Gestione delle priorità con la Matrice di Eisenhower o di Covey

 In Gestione del tempo

Stai cercando un metodo efficace per capire come gestire le priorità? 

 

Oggi ti presento la matrice di Eisenhower: un sistema che ti permette di dare il giusto tempo e il giusto valore ai tuoi impegni attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri.

 

Dobbiamo sempre partire dalla comprensione delle espressioni urgente e importante.

 

Ricorda che “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.

 

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo noto come Matrice di Eisenhower. 

 

Questo metodo è conosciuto anche con il nome Matrice di Covey da Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

 

Ma a cosa serve esattamente la matrice di Eisenhower? 

 

La matrice serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo. Ci aiuta a classificare le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 

Nei prossimi paragrafi scopriamo come funziona e come puoi iniziare a utilizzarla anche tu.

 

 

LA STRUTTURA DELLA MATRICE DI EISENHOWER

 

La prima cosa da fare è combinare i parametri “urgente” e “importante”. In questo modo otteniamo i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower

 

Guarda lo schema qui sotto per avere un’idea chiara. 

 

matrice Eisenhower o Covey

 

 

Le attività urgenti possono essere attività pesanti, stressanti e che ci mettono ansia oppure possono essere facili e divertenti. Di fatto, però, raramente sono davvero importanti. Ciò che era urgente ieri, non ha più valore oggi e, spesso, neanche ce lo ricordiamo più.

 

Le attività importanti, invece, sono direttamente legate alla nostra missione di vita, ai nostri valori. Il problema è che quando pensiamo a questi obiettivi, siamo convinti di avere tutto il tempo per raggiungerli. Questo spesso ci porta a metterli in secondo piano e a farci travolgere da attività banali, ma considerate urgenti.

 

Le attività del quadrante I sono le più difficili da gestire perché sono sia urgenti che importanti. Sono le attività che consumano la maggior parte di noi e ci rubano tempo prezioso. Tempo che dovremmo dedicare alle attività del quadrante II, quindi alle attività strategiche.

 

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi e finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

 

La maggior parte dei manager, secondo Covey, passa il 90% del suo tempo nel quadrante I e il 10% nel quadrante IV

 

Questa situazioni porta a situazioni catastrofiche, ovviamente. Porta a trascurare la strategia e altre attività importanti. 

 

Qual è il problema? Dobbiamo fuggire dalla pressione del quadrante I e iniziare a dedicare del tempo al quadrante II: tutto ciò che è veramente importante sta in questo quadrante. 

 

Come dice Peter Drucker:

 

“Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.”

 

Come raggiungere questo risultato? 

 

Ricaviamoci del tempo dai quadranti III e IV, almeno all’inizio.

 

Ricorda: non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

 

COME CREARE UNA MATRICE DI EISENHOWER PERFETTA?

 

Puoi iniziare subito a utilizzare la matrice di Eisenhower anche tu e rimettere in ordine le tue priorità. Segui questi passi: 

 

  • fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminale una a una e inseriscile nella matrice;
  • una volta che la tua matrice include tutte le tue attività, inizia a capire come liberare tempo per il quadrante II. 
  • Ho un regalo per te: scarica la matrice da compilare;
  • Riduci e poi elimina le azioni superflue e banali del quadrante IV. Costruisci nuove abitudini e togli passatempo inutili. Per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni (ma anche un paio di mesi), per questo potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica il mio tracker che ho preparato per te.
  • Automatizza o delega le attività del quadrante III.

 

Esistono tantissimi tool che possono aiutarti a migliorare le procedure. Potresti partire ad esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza. 

 

Ho scritto un intero articolo proprio su questo: come migliorare la gestione della posta elettronica e arrivare a (quasi) inbox zero.

 

Quale risultato ottieni se utilizzi la matrice di Eisenhower? 

 

Il primo periodo rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti. Quindi tutte quelle attività per cui non serve necessariamente un intervento. 

 

Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, potrai invece pensare di collaborare con una persona per farti supportare con queste attività.

 

Ed è proprio qui che cambia la vita! 

 

Dopo aver sistemato i quadranti III e IV, potrai avere almeno 4-5 ore settimanali per poterti dedicare al tuo importantissimo quadrante II.

 

Ora ti chiederai: “ma invece il quadrante I?” Devi sapere che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente. Pensaci… non passano più attività dal quadrante III e avrai in generale dei processi più fluidi.

 

Hai preparato la tua lista e la tua matrice? Contattami, posso aiutarti a gestire le attività del tuo quadrante III. 

 

Vuoi fare un calcolo veloce delle attività delegabili e capire quanto tempo potresti guadagnare? Scarica il mio kit delega!

 

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