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Come gestire lo stress da rientro dalle vacanze con la pianificazione

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Senza relax non potrai mai mantenere il focus per tanto tempo, cioè non riesci a lavorare bene, ma senza lavoro non puoi fare (probabilmente) le vacanze. E questo purtroppo è così per quasi tutti.

Ma anche questa volta ci viene d’aiuto la pianificazione!

Essendo in luglio chiaramente parliamo delle vacanze estive più lunghe, ma in realtà il concetto è valido anche per le toccata e fuga durante l’anno.

Se sei imprenditore hai la fortuna di poter pianificare le proprie ferie, sempre se il tuo business non ha stagionalità e se sei abbastanza organizzato. Uno stacco totale o quasi serve per tutti, ma è chiaro che essendo tu il capo devi gestire in anticipo tutti i settori della tua attività, personale compreso. Quindi quando parliamo di pianificazione non parliamo chiaramente della navigazione su booking… 😉

Per scegliere il periodo migliore, devi prendere in considerazione diversi criteri, tra cui l’andamento del tuo business, e il tuo livello di energia. Senza i riposi regolari (pianificati) non potrai mai essere produttivo.

L’effetto positivo delle vacanze scompare in poche ore, se il rientro è gestito male. Rientri al lavoro con l’ansia di avere troppo da fare, e entri nel classico frullatore del “non so da che parte iniziare”.

Togliere i pensieri fastidiosi dalla testa e rientrare al lavoro in modo tranquillo è possibile, se hai una pianificazione completa, anche per il post vacanze.

Per la prima settimana devi considerare le urgenze, e le priorità dell’operatività, ma tutto questo con un ritmo non frenetico. E’ inutile iniziare il primo giorno con 16 ore di lavoro e buttare via i benefici delle vacanze.

Ma è possibile? Sì, se fai la tua pianificazione prima di partire!

Ecco alcuni consigli

 

  • Dovrai fare una lista delle cose da fare al rientro e spalmarle durante la prima settimana. Lasciando abbastanza spazi per le emergenze e le urgenze.
  • Ricordati di mantenere le buone abitudini delle vacanze, continua una vita sana, con alimentazione corretta e attività fisica regolare.
  • Evidenzia le ore migliori dal punto di vista energetico e pianifica le attività più complesse di conseguenza.
  • Tieni ben presente le tue priorità e le attività più redditizie.
  • Fatti aiutare, magari è arrivato il momento di delegare, per poter aumentare le entrate del tuo business. Non sai come iniziare? Scarica il mio kit gratuito!

 

Kit delega

 

Se rientri al lavoro e sai già con quali lavori devi iniziare, senza perdita di tempo per pensare a tutte le cose da fare, e hai la certezza che entro la fine della settimana potrai evadere tutti i lavori, riuscirai a mantenere la calma, dare il massimo al lavoro e nello stesso tempo prolungare l’effetto rigenerante delle ferie.

Ti svelo un piccolo segreto: più organizzato sei, meno le emergenze si fanno sentire durante le vacanze e nei primi giorni di rientro!

 

 

 

Krisztina FekecsCome gestire lo stress da rientro dalle vacanze con la pianificazione
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Come utilizzare Trello per la tua contabilità interna

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Indipendentemente dal software che usi per la fatturazione (elettronica o non) hai sicuramente bisogno di un metodo e di un tool per gestire le spese della tua attività più in generale la tua contabilità interna, vediamo quindi come utilizzare Trello per la tua contabilità interna.

Per la maggior parte dei freelancer si tratta di un’attività noiosa e rognosa, per non parlare dello stress accumulato per le fatture ancora da pagare.

Come anticipato ci vogliono un metodo e un tool. Metodo, perché senza organizzazione e costanza, le cose, spesso poco interessanti, non vanno avanti. E noi paghiamo per la propria disorganizzazione con frustrazione e situazioni imbarazzanti.

Iniziamo dal metodo…

Le attività simili vanno raggruppate. Questo è il metodo migliore per mantenere la concentrazione. Se ogni giorno devi rubare un po’ di tempo per gestire le emergenze amministrative sicuramente sarai molto meno produttivo; se invece definisci un giorno, giovedì o venerdì pomeriggio per esempio, in questo modo ogni settimana dedicherai poco (!!) tempo alla tua contabilità, ma con estrema costanza. Bastano 30 minuti alla settimana, per dare un’occhiata alle scadenze, effettuare i pagamenti necessari, o rispondere alle domande del tuo commercialista. Con questo metodo sei sempre aggiornato e tranquillo!

Per quel che riguarda il tool chiaramente potrai scegliere tra il classico excel e i vari software a pagamento. Se sei uno a cui non piace l’excel e non hai intenzione di pagare per nessun programma sofisticato, potrai sempre scegliere il mio tool preferito, Trello.

Ti basterà la versione gratuita, è super semplice e sicuramente più divertente di un foglio noioso di excell.

Trello è molto intuitivo, ma se vuoi approfondire le sue funzioni, basta cliccare qui per scaricare la mia guida gratuita. Trello è anche molto versatile, potrai usarlo per qualsiasi settore della tua vita privata oppure per i tuoi progetti di lavoro.

 

Tutorial Trello gratuito

 

Ma oggi parliamo di contabilità domestica e interna quindi ti spiego un po’ come creare la tua procedura super smart!

Il primo passo è creare il flusso, che praticamente darà la struttura delle liste alla tua board. Per esempio da pagare, pagamenti con scadenza del mese corrente, sospesi, pagamenti effettuati con il nome del mese.

contabilità interna board di esempio

Ogni fattura o richiesta di pagamento, quindi, dovrà entrare nella prima lista “da pagare”, in questo modo non le perdi di vista. All’interno della card potrai registrare tutte le informazioni necessarie per il pagamento. Potrai inserire la scadenza, caricare la fattura, inserire i dati per poter eseguire il bonifico, assegnare un’etichetta per distinguere le spese, taggare un collaboratore se deleghi per esempio la gestione del conto corrente.

gestione pagamenti

Ogni settimana all’interno della tua mezza giornata dedicata alle attività operative potrai inserire le nuove fatture nella lista “da pagare” e spostare quelle in scadenza nella lista “pagamenti con scadenza …”, eventualmente procedere con il pagamento quindi aggiungere alla card la copia del pagamento e spostare la card stessa nella lista pagamento effettuato nel mese di…

In questo modo avendo poche liste hai comunque la situazione chiara e capisci tutto a colpo d’occhio.

Vedi le spese entranti, le fatture da pagare entro breve, e hai tutto l’archivio a disposizione per eventuali domande da parte del fornitore.

Tutto questo in poco tempo, senza spendere per software costosi e prima di tutto senza stress.

Ricordati di queste tre parole…Metodo, costanza e Trello.

 

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A chi delegare

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Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

 

Ricerca persona specializzata

 

Non è detto però che anche quelle attività più marginali o più operative non debbano essere svolte da persone competenti e specializzate.

Anzi, proprio perché queste attività, per meno strategiche che siano, sono però le più svariate, si percepisce che è meglio che, chi viene delegato a svolgerle, sia una persona che possiede competenze diverse, conoscenze di applicazioni informative, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

L’Assistente Virtuale, ad esempio, può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.

Un altro aspetto importante è anche la riservatezza: più si cresce come business, più si ha bisogno di trovare una persona riservata, che lavora in ambienti diversi o che ha una certa seniority ed esperienza, e di cui si apprezza anche il background diverso.

Avere l’opportunità di lavorare con una persona che ha lavorato in un’azienda strutturata è un valore aggiunto perché porta sempre competenze nuove.

Infatti, su alcuni argomenti a te meno noti, invece di frequentare un corso o informarti in maniera approfondita, per esempio, hai un collaboratore con cui puoi ampliare le tue conoscenze.

Capita infatti di lavorare con persone, di cui sei responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle tue che ti possono ispirare e far scaturire nuove idee per il tuo business andando a modificare la tua strategia.

Delegando le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le potrebbe svolgere al meglio sarai ancor più leader della tua organizzazione aziendale o lavorativa.

 

Come trovare collaboratori su Linkedin e sul web

 

Al contrario di una selezione tradizionale, la prima impressione te la fai sul web, controllando i profili social e l’eventuale sito web del tuo candidato. Ricordati di dare un occhio oltre al profilo professionale di Linkedin (oramai diventato il CV online) anche al profilo privato di Facebook; eventualmente puoi monitorare per un breve periodo anche le sue interazioni all’interno dei gruppi.

Fondamentale è organizzare una prima call per guardare in faccia il tuo potenziale collaboratore, e fargli tutte le domande possibili. Devi raccontare anche di te stesso, delle tue priorità e delle tue pretese., nin maniera chiara e puntuale.

Leggi anche articoli, testimonianze, video rilasciati dai vari profili che hai già individuato e che ti possono aiutare a informarti sulle singole persone. Chi ha rilasciato interviste, scritto articoli e prodotto video nelle pagine personali o su siti web altrui credo che possa dimostrare meglio le sue competenze e farti capire tra tutti i profili quelli che fanno per te.

Se non hai già letto, io ho intervistato molti professionisti che si sono affidati alla delega per gestire meglio il loro business. Puoi trovarle all’interno del mio blog.

 

Il rapporto 80/20

 

Bisogna ricordare che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi in un primo momento. Non ci vorrà però troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo Assistente Virtuale , per esempio, ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare.

Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al collaboratore il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

 

Valori in comune

 

Delegare a un professionista è ovviamente differente dal delegare a qualcuno a cui devi insegnare. La vera differenza la fa la condivisione dell’obiettivo. Far comprendere come quell’attività si inserisca nel quadro generale, quale impatto avrà sul lungo periodo.

E’ importante infatti comprendere cosa c’è per lui/lei di valore in ciò che farà. Se riesci ad andare incontro al suo quadro generale, saprai che avrà più passione nel supportare il tuo.

Delegare senza indugio alcuno ma tenere per te le cose che ami di più e dove ti senti più competente è la prima strada per sentirti confidente nella pratica della delega.

Per fidarsi delle persone si dovrebbe andare molto sull’integrità e sull’intento e se poi a pelle la persona ti piace e ne condividi la visione e i valori penserai di aver trovato le capacità e le abilità che cercavi.

Il tuo collaboratore deve essere una persona che condivide i tuoi valori e che comprende quale differenza tu vuoi fare nel tuo lavoro.

Anche perché si può sbagliare ma sulle regole e i principi è meglio che il collaboratore non sbagli se vuole ottenere la fiducia del cliente, perché sarebbe sintomatico della sua personalità, che è molto più difficile da cambiare.

 

Delega intelligente: trova la persona giusta per il posto giusto o trova la persona empaticamente giusta e insegnale tutto

 

Con il tempo si può imparare a smettere di cercare qualcuno per fare qualcosa. Si passa allo scegliere qualcuno che condivide i nostri principi o con cui ci troviamo a livello di empatia e ha interesse a portare a termine un compito.

Questo perché non sempre si riesce a trovare qualcuno con le competenze giuste che vorresti in quel preciso momento. E allora si deve puntare su altre caratteristiche che ti possono garantire risultati in egual misura.

Devi pensare quali sono i driver più importanti per te a livello personale e professionale, cosa ci fa dire “di te mi fido” o “di te non mi fido”, “perché non vedo in te le competenze”.

La delega intelligente ha comunque aspetti importanti in comune sia quando hai a che fare con chi ha le competenze giuste che con chi ha quelle empatiche e cioè chiarire bene e subito il tuo obiettivo, la capacità di ascoltare e comunicare le tue idee.

Sovente le situazioni in cui ci sono più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono quelle in cui manca una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non sono sviscerati e chiariti a sufficienza.

Una via di mezzo tra la competenza giusta e l’empatia può essere questo suggerimento: prima fai una sorta di scheda del collaboratore ideale, che caratteristiche dovrebbe avere per un tipo specifico di progetto, quali integrità, intenti, competenze e risultati; all’interno di questi driver metti le tue risposte e poi mettiti alla ricerca.

Un collaboratore, se è quello giusto, è più facile che diventi più bravo e che diventi più efficace ed efficiente di te.

 

Non cercare la via veloce, di basso costo

 

Nella gestione di un’attività i costi fissi come anche il costo del personale sono quelli che pesano di più. L’outsourcing è una soluzione molto flessibile ma anche molto economica. Nonostante si tratti di un servizio economico è facile rimanere attratti da offerte con prezzi da non credere – chiaramente parliamo, per la maggior parte, di persone con basse competenze. Non c’è dubbio in questo. Ricordati solo che nella maggior parte dei casi ottieni appena quello per cui hai pagato, quindi poco.

In realtà la domanda giusta sarebbe:

quanto mi fa guadagnare un collaboratore esterno e nella fattispecie un Assistente Virtuale?

No, non è uno slogan o una battuta. Quando pensi al costo dell’assunzione di un’Assistente Virtuale in realtà dovresti ribaltare la logica della questione e ripartire dalla tua lista di attività. Se hai letto della matrice della delega, è bene che tu dedichi ancora un po’ di tempo per analizzare le tue attività. E’ molto importante capire quali sono i task che rubano troppo tempo e energie, mentre portano poco guadagno.

Se il tempo recuperato lo investi in un’attività che ti da più soddisfazione, ma innanzitutto ti fa guadagnare di più, alla fine del mese il tuo bilancio, nonostante la collaboratrice esterna pagata, crescerà!

Per far crescere la tua attività notevolmente ci sono SOLO due strade: l’automatizzazione (in termini di operatività indipendente dal tuo controllo) e la delega. Non ci sono altre soluzioni, non potrai fare tutto tu per sempre.

Detto questo, il rapporto tradizionale di lavoro si avvia sempre con un periodo di prova, che è consigliabile anche per le collaborazioni virtuali. Le proposte tipo “un’ora di prova” penso che non servano a nulla, per capire se si possa lavorare insieme ci vuole almeno un mese. Solo dopo sarai in grado di decidere se continuare con la persona scelta. In ogni caso serve ulteriore tempo per conquistare la fiducia del cliente, e bisogna dimostrare la buona volontà ogni giorno, come nella vita in generale.

SCARICA gratuitamente il mio Kit di delega QUI

 

Kit delega

 

 

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Come delegare efficacemente

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Saper delegare è una delle competenze fondamentali per un management efficace. 

Il quale è stato definito

la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori

Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

Ecco alcuni punti che credo possano aiutare chi è in procinto di delegare delle proprie attività ad altri, e più specificatamente, a un assistente virtuale.

 

Procedura e lista obiettivi

 

Siamo arrivati a un’altra fase importante, una volta fatta la lista delle attività da delegare, come descritto nell’articolo precedente del mio blog, cioè la definizione di una procedura da seguire per te e per i tuoi colaboratori e la stesura degli obiettivi. Difatti l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Occorre predisporre una procedura con le varie fasi secondo cui si svolge un’attività, anche se sembra semplice e scontato per te, conviene sempre redigerla al fine di facilitare i collaboratori che così non devono consultarti passo passo durante l’esecuzione dei loro compiti ma riescono ad avere indipendenza e idee chiare su cosa fare.

Riassumendo:

  • Identifica i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che desideri esternalizzare
  • Stabilisci priorità delle attività individuate e crea una sequenza o una pianificazione per la loro delega
  • Crea alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

Il passo successivo, come detto, è la definizione degli obiettivi, dei traguardi da raggiungere, piccoli o grossi che siano. Se, infatti, deve essere chiaro cosa fare, deve essere ancor più chiaro per cosa lo si fa. Senza dover mettere pressione su chi collabora con te ma cercando di condividere le mete da raggiungere insieme, stimolando e motivando al tempo stesso.

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / collaboratore; mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione, ad esempio, del Virtual Assistant e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare, prima che le difficoltà iniziali possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

  • Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
  • Sarai più in grado di trovare un VA che combaci bene con le tue esigenze
  • Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
  • Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti. Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un VA.

 

Colloqui

 

Mettiamo ora che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarti attorno anche online.

Fai delle ricerche sul web con google, trova delle persone per questo tipo di attività, e prima di tutto controlla il loro curriculum, le loro esperienze. Vai sul loro sito per vedere che impressione ti da. Devi trovare una professionista, ma anche una collaboratrice di cui hai la piena fiducia. La cosa migliore è andare su Linkedin per dare un’occhiata al loro curriculum. Vai a leggere eventualmente anche la loro pagina facebook, poi fai le tue valutazioni. Se hai messo sulla tua lista 2-3 possibili candidati, puoi contattarli per avere la tua offerta personalizzata.

Devi essere preparato, quindi fai una lista con delle tue domande, con delle attività che secondo te potrebbero essere svolte dalla Tua Assistente Virtuale. Dovrai chiarire anche sulla base delle tue esigenze le ore di lavoro mensili previste, di conseguenza il tipo di contratto e le modalità di pagamento.

Ora cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni. Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione. Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la modalità virtuale.

Poi le cose sono cambiate, ho capito che con gli strumenti offerti dal web, per questo tipo di attività, tutto è diventato più semplice, addirittura spesso in modo gratuito. Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il contatto diretto. L’unica differenza è che in modalità remota è tutto molto semplice, veloce e economico.

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype Zoom, entrambi gratuiti e semplicissimi.

Ti consiglio di fare almeno tre colloqui, cioè di non fermarti ai primi due che magari non ti danno una media esatta sulle competenze e capacità che vuoi trovare.

 

Contratto

 

Dopo avere scelto la persona è molto importante, per entrambi le parti, avere un contratto di collaborazione. E’ il primo passo per costruire una lunga partnership basata sul rispetto e sulla fiducia.

Stabilire le regole da seguire è fondamentale ma creare le basi di un rispetto reciproco e garantito è altresì decisivo. E un contratto non è solo la garanzia contro aspetti negativi di una collaborazione ma una stesura dei patti chiari con cui creare una prima fiducia e rafforzarla nel prosieguo del rapporto di lavoro. Oltre che come tutela della privacy di ciascuno.

Se sai già come fare, hai un format conosciuto per redigere il contratto puoi procedere altrimenti ti consiglio di registrarti su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro.

 

Comunicazione

 

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti.

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale. Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro della tua squadra presente fisicamente.

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea. C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsAppTelegram e Slack. Tutti sia versione desktop che app.

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Metodologia e condivisione dei dati

 

DI QUALSIASI PROGETTO SI TRATTI LE FASI SONO COMUNQUE SEMPRE LE STESSE:

  • Avvio del progetto
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Chiusura del progetto

LA FASE DECISIVA DAL PUNTO DI VISTA GESTIONALE RIMANE IL MONITORAGGIO DI:

  • Costi e tempi
  • Qualità
  • Rischi
  • Fase di approvazione
  • Cambiamenti

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

TRA I NUMEROSI VANTAGGI DI UN TOOL I PIÙ IMPORTANTI SONO:

  • Migliora la pianificazione
  • Favorisce la collaborazione virtuale
  • Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
  • Rintraccia i risultati
  • Monitora i rischi e cambiamenti
  • Da costanza e visibilità

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ ufficio; in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. Questo spesso è il punto critico, potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione.

Ma sappi che c’è la soluzione. Il tool LastPass da la possibilità, oltre a memorizzare e creare delle password sicure, anche di condividere le tue password con il collaboratore senza averle comunicate!

Per creare il vostro ufficio virtuale la cosa più semplice è usare Google Drive. Avrai già un profilo Google, quindi hai già anche Google Drive. Potrai creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque, come potrai creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

Basta condividere la cartella con il collega, e in questo modo si potrà lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file senza mai perdere un aggiornamento.

Se non hai un profilo Google, potrai usare anche Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo sulla cartella Google Drive, potrai utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

  • Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori.All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve:  puoi postare commenti per una risposta immediata, fai upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive.Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

www.trello.com

Se vuoi approfondire di più su Trello leggi la mia guida.

  • Uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi. Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

www.asana.com

  • Sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria. Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

https://brownbootsoft.com/over-eng/

  • E’ un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

https://futuramo.com/

  • E’ particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice. Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

http://www.wethod.com/

  • E’ un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

https://www.openproject.org/

  • Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente. E’adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer. Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

https://www.process.st/

  • E’ un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

https://teamweek.com/

Ma un altro aspetto molto importante sia di fiducia che di pratica è la registrazione delle ore lavorate.

In azienda ti vengono registrate le tue presenze (mica le attività lavorative) con il badge. In modalità virtuale invece il tuo collaboratore userà un time tracker software per registrare le attività. Per ogni task una voce, con report esportabili. Io per questo uso e consiglio Toggl.

Tutti questi consigli ti potranno convincere di come sia possibile fare molte cose da remoto e quindi ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero su come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se parti da zero essendo abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

Queste applicazioni o software sono semplici (oramai di veloce apprendimento nel loro uso) ma decisive, perché ti facilitano operazioni per cui già ti stavi chiedendo come inventare un sistema di gestione della comunicazione e della condivisione col tuo cliente.

Se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo questi strumenti ti aiuteranno in poco tempo a gestire la condivisione delle attività col tuo collaboratore, creando un rapporto più immediato e efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

 

Lasciare andare.

 

Questa è veramente la prima questione da porsi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo, dei tuoi compiti e dei tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sarebbe così difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

La delega delle attività non è facile per tutti. Infatti, alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. Invece ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene. Queste delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.

 

Piano per il tempo recuperato

 

Un aspetto che forse hai trascurato e che bisognerebbe iniziare a considerare è un piano per il tempo che si guadagna delegando. Si pone tutto in termini di produttività e raggiungimento degli obiettivi ma resta anche uno spazio temporale dentro cui investire il meglio per la propria vita lavorativa e privata.

La creazione di un piano di attività può sicuramente aiutarti, definendolo secondo le priorità tue più intime che hai trascurato e mettendolo in pratica con una programmazione che si incastri definitivamente dentro quella settimanale , senza alibi e senza procrastinazioni.

In questo caso un agenda personale in cui segnare le attività quotidiane può aiutarti, ponendo però anche degli obiettivi settimanali e mensili con cui poi confrontarsi al momento del riassunto della attività svolte.

Un monitoraggio accurato di quello che hai fatto effettivamente ti aiuta nel rispettare e sfruttare al meglio il tempo in più guadagnato.

 

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Krisztina FekecsCome delegare efficacemente
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Come capire cosa delegare?

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La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli e poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo. Delegare sarà parte integrante di questa gestione.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho, 

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

Analisi delle attività

Come prima pratica conviene procedere a un’analisi delle attività che si svolge per capire cosa si può e si dovrebbe delegare e dove poter concentrarsi più proficuamente.

Ma con che mezzo si può fare l’analisi?

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usare Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

Ma cosa si può fare con toggl?

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

Come lo si fa?

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

Cosa si scopre?

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

Per quanto tempo si deve seguire l’analisi?

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

Ma perché lo si fa?

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

La definizione delle priorità

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa e non sugli obiettivi veri.

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti potrà aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

  • Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
  • Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
  • Automatizza e delega le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederai: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché avrai dei processi più fluidi.

I punti chiave da fissare

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, si arriva ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’ “Arte della delega”:

  • Inizia a delegare  con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti  aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che , come  leader, devi sbrigare.
  • Quando  deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che si sta cercando? Lascia l’opportunità che i tuoi compagni di squadra lavorino su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo si da qualcosa da festeggiare, ma si è anche dato a loro un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
  • Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
  • Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader  che tutti vorranno seguire.
  • Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’ 80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

Vuol dire che ti puoi liberare dall’ 80% delle attività che stai seguendo, ti dedichi a quel 20% di restanti e comunque continui a guadagnare.

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

Il metodo migliore per trovare queste “bestie” è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dll’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice, non ti piace, c’è pure chi può fare meglio di te! E’ da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico che quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

 

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Krisztina FekecsCome capire cosa delegare?
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Chi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?

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Ultimamente avrai sentito parlare spesso di Assistenti Virtuali e magari, se interessato, ti sentirai un po’ confuso sull’argomento.

Non sai chi è l’Assistente Virtuale e come funziona la collaborazione in modalità virtuale.

 

Queste possono essere le prime domande che emergono e le risposte te le ho già date in un articolo su chi è chi non è L’Assistente Virtuale, ma puoi continuare a leggerne anche qui sotto.

Vediamo chi sono i clienti di un’ Assistente Virtuale.

Il bello di questo servizio è che può risolvere i problemi sia dei piccoli imprenditori che delle aziende più strutturate.

Chiaramente un’azienda grande all’interno avrà la propria segreteria, e anche il reparto comunicazione. Ma come fa nel caso di un evento da organizzare dove la sua struttura interna è già satura?

E qui che entra in azione l’Assistente Virtuale, che può dare supporto professionale anche collaborando con la segreteria interna e gestire situazioni e eventi occasionali. Magari si tratta solo di una sostituzione temporanea, o di una collaborazione durante un periodo di riorganizzazione aziendale.

L’Assistente Virtuale può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile però solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.


Il servizio dell’Assistente Virtuale comunque è particolarmente adatto ai liberi professionisti, alle piccole medie imprese e agli startupper, che, per l’appunto, spesso non hanno ancora la segreteria e l’ufficio comunicazione al loro interno, non possono affrontare le spese di un’assunzione e non possono garantire il carico di lavoro stabile.

O anche solo quando hanno bisogno di sbrigare una singola mansione ma troppo oberante in un dato momento e non sanno a chi rivolgersi, credendo che un certo tipo di attività non si possa delegare efficacemente se non avendo qualcuno al proprio fianco fisicamente.

Con questa soluzione avrebbero a disposizione un servizio che si adatta alle loro esigenze al 100%, avendo tutta la flessibilità necessaria per la gestione quotidiana, ma nello stesso tempo delegando le attività operative e quindi con la possibilità di ricavare le risorse necessarie per far crescere la loro attività.


Ma quali sono le attività da delegare? Tutto ciò che non è propriamente strategico ma comunque funzionale al processo della tua attività. Le operazioni marginali ma necessarie alla quotidianità lavorativa.

 

La gestione dei dati aziendali, i compiti di assistenza personale, alcune mansioni di amministrazione , le attività di marketing digitale, la gestione dei social media oramai sempre più necessaria, fino all’organizzazione di eventi di promozione aziendale. Al link di questo articolo puoi trovare il dettaglio delle 60 attività che ho individuato secondo la mia esperienza.


La domanda è anche come delegare

 

Sembra una pratica semplice e scontata ma così non lo è per chi non l’ha mai applicata. E lo sforzo diventa notevole se siamo in presenza di chi vuol tenere tutto sotto controllo occupandosi in prima persona di ogni singola attività.

Ma si arriva al punto in cui ci si rende conto che se si vuole veramente evolvere e mirare i veri obiettivi ci si deve affidare a collaboratori di fiducia a cui delegare alcune attività, magari come detto anche non essenziali ma che alleggeriscono la giornata lavorativa e l’impegno mentale, con il risultato dell’aumento del tempo per le attività veramente strategiche e anche per la vita privata.

Un mio articolo di qualche tempo fa spiega come si può iniziare a delegare inquadrando le priorità effettive. Hai la possibilità di scaricare la matrice di Covey e iniziare a usarla.


Sul mio sito puoi trovare anche strumenti utili come il Test, che puoi effettuare in pochi minuti, per capire quanto tempo puoi guadagnare con l’ausilio di un Assistente Virtuale.

In definitiva il servizio che un Assistente Personale può offrire è per le più diverse tipologie professionali come ho spiegato anche nel mio penultimo articolo.

Non solo per piccole aziende o imprese ma anche per privati che proprio perché senza struttura hanno bisogno di un coadiuvo, occasionale o più continuo, al proprio lavoro.

Il tutto in maniera snella ed efficiente, facendo sentire il cliente sollevato da attività che prima lo oberavano o lo occupavano eccessivamente e al tempo stesso più sereno e meno preoccupato di dover far tutto.

 

Krisztina FekecsChi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?
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Chi è e chi non è l’Assistente Virtuale

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Avete sentito parlare del libro di Tim Ferriss che parla dell’Assistente Virtuale? Vi siete imbattuti negli assistenti virtuali/bot che vengono fuori dai risultati dei motori di ricerca e ora vi sentite confusi perché non capite di quale servizio si tratta?

 

Vi spiego chi è e cosa fa la vera Assistente Virtuale !

A me piace definire così l’Assistente Virtuale:
Regala tempo a liberi professionisti, PMI e startupper, offrendo servizi di supporto professionale, così da permettere loro di far crescere il business. Mette a disposizione di piccole realtà lavorative le proprie conoscenze e esperienze per aiutarle a delegare le attività meno produttive, a concentrarsi sul business, a comunicare una migliore immagine e a liberarsi dei costi fissi.

Che vantaggi avrete collaborando con un’Assistente Virtuale?

Sempre più professionisti, PMI e Startup si rivolgono al servizio di assistente virtuale, perché è come avere una segreteria qualificata, ma la paghi solo quando ti serve e a lavoro effettuato.

È una soluzione ideale per le piccole e medie aziende, che non hanno un servizio interno di segreteria ma hanno bisogno di una persona altamente qualificata per svolgere le loro attività quotidiane in un medio lungo periodo o in momenti di picco lavorativo dove c’è necessità di aumentare il numero dei collaboratori per smaltire attività meno strategiche ma comunque obbligate.

Il vantaggio macroscopico è il risparmio di tempo per potersi dedicare al proprio business ma nello stesso tempo l’acquisizione di un’immagine più professionale.

Kryva, in particolare, offre il 60% di risparmio rispetto ai costi di un’assunzione, facendosi pagare solo per il lavoro effettuato, sulla base di tariffe orarie o pacchetti.

Non c’è da gestire le problematiche del personale. Potete avere la vostra Assistente Virtuale per ore stabilite o periodi limitati secondo le tue necessità, oppure come collaboratrice fissa con contratti vantaggiosi semestrali e annuali.

 

Qualcuno potrà chiedersi:

Ma cosa può fare un’Assistente Virtuale per me e per il mio business?

 

Avere a disposizione un’Assistente Virtuale può cambiare la vita. Non c’è enfasi gratuita in questo modo di dire.

Se si inquadrano bene le attività che fanno perdere del tempo e si realizza quanto siano poco strategiche ma allo stesso tempo necessarie per il proprio lavoro allora questa frase diventerà necessità e realtà.

Con molta professionalità e serietà l’Assistente Virtuale si prende cura di tutte quelle attività che possono essere delegate, mentre il cliente può occuparsi dello sviluppo del suo business.

Ci sarà più organizzazione e più tempo sia per il lavoro che per la vita privata e la giornata sarà più produttiva. Nel nostro caso, l’esperienza e la competenza di Kryva si esprimono sotto forma di disciplina, correttezza, organizzazione e rispetto dei tempi.

 

Ci sono anche grandi vantaggi economici, pagando solo per il lavoro effettivo (tariffe orarie o pacchetti), liberandosi dai costi fissi di un ufficio e di personale dipendente.

Non si deve pagare le ferie, le malattie, gli straordinari, la tredicesima ed il TFR. In più c’è il risparmio sui costi fissi per mantenere un ufficio e l’acquisto degli strumenti necessari come PC, internet e telefono.

Un vantaggio notevole è quello di potersi affidare, anche solo temporaneamente per il periodo che serve, a professionisti che possono affiancare una struttura, se già esistente, in una fase delicata di grande mole di lavoro, magari capitata all’improvviso per l’arrivo di nuove commesse simultanee.

Momenti in cui si potrebbero creare tensioni e spreco di tempo tali da danneggiare l’avanzamento delle nuove urgenti attività.

 

Nello stesso tempo si può dare un’immagine più professionale, aspetto molto importante nel mondo del business. Innanzitutto facendo vedere un’organizzazione operativa e amministrativa che trasmette senso di efficienza ai clienti e ai committenti.

Ad esempio, un desk virtuale di smart office o di segreteria operativa per eventi può aumentare lo spessore professionale all’occhio del cliente che così ha un motivo in più fidelizzarsi alla tale azienda, tal ufficio o libero professionista.

 

Poi la gestione di attività finora mai considerate o poco assiduamente frequentate come la presenza su internet tramite un sito, un blog o dei profili social che possono aumentare sensibilmente la propria immagine e convogliare l’interesse di nuovi clienti anche tramite un business diretto come l’e-commerce.

Ma per far questo ci vuole organizzazione, costanza e metodo secondo una calendarizzazione puntuale delle pubblicazioni e delle informazioni o delle campagne di comunicazione che si desidera attivare.

Kryva, nella fattispecie, offre la gestione di questo tipo di servizio usando metodi e software di ultima generazione e creando una perfetta sincronizzazione tra sito web, blog e profili social.

 

Se qualcuno avesse difficoltà a pensare alle attività che un VA può affrontare per il proprio lavoro, può iniziare subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Potete usare questa lista per dare il via ai vostri risparmi di tempo!

Ma quanto costa?

Riformuliamo la domanda e iniziamo a pensare invece quanto si potrebbe guadagnare in termini di tempo recuperato e ed efficienza operativa con un’Assistente Virtuale.

Perché? Perché il vero senso sta in questa modalità! Invito a leggere il mio articolo sui costi.

Come funziona? Seguite il processo di avvio di collaborazione con cui potete avere un quadro più dettagliato:

Informarsi.
E’ abbastanza facile, tramite tutti i canali odierni di ricerca e di informazione che possono confermare l’avvento di questa nuova forma di collaborazione. Su Kryva per esempio trovate tante informazioni sul sito, tramite i profili Facebook o Linkedin, oppure leggendo le varie interviste rilasciate sul tema (link).

TEST
Sul mio sito c’è una pagina da dove scaricare il TEST per capire quante ore si possono guadagnare con i servizi di AV. Facile e veloce. Solo un piccolo primo passo.

Contatto
E’ più che semplice, basta inviare una mail veloce dal sito di Kryva per descrivere brevemente le vostre esigenze e chiedere un appuntamento approfondito. Oppure contattandoci tramite i profili social.

La consulenza
Potrete fare tutte le domande che servono per togliersi ogni dubbio, stabilendo insieme le procedure di come seguire le vostre attività. E se non ci fosse una procedura collaudata Kryva può aiutare a stabilirne una per ottimizzare l’agenda delle attività e la gestione del tempo.

Il contratto
Assolutamente sì, il cliente deve sentirsi protetto sotto ogni profilo. La riservatezza e la deontologia sono garantiti da una disciplina comprovata negli anni e nell’esperienze svolte di alto livello. Per quanto tempo? Dipende dalle esigenze, ma per poter essere efficace inizialmente serve un periodo di prova di almeno 30 giorni.

La comunicazione
Sarà scelta la modalità più comoda e efficace per il vostro business! Oramai i mezzi a disposizione sono molteplici e semplici da usare. Kryva utilizza i principali software e applicazioni più usate adeguandosi alle abitudini del cliente o magari suggerendo anche ulteriori e nuovi strumenti, efficaci per una comunicazione diretta e snella.

Cambierà la vostra vita 
Perché? Perché con il tempo liberato si può rivoluzionare il proprio business e dedicare del tempo prezioso solo per le attività davvero importanti. E’ il primo grande risultato che si può avere dopo esser stati coadiuvati da un Assistente Virtuale.

Il voler controllare tutto nel proprio lavoro è tipico ma anche illusorio e se desiderate far progredire e evolvere non solo il volume degli affari ma il livello professionale vi dovreste prima o poi affidare a professionisti che sposano la vostra causa e offrono la propria esperienza e competenza.

Per capire come aumentare la produttività vi invito a leggere il mio articolo sulla gestione delle priorità.

Ed infine date un occhio alle interviste pubblicate sul mio sito, gli esempi sono i migliori maestri di vita!

Riassumendo:

Infografica Kryva

Come avviare la collaborazione con l’Assistente Virtuale

Krisztina FekecsChi è e chi non è l’Assistente Virtuale
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60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale

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Se impresari e imprenditori esternalizzano sempre di più le attività agli Assistenti Virtuali, lo fanno per una serie di motivi. La stragrande maggioranza però, esternalizza puramente per risparmiare tempo che altrimenti avrebbe bisogno di spendere in compiti di più basso profilo, ma oltremodo necessari.

Come è ben noto se segui il nostro blog di Kryva, l’invito è quello di creare già un elenco di attività da esternalizzare in anticipo rispetto all’assunzione di un VA, al fine di aiutare a trovare l’assistente giusto e ottenere la propria partnership di outsourcing per un inizio senza grossi problemi e con buoni risultati.

Anche se può sembrare banale, come si può immaginare, la stesura di una tale lista può essere più dura di quanto possa apparire senza averci pensato prima almeno una volta.

 

Nel caso in cui tu faccia fatica a dare la priorità a una delle tue attività aziendali e a delegarla a un Assistente Virtuale, abbiamo creato un elenco di 60 attività dispendiose in termini di tempo che possono realisticamente essere esternalizzate.

 

Se hai avuto difficoltà a pensare alle attività che un nuovo VA può affrontare per te, inizia subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Puoi usare questa lista per dare il via ai tuoi risparmi di tempo!

Scansionalo e quando vedi un’attività che fa parte di quelle della tua azienda, copia e incolla nel tuo elenco.

Quindi puoi consultare di nuovo la tua nuova lista e classificare le attività, con quelle che ti piacerebbe maggiormente esternalizzare in alto. Et voilà! Hai il tuo elenco di attività da delegare all’Assistente Virtuale.

 

60 compiti da esternalizzare per risparmiare tempo:

 

Attività di comunicazione

 

In un primo momento può essere difficile delegare la comunicazione con i clienti della tua azienda, soprattutto se la tua strategia aziendale comporta la creazione di un’esperienza personalizzata per loro. Tuttavia, la comunicazione è una delle attività di business più dispendiose in termini di tempo, in particolare quando viene effettuata tramite e-mail.

Se sei preoccupato di delegare uno dei primi otto compiti del nostro elenco qui sotto a un Assistente Virtuale, considera questo: man mano che la tua azienda cresce, diventerà impossibile per te condurre personalmente tutte le tue comunicazioni.

Quindi, perché non liberare un po ‘di tempo in questo momento e abituarsi a lasciare che qualcun altro comunichi per conto della tua attività?

  1. Filtraggio della tua casella di posta elettronica e cancellazione di spam / posta indesiderata.
  2. Fornire assistenza clienti via e-mail (rispondendo alle richieste di aiuto e ai ticket di supporto).
  3. Controllo e risposta alla casella vocale.
  4. Scrivere, modificare e inviare e-mail di follow-up a clienti.
  5. Lettura di prove e modifica dei messaggi di posta elettronica in uscita.
  6. Effettuare chiamate in uscita (tramite Skype o telefonia IP).
  7. Fornire supporto live chat per i tuoi clienti online.
  8. Invio di biglietti di auguri, note di ringraziamento e inviti.

 

Attività di amministrazione aziendale

 

Quando gestisci una piccola azienda o una startup, è pesante affrontare quotidianamente tutte le attività amministrative necessarie, come la creazione di moduli e modelli, la ricerca di lead e la gestione degli account.

Se la tua azienda ha successo, arriverà un punto in cui ti accorgi che ti trovi di fronte a un compromesso costante tra attività che supportano direttamente la crescita e il miglioramento continuo e quelle fastidiose ma necessarie attività di amministrazione.

Affrontando compiti come i punti dal 9 al 20 qui sotto, il tuo Assistente Virtuale può risparmiarti la frustrazione di essere diviso tra attività strategiche e amministrative.

 

  1. Trascrizione di file audio e / o video.
  2. Preparazione di ordini del giorno per riunioni online o chiamate in teleconferenza.
  3. Preparazione e creazione di rapporti.
  4. Creazione di moduli da utilizzare nella tua azienda.
  5. Creazione di modelli di documento.
  6. Lead generation.
  7. Filtraggio dati / miglioramento / gestione.
  8. Compiti di receptionist.
  9. Contabilità.
  10. Fatturazione del cliente.
  11. Preparazione e creazione di materiali di formazione per il personale dell’ ufficio in loco o di quello virtuale.
  12. Doveri del libro paga (come le spese di registrazione o gli orari di lavoro).

 

Attività sui social media

 

I social media possono rappresentare un enorme vantaggio per gli sforzi di marketing e di coinvolgimento dei clienti, ma se non hai il tempo di gestire correttamente i social media, tutta questa attività può presto iniziare a scontrarsi contro il tuo lavoro.

Se invece assumi un Assistente Virtuale con esperienza di gestione dei social media, potrai far gestire le prossime dieci attività del nostro elenco e tenerti in contatto con il “brusio” dei social media che la tua attività sta generando.

  1. Creare account di social media.
  2. Pubblicazione degli aggiornamenti di stato su Facebook.
  3. Creazione di gruppi o pagine fan su Facebook.
  4. Gestione e generazione dei follower su Twitter.
  5. Pianificazione e pubblicazione di tweet, tracciamento di hashtag e menzioni.
  6. Gestione delle attività su Pinterest o Instagram (creazione, identificazione e blocco delle immagini).
  7. Caricamento di video su YouTube.
  8. Creazione di playlist di YouTube.
  9. Moderare e rispondere ai commenti sui siti di social media.
  10. Risposta a messaggi e query sui canali dei social media.

 

Attività di marketing digitale

 

Non c’è dubbio che il marketing digitale espanda notevolmente la portata della tua piccola azienda, ma richieda anche molto tempo.

Delegare i seguenti dieci punti puoi metterti in grado di dedicare più tempo a lavorare sulla strategia di marketing digitale, mentre l’Assistente Virtuale si prenderà cura di tutto.

  1. Gestire il tuo blog aziendale.
  2. Moderazione dei commenti sul tuo blog.
  3. Aggiunta di immagini e tag ai post del blog.
  4. Creazione di liste di contatti di email marketing.
  5. Mantenere aggiornati gli elenchi di posta elettronica (aggiungere nuovi abbonati e rimuovere i non abbonati).
  6. Creazione e programmazione di e-mail di marketing.
  7. Produzione e invio di newsletter via email.
  8. Scrivere post di blog o articoli per il tuo sito web aziendale (ma assicurati che il tuo VA abbia le competenze necessarie per la creazione di contenuti concernenti il tuo ambito lavorativo o di interesse e prova tu stesso a scrivere alcuni dei tuoi post e articoli occasionalmente).
  9. Produzione di altro materiale di marketing di contenuto (ad esempio infografiche, white paper).
  10. Condurre ricerche su parole chiave.

 

Compiti di assistenza personale

 

Un altro ottimo modo per risparmiare tempo è lasciare che un Assistente Virtuale organizzi le tue attività personali per te.

I compiti dal 41 al 45 sono solo alcuni dei modi in cui un VA può aiutarti ad organizzare la tua vita da lontano – e ad un prezzo accessibile.

  1. Gestire il calendario e il diario aziendale.
  2. Pianificazione e gestione degli appuntamenti.
  3. Fare piani e accordi per il tuo viaggio d’affari.
  4. Fungere da acquirente online personale (ad esempio, acquistare e inviare regali a tuo nome, trovandoti i prezzi migliori nei negozi online).
  5. Modificare e correggere tutti i documenti che scrivi per la pubblicazione digitale o stampata.

 

Eventi di promozione aziendale

 

Ci sono anche le attività in cui puoi promuovere l’azienda per incentivare e fidelizzare i clienti già presenti o per conquistarne di nuovi. Si va dalle convention/forum alle cene di gala, dagli open day ai corporate meeting, dagli eventi culturali come concerti o spettacoli ai corsi di formazione/incentive.

Per la gestione e la messa in funzione di un evento ci sono molteplici passi da fare per renderlo efficace e ben riuscito quali:

  1. Ricerca della location e contatti con la proprietà
  2. Contatti col cathering se contemplato nell’evento
  3. Ricerca e selezione di personale di servizio durante l’evento
  4. Gestione della comunicazione sui Social Media e campagna informazione stampa
  5. Creazione liste degli invitati su piattaforme dedicate
  6. Gestione invio inviti e conferme
  7. Programmazione simultanea di newsletter, post e comunicati (con software di programmazione e monitoraggio per social network) nel tempo che trascorre prima dell’evento
  8. Supporto di segreteria organizzativa (24h,mail, telefono) con gestione di chiamate o mail da parte di clienti o invitati per chiarimenti sull’evento o sulla registrazione.
  9. Gestione e programmazione delle comunicazioni di follow up come post con filmati o foto dell’evento o con informazioni sugli appuntamenti successivi
  10. Consegna di liste e statistiche per l’analisi di miglioramento dell’evento e la profilazione di clienti e invitati.

 

Attività di informazioni aziendali

 

La gestione dei dati aziendali è spesso trascurata, anche nelle organizzazioni più grandi. Può essere ancora più difficile gestire i tuoi dati da solo quando gestisci una piccola azienda. Allo stesso tempo, è un peccato lasciare che i dati trascurati o tenuti disordinati ostacolino la tua performance.

Un buon Assistente Virtuale sarà più che capace di eseguire le ultime cinque attività in questo elenco, aiutandoti a rimanere aggiornato sui tuoi dati e sui sistemi di informazione che li elaborano.

  1. Immissione di dati e pulizia per i sistemi di informazioni aziendali (ad esempio, CRM).
  2. Gestione di supporti di archiviazione online come Dropbox, Google Drive o altri.
  3. Fogli di calcolo e / o gestione del database.
  4. Pianificazione e gestione dei backup di dati / sistema.
  5. Monitoraggio e reporting dell’attività concorrente / industriale.

 

Come sfruttare al meglio questo elenco

 

Dopo aver selezionato da qui alcune attività per creare il proprio elenco di attività da far svolgere a un Assistente Virtuale, è possibile utilizzare queste informazioni in vari modi. Ti suggeriamo di usarle per prima cosa per mettere insieme un elenco delle competenze e capacità che vuoi che un VA abbia per il tuo lavoro. Ciò renderà molto più facile trovare la persona giusta per aiutarti a risparmiare tempo con l’outsourcing.

È possibile fare riferimento al proprio elenco anche per ottenere idee per la formazione o istruzione ai collaboratori, per generare domande di intervista ai candidati VA e naturalmente per avviare la delega di compiti in un ordine prioritario, cosa importantissima per far partire bene la collaborazione con l’Assistente Virtuale.

Queste 60 attività elencate potrebbero sembrare troppe ma servono per farti capire quanti compiti possono distoglierti dal tuo “core business”, anche se in tempi diversi e non simultaneamente; ma soprattutto ti vogliono far comprendere quante e quali capacità deve avere un vero Assistente Virtuale su cui puoi fare affidamento a seconda delle tue esigenze. La professionalità, la competenza e l’esperienza non si improvvisano ma si acquisiscono sul campo, ancora meglio se in molti anni di collaborazione lavorativa ad alto livello come ha avuto chi ha fondato Kryva. Ricorda, la delega non è sfuggire alle proprie responsabilità ma è la capacità di essere più responsabili con i propri collaboratori, affidandosi quindi a professionisti capaci in compiti meno strategici o più logoranti ma mantenendo sempre il pieno controllo di essi.

Nella speranza che tu abbia trovato utili i nostri 60 suggerimenti sulle attività delegabili ci piacerebbe sapere qualcosa su quelle che hai esternalizzato con successo a un/una VA e magari conoscere anche quelle che non sono state incluse nella nostra lista ma di cui avresti o hai avuto bisogno. Sentiti libero di condividere le tue esperienze in un commento a questo post.

 

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Krisztina Fekecs60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale
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I falsi miti che ostacolano la DELEGA

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I miti che ostacolano la delega efficace sono non altro che vincoli mentali che ci tengono intrappolati in un business bloccato.

 

Ora vediamo da quali blocchi ci si deve liberare per far crescere il nostro business:

 

Mito n°1

 

Non c’è abbastanza tempo per delegare

Quelli che pensano di essere così impegnati da non avere tempo per spiegare il lavoro a qualcun altro, oppure se lo fanno, adottano la delega finta e consegnano solo il compito con il risultato da ottenere ma senza dare indicazioni dettagliate.

 

Mito n° 2

 

I collaboratori non sono abbastanza competenti

Purtroppo i manager o più in generale i responsabili di un’ attività tendenzialmente sottovalutano i loro collaboratori.

 

Mito n° 3

 

Se vuoi fare bene un lavoro, fallo tu

Detto popolare degli scettici e dei diffidenti…

 

Mito n°4

 

Gli altri penseranno che non hai il pieno controllo della situazione

 

Mito n° 5

 

Quando sai fare bene una cosa, dovresti farla tu.

L’inganno più rubatempo che ci sia.

 

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Perché?

 

Sapendo fare bene un lavoro ci si crea una zona di comfort in cui si vorrebbe stare sempre. Invece si dovrebbe delegare tutto ciò che si è imparato a fare bene e passare a un’attività nuova.

Adottare la regola del 70%. Se qualcuno è in grado di svolgere l’attività con una qualità non inferiore a 70% si delega il lavoro a lui o lei.

La nostra tendenza naturale è cercare di fare i lavori che ci piacciono e tenerceli ben stretti. Invece si dovrebbe delegare i lavori che si padroneggiano, in modo da potersi dedicare ai compiti che richiedono più intelligenza, competenze e abilità.

 

Molti imprenditori e manager fanno fatica a delegare. Questa difficoltà non superata limita fortemente le loro possibilità di carriera.

 

Saper delegare è una delle competenze più fondamentali per un management efficace. Il quale è stato definito “la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”. Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per  LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

 

ESERCIZIO

 

Per creare un’abitudine ci vogliono circa 30 giorni. In modo molto consapevole bisogna ripetere delle azioni tutti i giorni, finché non diventa una routine giornaliera. La cosa più semplice è usare un tracker, dove inserire piccoli passi da seguire tutti  giorni per poi segnare se sono stati fatti.

Scarica il mio tracker

Si può iniziare con la pratica all’interno della famiglia, consegnando dei piccoli compiti ai figli per esempio. Ricordati però di dare istruzioni dettagliate, obiettivi da raggiungere ed infine controllare il risultato che serve per migliorare la gestione della prossima attività da delegare.

 

Krisztina FekecsI falsi miti che ostacolano la DELEGA
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Costruire un business online di successo in meno di 3 mesi | Intervista con Andrea di Rocco

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Questa settimana vi presento Andrea di Rocco, fondatore di SOS WP. Ci racconterà come ha creato un business di successo in pochissimo tempo grazie alla delega intelligente. Delegare da subito all’avvio dell’attività può essere una strategia vincente!

 

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andrea Di Rocco: Sono Andrea Di Rocco e ho aperto SOS WP da circa 5 anni, nel 2012; da allora abbiamo fatto fino a 4 milioni di visite. L’anno scorso abbiamo fatto 1.2 milioni di visite.

Il settore è quello della creazione di siti web, sotto nicchia dell’internet marketing, online business, dedicato alla visibilità di un sito e all’ottenimento del traffico nei motori di ricerca.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AdR: Nel tempo la struttura è cambiata notevolmente. Io ero partito da solo. E’ successo poi che mi si aprì la mente,  nel 2009 , dopo aver letto un libro di Tim Ferriss regalato da una cara amica, Four hour work week, da cui mi son fatto tutta la forma mentis nella mia carriera in questi anni.

Era tre anni prima di aprire SOS WP e come è successo a me e ad altri non ebbi ne l’idea giusta ne tantomeno ero in quella posizione in cui ne doveva partire per forza una.

Molte persone cominciano un nuovo comportamento quando non ne possono più di quello vecchio. Devi proprio toccare il fondo. Leggevo libri di internet marketing ma l’incertezza poi di un lavoro prettamente online era forte. Finii infatti per lavorare come dipendente vendite per Procter&Gamble.

Una volta dimessomi, mi resi conto che per fare tutte le cose che volevo, fare siti web, blog etc. avevo bisogno di una struttura che mi supportasse. Che fosse flessibile negli orari e nei costi.

Tipo che se in un mese son riuscito a vendere siti web da costruire e quindi ho potuto investire il 25,30,40% del  fatturato in persone. Se ho fatto 100 lire, 40 le metto nella struttura.

KF: Era quindi un investimento pianificato?

AdR: Si, perché il migliore investimento è quello sulle persone intorno a te. Che non sono mai un costo. Feci infatti l’investimento di assumere un copywriter che mi aiutasse in tutti i contenuti del blog.

Tant’è che siamo passati da  zero a quasi 500 articoli. Questo perché il blog ci aiuta molto. Era l’asset principale di cui avevo bisogno.

Feci infatti una sorta di ragionamento che si chiama impact analisys , cioè qual’ è quel ruolo cha una volta che ce l’ho mi porta i risultati; da qui uscì l’esigenza di questa figura.

Se ho un articolo al giorno vuol dire che ho un blog attivo, se ho un blog attivo  vuol dire che prendi il mio sito seriamente e quindi se lo reputi professionale ne puoi prendere servizi e informazioni.

Infatti questo è un consiglio che posso dare, di fare sempre una impact analisys. La seconda persona che assunsi fu una virtual assistant, Elisa, che tuttora lavora per me.

KF: Normalmente tutti insistono nell’ inquadrare  e evidenziare le attività marginali ,invece tu dici di inquadrare quel pezzetto decisivo per far crescere la tua attività.

AdR: In qualche modo è una via di mezzo. Perché in maniera quasi algoritmica, come dicono i coach, sussiste il dove sono dove voglio andare”.

Se sono all’inizio , non guadagno una lira, devo coprire quella figura che mi contribuirà a produrre fatturato, anche se non diretto  almeno indiretto, cioè tutti gli articoli scritti erano dentro al mio biglietto da visita che era il mio sito.

Al cliente mi presentavo per vendere “questo è il mio blog, questo è il traffico che facciamo; se quando ti avrò fatto il sito anche tu farai queste cose avrai questo traffico anche tu.” Ed era uno discorso vincente.

KF: Prima di iniziare a lavorare con la delega questa ti dava problemi o preoccupazioni?

AdR: Non avevo problemi di fiducia. Io di natura mi fido ma mi scoccio anche velocemente. Se sei bravo resti. Come Elisa ad esempio.

Se avessi avuto problemi ad assumere persone come sarei potuto crescere? Vuol dire che sarei stato di fronte ad un’ opinione limitante che andava rimossa.

KF: Come hai gestito la comunicazione in modalità virtuale?

AdR: Io ho usato Asana. Dove mettevo le mie procedure e davo da gestire alla persona a cui delegavo. Con quello andavo subito bene. Mi sono trovato molto bene.

KF: Come gestivi i tuoi controlli? Sei uno che controlla tanto all’inizio di una collaborazione?

AdR: Si, all’inizio controllavo molto. Ma non sono un bravo controller. Nel tempo buona parte del lavoro che viene fatto  è controllato da una persona molto cara a me ,a cui ho delegato tutto il controllo.

KF: Dopo 5 anni quanto è cresciuta la struttura? Siete tutti in remoto o un ufficio fisso?

AdR: Ora siamo in 6 o 7. Ho un ufficio qui a Londra e una persona fissa in ufficio e a breve avremo un’altra persona.

KF: Fissa perché è cambiato il tuo business o altro?

AdR: Questo perché  uno dei grandi capitoli della vita era il life style business. Essere in grado di Costruire un attività on line con un team interamente distribuito. E questo l’ho fatto, nei primi 3 anni quando vivevo in Thailandia.

Arrivati i 30 anni volevo un nuova sfida per costruire un’ azienda con decine di persone dentro e perseguire altri obiettivi. Tanto la Thailandia chi la sposta. Ci posso sempre tornare.

La sfida era quella di venire qui a Londra e cercare di mettere in piedi una signora compagnia. Ma mantenendo anche il team in remoto. Infatti avremo anche un’altra figura che coordinerà un team virtuale.

KF: L’esperienza nella delega era sempre positiva?

AdR: No chiaramente no. Da una parte ho avuto la fortuna del principiante quando si è trattato di trovare Elisa ma c’è una frase che reputo importante e che ho fatto mia nella costruzione del team :Hire the character e train for the skills”. Assumi per il carattere e forma le competenze. Tanto sono tutte skills acquisibili nel tempo.

KF: Quindi preferisci trovare la persona che caratterialmente si confà a te e poi tutto il resto viene col tempo?

AdR: Ci sono delle demografiche particolari che cerco ma che però non condivido perché potrei scadere nel politically uncorrect. Immagino che puoi comprendere quello che dico. Ognuno di noi deve sapere qual è la demografica con cui “clicco “ meglio.

Alla fine si tratta di questo, capire chi sei e con chi lavori meglio e cercare di più quel tipo di persone.

KF: Le persone che ti aiutano sono persone indipendenti e autonome, con iniziativa, oppure da motivare?

AdR: Questa è una domanda interessante. Diciamo che un forte senso di iniziativa è fondamentale. Però all’inizio mi sta bene anche l’atteggiamento da “soldatino”. Perché chiaramente hai appena cominciato.

Però poi voglio l’iniziativa e premio l’iniziativa con il bonus. Anche se non era previsto ho sempre dato il bonus in questi casi per creare questo senso di ownership.

KF: La tua squadra quindi non deve essere motivata perché lo è già di per se?

AdR: Se qualche persona non lo è ce ne accorgiamo e allora agiamo durante il team meeting settimanale in cui porto tutti su skype.

Quando c’è chi non è motivato e non fa del suo perché pensa che non sia necessario o magari sia visto male, dobbiamo vedere se sia efficace la comunicazione che dice che il senso di iniziativa è premiato. Se non è chiaro allora lo ripetiamo.

Se poi il collaboratore dice si ma poi in effetti non si applica allora la carico di lavoro e se schiva ancora i colpi allora meglio dividere le nostre strade.

KF: Che bilancio hai fatto in termini di soldi e tempo dalla prima delega?

AdR: La mia attività è cresciuta del 100% ogni anno. Ogni hanno abbiamo raddoppiato. E non sarebbe stato possibile senza una squadra.

KF: Qual’ è stato un punto critico nella gestione della delega o nelle collaborazioni virtuali per te?

AdR: La comunicazione dell’obiettivo direi, cioè  ci son stati problemi all’inizio d parte mia nell’assegnare dei task chiari. Ma era un mio problema.

E poi il profilo caratteriale cioè devo aver a che fare con persone con cui aver piacere a passarci del tempo. Ci devo andare d’accordo. E quindi  è importante trovare persone adatte al lavorare in team.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta pensando a delegare?

AdR: Comincia subito! Alla fine è una delle cose più importanti da fare all’inizio. Se puoi parti subito ad assumere o ad avere collaboratori. Partire.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

AdR: Quello che mi son reso conto è che il più grande cambiamento è stato che mentre prima avevo più ragione io adesso cominciano ad avere più ragione gli altri.

A livello di decision making è importante ascoltare le diverse parti del team e poi tirare le somme, seguendo alla fine la mia bussola interiore su quello che penso sia  la cosa giusta per servire al meglio gli utenti e far crescere il business.

E’ un active listening mantenendo sempre l’obiettivo su dove vogliamo andare.

KF: Un’ultima domanda un po’ più personale, usi ancora il diario?

AdR: Si lo uso sempre. Ho un moleskine a casa dove scrivo sempre. Continuare a scrivere funziona sempre. Meglio scrivere sulla carta perché hai quel feeling più diretto.

FK: Ultimissima. Il tuo team è tutto italiano?

AdR: Si è tutto italiano. Ho solo una persona nelle Filippine che uso per altre attività online in inglese a seconda delle varie sperimentazioni che voglio fare o che mi vengono in mente. Più volte ci sentiamo e ci vediamo on line.

Proprio questo è una cosa importante che consiglio: è quella che quando facciamo i colloqui è meglio farli in video per avere una sensazione sul carattere. Come cliccano con noi.

Quando si parla e non ci si vede la comunicazione ha molti meno dati. Guardare una persona in faccia è molto più informativo anche se non totalmente. E’ fondamentale assumere sulla base del carattere.

La formazione poi la  si può fare anche in seguito. Io pago i miei anche per stare al telefono con me. Perché lavorano anche in quei momenti e tutti i momenti dove si cresce tutti, scambiandosi opinioni e pareri, sono importanti.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsCostruire un business online di successo in meno di 3 mesi | Intervista con Andrea di Rocco
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