Gestione del tempo

La ripartizione del tempo di un manager

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Oggi propongo un tema sempre attuale e forse mai risolto per molti manager delle nostre aziende: come ripartiscono il proprio tempo nelle singole attività, partendo da una scheda, trovata sul testo Gestisci il tuo tempo di Luca e Laura Varvelli (Ed. Gruppo 24ore), sulla percentuale media di ripartizione del tempo per un manager:

 

Lavoro autonomo, riflessione                                          7%

Telefono e e-mail                                                             17%

Lettura e cultura personale                                              3%

Supervisione dei collaboratori e delle attività               5%

Colloqui informali                                                             28%

Riunioni formali                                                                 19%

Impegni extra-aziendali                                                    6%

Viaggi e trasferte di lavoro                                                8%

Varie                                                                                      7%

 

Essendo un testo del 2003 si potrebbe dire che a distanza di 15 anni le cose son cambiate ma forse solo come aumento del tempo sprecato dietro a distrazioni varie, soprattutto quelle portate dai nuovi strumenti di comunicazione, smartphone su tutti. Quindi forse la voce Telefono e e-mail potrebbe essere aumentata in percentuale in questo lasso di tempo. Ma proprio per questo il nesso del discorso non cambia.

Tra chiacchiere e riunioni va in fumo la metà della giornata se aggiungiamo anche email e telefonate abbiamo già perso praticamente il 70% della giornata, e il manager non ha fatto ancora praticamente nulla di quello che sarebbe la sua attività principale a livello strategico….

Sulla focalizzazione degli obiettivi e la gestione delle priorità abbiamo ho già parlato più volte, perché è alla base di una sana pianificazione del proprio tempo e rimando quindi all’articolo sulla Matrice Covey.

Come sulla maniera di tenere traccia dei propri impegni quantificandoli e misurandoli con strumenti quali Toggl che permette di analizzare come abbiamo effettivamente usato il nostro tempo.

Certo ci vuole rigore nel segnare ogni inizio e fine attività ma già fare macroscopicamente questo segnatempo può far capire dove stanno le lacune di gestione e le perdite di tempo. Anche qui ripropongo l’articolo scritto sull’uso di Toggl.

Gli impegni che si accavallano, le riunioni che si sommano a cui non possiamo dire di no ma che sembrano anche un po’ improduttive, lo stress accumulato per l’ansia di dover finire molte cose (ma anche di doverle ancora iniziare) sono il risultato della inefficacia con cui si usa il proprio tempo.

E magari diventano alibi per non fare alcuna correzione sul proprio modus operandi per i giorni a venire.

Cambiando solo alcune abitudini e avendo un po’ di rigore in più su certe pratiche può aprire le porte a una sana e produttiva giornata lavorativa.

Consigli contro le attività “sprecatempo”

 

Ecco allora alcune dritte, che mi permetto di dare sulla base della mia esperienza e dei testi consultati in questi anni, per iniziare ad aumentare il tempo effettivo speso sulle varie attività elencate nella scheda, appena vista, delle percentuali medie di tempo dedicato ad esse:

Lavoro autonomo

  • Riservarsi almeno 30 minuti al giorno nel periodo più adatto quando nessuno può disturbare
  • Archiviare con metodo (come si legge nel libro di David Allen “Detto fatto!”)
  • Breve intervallo tra le attività come ci insegna la tecnica del pomodoro di Francesco Cirillo (The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System)
  • Imparare ad analizzarsi e studiare la propria curva di produttività

Telefono e email

  • Iniziare sempre con le comunicazioni più difficili
  • Raggruppare le telefonate, farsi richiamare in quello slot di tempo
  • Chiedere alla propria segreteria di filtrare le chiamate (vi consiglio MySecretary App)
  • Comunicazioni sintetiche
  • Ridurre la comunicazione via mail , grazie anche all’uso di software semplici ma efficaci come Trello
  • Dare subito la risposta
  • Toccare ogni argomento una sola volta

Lettura e cultura personale

  • Leggere nei ritagli di tempo e durante le attese

 Colloqui e riunioni

  • Chiedersi sempre se è utile svolgere così tante riunioni
  • Scegliere orari intelligenti. E’ assolutamente da evitare iniziare la giornata con una serie di riunioni. Così le persone per la pausa pranzo sono già stanche e non sono riuscite ancora a dedicarsi al proprio lavoro
  • Iniziare e finire puntualmente, senza pausa caffè o pause dispersive
  • Colloqui max 20 minuti, riunioni di massimo 1 ora

Trasferimenti e impegni extra aziendali

  • Programmare e pianificare con anticipo
  • Stabilire in anticipo gli obiettivi
  • Preparare il verbale dell’incontro

Supervisione dei collaboratori

  • Rendetevi disponibili e imparate ad ascoltare
  • Focus sugli obiettivi e i risultati
  • Saper motivare

 

Non ci sono regole ferree ma solo buone pratiche da far diventare abitudini durante l’arco della giornata lavorativa o meglio durante la settimana se vogliamo parlare nell’ottica di una pianificazione produttiva.

Perché alla fine le abitudini sono i nostri comportamenti che ripetiamo ogni giorno, anche senza accorgersene.

Quindi basta aggiungerne altre, oltre alle nostre ( quelle buone! ), e organizzarle dentro un planning efficace!

 

 

 

 

 

 

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La pianificazione contro la procrastinazione

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La pianificazione è alla base di tutto, imparandola e migliorandola definirà il tuo successo nella vita lavorativa e privata.

 

Come dice Brian Tracy, esperto di time management:

Ricordati che la gestione del tempo coincide in realtà con la gestione della vita.

Comprende tutti i settori della tua vita, anche se non ne sei consapevole. Le tue abitudini ti hanno portato qui dove sei ora e se vuoi andare oltre devi cambiare qualcosa. Come diceva Einstein:

Devi rinunciare a ciò che sei per diventare ciò che vuoi…

Se si tratta di una competenza servono quindi le teorie. Come in ogni settore ci sono persone più portate a una gestione efficace del tempo, poi ci sono delle persone che si perdono più facilmente.

E qui che entra lo studio, le teorie, le tecniche, e le abitudini…da mettere insieme per creare una competenza nuova e migliorare ogni aspetto della proprio vita.

Certo avere un mindset positivo al riguardo delle proprie capacità serve e aiuta, ma prima di tutto serve creare dentro di noi una nuova immagine di sé, una che riesce a fare da padrone del proprio tempo.

Uno dei primi passi importanti è evitare la procrastinazione delle attività veramente importanti, cosa che avviene quando non abbiamo un programma chiaro e modulato per affrontare la giornata lavorativa e non.

La paura di insuccesso o di prendere responsabilità in quel preciso momento ci fa cadere dentro all’illusione della “via facile”, facendo proprio il “lato oscuro” ( parafrasando la saga di Guerre Stellari) del rimandare che poi non fa altro che ingigantire la mole di lavoro nei giorni a venire, aumentando il livello di stress e preoccupazione.

Questa è già un’ abitudine da eliminare, perché nel nostro piccolo lo facciamo quotidianamente magari senza accorgersene o non dando peso al fatto che ci ritroveremo questo “debito” di tempo più avanti ingigantito e spaventoso.

La pianificazione è la sola medicina contro questo comportamento umano.

La capacità di allenare la nostra mente ad affrontare passo dopo passo ogni attività che ci riguarda partendo anche da quelle più difficili e dedicando loro poco tempo inizialmente per poi aumentare la quantità di ore occupata.

Il planning delle cose da fare può far star meglio, calibrando bene gli sforzi e alternando momenti di intenso lavoro ad altri dove ci possiamo rilassare o ricaricare.

Cercando di contemplare sempre dello spazio alle attività strategiche, davvero importanti, quelle che se identificate o già inquadrate ti renderanno di più sotto ogni aspetto.

Dell’inquadramento delle priorità ne abbiamo già parlato (matrice di Covey) ma è bene ricordare che è alla base di una buona pianificazione.

Conoscere ciò che veramente è importante per noi può sembrare scontato ma se ci si trova a pensare bene, magari davanti a un foglio bianco, dovendo compilare una lista, sicuramente passeranno alcuni minuti prima di fare una scelta fra le cose decisive da svolgere nel quotidiano e ancor di più nel lungo raggio di un anno.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare ?), eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata (il traffico incontrato per andare a lavoro, per esempio), sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

Certo come scritto, non è solo colpa nostra, un certo spreco di tempo ci è indotto da eventi esterni o da altri, ma proprio questi momenti sono spazi dove costruire la propria sopravvivenza contro questo falso stress, tramutandoli in occasioni costruttive e non di ineluttabile passaggio di tempo inutile.

Come? Partendo proprio dai momenti di vuoto in cui, come nel foglio bianco di prima, si può iniziare a pensare intimamente ai nostri sogni, ad avere nuove idee o semplicemente a svuotare la nostra mente dalle false urgenze del momento.

Lo psicologo Amos Tversky ha scritto così:

Ci ritroviamo a sprecare anni della nostra vita, pur di non sprecare qualche ora delle nostre settimane.

Per esempio, quando ci ritroveremo imbottigliati nel traffico, invece di ascoltare passivamente la radio, potremo ascoltare un corso formativo su argomenti per noi importanti, riflettere se tutto quanto fatto il giorno precedente, se ci ha effettivamente premiato o privato di qualcosa, rilassarsi con la musica davvero preferita per dare carica oppure tranquillità; evitando magari di imprecare contro un evento negativo che oramai sta accadendo e contro cui si può fare poco o nulla (la fila di macchine infinita).

Questo è solo un esempio ma forse efficace per comprendere quanto ci è indotto in noi il buttar via tempo ma quanto poi ci lasciamo sopraffare da questo spreco senza reagire efficacemente.

Una volta compresa l’importanza di affrontare con una pianificazione mirata la propria vita e liberati dai pensieri limitanti ci si potrà dedicare allo studio…sì perché un po’ di studio serve anche per capire le dinamiche del proprio comportamento al riguardo delle nostre azioni.

E su questo argomento si aprirà un nuovo capitolo di cosa può offrirti Kryva nel prossimo futuro.

 

 

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Il tempo dedicato alla pianificazione

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Il tempo passa per tutti, ma non ugualmente per tutti.

 

Perché dico questo? Perché il tempo che passa, ma pieno, è ben diverso del tempo che passa, ma sprecato. La grande differenza è sul risultato: lasciare qualcosa o meno. Lasciare questo mondo pieno di esperienze o solo con un mucchio di cose inutili con cui hai riempito la tua vita.

Quando parlo di pianificazione spesso sento dire: ma come faccio? Non ho tempo per tutte queste cose tra agenda e tool…

Devi capire che la pianificazione è un investimento! E come ogni investimento da i frutti nel tempo. Ogni mezz’ora di planning può regalarti 2 ore al giorno. Quindi spendendo alcuni giorni per la pianificazione annuale, poi di seguito dedicando 10 minuti al giorno a questa attività non fa altro che aiutarti a ridurre il tempo sprecato.

Il tempo è uguale per tutti, ma siamo noi il pilota che può decidere con cosa riempirlo.

La teoria di Pareto torna anche questa volta: ci dice infatti che dell’80% che facciamo solo il 20% si trasforma in risultati, mentre il 20% di poche attività ci rende l’80% dei risultati. Queste  ultime sono distribuite quotidianamente dentro le nostre abitudini e nel bisogno di stare nella zona comfort, facendo cose a cui siamo più abituati.

L’organizzazione è da sempre la mia passione, sono cresciuta tra taccuini e agendine, e ho avuto la fortuna di avere una maestra che mi ha insegnato come pianificare la gestione dei compiti. Mi ha insegnato Lei le 3 regole fondamentali: priorità, pianificazione e verifica, con il concetto base dell’iniziare dal compito più difficile.

Sono quasi sicura che lei all’epoca non conoscesse né Stephen Covey Brian Tracy, eppure ci ha spiegato inconsapevolmente e in modo molto semplice e comprensibile la matrice di Eisenhower o Covey e la teoria Eat the frog di Tracy.

Sono stata sempre molto attratta dalla pianificazione e dall’organizzazione. Infatti il mio metodo e il mio quaderno a spirale mi hanno salvato la vita (lavorativamente parlando) quando in poco tempo mi sono ritrovata, come assistente personale, a gestire le 3 segreterie direzionali più grandi della Ferrari, sostituendo in pratica 3 colleghe.

Ho sempre visto tante difficoltà nell’ambiente di lavoro , indipendentemente che si trattasse di aziende molto conosciute o di liberi professionisti. Il problema nasce dalle persone. La maggior parte delle persone, nonostante le loro competenze importanti, non ha mai studiato e neanche considerato i metodi della gestione del tempo e della pianificazione.

La persona che non sa gestire il proprio tempo, non saprà gestire nemmeno il tempo dell’azienda. Mettendo insieme tante persone con questa lacuna non può non nascere che il caos costante che poi accompagna la vita di quasi tutti i dipendenti, manager e direttori.

Qualche tempo fa ho realizzato che il problema più diffuso nella vita lavorativa, dai freelancer ai direttori, oltre proprio alla gestione del tempo è la mancanza di metodo. Vedo che le persone hanno bisogno come il pane di costruirsi un proprio metodo.

 

Col tempo ho anche realizzato di essermi creata un mio metodo, che mette insieme la pianificazione tradizionale e le tecnologie dei nostri giorni.

 

Viviamo in un momento molto complesso, dove la capacità di capire quando concentrarsi e su cosa sta diventando vitale per la sopravvivenza.

Proprio per le difficoltà che vedo tutti i giorni lavorando quotidianamente o ricordando i passati momenti dove la gestione del tempo era totalmente lasciata al caso mi sento di dover dare il mio contributo per aiutare chi si sente perso tra gli impegni lavorativi senza vedere una fine all’accavallarsi caotico degli appuntamenti e delle attività.

Per aiutare a far aprire gli occhi a molti su quanto sia importante la questione del tempo male organizzato ho deciso di mettere insieme tutte le teorie e le pratiche che ho imparato e studiato, durante questi anni, per poter gestire il mio tempo.

Infatti credo che sia comune ritenere scontato affrontare la giornata lavorativa e anche la vita privata senza programmare minimamente ma con una semplice gestione a vista delle attività.

Il mio metodo che non è altro che una sintesi di altri metodi efficaci può dimostrare come si può guadagnare tempo e qualità della vita con un minimo impegno e costanza, rendendo alcune le buone pratiche di pianificazione nostre abitudini.

 

Quindi rimanete in contatto con Kryva e seguite le prossime novità sul mio sito e sui canali social!

 

 

 

 

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I 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare

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Quando si tratta di mettere in azione la tua lista di cose da fare, ci sono un sacco di consigli a cui prestare attenzione. Ma quali sono i veri dati di fatto e quali invece sono semplici fantasie?

 

Ecco cinque miti sulla produttività che si dovrebbe imparare a non considerare così inamovibili a priori. O almeno a considerarli idonei soltanto dopo averli trovati veramente efficaci nella propria esperienza quotidiana di lavoro.

Qui di seguito sono raccolte le 5 frasi delle più frequenti, sulle buone pratiche da avere per essere più produttivi.

 

Mito 1: il multitasking è intrinsecamente negativo 

 

Sì, il concetto di saltare costantemente da una cosa da fare all’altra ha effetti sulla tua produttività. È importante notare, tuttavia, che il passare da un’attività a un‘altra non è la stessa cosa del multitasking.

Invece, il multitasking si basa sul concetto di fare più di una cosa alla volta. E ci sono alcune note positive nel praticarlo.

In questi casi, fare più cose contemporaneamente massimizza il tuo tempo e in molti casi migliora la tua performance. La chiave è che i compiti sono complementari piuttosto che concorrenti, richiedendo lo stesso sforzo cognitivo o tipo di concentrazione.

 

Mito n. 2: le persone mattiniere sono più produttive

 

Probabilmente hai sentito consigli come questo, ripetuti più e più volte: per avere una giornata produttiva, è necessario iniziare presto. Per trasformarti magicamente in una persona efficiente e mattiniera.

Niente naturalmente contro chi è mattiniero, ma non è necessariamente vero che ci renda più efficaci, almeno tutti i giorni.

Prendiamo per esempio uno studio condotto da scienziati dell’Università di Liegi in Belgio. La ricerca ha incluso 31 partecipanti, 15 dei quali si sono vantati di essere i nottambuli più importanti, mentre gli altri 16 si sono classificati come mattinieri.

Passando due notti in un laboratorio del sonno, i due gruppi hanno avuto differenze di circa quattro ore nei loro schemi di sonno. Ad esempio, se i mattinieri volavano fuori dal letto alle 7 del mattino, i nottambuli non si sono alzati fino alle 11:00.

Un’ora e mezza e 10 ore e mezza dopo i loro tempi di sveglia, i partecipanti hanno fatto un test di reazione della loro capacità di mantenere l’attenzione focalizzata mentre una risonanza magnetica ha misurato la loro attività cerebrale.

Nel test mattutino che si è verificato poco dopo la sveglia, non c’era una vera differenza tra i mattinieri e i nottambuli. Ma durante il test di sera? I nottambuli erano molto meno intontiti e avevano tempi di reazione molto più reattivi dei primi mattinieri. Quindi, in parole povere, chi si alza dopo può rimanere mentalmente sveglio più a lungo, prima di sentirsi esausto.

Per quanto riguarda la risonanza magnetica della funzione cerebrale, questa ha confermato tali risultati. Dieci ore e mezza dopo il risveglio, le persone mattiniere avevano un’attività cerebrale molto più bassa in regioni legate a funzioni come l’attenzione.

Anche alcune ricerche dicono che anche i nottambuli sono più reattivi nel corso della giornata. Uno studio diverso su 420 partecipanti ha rilevato che i nottambuli hanno superato i mattinieri in alcuni test di intelligenza, in particolare nella memoria di lavoro e nella velocità di elaborazione. E il vero colpo di scena? Quel risultato non cambiava anche quando i test venivano fatti nelle ore del mattino.

 

Mito n. 3: il modo migliore per battere una crisi è prendersi una pausa

 

Stai affrontando un blocco creativo da cui non vedi la via d’uscita e, se tieni conto dei molti dei consigli più ricorrenti, devi staccare per un po’ e ti vai a fare una passeggiata, lavori su qualcos’altro, o fai davvero qualsiasi cosa che ti distrae da ciò che ti fa sentire confuso.

Mentre ciò potrebbe farti sentire meglio, non è in realtà sempre il modo migliore per farcela. La scienza dice che il modo più efficace per arrivare dall’altra parte di un blocco creativo è fare la cosa che sembra impossibile: continuare a spingere per riuscire a sbloccarsi.

Secondo una ricerca della Kellogg School della Northwestern University, la perseveranza è tutto ciò che serve per approdare alle tue idee più grandi.

Durante lo studio, i partecipanti hanno analizzato idee creative (nella forma di piatti originali da servire durante la cena del Ringraziamento) durante due brevi periodi di tempo. Quando la prima parte di tempo si è esaurita, è stato chiesto loro di stimare quante più idee potevano generare durante il secondo periodo.

In media, i partecipanti si sono sottovalutati. Hanno predetto che potevano generare altre 10 idee durante quel secondo intervallo di tempo. Tuttavia, in realtà sono arrivati ​​più vicini a 15.

E la scoperta più interessante? Le idee erano anche molto più creative durante quel secondo blocco temporale.

 

Mito n. 4: togli di mezzo il lavoro inutile completando i compiti facili prima dei progetti complessi

 

Forse la maggior parte delle persone riempie l’inizio della sua giornata di lavoro con tutti i tipi di attività meno strategiche , come rispondere alle email e mettersi in contatto con i colleghi per esempio.

Si può immaginare che sia proficuo togliere di mezzo tutte quelle piccole cose per concentrarsi poi sul lavoro più grande che è il vero obiettivo per quel giorno. Un po’ come fossero le faccende di casa mentali.

C’è un fondo di merito a questa idea, dedicarsi alle attività meno strategiche per poi buttarsi a capofitto su quelle veramente decisive. Ma forse è sbagliato il momento temporale. Molti psicologi ed esperti affermano che in genere è molto meglio dare il via alla tua giornata con qualcosa di più grande e più significativo, o persino un compito che temi.

Probabilmente hai sentito parlare del modo di dire di “mangiare la rana”, che fa riferimento a una vecchia citazione di Mark Twain. Se inizi la tua giornata con qualcosa di veramente “indigesto”, puoi alimentare il resto del giorno sapendo che il peggio è dietro di te.

Infatti lo psicologo Ron Friedman, autore del libro The best place to work spiega che le prime tre ore dei nostri giorni lavorativi sono in realtà i momenti nei quali siamo più concentrati.

“Se finiamo per dilapidare quelle prime tre ore reagendo subito alle priorità di altre persone , che in definitiva è la segreteria telefonica o l’email, ci sarà sempre una lista di altre persone che richiedono il nostro tempo e che finisce per usare le nostre ore migliori e per non farci essere abbastanza efficaci come potremmo essere… “Friedman spiega in un Harvard Business Review Ideacast.

E ulteriormente, mentre ci spostiamo nel pomeriggio, sperimentiamo una diminuzione del funzionamento cognitivo. Quindi, affrontare il tuo lavoro più importante per prima cosa potrebbe essere solo il modo per una giornata lavorativa più produttiva.

 

Mito n. 5: essere produttivi significa ottenere tutto quello che c’è nella tua lista di cose da fare in un sol giorno

 

Quando immagini una giornata produttiva, che aspetto ha? Sfortunatamente per la maggior parte delle persone, è fin troppo facile confondere i termini “occupato” e “produttivo”.

Vogliamo una casella di posta elettronica vuota e una lista di cose da fare che sembri che sia passata attraverso un distruggidocumenti, come oggetto di vanto alla fine di una sessione di lavoro piena zeppa. Ma, sappi, questi non sono i veri indicatori dei tuoi livelli di produttività.

Certo, ti potresti sentire meglio se riuscissi a ridurre la posta in arrivo da 382 a 150, ma chiediti questo: è stato davvero l’uso più efficiente del tuo tempo? Oppure, sarebbe stato meglio dedicare quelle ore a fare progressi significativi su quella presentazione strategicamente importante che è imminente?

Quando si tratta di vera produttività, è importante ricordare la regola d’oro della qualità rispetto alla quantità. Se riesci a fare passi avanti su quel grande, allettante progetto che ti cade in testa, è altrettanto produttivo (probabilmente, ancor di più) come depennare 15 cose diverse dalla tua lista di cose da fare.

 

Alla fine si può giungere a una sintesi:

 

  • C’è un progetto grande o un’attività che ti preoccupa, puoi comunque accavallarla, nel corso della giornata, con altre attività senza però abbandonarla del tutto rispetto agli altri compiti.
  • E’ giusto qualche volta alzarsi presto per mettersi subito all’opera soprattutto se hai avuto un’idea migliorativa al progetto ma non è necessario farlo per forza tutti i giorni, per rimanere così reattivi tutto il giorno.
  • E’ forse meglio però buttarsi a capofitto subito nelle prime ore lavorative del mattino su quel tema che ti preoccupa di più o che è il vero obiettivo della giornata senza farsi distrarre dalle piccole attività o abitudini che puoi gestire in altri momenti.
  • Prima la cosa più strategica per te e poi il resto di tutte quelle attività che avevi in mente di fare oggi. Non devi fare tutto e l’individuazione delle priorità come scritto in altri articoli è decisiva. Ricorda “chi troppo vuole nulla stringe”.

 

La produttività è personale

 

Se sei desideroso di essere più produttivo, questa che hai letto può essere una giusta dose di consigli chiave necessari per dominare la tua giornata lavorativa, che non vogliono contraddire in pieno alcune regole che consideriamo oramai consolidate ma soltanto far aprire gli occhi su quanto sia rischioso far nostri alcuni preconcetti che poi nella realtà non funzionano.

Per quanto riguarda la tua produttività, tuttavia, è importante ricordare che la cosa più intelligente che puoi fare è applicare ciò che hai sperimentato che funziona meglio per te.

Sembra banale dire così, ma solo applicando delle pratiche poi scopri quali sono meglio per te. In tutta le esperienze della tua vita in fondo è stato così.

E d’altronde non si dovrebbe dare per scontato che sia necessario cambiare immediatamente marcia e cambiare approccio. Alla fine, se un metodo di lavoro ti aiuta a fare le cose, è davvero tutto ciò che conta per essere più produttivo.

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Pianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione

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La settimana scorsa ti ho parlato di analisi, per scoprire le tue abitudini nella gestione del tempo. Ma vediamo perché ci vuole una corretta pianificazione.

 

Il nostro cervello, estremamente sovraccaricato, tutto quello che può lo gestisce sulla base di automatismi. Questa modalità da pilota automatico ti fa gestire sempre nello stesso modo scorretto le tue giornate, ti fa perdere mesi lunghi senza mai aver fatto dei progressi.

Per correggere le abitudini limitanti, come spiegato nell’ articolo precedente, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

 

A questo punto sarai in grado di creare dei blocchi fissi sulla tua agenda a seconda della tipologia dell’attività.

 

Ma prendiamo qualche esempio di azioni più concrete che si possono fare:

  • Capire quale è il miglior momento per le attività di massima priorità
  • Raccogliere in blocco le microattività e quindi pianificarle nei momenti di calo di energie, ma anche subito dopo delle attività che invece normalmente generano emozioni negative
  • Pianificare il riposo in modo più strategico
  • Programmare delle giornate con delle attività di networking/incontri/formazione
  • Fissare le attività fisiche e avere un’alimentazione regolare

Con la creazione di blocchi fissi sarai in grado di pianificare anche gli appuntamenti, e non spezzare troppo le giornate.

 

Sicuramente desideri integrare delle nuove abitudini.

 

Questa è una procedura lunga e faticosa, ma vale la pena, perché non appena diventa automatica – ci vogliono almeno 3 settimane – riuscirai a impostare una vita più serena e sana senza fatica. Per facilitare questo processo puoi scaricare il mio tracker qui.

Prima di passare alla modalità di pianificazione dovrai analizzare e classificare le tue attività. Non c’è modo migliore che usare la matrice di Eisenhower o Covey. Di questo abbiamo già parlato, e in questo link potrai anche scaricare un form per creare la tua matrice personalizzata.

Se hai evidenziato le tua attività prioritarie deI quadrante 2 (come puoi vedere nell’immagine qui sotto) e nello stesso tempo hai capito quali sono i blocchi migliori per ottenere la massima focalizzazione il gioco è fatto.

Matrice di Covey

 

Ma guardiamo quali sono i due errori più diffusi: il NON PIANIFICARE e l’ IPERPIANIFICARE.

 

Come dice Stephen Covey:

“Dove non c’è un giardiniere, non c’è un giardino.“

Non pianificare vuol dire essere costretti a improvvisare e a farsi prendere dal panico nel gestire esclusivamente le emergenze e le urgenze, e a rimandare sempre le attività più importanti, quelle strategiche.

Mentre iperpianificare è una perdita di tempo e produce una strada non fattibile. Per affrontare le vie sconosciute del futuro dobbiamo creare una mappa, e lasciare che esse mostrino strade alternative, eventualmente migliori di quelle che abbiamo previsto noi.

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

 

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

 

Sono tanti i libri prodotti sull’importanza di avere degli obiettivi e di pianificare.

 

Eccoti un elenco di alcuni testi interessanti sull’argomento da consultare:


 

 

Se ti piacesse avere un percorso guidato alla creazione della tua pianificazione tailor made scrivimi cliccando qui.

 

 

 

Krisztina FekecsPianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione
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Capire dove e quanto tempo perdo, è possibile?

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Non è solo possibile, ma è la base di una pianificazione efficace. Per cui è indispensabile. Dovrai analizzarti con la massima sincerità, e poi di conseguenza correggere le abitudini cattive e sostituirle con quelle buone, ma anche costruire la tua strategia verso una buona gestione del tempo.

 

La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho,

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

 

 Con che mezzo faccio l’analisi?

 

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usa Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

 

 Cosa posso fare con Toggl?

 

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

 

 Come lo faccio?

 

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

 

 Cosa capirò?

 

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

 Per quanto tempo dovrò seguire l’analisi?

 

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

 

 Perché lo faccio?

 

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Se vuoi condividere con me il risultato della tua settimana di analisi, clicca qui.

 

Krisztina FekecsCapire dove e quanto tempo perdo, è possibile?
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Gestione del tempo, un percorso da imparare

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La nostra vita è diventata troppo complessa; la gestione del nostro tempo sta diventando una necessità fondamentale per tutti. Indipendentemente se siamo lavoratori dipendenti, imprenditori, liberi professionisti o startupper.

 

Il tempo, l’unica risorsa uguale per tutti. Il tempo è quello, nessuno può averne di più.

Al contrario della gestione finanziaria, la gestione efficace del tempo non porterà risultati quantitativi. Ma potrà portare risultati qualitativi.

Come dice Michael Altshuler:

La cattiva notizia è che il tempo vola, la buona notizia è che sei tu il pilota.

Per avere del tempo di qualità innanzitutto devi capire cosa porta per te la qualità. Quali sono le attività che ti portano più profitto, quali sono le attività che ti portano soddisfazione. Devi dimenticarti delle urgenze, mentre devi concentrarti sulle cose importanti per te.

Per costruire la tua vita equilibrata e armoniosa ci vorrà del tempo, ma si tratta di un investimento fatto per il tuo work – life balance.

Per l’introduzione di ogni nuova abitudine ci vogliono circa 3 settimane, per questo capisci perché ci vorrà del tempo e perché ci sono tanti che non ce la fanno. Mantenere la concentrazione su un obiettivo è difficile, l’unica cosa che può renderlo più facile è il desiderio.

Il desiderio di realizzare il tuo sogno è l’unico motore che ti darà la spinta per andare avanti.

Ma come si fa a “creare” quel Tuo “Big Why”?

 

Devi scavare dentro di te, nel tuo passato, tra i sogni scordati e tirare fuori quell’unica cosa che diventerà la tua missione di vita.

La tua missione, d’altronde, è fatta di priorità relative a uno stile di vita. Il tuo stile di vita comprenderà tanti dettagli relativi alla sfera di lavoro, alla famiglia e agli affetti, alla salute e alla spiritualità, al tempo libero.

Senza aver capito bene il tuo Big Why e le tue priorità non potrai mai strutturare una buona gestione del tempo.

Se hai deciso di seguire questo percorso e imparare finalmente la gestione del TUO tempo, dovrai procedere gradualmente.

 

Inizia a capire bene come evidenziare le tue priorità, analizzando tutte le tue attività. La cosa migliore è usare la matrice di Eisenhower, di cui puoi leggere in questa mia guida 

Ti regalo anche due tool importanti, il tracker per aiutarti a inserire le nuove abitudini e la matrice per creare la tua scatola di priorità.

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

Krisztina FekecsGestione del tempo, un percorso da imparare
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I falsi miti che ostacolano la DELEGA

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I miti che ostacolano la delega efficace sono non altro che vincoli mentali che ci tengono intrappolati in un business bloccato.

 

Ora vediamo da quali blocchi ci si deve liberare per far crescere il nostro business:

 

Mito n°1

 

Non c’è abbastanza tempo per delegare

Quelli che pensano di essere così impegnati da non avere tempo per spiegare il lavoro a qualcun altro, oppure se lo fanno, adottano la delega finta e consegnano solo il compito con il risultato da ottenere ma senza dare indicazioni dettagliate.

 

Mito n° 2

 

I collaboratori non sono abbastanza competenti

Purtroppo i manager o più in generale i responsabili di un’ attività tendenzialmente sottovalutano i loro collaboratori.

 

Mito n° 3

 

Se vuoi fare bene un lavoro, fallo tu

Detto popolare degli scettici e dei diffidenti…

 

Mito n°4

 

Gli altri penseranno che non hai il pieno controllo della situazione

 

Mito n° 5

 

Quando sai fare bene una cosa, dovresti farla tu.

L’inganno più rubatempo che ci sia.

 

Perché?

 

Sapendo fare bene un lavoro ci si crea una zona di comfort in cui si vorrebbe stare sempre. Invece si dovrebbe delegare tutto ciò che si è imparato a fare bene e passare a un’attività nuova.

Adottare la regola del 70%. Se qualcuno è in grado di svolgere l’attività con una qualità non inferiore a 70% si delega il lavoro a lui o lei.

La nostra tendenza naturale è cercare di fare i lavori che ci piacciono e tenerceli ben stretti. Invece si dovrebbe delegare i lavori che si padroneggiano, in modo da potersi dedicare ai compiti che richiedono più intelligenza, competenze e abilità.

Molti imprenditori e manager fanno fatica a delegare. Questa difficoltà non superata limita fortemente le loro possibilità di carriera.

 

Saper delegare è una delle competenze più fondamentali per un management efficace. Il quale è stato definito “la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”. Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per  LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

ESERCIZIO

 

Per creare un’abitudine ci vogliono circa 30 giorni. In modo molto consapevole bisogna ripetere delle azioni tutti i giorni, finché non diventa una routine giornaliera. La cosa più semplice è usare un tracker, dove inserire piccoli passi da seguire tutti  giorni per poi segnare se sono stati fatti.

Scarica il mio tracker

Si può iniziare con la pratica all’interno della famiglia, consegnando dei piccoli compiti ai figli per esempio. Ricordati però di dare istruzioni dettagliate, obiettivi da raggiungere ed infine controllare il risultato che serve per migliorare la gestione della prossima attività da delegare.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

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Gestione delle priorità con la Matrice di Eisenhower o di Covey

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Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

 

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

 

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.


 

La struttura della Matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

matrice Eisenhower o Covey

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

 

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

 

  • Fare una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice si può iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Vi faccio il primo mio regalo, basta cliccare qui per avere la matrice da compilare.
  • Quindi ridurre poi eliminare le azioni superflue e banali del quadrante IV. Si dovrà quindi costruire nuovi abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato.

Scarica il mio tracker che ho preparato per te.

 

  • Automatizzare e delegare le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Vi invito a leggere il mio articolo su come migliorare la gestione della posta elettronica e arrivare a (quasi) inbox zero.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederete: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché si avranno dei processi più fluidi.

 

Una volta preparata la vostra lista e la vostra matrice potrete contattarmi per una consulenza su come gestire le attività del vostro quadrante III.

E se nel frattempo vorreste fare un calcolo veloce delle vostre attività delegabili e capire quanto tempo potreste guadagnare, vi invito a cliccare qui!

 

Krisztina FekecsGestione delle priorità con la Matrice di Eisenhower o di Covey
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Dimentica la Inbox Zero

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Oggi torniamo a parlare di gestione email, anche tu avrai letto diversi articoli che ti promettono la Inbox Zero, cioè la casella vuota. Come potrai immaginare ci sono delle discussioni infinite e non mancano le persone di successo nel condividere la loro opinione al riguardo.

Tony Hsieh, Founder & CEO di Zappos dice che è assurdo parlare di Inbox zero, siccome è una storia infinita, basta inviare una sola riposta e potresti già avere una mail nella posta in arrivo. Lui per esempio consiglia di rispondere sempre alle mail del giorno precedente.

Eric Schmidt, CEO di Alphabet invece consiglia di rispondere a ogni email che ti arriva molto veloce e brevemente. Sinceramente non sono d’accordo perché diventa una fonte di distrazione e quindi si rischia di arrivare alla fine della giornata senza aver combinato niente o molto poco.

Katia Beauchamp, founder di Birchbox costringe invece il suo team a inserire nelle mail anche la scadenza entro quando necessitano di una risposta. Direi che in Italia non potrebbe mai funzionare, purtroppo!

 

Per arrivare all’inbox zero o quasi potresti usare anche diversi tool, di cui ti ho già parlato in questo articolo.

A quella lista aggiungerei solo Unroll.me per fare una analisi e una pulizia di tutte le iscrizioni a siti. Io ti consiglio di farlo almeno una volta in ogni trimestre, perché le newsletter dopo qualche mese tendono ad esaurirsi.

 

Diciamo che il metodo Inbox zero come concetto va anche bene, perché l’obiettivo sarebbe di dare delle risposte entro tempistiche ragionevoli.  Semmai potremmo aggiungere Inbox zero per il weekend, quindi  gestire tutte le tue mail all’interno di una settimana lavorativa.

 

Il primo passo è definire – come sempre – le nostre priorità. Puoi usare la classica matrice di Eisenhower, e dividere le mail nelle seguenti categorie:

 

Importante – Urgente: priorità assoluta, da gestire subito

Importante – ma non Urgente: decidere sulla scadenza, e quindi programmare

Non è importante – ma Urgente: assoluta priorità per la delega

Non è importante – non è Urgente: nessuna priorità , email da cancellare(disiscriversi)

 

Ed ora un piccolo trucco per creare una to do list dalle tue email.

Apri un foglio in Google sheets con delle colonne che vuoi inserire nella tua lista.

Poi registrati su Zapier (ti basta la versione gratuita) e crea velocemente la tua prima Zap, Gmail – Google sheets, quindi potrai estrarre dalla tua posta elettronica una bella to do list in 1 minuto!

Subito dopo potrai riempire le colonne “priorità” e “ azione”, e quindi praticamente avrai  fatta la tua to do list. Trattandosi di un Google doc la potrai condividere anche con la tua collaboratrice per far gestire subito le mail con priorità “delegare”

to do list con zapier

Quindi penso che sia più importante creare delle procedure che arrivare a Inbox zero, anche perché potrebbe causarti tanta ansia e anche insoddisfazione!

 

Le attività che avranno una scadenza o sono relative a qualche progetto attivo, sempre con una semplice Zap, possono essere trasformate in una Card su Trello, quindi eventualmente anche condivise con il resto del tuo team.

 

Fai una prova, e fammi sapere! Domani che è venerdì puoi creare la tua lista e metterla in pratica subito da lunedì! Buon lavoro

 

Krisztina FekecsDimentica la Inbox Zero
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