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Gestione delle priorità con la Matrice di Eisenhower o di Covey

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Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

 

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

 

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.


 

La struttura della Matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

matrice Eisenhower o Covey

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

 

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

 

  • Fare una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice si può iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Vi faccio il primo mio regalo, basta cliccare qui per avere la matrice da compilare.
  • Quindi ridurre poi eliminare le azioni superflue e banali del quadrante IV. Si dovrà quindi costruire nuovi abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato.

Scarica il mio tracker che ho preparato per te.

 

  • Automatizzare e delegare le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Vi invito a leggere il mio articolo su come migliorare la gestione della posta elettronica e arrivare a (quasi) inbox zero.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederete: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché si avranno dei processi più fluidi.

 

Una volta preparata la vostra lista e la vostra matrice potrete contattarmi per una consulenza su come gestire le attività del vostro quadrante III.

E se nel frattempo vorreste fare un calcolo veloce delle vostre attività delegabili e capire quanto tempo potreste guadagnare, vi invito a cliccare qui!

 

Krisztina FekecsGestione delle priorità con la Matrice di Eisenhower o di Covey

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