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La costanza, il segreto per affermarsi

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La costanza, il valore più importante nel lavoro e nello studio

 

La parola costanza è sinonimo di perseveranza e fermezza. Il suo significato ci fa capire che praticarla porta solo benefici. Ma se prendiamo il linguaggio scientifico la sua accezione è

invariabilità di una grandezza al variare dei parametri dai quali a priori si può presumere che essa dipenda

Credo forse che questo concetto ci possa far capire quant’è decisivo adottare costanza in ogni nostro comportamento specialmente a lavoro e quando lo vogliamo organizzare nel tempo.

Trasponiamo questo significato alla nostra realtà quotidiana. Se adottiamo un metodo, un piano o delle procedure e li applichiamo costantemente, questi non cambiano al cambiare degli agenti esterni che possono condizionare il nostro lavoro giorno per giorno.

Cioè se io svolgo il mio lavoro secondo una programmazione oculata, un’ organizzazione collaudata, un piano chiaro nei suoi obiettivi e nelle sue priorità, con costanza, il mio lavoro stesso risulterà incolume agli attacchi di disturbo dato da imprevisti, urgenze e quant’altro; anche se in un primo momento potrebbe non sembrare.

Soltanto il darsi delle procedure chiare e degli obiettivi ancor più limpidi a se stessi e ai collaboratori, applicandosi con perseveranza ogni giorno, può farci evitare gli ostacoli lungo la strada impervia dei nostri impegni professionali, a tutti i livelli.

E’ come camminare in montagna. Se tu hai scarpe buone, un buon allenamento alle spalle, un passo costante e non troppo veloce, sai quando fermarti e quando rifocillarti, anche se il percorso è molto ripido e duro, sai che arriverai in cima alla vetta o alla meta prefissata; e su questo non avrai mai nessun dubbio durante il cammino anche se la fatica e gli agenti atmosferici ti condizioneranno.

Perché ti sei preparato prima, non sei arrivato senza allenamento, hai studiato il percorso o il sentiero da fare e il tempo che ti occorrerà per percorrerlo, hai pianificato dove poterti fermare per le soste, hai portato con te tutto l’occorrente anche quello necessario in caso di maltempo improvviso come accade spesso in montagna. Sai che arriverai in cima. Tutto questo è frutto della costanza di applicazione in ogni singola azione con cui ti sei preparato alla camminata.

Ecco, questa consapevolezza la può dare solo la costanza nell’applicazione delle proprie regole e dei piani di azione, nel darsi priorità e obiettivi chiari.

 

La procedura ti costringe a revisionare e migliorare

 

Le procedure che ognuno di noi adotta dopo una fase iniziale di rodaggio in ogni nuova attività sono quelle che ci garantiscono di lavorare proprio costantemente secondo un metodo collaudato, ripetendo in modo abitudinario le nostre azioni secondo le nostre competenze.

Le procedure stesse, però, sono prodotto di una continua revisione e miglioramento, soprattutto all’inizio di una nuova attività ma anche più in là nel tempo, che modellano a nostra immagine questa serie di regole e azioni che le definiscono.

Forse la fase più difficile è proprio quella di definizione delle procedure, dove si parte da un foglio bianco facendo leva solo sulle nostre competenze. Queste ultime però possono indurci in tentazione di voler affrontare tutto senza un piano e con una gestione a vista che può dare risultati nell’immediato ma non nel lungo termine soprattutto quando si lavora con altri collaboratori.

I compiti da svolgere (cioè cosa devo fare per un specifica attività), gli obiettivi per ciascuno di loro, le priorità da seguire, la programmazione, il sapere cosa fare e anche il riconoscere quando farsi aiutare ti daranno una mano a definire quell’insieme di regole uniformi da seguire per raggiungere correttamente un determinato fine che altro non è che una procedura.

 

La pianificazione aiuta a essere costanti

 

Ma una procedura non è niente se non è coadiuvata da una pianificazione efficace che la fa applicare di giorno in giorno.

Affrontare la giornata lavorativa secondo un piano prestabilito non vuol dire incanalare tutto nel rispetto temporale di quel programma preciso, ma ti da una guida da seguire perché tu non ti perda per sempre tra le urgenze e gli imprevisti che quotidianamente entrano a piedi uniti dentro la tua agenda.

Ok, accade spesso, dirai, ma se una giornata è stata terribile per impegni e vicende inattese, in quella successiva puoi ripartire secondo il tuo piano prestabilito, che se pensato oculatamente secondo le tue vere priorità e i tuoi reali obiettivi, ti da tranquillità e sostegno a riprendere il percorso con sicurezza e ti aiuta a non procrastinare le azioni veramente importanti soltanto perché sei stato distratto da imprevisti.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare?), gli eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata, sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

E la pianificazione che ti sei dato non ti deve mettere ansia per non averla rispettata o per la mole di lavoro che intravedi nel futuro più prossimo, ma ti deve servire da sostegno per mantenere quel passo costante per arrivare in cima alla vetta.

Per correggere le abitudini limitanti, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

Quindi solo un’attenta analisi ti potrà aiutare efficacemente; la potremo riassumere in questo elenco di azioni:

  • Fare una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Sapere esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Appurare qual’è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprire qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capire quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quantificare quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

Gli strumenti utili per essere costanti

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

E allora un buon compromesso potrebbe essere l’uso di Trello, di cui ti ho scritto, e che io uso quotidianamente, trovandovi soddisfazione nell’usarlo. Perché questo strumento ti obbliga ad avere già ben chiaro in testa le tua priorità e i tuoi obiettivi e a descriverli esattamente, dentro alla board specifica e nelle liste e schede contenute in essa.

Altrimenti creeresti una serie di attività messe in insieme (le schede o card) senza una sequenza sensata.

Il fatto di condividere la board con i tuoi collaboratori ti obbliga poi a rispettare la procedura e a seguire il flusso operativo in atto. La condivisione di informazioni è sempre foriera di buoni risultati se fatta con metodo e regolarmente.

Anche Trello infatti deve essere tenuto aggiornato nelle sue board e schede per dare buoni frutti, altrimenti diventa solo contenitore di buoni propositi senza un esito effettivo. E qui torniamo alla costanza che ci richiede un certo impegno, certo, uno sforzo contro la pigrizia, ma che è l’unica soluzione per dare un seguito alla pianificazione.

Ti rimando, se non lo avessi già fatto ai miei articoli sull’utilizzo di Trello ma su altri strumenti per il project management:

https://www.kryva.it/71-tools-di-project-management/

https://www.kryva.it/gestione-progetti-di-lavoro-e-di-vita-in-modo-efficace-con-trello/

https://www.kryva.it/come-e-perche-iniziare-a-usare-trello/

https://www.kryva.it/gestione-micro-attivita-con-trello/

https://www.kryva.it/scopriamo-le-azioni-su-trello/

 

In conclusione vi ricordo questa frase di Napoleon Hill:

Supremo è il valore della tenacia: chi fa della costanza la sua parola d’ordine, taglierà via via tutti i traguardi. Il fallimento è incompatibile con la tenacia, non riuscirà mai a tenerle testa.

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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Krisztina FekecsLa costanza, il segreto per affermarsi
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Creare una procedura per rendere efficiente il lavoro di squadra

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Un aspetto molto importante per tutti i tipi di attività, sia quelle già avviate che quelle da avviare è la definizione di una procedura operativa.

Definizione

Ma cos’ è una procedura in pratica? Partiamo dalla sua definizione: una procedura è una metodologia organizzativa per definire come, all’interno di una struttura, ufficio o azienda, gli incaricati devono operare, seguendo chiare e precise indicazioni, per operare in modo ripetibile e indipendente allo svolgimento di tutti i compiti necessari al compimento di un processo di lavoro.

La procedura può anche entrare nel merito delle attività di tipo prevalentemente esecutivo (cioè si occupa di definire cicli, valori di parametri, istruzioni specifiche su come usare strumenti o macchine) per il personale esecutivo.

L’articolazione dei contenuti va sviluppata secondo alcuni punti comuni:

  • Lo scopo: riportare ciò che ci si propone di ottenere con la procedura in questione
  • Il campo di applicazione: riportare l’area a cui si vuole estendere l’applicazione della procedura in questione (a che cosa, a chi, dove, quando applicarla)
  • La responsabilità: vanno riportati i collaboratori che sono coinvolti nelle singole attività, con i loro obiettivi rispetto alla stessa.
  • I riferimenti e i documenti: vanno elencate le istruzioni, le specifiche o la documentazione a cui fare riferimento per comprendere e adeguarsi alla procedura
  • La modalità operativa: va descritta la corretta sequenza delle attività (indicando i relativi responsabili) da svolgere per conseguire lo scopo che la procedura si pone.

Nella pratica

Fin qui abbiamo visto in chiave teorica e terminologica cosa significa procedura. Ma nel caso che tu parta da zero per far diventare la tua idea, la tua nuova professione o start-up, un qualcosa di effettivo, efficiente e che produca risultati allora è bene che tu pensi al modus operandi che ti vuoi dare e che vuoi che seguano i tuoi collaboratori.

Complessa o snella che sia la tua attività può sembrare facile a dirsi e più difficile a farsi , perché credi che sia un ‘operazione più amministrativa e burocratica che altro. Ma invece serve a chiarirti meglio come vuoi che funzioni il tuo ambiente di lavoro. E non farti prendere dalla preoccupazione che sia troppo gravoso e complesso.

Si tratta solo di mettere in chiaro tutti i compiti che tu già conosci e che magari svolgi tutti i giorni nel tuo lavoro per far tenere in mente ai tuoi collaboratori la tua idea di organizzazione. Decidi tu come renderla più chiara e semplice da comprendere, redatta o semplicemente comunicata a voce; sicuramente deve essere ben impressa a chi collabora con te in modo da essere ben operativo e indipendente.

Forse ti sembrerà scontato ma sappi che le difficoltà maggiori in un team di lavoro dipendono proprio da istruzioni e obiettivi poco chiari e scarsa comunicazione su di essi. Una procedura ben comunicata rende tutto più scorrevole ed efficiente.

Se vuoi far crescere la tua attività l’unica maniera di far rendere il tuo team di lavoro responsabilizzandolo e quindi rendendolo più indipendente da te. E qui torniamo al concetto di delega di cui ho scritto più volte nei miei articoli.

La delega infatti ti rende più responsabile come leader del team e più soddisfatto dei risultati se questi sono frutto di un’organizzazione ben definita da procedure e obiettivi. Con il guadagno del tempo da dedicare alle tue attività più strategiche e la riduzione dello stress accumulato giorno dopo giorno.

Uno strumento utile

Se non hai mai definito una procedura puoi partire con un prototipo usando strumenti disponibili sul Web come Trello. Basato sull’idea di organizzazione del “Just in time” è stato progettato come organizzatore settimanale delle attività e permette di tenere sotto controllo anche la lista di cose da fare in maniera più o meno articolata a seconda dei tuoi bisogni.

Questo sistema di produttività personale ti da un quadro realistico delle cose da fare secondo le tue priorità definite e ti offre di collaborare con i membri del tuo team aggiungendoli a una board, gestendo le attività (schede) al suo interno di volta in volta a seconda di quello che vuoi delegare. Oltretutto ti permette di avere una revisione delle cose fatte e di quello che resta da fare, per restare al passo con i tuoi obiettivi, inquadrando bene gli errori e cercando di “settare” di conseguenza la procedura.

Definita la tua board di progetto passi alla creazione delle liste per tenere le schede o card (attività o idee) organizzate nei vari stadi di progresso, spostandole tra le liste dall’inizio alla fine, secondo la configurazione del Da fare, In corso e Fatto. In questo modo Trello diventa un luogo in cui tenere traccia di idee e informazioni. Non c’è limite al numero di liste di attività che puoi aggiungere a una bacheca, e possono essere disposte come preferisci.

Un fattore molto importante, per riagganciarci a quanto scritto prima è quello di condividere con i tuoi collaboratori una card di “istruzioni” facilmente accessibile in cima alla prima lista sulla bacheca. Dove aggiungi obiettivi, tempi, risorse e link ai canali di comunicazione.

Un altro aspetto positivo è poter comunicare lasciando un commento su una scheda per fornire un aggiornamento di stato al tuo gruppo. In questo modo tutti i tuoi collaboratori sapranno quello su cui hanno lavorato e di cui non dovrai preoccuparti in seguito.

Lo spostare le singole schede da sinistra a destra, secondo un workflow di completamento attività, diventa così anche un soddisfacente casellario dove segni i compiti svolti tenendo bene a mente cosa invece manca da essere completato.

Avere l’avanzamento sott’occhio è il primo compito di un responsabile di un progetto e Trello in questo sta diventando uno dei migliori strumenti in circolazione soprattutto per team di lavoro fluidi che lavorano da remoto ma anche per quelli in uno stesso ufficio. Entrambi hanno bisogno di un sistema che informi e sia informato sul procedere delle cose sempre in costante aggiornamento e con una comunicazione simultanea a tutti i membri della squadra.

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Parola dell’anno: delega

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Se hai lavorato sulla pianificazione del 2019 magari hai scelto la tua parola dell’anno, la quale sarà il punto di focus dell’anno.

Questa parola probabilmente non è la delega, ma potrebbe essere crescita, leggerezza, esplorazione, avventura e così via.

Cosa c’entra quindi la delega? Forse perché la delega potrebbe essere il primo passo verso il tuo obiettivo e verso la tua parola dell’anno.

Mi spiego meglio. Se vuoi far crescere la tua attività devi iniziare a delegare, se vuoi ottenere più leggerezza, devi creare del tempo per le cose che ami fare, quindi devi imparare a delegare, se ti serve tempo per esplorare nuovi settori e business, devi imparare a delegare, se hai deciso di girare il mondo con una sola valigia, devi trasformare il tuo business in un’attività non dipendente da te, quindi devi imparare a delegare.

Ma facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire cosa succede nel mondo del lavoro e nel business.

Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, più di una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati (erano il 36% un anno fa).

A queste, bisogna aggiungere un ulteriore 2% che ha realizzato una qualche iniziativa informale e l’8% che prevede di introdurre progetti nel prossimo anno, per cui complessivamente circa due grandi aziende su tre stanno già sperimentando una qualche forma di Smart Working.

Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. È quanto emerge dal sondaggio su un campione di 183 imprese con più di 250 addetti.

Come vedrai dalla tabella sottoriportata lo smart working e il settore digitale vanno a pari passo, è sempre più evidente che si tratta di una rivoluzione vera del mondo di business, e di una rivoluzione da non fermare nel mondo del lavoro.

La delega diventa il punto critico del nuovo sistema, indipendentemente che si tratti di aziende strutturate, o di piccole realtà. Senza imparare a delegare in modo efficace e intelligente non sarà possibile creare e mantenere un sistema flessibile, liquido, cioè smart.

La delega è una delle competenze manageriali più importanti ma ignorata da molti, imperniati dalla falsa certezza che se ci si occupa in prima persona di tutte le attività queste saranno portate a compimento meglio e presto.

 

Sappiamo che non è così, soprattutto dalle esperienze in aziende dove il lavoro in team è la prima buona pratica da seguire se si vuole ottenere risultati in maniera efficiente.

E guidare una squadra non vuol dire controllare tutto e tutti ma affidarsi alla singole competenze facendole lavorare e responsabilizzandole oltre che dedicarsi alla formazione di nuove skill se ce ne fosse bisogno.

Si tratta di una nuova forma di leadership.

Tramite un attenta supervisione e un check mirato sul processo lavorativo il delegare mira a dare priorità alle attività strategiche e a affidare a professionisti compiti dove magari la competenza altrui può dare un valore aggiunto.

Se non deleghi freni la crescita del business.

Non è una frase così scontata.

Il potersi dedicare al proprio core business con più tempo sapendo che qualcuno (di cui chiaramente ti puoi fidare) sta svolgendo per te compiti meno strategici ma altrettanto importanti come l’amministrazione, la segreteria, la gestione dei social media, il marketing etc. da una tranquillità e un appagamento che difficilmente troverai occupandoti di tutto in prima persona, perché sarai sempre affannato e occupato con scarsa efficienza.

Nella delega ci sono dentro svariati aspetti che possono far evolvere di per se il proprio lavoro, come l’uso di nuovi software e applicazioni per la gestione e l’organizzazione delle attività, lo smart working ampiamente citato prima e oramai possibile con i sistemi hardware disponibili e i molteplici modi di comunicare, la collaborazione con figure professionali specializzate, l’andare oltre un ambiente fisico di lavoro fisso, ove possibile, che permette di evitare i tanti disagi (come per esempio il dover timbrare un cartellino in tempo dopo un’ora di traffico).

E’ chiaro che non tutti possono applicare quanto scritto sopra, ma certo è che la delega, sia in casi di grandi strutture che in quelli di piccole realtà può dare un impulso notevole e insperato al processo lavorativo.

Fidarsi e affidarsi sono due verbi su cui la diffidenza agisce pesantemente ma una volta cacciata questa, insieme alla zona comfort delle tue abitudini, l’arricchimento che si ottiene, non solo materiale ma intimo della tua persona, non ti farà più abbandonare la pratica della delega.

Il mese di gennaio sul mio blog sarà infatti dedicato all’arte di delegare: cosa, come e a chi delegare.

SCARICA gratuitamente il mio Kit di delega QUI

 

 

Krisztina FekecsParola dell’anno: delega
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La ripartizione del tempo di un manager

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Oggi propongo un tema sempre attuale e forse mai risolto per molti manager delle nostre aziende: come ripartiscono il proprio tempo nelle singole attività, partendo da una scheda, trovata sul testo Gestisci il tuo tempo di Luca e Laura Varvelli (Ed. Gruppo 24ore), sulla percentuale media di ripartizione del tempo per un manager:

 

Lavoro autonomo, riflessione                                          7%

Telefono e e-mail                                                             17%

Lettura e cultura personale                                              3%

Supervisione dei collaboratori e delle attività               5%

Colloqui informali                                                             28%

Riunioni formali                                                                 19%

Impegni extra-aziendali                                                    6%

Viaggi e trasferte di lavoro                                                8%

Varie                                                                                      7%

 

Essendo un testo del 2003 si potrebbe dire che a distanza di 15 anni le cose son cambiate ma forse solo come aumento del tempo sprecato dietro a distrazioni varie, soprattutto quelle portate dai nuovi strumenti di comunicazione, smartphone su tutti. Quindi forse la voce Telefono e e-mail potrebbe essere aumentata in percentuale in questo lasso di tempo. Ma proprio per questo il nesso del discorso non cambia.

Tra chiacchiere e riunioni va in fumo la metà della giornata se aggiungiamo anche email e telefonate abbiamo già perso praticamente il 70% della giornata, e il manager non ha fatto ancora praticamente nulla di quello che sarebbe la sua attività principale a livello strategico….

Sulla focalizzazione degli obiettivi e la gestione delle priorità abbiamo ho già parlato più volte, perché è alla base di una sana pianificazione del proprio tempo e rimando quindi all’articolo sulla Matrice Covey.

Come sulla maniera di tenere traccia dei propri impegni quantificandoli e misurandoli con strumenti quali Toggl che permette di analizzare come abbiamo effettivamente usato il nostro tempo.

Certo ci vuole rigore nel segnare ogni inizio e fine attività ma già fare macroscopicamente questo segnatempo può far capire dove stanno le lacune di gestione e le perdite di tempo. Anche qui ripropongo l’articolo scritto sull’uso di Toggl.

Gli impegni che si accavallano, le riunioni che si sommano a cui non possiamo dire di no ma che sembrano anche un po’ improduttive, lo stress accumulato per l’ansia di dover finire molte cose (ma anche di doverle ancora iniziare) sono il risultato della inefficacia con cui si usa il proprio tempo.

E magari diventano alibi per non fare alcuna correzione sul proprio modus operandi per i giorni a venire.

Cambiando solo alcune abitudini e avendo un po’ di rigore in più su certe pratiche può aprire le porte a una sana e produttiva giornata lavorativa.

 

Consigli contro le attività “sprecatempo”

 

Ecco allora alcune dritte, che mi permetto di dare sulla base della mia esperienza e dei testi consultati in questi anni, per iniziare ad aumentare il tempo effettivo speso sulle varie attività elencate nella scheda, appena vista, delle percentuali medie di tempo dedicato ad esse:

Lavoro autonomo

  • Riservarsi almeno 30 minuti al giorno nel periodo più adatto quando nessuno può disturbare
  • Archiviare con metodo (come si legge nel libro di David Allen “Detto fatto!”)
  • Breve intervallo tra le attività come ci insegna la tecnica del pomodoro di Francesco Cirillo (The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System)
  • Imparare ad analizzarsi e studiare la propria curva di produttività

Telefono e email

  • Iniziare sempre con le comunicazioni più difficili
  • Raggruppare le telefonate, farsi richiamare in quello slot di tempo
  • Chiedere alla propria segreteria di filtrare le chiamate (vi consiglio MySecretary App)
  • Comunicazioni sintetiche
  • Ridurre la comunicazione via mail , grazie anche all’uso di software semplici ma efficaci come Trello
  • Dare subito la risposta
  • Toccare ogni argomento una sola volta

Lettura e cultura personale

  • Leggere nei ritagli di tempo e durante le attese

 Colloqui e riunioni

  • Chiedersi sempre se è utile svolgere così tante riunioni
  • Scegliere orari intelligenti. E’ assolutamente da evitare iniziare la giornata con una serie di riunioni. Così le persone per la pausa pranzo sono già stanche e non sono riuscite ancora a dedicarsi al proprio lavoro
  • Iniziare e finire puntualmente, senza pausa caffè o pause dispersive
  • Colloqui max 20 minuti, riunioni di massimo 1 ora

Trasferimenti e impegni extra aziendali

  • Programmare e pianificare con anticipo
  • Stabilire in anticipo gli obiettivi
  • Preparare il verbale dell’incontro

Supervisione dei collaboratori

  • Rendetevi disponibili e imparate ad ascoltare
  • Focus sugli obiettivi e i risultati
  • Saper motivare

 

Non ci sono regole ferree ma solo buone pratiche da far diventare abitudini durante l’arco della giornata lavorativa o meglio durante la settimana se vogliamo parlare nell’ottica di una pianificazione produttiva.

Perché alla fine le abitudini sono i nostri comportamenti che ripetiamo ogni giorno, anche senza accorgersene.

Quindi basta aggiungerne altre, oltre alle nostre ( quelle buone! ), e organizzarle dentro un planning efficace!

 

 

 

 

 

 

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La pianificazione contro la procrastinazione

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La pianificazione è alla base di tutto, imparandola e migliorandola definirà il tuo successo nella vita lavorativa e privata.

 

Come dice Brian Tracy, esperto di time management:

Ricordati che la gestione del tempo coincide in realtà con la gestione della vita.

Comprende tutti i settori della tua vita, anche se non ne sei consapevole. Le tue abitudini ti hanno portato qui dove sei ora e se vuoi andare oltre devi cambiare qualcosa. Come diceva Einstein:

Devi rinunciare a ciò che sei per diventare ciò che vuoi…

Se si tratta di una competenza servono quindi le teorie. Come in ogni settore ci sono persone più portate a una gestione efficace del tempo, poi ci sono delle persone che si perdono più facilmente.

E qui che entra lo studio, le teorie, le tecniche, e le abitudini…da mettere insieme per creare una competenza nuova e migliorare ogni aspetto della proprio vita.

Certo avere un mindset positivo al riguardo delle proprie capacità serve e aiuta, ma prima di tutto serve creare dentro di noi una nuova immagine di sé, una che riesce a fare da padrone del proprio tempo.

Uno dei primi passi importanti è evitare la procrastinazione delle attività veramente importanti, cosa che avviene quando non abbiamo un programma chiaro e modulato per affrontare la giornata lavorativa e non.

La paura di insuccesso o di prendere responsabilità in quel preciso momento ci fa cadere dentro all’illusione della “via facile”, facendo proprio il “lato oscuro” ( parafrasando la saga di Guerre Stellari) del rimandare che poi non fa altro che ingigantire la mole di lavoro nei giorni a venire, aumentando il livello di stress e preoccupazione.

Questa è già un’ abitudine da eliminare, perché nel nostro piccolo lo facciamo quotidianamente magari senza accorgersene o non dando peso al fatto che ci ritroveremo questo “debito” di tempo più avanti ingigantito e spaventoso.

La pianificazione è la sola medicina contro questo comportamento umano.

La capacità di allenare la nostra mente ad affrontare passo dopo passo ogni attività che ci riguarda partendo anche da quelle più difficili e dedicando loro poco tempo inizialmente per poi aumentare la quantità di ore occupata.

Il planning delle cose da fare può far star meglio, calibrando bene gli sforzi e alternando momenti di intenso lavoro ad altri dove ci possiamo rilassare o ricaricare.

Cercando di contemplare sempre dello spazio alle attività strategiche, davvero importanti, quelle che se identificate o già inquadrate ti renderanno di più sotto ogni aspetto.

Dell’inquadramento delle priorità ne abbiamo già parlato (matrice di Covey) ma è bene ricordare che è alla base di una buona pianificazione.

Conoscere ciò che veramente è importante per noi può sembrare scontato ma se ci si trova a pensare bene, magari davanti a un foglio bianco, dovendo compilare una lista, sicuramente passeranno alcuni minuti prima di fare una scelta fra le cose decisive da svolgere nel quotidiano e ancor di più nel lungo raggio di un anno.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare ?), eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata (il traffico incontrato per andare a lavoro, per esempio), sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

Certo come scritto, non è solo colpa nostra, un certo spreco di tempo ci è indotto da eventi esterni o da altri, ma proprio questi momenti sono spazi dove costruire la propria sopravvivenza contro questo falso stress, tramutandoli in occasioni costruttive e non di ineluttabile passaggio di tempo inutile.

Come? Partendo proprio dai momenti di vuoto in cui, come nel foglio bianco di prima, si può iniziare a pensare intimamente ai nostri sogni, ad avere nuove idee o semplicemente a svuotare la nostra mente dalle false urgenze del momento.

Lo psicologo Amos Tversky ha scritto così:

Ci ritroviamo a sprecare anni della nostra vita, pur di non sprecare qualche ora delle nostre settimane.

Per esempio, quando ci ritroveremo imbottigliati nel traffico, invece di ascoltare passivamente la radio, potremo ascoltare un corso formativo su argomenti per noi importanti, riflettere se tutto quanto fatto il giorno precedente, se ci ha effettivamente premiato o privato di qualcosa, rilassarsi con la musica davvero preferita per dare carica oppure tranquillità; evitando magari di imprecare contro un evento negativo che oramai sta accadendo e contro cui si può fare poco o nulla (la fila di macchine infinita).

Questo è solo un esempio ma forse efficace per comprendere quanto ci è indotto in noi il buttar via tempo ma quanto poi ci lasciamo sopraffare da questo spreco senza reagire efficacemente.

Una volta compresa l’importanza di affrontare con una pianificazione mirata la propria vita e liberati dai pensieri limitanti ci si potrà dedicare allo studio…sì perché un po’ di studio serve anche per capire le dinamiche del proprio comportamento al riguardo delle nostre azioni.

E su questo argomento si aprirà un nuovo capitolo di cosa può offrirti Kryva nel prossimo futuro.

 

 

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Come condividere il calendario con l’assistente personale

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Quando inizi la collaborazione con una assistente personale la prima volta, con grande probabilità, ci sono due attività da seguire: la gestione del calendario e la gestione della posta.

 

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende?

Puoi quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

 

Ma ora guardiamo come e perché condividere il proprio calendario con altre persone

 

Puoi farlo sia con una persona sola che con un gruppo di persone, quindi puoi eventualmente dare visibilità dei tuoi impegni alla tua famiglia o al tuo team.

 

Qualche esempio pratico per usare Google Calendar:

 

  • gestione delle consulenze
  • gestione di appuntamenti clienti
  • gestione di servizi prenotati da clienti
  • gestione ferie team
  • gestione turni team
  • gestione per la prenotazione di una sala o location
  • gestione impegni della famiglia
  • piano editoriale blog

Se lo fai per la prima volta potrebbe darti fastidio il fatto che qualcuno “entri” nella tua vita. Non preoccuparti, non sei da solo! Ricordati che quando decidi di condividere il tuo calendario puoi comunque decidere in che modo il delegato può visualizzare i tuoi eventi e se può apportare modifiche, e di questo ne parliamo qui sotto.

 

Condividere un calendario esistente

 

Apri Google Calendar sul tuo computer. ( Non puoi condividere calendari dall’app)

A sinistra, trovi la sezione “I miei calendari”.

Passa il mouse sopra il calendario da condividere, fai clic su Altro   e poi su Impostazioni e condivisione.

Per condividere con persone singole: nella sezione “Condividi con persone specifiche”, aggiungi l’indirizzo email della persona con cui condividere il calendario.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Creare un nuovo calendario da condividere

 

Sul computer, apri Google Calendar.

A sinistra, sopra “I miei calendari”, fai clic su Aggiungi   e poi su Nuovo calendario.

Aggiungi il nome del calendario e clicca su Crea calendario.

A sinistra, fai clic sul nome del tuo nuovo calendario.

Nella sezione “Autorizzazioni all’accesso”, scegli un’opzione dal menu a discesa.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone nella sezione “Condividi con persone specifiche”.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Condividere con persone che non utilizzano Google Calendar

 

L’unico modo per permettere a chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il tuo calendario è renderlo pubblico. Ma non te lo consiglio perché vuol dire che chiunque può vederlo.

Se lavori in team i membri devono utilizzare gli stessi tool!

 

Visibilità del tuo calendario

 

Qualche informazione importante per gli scettici…

  • Le persone del tuo team possono trovare il tuo calendario, mentre le persone che non fanno parte del team non potranno vedere il tuo calendario.
  • Se inviti a una riunione qualcuno che non fa parte del tuo team, potrà visualizzarne solo le informazioni.
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento: le persone del team possono visualizzare i dettagli degli eventi del tuo calendario, a meno che non li contrassegni come privati(!!!).
  • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): le persone del team possono vedere se a una determinata ora sei disponibile oppure occupato, ma non possono visualizzare i nomi o i dettagli degli eventi.
  • Ed infine, chiaramente, gli accessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.

 

Aggiungere persone a un evento

 

Se dovessi organizzare una riunione presso la tua sede con partecipanti esterni comunque puoi invitarli tramite il Google Calendar, anche se non fanno parte del tuo team.

Basta cliccare sulla sezione Invitati sulla destra e inserire semplicemente il loro indirizzo email. In questo caso chiaramente non devi flaggare la possibilità di modificare l’evento, potranno semplicemente visualizzare l’evento.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere il calendario con l’assistente personale
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Scopriamo le azioni su Trello

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Abbiamo già parlato su come strutturare la board e di conseguenza le liste, abbiamo scoperto anche le funzioni indispensabili all’interno delle card per gestire le micro attività, ed ora capiremo le azioni sia all’interno delle card, ma anche tra le board.

 

Azioni su card

 

Se apri una card sulla destra, nel blocco inferiore troverai le varie azioni che puoi gestire.

Puoi spostare la card, scegliendo la board e la lista, addirittura anche il numero di posizione della card.

Funzione ancora più interessante è quella di copiare la card. Cliccando su Copia si apre una finestra dove impostare il nome della nuova scheda, se mantenere le checklist e le etichette applicate, poi naturalmente la board, la lista e il numero della posizione.

Questa funzione è molto utile quando una card passa in lavorazione di un altro team, il quale ha una board separata. In questo modo potrai trasferire in modo molto veloce le informazioni e quindi aprire una card dell’altro team. All’interno della nuova card naturalmente potrai fare tutte le modifiche necessarie già spiegate nell’ articolo precedente.

Sempre da questo blocco potrai anche archiviare la card (rimane sempre recuperabile per il futuro) o inviare il suo url per email.

 

Azioni sulle liste

 

Se clicchi sui tre puntini di una lista si apre una finestra di menù; potrai quindi copiare, spostare la lista o archiviare la lista, ma anche copiare o spostare tutte le card al suo interno.

 

Azioni sulla board

 

All’interno della tua board tra le liste potrai muovere liberamente le tue card; direi che questa è la funzione più soddisfacente di Trello. Con questa modalità di drag and drop (trascina e rilascia) proverai soddisfazione ogni volta che sposti una card dal “da fare” a “in corso” ed infine a “completato”.

 

Pagina iniziale e la raccolta delle board

 

Finora non ne abbiamo perlato, anche se ti sarai immaginato, potrai creare diverse board, per i vari settori della tua attività, ma anche per la vita privata, o per i tuoi clienti.

Quindi nella dashboard troverai tutte le tue board. Per non creare confusione conviene creare dei gruppi, per le categorie appena menzionate, e tutto questo è possibile dal menù dal lato sinistro.

Cliccando su uno dei gruppi ti si aprirà una finestra con dei punti salienti del gruppo, quindi volendo potrai rispondere ai commenti senza dover entrare nella board e nella card.

In basso sul lato destro troverai anche il menù di questo gruppo dove gestire i suoi membri e le sue impostazioni.

Se ti servisse riorganizzare le tue board e quindi cambiare gruppo, è possibile anche questo, ma in questo caso dovrai aprire la board coinvolta e cliccare su Altro, Impostazioni ed infine Cambia gruppo.

 

Trello è molto semplice, eppure all’inizio potrebbe sembrarti complicato come strutturare in modo efficace una board. Se è così potrai sempre contattarmi e richiedere una consulenza!

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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Krisztina FekecsScopriamo le azioni su Trello
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Google Calendar avanzato per essere ancora più produttivi

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Oggi ti parlo di un tool, Google Calendar, molto conosciuto e usato per programmare la propria agenda, ma approfondendo quegli aspetti riguardanti modalità molte volte trascurate ma molto efficaci.

 

Come succede spesso la maggioranza degli utenti si ferma a un utilizzo generico senza approfondire tutte le funzioni presenti, perdendo l’occasione di applicare quelle che poi fanno la differenza.

Iniziando, sul menù di sinistra trovi l’elenco dei calendari che visualizzi e semplicemente con un flag puoi scegliere quali vedere insieme sul tuo display.

 

Se passi sopra a un calendario scelto, nell’angolo a destra, appaiono i soliti tre puntini con i quali puoi aprire la finestra per le opzioni del tuo calendario.

Da questo elenco puoi gestire operazioni molto importanti come:

Condivisione calendario

 

E’ indispensabile in casi come quando la tua collaboratrice deve essere a conoscenza dei tuoi impegni oppure in presenza di un calendario condiviso con tutto il team dove gestire, per esempio, le trasferte dei membri.

Integrazione calendario

 

Altra opzione molto importante è Integrare il calendario, dove si può trovare per esempio l’url del tuo stesso calendario eventualmente da integrare in un’altra applicazione o addirittura il codice se volessi fare un “embedding” per un sito web.

 

Ora passiamo invece alle funzioni raggiungibili dalla scheda di un (nuovo) evento

 

Se vuoi risparmiare tempo nel caso di un evento ricorrente conviene crearlo per tutto il periodo che occorrerà, in questo modo lo trovi sempre sul tuo calendario, e comunque se serve potrai sempre modificare i singoli eventi. Prima o poi capita che quella call settimanale dovrà essere spostata, vero?

Se si tratta di un evento fuori sede conviene impostare anche la località / luogo; qui con un semplice bottone potrai utilizzare l’altra applicazione della famiglia Google, Maps.

Qui sotto trovi un esempio dell’inserimento del luogo.

 

Ma eccoci a una delle funzioni più importanti per me di Google Calendar; la possibilità di assegnare diversi colori agli eventi. Perché può essere utile?

 

E’ semplice, se usi sempre gli stessi colori per gli eventi simili, dopo qualche giorno avrai la visuale degli impegni a colpo d’occhio, e questo ti renderà sia più consapevole che più produttivo nella gestione delle tue giornate. E forse anche più tranquillo.

Per farti qualche esempio concreto, di seguito un elenco di eventi per i quali io uso sempre colori diversi:

  • Call e/o webinar
  • Impegni fuori sede
  • Blocchi fissi di lavoro con focalizzazione

Nel caso di blocchi fissi per esempio puoi inserire i blocchi sulla base della tua organizzazione personalizzata, quindi tenendo conto dei tuoi orari e degli impegni famigliari, ma volendo anche il tuo livello d’energia.

Nelle immagini seguenti puoi vedere la modalità di assegnazione del colore per evento.

 

Su Google Calendar puoi anche qui creare le ricorrenze per tutto l’anno, aggiornando poi i singoli eventi settimanalmente.

Questo metodo ti aiuterà a rendere più produttive le tue giornate, perché quando dovrai fissare una call o un appuntamento fuori sede, eviterai, possibilmente, di inserirlo in un orario quando hai un blocco di lavoro con focus dove necessiti di concentrazione.

Perché? E’ chiaro che dobbiamo essere flessibili e adattarci alle eventualità, ma con questo eviti di avere giornate piene di impegni e con la sensazione di non aver combinato nulla o di aver fatto troppo.

Se fai le tue due ore di focus e poi dopo, per esempio, fai due call  ti sentirai molto più produttivo come se avessi spezzato la tua giornata con queste call.

E’ dimostrato che interrompendo continuamente i momenti di maggior concentrazione, nel momento di ripresa dell’attività di focus non si ha più tempo e testa per lavorare su quella cosa davvero importante, rovinando la gestione delle priorità che ci siamo dati.

Ecco una schermata nel momento in cui crei una ricorrenza.

 

Come detto all’inizio, Google Calendar ti permette di creare diversi calendari e poi decidere quali visualizzare insieme. Quindi potrai averne uno per gli impegni della famiglia, uno per il lavoro, altri condivisi con i clienti, uno magari per il tuo piano editoriale e così via.

Personalizzi come ti trovi più comodo e col tempo metterai a punto la tua agenda integrando quello che ha funzionato e eliminando o spostando ciò che non è stato congeniale per la tua giornata tipo.

 

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Gestione micro attività con Trello

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Come creare e impostare la card

 

Per usare Trello in modo efficace devi avere in testa in modo chiaro due concetti. Ecco quali sono.

Devi avere una bozza per il flusso di lavoro, cioè capire come strutturare le fasi della tua procedura.

Questa infatti è la base su come strutturare le liste della tua board o bacheca che è la prima cosa da creare su Trello come scritto nel precedente articolo di introduzione. Chiaramente parliamo di una struttura flessibile che con il tempo può essere adattata alla tua realtà.

Spesso conviene creare delle micro attività per favorire la loro elaborazione e quindi non stressare i collaboratori. Ogni compito può essere affrontabile se è diviso in micro attività facilmente gestibili.

Per questo devi capire quali sono questi “mattoncini“ della tua attività che devono percorrere tutte le fasi (o quasi). Il volume dei mattoncini può essere molto variabile, dipende dalla complessità delle attività.

Una volta creata la board, le liste ed infine le varie schede puoi ulteriormente modificare tutte le sue funzioni e impostazioni.

 

Ora guardiamo in dettaglio quali sono:

 

Cliccando sulla singola card si apre un’altra finestra con una serie di impostazioni.

Puoi rinominare la card, cioè eventualmente essere più preciso con il task. Come inserire una descrizione dettagliata, che per esempio può contenere delle informazioni generiche o indicazioni riguardante la sua gestione.

Sulla destra all’interno della card trovi il menu. Se invece non hai aperto la card trascinando sopra la card chiusa apparirà una matita poi il menu veloce.

Esistono vari scorciatoie per avviare le funzioni in modo veloce. Ecco una lista parziale dei principali tasti da usare, mentre trovi la lista completa in inglese sul sito del tool seguendo questo link. 

 

a – aggiungere un membro alla card

SPACE – aggiungere te stessa alla card

c – archiviare

l – labels

d – scadenze

< – muovere la card a sinistra

> – muovere la card a destra

 

Riprendendo le funzioni della card che si trovano sulla destra puoi:

– Aggiungere nuovi membri alla card

Questi avranno il diritto di usare quasi tutte le funzioni della card, tranne quelle pertinenti alle funzioni gestibili solo dall’amministratore.

Dettaglio importante è che un membro deve far parte anche della board, perché non è possibile assegnare i task ai membri non presenti nella board. Per queste situazioni eventualmente si può creare una board separata, copiare solo le card di competenza.

– Aggiungere dei commenti e delle note

Clicca nel campo bianco sotto la scritta “add a comment”. Oltre a scrivere un semplice messaggio puoi anche “taggare” un collaboratore richiedendo per esempio un suo intervento, allegare dei file e delle immagini. Le note inserite da te possono essere modificate e eliminate.

– Inserimento check list

Basta cliccare sul pulsante “add checklist” sul lato desto. Puoi dare un nome specifico alla tua checklist, ma se si tratta di azioni ricorrenti puoi anche importarne una già esistente. Anche dopo l’inserimento puoi modificarla, sia aggiungere che eliminare dei punti.

Torna molto utile nel caso di attività più complesse, quando all’interno della fase di procedura ci sono vari passaggi da eseguire. Puoi creare (e salvare) diverse checklist, volendo, per ogni lista.

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

– Inserimento scadenza

Può essere particolarmente importante inserire la scadenza della card, la quale può essere cambiata e quindi anche reinserita. Per le card in scadenza ti arriverà anche una mail di avviso.

E anche in questo caso trovi un loghetto con l’orologio e la data inserita (colore giallo o rosso quando si avvicina alla scadenza).

– Inserire delle etichette

Puoi dare una categoria alle varie card inserendo dei labels colorati sempre dal menù a destra. Infatti nelle impostazioni della board ti vengono proposti 6 colori a seconda dei livelli di priorità che vuoi avere.

Usare le etichette consiste nell’attribuire diversi livelli di priorità, come ti mostro in questa schermata.

 

E le opzioni delle card non sono finite ancora, la prossima settimana parleremo delle azioni, a partire dagli spostamenti fino all’archiviazione.

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I 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare

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Quando si tratta di mettere in azione la tua lista di cose da fare, ci sono un sacco di consigli a cui prestare attenzione. Ma quali sono i veri dati di fatto e quali invece sono semplici fantasie?

 

Ecco cinque miti sulla produttività che si dovrebbe imparare a non considerare così inamovibili a priori. O almeno a considerarli idonei soltanto dopo averli trovati veramente efficaci nella propria esperienza quotidiana di lavoro.

Qui di seguito sono raccolte le 5 frasi delle più frequenti, sulle buone pratiche da avere per essere più produttivi.

 

Mito 1: il multitasking è intrinsecamente negativo 

 

Sì, il concetto di saltare costantemente da una cosa da fare all’altra ha effetti sulla tua produttività. È importante notare, tuttavia, che il passare da un’attività a un‘altra non è la stessa cosa del multitasking.

Invece, il multitasking si basa sul concetto di fare più di una cosa alla volta. E ci sono alcune note positive nel praticarlo.

In questi casi, fare più cose contemporaneamente massimizza il tuo tempo e in molti casi migliora la tua performance. La chiave è che i compiti sono complementari piuttosto che concorrenti, richiedendo lo stesso sforzo cognitivo o tipo di concentrazione.

 

Mito n. 2: le persone mattiniere sono più produttive

 

Probabilmente hai sentito consigli come questo, ripetuti più e più volte: per avere una giornata produttiva, è necessario iniziare presto. Per trasformarti magicamente in una persona efficiente e mattiniera.

Niente naturalmente contro chi è mattiniero, ma non è necessariamente vero che ci renda più efficaci, almeno tutti i giorni.

Prendiamo per esempio uno studio condotto da scienziati dell’Università di Liegi in Belgio. La ricerca ha incluso 31 partecipanti, 15 dei quali si sono vantati di essere i nottambuli più importanti, mentre gli altri 16 si sono classificati come mattinieri.

Passando due notti in un laboratorio del sonno, i due gruppi hanno avuto differenze di circa quattro ore nei loro schemi di sonno. Ad esempio, se i mattinieri volavano fuori dal letto alle 7 del mattino, i nottambuli non si sono alzati fino alle 11:00.

Un’ora e mezza e 10 ore e mezza dopo i loro tempi di sveglia, i partecipanti hanno fatto un test di reazione della loro capacità di mantenere l’attenzione focalizzata mentre una risonanza magnetica ha misurato la loro attività cerebrale.

Nel test mattutino che si è verificato poco dopo la sveglia, non c’era una vera differenza tra i mattinieri e i nottambuli. Ma durante il test di sera? I nottambuli erano molto meno intontiti e avevano tempi di reazione molto più reattivi dei primi mattinieri. Quindi, in parole povere, chi si alza dopo può rimanere mentalmente sveglio più a lungo, prima di sentirsi esausto.

Per quanto riguarda la risonanza magnetica della funzione cerebrale, questa ha confermato tali risultati. Dieci ore e mezza dopo il risveglio, le persone mattiniere avevano un’attività cerebrale molto più bassa in regioni legate a funzioni come l’attenzione.

Anche alcune ricerche dicono che anche i nottambuli sono più reattivi nel corso della giornata. Uno studio diverso su 420 partecipanti ha rilevato che i nottambuli hanno superato i mattinieri in alcuni test di intelligenza, in particolare nella memoria di lavoro e nella velocità di elaborazione. E il vero colpo di scena? Quel risultato non cambiava anche quando i test venivano fatti nelle ore del mattino.

 

Mito n. 3: il modo migliore per battere una crisi è prendersi una pausa

 

Stai affrontando un blocco creativo da cui non vedi la via d’uscita e, se tieni conto dei molti dei consigli più ricorrenti, devi staccare per un po’ e ti vai a fare una passeggiata, lavori su qualcos’altro, o fai davvero qualsiasi cosa che ti distrae da ciò che ti fa sentire confuso.

Mentre ciò potrebbe farti sentire meglio, non è in realtà sempre il modo migliore per farcela. La scienza dice che il modo più efficace per arrivare dall’altra parte di un blocco creativo è fare la cosa che sembra impossibile: continuare a spingere per riuscire a sbloccarsi.

Secondo una ricerca della Kellogg School della Northwestern University, la perseveranza è tutto ciò che serve per approdare alle tue idee più grandi.

Durante lo studio, i partecipanti hanno analizzato idee creative (nella forma di piatti originali da servire durante la cena del Ringraziamento) durante due brevi periodi di tempo. Quando la prima parte di tempo si è esaurita, è stato chiesto loro di stimare quante più idee potevano generare durante il secondo periodo.

In media, i partecipanti si sono sottovalutati. Hanno predetto che potevano generare altre 10 idee durante quel secondo intervallo di tempo. Tuttavia, in realtà sono arrivati ​​più vicini a 15.

E la scoperta più interessante? Le idee erano anche molto più creative durante quel secondo blocco temporale.

 

Mito n. 4: togli di mezzo il lavoro inutile completando i compiti facili prima dei progetti complessi

 

Forse la maggior parte delle persone riempie l’inizio della sua giornata di lavoro con tutti i tipi di attività meno strategiche , come rispondere alle email e mettersi in contatto con i colleghi per esempio.

Si può immaginare che sia proficuo togliere di mezzo tutte quelle piccole cose per concentrarsi poi sul lavoro più grande che è il vero obiettivo per quel giorno. Un po’ come fossero le faccende di casa mentali.

C’è un fondo di merito a questa idea, dedicarsi alle attività meno strategiche per poi buttarsi a capofitto su quelle veramente decisive. Ma forse è sbagliato il momento temporale. Molti psicologi ed esperti affermano che in genere è molto meglio dare il via alla tua giornata con qualcosa di più grande e più significativo, o persino un compito che temi.

Probabilmente hai sentito parlare del modo di dire di “mangiare la rana”, che fa riferimento a una vecchia citazione di Mark Twain. Se inizi la tua giornata con qualcosa di veramente “indigesto”, puoi alimentare il resto del giorno sapendo che il peggio è dietro di te.

Infatti lo psicologo Ron Friedman, autore del libro The best place to work spiega che le prime tre ore dei nostri giorni lavorativi sono in realtà i momenti nei quali siamo più concentrati.

“Se finiamo per dilapidare quelle prime tre ore reagendo subito alle priorità di altre persone , che in definitiva è la segreteria telefonica o l’email, ci sarà sempre una lista di altre persone che richiedono il nostro tempo e che finisce per usare le nostre ore migliori e per non farci essere abbastanza efficaci come potremmo essere… “Friedman spiega in un Harvard Business Review Ideacast.

E ulteriormente, mentre ci spostiamo nel pomeriggio, sperimentiamo una diminuzione del funzionamento cognitivo. Quindi, affrontare il tuo lavoro più importante per prima cosa potrebbe essere solo il modo per una giornata lavorativa più produttiva.

 

Mito n. 5: essere produttivi significa ottenere tutto quello che c’è nella tua lista di cose da fare in un sol giorno

 

Quando immagini una giornata produttiva, che aspetto ha? Sfortunatamente per la maggior parte delle persone, è fin troppo facile confondere i termini “occupato” e “produttivo”.

Vogliamo una casella di posta elettronica vuota e una lista di cose da fare che sembri che sia passata attraverso un distruggidocumenti, come oggetto di vanto alla fine di una sessione di lavoro piena zeppa. Ma, sappi, questi non sono i veri indicatori dei tuoi livelli di produttività.

Certo, ti potresti sentire meglio se riuscissi a ridurre la posta in arrivo da 382 a 150, ma chiediti questo: è stato davvero l’uso più efficiente del tuo tempo? Oppure, sarebbe stato meglio dedicare quelle ore a fare progressi significativi su quella presentazione strategicamente importante che è imminente?

Quando si tratta di vera produttività, è importante ricordare la regola d’oro della qualità rispetto alla quantità. Se riesci a fare passi avanti su quel grande, allettante progetto che ti cade in testa, è altrettanto produttivo (probabilmente, ancor di più) come depennare 15 cose diverse dalla tua lista di cose da fare.

 

Alla fine si può giungere a una sintesi:

 

  • C’è un progetto grande o un’attività che ti preoccupa, puoi comunque accavallarla, nel corso della giornata, con altre attività senza però abbandonarla del tutto rispetto agli altri compiti.
  • E’ giusto qualche volta alzarsi presto per mettersi subito all’opera soprattutto se hai avuto un’idea migliorativa al progetto ma non è necessario farlo per forza tutti i giorni, per rimanere così reattivi tutto il giorno.
  • E’ forse meglio però buttarsi a capofitto subito nelle prime ore lavorative del mattino su quel tema che ti preoccupa di più o che è il vero obiettivo della giornata senza farsi distrarre dalle piccole attività o abitudini che puoi gestire in altri momenti.
  • Prima la cosa più strategica per te e poi il resto di tutte quelle attività che avevi in mente di fare oggi. Non devi fare tutto e l’individuazione delle priorità come scritto in altri articoli è decisiva. Ricorda “chi troppo vuole nulla stringe”.

 

La produttività è personale

 

Se sei desideroso di essere più produttivo, questa che hai letto può essere una giusta dose di consigli chiave necessari per dominare la tua giornata lavorativa, che non vogliono contraddire in pieno alcune regole che consideriamo oramai consolidate ma soltanto far aprire gli occhi su quanto sia rischioso far nostri alcuni preconcetti che poi nella realtà non funzionano.

Per quanto riguarda la tua produttività, tuttavia, è importante ricordare che la cosa più intelligente che puoi fare è applicare ciò che hai sperimentato che funziona meglio per te.

Sembra banale dire così, ma solo applicando delle pratiche poi scopri quali sono meglio per te. In tutta le esperienze della tua vita in fondo è stato così.

E d’altronde non si dovrebbe dare per scontato che sia necessario cambiare immediatamente marcia e cambiare approccio. Alla fine, se un metodo di lavoro ti aiuta a fare le cose, è davvero tutto ciò che conta per essere più produttivo.

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