non serve l’Assistente Virtuale

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Ho sempre scritto dell’Assistente Virtuale per consigliarne la collaborazione in diversi contesti lavorativi.

Ma questa volta credo che sia giusto anche indicare in quali casi è bene non avvalersi dei suoi servizi per non andare incontro a delusioni.

Ci sono infatti alcuni casi negativi dove già in partenza si rischia di non poter avvantaggiarsi della collaborazione con un Assistente Virtuale.

Cosa pensano le persone che NON hanno bisogno di una Assistente Virtuale?

 

Uno di questi è quando si è convinti di poter far tutto, senza bisogno di aiuto esterno, avvalendosi solo delle proprie forze e soprattutto delle proprie conoscenze, credendo che solo noi conosciamo il modo giusto per svolgere precisi compiti.

Altro caso quando siamo fermamente convinti di non potersi fidare degli altri, con la certezza che alla fine saremo traditi sul più bello dai collaboratori nel momento più difficile. Il problema quindi è quello della difficoltà di delegare per mancanza di fiducia.

Ulteriore esempio è quello di chi pensa che “chi fa da se fa per tre”, come dice il proverbio. In questo caso si considerano probabilmente solo le criticità iniziali di una collaborazione, quando questa deve ancora “carburare” prima di dare dei risultati e si crede che ogni attività parta meglio se la svolgiamo noi stessi in prima persona, perché solo noi conosciamo bene come fare.

Anche se credo che alla lunga questo ultimo caso porti le persone a cambiare idea nel corso del tempo, dopo aver accumulato stanchezza e mancanza di tempo.

 

Cosa succede a chi non riesce a delegare?

 

Come anticipato, nell’ultimo esempio dei casi di chi non dovrebbe usufruire di un Assistente Virtuale, ci sono naturalmente aspetti negativi che condizionano lo svolgere il proprio lavoro e non solo.

Innanzitutto il business si blocca, dal momento che il tempo per poter far tutto da soli si accorcia invece di aumentare.

Così si creano ritardi e blocchi tali da compromettere non solo l’intero processo di lavoro ma neanche la parte più strategica della attività, che chiaramente in momenti di pressione o urgenza viene messa da parte per seguire la contingenza.

Di conseguenza nemmeno il fatturato crescerà, creando squilibri per il futuro dell’azienda o dell’ufficio, senza più margini di investimento per il miglioramento della struttura organizzativa o dell’ambiente di lavoro.

Altro risvolto negativo è il progressivo esaurimento mentale a cui si arriva quando si accumula troppa mole di compiti senza un piano operativo chiaro e pianificato. La troppa fiducia nei propri mezzi è sempre surrogata in qualche modo anche dai risultati raggiunti nel passato, ma a quale prezzo in termini di salute e di stress accumulato?!

Il punto, infatti, è questo, abbiamo avuto successo con un certo metodo e così continueremo, secondo la nostra zona comfort delle nostre abitudini, a discapito però di un logorio che si trasporta negli anni e di cui ci accorgiamo solo quando ci presenta il conto.

E infatti il famoso work – life balance diventa no life only work. Altro caso di cui spesso non si realizza a pieno il peso sulla propria vita, cioè il fatto di non avere vita privata o affettiva cui dedicarsi, ma solo lavoro su lavoro, credendo che sia l’unica cosa che valga.

Sappiamo che per alcuni è una fuga da situazioni in cui non si sentono a loro agio o che non considerano basilari (famiglia, tempo libero, interessi etc.) e cercano un rifugio comodo in cui attaccarsi all’alibi del “non c’è nulla di più importante del lavoro”.

Ma, proprio per questo, la fuga non è mai una buona strategia ma solo un rimando dell’affrontare in faccia la realtà, quella che ci dice che oberarsi solo di lavoro porta a un inaridimento della propria umanità.

 

Non è questo che vuoi?

 

Arriviamo quindi al punto nodale: è questo quello che vogliamo?

Se credi di no, ci sono alcune azioni che puoi intraprendere per migliorare la propria condizione di professionista, e tentare di sbloccare finalmente la figura da solopreuner che oramai impersoni da tempo.

Per poter sapere se e cosa delegare, quali priorità individuare e seguire, ti sottopongo questa lista di pratiche presenti dentro il mio kit delega, preparato appositamente per capire come partire con l’arte della delega:

Mini tutorial per le analisi delle attività e per la gestione delle priorità

  • Form con lista delle attività e matrice per analizzare le tue priorità
  • Tracker delle nuove abitudini
  • Form con lista delle attività da delegare
  • Form con la lista delle attività da non fare
  • Calcolatore per capire quanto tempo e soldi puoi guadagnare delegando
  • Lista di esempi di attività che possono essere delegate
  • Vademecum per la preparazione della delega efficace

 

Quindi se vuoi applicarti in poco tempo e con pochi esercizi ti invito a scaricare il mio KIT DELEGA gratuito!

 

 

Krisztina FekecsQuando non serve l’Assistente Virtuale
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A chi delegare

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Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

 

Ricerca persona specializzata

 

Non è detto però che anche quelle attività più marginali o più operative non debbano essere svolte da persone competenti e specializzate.

Anzi, proprio perché queste attività, per meno strategiche che siano, sono però le più svariate, si percepisce che è meglio che, chi viene delegato a svolgerle, sia una persona che possiede competenze diverse, conoscenze di applicazioni informative, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

L’Assistente Virtuale, ad esempio, può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.

Un altro aspetto importante è anche la riservatezza: più si cresce come business, più si ha bisogno di trovare una persona riservata, che lavora in ambienti diversi o che ha una certa seniority ed esperienza, e di cui si apprezza anche il background diverso.

Avere l’opportunità di lavorare con una persona che ha lavorato in un’azienda strutturata è un valore aggiunto perché porta sempre competenze nuove.

Infatti, su alcuni argomenti a te meno noti, invece di frequentare un corso o informarti in maniera approfondita, per esempio, hai un collaboratore con cui puoi ampliare le tue conoscenze.

Capita infatti di lavorare con persone, di cui sei responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle tue che ti possono ispirare e far scaturire nuove idee per il tuo business andando a modificare la tua strategia.

Delegando le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le potrebbe svolgere al meglio sarai ancor più leader della tua organizzazione aziendale o lavorativa.

 

Come trovare collaboratori su Linkedin e sul web

 

Al contrario di una selezione tradizionale, la prima impressione te la fai sul web, controllando i profili social e l’eventuale sito web del tuo candidato. Ricordati di dare un occhio oltre al profilo professionale di Linkedin (oramai diventato il CV online) anche al profilo privato di Facebook; eventualmente puoi monitorare per un breve periodo anche le sue interazioni all’interno dei gruppi.

Fondamentale è organizzare una prima call per guardare in faccia il tuo potenziale collaboratore, e fargli tutte le domande possibili. Devi raccontare anche di te stesso, delle tue priorità e delle tue pretese., nin maniera chiara e puntuale.

Leggi anche articoli, testimonianze, video rilasciati dai vari profili che hai già individuato e che ti possono aiutare a informarti sulle singole persone. Chi ha rilasciato interviste, scritto articoli e prodotto video nelle pagine personali o su siti web altrui credo che possa dimostrare meglio le sue competenze e farti capire tra tutti i profili quelli che fanno per te.

Se non hai già letto, io ho intervistato molti professionisti che si sono affidati alla delega per gestire meglio il loro business. Puoi trovarle all’interno del mio blog.

 

Il rapporto 80/20

 

Bisogna ricordare che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi in un primo momento. Non ci vorrà però troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo Assistente Virtuale , per esempio, ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare.

Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al collaboratore il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

 

Valori in comune

 

Delegare a un professionista è ovviamente differente dal delegare a qualcuno a cui devi insegnare. La vera differenza la fa la condivisione dell’obiettivo. Far comprendere come quell’attività si inserisca nel quadro generale, quale impatto avrà sul lungo periodo.

E’ importante infatti comprendere cosa c’è per lui/lei di valore in ciò che farà. Se riesci ad andare incontro al suo quadro generale, saprai che avrà più passione nel supportare il tuo.

Delegare senza indugio alcuno ma tenere per te le cose che ami di più e dove ti senti più competente è la prima strada per sentirti confidente nella pratica della delega.

Per fidarsi delle persone si dovrebbe andare molto sull’integrità e sull’intento e se poi a pelle la persona ti piace e ne condividi la visione e i valori penserai di aver trovato le capacità e le abilità che cercavi.

Il tuo collaboratore deve essere una persona che condivide i tuoi valori e che comprende quale differenza tu vuoi fare nel tuo lavoro.

Anche perché si può sbagliare ma sulle regole e i principi è meglio che il collaboratore non sbagli se vuole ottenere la fiducia del cliente, perché sarebbe sintomatico della sua personalità, che è molto più difficile da cambiare.

 

Delega intelligente: trova la persona giusta per il posto giusto o trova la persona empaticamente giusta e insegnale tutto

 

Con il tempo si può imparare a smettere di cercare qualcuno per fare qualcosa. Si passa allo scegliere qualcuno che condivide i nostri principi o con cui ci troviamo a livello di empatia e ha interesse a portare a termine un compito.

Questo perché non sempre si riesce a trovare qualcuno con le competenze giuste che vorresti in quel preciso momento. E allora si deve puntare su altre caratteristiche che ti possono garantire risultati in egual misura.

Devi pensare quali sono i driver più importanti per te a livello personale e professionale, cosa ci fa dire “di te mi fido” o “di te non mi fido”, “perché non vedo in te le competenze”.

La delega intelligente ha comunque aspetti importanti in comune sia quando hai a che fare con chi ha le competenze giuste che con chi ha quelle empatiche e cioè chiarire bene e subito il tuo obiettivo, la capacità di ascoltare e comunicare le tue idee.

Sovente le situazioni in cui ci sono più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono quelle in cui manca una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non sono sviscerati e chiariti a sufficienza.

Una via di mezzo tra la competenza giusta e l’empatia può essere questo suggerimento: prima fai una sorta di scheda del collaboratore ideale, che caratteristiche dovrebbe avere per un tipo specifico di progetto, quali integrità, intenti, competenze e risultati; all’interno di questi driver metti le tue risposte e poi mettiti alla ricerca.

Un collaboratore, se è quello giusto, è più facile che diventi più bravo e che diventi più efficace ed efficiente di te.

 

Non cercare la via veloce, di basso costo

 

Nella gestione di un’attività i costi fissi come anche il costo del personale sono quelli che pesano di più. L’outsourcing è una soluzione molto flessibile ma anche molto economica. Nonostante si tratti di un servizio economico è facile rimanere attratti da offerte con prezzi da non credere – chiaramente parliamo, per la maggior parte, di persone con basse competenze. Non c’è dubbio in questo. Ricordati solo che nella maggior parte dei casi ottieni appena quello per cui hai pagato, quindi poco.

In realtà la domanda giusta sarebbe:

quanto mi fa guadagnare un collaboratore esterno e nella fattispecie un Assistente Virtuale?

No, non è uno slogan o una battuta. Quando pensi al costo dell’assunzione di un’Assistente Virtuale in realtà dovresti ribaltare la logica della questione e ripartire dalla tua lista di attività. Se hai letto della matrice della delega, è bene che tu dedichi ancora un po’ di tempo per analizzare le tue attività. E’ molto importante capire quali sono i task che rubano troppo tempo e energie, mentre portano poco guadagno.

Se il tempo recuperato lo investi in un’attività che ti da più soddisfazione, ma innanzitutto ti fa guadagnare di più, alla fine del mese il tuo bilancio, nonostante la collaboratrice esterna pagata, crescerà!

Per far crescere la tua attività notevolmente ci sono SOLO due strade: l’automatizzazione (in termini di operatività indipendente dal tuo controllo) e la delega. Non ci sono altre soluzioni, non potrai fare tutto tu per sempre.

Detto questo, il rapporto tradizionale di lavoro si avvia sempre con un periodo di prova, che è consigliabile anche per le collaborazioni virtuali. Le proposte tipo “un’ora di prova” penso che non servano a nulla, per capire se si possa lavorare insieme ci vuole almeno un mese. Solo dopo sarai in grado di decidere se continuare con la persona scelta. In ogni caso serve ulteriore tempo per conquistare la fiducia del cliente, e bisogna dimostrare la buona volontà ogni giorno, come nella vita in generale.

SCARICA gratuitamente il mio Kit di delega QUI

 

 

Krisztina FekecsA chi delegare
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Come delegare efficacemente

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Saper delegare è una delle competenze fondamentali per un management efficace. 

Il quale è stato definito

la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori

Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

Ecco alcuni punti che credo possano aiutare chi è in procinto di delegare delle proprie attività ad altri, e più specificatamente, a un assistente virtuale.

 

Procedura e lista obiettivi

 

Siamo arrivati a un’altra fase importante, una volta fatta la lista delle attività da delegare, come descritto nell’articolo precedente del mio blog, cioè la definizione di una procedura da seguire per te e per i tuoi colaboratori e la stesura degli obiettivi. Difatti l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Occorre predisporre una procedura con le varie fasi secondo cui si svolge un’attività, anche se sembra semplice e scontato per te, conviene sempre redigerla al fine di facilitare i collaboratori che così non devono consultarti passo passo durante l’esecuzione dei loro compiti ma riescono ad avere indipendenza e idee chiare su cosa fare.

Riassumendo:

  • Identifica i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che desideri esternalizzare
  • Stabilisci priorità delle attività individuate e crea una sequenza o una pianificazione per la loro delega
  • Crea alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

Il passo successivo, come detto, è la definizione degli obiettivi, dei traguardi da raggiungere, piccoli o grossi che siano. Se, infatti, deve essere chiaro cosa fare, deve essere ancor più chiaro per cosa lo si fa. Senza dover mettere pressione su chi collabora con te ma cercando di condividere le mete da raggiungere insieme, stimolando e motivando al tempo stesso.

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / collaboratore; mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione, ad esempio, del Virtual Assistant e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare, prima che le difficoltà iniziali possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

  • Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
  • Sarai più in grado di trovare un VA che combaci bene con le tue esigenze
  • Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
  • Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti. Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un VA.

 

Colloqui

 

Mettiamo ora che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarti attorno anche online.

Fai delle ricerche sul web con google, trova delle persone per questo tipo di attività, e prima di tutto controlla il loro curriculum, le loro esperienze. Vai sul loro sito per vedere che impressione ti da. Devi trovare una professionista, ma anche una collaboratrice di cui hai la piena fiducia. La cosa migliore è andare su Linkedin per dare un’occhiata al loro curriculum. Vai a leggere eventualmente anche la loro pagina facebook, poi fai le tue valutazioni. Se hai messo sulla tua lista 2-3 possibili candidati, puoi contattarli per avere la tua offerta personalizzata.

Devi essere preparato, quindi fai una lista con delle tue domande, con delle attività che secondo te potrebbero essere svolte dalla Tua Assistente Virtuale. Dovrai chiarire anche sulla base delle tue esigenze le ore di lavoro mensili previste, di conseguenza il tipo di contratto e le modalità di pagamento.

Ora cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni. Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione. Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la modalità virtuale.

Poi le cose sono cambiate, ho capito che con gli strumenti offerti dal web, per questo tipo di attività, tutto è diventato più semplice, addirittura spesso in modo gratuito. Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il contatto diretto. L’unica differenza è che in modalità remota è tutto molto semplice, veloce e economico.

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype Zoom, entrambi gratuiti e semplicissimi.

Ti consiglio di fare almeno tre colloqui, cioè di non fermarti ai primi due che magari non ti danno una media esatta sulle competenze e capacità che vuoi trovare.

 

Contratto

 

Dopo avere scelto la persona è molto importante, per entrambi le parti, avere un contratto di collaborazione. E’ il primo passo per costruire una lunga partnership basata sul rispetto e sulla fiducia.

Stabilire le regole da seguire è fondamentale ma creare le basi di un rispetto reciproco e garantito è altresì decisivo. E un contratto non è solo la garanzia contro aspetti negativi di una collaborazione ma una stesura dei patti chiari con cui creare una prima fiducia e rafforzarla nel prosieguo del rapporto di lavoro. Oltre che come tutela della privacy di ciascuno.

Se sai già come fare, hai un format conosciuto per redigere il contratto puoi procedere altrimenti ti consiglio di registrarti su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro.

 

Comunicazione

 

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti.

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale. Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro della tua squadra presente fisicamente.

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea. C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsAppTelegram e Slack. Tutti sia versione desktop che app.

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Metodologia e condivisione dei dati

 

DI QUALSIASI PROGETTO SI TRATTI LE FASI SONO COMUNQUE SEMPRE LE STESSE:

  • Avvio del progetto
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Chiusura del progetto

LA FASE DECISIVA DAL PUNTO DI VISTA GESTIONALE RIMANE IL MONITORAGGIO DI:

  • Costi e tempi
  • Qualità
  • Rischi
  • Fase di approvazione
  • Cambiamenti

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

TRA I NUMEROSI VANTAGGI DI UN TOOL I PIÙ IMPORTANTI SONO:

  • Migliora la pianificazione
  • Favorisce la collaborazione virtuale
  • Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
  • Rintraccia i risultati
  • Monitora i rischi e cambiamenti
  • Da costanza e visibilità

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ ufficio; in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. Questo spesso è il punto critico, potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione.

Ma sappi che c’è la soluzione. Il tool LastPass da la possibilità, oltre a memorizzare e creare delle password sicure, anche di condividere le tue password con il collaboratore senza averle comunicate!

Per creare il vostro ufficio virtuale la cosa più semplice è usare Google Drive. Avrai già un profilo Google, quindi hai già anche Google Drive. Potrai creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque, come potrai creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

Basta condividere la cartella con il collega, e in questo modo si potrà lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file senza mai perdere un aggiornamento.

Se non hai un profilo Google, potrai usare anche Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo sulla cartella Google Drive, potrai utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

  • Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori.All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve:  puoi postare commenti per una risposta immediata, fai upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive.Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

www.trello.com

Se vuoi approfondire di più su Trello leggi la mia guida.

  • Uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi. Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

www.asana.com

  • Sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria. Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

https://brownbootsoft.com/over-eng/

  • E’ un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

https://futuramo.com/

  • E’ particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice. Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

http://www.wethod.com/

  • E’ un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

https://www.openproject.org/

  • Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente. E’adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer. Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

https://www.process.st/

  • E’ un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

https://teamweek.com/

Ma un altro aspetto molto importante sia di fiducia che di pratica è la registrazione delle ore lavorate.

In azienda ti vengono registrate le tue presenze (mica le attività lavorative) con il badge. In modalità virtuale invece il tuo collaboratore userà un time tracker software per registrare le attività. Per ogni task una voce, con report esportabili. Io per questo uso e consiglio Toggl.

Tutti questi consigli ti potranno convincere di come sia possibile fare molte cose da remoto e quindi ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero su come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se parti da zero essendo abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

Queste applicazioni o software sono semplici (oramai di veloce apprendimento nel loro uso) ma decisive, perché ti facilitano operazioni per cui già ti stavi chiedendo come inventare un sistema di gestione della comunicazione e della condivisione col tuo cliente.

Se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo questi strumenti ti aiuteranno in poco tempo a gestire la condivisione delle attività col tuo collaboratore, creando un rapporto più immediato e efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

 

Lasciare andare.

 

Questa è veramente la prima questione da porsi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo, dei tuoi compiti e dei tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sarebbe così difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

La delega delle attività non è facile per tutti. Infatti, alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. Invece ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene. Queste delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.

 

Piano per il tempo recuperato

 

Un aspetto che forse hai trascurato e che bisognerebbe iniziare a considerare è un piano per il tempo che si guadagna delegando. Si pone tutto in termini di produttività e raggiungimento degli obiettivi ma resta anche uno spazio temporale dentro cui investire il meglio per la propria vita lavorativa e privata.

La creazione di un piano di attività può sicuramente aiutarti, definendolo secondo le priorità tue più intime che hai trascurato e mettendolo in pratica con una programmazione che si incastri definitivamente dentro quella settimanale , senza alibi e senza procrastinazioni.

In questo caso un agenda personale in cui segnare le attività quotidiane può aiutarti, ponendo però anche degli obiettivi settimanali e mensili con cui poi confrontarsi al momento del riassunto della attività svolte.

Un monitoraggio accurato di quello che hai fatto effettivamente ti aiuta nel rispettare e sfruttare al meglio il tempo in più guadagnato.

 

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Krisztina FekecsCome delegare efficacemente
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Come capire cosa delegare?

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La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli e poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo. Delegare sarà parte integrante di questa gestione.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho, 

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

Analisi delle attività

Come prima pratica conviene procedere a un’analisi delle attività che si svolge per capire cosa si può e si dovrebbe delegare e dove poter concentrarsi più proficuamente.

Ma con che mezzo si può fare l’analisi?

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usare Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

Ma cosa si può fare con toggl?

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

Come lo si fa?

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

Cosa si scopre?

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

Per quanto tempo si deve seguire l’analisi?

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

Ma perché lo si fa?

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

La definizione delle priorità

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa e non sugli obiettivi veri.

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti potrà aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

  • Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
  • Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
  • Automatizza e delega le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederai: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché avrai dei processi più fluidi.

I punti chiave da fissare

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, si arriva ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’ “Arte della delega”:

  • Inizia a delegare  con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti  aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che , come  leader, devi sbrigare.
  • Quando  deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che si sta cercando? Lascia l’opportunità che i tuoi compagni di squadra lavorino su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo si da qualcosa da festeggiare, ma si è anche dato a loro un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
  • Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
  • Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader  che tutti vorranno seguire.
  • Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’ 80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

Vuol dire che ti puoi liberare dall’ 80% delle attività che stai seguendo, ti dedichi a quel 20% di restanti e comunque continui a guadagnare.

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

Il metodo migliore per trovare queste “bestie” è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dll’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice, non ti piace, c’è pure chi può fare meglio di te! E’ da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico che quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

 

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Parola dell’anno: delega

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Se hai lavorato sulla pianificazione del 2019 magari hai scelto la tua parola dell’anno, la quale sarà il punto di focus dell’anno.

Questa parola probabilmente non è la delega, ma potrebbe essere crescita, leggerezza, esplorazione, avventura e così via.

Cosa c’entra quindi la delega? Forse perché la delega potrebbe essere il primo passo verso il tuo obiettivo e verso la tua parola dell’anno.

Mi spiego meglio. Se vuoi far crescere la tua attività devi iniziare a delegare, se vuoi ottenere più leggerezza, devi creare del tempo per le cose che ami fare, quindi devi imparare a delegare, se ti serve tempo per esplorare nuovi settori e business, devi imparare a delegare, se hai deciso di girare il mondo con una sola valigia, devi trasformare il tuo business in un’attività non dipendente da te, quindi devi imparare a delegare.

Ma facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire cosa succede nel mondo del lavoro e nel business.

Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, più di una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati (erano il 36% un anno fa).

A queste, bisogna aggiungere un ulteriore 2% che ha realizzato una qualche iniziativa informale e l’8% che prevede di introdurre progetti nel prossimo anno, per cui complessivamente circa due grandi aziende su tre stanno già sperimentando una qualche forma di Smart Working.

Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. È quanto emerge dal sondaggio su un campione di 183 imprese con più di 250 addetti.

Come vedrai dalla tabella sottoriportata lo smart working e il settore digitale vanno a pari passo, è sempre più evidente che si tratta di una rivoluzione vera del mondo di business, e di una rivoluzione da non fermare nel mondo del lavoro.

La delega diventa il punto critico del nuovo sistema, indipendentemente che si tratti di aziende strutturate, o di piccole realtà. Senza imparare a delegare in modo efficace e intelligente non sarà possibile creare e mantenere un sistema flessibile, liquido, cioè smart.

La delega è una delle competenze manageriali più importanti ma ignorata da molti, imperniati dalla falsa certezza che se ci si occupa in prima persona di tutte le attività queste saranno portate a compimento meglio e presto.

 

Sappiamo che non è così, soprattutto dalle esperienze in aziende dove il lavoro in team è la prima buona pratica da seguire se si vuole ottenere risultati in maniera efficiente.

E guidare una squadra non vuol dire controllare tutto e tutti ma affidarsi alla singole competenze facendole lavorare e responsabilizzandole oltre che dedicarsi alla formazione di nuove skill se ce ne fosse bisogno.

Si tratta di una nuova forma di leadership.

Tramite un attenta supervisione e un check mirato sul processo lavorativo il delegare mira a dare priorità alle attività strategiche e a affidare a professionisti compiti dove magari la competenza altrui può dare un valore aggiunto.

Se non deleghi freni la crescita del business.

Non è una frase così scontata.

Il potersi dedicare al proprio core business con più tempo sapendo che qualcuno (di cui chiaramente ti puoi fidare) sta svolgendo per te compiti meno strategici ma altrettanto importanti come l’amministrazione, la segreteria, la gestione dei social media, il marketing etc. da una tranquillità e un appagamento che difficilmente troverai occupandoti di tutto in prima persona, perché sarai sempre affannato e occupato con scarsa efficienza.

Nella delega ci sono dentro svariati aspetti che possono far evolvere di per se il proprio lavoro, come l’uso di nuovi software e applicazioni per la gestione e l’organizzazione delle attività, lo smart working ampiamente citato prima e oramai possibile con i sistemi hardware disponibili e i molteplici modi di comunicare, la collaborazione con figure professionali specializzate, l’andare oltre un ambiente fisico di lavoro fisso, ove possibile, che permette di evitare i tanti disagi (come per esempio il dover timbrare un cartellino in tempo dopo un’ora di traffico).

E’ chiaro che non tutti possono applicare quanto scritto sopra, ma certo è che la delega, sia in casi di grandi strutture che in quelli di piccole realtà può dare un impulso notevole e insperato al processo lavorativo.

Fidarsi e affidarsi sono due verbi su cui la diffidenza agisce pesantemente ma una volta cacciata questa, insieme alla zona comfort delle tue abitudini, l’arricchimento che si ottiene, non solo materiale ma intimo della tua persona, non ti farà più abbandonare la pratica della delega.

Il mese di gennaio sul mio blog sarà infatti dedicato all’arte di delegare: cosa, come e a chi delegare.

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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è l’Assistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

Per rimanere sempre aggiornati su tool e trip che riguardano la gestione del tempo e lo smart office, iscriviti alla mia Newsletter

 

 

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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

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Chi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?

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Ultimamente avrai sentito parlare spesso di Assistenti Virtuali e magari, se interessato, ti sentirai un po’ confuso sull’argomento.

Non sai chi è l’Assistente Virtuale e come funziona la collaborazione in modalità virtuale.

 

Queste possono essere le prime domande che emergono e le risposte te le ho già date in un articolo su chi è chi non è L’Assistente Virtuale, ma puoi continuare a leggerne anche qui sotto.

Vediamo chi sono i clienti di un’ Assistente Virtuale.

Il bello di questo servizio è che può risolvere i problemi sia dei piccoli imprenditori che delle aziende più strutturate.

Chiaramente un’azienda grande all’interno avrà la propria segreteria, e anche il reparto comunicazione. Ma come fa nel caso di un evento da organizzare dove la sua struttura interna è già satura?

E qui che entra in azione l’Assistente Virtuale, che può dare supporto professionale anche collaborando con la segreteria interna e gestire situazioni e eventi occasionali. Magari si tratta solo di una sostituzione temporanea, o di una collaborazione durante un periodo di riorganizzazione aziendale.

L’Assistente Virtuale può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile però solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.


Il servizio dell’Assistente Virtuale comunque è particolarmente adatto ai liberi professionisti, alle piccole medie imprese e agli startupper, che, per l’appunto, spesso non hanno ancora la segreteria e l’ufficio comunicazione al loro interno, non possono affrontare le spese di un’assunzione e non possono garantire il carico di lavoro stabile.

O anche solo quando hanno bisogno di sbrigare una singola mansione ma troppo oberante in un dato momento e non sanno a chi rivolgersi, credendo che un certo tipo di attività non si possa delegare efficacemente se non avendo qualcuno al proprio fianco fisicamente.

Con questa soluzione avrebbero a disposizione un servizio che si adatta alle loro esigenze al 100%, avendo tutta la flessibilità necessaria per la gestione quotidiana, ma nello stesso tempo delegando le attività operative e quindi con la possibilità di ricavare le risorse necessarie per far crescere la loro attività.


Ma quali sono le attività da delegare? Tutto ciò che non è propriamente strategico ma comunque funzionale al processo della tua attività. Le operazioni marginali ma necessarie alla quotidianità lavorativa.

 

La gestione dei dati aziendali, i compiti di assistenza personale, alcune mansioni di amministrazione , le attività di marketing digitale, la gestione dei social media oramai sempre più necessaria, fino all’organizzazione di eventi di promozione aziendale. Al link di questo articolo puoi trovare il dettaglio delle 60 attività che ho individuato secondo la mia esperienza.


La domanda è anche come delegare

 

Sembra una pratica semplice e scontata ma così non lo è per chi non l’ha mai applicata. E lo sforzo diventa notevole se siamo in presenza di chi vuol tenere tutto sotto controllo occupandosi in prima persona di ogni singola attività.

Ma si arriva al punto in cui ci si rende conto che se si vuole veramente evolvere e mirare i veri obiettivi ci si deve affidare a collaboratori di fiducia a cui delegare alcune attività, magari come detto anche non essenziali ma che alleggeriscono la giornata lavorativa e l’impegno mentale, con il risultato dell’aumento del tempo per le attività veramente strategiche e anche per la vita privata.

Un mio articolo di qualche tempo fa spiega come si può iniziare a delegare inquadrando le priorità effettive. Hai la possibilità di scaricare la matrice di Covey e iniziare a usarla.


Sul mio sito puoi trovare anche strumenti utili come il Test, che puoi effettuare in pochi minuti, per capire quanto tempo puoi guadagnare con l’ausilio di un Assistente Virtuale.

In definitiva il servizio che un Assistente Personale può offrire è per le più diverse tipologie professionali come ho spiegato anche nel mio penultimo articolo.

Non solo per piccole aziende o imprese ma anche per privati che proprio perché senza struttura hanno bisogno di un coadiuvo, occasionale o più continuo, al proprio lavoro.

Il tutto in maniera snella ed efficiente, facendo sentire il cliente sollevato da attività che prima lo oberavano o lo occupavano eccessivamente e al tempo stesso più sereno e meno preoccupato di dover far tutto.

 

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L’ Assistente Virtuale e lo Smart Working

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Sorge la domanda spontanea: ma l’assistente virtuale è anche smart worker?

Penso di sì, e ti spiego perché; ma prima vediamo cosa vuol dire veramente lo smart working.

 

Definire lo Smart Working non è semplice

 

Non è semplicemente lavoro flessibile o telelavoro. Non è lavorare da casa un giorno alla settimana o al mese. Infine il libero professionista non per forza è uno smart worker.

Questo tipo di attività è un nuovo modo di collaborare e rivede lo standard radicato del lavoro che le aziende hanno usato fino ad ora e che nel prossimo futuro impiegheranno come forma alternativa di organizzazione per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Non si possono ignorare le sue peculiarità come la flessibilità, la produttività più la prontezza di risposta alla clientela, la soddisfazione del lavoratore e la crescita complessiva dell’ambiente di  lavoro.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working.

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali, fornendo una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

E la responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, essendo consapevole in maniera responsabile della propria attività e quindi più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In più il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Per di più l’autonomia è maggiore nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

 

Quali sono i vantaggi per il lavoratore e per il datore di lavoro?

 

      • Maggiore fiducia con il datore di lavoro e con i collaboratori. La fiducia reciproca è il primo punto su cui parte una collaborazione con uno smart worker.

     

      • La coscienza responsabile di quel che si deve fare e la chiarezza degli obiettivi prefissati insieme al cliente o al datore di lavoro.

     

      • La flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non si deve trattare di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.

     

      • Lo spazio di lavoro. Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentando in questo modo anche il proprio bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità in un contesto più dinamico e innovativo.

     

      • Quindi la diretta conseguenza dei punti sopra elencati: una maggiore produttività. Se hai un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se lavori quando hai fissato nella tua agenda ma nell’arco dell’intera giornata e non secondo orari prefissati da altri, se puoi muoverti liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligato a restare chiuso in un ufficio, allora sarai anche più produttivo. E con te lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.

     

      • Riduzione dei costi del lavoro innegabile per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati.

     

      • Maggiore riconoscibilità del proprio marchio aziendale: chi adotta l’utilizzo dello Smart Working si contraddistingue sul mercato e attrae i clienti, i partner e futuri dipendenti.

     

      • Maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavoratore da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma continuo confronto e condivisone di informazioni. Lo so questo è difficile anche in un normale ufficio ma in questo caso deve esser d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

     

    Puoi rendere la tua attività più smart partendo dalla collaborazione con un’Assistente Virtuale?

     

    Assolutamente sì! L’assistente virtuale lavora dal proprio ufficio o da casa, quindi non devi assicurarle uno spazio di lavoro né i mezzi necessari per svolgere l’attività.

    Se sei un consulente oppure un libero professionista con l’aiuto della tua assistente potrai trasmettere un’immagine più professionale, che è un aspetto molto importante nel business. L’assistente virtuale ti aiuterà a creare e ottimizzare le tue procedure e rendere la tua attività più produttiva.

    Ci sono metodi molto efficaci come la Matrice di Covey per individuare le priorità vere a cui dare importanza e strumenti efficaci come Asana che ti possono aiutare a organizzare meglio il tuo tempo.Un bravo leader sa coinvolgere la sua collaboratrice o il suo collaboratore e deve avere al suo fianco una persona che fa team con lui, e lavora per i suoi obiettivi. Questo fa la differenza!

     

    Come si può iniziare?

     

    Innanzitutto si deve riconoscere la propria resistenza al cambiamento, capire bene come funziona la collaborazione in modalità virtuale e prepararti al cambiamento.

    Poi provare a trovare un collaboratore competente e professionale che può curare attività più marginali e meno strategiche e affidargliele, fornendo degli obiettivi chiari e puntuali con una efficace comunicazione degli stessi.

    Ma se hai dei dubbi e non riesci a trovare le risposte da solo o vorresti migliorare la tua gestione del tempo potrai contattarmi per una consulenza personalizzata su questi argomenti.

    Ricordati! La gestione del tempo coincide con la gestione della vita.

Krisztina FekecsL’ Assistente Virtuale e lo Smart Working
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Un’assistente personale per tutti

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Nella nostra mente la figura dell’assistente personale la leghiamo esclusivamente alle aziende e ai manager.

In realtà anche questa figura ha avuto grandi cambiamenti negli scorsi anni e sta diventando un servizio, o meglio un’opportunità, per chiunque si trovi in situazione di bisogno di supporto professionale.

Per capire come puoi avere una tua assistente personale devi capire chi è e cosa fa esattamente!

 

Chi è l’assistente personale

L’assistente personale è la persona che da supporto di back office per svolgere le attività professionali e organizzative praticamente per chiunque, a partire dalle persone che lavorano in privato fino a liberi professionisti, PMI, startup o aziende strutturate.

Cosa fa l’assistente personale

Indipendentemente dall’ambiente e dal settore dove svolge la sua attività possono variare anche le attività che segue. Classicamente si tratta di attività relative all’agenda, gestione email e corrispondenza, organizzazione di appuntamenti, riunioni e trasferte. Ma spesso l’assistente personale gestisce anche i fornitori, la selezione del personale, le comunicazioni in generale, ma anche la presenza online dell’organizzazione.

Quali sono le competenze per poter svolgere questo lavoro

Dalla vasta gamma di servizi si percepisce che l’assistente personale è una persona che possiede competenze diverse, conoscenze di applicazioni informative, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

Quali sono le attività che possono essere svolte da un assistente personale

Sono tutte quelle attività non strategiche ma che sono alla fine imprescindibili perché comunque fanno parte del lavoro di interfaccia con clienti, fornitori, committenti etc. e che non possono essere svolti da chi deve occuparsi del core business.

E quali sono queste mansioni?

  • Comunicazione
  • Amministrazione aziendale
  • Social media
  • Marketing digitale
  • Assistenza personale
  • Promozione aziendale
  • Gestione delle informazioni aziendali

Ma per un esauriente dettaglio di queste singole attività rimando all’articolo che ho scritto recentemente sul mio blog: 60 MODI PER GUADAGNARE TEMPO CON UN ASSISTENTE VIRTUALE

Chi può avere un’assistente personale

Il servizio dell’assistente personale è diventato un servizio accessibile a chiunque come gli chef a domicilio e la consulente d’immagine. Quante volte hai pensato così: “se avessi qualcuno a fianco di me che mi possa dare una mano quando ho bisogno? Se avessi una collaboratrice potrei sviluppare un progetto nuovo molto più velocemente?”

La buona notizia è che oramai questa esigenza può essere soddisfatta in modo molto semplice. L’assistente personale non è più per forza una dipendente, ma esistono vari professioniste che operano dal remoto senza assunzione, assicurando la massima flessibilità. Quindi senza avere un dipendente, come e quando ti serve puoi avere la Tua Assistente Personale Privata!

 

Come si svolge questo lavoro dal remoto

Naturalmente le modalità di svolgimento di tutte queste attività sono diverse da quelle tradizionali di un ufficio fisico. Ma per fortuna l’offerta di applicazioni e software è grande e svariata e per lo più gratuita, dando la possibilità di gestire al meglio ogni necessità di uno smart office. Dai colloqui di lavoro ai contratti di collaborazione, dagli accessi alla condivisione dei documenti, dal project management alla messaggistica istantanea, fino alla traccia delle ore lavorate. Anche in questo caso, per avere un maggiore dettaglio, su quali sono gli strumenti che vanno per la maggiore e che io stessa uso quotidianamente invito a leggere l’articolo dal mio blog : COME FUNZIONA LA COLLABORAZIONE CON UN’ ASSISTENTE VIRTUALE?

 

Quanto costa un assistente personale privato?

La domanda sorge spontanea. Lo capisco. Ma se da un lato si può rimanere spaventati da tutte queste più svariate attività dall’altro lato i vantaggi oggettivi che ci sono nell’avere una collaboratrice virtuale balzano all’occhio immediatamente. In primis il fatto di non dover adempiere ai doveri di una collaborazione fissa e indeterminata. Ma non solo. In questo articolo QUANTO MI COSTA UN’ASSISTENTE VIRTUALE? Spiego il perché questo tipo di collaborazione da più vantaggi di quel che costa.

Gestione del tempo e organizzazione di ufficio

L’assistente personale ti può anche aiutare, o meglio insegnarti, come gestire il tuo ufficio virtuale, e come organizzare meglio le tue caselle email, la tua agenda e in generare gestire meglio il tuo tempo. Ricordati che la gestione del tempo in realtà coincide con la gestione della vita.

La gestione delle priorità quindi diventa fondamentale e aiuta a lavorare mirati sulle attvità strategiche per poter guadagnare tempo e qualità della vita stessa. Ma è un percorso graduale che richiede costanza. Nel mio sito offro alcuni strumenti utili per facilitare l’individuazione delle priorità come la matrice di Eisenhower, di cui puoi leggere in questa mia guida e il tracker per inserire le nuove abitudini.

Se vuoi approfondire la materia non perdere tempo, contattami per poter essere aiutato con una consulenza personalizzata!

 

 

 

 

Krisztina FekecsUn’assistente personale per tutti
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