Gestire le email: Dimentica la Inbox Zero

 In Gestione del tempo, Smart office tools

Sono certa che anche tu avrai letto qua e là di servizi che ti promettono la Inbox Zero, cioè la casella vuota. 

 

In questo articolo capiremo se è possibile arrivare davvero alla Inbox Zero e, soprattutto, di come gestire le email in modo efficace. 

È possibile arrivare alla Inbox Zero?

 

Come potrai immaginare ci sono delle discussioni infinite su questo argomento e non mancano le persone di successo nel condividere la loro opinione al riguardo.

 

Tony Hsieh, Founder & CEO di Zappos, ad esempio, dice che è assurdo parlare di Inbox zero: è una storia infinita, basta inviare una sola risposta e potresti già avere una mail nella posta in arrivo. Lui per esempio consiglia di rispondere sempre alle mail del giorno precedente.

 

Eric Schmidt, CEO di Alphabet invece consiglia di rispondere a ogni email che ti arriva molto veloce e brevemente. Personalmente non sono d’accordo perché diventa una fonte di distrazione e quindi si rischia di arrivare alla fine della giornata senza aver combinato niente o molto poco.

 

Katia Beauchamp, founder di Birchbox costringe invece il suo team a inserire nelle mail anche la scadenza entro quando necessitano di una risposta. Direi che in Italia non potrebbe mai funzionare, purtroppo!

 

Per arrivare all’Inbox Zero (o quasi) puoi usare anche diversi tool, di cui ti ho già parlato nell’articolo per la perfetta gestione della tua casella postale.

 

A quella lista aggiungerei solo Unroll.me, un tool che ti permette di fare un’analisi e una pulizia di tutte le iscrizioni a siti. Io ti consiglio di farlo almeno una volta in ogni trimestre, perché le newsletter dopo qualche mese tendono ad esaurirsi.

 

 

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E se parlassimo di Inbox Zero per il weekend?

 

Diciamo che il metodo Inbox zero come concetto va anche bene, perché l’obiettivo sarebbe dare delle risposte entro tempistiche ragionevoli. Forse però sarebbe meglio parlare di Inbox zero per il weekend, quindi  gestire tutte le tue mail all’interno di una settimana lavorativa.

 

Il primo passo è definire – come sempre – le nostre priorità. Puoi usare la classica matrice di Eisenhower, e dividere le mail nelle seguenti categorie:

 

  1. Importante – Urgente: priorità assoluta, da gestire subito.
  2. Importante – ma non Urgente: decidere sulla scadenza, e quindi programmare.
  3. Non è importante – ma Urgente: assoluta priorità per la delega.
  4. Non è importante – non è Urgente: nessuna priorità, email da cancellare (disiscriversi).

 

Per gestire le tue email in modo efficace, ecco un piccolo trucco che ti permette di creare una to do list dalle tue email. Sono sicura lo troverai interessante: 

 

  1. Apri un foglio in Google sheets con delle colonne che vuoi inserire nella tua lista.
  2. Registrati su Zapier (ti basta la versione gratuita) e crea velocemente la tua prima Zap, Gmail – Google sheets, quindi potrai estrarre dalla tua posta elettronica una bella to do list in 1 minuto!
  3. Subito dopo potrai riempire le colonne “priorità” e “azione”, e quindi praticamente avrai fatta la tua to do list

 

Nota bene: poiché si tratta di un documento di Google, potrai condividere il file anche con la tua collaboratrice o con il tuo collaboratore per far gestire subito le mail con priorità “delegare”.

 

to do list con zapier

Per concludere: Inbox Zero sì o no?

 

Per come la vedo io, credo che sia più importante creare delle procedure piuttosto che arrivare a Inbox zero, anche perché potrebbe causarti tanta ansia e anche insoddisfazione!

 

Le attività che hanno una scadenza o sono relative a qualche progetto attivo, sempre con una semplice Zap (attraverso Zapier), possono essere trasformate in una Card su Trello – quindi eventualmente anche essere condivise con il resto del tuo team.

 

Fai una prova, e fammi sapere! Crea la tua lista e mettila in pratica il prima possibile! Buon lavoro!

 

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