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Dimentica la Inbox Zero

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Oggi torniamo a parlare di gestione email, anche tu avrai letto diversi articoli che ti promettono la Inbox Zero, cioè la casella vuota. Come potrai immaginare ci sono delle discussioni infinite e non mancano le persone di successo nel condividere la loro opinione al riguardo.

Tony Hsieh, Founder & CEO di Zappos dice che è assurdo parlare di Inbox zero, siccome è una storia infinita, basta inviare una sola riposta e potresti già avere una mail nella posta in arrivo. Lui per esempio consiglia di rispondere sempre alle mail del giorno precedente.

Eric Schmidt, CEO di Alphabet invece consiglia di rispondere a ogni email che ti arriva molto veloce e brevemente. Sinceramente non sono d’accordo perché diventa una fonte di distrazione e quindi si rischia di arrivare alla fine della giornata senza aver combinato niente o molto poco.

Katia Beauchamp, founder di Birchbox costringe invece il suo team a inserire nelle mail anche la scadenza entro quando necessitano di una risposta. Direi che in Italia non potrebbe mai funzionare, purtroppo!

 

Per arrivare all’inbox zero o quasi potresti usare anche diversi tool, di cui ti ho già parlato in questo articolo.

A quella lista aggiungerei solo Unroll.me per fare una analisi e una pulizia di tutte le iscrizioni a siti. Io ti consiglio di farlo almeno una volta in ogni trimestre, perché le newsletter dopo qualche mese tendono ad esaurirsi.

 

Diciamo che il metodo Inbox zero come concetto va anche bene, perché l’obiettivo sarebbe di dare delle risposte entro tempistiche ragionevoli.  Semmai potremmo aggiungere Inbox zero per il weekend, quindi  gestire tutte le tue mail all’interno di una settimana lavorativa.

 

Il primo passo è definire – come sempre – le nostre priorità. Puoi usare la classica matrice di Eisenhower, e dividere le mail nelle seguenti categorie:

 

Importante – Urgente: priorità assoluta, da gestire subito

Importante – ma non Urgente: decidere sulla scadenza, e quindi programmare

Non è importante – ma Urgente: assoluta priorità per la delega

Non è importante – non è Urgente: nessuna priorità , email da cancellare(disiscriversi)

 

Ed ora un piccolo trucco per creare una to do list dalle tue email.

Apri un foglio in Google sheets con delle colonne che vuoi inserire nella tua lista.

Poi registrati su Zapier (ti basta la versione gratuita) e crea velocemente la tua prima Zap, Gmail – Google sheets, quindi potrai estrarre dalla tua posta elettronica una bella to do list in 1 minuto!

Subito dopo potrai riempire le colonne “priorità” e “ azione”, e quindi praticamente avrai  fatta la tua to do list. Trattandosi di un Google doc la potrai condividere anche con la tua collaboratrice per far gestire subito le mail con priorità “delegare”

to do list con zapier

Quindi penso che sia più importante creare delle procedure che arrivare a Inbox zero, anche perché potrebbe causarti tanta ansia e anche insoddisfazione!

 

Le attività che avranno una scadenza o sono relative a qualche progetto attivo, sempre con una semplice Zap, possono essere trasformate in una Card su Trello, quindi eventualmente anche condivise con il resto del tuo team.

 

Fai una prova, e fammi sapere! Domani che è venerdì puoi creare la tua lista e metterla in pratica subito da lunedì! Buon lavoro

 

Krisztina FekecsDimentica la Inbox Zero

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