Come utilizzare Trello per la tua contabilità interna
Indipendentemente dal software che usi per la fatturazione (elettronica o non), hai sicuramente bisogno di un metodo e di un tool per gestire le spese della tua attività. Trello può esserti di grande aiuto per organizzare la tua contabilità interna e in questo articolo vedremo come utilizzarlo al meglio.
Ammettiamolo… per la maggior parte dei freelance la contabilità rappresenta un’attività noiosa e rognosa, per non parlare dello stress che si accumula per le fatture ancora da pagare!
Ma, ho una buona notizia per te. Utilizzando un metodo e gli strumenti adatti, anche questa attività così ostica, può diventare più piacevole.
Nei prossimi paragrafi ti parlerò di un metodo efficace per gestire la tua contabilità interna e di Trello, il tool gratuito che ti permette di tenere tutto in ordine.
Un buon metodo per organizzare la contabilità interna
Iniziamo con il chiederci: perché serve un metodo?
La risposta è molto semplice. Il fatto è che senza organizzazione e costanza le cose per noi poco interessanti, non riusciamo a portarle avanti. E paghiamo la nostra disorganizzazione con frustrazione e situazioni imbarazzanti.
Qual è il metodo migliore per mantenere la concentrazione? Raggruppare le idee o gli argomenti simili.
Mi spiego meglio.
Se ogni giorno sei costretto a rubare un po’ di tempo al tuo lavoro per gestire le emergenze amministrative, sicuramente sarai molto meno produttivo. Se invece definisci un giorno, il giovedì o il venerdì pomeriggio per esempio, in cui concentrare tutte le attività di contabilità, riuscirai ad essere più efficiente.
Dedica ogni settimana poco (!!) tempo a queste operazioni, ma fallo con estrema costanza. Bastano 30 minuti alla settimana, per dare un’occhiata alle scadenze, effettuare i pagamenti necessari, o rispondere alle domande del tuo commercialista.
Questo è il metodo che utilizzo io da anni e ti assicuro che ti permette di rimanere sempre aggiornato e soprattutto tranquillo!
Trello: uno strumento davvero utile per gestire la tua contabilità
Per gestire la tua contabilità interna, puoi scegliere di utilizzare il classico Excel o uno dei vari software a pagamento. Se sei uno a cui non piace Excel e non hai intenzione di pagare per nessun programma sofisticato, puoi sempre scegliere il mio tool preferito: Trello.
La versione gratuita di Trello è più che sufficiente per supportarti in ogni tuo progetto, compresa la gestione della contabilità. È uno strumento davvero semplice da utilizzare e sicuramente più divertente di un noioso foglio di Excel.
Trello è anche molto versatile, potrai usarlo per qualsiasi settore della tua vita privata oppure per i tuoi progetti di lavoro.
Ma oggi parliamo di contabilità domestica e interna quindi ti spiego un po’ come creare la tua procedura super smart!
Il primo passo è creare il flusso, ovvero la struttura delle liste della tua board. Un esempio? Puoi nominare le tue liste così: “da pagare”, “pagamenti con scadenza (del mese corrente)”, “sospesi”, “pagamenti effettuati (con il nome del mese)”.
Ogni fattura o richiesta di pagamento, quindi, deve essere inserita nella prima lista “da pagare”, in questo modo non la perdi di vista. All’interno della card inoltre, puoi registrare tutte le informazioni necessarie per il pagamento.
Puoi inserire la scadenza, caricare la fattura, inserire i dati per poter eseguire il bonifico, assegnare un’etichetta per distinguere le spese, taggare un collaboratore se deleghi per esempio la gestione del conto corrente.
Ogni settimana, nel giorno che hai dedicato alle attività operative, potrai inserire le nuove fatture nella lista “da pagare” e spostare quelle in scadenza nella lista “pagamenti con scadenza”. Potrai anche eventualmente procedere con il pagamento, quindi aggiungere alla card la copia del pagamento e spostare la card stessa nella lista “pagamento effettuato nel mese di…”.
In questo modo, con poche liste hai sempre la situazione chiara e capisci tutto a colpo d’occhio. Puoi monitorare le spese entranti, le fatture da pagare entro breve, e hai tutto l’archivio a disposizione per eventuali domande da parte del fornitore.
Tutto questo in poco tempo, senza spendere per software costosi e prima di tutto senza stress.
Se vuoi ottimizzare il tuo tempo e rendere le attività di contabilità meno noiose, ricordati di queste tre parole: metodo, costanza e Trello.
Hai mai pensato di utilizzare Trello per la gestione della tua contabilità? In quale altro modo utilizzi questo utilissimo tool? Fammelo sapere tra i commenti, sono curiosa di conoscere la tua esperienza!
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