L’imprenditore intelligente: come creare un metodo di gestione del tempo

 In Gestione del tempo

Il tempo: l’unica risorsa che non si può creare

 

La vita moderna è una corsa continua, tra lavoro, famiglia, attività personali e imprevisti, una gara contro il tempo che spesso ti lascia insoddisfatto, senza fiato e sovraccarico di lavoro, dato che avresti bisogno di più ore e di una giornata più lunga.

Se sei un imprenditore la difficoltà di portare a termine una serie di attività può essere deleteria sia ai fini della produttività della tua azienda, sia per il futuro stesso dell’impresa.

Citando le parole di alcuni grandi economisti, se non sei capace di gestire il tuo tempo, non potrai neanche riuscire a organizzare la tua azienda. Il tempo non si può creare e quindi l’unica cosa che in quanto imprenditore puoi fare, è imparare un metodo di gestione del tempo.

In questo articolo andremo a evidenziare alcuni aspetti che possono esserti utili al fine di imparare a migliorare la qualità delle tue ore lavorative cambiando la tua vita e la produttività della tua attività tramite una corretta gestione del tempo..

 

L’importanza della gestione del tempo per un imprenditore

 

Potrebbe nascere spontanea la domanda del perché sia necessario gestire il tuo tempo al lavoro, in particolar modo se come imprenditore, non hai timore della stanchezza, hai una forte passione per la tua attività e una soddisfazione personale in quello che fai.

Organizzare il tuo tempo è indispensabile, dato che vuol dire poter avere la possibilità di vivere la tua esistenza in equilibrio, tra lavoro, famiglia, amici e tempo per te stesso, un qualcosa che è assolutamente necessario per la mente umana.

Infatti il tuo cervello ha bisogno di potersi concentrare su diverse realtà, che non siano solo quelle lavorative, in modo da poter apprendere, imparare e sviluppare nuove capacità che potranno essere anche vantaggiose per la tua impresa.

 

Come gestire il tempo: il concetto di organizzazione

 

Ma cosa s’intende con organizzare il tempo e gestirlo? I due termini sono spesso collegati fra di loro anche se hanno un significato differente. Infatti quando fai riferimento all’organizzazione, si considerano una serie di attività e atteggiamenti che sono messi in atto al fine di raggiungere un obiettivo specifico.

Per quanto riguarda la gestione invece, si comprende l’insieme di quelle situazioni, che fanno parte dell’organizzazione, e che devono essere affrontate e risolte al fine di ottenere un risultato. Quindi l’organizzazione è alla base di un metodo di gestione del tempo e si sviluppa intorno a tre elementi fondamentali: priorità, pianificazione e verifica.

Ciò significa che dovrai stabilire una sorta di gerarchia tra le tue attività, considerando quelle che devono essere valutate come prioritarie al fine di raggiungere, a livello personale oppure per la tua azienda, il successo.

Inoltre sarà importante fissare quali siano gli strumenti che ti permetteranno di raggiungere il tuo fine, pianificandoli.

Infine dovrai verificare che le azioni che stai compiendo ti permettano di ottenere il tuo risultato.

 

Avere chiari gli obiettivi e pianificarli

 

Alla base della tua attività imprenditoriale vi è un’idea, un qualcosa che ti ha spinto a scegliere di intraprendere questa strada per raggiungere un obiettivo finale.

Comprendere cosa vuoi ottenere dal tuo lavoro è fondamentale. Infatti può capitare che gli eventi e le difficoltà economiche affrontate, possano determinare dei cambiamenti sostanziali nel tuo percorso, con una perdita di energie, risorse e di tempo.

Se invece hai ben preciso il tuo obiettivo, puoi anche migliorare la qualità del tuo tempo al fine di raggiungerlo.

Il tempo diventa quindi non un elemento tiranno, che fugge via lasciandoti con riunioni non complete, progetti che non hai ancora iniziato e un incremento di stress e di ansia, ma una forma di strumento che ti permetterà di rendere la tua azienda produttiva e concorrenziale rispetto al mercato moderno.

Pianificare il tuo tempo diventa quindi non un’opzione, ma un elemento indispensabile se vuoi avere successo nella tua attività.

 

Gestire le tue attività: la matrice di Eisenhower

 

Dopo che hai fissato il tuo obiettivo, devi quindi migliorare la qualità del tempo che impieghi nello svolgere una determinata attività.

Ma come puoi farlo? Semplicemente stabilendo quali siano le priorità. In ogni impresa infatti vi sono una serie di operazioni che possono essere definite urgenti, non urgenti, importanti oppure non importanti. Saperle individuare è un passo significativo nell’acquisire un metodo di gestione del tempo.

La matrice di Eisenhower può essere un valido strumento che ti permetterà di valutare sia quali siano le priorità e quanto tempo dedichi a queste.

Dwight D. Eisenhower è un nome che probabilmente ti fa ricordare i libri di storia, dato che è stato un grande stratega militare durante la Seconda Guerra Mondiale e divenne anche presidente degli Stati Uniti negli anni 50. Una frase che spesso ripeteva era quella di dire che “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.

Il concetto che è alla base di questa espressione è quello di imparare a gestire le attività in base alle loro priorità. L’idea è stata sviluppata da Stephen Covey, da cui prende anche il nome di Matrice di Covey.

Come ti può essere utile questo sistema per migliorare la gestione delle tue attività? I fattori che vengono presi in considerazione sono l’urgenza e l’importanza. Queste due realtà vengono posizionate in uno schema diviso in quattro quadranti che si intersecano. In ognuno di essi vi sarà una combinazione di attività.

 

Utilizzare la matrice a proprio vantaggio

 

Nel quadrante I troverai le attività urgenti, che sono quelle che spesso ti mettono pressione e che nascono da problemi pressanti e da progetti a scadenza, ma il più delle volte non sono importanti, dato che l’urgenza è collegata a un arco temporale preciso.

Dall’altro lato avrai le attività importanti che invece sono strettamente collegate ai risultati e agli obiettivi che ti sei prefissato.

Nel quadrante II vengono introdotte le attività non urgenti ma importanti, e che consistono nella pianificazione, la costruzione delle relazioni, con risultati che implicano crescita sia personale che lavorativa.

Infine nel quadrante III e IV troverai le attività non importanti, che potranno essere urgenti oppure no, come le relazioni che vengono svolte telefonicamente o via email, le riunioni, il raggiungimento di obiettivi poco rilevanti, le perdite di tempo e le situazioni banali.

Se sei un imprenditore, in base a questo schema, potrai osservare come gran parte del tempo lo impieghi nel gestire le attività del quadrante I e solo un 10% lo utilizzi per il resto.

In particolare il quadrante II prevede la pianificazione, mentre il III e il IV riguardano un insieme di azioni, che anche se vengono considerate poco importanti, completano l’attività di impresa in quanto necessarie al tuo lavoro.

 

Organizzare il tempo a tua disposizione: mantenere traccia

 

In base alla Matrice di Covey puoi quindi iniziare a gestire il tempo in modo differente, distribuendolo equamente tra le varie attività della tua giornata.

Se infatti schematizzi quelle che sono le operazioni che in quanto imprenditore effettui durante l’arco temporale quotidiano, puoi renderti conto che spesso dedichi più tempo al telefono o email rispetto alla pianificazione, oppure non ne dedichi alla formazione personale e alle trasferte di lavoro, troppo impegnato in riunioni, supervisioni dei collaboratori oppure in colloqui formali.

L’organizzazione del tempo diventa quindi un passo in più verso l’acquisizione di un metodo di gestione del tempo stesso.

Naturalmente avrai bisogno di conoscere quante ore e minuti impieghi per ogni attività. Per questo potrebbe essere utile almeno per un paio di settimane tenere traccia di tutto quello che fai, evidenziando l’arco temporale.

Lo potrai fare in modo tradizionale, utilizzando un cronometro e carta e penna, oppure impiegando una delle tante app, che ti permetteranno di avere una visione completa del tuo tempo.

Una volta che hai i risultati, potrai confrontarli con la matrice di Eisenhower e verificare come è distribuito il tuo tempo, riequilibrandolo in modo proporzionale alle singole attività.

 

La pianificazione del tempo: il pericolo di procrastinare

 

Una volta organizzato il tuo tempo e imparato a gestirlo in modo da distribuirlo per le varie attività, il passo successivo verso un metodo completo di utilizzarlo è quello di porre in essere una pianificazione presente e futura.

Ma cosa s’intende con pianificare? Il concetto prevede di programmare le tue attività e i compiti che dovrai svolgere nell’arco della giornata e del mese, fissando gli step da raggiungere e anche gli strumenti per farlo.

La pianificazione è fondamentale dato che può essere considerata un vero e proprio investimento che porterà al successo della tua attività.

Analizzare il tuo lavoro e programmare quello presente e futuro, non è una realtà semplice. Infatti a volte la verifica di quello che stai facendo e di ciò che dovrai fare, può creare timore di non riuscire nel tuo intento e spingerti lungo strade sbagliate che ti facciano sprecare altro tempo allontanandoti dall’obiettivo principale.

La conseguenza sarà quella di procrastinare le tue scelte e quindi perdere dell’altro tempo. La pianificazione è l’unica soluzione per poter evitare di incorrere in questo ostacolo che fa parte del comportamento di tutti gli esseri umani.

 

Controllare il tempo: valutare quanto ne viene sprecato in altre attività

 

Ultima considerazione che devi tenere sempre presente è quella di capire quanto tempo stai realmente perdendo e come potresti utilizzarlo al meglio per sviluppare la tua attività imprenditoriale.

Forse potresti pensare che sia un controsenso, ma se razionalizzi le tue ore di lavoro puoi non solo migliorare la tua impresa, ma anche la qualità della tua vita. Infatti non devi dimenticare che quasi sempre la gestione del tuo tempo coincide anche con il modo in cui gestisci la vita di tutti i giorni, sia lavorativa che familiare.

Per capire dove stai perdendo tempo puoi semplicemente prendere un blocchetto è segnare le attività che svolgi e le ore e i minuti che hai dedicando ad esse, per poi confrontarle con la Matrice di Covey e verificare la loro urgenza o importanza.

Potrai anche utilizzare delle applicazioni sia attraverso il tuo computer che il tuo smartphone, in modo da poter avere anche statistiche e resoconti in automatico.

 

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