Assistente Virtuale

Come capire cosa delegare?

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La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli e poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo. Delegare sarà parte integrante di questa gestione.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho, 

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

Analisi delle attività

Come prima pratica conviene procedere a un’analisi delle attività che si svolge per capire cosa si può e si dovrebbe delegare e dove poter concentrarsi più proficuamente.

Ma con che mezzo si può fare l’analisi?

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usare Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

Ma cosa si può fare con toggl?

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

Come lo si fa?

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

Cosa si scopre?

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

Per quanto tempo si deve seguire l’analisi?

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

Ma perché lo si fa?

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

La definizione delle priorità

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa e non sugli obiettivi veri.

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti potrà aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

  • Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
  • Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
  • Automatizza e delega le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederai: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché avrai dei processi più fluidi.

I punti chiave da fissare

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, si arriva ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’ “Arte della delega”:

  • Inizia a delegare  con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti  aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che , come  leader, devi sbrigare.
  • Quando  deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che si sta cercando? Lascia l’opportunità che i tuoi compagni di squadra lavorino su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo si da qualcosa da festeggiare, ma si è anche dato a loro un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
  • Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
  • Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader  che tutti vorranno seguire.
  • Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’ 80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

Vuol dire che ti puoi liberare dall’ 80% delle attività che stai seguendo, ti dedichi a quel 20% di restanti e comunque continui a guadagnare.

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

Il metodo migliore per trovare queste “bestie” è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dll’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice, non ti piace, c’è pure chi può fare meglio di te! E’ da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico che quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

Krisztina FekecsCome capire cosa delegare?
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Parola dell’anno: delega

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Se hai lavorato sulla pianificazione del 2019 magari hai scelto la tua parola dell’anno, la quale sarà il punto di focus dell’anno.

Questa parola probabilmente non è la delega, ma potrebbe essere crescita, leggerezza, esplorazione, avventura e così via.

Cosa c’entra quindi la delega? Forse perché la delega potrebbe essere il primo passo verso il tuo obiettivo e verso la tua parola dell’anno.

Mi spiego meglio. Se vuoi far crescere la tua attività devi iniziare a delegare, se vuoi ottenere più leggerezza, devi creare del tempo per le cose che ami fare, quindi devi imparare a delegare, se ti serve tempo per esplorare nuovi settori e business, devi imparare a delegare, se hai deciso di girare il mondo con una sola valigia, devi trasformare il tuo business in un’attività non dipendente da te, quindi devi imparare a delegare.

Ma facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire cosa succede nel mondo del lavoro e nel business.

Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, più di una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati (erano il 36% un anno fa).

A queste, bisogna aggiungere un ulteriore 2% che ha realizzato una qualche iniziativa informale e l’8% che prevede di introdurre progetti nel prossimo anno, per cui complessivamente circa due grandi aziende su tre stanno già sperimentando una qualche forma di Smart Working.

Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. È quanto emerge dal sondaggio su un campione di 183 imprese con più di 250 addetti.

Come vedrai dalla tabella sottoriportata lo smart working e il settore digitale vanno a pari passo, è sempre più evidente che si tratta di una rivoluzione vera del mondo di business, e di una rivoluzione da non fermare nel mondo del lavoro.

La delega diventa il punto critico del nuovo sistema, indipendentemente che si tratti di aziende strutturate, o di piccole realtà. Senza imparare a delegare in modo efficace e intelligente non sarà possibile creare e mantenere un sistema flessibile, liquido, cioè smart.

La delega è una delle competenze manageriali più importanti ma ignorata da molti, imperniati dalla falsa certezza che se ci si occupa in prima persona di tutte le attività queste saranno portate a compimento meglio e presto.

 

Sappiamo che non è così, soprattutto dalle esperienze in aziende dove il lavoro in team è la prima buona pratica da seguire se si vuole ottenere risultati in maniera efficiente.

E guidare una squadra non vuol dire controllare tutto e tutti ma affidarsi alla singole competenze facendole lavorare e responsabilizzandole oltre che dedicarsi alla formazione di nuove skill se ce ne fosse bisogno.

Si tratta di una nuova forma di leadership.

Tramite un attenta supervisione e un check mirato sul processo lavorativo il delegare mira a dare priorità alle attività strategiche e a affidare a professionisti compiti dove magari la competenza altrui può dare un valore aggiunto.

Se non deleghi freni la crescita del business.

Non è una frase così scontata.

Il potersi dedicare al proprio core business con più tempo sapendo che qualcuno (di cui chiaramente ti puoi fidare) sta svolgendo per te compiti meno strategici ma altrettanto importanti come l’amministrazione, la segreteria, la gestione dei social media, il marketing etc. da una tranquillità e un appagamento che difficilmente troverai occupandoti di tutto in prima persona, perché sarai sempre affannato e occupato con scarsa efficienza.

Nella delega ci sono dentro svariati aspetti che possono far evolvere di per se il proprio lavoro, come l’uso di nuovi software e applicazioni per la gestione e l’organizzazione delle attività, lo smart working ampiamente citato prima e oramai possibile con i sistemi hardware disponibili e i molteplici modi di comunicare, la collaborazione con figure professionali specializzate, l’andare oltre un ambiente fisico di lavoro fisso, ove possibile, che permette di evitare i tanti disagi (come per esempio il dover timbrare un cartellino in tempo dopo un’ora di traffico).

E’ chiaro che non tutti possono applicare quanto scritto sopra, ma certo è che la delega, sia in casi di grandi strutture che in quelli di piccole realtà può dare un impulso notevole e insperato al processo lavorativo.

Fidarsi e affidarsi sono due verbi su cui la diffidenza agisce pesantemente ma una volta cacciata questa, insieme alla zona comfort delle tue abitudini, l’arricchimento che si ottiene, non solo materiale ma intimo della tua persona, non ti farà più abbandonare la pratica della delega.

Il mese di gennaio sul mio blog sarà infatti dedicato all’arte di delegare: cosa, come e a chi delegare.

Sto lavorando anche su un kit essenziale per aiutarti, dove sto raccogliendo qualche tool e form per supportarti.

Krisztina FekecsParola dell’anno: delega
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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è lAssistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

Per rimanere sempre aggiornati su tool e trip che riguardano la gestione del tempo e lo smart office, iscriviti alla mia Newsletter

 

 

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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

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Chi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?

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Ultimamente avrai sentito parlare spesso di Assistenti Virtuali e magari, se interessato, ti sentirai un po’ confuso sull’argomento.

Non sai chi è l’Assistente Virtuale e come funziona la collaborazione in modalità virtuale.

 

Queste possono essere le prime domande che emergono e le risposte te le ho già date in un articolo su chi è chi non è L’Assistente Virtuale, ma puoi continuare a leggerne anche qui sotto.

Vediamo chi sono i clienti di un’ Assistente Virtuale.

Il bello di questo servizio è che può risolvere i problemi sia dei piccoli imprenditori che delle aziende più strutturate.

Chiaramente un’azienda grande all’interno avrà la propria segreteria, e anche il reparto comunicazione. Ma come fa nel caso di un evento da organizzare dove la sua struttura interna è già satura?

E qui che entra in azione l’Assistente Virtuale, che può dare supporto professionale anche collaborando con la segreteria interna e gestire situazioni e eventi occasionali. Magari si tratta solo di una sostituzione temporanea, o di una collaborazione durante un periodo di riorganizzazione aziendale.

L’Assistente Virtuale può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile però solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.


Il servizio dell’Assistente Virtuale comunque è particolarmente adatto ai liberi professionisti, alle piccole medie imprese e agli startupper, che, per l’appunto, spesso non hanno ancora la segreteria e l’ufficio comunicazione al loro interno, non possono affrontare le spese di un’assunzione e non possono garantire il carico di lavoro stabile.

O anche solo quando hanno bisogno di sbrigare una singola mansione ma troppo oberante in un dato momento e non sanno a chi rivolgersi, credendo che un certo tipo di attività non si possa delegare efficacemente se non avendo qualcuno al proprio fianco fisicamente.

Con questa soluzione avrebbero a disposizione un servizio che si adatta alle loro esigenze al 100%, avendo tutta la flessibilità necessaria per la gestione quotidiana, ma nello stesso tempo delegando le attività operative e quindi con la possibilità di ricavare le risorse necessarie per far crescere la loro attività.


Ma quali sono le attività da delegare? Tutto ciò che non è propriamente strategico ma comunque funzionale al processo della tua attività. Le operazioni marginali ma necessarie alla quotidianità lavorativa.

 

La gestione dei dati aziendali, i compiti di assistenza personale, alcune mansioni di amministrazione , le attività di marketing digitale, la gestione dei social media oramai sempre più necessaria, fino all’organizzazione di eventi di promozione aziendale. Al link di questo articolo puoi trovare il dettaglio delle 60 attività che ho individuato secondo la mia esperienza.


La domanda è anche come delegare

 

Sembra una pratica semplice e scontata ma così non lo è per chi non l’ha mai applicata. E lo sforzo diventa notevole se siamo in presenza di chi vuol tenere tutto sotto controllo occupandosi in prima persona di ogni singola attività.

Ma si arriva al punto in cui ci si rende conto che se si vuole veramente evolvere e mirare i veri obiettivi ci si deve affidare a collaboratori di fiducia a cui delegare alcune attività, magari come detto anche non essenziali ma che alleggeriscono la giornata lavorativa e l’impegno mentale, con il risultato dell’aumento del tempo per le attività veramente strategiche e anche per la vita privata.

Un mio articolo di qualche tempo fa spiega come si può iniziare a delegare inquadrando le priorità effettive. Hai la possibilità di scaricare la matrice di Covey e iniziare a usarla.


Sul mio sito puoi trovare anche strumenti utili come il Test, che puoi effettuare in pochi minuti, per capire quanto tempo puoi guadagnare con l’ausilio di un Assistente Virtuale.

In definitiva il servizio che un Assistente Personale può offrire è per le più diverse tipologie professionali come ho spiegato anche nel mio penultimo articolo.

Non solo per piccole aziende o imprese ma anche per privati che proprio perché senza struttura hanno bisogno di un coadiuvo, occasionale o più continuo, al proprio lavoro.

Il tutto in maniera snella ed efficiente, facendo sentire il cliente sollevato da attività che prima lo oberavano o lo occupavano eccessivamente e al tempo stesso più sereno e meno preoccupato di dover far tutto.

 

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L’ Assistente Virtuale e lo Smart Working

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Sorge la domanda spontanea: ma l’assistente virtuale è anche smart worker?

Penso di sì, e ti spiego perché; ma prima vediamo cosa vuol dire veramente lo smart working.

Definire lo Smart Working non è semplice

 

Non è semplicemente lavoro flessibile o telelavoro. Non è lavorare da casa un giorno alla settimana o al mese. Infine il libero professionista non per forza è uno smart worker.

Questo tipo di attività è un nuovo modo di collaborare e rivede lo standard radicato del lavoro che le aziende hanno usato fino ad ora e che nel prossimo futuro impiegheranno come forma alternativa di organizzazione per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Non si possono ignorare le sue peculiarità come la flessibilità, la produttività più la prontezza di risposta alla clientela, la soddisfazione del lavoratore e la crescita complessiva dell’ambiente di  lavoro.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working.

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali, fornendo una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

E la responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, essendo consapevole in maniera responsabile della propria attività e quindi più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In più il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Per di più l’autonomia è maggiore nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

 

Quali sono i vantaggi per il lavoratore e per il datore di lavoro?

 

      • Maggiore fiducia con il datore di lavoro e con i collaboratori. La fiducia reciproca è il primo punto su cui parte una collaborazione con uno smart worker.

     

      • La coscienza responsabile di quel che si deve fare e la chiarezza degli obiettivi prefissati insieme al cliente o al datore di lavoro.

     

      • La flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non si deve trattare di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.

     

      • Lo spazio di lavoro. Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentando in questo modo anche il proprio bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità in un contesto più dinamico e innovativo.

     

      • Quindi la diretta conseguenza dei punti sopra elencati: una maggiore produttività. Se hai un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se lavori quando hai fissato nella tua agenda ma nell’arco dell’intera giornata e non secondo orari prefissati da altri, se puoi muoverti liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligato a restare chiuso in un ufficio, allora sarai anche più produttivo. E con te lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.

     

      • Riduzione dei costi del lavoro innegabile per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati.

     

      • Maggiore riconoscibilità del proprio marchio aziendale: chi adotta l’utilizzo dello Smart Working si contraddistingue sul mercato e attrae i clienti, i partner e futuri dipendenti.

     

      • Maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavoratore da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma continuo confronto e condivisone di informazioni. Lo so questo è difficile anche in un normale ufficio ma in questo caso deve esser d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

     

    Puoi rendere la tua attività più smart partendo dalla collaborazione con un’Assistente Virtuale?

     

    Assolutamente sì! L’assistente virtuale lavora dal proprio ufficio o da casa, quindi non devi assicurarle uno spazio di lavoro né i mezzi necessari per svolgere l’attività.

    Se sei un consulente oppure un libero professionista con l’aiuto della tua assistente potrai trasmettere un’immagine più professionale, che è un aspetto molto importante nel business. L’assistente virtuale ti aiuterà a creare e ottimizzare le tue procedure e rendere la tua attività più produttiva.

    Ci sono metodi molto efficaci come la Matrice di Covey per individuare le priorità vere a cui dare importanza e strumenti efficaci come Asana che ti possono aiutare a organizzare meglio il tuo tempo.Un bravo leader sa coinvolgere la sua collaboratrice o il suo collaboratore e deve avere al suo fianco una persona che fa team con lui, e lavora per i suoi obiettivi. Questo fa la differenza!

     

    Come si può iniziare?

     

    Innanzitutto si deve riconoscere la propria resistenza al cambiamento, capire bene come funziona la collaborazione in modalità virtuale e prepararti al cambiamento.

    Poi provare a trovare un collaboratore competente e professionale che può curare attività più marginali e meno strategiche e affidargliele, fornendo degli obiettivi chiari e puntuali con una efficace comunicazione degli stessi.

    Ma se hai dei dubbi e non riesci a trovare le risposte da solo o vorresti migliorare la tua gestione del tempo potrai contattarmi per una consulenza personalizzata su questi argomenti.

    Ricordati! La gestione del tempo coincide con la gestione della vita.

Krisztina FekecsL’ Assistente Virtuale e lo Smart Working
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Un’assistente personale per tutti

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Nella nostra mente la figura dell’assistente personale la leghiamo esclusivamente alle aziende e ai manager.

In realtà anche questa figura ha avuto grandi cambiamenti negli scorsi anni e sta diventando un servizio, o meglio un’opportunità, per chiunque si trovi in situazione di bisogno di supporto professionale.

Per capire come puoi avere una tua assistente personale devi capire chi è e cosa fa esattamente!

 

Chi è l’assistente personale

L’assistente personale è la persona che da supporto di back office per svolgere le attività professionali e organizzative praticamente per chiunque, a partire dalle persone che lavorano in privato fino a liberi professionisti, PMI, startup o aziende strutturate.

Cosa fa l’assistente personale

Indipendentemente dall’ambiente e dal settore dove svolge la sua attività possono variare anche le attività che segue. Classicamente si tratta di attività relative all’agenda, gestione email e corrispondenza, organizzazione di appuntamenti, riunioni e trasferte. Ma spesso l’assistente personale gestisce anche i fornitori, la selezione del personale, le comunicazioni in generale, ma anche la presenza online dell’organizzazione.

Quali sono le competenze per poter svolgere questo lavoro

Dalla vasta gamma di servizi si percepisce che l’assistente personale è una persona che possiede competenze diverse, conoscenze di applicazioni informative, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

Quali sono le attività che possono essere svolte da un assistente personale

Sono tutte quelle attività non strategiche ma che sono alla fine imprescindibili perché comunque fanno parte del lavoro di interfaccia con clienti, fornitori, committenti etc. e che non possono essere svolti da chi deve occuparsi del core business.

E quali sono queste mansioni?

  • Comunicazione
  • Amministrazione aziendale
  • Social media
  • Marketing digitale
  • Assistenza personale
  • Promozione aziendale
  • Gestione delle informazioni aziendali

Ma per un esauriente dettaglio di queste singole attività rimando all’articolo che ho scritto recentemente sul mio blog: 60 MODI PER GUADAGNARE TEMPO CON UN ASSISTENTE VIRTUALE

Chi può avere un’assistente personale

Il servizio dell’assistente personale è diventato un servizio accessibile a chiunque come gli chef a domicilio e la consulente d’immagine. Quante volte hai pensato così: “se avessi qualcuno a fianco di me che mi possa dare una mano quando ho bisogno? Se avessi una collaboratrice potrei sviluppare un progetto nuovo molto più velocemente?”

La buona notizia è che oramai questa esigenza può essere soddisfatta in modo molto semplice. L’assistente personale non è più per forza una dipendente, ma esistono vari professioniste che operano dal remoto senza assunzione, assicurando la massima flessibilità. Quindi senza avere un dipendente, come e quando ti serve puoi avere la Tua Assistente Personale Privata!

 

Come si svolge questo lavoro dal remoto

Naturalmente le modalità di svolgimento di tutte queste attività sono diverse da quelle tradizionali di un ufficio fisico. Ma per fortuna l’offerta di applicazioni e software è grande e svariata e per lo più gratuita, dando la possibilità di gestire al meglio ogni necessità di uno smart office. Dai colloqui di lavoro ai contratti di collaborazione, dagli accessi alla condivisione dei documenti, dal project management alla messaggistica istantanea, fino alla traccia delle ore lavorate. Anche in questo caso, per avere un maggiore dettaglio, su quali sono gli strumenti che vanno per la maggiore e che io stessa uso quotidianamente invito a leggere l’articolo dal mio blog : COME FUNZIONA LA COLLABORAZIONE CON UN’ ASSISTENTE VIRTUALE?

 

Quanto costa un assistente personale privato?

La domanda sorge spontanea. Lo capisco. Ma se da un lato si può rimanere spaventati da tutte queste più svariate attività dall’altro lato i vantaggi oggettivi che ci sono nell’avere una collaboratrice virtuale balzano all’occhio immediatamente. In primis il fatto di non dover adempiere ai doveri di una collaborazione fissa e indeterminata. Ma non solo. In questo articolo QUANTO MI COSTA UN’ASSISTENTE VIRTUALE? Spiego il perché questo tipo di collaborazione da più vantaggi di quel che costa.

Gestione del tempo e organizzazione di ufficio

L’assistente personale ti può anche aiutare, o meglio insegnarti, come gestire il tuo ufficio virtuale, e come organizzare meglio le tue caselle email, la tua agenda e in generare gestire meglio il tuo tempo. Ricordati che la gestione del tempo in realtà coincide con la gestione della vita.

La gestione delle priorità quindi diventa fondamentale e aiuta a lavorare mirati sulle attvità strategiche per poter guadagnare tempo e qualità della vita stessa. Ma è un percorso graduale che richiede costanza. Nel mio sito offro alcuni strumenti utili per facilitare l’individuazione delle priorità come la matrice di Eisenhower, di cui puoi leggere in questa mia guida e il tracker per inserire le nuove abitudini.

Se vuoi approfondire la materia non perdere tempo, contattami per poter essere aiutato con una consulenza personalizzata!

 

 

 

 

Krisztina FekecsUn’assistente personale per tutti
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Come funziona la collaborazione con un’ Assistente Virtuale?

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I migliori strumenti GRATUITI per la collaborazione online

 

Spesso le persone sono scettiche al riguardo di una collaborazione virtuale, perché semplicemente non riescono a immaginarsi come gestire la comunicazione a distanza.

In questo articolo ho raccolto i migliori strumenti gratuiti per la collaborazione online, e mostro il flusso di lavoro “virtuale” tramite questi tool.

 

Mettiamo che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarsi attorno anche online. Magari trovi qualche profilo interessante su Linkedin, o semplicemente dopo qualche ricerca veloce su Google hai stilato un elenco di siti web da contattare.

Cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni. Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione. Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la modalità virtuale.

Poi le cose sono cambiate, ho capito che con gli strumenti offerti dal web, per queso tipo di attività, tutto è diventato più semplice, addirittura spesso in modo gratuito.

Vediamo un po’ come funziona dal vivo, seguendo proprio il flusso di lavoro.

Colloqui di lavoro

Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il colloquio! L’unica differenza è che in modalità remota è tutto molto semplice, veloce e economico.

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype o Zoom, entrambi gratuiti e semplicissimi.

Contratto di collaborazione

E’ molto importante, per entrambi i lati, avere un contratto di collaborazione. E’ il primo passo per costruire una lunga collaborazione basata sul rispetto e sulla fiducia.

Dimenticati della Posta Italiana e del fax, basta registrarsi su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro.

Accessi

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ ufficio, in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. Questo spesso è il punto critico, potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione.

Ma sappi che c’è la soluzione. Il tool LastPass da la possibilità, oltre a memorizzare e creare delle password sicure, anche di condividere le tue password con il collaboratore senza averle comunicate!

Condivisione documenti

Per creare il vostro ufficio virtuale la cosa più semplice è usare Google Drive. Avrai già un profilo Google, quindi hai già anche Google Drive. Potrai creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque, come potrai creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

Basta condividere la cartella con il collega, e in questo modo si potrà lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file senza mai perdere un aggiornamento.

Se non hai un profilo Google, potrai usare anche Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo sulla cartella Google Drive, potrai utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

Project Management

Proprio la settimana scorsa ho pubblicato un articolo sui tool di project management, ma se non vuoi perdere tempo per testarli tutti e vuoi un tool semplice, io consiglio sempre Trello. Trovi una guida qui, così da poterlo usare già da domani!

Messaggistica istantanea

C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsApp, Telegram e Slack. Tutti sia versione desktop che app.

Rintracciare le ore lavorate

In azienda ti vengono registrate le tue presenze ( mica le attività lavorative) con il badge. In modalità virtuale invece il tuo collaboratore userà un time tracker software per registrare le attività. Per ogni task una voce, con report esportabili. Io uso e consiglio Toggl.

 

 

Tutti questi consigli ti potranno convincere di come sia possibile fare molte cose da remoto e quindi ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero su come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se parti da zero essendo abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

Queste applicazioni o software sono semplici (oramai di veloce apprendimento nel loro uso) ma decisivi, perché ti facilitano operazioni per cui già ti stavi chiedendo come inventare un sistema di gestione della comunicazione e della condivisione col tuo cliente.

Se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo questi strumenti ti aiuteranno in poco tempo a gestire la condivisione delle attività col tuo committente o cliente, creando un rapporto più immediato e efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

 

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome funziona la collaborazione con un’ Assistente Virtuale?
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Chi è e chi non è l’Assistente Virtuale

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Avete sentito parlare del libro di Tim Ferriss che parla dell’Assistente Virtuale? Vi siete imbattuti negli assistenti virtuali/bot che vengono fuori dai risultati dei motori di ricerca e ora vi sentite confusi perché non capite di quale servizio si tratta?

 

Vi spiego chi è e cosa fa la vera Assistente Virtuale !

A me piace definire così l’Assistente Virtuale:
Regala tempo a liberi professionisti, PMI e startupper, offrendo servizi di supporto professionale, così da permettere loro di far crescere il business. Mette a disposizione di piccole realtà lavorative le proprie conoscenze e esperienze per aiutarle a delegare le attività meno produttive, a concentrarsi sul business, a comunicare una migliore immagine e a liberarsi dei costi fissi.

Che vantaggi avrete collaborando con un’Assistente Virtuale?

Sempre più professionisti, PMI e Startup si rivolgono al servizio di assistente virtuale, perché è come avere una segreteria qualificata, ma la paghi solo quando ti serve e a lavoro effettuato.

È una soluzione ideale per le piccole e medie aziende, che non hanno un servizio interno di segreteria ma hanno bisogno di una persona altamente qualificata per svolgere le loro attività quotidiane in un medio lungo periodo o in momenti di picco lavorativo dove c’è necessità di aumentare il numero dei collaboratori per smaltire attività meno strategiche ma comunque obbligate.

Il vantaggio macroscopico è il risparmio di tempo per potersi dedicare al proprio business ma nello stesso tempo l’acquisizione di un’immagine più professionale.

Kryva, in particolare, offre il 60% di risparmio rispetto ai costi di un’assunzione, facendosi pagare solo per il lavoro effettuato, sulla base di tariffe orarie o pacchetti.

Non c’è da gestire le problematiche del personale. Potete avere la vostra Assistente Virtuale per ore stabilite o periodi limitati secondo le tue necessità, oppure come collaboratrice fissa con contratti vantaggiosi semestrali e annuali.

 

Qualcuno potrà chiedersi:

Ma cosa può fare un’Assistente Virtuale per me e per il mio business?

 

Avere a disposizione un’Assistente Virtuale può cambiare la vita. Non c’è enfasi gratuita in questo modo di dire.

Se si inquadrano bene le attività che fanno perdere del tempo e si realizza quanto siano poco strategiche ma allo stesso tempo necessarie per il proprio lavoro allora questa frase diventerà necessità e realtà.

Con molta professionalità e serietà l’Assistente Virtuale si prende cura di tutte quelle attività che possono essere delegate, mentre il cliente può occuparsi dello sviluppo del suo business.

Ci sarà più organizzazione e più tempo sia per il lavoro che per la vita privata e la giornata sarà più produttiva. Nel nostro caso, l’esperienza e la competenza di Kryva si esprimono sotto forma di disciplina, correttezza, organizzazione e rispetto dei tempi.

 

Ci sono anche grandi vantaggi economici, pagando solo per il lavoro effettivo (tariffe orarie o pacchetti), liberandosi dai costi fissi di un ufficio e di personale dipendente.

Non si deve pagare le ferie, le malattie, gli straordinari, la tredicesima ed il TFR. In più c’è il risparmio sui costi fissi per mantenere un ufficio e l’acquisto degli strumenti necessari come PC, internet e telefono.

Un vantaggio notevole è quello di potersi affidare, anche solo temporaneamente per il periodo che serve, a professionisti che possono affiancare una struttura, se già esistente, in una fase delicata di grande mole di lavoro, magari capitata all’improvviso per l’arrivo di nuove commesse simultanee.

Momenti in cui si potrebbero creare tensioni e spreco di tempo tali da danneggiare l’avanzamento delle nuove urgenti attività.

 

Nello stesso tempo si può dare un’immagine più professionale, aspetto molto importante nel mondo del business. Innanzitutto facendo vedere un’organizzazione operativa e amministrativa che trasmette senso di efficienza ai clienti e ai committenti.

Ad esempio, un desk virtuale di smart office o di segreteria operativa per eventi può aumentare lo spessore professionale all’occhio del cliente che così ha un motivo in più fidelizzarsi alla tale azienda, tal ufficio o libero professionista.

 

Poi la gestione di attività finora mai considerate o poco assiduamente frequentate come la presenza su internet tramite un sito, un blog o dei profili social che possono aumentare sensibilmente la propria immagine e convogliare l’interesse di nuovi clienti anche tramite un business diretto come l’e-commerce.

Ma per far questo ci vuole organizzazione, costanza e metodo secondo una calendarizzazione puntuale delle pubblicazioni e delle informazioni o delle campagne di comunicazione che si desidera attivare.

Kryva, nella fattispecie, offre la gestione di questo tipo di servizio usando metodi e software di ultima generazione e creando una perfetta sincronizzazione tra sito web, blog e profili social.

 

Se qualcuno avesse difficoltà a pensare alle attività che un VA può affrontare per il proprio lavoro, può iniziare subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Potete usare questa lista per dare il via ai vostri risparmi di tempo!

Ma quanto costa?

Riformuliamo la domanda e iniziamo a pensare invece quanto si potrebbe guadagnare in termini di tempo recuperato e ed efficienza operativa con un’Assistente Virtuale.

Perché? Perché il vero senso sta in questa modalità! Invito a leggere il mio articolo sui costi.

Come funziona? Seguite il processo di avvio di collaborazione con cui potete avere un quadro più dettagliato:

Informarsi.
E’ abbastanza facile, tramite tutti i canali odierni di ricerca e di informazione che possono confermare l’avvento di questa nuova forma di collaborazione. Su Kryva per esempio trovate tante informazioni sul sito, tramite i profili Facebook o Linkedin, oppure leggendo le varie interviste rilasciate sul tema (link).

TEST
Sul mio sito c’è una pagina da dove scaricare il TEST per capire quante ore si possono guadagnare con i servizi di AV. Facile e veloce. Solo un piccolo primo passo.

Contatto
E’ più che semplice, basta inviare una mail veloce dal sito di Kryva per descrivere brevemente le vostre esigenze e chiedere un appuntamento approfondito. Oppure contattandoci tramite i profili social.

La consulenza
Potrete fare tutte le domande che servono per togliersi ogni dubbio, stabilendo insieme le procedure di come seguire le vostre attività. E se non ci fosse una procedura collaudata Kryva può aiutare a stabilirne una per ottimizzare l’agenda delle attività e la gestione del tempo.

Il contratto
Assolutamente sì, il cliente deve sentirsi protetto sotto ogni profilo. La riservatezza e la deontologia sono garantiti da una disciplina comprovata negli anni e nell’esperienze svolte di alto livello. Per quanto tempo? Dipende dalle esigenze, ma per poter essere efficace inizialmente serve un periodo di prova di almeno 30 giorni.

La comunicazione
Sarà scelta la modalità più comoda e efficace per il vostro business! Oramai i mezzi a disposizione sono molteplici e semplici da usare. Kryva utilizza i principali software e applicazioni più usate adeguandosi alle abitudini del cliente o magari suggerendo anche ulteriori e nuovi strumenti, efficaci per una comunicazione diretta e snella.

Cambierà la vostra vita 
Perché? Perché con il tempo liberato si può rivoluzionare il proprio business e dedicare del tempo prezioso solo per le attività davvero importanti. E’ il primo grande risultato che si può avere dopo esser stati coadiuvati da un Assistente Virtuale.

Il voler controllare tutto nel proprio lavoro è tipico ma anche illusorio e se desiderate far progredire e evolvere non solo il volume degli affari ma il livello professionale vi dovreste prima o poi affidare a professionisti che sposano la vostra causa e offrono la propria esperienza e competenza.

Per capire come aumentare la produttività vi invito a leggere il mio articolo sulla gestione delle priorità.

Ed infine date un occhio alle interviste pubblicate sul mio sito, gli esempi sono i migliori maestri di vita!

Riassumendo:

Avvio della collaborazione con l'Assistente Virtuale

Come avviare la collaborazione con l’Assistente Virtuale

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60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale

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Se impresari e imprenditori esternalizzano sempre di più le attività agli Assistenti Virtuali, lo fanno per una serie di motivi. La stragrande maggioranza però, esternalizza puramente per risparmiare tempo che altrimenti avrebbe bisogno di spendere in compiti di più basso profilo, ma oltremodo necessari.

Come è ben noto se segui il nostro blog di Kryva, l’invito è quello di creare già un elenco di attività da esternalizzare in anticipo rispetto all’assunzione di un VA, al fine di aiutare a trovare l’assistente giusto e ottenere la propria partnership di outsourcing per un inizio senza grossi problemi e con buoni risultati.

Anche se può sembrare banale, come si può immaginare, la stesura di una tale lista può essere più dura di quanto possa apparire senza averci pensato prima almeno una volta.

 

Nel caso in cui tu faccia fatica a dare la priorità a una delle tue attività aziendali e a delegarla a un Assistente Virtuale, abbiamo creato un elenco di 60 attività dispendiose in termini di tempo che possono realisticamente essere esternalizzate.

 

Se hai avuto difficoltà a pensare alle attività che un nuovo VA può affrontare per te, inizia subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Puoi usare questa lista per dare il via ai tuoi risparmi di tempo!

Scansionalo e quando vedi un’attività che fa parte di quelle della tua azienda, copia e incolla nel tuo elenco.

Quindi puoi consultare di nuovo la tua nuova lista e classificare le attività, con quelle che ti piacerebbe maggiormente esternalizzare in alto. Et voilà! Hai il tuo elenco di attività da delegare all’Assistente Virtuale.

 

60 compiti da esternalizzare per risparmiare tempo:

 

Attività di comunicazione

 

In un primo momento può essere difficile delegare la comunicazione con i clienti della tua azienda, soprattutto se la tua strategia aziendale comporta la creazione di un’esperienza personalizzata per loro. Tuttavia, la comunicazione è una delle attività di business più dispendiose in termini di tempo, in particolare quando viene effettuata tramite e-mail.

Se sei preoccupato di delegare uno dei primi otto compiti del nostro elenco qui sotto a un Assistente Virtuale, considera questo: man mano che la tua azienda cresce, diventerà impossibile per te condurre personalmente tutte le tue comunicazioni.

Quindi, perché non liberare un po ‘di tempo in questo momento e abituarsi a lasciare che qualcun altro comunichi per conto della tua attività?

  1. Filtraggio della tua casella di posta elettronica e cancellazione di spam / posta indesiderata.
  2. Fornire assistenza clienti via e-mail (rispondendo alle richieste di aiuto e ai ticket di supporto).
  3. Controllo e risposta alla casella vocale.
  4. Scrivere, modificare e inviare e-mail di follow-up a clienti.
  5. Lettura di prove e modifica dei messaggi di posta elettronica in uscita.
  6. Effettuare chiamate in uscita (tramite Skype o telefonia IP).
  7. Fornire supporto live chat per i tuoi clienti online.
  8. Invio di biglietti di auguri, note di ringraziamento e inviti.

 

Attività di amministrazione aziendale

 

Quando gestisci una piccola azienda o una startup, è pesante affrontare quotidianamente tutte le attività amministrative necessarie, come la creazione di moduli e modelli, la ricerca di lead e la gestione degli account.

Se la tua azienda ha successo, arriverà un punto in cui ti accorgi che ti trovi di fronte a un compromesso costante tra attività che supportano direttamente la crescita e il miglioramento continuo e quelle fastidiose ma necessarie attività di amministrazione.

Affrontando compiti come i punti dal 9 al 20 qui sotto, il tuo Assistente Virtuale può risparmiarti la frustrazione di essere diviso tra attività strategiche e amministrative.

 

  1. Trascrizione di file audio e / o video.
  2. Preparazione di ordini del giorno per riunioni online o chiamate in teleconferenza.
  3. Preparazione e creazione di rapporti.
  4. Creazione di moduli da utilizzare nella tua azienda.
  5. Creazione di modelli di documento.
  6. Lead generation.
  7. Filtraggio dati / miglioramento / gestione.
  8. Compiti di receptionist.
  9. Contabilità.
  10. Fatturazione del cliente.
  11. Preparazione e creazione di materiali di formazione per il personale dell’ ufficio in loco o di quello virtuale.
  12. Doveri del libro paga (come le spese di registrazione o gli orari di lavoro).

 

Attività sui social media

 

I social media possono rappresentare un enorme vantaggio per gli sforzi di marketing e di coinvolgimento dei clienti, ma se non hai il tempo di gestire correttamente i social media, tutta questa attività può presto iniziare a scontrarsi contro il tuo lavoro.

Se invece assumi un Assistente Virtuale con esperienza di gestione dei social media, potrai far gestire le prossime dieci attività del nostro elenco e tenerti in contatto con il “brusio” dei social media che la tua attività sta generando.

  1. Creare account di social media.
  2. Pubblicazione degli aggiornamenti di stato su Facebook.
  3. Creazione di gruppi o pagine fan su Facebook.
  4. Gestione e generazione dei follower su Twitter.
  5. Pianificazione e pubblicazione di tweet, tracciamento di hashtag e menzioni.
  6. Gestione delle attività su Pinterest o Instagram (creazione, identificazione e blocco delle immagini).
  7. Caricamento di video su YouTube.
  8. Creazione di playlist di YouTube.
  9. Moderare e rispondere ai commenti sui siti di social media.
  10. Risposta a messaggi e query sui canali dei social media.

 

Attività di marketing digitale

 

Non c’è dubbio che il marketing digitale espanda notevolmente la portata della tua piccola azienda, ma richieda anche molto tempo.

Delegare i seguenti dieci punti puoi metterti in grado di dedicare più tempo a lavorare sulla strategia di marketing digitale, mentre l’Assistente Virtuale si prenderà cura di tutto.

  1. Gestire il tuo blog aziendale.
  2. Moderazione dei commenti sul tuo blog.
  3. Aggiunta di immagini e tag ai post del blog.
  4. Creazione di liste di contatti di email marketing.
  5. Mantenere aggiornati gli elenchi di posta elettronica (aggiungere nuovi abbonati e rimuovere i non abbonati).
  6. Creazione e programmazione di e-mail di marketing.
  7. Produzione e invio di newsletter via email.
  8. Scrivere post di blog o articoli per il tuo sito web aziendale (ma assicurati che il tuo VA abbia le competenze necessarie per la creazione di contenuti concernenti il tuo ambito lavorativo o di interesse e prova tu stesso a scrivere alcuni dei tuoi post e articoli occasionalmente).
  9. Produzione di altro materiale di marketing di contenuto (ad esempio infografiche, white paper).
  10. Condurre ricerche su parole chiave.

 

Compiti di assistenza personale

 

Un altro ottimo modo per risparmiare tempo è lasciare che un Assistente Virtuale organizzi le tue attività personali per te.

I compiti dal 41 al 45 sono solo alcuni dei modi in cui un VA può aiutarti ad organizzare la tua vita da lontano – e ad un prezzo accessibile.

  1. Gestire il calendario e il diario aziendale.
  2. Pianificazione e gestione degli appuntamenti.
  3. Fare piani e accordi per il tuo viaggio d’affari.
  4. Fungere da acquirente online personale (ad esempio, acquistare e inviare regali a tuo nome, trovandoti i prezzi migliori nei negozi online).
  5. Modificare e correggere tutti i documenti che scrivi per la pubblicazione digitale o stampata.

 

Eventi di promozione aziendale

 

Ci sono anche le attività in cui puoi promuovere l’azienda per incentivare e fidelizzare i clienti già presenti o per conquistarne di nuovi. Si va dalle convention/forum alle cene di gala, dagli open day ai corporate meeting, dagli eventi culturali come concerti o spettacoli ai corsi di formazione/incentive.

Per la gestione e la messa in funzione di un evento ci sono molteplici passi da fare per renderlo efficace e ben riuscito quali:

  1. Ricerca della location e contatti con la proprietà
  2. Contatti col cathering se contemplato nell’evento
  3. Ricerca e selezione di personale di servizio durante l’evento
  4. Gestione della comunicazione sui Social Media e campagna informazione stampa
  5. Creazione liste degli invitati su piattaforme dedicate
  6. Gestione invio inviti e conferme
  7. Programmazione simultanea di newsletter, post e comunicati (con software di programmazione e monitoraggio per social network) nel tempo che trascorre prima dell’evento
  8. Supporto di segreteria organizzativa (24h,mail, telefono) con gestione di chiamate o mail da parte di clienti o invitati per chiarimenti sull’evento o sulla registrazione.
  9. Gestione e programmazione delle comunicazioni di follow up come post con filmati o foto dell’evento o con informazioni sugli appuntamenti successivi
  10. Consegna di liste e statistiche per l’analisi di miglioramento dell’evento e la profilazione di clienti e invitati.

 

Attività di informazioni aziendali

 

La gestione dei dati aziendali è spesso trascurata, anche nelle organizzazioni più grandi. Può essere ancora più difficile gestire i tuoi dati da solo quando gestisci una piccola azienda. Allo stesso tempo, è un peccato lasciare che i dati trascurati o tenuti disordinati ostacolino la tua performance.

Un buon Assistente Virtuale sarà più che capace di eseguire le ultime cinque attività in questo elenco, aiutandoti a rimanere aggiornato sui tuoi dati e sui sistemi di informazione che li elaborano.

  1. Immissione di dati e pulizia per i sistemi di informazioni aziendali (ad esempio, CRM).
  2. Gestione di supporti di archiviazione online come Dropbox, Google Drive o altri.
  3. Fogli di calcolo e / o gestione del database.
  4. Pianificazione e gestione dei backup di dati / sistema.
  5. Monitoraggio e reporting dell’attività concorrente / industriale.

 

Come sfruttare al meglio questo elenco

 

Dopo aver selezionato da qui alcune attività per creare il proprio elenco di attività da far svolgere a un Assistente Virtuale, è possibile utilizzare queste informazioni in vari modi. Ti suggeriamo di usarle per prima cosa per mettere insieme un elenco delle competenze e capacità che vuoi che un VA abbia per il tuo lavoro. Ciò renderà molto più facile trovare la persona giusta per aiutarti a risparmiare tempo con l’outsourcing.

È possibile fare riferimento al proprio elenco anche per ottenere idee per la formazione o istruzione ai collaboratori, per generare domande di intervista ai candidati VA e naturalmente per avviare la delega di compiti in un ordine prioritario, cosa importantissima per far partire bene la collaborazione con l’Assistente Virtuale.

Queste 60 attività elencate potrebbero sembrare troppe ma servono per farti capire quanti compiti possono distoglierti dal tuo “core business”, anche se in tempi diversi e non simultaneamente; ma soprattutto ti vogliono far comprendere quante e quali capacità deve avere un vero Assistente Virtuale su cui puoi fare affidamento a seconda delle tue esigenze. La professionalità, la competenza e l’esperienza non si improvvisano ma si acquisiscono sul campo, ancora meglio se in molti anni di collaborazione lavorativa ad alto livello come ha avuto chi ha fondato Kryva. Ricorda, la delega non è sfuggire alle proprie responsabilità ma è la capacità di essere più responsabili con i propri collaboratori, affidandosi quindi a professionisti capaci in compiti meno strategici o più logoranti ma mantenendo sempre il pieno controllo di essi.

Nella speranza che tu abbia trovato utili i nostri 60 suggerimenti sulle attività delegabili ci piacerebbe sapere qualcosa su quelle che hai esternalizzato con successo a un/una VA e magari conoscere anche quelle che non sono state incluse nella nostra lista ma di cui avresti o hai avuto bisogno. Sentiti libero di condividere le tue esperienze in un commento a questo post.

 

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

Krisztina Fekecs60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale
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