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La ripartizione del tempo di un manager

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Oggi propongo un tema sempre attuale e forse mai risolto per molti manager delle nostre aziende: come ripartiscono il proprio tempo nelle singole attività, partendo da una scheda, trovata sul testo Gestisci il tuo tempo di Luca e Laura Varvelli (Ed. Gruppo 24ore), sulla percentuale media di ripartizione del tempo per un manager:

 

Lavoro autonomo, riflessione                                          7%

Telefono e e-mail                                                             17%

Lettura e cultura personale                                              3%

Supervisione dei collaboratori e delle attività               5%

Colloqui informali                                                             28%

Riunioni formali                                                                 19%

Impegni extra-aziendali                                                    6%

Viaggi e trasferte di lavoro                                                8%

Varie                                                                                      7%

 

Essendo un testo del 2003 si potrebbe dire che a distanza di 15 anni le cose son cambiate ma forse solo come aumento del tempo sprecato dietro a distrazioni varie, soprattutto quelle portate dai nuovi strumenti di comunicazione, smartphone su tutti. Quindi forse la voce Telefono e e-mail potrebbe essere aumentata in percentuale in questo lasso di tempo. Ma proprio per questo il nesso del discorso non cambia.

Tra chiacchiere e riunioni va in fumo la metà della giornata se aggiungiamo anche email e telefonate abbiamo già perso praticamente il 70% della giornata, e il manager non ha fatto ancora praticamente nulla di quello che sarebbe la sua attività principale a livello strategico….

Sulla focalizzazione degli obiettivi e la gestione delle priorità abbiamo ho già parlato più volte, perché è alla base di una sana pianificazione del proprio tempo e rimando quindi all’articolo sulla Matrice Covey.

Come sulla maniera di tenere traccia dei propri impegni quantificandoli e misurandoli con strumenti quali Toggl che permette di analizzare come abbiamo effettivamente usato il nostro tempo.

Certo ci vuole rigore nel segnare ogni inizio e fine attività ma già fare macroscopicamente questo segnatempo può far capire dove stanno le lacune di gestione e le perdite di tempo. Anche qui ripropongo l’articolo scritto sull’uso di Toggl.

Gli impegni che si accavallano, le riunioni che si sommano a cui non possiamo dire di no ma che sembrano anche un po’ improduttive, lo stress accumulato per l’ansia di dover finire molte cose (ma anche di doverle ancora iniziare) sono il risultato della inefficacia con cui si usa il proprio tempo.

E magari diventano alibi per non fare alcuna correzione sul proprio modus operandi per i giorni a venire.

Cambiando solo alcune abitudini e avendo un po’ di rigore in più su certe pratiche può aprire le porte a una sana e produttiva giornata lavorativa.

Consigli contro le attività “sprecatempo”

 

Ecco allora alcune dritte, che mi permetto di dare sulla base della mia esperienza e dei testi consultati in questi anni, per iniziare ad aumentare il tempo effettivo speso sulle varie attività elencate nella scheda, appena vista, delle percentuali medie di tempo dedicato ad esse:

Lavoro autonomo

  • Riservarsi almeno 30 minuti al giorno nel periodo più adatto quando nessuno può disturbare
  • Archiviare con metodo (come si legge nel libro di David Allen “Detto fatto!”)
  • Breve intervallo tra le attività come ci insegna la tecnica del pomodoro di Francesco Cirillo (The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System)
  • Imparare ad analizzarsi e studiare la propria curva di produttività

Telefono e email

  • Iniziare sempre con le comunicazioni più difficili
  • Raggruppare le telefonate, farsi richiamare in quello slot di tempo
  • Chiedere alla propria segreteria di filtrare le chiamate (vi consiglio MySecretary App)
  • Comunicazioni sintetiche
  • Ridurre la comunicazione via mail , grazie anche all’uso di software semplici ma efficaci come Trello
  • Dare subito la risposta
  • Toccare ogni argomento una sola volta

Lettura e cultura personale

  • Leggere nei ritagli di tempo e durante le attese

 Colloqui e riunioni

  • Chiedersi sempre se è utile svolgere così tante riunioni
  • Scegliere orari intelligenti. E’ assolutamente da evitare iniziare la giornata con una serie di riunioni. Così le persone per la pausa pranzo sono già stanche e non sono riuscite ancora a dedicarsi al proprio lavoro
  • Iniziare e finire puntualmente, senza pausa caffè o pause dispersive
  • Colloqui max 20 minuti, riunioni di massimo 1 ora

Trasferimenti e impegni extra aziendali

  • Programmare e pianificare con anticipo
  • Stabilire in anticipo gli obiettivi
  • Preparare il verbale dell’incontro

Supervisione dei collaboratori

  • Rendetevi disponibili e imparate ad ascoltare
  • Focus sugli obiettivi e i risultati
  • Saper motivare

 

Non ci sono regole ferree ma solo buone pratiche da far diventare abitudini durante l’arco della giornata lavorativa o meglio durante la settimana se vogliamo parlare nell’ottica di una pianificazione produttiva.

Perché alla fine le abitudini sono i nostri comportamenti che ripetiamo ogni giorno, anche senza accorgersene.

Quindi basta aggiungerne altre, oltre alle nostre ( quelle buone! ), e organizzarle dentro un planning efficace!

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsLa ripartizione del tempo di un manager

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