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Come monitorare in tempo reale l’avanzamento delle tue attività con Trello

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La parola d’ordine per un lavoro di successo è pianificare. Nessuno può immaginare un’attività che riesca bene, indipendentemente dal suo campo di applicazione, senza una corretta strategia ed organizzazione. Un’idea che si scontra con il mercato, sempre più fluido e diversificato.

Proprio in questa piega si inserisce Trello, uno degli strumenti più utili per il project management che permette a chiunque abbia la necessità o l’esigenza di lavorare in team di creare una perfetta pianificazione e di massimizzare la produttività.

Il suo punto di forza è in primo luogo la flessibilità, il tool infatti si adatta bene a qualunque campo di applicazione il che vuol dire poter creare un’esperienza utente personalizzata e usabile da chiunque. In questo modo è possibile migliorare il clima e la produttività aziendale, in modo semplice e veloce.

Gli ambienti digitali hanno reso il lavoro più interessante ma anche più snello, oggi si parla di Smart Office ma troppo spesso si trascura l’idea di doversi dotare degli strumenti idonei per poter rendere effettivamente accessibile il sistema a tutti.

 

Che cos’è Trello e come funziona: organizzare e pianificare

 

Il sistema è gratuito e per utilizzarlo occorre iscriversi al sito ufficiale Trello.com ed eseguire la procedura completa compilando i campi con le informazioni utili.

L’attivazione è immediata e l’applicazione viene inaugurata con la mascotte Taco che permette di gestire al meglio le funzionalità. Il workplace di Trello è strutturato in molteplici bacheche, strutturate in liste che si dividono in schede. Questa gerarchia permette di adoperare al meglio l’organizzazione lavorativa.

Le bacheche possono essere private o condivise, quindi tanto condivisibili con il gruppo quanto accessibili solo da poche persone. Il workplace permette di creare gruppi diversi per ogni progetto, gli utenti possono essere invitati singolarmente o in massa. In questo modo è possibile tenere sempre a bada le scadenze o le assegnazioni e gestire la timeline.

Le liste hanno la funzione di colonne tematiche, segmentare le attività in macroaree permette di segmentare al meglio il lavoro. Basti pensare a quanto sia importante avere a portata di click tutte le informazioni, ognuna etichettata con scadenza e date utili.

Le schede sono il fulcro di Trello, al loro interno si svolge tutta l’operatività. È possibile ad esempio allegare file, annotare informazioni o inserire checklist. Tutto il lavoro può essere monitorato attraverso il power up e grazie a tutte le funzionalità specifiche che permettono di massimizzare l’esperienza.

Il piano base di Trello è gratuito e perfetto per chi vuole iniziare a lavorare in team, vi sono poi degli altri piani a pagamento a delle cifre altamente competitive per funzionalità aggiuntive.

 

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Monitorare l’avanzamento delle attività nello smart working

 

Per monitorare l’avanzamento dei progetti, Trello è lo strumento migliore. In questo modo comunicazione, monitoraggio e organizzazione dello smart working non saranno più un problema.

Nell’utilizzo specifico, Trello permette di collegare diverse schede e quindi lavorare ad esempio con lo stesso team su più progetti, passando in modo simultaneo da una scheda all’altra grazie ad un sistema fluido ed intuitivo.

Grazie alle liste di controllo è anche possibile aggiungere un elenco di elementi o rimuoverli, quindi creare sezioni per gestire attività primarie e secondarie.

Una delle funzionalità migliori è certamente la Email-to-Board come anche tutti i setting relativi alle formattazioni che è possibile aggiungere alle email e trasformarle volendo anche in schede da condividere.

Gestire il flusso di lavoro è veramente facile e per i team liquidi questo applicativo non solo offre una grande varietà di funzionalità ma snellisce fattivamente le operazioni da compiere ogni giorno.

Trello permette di risolvere i problemi legati alla crescita aziendale, in particolare chiunque abbia difficoltà comunicative sia in relazione a progetti in corso che a quelli da avviare. La strategia aziendale sarà più chiara e immediata, realizzando gruppi e schede per singoli progetti.

Tutto darà flessibilità al lavoro, migliorerà la pianificazione anche nei sistemi in cui il lavoro è in crescita e di difficile gestione.

Il sistema consente una sincronizzazione costante ed è quindi possibile essere sempre connessi con tutti i team, avere aggiornamenti in tempo reale su ogni tipo di dispositivo e quindi complessivamente migliorare lo stato della propria azienda, sia che si tratti di un sistema di lavoro collaudato che di una start up ma anche di un semplice gruppo di lavoro.

Il fulcro della sua struttura è avere una visione d’insieme su ogni situazione, questo quadro multitasking risulta ideale per chi lavora da remoto o per migliorare i contatti indiretti. In un unico luogo saranno custoditi tutti i codici, le informazioni e le attività relative a quel progetto.

Gestire i backlog, condividere ciò che è utile e migliorare le performance grazie a procedure ottimizzate con il modello di bacheca Trello sarà un vero gioco da ragazzi.

 

Funzionalità e applicazioni aggiuntive di Trello

 

Grazie al sistema sarà possibile anche gestire i contatti, le richieste in arrivo e far comunicare nel modo migliore non solo i componenti del team tra loro ma anche questi con il cliente diretto.

Organizzare le informazioni di ciascun lead, avere una centrale operativa che organizzi al meglio le informazioni, vuol dire ottimizzare il proprio tempo. Con questa procedura è possibile gestire al meglio tutta la pianificazione e gestire virtualmente l’ufficio tanto da desktop che da smartphone.

Si tratta in pratica di un ufficio online che permette di migliorare anche tutta la vita tecnica all’interno del team quindi banalmente anche ottimizzare le risorse esterne.

Trello lavora in sincronia anche con altre applicazioni, questo la rende personalizzabile e adattabile in base alle proprie esigenze. Accedere ai documenti in Google Drive o allegare delle cartelle, integrare i contenuti con Dropbox, creare degli avvisi personalizzati con Slack o migliorare dei campi di ricerca per gestire meglio le informazioni, adoperare Calendar per avere sempre sotto controllo le date importanti e le scadenze è possibile da un unico sistema.

Il software si dimostra perfettamente fluido, di facile utilizzo, molto versatile nelle singole situazione e quindi fondamentale per una start up, una grande azienda ma anche un progetto personale.

Attraverso Trello si realizza il vero concetto di Smart Working, le comunicazioni sono effettive e ben strutturate come l’organizzazione.

Nel complesso il miglioramento delle attività comporta una dinamica aziendale che funziona e produce.

 

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Krisztina FekecsCome monitorare in tempo reale l’avanzamento delle tue attività con Trello
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Costruire e gestire il proprio flusso di lavoro con Trello

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Se si ha la necessità di gestire un progetto di lavoro, anche piccolo, ma che sia strutturato e con svariate possibilità di opzioni, allora c’è la necessità di ricorrere ad un valido supporto per un efficace Project Management.

Questo concetto è valido per qualsiasi tipologia di soggetto, dal free lancer al professionista, da una piccola società fino ad una media impresa e lo strumento più adatto è il software di Project Management di nome Trello.

Trello non è un vero e proprio software in quanto non va né scaricato né installato sul proprio dispositivo ma è una web application che è possibile utilizzare dall’indirizzo www.trello.com; unico prerequisito è la registrazione alla piattaforma e poi si è in grado di creare immediatamente i progetti da gestire.

 

Ambiti di utilizzo

 

La facilità d’uso rende Trello uno strumento perfetto per gestire al meglio il proprio lavoro, soprattutto in caso di Smart Working; con il lavoro da remoto, sia esso stabile o part time, è infatti ancor più importante poter gestire le varie fasi progettuali in modo semplice ed efficace.

Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività diventa, quindi, una priorità e il poter avere come strumento un sistema di coordinamento di squadra multiplo dal semplice funzionamento (e per di più gratuito per la maggior parte delle funzionalità necessarie), significa poter avere quella marcia in più rispetto ad altri competitor.

Trello, infatti, è il software di pianificazione adatto anche per le società liquide che, per tipologia, non effettuano investimenti patrimoniali ma gestiscono tutte le loro risorse in modo estremamente scorrevole e questo comporta un notevole aumento dell’andamento produttivo.

Trello consente in modo semplice di poter effettuare tutte quelle operazioni che sono alla base per una qualsiasi attività: la progettazione e la pianificazione.

Grazie alla sua modularità, infatti, Trello permette di creare delle linee guida e delle pianificazioni anche a lunga scadenza, in qualsiasi ambito ed in modo sostanzialmente fluido; questo perché possono essere inserite schede o moduli riguardo argomenti o situazioni non previste, fino al compimento delle stesse e al rientro nei canali originariamente fissati.

 

Trello, lo Smart Working e il Team Working

 

La principale proprietà del lavorare in Team Working è sempre stata principalmente quella della informazione e della comunicazione tra i vari membri del gruppo, al fine di poter ascoltare in modo attivo ogni membro senza prevaricazioni o sovrapposizioni; la peculiarità basilare dello Smart Working è invece l’opportunità di poter lavorare autonomamente senza dover dipendere dal luogo in cui ci si trova ottenendo, però, i medesimi risultati come se si stesse all’interno del luogo di lavoro.

Il Team Working e lo Smart Working sono quindi due metodiche di lavoro che non solo possono convivere, ma anzi possono essere valutate come l’una di supporto all’altra e Trello può essere considerato come la cerniera che le può unire in modo efficiente.

Per spiegare meglio possiamo fare un esempio pratico: un membro del gruppo che sta seguendo un progetto si trova in automobile e sul suo smartphone arriva una chiamata. Questa ha come oggetto la conclusione di un passo del progetto, ma il risultato non è quello previsto.

Grazie alla possibilità di Trello di poter connettere più persone contemporaneamente all’interno del medesimo progetto con la relativa condivisione dei dati, il team manager o il responsabile hanno l’opportunità in tempo reale di poter coordinare le azioni da intraprendere direttamente dal luogo in cui si trovano e di esaminare i nuovi documenti immessi dai colleghi o dalla segreteria.

In questo modo si ha la possibilità di poter prendere gli opportuni provvedimenti, anche insieme a tutti i collaboratori che sono all’interno dello stesso progetto, senza trovarsi nello stesso luogo fisico.

Trello, con le sue caratteristiche, consente quindi di accelerare i tempi di lavoro in modo semplice. Si immagini di sostituire tutte quelle operazioni che prima erano basilari in situazioni analoghe a queste, con le scelte e le risoluzioni prese in tempo reale, in modo da ottimizzare tutte le risorse.

Non sarà più necessario, ad esempio, aspettare di ritornare in sede, di indire la relativa riunione (con il pericolo di dover attendere il rientro degli altri componenti del gruppo) e, poi, di affrontare l’argomento in questione con inutili perdite di tempo.

Se, all’opportunità di poter effettuare riunioni immediate, si aggiunge la possibilità di monitorare direttamente lo stato di avanzamento delle attività e di poter avere on line tutto l’incartamento inerente il progetto (condiviso con tutti gli altri componenti del gruppo di lavoro), il quadro delle funzionalità che può svolgere Trello, nell’ambito sia dello smart working che del team working, risulta completo.

 

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Come utilizzare Trello

 

– Le funzionalità ed i metodi di utilizzo

 

La prima operazione che Trello permette di fare, dopo essersi registrati ed autenticati, è la creazione di una bacheca che, sostanzialmente, equivale al progetto stesso da seguire; immediatamente dopo bisogna creare delle colonne (che Trello definisce Liste) che contengono le varie azioni da fare.

Trello normalmente ne crea tre con nome ‘Da Fare’, ‘In esecuzione’ e ‘Fatto’ e non solo, si può cambiare il nome ad ogni lista, o se ne possono aggiungere altre a seconda del fabbisogno richiesto.

All’interno delle liste è possibile creare delle schede che sono i compiti da effettuare in modo che esse possano via via esaurirsi; queste schede equivalgono ai Task che sono presenti in altri software di Project Management.

Ogni scheda può essere ulteriormente espansa e contenere a sua volta una lista di azioni o compiti da effettuare ed ognuno di essi può essere fissato in modo temporale, immettendo una data di scadenza oppure può contenere dei file in allegato.

Trello ha inoltre una funzionalità di condivisione dei contenuti molto sviluppata; questa condivisione, che può essere globale per tutta la bacheca o solamente di parti di essa, non solo è associata ai membri del team che se ne sta occupando (ulteriormente suddivisibili in gruppi di azione), ma può essere estesa anche a soggetti terzi, direttamente od indirettamente coinvolti, ed allo stesso cliente.

Trello, avendo la possibilità di poter inserire e collegare tra loro “n” liste all’interno di un singolo progetto, mostra, quindi, una estrema versatilità nei confronti di ogni tipologia di piano di lavoro; ad esempio prima della colonna ‘Fatto’ dell’esempio precedente è possibile inserirne un’altra con etichetta ‘Da Valutare’ o prima della colonna ‘Da Fare’ una lista di Suggerimenti che poi possono essere spostati mano a mano nelle altre colonne fino alla conclusione di tutto il ciclo di progettazione.

 

– Vantaggi dell’utilizzo di Trello

 

I vantaggi per l’utilizzo di Trello sono molteplici, sia per l’esecutore materiale del progetto sia per il committente. Vediamo i tre principali: il primo è che, nella sua versione base, è totalmente gratuito ed altamente configurabile secondo le specifiche esigenze di ogni tipologia di progetto.

Il secondo riguarda il fatto che è strutturato per il Cloud; questo significa che ovunque ci si trovi è possibile avere sotto controllo tutti i progetti, le fasi di avanzamento o la modifica degli stessi.

Un terzo vantaggio, direttamente collegato con il secondo, è nella gestione dei progetti, soprattutto se effettuata in gruppo o in collaborazione con il cliente; è possibile infatti, grazie al Cloud, condividere in ogni momento qualsiasi tipo di informazione ed effettuare in tempo reale le modifiche e gli aggiornamenti necessari.

Trello è, quindi, un potente strumento di pianificazione gratuito che, teoricamente, è senza limiti e che consente di migliorare sensibilmente sia il clima all’interno dei team working sia di incrementare la produttività aziendale di qualsiasi tipo di azienda, dal professionista alla multinazionale.

 

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La condivisione degli obiettivi con Trello

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Chi di noi non ha dovuto lavorare in un gruppo, in un dato momento della sua vita lavorativa. Sia nel lavoro, che nei propri interessi o in famiglia è sempre utile avere un luogo (virtuale o reale che sia) dove tutti possono fornire informazioni, commentare e costruire qualcosa intorno a quella informazione.

La maggior parte delle app e dei servizi di gestione dei progetti forniscono flussi di lavoro “in scatola”, ma di solito questi strumenti sono spesso strutturati in modo eccessivo. Non è il caso di Trello, di cui ti ho scritto negli ultimi articoli sul mio blog.

Ciò che distingue Trello da molti altri sistemi è che richiede un approccio reale alla gestione di gruppi di informazioni.

 

La metafora dei post-it su una lavagna.

 

E’ come avere una lavagna, con colonne disegnate su di essa, per indicare le diverse fasi di un processo e le note adesive che rappresentano i compiti. Puoi scrivere sui post-it e spostarli tra le colonne sulla lavagna, così puoi sempre vedere a colpo d’occhio come stanno le cose nel progetto generale.

Trello traduce questo metodo nel mondo digitale, con “bacheche” o “board” che sono come una lavagna, liste che corrispondono alle colonne disegnate e “card” che sono come le note “stacca e attacca” .

Ma oltre a questa corrispondenza a un metodo reale per visualizzare un processo, c’è anche l’opportunità di poterlo comunicare, condividendo ciascuna scheda con un numero qualsiasi di persone. Ogni bacheca può avere un sacco di liste e ogni lista può contenere tutte le card che vuoi.

Ma non bisogna abusarne facendo troppe liste o carte, proprio come con una lavagna fisica, che potrebbe diventare troppo piena di informazioni e così mal leggibile.

Le card sono il punto focale della gestione e della comunicazione. Ogni card ha un titolo e una descrizione opzionale, e ha il suo flusso di commento dei membri del gruppo per discuterne l’argomento. È possibile aggiungere liste di controllo a una card, caricare allegati e persino assegnare una data di scadenza.

Le persone del team possono essere collegate a una card in modo che ricevano notifiche di nuovi commenti o allegati via e-mail e tramite notifiche.

Le etichette poi ti aiutano a categorizzare le card in un modo che va oltre il loro posizionamento in una lista. E forse la cosa migliore è che una sezione “Attività” può tener traccia di tutto ciò che ogni membro fa su una card, in modo da essere aggiornati e sapere sempre cosa è successo.

Molte board di Trello finiscono per essere orientate esclusivamente al processo, in cui ogni lista si associa a una precisa parte di un processo e i membri spostano le card da una lista all’altra mentre il processo avanza.

Ma questo non è l’unico utilizzo; ad esempio, è possibile creare un calendario condiviso in cui ogni lista viene mappata a un plan di una settimana oppure è possibile creare una board che tenga traccia dei clienti potenziali con un elenco per ogni gruppo di vendita.

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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La struttura di Trello per un’attività di team

 

Ecco un esempio di come puoi utilizzare Trello per iniziare a gestire un progetto e i suoi contenuti con il tuo team.

1. Creare uno spazio per il progetto

Crea un gruppo in Trello per il tuo progetto. Assegna un nome e includi una descrizione se necessario.

2. Creare una board

Crea una nuova bacheca per ogni flusso di attività all’interno del progetto.

3. Creare liste

Alla board, crea liste corrispondenti alle fasi di sviluppo del progetto. Puoi iniziare con Da fare e continuare con In sviluppo, In corso, Eseguito. Ogni scheda attività dovrà spostarsi da sinistra verso destra, ma non necessariamente all’interno di ogni elenco durante il processo del contenuto.

4. Aggiungere membri del team allo spazio e alle card del team

Invita i membri del tuo team al gruppo del team e nelle schede pertinenti per loro. Puoi aggiungere persone che sono già su Trello o inviare un invito via email con un link di registrazione di Trello.

5. Abbattere le attività della card

Una card rappresenta un compito. Inserisci tutti i compiti rilevanti che hai a portata di mano, suddividendoli e inserendoli nell’elenco pertinente. Questo ti offre una panoramica completa del lavoro del tuo team. L’obiettivo è chiaramente quello di abbattere le attività delle card.

6. Assegnare i compiti ai membri del team

Distribuisci le attività ai diversi assegnatari aggiungendo altri membri della squadra alla card. Puoi anche menzionare le persone nei commenti digitando “@” e il loro nome utente.

7. Impostare una data di scadenza

Aggiungi una data e un’ora per ciascuna card per assicurarti di non perdere mai una scadenza.

8. Aggiungere sottoattività, descrizioni e allegati

La bellezza delle card di Trello è che contengono tutte le informazioni rilevanti su un’attività. Inserisci una descrizione, aggiungi una lista di controllo con le sottoattività e allega tutti i file necessari. Ciò facilita il trasferimento delle mansioni tra i membri del team.

9. Tracciare il tempo delle attività

Cerca di tracciare il tempo trascorso su ogni attività all’interno di Trello. Vedrai dove la tua squadra trascorre del tempo in modo da poter stimare meglio la durata delle attività, dove sono i colli di bottiglia del progetto e come puoi migliorare ulteriormente la gestione del tuo progetto. Ci sono diverse applicazione che permettono questo, come per esempio Toggl o TimeCamp.

 

Obiettivi comuni

 

Un team di lavoro che si rispetti deve lavorare per obiettivi comuni ben chiari e comunicati.

Una board di Trello è il luogo dove organizzare e comunicare i progetti per i giorni a venire, sempre secondo obiettivi comuni.

Ogni team può organizzarsi come meglio crede, con la flessibilità che ritiene necessaria per tracciare gli avanzamenti.

Una lista dei progetti in corso, aggiornata con commenti e idee secondo le necessità, può essere caratterizzata da ulteriori card che rappresentano progetti ed esperimenti da provare.

Proprio queste card si muovono con un flusso preciso secondo un ordine dato come potrebbe essere questo: Idee-Convalida idea-in fase di sviluppo-In corso-Completato-Archivio.

Già nella fase di convalida si potrebbe assegnare un punteggio che misura il potenziale impatto di un’idea sul progetto intero, la nostra fiducia nel suo successo e la facilità con cui si può mettere in pratica.

Ognuno così può convalidare o meno un’idea dando il proprio contributo in egual misura a ogni altro membro del team.

Alla fine il flusso del processo sarà secondo una logica per cui ogni membro del team contribuisce all’avanzamento del progetto senza per forza dipendere da un’organizzazione verticistica dove solo il leader decide e fa procedere le attività.

 

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La comunicazione virtuale con Trello

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Ridurre le mail

 

Avere una casella postale ordinata e organizzata è il primo fondamentale passo per aumentare la tua produttività. Le email sono necessarie ormai per qualsiasi tipo di business, una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale.

Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa di disorganizzazione e innanzitutto di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

Sappiamo che questo è un obiettivo comune per chi lavora dove c’è bisogno di una continua comunicazione ma che poi viene disatteso o per scarso impegno (considerando questo tema poi non così decisivo) o per disorganizzazione.

La posta elettronica è sicuramente decisiva ma va coadiuvata da un metodo che ti fornisca ordine per non farti sopraffare dal volume quotidiano di posta dentro la tua casella.

Le necessità comuni per tutti sono quelle di dialogare, scambiare idee, condividere file, con una o più persone contemporaneamente; su un progetto o più progetti, e non sempre con le stesse persone.

Al tempo stesso c’è il bisogno di gestire progetti, attività e calendari in cui una o più persone sono coinvolte.

E qui torna in ballo Trello che può essere uno strumento utile alla comunicazione integrata alle attività che stai svolgendo.

Se infatti ti ricordi dei recenti articoli sul mio blog, abbiamo parlato delle liste su Trello che danno il quadro organizzativo dentro a una board di progetto.

All’interno di queste liste ci sono le card dei singoli compiti da eseguire per portare avanti il progetto, che sono “taggabili” con i nominativi dei singoli membri della board, così da poter essere informati sul procedere delle attività.

La card d’altronde è l’unità di base di Trello e può essere assegnata ad un membro, spostata da una lista ad un’altra, avere una scadenza o archiviata, creando un flusso chiaro e condiviso.

Come scrivono su Trello.com :

Il layout condiviso permette di visualizzare chiaramente la tabella di marcia e la portata del lavoro, coinvolgendo tutte le parti all’interno di una pianificazione ben organizzata, chiara nelle priorità e perfettamente coordinata.

Il vantaggio è quello di avere notifiche sulla posta ma di evitare una comunicazione standard via e-mail dove le risposte e gli inoltri ingolfano la casella di posta senza avere una efficace passaggio di informazioni.

Infatti il commento dentro alla singola card obbliga a una sintesi di scrittura e si collega direttamente all’avanzamento del compito da svolgere, notificato direttamente a tutti i membri taggati.

Oltre ai messaggi via mail, chiaramente, all’interno della card potrai allegare anche file, documenti e immagini che servono per lo svolgimento dell’attività o semplicemente di ispirazione e discussione.

Se usi la versione gratuita hai la possibilità di attivare solo un power up, che può essere per esempio il Google Drive del team, dove comunque hai strutturato l’archivio, e da dove è possibile allegare facilmente i file necessari alla scheda.

 

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Avere chiara la procedura per tutti

 

La comunicazione però non potrà essere efficace se le procedure di esecuzione all’interno di un progetto (dentro a una board) non sono chiare.

Con Trello questo è immediato. Hai davanti agli occhi, dentro le liste, ogni singolo compito che descrive la rispettiva attività, potendo seguire il suo flusso di avanzamento e l’ordine preciso secondo cui eseguirlo.

In ogni caso la struttura deve seguire sempre la procedura. In questo modo tutto il team ha la procedura davanti agli occhi, ha sempre presente il prossimo passo, ma, cosa che è ancora più importante, è consapevole dell’obiettivo finale.

Questo permette di tenere insieme il team anche dal punto di vista della motivazione e della responsabilizzazione. Ognuno porta avanti il suo compito che si completa con il lavoro degli altri e si crea così il quadro completo.

Si può organizzare la bacheca o board suddividendo le liste per mese e programmando una serie di attività predefinite o da aggiungere mano a mano.

Le liste altresì possono essere divise in “progetti in avvio”, “progetti in corso”, “progetti completati”, così da avere una vista completa della situazione di avanzamento.

Certo bisogna essere rigorosi nel segnalare gli aggiornamenti, taggando i membri coinvolti in quel preciso compito della card. Ma questo diventerà automatico quando userete Trello come vostro controllore sano delle vostre attività.

 

GMail e Trello

 

Esiste anche un sistema integrato di Gmail che permette di inserire un’estensione con cui è possibile aprire una card direttamente dentro a una lista.

Soprattutto nel caso in cui hai spesso scambi di mail in cui dai o ricevi istruzioni che, così, potrai facilmente trasformare in tasks. Questo ti eviterà di copiare e incollare ogni singola mail in Trello.

Ecco qui il link per avere questo plug-in.

 

 

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La costanza, il segreto per affermarsi

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La costanza, il valore più importante nel lavoro e nello studio

 

La parola costanza è sinonimo di perseveranza e fermezza. Il suo significato ci fa capire che praticarla porta solo benefici. Ma se prendiamo il linguaggio scientifico la sua accezione è

invariabilità di una grandezza al variare dei parametri dai quali a priori si può presumere che essa dipenda

Credo forse che questo concetto ci possa far capire quant’è decisivo adottare costanza in ogni nostro comportamento specialmente a lavoro e quando lo vogliamo organizzare nel tempo.

Trasponiamo questo significato alla nostra realtà quotidiana. Se adottiamo un metodo, un piano o delle procedure e li applichiamo costantemente, questi non cambiano al cambiare degli agenti esterni che possono condizionare il nostro lavoro giorno per giorno.

Cioè se io svolgo il mio lavoro secondo una programmazione oculata, un’ organizzazione collaudata, un piano chiaro nei suoi obiettivi e nelle sue priorità, con costanza, il mio lavoro stesso risulterà incolume agli attacchi di disturbo dato da imprevisti, urgenze e quant’altro; anche se in un primo momento potrebbe non sembrare.

Soltanto il darsi delle procedure chiare e degli obiettivi ancor più limpidi a se stessi e ai collaboratori, applicandosi con perseveranza ogni giorno, può farci evitare gli ostacoli lungo la strada impervia dei nostri impegni professionali, a tutti i livelli.

E’ come camminare in montagna. Se tu hai scarpe buone, un buon allenamento alle spalle, un passo costante e non troppo veloce, sai quando fermarti e quando rifocillarti, anche se il percorso è molto ripido e duro, sai che arriverai in cima alla vetta o alla meta prefissata; e su questo non avrai mai nessun dubbio durante il cammino anche se la fatica e gli agenti atmosferici ti condizioneranno.

Perché ti sei preparato prima, non sei arrivato senza allenamento, hai studiato il percorso o il sentiero da fare e il tempo che ti occorrerà per percorrerlo, hai pianificato dove poterti fermare per le soste, hai portato con te tutto l’occorrente anche quello necessario in caso di maltempo improvviso come accade spesso in montagna. Sai che arriverai in cima. Tutto questo è frutto della costanza di applicazione in ogni singola azione con cui ti sei preparato alla camminata.

Ecco, questa consapevolezza la può dare solo la costanza nell’applicazione delle proprie regole e dei piani di azione, nel darsi priorità e obiettivi chiari.

 

La procedura ti costringe a revisionare e migliorare

 

Le procedure che ognuno di noi adotta dopo una fase iniziale di rodaggio in ogni nuova attività sono quelle che ci garantiscono di lavorare proprio costantemente secondo un metodo collaudato, ripetendo in modo abitudinario le nostre azioni secondo le nostre competenze.

Le procedure stesse, però, sono prodotto di una continua revisione e miglioramento, soprattutto all’inizio di una nuova attività ma anche più in là nel tempo, che modellano a nostra immagine questa serie di regole e azioni che le definiscono.

Forse la fase più difficile è proprio quella di definizione delle procedure, dove si parte da un foglio bianco facendo leva solo sulle nostre competenze. Queste ultime però possono indurci in tentazione di voler affrontare tutto senza un piano e con una gestione a vista che può dare risultati nell’immediato ma non nel lungo termine soprattutto quando si lavora con altri collaboratori.

I compiti da svolgere (cioè cosa devo fare per un specifica attività), gli obiettivi per ciascuno di loro, le priorità da seguire, la programmazione, il sapere cosa fare e anche il riconoscere quando farsi aiutare ti daranno una mano a definire quell’insieme di regole uniformi da seguire per raggiungere correttamente un determinato fine che altro non è che una procedura.

 

La pianificazione aiuta a essere costanti

 

Ma una procedura non è niente se non è coadiuvata da una pianificazione efficace che la fa applicare di giorno in giorno.

Affrontare la giornata lavorativa secondo un piano prestabilito non vuol dire incanalare tutto nel rispetto temporale di quel programma preciso, ma ti da una guida da seguire perché tu non ti perda per sempre tra le urgenze e gli imprevisti che quotidianamente entrano a piedi uniti dentro la tua agenda.

Ok, accade spesso, dirai, ma se una giornata è stata terribile per impegni e vicende inattese, in quella successiva puoi ripartire secondo il tuo piano prestabilito, che se pensato oculatamente secondo le tue vere priorità e i tuoi reali obiettivi, ti da tranquillità e sostegno a riprendere il percorso con sicurezza e ti aiuta a non procrastinare le azioni veramente importanti soltanto perché sei stato distratto da imprevisti.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare?), gli eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata, sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

E la pianificazione che ti sei dato non ti deve mettere ansia per non averla rispettata o per la mole di lavoro che intravedi nel futuro più prossimo, ma ti deve servire da sostegno per mantenere quel passo costante per arrivare in cima alla vetta.

Per correggere le abitudini limitanti, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

Quindi solo un’attenta analisi ti potrà aiutare efficacemente; la potremo riassumere in questo elenco di azioni:

  • Fare una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Sapere esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Appurare qual’è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprire qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capire quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quantificare quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

Gli strumenti utili per essere costanti

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

E allora un buon compromesso potrebbe essere l’uso di Trello, di cui ti ho scritto, e che io uso quotidianamente, trovandovi soddisfazione nell’usarlo. Perché questo strumento ti obbliga ad avere già ben chiaro in testa le tua priorità e i tuoi obiettivi e a descriverli esattamente, dentro alla board specifica e nelle liste e schede contenute in essa.

Altrimenti creeresti una serie di attività messe in insieme (le schede o card) senza una sequenza sensata.

Il fatto di condividere la board con i tuoi collaboratori ti obbliga poi a rispettare la procedura e a seguire il flusso operativo in atto. La condivisione di informazioni è sempre foriera di buoni risultati se fatta con metodo e regolarmente.

Anche Trello infatti deve essere tenuto aggiornato nelle sue board e schede per dare buoni frutti, altrimenti diventa solo contenitore di buoni propositi senza un esito effettivo. E qui torniamo alla costanza che ci richiede un certo impegno, certo, uno sforzo contro la pigrizia, ma che è l’unica soluzione per dare un seguito alla pianificazione.

Ti rimando, se non lo avessi già fatto ai miei articoli sull’utilizzo di Trello ma su altri strumenti per il project management:

https://www.kryva.it/71-tools-di-project-management/

https://www.kryva.it/gestione-progetti-di-lavoro-e-di-vita-in-modo-efficace-con-trello/

https://www.kryva.it/come-e-perche-iniziare-a-usare-trello/

https://www.kryva.it/gestione-micro-attivita-con-trello/

https://www.kryva.it/scopriamo-le-azioni-su-trello/

 

In conclusione vi ricordo questa frase di Napoleon Hill:

Supremo è il valore della tenacia: chi fa della costanza la sua parola d’ordine, taglierà via via tutti i traguardi. Il fallimento è incompatibile con la tenacia, non riuscirà mai a tenerle testa.

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Krisztina FekecsLa costanza, il segreto per affermarsi
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Creare una procedura per rendere efficiente il lavoro di squadra

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Un aspetto molto importante per tutti i tipi di attività, sia quelle già avviate che quelle da avviare è la definizione di una procedura operativa.

Definizione

Ma cos’ è una procedura in pratica? Partiamo dalla sua definizione: una procedura è una metodologia organizzativa per definire come, all’interno di una struttura, ufficio o azienda, gli incaricati devono operare, seguendo chiare e precise indicazioni, per operare in modo ripetibile e indipendente allo svolgimento di tutti i compiti necessari al compimento di un processo di lavoro.

La procedura può anche entrare nel merito delle attività di tipo prevalentemente esecutivo (cioè si occupa di definire cicli, valori di parametri, istruzioni specifiche su come usare strumenti o macchine) per il personale esecutivo.

L’articolazione dei contenuti va sviluppata secondo alcuni punti comuni:

  • Lo scopo: riportare ciò che ci si propone di ottenere con la procedura in questione
  • Il campo di applicazione: riportare l’area a cui si vuole estendere l’applicazione della procedura in questione (a che cosa, a chi, dove, quando applicarla)
  • La responsabilità: vanno riportati i collaboratori che sono coinvolti nelle singole attività, con i loro obiettivi rispetto alla stessa.
  • I riferimenti e i documenti: vanno elencate le istruzioni, le specifiche o la documentazione a cui fare riferimento per comprendere e adeguarsi alla procedura
  • La modalità operativa: va descritta la corretta sequenza delle attività (indicando i relativi responsabili) da svolgere per conseguire lo scopo che la procedura si pone.

Nella pratica

Fin qui abbiamo visto in chiave teorica e terminologica cosa significa procedura. Ma nel caso che tu parta da zero per far diventare la tua idea, la tua nuova professione o start-up, un qualcosa di effettivo, efficiente e che produca risultati allora è bene che tu pensi al modus operandi che ti vuoi dare e che vuoi che seguano i tuoi collaboratori.

Complessa o snella che sia la tua attività può sembrare facile a dirsi e più difficile a farsi , perché credi che sia un ‘operazione più amministrativa e burocratica che altro. Ma invece serve a chiarirti meglio come vuoi che funzioni il tuo ambiente di lavoro. E non farti prendere dalla preoccupazione che sia troppo gravoso e complesso.

Si tratta solo di mettere in chiaro tutti i compiti che tu già conosci e che magari svolgi tutti i giorni nel tuo lavoro per far tenere in mente ai tuoi collaboratori la tua idea di organizzazione. Decidi tu come renderla più chiara e semplice da comprendere, redatta o semplicemente comunicata a voce; sicuramente deve essere ben impressa a chi collabora con te in modo da essere ben operativo e indipendente.

Forse ti sembrerà scontato ma sappi che le difficoltà maggiori in un team di lavoro dipendono proprio da istruzioni e obiettivi poco chiari e scarsa comunicazione su di essi. Una procedura ben comunicata rende tutto più scorrevole ed efficiente.

Se vuoi far crescere la tua attività l’unica maniera di far rendere il tuo team di lavoro responsabilizzandolo e quindi rendendolo più indipendente da te. E qui torniamo al concetto di delega di cui ho scritto più volte nei miei articoli.

La delega infatti ti rende più responsabile come leader del team e più soddisfatto dei risultati se questi sono frutto di un’organizzazione ben definita da procedure e obiettivi. Con il guadagno del tempo da dedicare alle tue attività più strategiche e la riduzione dello stress accumulato giorno dopo giorno.

Uno strumento utile

Se non hai mai definito una procedura puoi partire con un prototipo usando strumenti disponibili sul Web come Trello. Basato sull’idea di organizzazione del “Just in time” è stato progettato come organizzatore settimanale delle attività e permette di tenere sotto controllo anche la lista di cose da fare in maniera più o meno articolata a seconda dei tuoi bisogni.

Questo sistema di produttività personale ti da un quadro realistico delle cose da fare secondo le tue priorità definite e ti offre di collaborare con i membri del tuo team aggiungendoli a una board, gestendo le attività (schede) al suo interno di volta in volta a seconda di quello che vuoi delegare. Oltretutto ti permette di avere una revisione delle cose fatte e di quello che resta da fare, per restare al passo con i tuoi obiettivi, inquadrando bene gli errori e cercando di “settare” di conseguenza la procedura.

Definita la tua board di progetto passi alla creazione delle liste per tenere le schede o card (attività o idee) organizzate nei vari stadi di progresso, spostandole tra le liste dall’inizio alla fine, secondo la configurazione del Da fare, In corso e Fatto. In questo modo Trello diventa un luogo in cui tenere traccia di idee e informazioni. Non c’è limite al numero di liste di attività che puoi aggiungere a una bacheca, e possono essere disposte come preferisci.

Un fattore molto importante, per riagganciarci a quanto scritto prima è quello di condividere con i tuoi collaboratori una card di “istruzioni” facilmente accessibile in cima alla prima lista sulla bacheca. Dove aggiungi obiettivi, tempi, risorse e link ai canali di comunicazione.

Un altro aspetto positivo è poter comunicare lasciando un commento su una scheda per fornire un aggiornamento di stato al tuo gruppo. In questo modo tutti i tuoi collaboratori sapranno quello su cui hanno lavorato e di cui non dovrai preoccuparti in seguito.

Lo spostare le singole schede da sinistra a destra, secondo un workflow di completamento attività, diventa così anche un soddisfacente casellario dove segni i compiti svolti tenendo bene a mente cosa invece manca da essere completato.

Avere l’avanzamento sott’occhio è il primo compito di un responsabile di un progetto e Trello in questo sta diventando uno dei migliori strumenti in circolazione soprattutto per team di lavoro fluidi che lavorano da remoto ma anche per quelli in uno stesso ufficio. Entrambi hanno bisogno di un sistema che informi e sia informato sul procedere delle cose sempre in costante aggiornamento e con una comunicazione simultanea a tutti i membri della squadra.

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Scopriamo le azioni su Trello

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Abbiamo già parlato su come strutturare la board e di conseguenza le liste, abbiamo scoperto anche le funzioni indispensabili all’interno delle card per gestire le micro attività, ed ora capiremo le azioni sia all’interno delle card, ma anche tra le board.

 

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Azioni su card

 

Se apri una card sulla destra, nel blocco inferiore troverai le varie azioni che puoi gestire.

Puoi spostare la card, scegliendo la board e la lista, addirittura anche il numero di posizione della card.

Funzione ancora più interessante è quella di copiare la card. Cliccando su Copia si apre una finestra dove impostare il nome della nuova scheda, se mantenere le checklist e le etichette applicate, poi naturalmente la board, la lista e il numero della posizione.

Questa funzione è molto utile quando una card passa in lavorazione di un altro team, il quale ha una board separata. In questo modo potrai trasferire in modo molto veloce le informazioni e quindi aprire una card dell’altro team. All’interno della nuova card naturalmente potrai fare tutte le modifiche necessarie già spiegate nell’ articolo precedente.

Sempre da questo blocco potrai anche archiviare la card (rimane sempre recuperabile per il futuro) o inviare il suo url per email.

 

Azioni sulle liste

 

Se clicchi sui tre puntini di una lista si apre una finestra di menù; potrai quindi copiare, spostare la lista o archiviare la lista, ma anche copiare o spostare tutte le card al suo interno.

 

Azioni sulla board

 

All’interno della tua board tra le liste potrai muovere liberamente le tue card; direi che questa è la funzione più soddisfacente di Trello. Con questa modalità di drag and drop (trascina e rilascia) proverai soddisfazione ogni volta che sposti una card dal “da fare” a “in corso” ed infine a “completato”.

 

Pagina iniziale e la raccolta delle board

 

Finora non ne abbiamo perlato, anche se ti sarai immaginato, potrai creare diverse board, per i vari settori della tua attività, ma anche per la vita privata, o per i tuoi clienti.

Quindi nella dashboard troverai tutte le tue board. Per non creare confusione conviene creare dei gruppi, per le categorie appena menzionate, e tutto questo è possibile dal menù dal lato sinistro.

Cliccando su uno dei gruppi ti si aprirà una finestra con dei punti salienti del gruppo, quindi volendo potrai rispondere ai commenti senza dover entrare nella board e nella card.

In basso sul lato destro troverai anche il menù di questo gruppo dove gestire i suoi membri e le sue impostazioni.

Se ti servisse riorganizzare le tue board e quindi cambiare gruppo, è possibile anche questo, ma in questo caso dovrai aprire la board coinvolta e cliccare su Altro, Impostazioni ed infine Cambia gruppo.

 

Trello è molto semplice, eppure all’inizio potrebbe sembrarti complicato come strutturare in modo efficace una board. Se è così potrai sempre contattarmi e richiedere una consulenza!

 

 

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Gestione micro attività con Trello

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Come creare e impostare la card

 

Per usare Trello in modo efficace devi avere in testa in modo chiaro due concetti. Ecco quali sono.

Devi avere una bozza per il flusso di lavoro, cioè capire come strutturare le fasi della tua procedura.

Questa infatti è la base su come strutturare le liste della tua board o bacheca che è la prima cosa da creare su Trello come scritto nel precedente articolo di introduzione. Chiaramente parliamo di una struttura flessibile che con il tempo può essere adattata alla tua realtà.

Spesso conviene creare delle micro attività per favorire la loro elaborazione e quindi non stressare i collaboratori. Ogni compito può essere affrontabile se è diviso in micro attività facilmente gestibili.

Per questo devi capire quali sono questi “mattoncini“ della tua attività che devono percorrere tutte le fasi (o quasi). Il volume dei mattoncini può essere molto variabile, dipende dalla complessità delle attività.

Una volta creata la board, le liste ed infine le varie schede puoi ulteriormente modificare tutte le sue funzioni e impostazioni.

 

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Ora guardiamo in dettaglio quali sono:

 

Cliccando sulla singola card si apre un’altra finestra con una serie di impostazioni.

Puoi rinominare la card, cioè eventualmente essere più preciso con il task. Come inserire una descrizione dettagliata, che per esempio può contenere delle informazioni generiche o indicazioni riguardante la sua gestione.

Sulla destra all’interno della card trovi il menu. Se invece non hai aperto la card trascinando sopra la card chiusa apparirà una matita poi il menu veloce.

Esistono vari scorciatoie per avviare le funzioni in modo veloce. Ecco una lista parziale dei principali tasti da usare, mentre trovi la lista completa in inglese sul sito del tool seguendo questo link. 

 

a – aggiungere un membro alla card

SPACE – aggiungere te stessa alla card

c – archiviare

l – labels

d – scadenze

< – muovere la card a sinistra

> – muovere la card a destra

 

Riprendendo le funzioni della card che si trovano sulla destra puoi:

– Aggiungere nuovi membri alla card

Questi avranno il diritto di usare quasi tutte le funzioni della card, tranne quelle pertinenti alle funzioni gestibili solo dall’amministratore.

Dettaglio importante è che un membro deve far parte anche della board, perché non è possibile assegnare i task ai membri non presenti nella board. Per queste situazioni eventualmente si può creare una board separata, copiare solo le card di competenza.

– Aggiungere dei commenti e delle note

Clicca nel campo bianco sotto la scritta “add a comment”. Oltre a scrivere un semplice messaggio puoi anche “taggare” un collaboratore richiedendo per esempio un suo intervento, allegare dei file e delle immagini. Le note inserite da te possono essere modificate e eliminate.

– Inserimento check list

Basta cliccare sul pulsante “add checklist” sul lato desto. Puoi dare un nome specifico alla tua checklist, ma se si tratta di azioni ricorrenti puoi anche importarne una già esistente. Anche dopo l’inserimento puoi modificarla, sia aggiungere che eliminare dei punti.

Torna molto utile nel caso di attività più complesse, quando all’interno della fase di procedura ci sono vari passaggi da eseguire. Puoi creare (e salvare) diverse checklist, volendo, per ogni lista.

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

– Inserimento scadenza

Può essere particolarmente importante inserire la scadenza della card, la quale può essere cambiata e quindi anche reinserita. Per le card in scadenza ti arriverà anche una mail di avviso.

E anche in questo caso trovi un loghetto con l’orologio e la data inserita (colore giallo o rosso quando si avvicina alla scadenza).

– Inserire delle etichette

Puoi dare una categoria alle varie card inserendo dei labels colorati sempre dal menù a destra. Infatti nelle impostazioni della board ti vengono proposti 6 colori a seconda dei livelli di priorità che vuoi avere.

Usare le etichette consiste nell’attribuire diversi livelli di priorità, come ti mostro in questa schermata.

 

E le opzioni delle card non sono finite ancora, la prossima settimana parleremo delle azioni, a partire dagli spostamenti fino all’archiviazione.

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Come e perché iniziare a usare Trello

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Trello è un software/tool di project management potentissimo!

Ecco perché ti innamorerai subito di questo tool:

  • È molto semplice e intuitivo
  • Puoi usarlo ovunque, sia per lavoro che per la vita privata
  • Con Trello puoi gestire letteralmente TUTTO a partire dai progetti semplici fino a quelli molto complessi
  • Puoi condividere informazioni e documenti con i tuoi collaboratori
  • Puoi coordinare il tuo team
  • Tutto questo già con la versione GRATUITA

 

Non ne puoi più di sentir parlare di tool fantastici che alla fine ti fanno perdere tempo perché sono complicati e poi alla fine capisci che non fanno per te? Succede spesso, ma ti assicuro che questa volta è diverso e ti invito a provarlo perchè altrimenti non potrai mai sapere se fa per te o meno.

La nostra vita è diventata davvero complessa e spesso sentiamo il bisogno di un supporto che ce la alleggerisca. Serve semplificazione per poter avere una visuale completa sulla nostra vita. E questo ti aiuta a tenere in mente i tuoi obiettivi principali, avere la tua life mission sempre davanti agli occhi.

Trello con le sue caratteristiche ha conquistato millioni di persone nel mondo, e se superi la tua resistenza al cambiamento e ti dedichi un po’ più di tempo allo studio di questo tool di project management capirai anche tu quanta soddisfazione potrai avere con una pianificazione costante.

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

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Partiamo dalle basi, per capire come è strutturata Trello.

Gli elementi chiave sono solo 4, ma permettono di gestire ogni situazione:

 

1- Board

Io preferisco mantenere il nome in inglese, la parola “lavagna” mi sembra stretta per le sue funzioni.

La board (la lascio al femminile) quindi è il contenitore principale, rappresenta il progetto; contiene tutte le attività relative a esso e tutte le funzioni per la gestione delle attività ma anche per il coordinamento dei collaboratori.

Sorprendentemente la versione gratuita non impone nessun limite per il numero delle board. Quindi potrai avere un numero infinito di progetti, sia di lavoro che per la tua vita privata.

La board può essere settata in modalità privata (solo i membri invitati possono vederla), come team visibile (la vedono tutti i membri del tuo team), oppure pubblica (chiunque può vedere tramite un url visitabile).

Più avanti quando avrai diverse board o bacheche potrai anche organizzare le board a seconda dei settori che vuoi impostare, ma di questo parliamo più avanti.

 

2- Liste

Le liste sono le colonne verticali all’interno della board. Rappresentano uno stato, per esempio “da fare” – “in corso” – “ completato”. Le liste praticamente coincidono con le fasi della procedura, per cui possono essere poche ma anche tante, a seconda del tipo di progetto.

Per me la scelta delle liste è una delle azioni più importanti per creare una board che funzioni. Infatti, prima di iniziare a lavorare su Trello, dovrai magari prenderti un po’ di tempo per capire i flussi del tuo progetto. Chiaramente durante la gestione del progetto possono cambiare le necessità e tu potrai anzi dovrai adattare le liste alle nuove esigenze.

Se nel flusso diventa necessario integrare un altro passaggio, di conseguenza dovrai inserire una nuova lista. Fortunatamente Trello è molto flessibile, in qualsiasi momento puoi spostare le tue liste, crearne delle nuove, o modificare la loro sequenza. Anche qui senza limite di numero di liste.

 

3- Card

La card o scheda è il contenitore della singola task o attività e si trova all’interno di una lista. Alla card puoi aggiungere i membri del tuo team, assegnare una scadenza, creare all’interno delle check list, dividere anche in micro task, caricare file e immagini e aggiungere dei messaggi eventualmente taggando gli altri membri del team.

La card è spostabile tra le varie liste, in effetti in questo modo la tua card può percorrere il percorso previsto dalla tua procedura, e tu dovrai seguire i vari step nel tempo.

Avere questa visibilità dei flussi ti da la possibilità di avere sempre la situazione sott’occhio, mentre il nostro cervello segue molto più facilmente la procedura.

Per non parlare poi della soddisfazione quando la tua card raggiunge l’ultima lista, quella completata.

In realtà all’interno della card ci sono ancora più funzioni, ma di questo ti parlerò più avanti.

 

4- Menù

Sul lato desto dello schermo trovi il menù che ti permette di gestire i membri della board, e gestire le varie impostazioni.

Per iniziare a usare bene Trello, come per goni cosa, il primo step è semplicemente INIZIARE.

Per cui ti faccio il riassunto di quello che dovresti fare subito:

  • Pensare a un piccolo progetto di lavoro o a un piccolo evento di famiglia
  • Percorrere mentalmente le fasi della tua procedura ideale
  • Aprire la tua prima board (consiglio modalità privata per tenere lontani i curiosi) cliccando sul pulsante + in alto a destra

Board

  • Creare le tue liste ripensando alle fasi della procedura cliccando sul pulsante “ Aggiungi un’altra lista

Lista

  • Inserire la prima card sotto la prima lista cliccando su “Aggiungi un’altra scheda”

Card

  • Sul Menù ci sono molte funzioni che ti suggerisco di guardare più avanti. Magari puoi cambiare lo sfondo per personalizzare la tua board, scegliendo un’immagine adatta al tema.

Come puoi vedere è molto semplice e intuitivo. Ma al tempo stesso, se vuoi vedere risultati sulla tua organizzazione, devi impostare  precise liste (priorità) scindendo in altrettante definite task (attività) che ti permetteranno di seguire più efficacemente il flusso del progetto.

Per ora mi fermo qui. Riprenderemo, nella prossima guida, con l’approfondimento sulla creazione e sulla impostazione della card.

 

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Gestione progetti – di lavoro e di vita – in modo efficace con Trello

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Trello è uno strumento di project managment, dalla semplicità disarmante. Semplice non vuole dire inadatto, anche perché la sua versatilità è davvero  impressionante. Rende la collaborazione semplice e divertente liberandoti dalle email chilometriche con parecchi destinatari.

Si basa sul sistema Kanban, inventato dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno per gestire il processo produttivo negli anni ‘80. Infatti kanban vuol dire cartello, che praticamente è il mattone di base di Trello.

Ma questo strumento visuale (è uno dei suoi vantaggi al livello psicologico che vi spiegherò più avanti) può fare molto di più, potrete adattare ai vostri progetti di lavoro, alla gestione dei vostri clienti, alla gestione della vostra attività di social media e di blog, ma anche a tutte le vostre attività quotidiane come l’organizzazione delle faccende di casa, delle vacanze o delle feste private; praticamente per la gestione di tutta la vostra vita.

 

 Gli elementi chiave sono solo 3:

  • Il Board: la lavagna o tabellone, che rappresenta il lay out dove impostare il progetto.
  • La List: a seconda del board, rappresentano i macro elementi di un progetto (es. “Da fare”, “In corso”, “Eseguito”), i raccoglitori di idee come ad esempio “Idee per i capitoli del libro da editare” o “Idee per i post su facebook” o possono riguardare le figure che fanno parte di un team con le loro liste dei loro rispettivi compiti nel board.
  • La Card: è il modulo singolo del board e rappresenta il compito o l’idea.

Si può usare le liste come suggerito da Trello: “To do, Doing e Done”. Si crea quindi un flusso di lavoro, che dà subito una visione del progetto in corso.

I board possono essere condivisi o meno, quindi si possono anche rendere pubblici e visibili a tutti quelli del team di lavoro con la possibilità di collaborare in maniera immediata con altre persone.

Le card, che contengono i vari task, sono dentro alla lista e si possono muovere facendo drag and drop da una lista all’altra, con l’avanzare del progetto. Le card sono il singolo modulo, ma hanno anche altre mansioni.

 

Trello usa il “card back” composto da 4 parti:

  1. Card description: cartella con le informazioni utili per un specifico task da usare come un promemoria per ricordare ad esempio al designer gli input di briefing del progetto.
  2. Comments and Activity: questa sezione fa da timeline delle attività e dei commenti sul task. Si può indicare una figura del team del board, con una @ prima del suo nome per avere una conversazione con lui. Nei commenti si può allegare file o link ad altre card.
  3. Add: sulla destra c’è la sezione “Add”con cui si può aggiungere nuovi membri, dare un task a uno o più membri, fare checklist, termini di scadenza ( ci si può collegare al vostro calendario), allegati (si può connettere con Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive).
  4. Actions: per poter spostare, copiare, archiviare una card oppure sottoscriverla; le notifiche arriveranno ogni  modifica fatta.

Trello è molto adatto alle persone visive come me, aiuta ad avere una visione generale del tuo progetto, e ti posso assicurare che proverai un certo appagamento nello spostare le card da sinistra a destra.

Ci sono moltissime possibilità che si possono usare a livello di annotazioni.  Qui trovate la lista completa.

http://help.trello.com/article/821-using-markdown-in-trello

Trello ha molte opzioni su come come organizzare la vostra lavagna senza limiti nel creare board, list e card anche attraverso le etichette. Per usarle abilmente si dovrebbe attribuire diversi livelli di priorità.

A ogni card corrisponde un’etichetta (di priorità alta, media e bassa), avendo così un controllo visivo sull’andamento del progetto.

Le etichette sono un mezzo utilissimo perché si possono organizzare filtrando le card per colore (anche grigie non visibili e ricercabili con lo strumento “ricerca”). Per segnalare i task urgenti, per assegnarli a un team o per evidenziare quelli specifici di un momento del progetto.

 

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Tanti modi per usare Trello: eccone alcuni

Qui sotto vi elenco alcuni dei possibili utilizzi per gestire progetti e attività anche implementando il metodo GTD, compatibile perfettamente in questa piattaforma:

Ad esempio completati i task, le card possono essere spostate per vedere l’avanzamento. Si possono anche  archiviare per toglierle del tutto dal vostro board (sempre consultabile in Trello)

Qualsiasi altro sistema di liste ed etichette può funzionare, come l’utilizzo di una sola lista per “This Week” e un altro elenco per “il prossimo mese” o compiti di etichettatura per i vostri “milestones”.

schermata-product-manager

 

Organizzate la vostra settimana con elenchi giornalieri

Trello funziona anche come planning settimanale, con le list organizzate per ogni giorno della settimana.

 

Piano editoriale

È possibile costruire un calendario editoriale avanzato con Trello, inserendo le idee e poi gli articoli programmati con scadenza mensile.

schermata-piano-editoriale-1

 

Riunioni

Potete programmare sia gli argomenti ricorrenti con gli avanzamenti che quelli attuali, e pianificare tutto secondo la scadenza definita.

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Amministrazione

Per gestire la vostra fatturazione, ma anche seguire i pagamenti dei vostri clienti.

 

Gestione contatti nuovi e leads

Tenete traccia dei vostri contatti nuovi, degli appuntamenti da fissare ed eventualmente anche le fasi delle trattative, praticamente è un CRM minimal.

schermata-clienti-1

 

Gestione progetti dei tuoi clienti

E’ il modo migliore per definire, registrare e programmare le attività dei o per i vostri clienti. Se ci sono diverse persone che lavorano a  un progetto, chiaramente potrete anche delegare le singole attività al vostro collaboratore.

 

Utilizzare Trello per uso personale

 

Mantenere una squadra piccola o Famiglia Aggiornata

È inoltre possibile utilizzare Trello come una tavola di stato / messaggio di squadra o di famiglia, come questo modello dimostra. Con le liste per ogni persona, ogni carta può essere un semplice messaggio da parte degli altri membri, un promemoria calendario, compito assegnato o lavoro di routine, o una proposta.

Al contrario, invece di una lista per ogni persona, si potrebbe avere una lista per ogni area la squadra deve affrontare: ad esempio, liste della spesa, incontrare gli ordini del giorno, idee di progetto, e così via. Dalla barra laterale, è possibile trascinare le icone membri di qualsiasi carta di assegnare una persona ad esso.

 

Pianificare una vacanza intera

Alcuni viaggi prendono un sacco di lavoro per piano, con troppi dettagli in cui destreggiarsi e cose di cui tenere traccia. Siamo grandi fan dell’utilizzo di TripIt per organizzare automaticamente i nostri itinerari di viaggio via e-mail, ma in fase di progettazione, uno strumento come Trello è molto utile. Si possono avere liste per tutte le prenotazioni, luoghi dove si desidera mangiare, luoghi da vedere, packing list, e molto altro ancora. Condividere la tavola con qualcuno con cui si viaggia , e si possono aggiungere anche le proprie carte.

Quando il vostro viaggio è molto articolato , alleviate un po’ lo stress avendo una visione, giorno per giorno, su quello che avete programmato di fare, in modo di avere tutte le basi (opzioni per la ristorazione, trasporti, ecc) coperte. Con queste liste è possibile regolare facilmente il vostro itinerario semplicemente trascinando le carte per un altro giorno o spostandole verso l’alto o verso il basso nell’elenco.

 

Organizzare un progetto di ristrutturazione

Un esempio su come organizzare un progetto di ristrutturazione organizzandolo nelle tre fasi di priorità come da eseguire, in corso d’opera, realizzato, ma si potrebbero aggiungere elenchi più specifici, come ad esempio stime Contractor, elenchi di prodotti, Budget, fai da te, e così via.

 

Organizzare un matrimonio dall’inizio alla fine

Pianificare il grande giorno è un progetto enorme, ma Trello può mantenere i vostri piani di nozze organizzandoli visivamente. Tabitha Neal ha una grande guida sull’utilizzo di Trello per pianificare un matrimonio, mentre Trello ha un modello di “Wedding Command Center” che spezza i compiti in liste per 12+ mesi, 10-12 mesi, 8 mesi, e così via prima del giorno delle nozze.

schermata-wedding

 

Modelli Trello

È praticamente possibile utilizzare Trello per qualsiasi cosa ci si bisogno di fare una lista e soprattutto per progetti complessi. Volete ancora qualche idea in più? Date un’occhiata a questo link con delle board di ispirazione per qualsiasi tipo di tuo progetto. Potrete anche importarle nella vostra dashboard Trello con un click.

https://trello.com/inspiringboards

 

Parliamo anche delle integrazioni di Trello

 Se si dispone di attività ricorrenti e non si desidera continuare ad aggiungere le stesse carte più e più volte, la connessione Trello  al servizio webapp-automazione Zapier è utile per programmare le schede per ogni giorno, settimana e mese.

Oppure si può collegare Trello, Zapier, e RescueTime per monitorare automaticamente il vostro tempo e registrare tutte le attività completate, come le indicazioni passo-passo di RescueTime che vi mostrerà come fare.

L’integrazione di Toggl vi permette di avviare il vostro timer direttamente dalla card del vostro task assegnato, quindi si può rintracciare il tempo impiegato per il completamento di questa attività.

Se installate l’estensione Google Chrome per Trello nella vostra posta, potrete copiare le email dal vostro inbox direttamente nella lista selezionata su Trello. Non perderete più ulteriori info o dettagli anche se vi arriveranno via email da persone esterne e non dal vostro team.

 

Incredibile ma tutto questo è possibile gratuitamente!

Ci sono anche versioni a pagamento come Trello Gold e Trello Business Class, che offrono ulteriori vantaggi, tra cui:

  • maggiore livello di personalizzazione;
  • possibilità di integrare tool come Slack, Evernote, Twitter e molti altri ancora;
  • maggiore protezione dei dati sensibili di un’azienda, tramite impostazioni di sicurezza più avanzate.

a un costo più che ragionevole di  $ 5 al mese o $ 45 all’anno.

 

Magari usi già Trello e hai trovato degli adattamenti diversi da quelli indicati da me. I vostri suggerimenti saranno ben accetti nei commenti.

 

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Krisztina FekecsGestione progetti – di lavoro e di vita – in modo efficace con Trello
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