Riprendi il controllo del tuo Tempo

 In Gestione del tempo

I primi passi essenziali  per diventare veramente organizzati

 

Il tempo è l’unico vero capitale che un essere umano ha, e l’unico che non può permettersi di perdere. – Inventore americano Thomas Edison

Ti capita di perdere molto tempo durante la giornata a causa di disorganizzazione? Magari perdi 5 minuti alla ricerca di un file fuori luogo, altri 5 alla ricerca di una e-mail per un incontro importante, e poi 10 minuti in più per trovare la to-do list di oggi che si è persa nel mucchio di carte sulla scrivania.

Prima che tu lo sappia, hai trascorso un’ora per tutto il giorno alla ricerca di cose che non si possono trovare. E questo è solo un giorno! Immaginate quanto tempo si possono perdere  ogni settimana, ogni mese, e ogni anno!

Molte persone lottano contro la disorganizzazione. E mentre alcuni pensano di poter avere successo in mezzo al caos, la disorganizzazione  può costare un prezzo veramente elevato trattenendoci dall’ ottenere la promozione che abbiamo sempre voluto. E ‘in grado di bloccare la nostra creatività, aggiungere stress per la nostra vita, e ci impedisce di essere i più produttivi ed efficaci come potremmo essere.

In questo articolo, vedremo alcune strategie per diventare organizzati, in modo da poter iniziare a vivere e lavorare al nostro pieno potenziale.

 

Introduci delle abitudini pratiche

 

Per esempio, usare un taccuino per prendere appunti quando si parla con un collega o con un cliente al telefono. Questo notebook è come un “catch-all” per i tuoi pensieri e per quello che fai durante il giorno. Se non vuoi usare carta e penna ma preferisci una soluzione più tecnologica dai un occhio a Evernote, potrebbe essere un amore a prima vistaJ

E’ utile per iniziare una nuova pagina datata per ogni giorno. In questo modo, si può facilmente tornare indietro e trovare le informazioni di cui hai bisogno. Su Evernote invece potrai crearti dei taccuini per ogni categoria di note.

Organizzati durante i primi 15 minuti della giornata – trascorrere i primi 15 minuti riguardando la tua to-do-list può aiutare ad avere obiettivi chiari per la tua giornata, quindi stimola l’entrata nel canale di focalizzazione.

Capirai quali sono i compiti più importanti per completare prima (sempre se sei un tipo “mattiniero” quindi più produttivo la mattina e perdi la concentrazione andando verso sera), e ciò che è possibile completare più tardi nel pomeriggio.

Pulire la scrivania – La scrivania può  diventare una zona di “catch-all”. Ci sono vecchie carte, progetti futuri, i file che si sta utilizzando, e una pila di carte che semplicemente non hai guardato ancora. Anche se alcune persone si sentono meglio con una scrivania ingombra, è solo fonte di distrazione e di inibizione per molti di noi.

Se vuoi provare un project managment tool semplice, pratico e addirittura gratuito ti consiglio Trello. Con la sua grafica potrai capire a colpo d’occhio sia i miles stones dei tuoi progetti sia i prossimi passi da effettuare. Spostare le card dalla lista “da fare” alla lista “in corso” ed infine alla lista “completato” è un’operazione veramente soddisfacente!

Come si fa invece a mantenere la tua scrivania organizzata? Spendere cinque minuti alla fine di ogni giornata da dedicare alla scrivania per mantenerla organizzata. In questo modo, è possibile entrare in lavoro il giorno successivo, con una superficie chiara, organizzata.

 

Organizzare gli strumenti

 

Viviamo in un tempo di  straordinaria tecnologia. Usiamo i tool per essere più produttivi!

Utilizzare i calendari digitali o pianificatori – Per esempio, molti calendari digitali, come Google calendar, Outlook e iCal, consentono di usare colori diversi per le varie attività.

Se sei un tipo che ama visualizzare ti renderà più facile tenere in mente le tue priorità. Si potrebbe utilizzare rosso per urgenza, verde per le scadenze estese, e blu per le attività a bassa priorità e giallo per quelle in corso.

 

Inventati dei piccoli trucchi

 

Offrirsi una ricompensa – Se si sta trovando difficoltà a rimanere organizzati, prova a offrirt una ricompensa. Per esempio, se si completa quattro cose sulla tua lista di cose da fare, regalati una tazza di caffè, o con 10 minuti di tempo libero per navigare sul web.

Pianificare piccoli compiti – Se un’attività o un progetto richiede l’azione in anticipo puoi pianificare in anticipo i vari step, risparmiando non poco tempo con le attività operative.

Scegliere l’organizzazione di strumenti che ti piace – Ad esempio, se si decide di iniziare a utilizzare un’agenda  base quotidiana,  acquistane una bella che ti piace molto. Quando i vostri strumenti sono visivamente accattivanti è molto più probabile usarli.

 

Punti chiave

 

La disorganizzazione può costare un avanzamento di carriera, diminuire la produttività, e aggiungere dello stress alla tua vita. Dedicare tempo e fatica per ottenere una migliore organizzazione può aiutare significativamente nel lungo termine.

 

Iniziare con un taccuino in modo regolare per tenere traccia delle conversazioni, delle idee e per avere come promemoria. Iniziare ogni giorno con una scrivania pulita e con una to-do list chiara e aggiornata. Utilizzare la tecnologia per mantenere il tuo programma e progetti senza intoppi. Stratagemmi come codificare a colori può aiutare a garantirti di non perdere un appuntamento o delle scadenze.

Fai il primo passo…Ora!

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