Come utilizzare Trello per la tua contabilità interna

 In Smart office tools

Indipendentemente dal software che usi per la fatturazione (elettronica o non) hai sicuramente bisogno di un metodo e di un tool per gestire le spese della tua attività più in generale la tua contabilità interna, vediamo quindi come utilizzare Trello per la tua contabilità interna.

Per la maggior parte dei freelancer si tratta di un’attività noiosa e rognosa, per non parlare dello stress accumulato per le fatture ancora da pagare.

Come anticipato ci vogliono un metodo e un tool. Metodo, perché senza organizzazione e costanza, le cose, spesso poco interessanti, non vanno avanti. E noi paghiamo per la propria disorganizzazione con frustrazione e situazioni imbarazzanti.

Iniziamo dal metodo…

Le attività simili vanno raggruppate. Questo è il metodo migliore per mantenere la concentrazione. Se ogni giorno devi rubare un po’ di tempo per gestire le emergenze amministrative sicuramente sarai molto meno produttivo; se invece definisci un giorno, giovedì o venerdì pomeriggio per esempio, in questo modo ogni settimana dedicherai poco (!!) tempo alla tua contabilità, ma con estrema costanza. Bastano 30 minuti alla settimana, per dare un’occhiata alle scadenze, effettuare i pagamenti necessari, o rispondere alle domande del tuo commercialista. Con questo metodo sei sempre aggiornato e tranquillo!

Per quel che riguarda il tool chiaramente potrai scegliere tra il classico excel e i vari software a pagamento. Se sei uno a cui non piace l’excel e non hai intenzione di pagare per nessun programma sofisticato, potrai sempre scegliere il mio tool preferito, Trello.

Ti basterà la versione gratuita, è super semplice e sicuramente più divertente di un foglio noioso di excell.

Trello è molto intuitivo, ma se vuoi approfondire le sue funzioni, basta cliccare qui per scaricare la mia guida gratuita. Trello è anche molto versatile, potrai usarlo per qualsiasi settore della tua vita privata oppure per i tuoi progetti di lavoro.

Ma oggi parliamo di contabilità domestica e interna quindi ti spiego un po’ come creare la tua procedura super smart!

Il primo passo è creare il flusso, che praticamente darà la struttura delle liste alla tua board. Per esempio da pagarepagamenti con scadenza del mese corrente, sospesipagamenti effettuati con il nome del mese.

Ogni fattura o richiesta di pagamento, quindi, dovrà entrare nella prima lista “da pagare”, in questo modo non le perdi di vista. All’interno della card potrai registrare tutte le informazioni necessarie per il pagamento.

Potrai inserire la scadenza, caricare la fattura, inserire i dati per poter eseguire il bonifico, assegnare un’etichetta per distinguere le spese, taggare un collaboratore se deleghi per esempio la gestione del conto corrente.

Ogni settimana all’interno della tua mezza giornata dedicata alle attività operative potrai inserire le nuove fatture nella lista “da pagare” e spostare quelle in scadenza nella lista “pagamenti con scadenza …”, eventualmente procedere con il pagamento quindi aggiungere alla card la copia del pagamento e spostare la card stessa nella lista pagamento effettuato nel mese di…

In questo modo avendo poche liste hai comunque la situazione chiara e capisci tutto a colpo d’occhio.

Vedi le spese entranti, le fatture da pagare entro breve, e hai tutto l’archivio a disposizione per eventuali domande da parte del fornitore.

Tutto questo in poco tempo, senza spendere per software costosi e prima di tutto senza stress.

Ricordati di queste tre parole…Metodocostanza e Trello.

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