Riprendi il controllo del tuo Tempo

 In Gestione del tempo

Thomas Edison, il grande inventore americano, disse: “Il tempo è l’unico vero capitale che un essere umano ha, e l’unico che non può permettersi di perdere”.

 

E riflettendoci è proprio così. 

 

A questo punto ti chiedo: hai mai pensato a quanto tempo perdi durante la giornata a causa della tua disorganizzazione? 

 

Potresti perdere 5 minuti alla ricerca di un file fuori luogo; altri 5 minuti alla ricerca di una e-mail per un incontro importante; e poi 10 minuti in più per trovare la to-do list di oggi – che si è persa nel mucchio di carte sulla scrivania. E, prima che tu te ne renda conto, butti un’ora al giorno alla ricerca di cose che spesso non trovi. 

 

E questo è il tempo che sprechi in un solo un giorno! Immagina quanto tempo perdi ogni settimana, ogni mese e ogni anno!

 

I PRIMI PASSI PER DIVENTARE VERAMENTE ORGANIZZATI

 

Molte persone lottano contro la disorganizzazione. E anche se alcune pensano di poter avere successo in mezzo al caos, la disorganizzazione può costare un prezzo veramente elevato – può anche allontanarci dalla promozione che abbiamo sempre voluto, ad esempio

 

La disorganizzazione è in grado di bloccare la nostra creatività, di aggiungere stress alla nostra vita e ci impedisce di essere produttivi ed efficaci come potremmo essere.

 

In questo articolo, vedremo alcune strategie per diventare organizzati, in modo da poter iniziare a vivere e lavorare al nostro pieno potenziale.

 

INTRODUCI DELLE ABITUDINI PRATICHE

 

Per esempio, puoi usare un taccuino per prendere appunti quando parli con un collega o con un cliente al telefono. 

 

Questo notebook è come un “catch-all” per i tuoi pensieri e per quello che fai durante il giorno. 

 

Se non vuoi usare carta e penna ma preferisci una soluzione più tecnologica dai un’occhiata a Evernote, potrebbe essere un amore a prima vista!

 

Un taccuino è utile per iniziare una nuova pagina datata ogni giorno. In questo modo, puoi facilmente tornare indietro e trovare le informazioni di cui hai bisogno. Su Evernote invece potrai crearti dei taccuini per ogni categoria di note.

 

Dedicati all’organizzazione nei primi 15 minuti della giornata. Trascorrere i primi 15 minuti riguardando la tua to-do-list può aiutarti ad avere obiettivi chiari per la tua giornata, quindi stimolarti a entrare nel mood adatto alle tue attività.

 

Identifica quali sono i compiti più importanti e da completare prima (sempre se sei una persona “mattiniera”, quindi più produttiva la mattina e perdi la concentrazione andando verso sera) e ciò che è possibile completare più tardi nel pomeriggio.

 

Pulisci la scrivania! La scrivania può  diventare una zona di “catch-all”. 

 

Sistema le vecchie carte, i progetti futuri, i file che stai utilizzando, e la pila di carte che semplicemente non hai guardato ancora. 

 

Anche se alcune persone si sentono meglio con una scrivania ingombra, è solo fonte di distrazione e di inibizione per molti di noi.

 

Come si fa a mantenere la tua scrivania in ordine? Spendi cinque minuti alla fine di ogni giornata per organizzare la tua scrivania. In questo modo, il giorno successivo inizierai a lavorare con le idee chiare e con meno distrazioni. 

 

Aiutati con un tool di project management, può semplificarti la vita! Io ti suggerisco di usare Trello,  semplice, pratico e addirittura gratuito . 

 

Con la sua grafica potrai capire a colpo d’occhio sia i miles stones dei tuoi progetti sia i prossimi passi da effettuare. Ma non solo: spostare le card dalla lista “da fare” alla lista “in corso” ed infine alla lista “completato” è un’operazione veramente soddisfacente!

 

 

ORGANIZZATI CON GLI STRUMENTI

 

Viviamo in un tempo di  straordinaria tecnologia. Usiamo i tool per essere più produttivi!

 

Puoi utilizzare i calendari digitali o pianificatori – molti calendari digitali, come Google calendar, Outlook e iCal, consentono di usare colori diversi per le varie attività.

 

Se ami avere tutto “a colpo d’occhio”, ti renderà più facile tenere in mente le tue priorità. 

 

Potresti utilizzare il rosso per l’urgenza; il verde per le scadenze estese; il blu per le attività a bassa priorità; e il giallo per quelle in corso.

 

INVENTATI DEI PICCOLI TRUCCHI

 

Offriti una ricompensa. Cosa intendo dire? Se hai difficoltà con l’organizzazione, prova a offrirti una ricompensa quando completi qualcosa. 

 

Per esempio, se completi quattro cose della tua lista di cose da fare, regalati una tazza di caffè o 10 minuti di tempo libero per navigare sul web.

 

Pianifica piccoli compiti. Pianificare in anticipo i vari step di un progetto o di un’attività, ti permette di risparmiare non poco tempo con le attività operative.

 

Scegli strumenti che ti piacciono. Ad esempio, se decidi di iniziare a utilizzare un’agenda base quotidiana, acquistane una bella, che ti soddisfi dentro e fuori. Quando gli strumenti sono visivamente accattivanti è molto più probabile usarli.

 

ECCO PERCHÉ DOBBIAMO ORGANIZZARCI

 

Per concludere, la disorganizzazione può costare un avanzamento di carriera, diminuire la produttività, e aggiungere dello stress alla tua vita. 

 

Dedicare tempo e fatica per ottenere una migliore organizzazione può aiutarti significativamente nel lungo termine.

 

Ecco in breve i miei consigli principali: 

 

  • inizia a utilizzare un taccuino in modo regolare per tenere traccia delle conversazioni, delle idee e per segnare dei promemoria. 
  • Inizia ogni giorno con una scrivania pulita e con una to-do list chiara e aggiornata. 
  • Utilizza la tecnologia per mantenere il tuo programma e progetti senza intoppi. 
  • Usa semplici stratagemmi come codificare a colori le tue attività nel calendario: può aiutarti a monitorare ogni appuntamento e le tue scadenze.
  • Fai il primo passo… ora!

 

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