Assistente virtuale in Italia

 In Assistente Virtuale

Se hai scoperto recentemente la professione di Assistente Virtuale, probabilmente vorresti ottenere maggiori informazioni al riguardo dei servizi di una Virtual Assistant in Italia.

Da quanto esiste questo tipo si servizio?

 

Nell’ultima decade la nuova professione dell’Assistente Virtuale ha preso corpo andando a catturare le necessità di alcune categorie di lavoro, perché alla ricerca di maggiore flessibilità e competenza.

Proprio la voglia di maggiore flessibilità da parte di collaboratori ma anche dei datori di lavoro o committenti e la comparsa di nuove applicazioni e di software capaci di far lavorare agevolmente da remoto hanno coadiuvato il crescendo, in termini di offerta e di richiesta stessa di questa figura professionale così eclettica, che c’è stato e permane tuttora.

Io credo di poter testimoniare in questo senso, dato che quando ho creato Kryva nel 2015 le colleghe o colleghi erano veramente pochi mentre ora sono per lo più quadruplicati rispetto a 5 anni fa.

 

Di cosa si tratta?

 

Fino a qualche anno fa, infatti, la gestione di una piccola azienda o l’esercizio di un libero professionista comprendeva solo poche attività non attinenti alla propria attività. Ora invece si deve creare la propria personal brand tramite i mezzi del web.

Oramai servono competenze specifiche e tantissima costanza nel tempo per creare e portare avanti un sito o un blog, gestire la comunicazione tramite le pubblicazioni regolari e i profili di social media marketing, occuparsi di posizionamento del sito e di promozioni.

L’Assistente Virtuale è la persona che può occuparsi di tutte queste attività ma può anche aiutare a costruire il proprio smart office.

E’ diventato fondamentale lavorare bene, in modo produttivo e efficace, conoscere le basi del time management e le applicazioni che possono aiutare il lavoro, la collaborazione e la comunicazione nel nostro mondo digitalizzato. L’uso di tools e applicazioni insieme ad alcune teorie e pratiche sulla gestione del tempo possono coadiuvare veramente e efficacemente il lavoro di tutti i giorni.

L’assistente virtuale può anche fare formazione sull’effettivo utilizzo di questi strumenti messi a disposizione on line il più delle volte gratuitamente e guidare a un’ottimizzazione dell’uso dei tools rispetto alle rispettive esigenze di ciascun cliente.

 

Chi sono i clienti di un’Assistente Virtuale?

 

Il servizio dell’Assistente Virtuale è particolarmente adatto ai liberi professionisti, alle piccole medie imprese e agli startupper, che, per l’appunto, spesso non hanno ancora la segreteria e l’ufficio comunicazione al loro interno, non possono affrontare le spese di un’assunzione e non possono garantire il carico di lavoro stabile.

O anche solo quando hanno bisogno di sbrigare una singola mansione ma troppo oberante in un dato momento e non sanno a chi rivolgersi, credendo che un certo tipo di attività non si possa delegare efficacemente se non avendo qualcuno al proprio fianco fisicamente.

Con questa soluzione avrebbero a disposizione un servizio che si adatta alle loro esigenze al 100%, avendo tutta la flessibilità necessaria per la gestione quotidiana, ma nello stesso tempo delegando le attività operative e quindi con la possibilità di ricavare le risorse necessarie per far crescere la loro attività.

 

Ma quanto può costare la collaborazione di un Assistente Virtuale?

 

Per la attività operative o amministrative la forma migliore è quella di adottare una tariffa oraria, perché queste attività sono facilmente rintracciabili, basta usare un software di time tracking per conteggiare le ore impiegate e si paga il lavoro effettivo.

Mentre per le attività più creative o più complesse è meglio definire le attività e gli obiettivi, e quindi strutturare un pacchetto tailor made secondo le esigenze personali. Durante le attività strategiche e creative meglio evitare l’uso del timer perché potrebbe creare tensione, quindi potrebbe essere controproducente per il successo del progetto.

All’inizio della collaborazione la cosa più difficile forse è capire per quanto tempo ci sarà bisogno dell’assistente. Le persone spesso fanno fatica a stimare il tempo necessario per certe attività, quindi potrebbe essere utile partire con un periodo di test per analizzare le esigenze.

Le attività delegabili possono variare nel tempo, ci possono essere periodi di picco come dei tempi morti.

Uno dei vantaggi più importanti nella collaborazione con un’Assistente Virtuale è che da la flessibilità assoluta e anche in presenza di un pacchetto standard si può chiedere l’aumento o l’abbassamento delle attività secondo l’intensità del tuo business. Quindi si evita di pagare una persona non satura, ma nel caso di bisogno c’è il supporto necessario.

Quando parlo di periodo di test, penso che sia necessario analizzare le attività per almeno 2-4 settimane. Proposte come un’ora di prova e simili penso che non abbiano nessun senso, in nessun tipo di mansione.

Per le persone invece che ci mettono più tempo per capire qual’è la modalità che può funzionare per loro, o che abbiano attività particolari più “lente” un forma da consigliare è un pacchetto di tot ore (20/30) usufruibile in 3 mesi. In questo modo ci sarà più tempo per tutti di fare le valutazioni.

Una volta raggiunta una certa stabilità di collaborazione conviene però contrattualizzarla per almeno 6 mesi, per poter ottenere una tariffa migliore per una collaborazione fissa.

Ma ricordo che quando si paga un’Assistente Virtuale NON  dovranno essere pagati:

Le ferie

Le malattie

La maternità

Le tasse

Inps

Attrezzi e mezzi di ufficio

Rimborso viaggi

Utenze come riscaldamento, luce, internet e telefono

Formazione

Straordinari

Caffè 😉

 

Forse la domanda posta nel sottotitolo prima sarebbe da riformulare:

Quanto si risparmia con un’Assistente Virtuale?

Perché quello che posso certificare è che la quota di risparmio supera di molto quella dei costi.

In un periodo come questo la possibilità di avere competenza ed efficienza a disposizione, senza dover assumere per forza, crea un vantaggio competitivo e decisivo.

 

Ma quali sono le possibili difficoltà?

 

Chi cerca la collaborazione di un’Assistente Virtuale come primo requisito deve saper delegare, peraltro una delle competenze fondamentali per un management efficace.

Il quale è stato definito:

la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori

Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per la carriera, per il raggiungimento degli obiettivi e per il nostro business.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Ma può essere anche molto difficile per chi non l’ha praticata fino ad ora o per chi non ha fiducia nell’affidarsi ad altri.

Delegare, però, è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

La prima cosa ovviamente è redigere la lista delle attività da delegare, quelle meno strategiche ma più oberanti; conviene stabilire una priorità delle attività individuate e crea una sequenza o una pianificazione per la loro delega.

Poi si passa alla definizione di una procedura da seguire con le varie fasi secondo cui si svolge un’attività, anche se sembra semplice e scontato in un primo momento.

Conviene sempre redigerla al fine di facilitare i collaboratori che così non devono consultare cliente passo passo durante l’esecuzione dei loro compiti ma riescono ad avere indipendenza e idee chiare su cosa fare.

Si può creare alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti.

Difatti l’assunzione di collaboratori, per poter lavorare meno ore o diventare più produttivi, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Altro passo importante è la stesura degli obiettivi.

Se, infatti, deve essere chiaro cosa fare, deve essere ancor più chiaro per cosa lo si fa. Senza dover mettere pressione su chi collabora con te ma cercando di condividere le mete da raggiungere insieme, stimolando e motivando al tempo stesso.

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / collaboratore; mentre il cliente si impegna per decidere quali attività delegare, magari anche impegnato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione del Virtual Assistant si ritrova a far gestire all’assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, il cliente a volte si affretta a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare, prima che le difficoltà iniziali possano essere comprese e affrontate.

Prima di passare a un processo di outsourcing, bisogna decidere esattamente come si vuole che il VA risparmi il tempo o aumenti la produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione aiuterà nei seguenti modi:

  • Maggiore informazione sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
  • Più facilità di trovare un VA che combaci bene con le tue esigenze
  • Il Virtual Assistant sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarà gestito meglio il proprio tempo e quello dell’Assistente Virtuale
  • Il Virtual Assistant sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Sarà meno probabile la comparsa della frustrazione e minore la sensazione che un VA non fa al caso

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti.

Ti invito allora a consultare il mio kit sulla delega per iniziare col piede giusto!

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