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Come utilizzare Trello per la tua contabilità interna

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Indipendentemente dal software che usi per la fatturazione (elettronica o non) hai sicuramente bisogno di un metodo e di un tool per gestire le spese della tua attività più in generale la tua contabilità interna, vediamo quindi come utilizzare Trello per la tua contabilità interna.

Per la maggior parte dei freelancer si tratta di un’attività noiosa e rognosa, per non parlare dello stress accumulato per le fatture ancora da pagare.

Come anticipato ci vogliono un metodo e un tool. Metodo, perché senza organizzazione e costanza, le cose, spesso poco interessanti, non vanno avanti. E noi paghiamo per la propria disorganizzazione con frustrazione e situazioni imbarazzanti.

Iniziamo dal metodo…

Le attività simili vanno raggruppate. Questo è il metodo migliore per mantenere la concentrazione. Se ogni giorno devi rubare un po’ di tempo per gestire le emergenze amministrative sicuramente sarai molto meno produttivo; se invece definisci un giorno, giovedì o venerdì pomeriggio per esempio, in questo modo ogni settimana dedicherai poco (!!) tempo alla tua contabilità, ma con estrema costanza. Bastano 30 minuti alla settimana, per dare un’occhiata alle scadenze, effettuare i pagamenti necessari, o rispondere alle domande del tuo commercialista. Con questo metodo sei sempre aggiornato e tranquillo!

Per quel che riguarda il tool chiaramente potrai scegliere tra il classico excel e i vari software a pagamento. Se sei uno a cui non piace l’excel e non hai intenzione di pagare per nessun programma sofisticato, potrai sempre scegliere il mio tool preferito, Trello.

Ti basterà la versione gratuita, è super semplice e sicuramente più divertente di un foglio noioso di excell.

Trello è molto intuitivo, ma se vuoi approfondire le sue funzioni, basta cliccare qui per scaricare la mia guida gratuita. Trello è anche molto versatile, potrai usarlo per qualsiasi settore della tua vita privata oppure per i tuoi progetti di lavoro.

 

Tutorial Trello gratuito

 

Ma oggi parliamo di contabilità domestica e interna quindi ti spiego un po’ come creare la tua procedura super smart!

Il primo passo è creare il flusso, che praticamente darà la struttura delle liste alla tua board. Per esempio da pagare, pagamenti con scadenza del mese corrente, sospesi, pagamenti effettuati con il nome del mese.

contabilità interna board di esempio

Ogni fattura o richiesta di pagamento, quindi, dovrà entrare nella prima lista “da pagare”, in questo modo non le perdi di vista. All’interno della card potrai registrare tutte le informazioni necessarie per il pagamento. Potrai inserire la scadenza, caricare la fattura, inserire i dati per poter eseguire il bonifico, assegnare un’etichetta per distinguere le spese, taggare un collaboratore se deleghi per esempio la gestione del conto corrente.

gestione pagamenti

Ogni settimana all’interno della tua mezza giornata dedicata alle attività operative potrai inserire le nuove fatture nella lista “da pagare” e spostare quelle in scadenza nella lista “pagamenti con scadenza …”, eventualmente procedere con il pagamento quindi aggiungere alla card la copia del pagamento e spostare la card stessa nella lista pagamento effettuato nel mese di…

In questo modo avendo poche liste hai comunque la situazione chiara e capisci tutto a colpo d’occhio.

Vedi le spese entranti, le fatture da pagare entro breve, e hai tutto l’archivio a disposizione per eventuali domande da parte del fornitore.

Tutto questo in poco tempo, senza spendere per software costosi e prima di tutto senza stress.

Ricordati di queste tre parole…Metodo, costanza e Trello.

 

Krisztina FekecsCome utilizzare Trello per la tua contabilità interna
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Come monitorare in tempo reale l’avanzamento delle tue attività con Trello

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La parola d’ordine per un lavoro di successo è pianificare. Nessuno può immaginare un’attività che riesca bene, indipendentemente dal suo campo di applicazione, senza una corretta strategia ed organizzazione. Un’idea che si scontra con il mercato, sempre più fluido e diversificato.

Proprio in questa piega si inserisce Trello, uno degli strumenti più utili per il project management che permette a chiunque abbia la necessità o l’esigenza di lavorare in team di creare una perfetta pianificazione e di massimizzare la produttività.

Il suo punto di forza è in primo luogo la flessibilità, il tool infatti si adatta bene a qualunque campo di applicazione il che vuol dire poter creare un’esperienza utente personalizzata e usabile da chiunque. In questo modo è possibile migliorare il clima e la produttività aziendale, in modo semplice e veloce.

Gli ambienti digitali hanno reso il lavoro più interessante ma anche più snello, oggi si parla di Smart Office ma troppo spesso si trascura l’idea di doversi dotare degli strumenti idonei per poter rendere effettivamente accessibile il sistema a tutti.

 

Che cos’è Trello e come funziona: organizzare e pianificare

 

Il sistema è gratuito e per utilizzarlo occorre iscriversi al sito ufficiale Trello.com ed eseguire la procedura completa compilando i campi con le informazioni utili.

L’attivazione è immediata e l’applicazione viene inaugurata con la mascotte Taco che permette di gestire al meglio le funzionalità. Il workplace di Trello è strutturato in molteplici bacheche, strutturate in liste che si dividono in schede. Questa gerarchia permette di adoperare al meglio l’organizzazione lavorativa.

Le bacheche possono essere private o condivise, quindi tanto condivisibili con il gruppo quanto accessibili solo da poche persone. Il workplace permette di creare gruppi diversi per ogni progetto, gli utenti possono essere invitati singolarmente o in massa. In questo modo è possibile tenere sempre a bada le scadenze o le assegnazioni e gestire la timeline.

Le liste hanno la funzione di colonne tematiche, segmentare le attività in macroaree permette di segmentare al meglio il lavoro. Basti pensare a quanto sia importante avere a portata di click tutte le informazioni, ognuna etichettata con scadenza e date utili.

Le schede sono il fulcro di Trello, al loro interno si svolge tutta l’operatività. È possibile ad esempio allegare file, annotare informazioni o inserire checklist. Tutto il lavoro può essere monitorato attraverso il power up e grazie a tutte le funzionalità specifiche che permettono di massimizzare l’esperienza.

Il piano base di Trello è gratuito e perfetto per chi vuole iniziare a lavorare in team, vi sono poi degli altri piani a pagamento a delle cifre altamente competitive per funzionalità aggiuntive.

 

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Tutorial Trello gratuito

Monitorare l’avanzamento delle attività nello smart working

 

Per monitorare l’avanzamento dei progetti, Trello è lo strumento migliore. In questo modo comunicazione, monitoraggio e organizzazione dello smart working non saranno più un problema.

Nell’utilizzo specifico, Trello permette di collegare diverse schede e quindi lavorare ad esempio con lo stesso team su più progetti, passando in modo simultaneo da una scheda all’altra grazie ad un sistema fluido ed intuitivo.

Grazie alle liste di controllo è anche possibile aggiungere un elenco di elementi o rimuoverli, quindi creare sezioni per gestire attività primarie e secondarie.

Una delle funzionalità migliori è certamente la Email-to-Board come anche tutti i setting relativi alle formattazioni che è possibile aggiungere alle email e trasformarle volendo anche in schede da condividere.

Gestire il flusso di lavoro è veramente facile e per i team liquidi questo applicativo non solo offre una grande varietà di funzionalità ma snellisce fattivamente le operazioni da compiere ogni giorno.

Trello permette di risolvere i problemi legati alla crescita aziendale, in particolare chiunque abbia difficoltà comunicative sia in relazione a progetti in corso che a quelli da avviare. La strategia aziendale sarà più chiara e immediata, realizzando gruppi e schede per singoli progetti.

Tutto darà flessibilità al lavoro, migliorerà la pianificazione anche nei sistemi in cui il lavoro è in crescita e di difficile gestione.

Il sistema consente una sincronizzazione costante ed è quindi possibile essere sempre connessi con tutti i team, avere aggiornamenti in tempo reale su ogni tipo di dispositivo e quindi complessivamente migliorare lo stato della propria azienda, sia che si tratti di un sistema di lavoro collaudato che di una start up ma anche di un semplice gruppo di lavoro.

Il fulcro della sua struttura è avere una visione d’insieme su ogni situazione, questo quadro multitasking risulta ideale per chi lavora da remoto o per migliorare i contatti indiretti. In un unico luogo saranno custoditi tutti i codici, le informazioni e le attività relative a quel progetto.

Gestire i backlog, condividere ciò che è utile e migliorare le performance grazie a procedure ottimizzate con il modello di bacheca Trello sarà un vero gioco da ragazzi.

 

Funzionalità e applicazioni aggiuntive di Trello

 

Grazie al sistema sarà possibile anche gestire i contatti, le richieste in arrivo e far comunicare nel modo migliore non solo i componenti del team tra loro ma anche questi con il cliente diretto.

Organizzare le informazioni di ciascun lead, avere una centrale operativa che organizzi al meglio le informazioni, vuol dire ottimizzare il proprio tempo. Con questa procedura è possibile gestire al meglio tutta la pianificazione e gestire virtualmente l’ufficio tanto da desktop che da smartphone.

Si tratta in pratica di un ufficio online che permette di migliorare anche tutta la vita tecnica all’interno del team quindi banalmente anche ottimizzare le risorse esterne.

Trello lavora in sincronia anche con altre applicazioni, questo la rende personalizzabile e adattabile in base alle proprie esigenze. Accedere ai documenti in Google Drive o allegare delle cartelle, integrare i contenuti con Dropbox, creare degli avvisi personalizzati con Slack o migliorare dei campi di ricerca per gestire meglio le informazioni, adoperare Calendar per avere sempre sotto controllo le date importanti e le scadenze è possibile da un unico sistema.

Il software si dimostra perfettamente fluido, di facile utilizzo, molto versatile nelle singole situazione e quindi fondamentale per una start up, una grande azienda ma anche un progetto personale.

Attraverso Trello si realizza il vero concetto di Smart Working, le comunicazioni sono effettive e ben strutturate come l’organizzazione.

Nel complesso il miglioramento delle attività comporta una dinamica aziendale che funziona e produce.

 

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Krisztina FekecsCome monitorare in tempo reale l’avanzamento delle tue attività con Trello
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Costruire e gestire il proprio flusso di lavoro con Trello

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Se si ha la necessità di gestire un progetto di lavoro, anche piccolo, ma che sia strutturato e con svariate possibilità di opzioni, allora c’è la necessità di ricorrere ad un valido supporto per un efficace Project Management.

Questo concetto è valido per qualsiasi tipologia di soggetto, dal free lancer al professionista, da una piccola società fino ad una media impresa e lo strumento più adatto è il software di Project Management di nome Trello.

Trello non è un vero e proprio software in quanto non va né scaricato né installato sul proprio dispositivo ma è una web application che è possibile utilizzare dall’indirizzo www.trello.com; unico prerequisito è la registrazione alla piattaforma e poi si è in grado di creare immediatamente i progetti da gestire.

 

Ambiti di utilizzo

 

La facilità d’uso rende Trello uno strumento perfetto per gestire al meglio il proprio lavoro, soprattutto in caso di Smart Working; con il lavoro da remoto, sia esso stabile o part time, è infatti ancor più importante poter gestire le varie fasi progettuali in modo semplice ed efficace.

Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività diventa, quindi, una priorità e il poter avere come strumento un sistema di coordinamento di squadra multiplo dal semplice funzionamento (e per di più gratuito per la maggior parte delle funzionalità necessarie), significa poter avere quella marcia in più rispetto ad altri competitor.

Trello, infatti, è il software di pianificazione adatto anche per le società liquide che, per tipologia, non effettuano investimenti patrimoniali ma gestiscono tutte le loro risorse in modo estremamente scorrevole e questo comporta un notevole aumento dell’andamento produttivo.

Trello consente in modo semplice di poter effettuare tutte quelle operazioni che sono alla base per una qualsiasi attività: la progettazione e la pianificazione.

Grazie alla sua modularità, infatti, Trello permette di creare delle linee guida e delle pianificazioni anche a lunga scadenza, in qualsiasi ambito ed in modo sostanzialmente fluido; questo perché possono essere inserite schede o moduli riguardo argomenti o situazioni non previste, fino al compimento delle stesse e al rientro nei canali originariamente fissati.

 

Trello, lo Smart Working e il Team Working

 

La principale proprietà del lavorare in Team Working è sempre stata principalmente quella della informazione e della comunicazione tra i vari membri del gruppo, al fine di poter ascoltare in modo attivo ogni membro senza prevaricazioni o sovrapposizioni; la peculiarità basilare dello Smart Working è invece l’opportunità di poter lavorare autonomamente senza dover dipendere dal luogo in cui ci si trova ottenendo, però, i medesimi risultati come se si stesse all’interno del luogo di lavoro.

Il Team Working e lo Smart Working sono quindi due metodiche di lavoro che non solo possono convivere, ma anzi possono essere valutate come l’una di supporto all’altra e Trello può essere considerato come la cerniera che le può unire in modo efficiente.

Per spiegare meglio possiamo fare un esempio pratico: un membro del gruppo che sta seguendo un progetto si trova in automobile e sul suo smartphone arriva una chiamata. Questa ha come oggetto la conclusione di un passo del progetto, ma il risultato non è quello previsto.

Grazie alla possibilità di Trello di poter connettere più persone contemporaneamente all’interno del medesimo progetto con la relativa condivisione dei dati, il team manager o il responsabile hanno l’opportunità in tempo reale di poter coordinare le azioni da intraprendere direttamente dal luogo in cui si trovano e di esaminare i nuovi documenti immessi dai colleghi o dalla segreteria.

In questo modo si ha la possibilità di poter prendere gli opportuni provvedimenti, anche insieme a tutti i collaboratori che sono all’interno dello stesso progetto, senza trovarsi nello stesso luogo fisico.

Trello, con le sue caratteristiche, consente quindi di accelerare i tempi di lavoro in modo semplice. Si immagini di sostituire tutte quelle operazioni che prima erano basilari in situazioni analoghe a queste, con le scelte e le risoluzioni prese in tempo reale, in modo da ottimizzare tutte le risorse.

Non sarà più necessario, ad esempio, aspettare di ritornare in sede, di indire la relativa riunione (con il pericolo di dover attendere il rientro degli altri componenti del gruppo) e, poi, di affrontare l’argomento in questione con inutili perdite di tempo.

Se, all’opportunità di poter effettuare riunioni immediate, si aggiunge la possibilità di monitorare direttamente lo stato di avanzamento delle attività e di poter avere on line tutto l’incartamento inerente il progetto (condiviso con tutti gli altri componenti del gruppo di lavoro), il quadro delle funzionalità che può svolgere Trello, nell’ambito sia dello smart working che del team working, risulta completo.

 

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Tutorial Trello gratuito

Come utilizzare Trello

 

– Le funzionalità ed i metodi di utilizzo

 

La prima operazione che Trello permette di fare, dopo essersi registrati ed autenticati, è la creazione di una bacheca che, sostanzialmente, equivale al progetto stesso da seguire; immediatamente dopo bisogna creare delle colonne (che Trello definisce Liste) che contengono le varie azioni da fare.

Trello normalmente ne crea tre con nome ‘Da Fare’, ‘In esecuzione’ e ‘Fatto’ e non solo, si può cambiare il nome ad ogni lista, o se ne possono aggiungere altre a seconda del fabbisogno richiesto.

All’interno delle liste è possibile creare delle schede che sono i compiti da effettuare in modo che esse possano via via esaurirsi; queste schede equivalgono ai Task che sono presenti in altri software di Project Management.

Ogni scheda può essere ulteriormente espansa e contenere a sua volta una lista di azioni o compiti da effettuare ed ognuno di essi può essere fissato in modo temporale, immettendo una data di scadenza oppure può contenere dei file in allegato.

Trello ha inoltre una funzionalità di condivisione dei contenuti molto sviluppata; questa condivisione, che può essere globale per tutta la bacheca o solamente di parti di essa, non solo è associata ai membri del team che se ne sta occupando (ulteriormente suddivisibili in gruppi di azione), ma può essere estesa anche a soggetti terzi, direttamente od indirettamente coinvolti, ed allo stesso cliente.

Trello, avendo la possibilità di poter inserire e collegare tra loro “n” liste all’interno di un singolo progetto, mostra, quindi, una estrema versatilità nei confronti di ogni tipologia di piano di lavoro; ad esempio prima della colonna ‘Fatto’ dell’esempio precedente è possibile inserirne un’altra con etichetta ‘Da Valutare’ o prima della colonna ‘Da Fare’ una lista di Suggerimenti che poi possono essere spostati mano a mano nelle altre colonne fino alla conclusione di tutto il ciclo di progettazione.

 

– Vantaggi dell’utilizzo di Trello

 

I vantaggi per l’utilizzo di Trello sono molteplici, sia per l’esecutore materiale del progetto sia per il committente. Vediamo i tre principali: il primo è che, nella sua versione base, è totalmente gratuito ed altamente configurabile secondo le specifiche esigenze di ogni tipologia di progetto.

Il secondo riguarda il fatto che è strutturato per il Cloud; questo significa che ovunque ci si trovi è possibile avere sotto controllo tutti i progetti, le fasi di avanzamento o la modifica degli stessi.

Un terzo vantaggio, direttamente collegato con il secondo, è nella gestione dei progetti, soprattutto se effettuata in gruppo o in collaborazione con il cliente; è possibile infatti, grazie al Cloud, condividere in ogni momento qualsiasi tipo di informazione ed effettuare in tempo reale le modifiche e gli aggiornamenti necessari.

Trello è, quindi, un potente strumento di pianificazione gratuito che, teoricamente, è senza limiti e che consente di migliorare sensibilmente sia il clima all’interno dei team working sia di incrementare la produttività aziendale di qualsiasi tipo di azienda, dal professionista alla multinazionale.

 

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La condivisione degli obiettivi con Trello

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Chi di noi non ha dovuto lavorare in un gruppo, in un dato momento della sua vita lavorativa. Sia nel lavoro, che nei propri interessi o in famiglia è sempre utile avere un luogo (virtuale o reale che sia) dove tutti possono fornire informazioni, commentare e costruire qualcosa intorno a quella informazione.

La maggior parte delle app e dei servizi di gestione dei progetti forniscono flussi di lavoro “in scatola”, ma di solito questi strumenti sono spesso strutturati in modo eccessivo. Non è il caso di Trello, di cui ti ho scritto negli ultimi articoli sul mio blog.

Ciò che distingue Trello da molti altri sistemi è che richiede un approccio reale alla gestione di gruppi di informazioni.

 

La metafora dei post-it su una lavagna

 

E’ come avere una lavagna, con colonne disegnate su di essa, per indicare le diverse fasi di un processo e le note adesive che rappresentano i compiti. Puoi scrivere sui post-it e spostarli tra le colonne sulla lavagna, così puoi sempre vedere a colpo d’occhio come stanno le cose nel progetto generale.

Trello traduce questo metodo nel mondo digitale, con “bacheche” o “board” che sono come una lavagna, liste che corrispondono alle colonne disegnate e “card” che sono come le note “stacca e attacca” .

Ma oltre a questa corrispondenza a un metodo reale per visualizzare un processo, c’è anche l’opportunità di poterlo comunicare, condividendo ciascuna scheda con un numero qualsiasi di persone. Ogni bacheca può avere un sacco di liste e ogni lista può contenere tutte le card che vuoi.

Ma non bisogna abusarne facendo troppe liste o carte, proprio come con una lavagna fisica, che potrebbe diventare troppo piena di informazioni e così mal leggibile.

Le card sono il punto focale della gestione e della comunicazione. Ogni card ha un titolo e una descrizione opzionale, e ha il suo flusso di commento dei membri del gruppo per discuterne l’argomento. È possibile aggiungere liste di controllo a una card, caricare allegati e persino assegnare una data di scadenza.

Le persone del team possono essere collegate a una card in modo che ricevano notifiche di nuovi commenti o allegati via e-mail e tramite notifiche.

Le etichette poi ti aiutano a categorizzare le card in un modo che va oltre il loro posizionamento in una lista. E forse la cosa migliore è che una sezione “Attività” può tener traccia di tutto ciò che ogni membro fa su una card, in modo da essere aggiornati e sapere sempre cosa è successo.

Molte board di Trello finiscono per essere orientate esclusivamente al processo, in cui ogni lista si associa a una precisa parte di un processo e i membri spostano le card da una lista all’altra mentre il processo avanza.

Ma questo non è l’unico utilizzo; ad esempio, è possibile creare un calendario condiviso in cui ogni lista viene mappata a un plan di una settimana oppure è possibile creare una board che tenga traccia dei clienti potenziali con un elenco per ogni gruppo di vendita.

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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Tutorial Trello gratuito

 

 

La struttura di Trello per un’attività di team

 

Ecco un esempio di come puoi utilizzare Trello per iniziare a gestire un progetto e i suoi contenuti con il tuo team.

1. Creare uno spazio per il progetto

Crea un gruppo in Trello per il tuo progetto. Assegna un nome e includi una descrizione se necessario.

2. Creare una board

Crea una nuova bacheca per ogni flusso di attività all’interno del progetto.

3. Creare liste

Alla board, crea liste corrispondenti alle fasi di sviluppo del progetto. Puoi iniziare con Da fare e continuare con In sviluppo, In corso, Eseguito. Ogni scheda attività dovrà spostarsi da sinistra verso destra, ma non necessariamente all’interno di ogni elenco durante il processo del contenuto.

4. Aggiungere membri del team allo spazio e alle card del team

Invita i membri del tuo team al gruppo del team e nelle schede pertinenti per loro. Puoi aggiungere persone che sono già su Trello o inviare un invito via email con un link di registrazione di Trello.

5. Abbattere le attività della card

Una card rappresenta un compito. Inserisci tutti i compiti rilevanti che hai a portata di mano, suddividendoli e inserendoli nell’elenco pertinente. Questo ti offre una panoramica completa del lavoro del tuo team. L’obiettivo è chiaramente quello di abbattere le attività delle card.

6. Assegnare i compiti ai membri del team

Distribuisci le attività ai diversi assegnatari aggiungendo altri membri della squadra alla card. Puoi anche menzionare le persone nei commenti digitando “@” e il loro nome utente.

7. Impostare una data di scadenza

Aggiungi una data e un’ora per ciascuna card per assicurarti di non perdere mai una scadenza.

8. Aggiungere sottoattività, descrizioni e allegati

La bellezza delle card di Trello è che contengono tutte le informazioni rilevanti su un’attività. Inserisci una descrizione, aggiungi una lista di controllo con le sottoattività e allega tutti i file necessari. Ciò facilita il trasferimento delle mansioni tra i membri del team.

9. Tracciare il tempo delle attività

Cerca di tracciare il tempo trascorso su ogni attività all’interno di Trello. Vedrai dove la tua squadra trascorre del tempo in modo da poter stimare meglio la durata delle attività, dove sono i colli di bottiglia del progetto e come puoi migliorare ulteriormente la gestione del tuo progetto. Ci sono diverse applicazione che permettono questo, come per esempio Toggl o TimeCamp.

 

Obiettivi comuni

 

Un team di lavoro che si rispetti deve lavorare per obiettivi comuni ben chiari e comunicati.

Una board di Trello è il luogo dove organizzare e comunicare i progetti per i giorni a venire, sempre secondo obiettivi comuni.

Ogni team può organizzarsi come meglio crede, con la flessibilità che ritiene necessaria per tracciare gli avanzamenti.

Una lista dei progetti in corso, aggiornata con commenti e idee secondo le necessità, può essere caratterizzata da ulteriori card che rappresentano progetti ed esperimenti da provare.

Proprio queste card si muovono con un flusso preciso secondo un ordine dato come potrebbe essere questo: Idee-Convalida idea-in fase di sviluppo-In corso-Completato-Archivio.

Già nella fase di convalida si potrebbe assegnare un punteggio che misura il potenziale impatto di un’idea sul progetto intero, la nostra fiducia nel suo successo e la facilità con cui si può mettere in pratica.

Ognuno così può convalidare o meno un’idea dando il proprio contributo in egual misura a ogni altro membro del team.

Alla fine il flusso del processo sarà secondo una logica per cui ogni membro del team contribuisce all’avanzamento del progetto senza per forza dipendere da un’organizzazione verticistica dove solo il leader decide e fa procedere le attività.

 

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La comunicazione virtuale con Trello

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Ridurre le mail

 

Avere una casella postale ordinata e organizzata è il primo fondamentale passo per aumentare la tua produttività. Le email sono necessarie ormai per qualsiasi tipo di business, una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale.

Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa di disorganizzazione e innanzitutto di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

Sappiamo che questo è un obiettivo comune per chi lavora dove c’è bisogno di una continua comunicazione ma che poi viene disatteso o per scarso impegno (considerando questo tema poi non così decisivo) o per disorganizzazione.

La posta elettronica è sicuramente decisiva ma va coadiuvata da un metodo che ti fornisca ordine per non farti sopraffare dal volume quotidiano di posta dentro la tua casella.

Le necessità comuni per tutti sono quelle di dialogare, scambiare idee, condividere file, con una o più persone contemporaneamente; su un progetto o più progetti, e non sempre con le stesse persone.

Al tempo stesso c’è il bisogno di gestire progetti, attività e calendari in cui una o più persone sono coinvolte.

E qui torna in ballo Trello che può essere uno strumento utile alla comunicazione integrata alle attività che stai svolgendo.

Se infatti ti ricordi dei recenti articoli sul mio blog, abbiamo parlato delle liste su Trello che danno il quadro organizzativo dentro a una board di progetto.

All’interno di queste liste ci sono le card dei singoli compiti da eseguire per portare avanti il progetto, che sono “taggabili” con i nominativi dei singoli membri della board, così da poter essere informati sul procedere delle attività.

La card d’altronde è l’unità di base di Trello e può essere assegnata ad un membro, spostata da una lista ad un’altra, avere una scadenza o archiviata, creando un flusso chiaro e condiviso.

Come scrivono su Trello.com :

Il layout condiviso permette di visualizzare chiaramente la tabella di marcia e la portata del lavoro, coinvolgendo tutte le parti all’interno di una pianificazione ben organizzata, chiara nelle priorità e perfettamente coordinata.

Il vantaggio è quello di avere notifiche sulla posta ma di evitare una comunicazione standard via e-mail dove le risposte e gli inoltri ingolfano la casella di posta senza avere una efficace passaggio di informazioni.

Infatti il commento dentro alla singola card obbliga a una sintesi di scrittura e si collega direttamente all’avanzamento del compito da svolgere, notificato direttamente a tutti i membri taggati.

Oltre ai messaggi via mail, chiaramente, all’interno della card potrai allegare anche file, documenti e immagini che servono per lo svolgimento dell’attività o semplicemente di ispirazione e discussione.

Se usi la versione gratuita hai la possibilità di attivare solo un power up, che può essere per esempio il Google Drive del team, dove comunque hai strutturato l’archivio, e da dove è possibile allegare facilmente i file necessari alla scheda.

 

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Avere chiara la procedura per tutti

 

La comunicazione però non potrà essere efficace se le procedure di esecuzione all’interno di un progetto (dentro a una board) non sono chiare.

Con Trello questo è immediato. Hai davanti agli occhi, dentro le liste, ogni singolo compito che descrive la rispettiva attività, potendo seguire il suo flusso di avanzamento e l’ordine preciso secondo cui eseguirlo.

In ogni caso la struttura deve seguire sempre la procedura. In questo modo tutto il team ha la procedura davanti agli occhi, ha sempre presente il prossimo passo, ma, cosa che è ancora più importante, è consapevole dell’obiettivo finale.

Questo permette di tenere insieme il team anche dal punto di vista della motivazione e della responsabilizzazione. Ognuno porta avanti il suo compito che si completa con il lavoro degli altri e si crea così il quadro completo.

Si può organizzare la bacheca o board suddividendo le liste per mese e programmando una serie di attività predefinite o da aggiungere mano a mano.

Le liste altresì possono essere divise in “progetti in avvio”, “progetti in corso”, “progetti completati”, così da avere una vista completa della situazione di avanzamento.

Certo bisogna essere rigorosi nel segnalare gli aggiornamenti, taggando i membri coinvolti in quel preciso compito della card. Ma questo diventerà automatico quando userete Trello come vostro controllore sano delle vostre attività.

 

GMail e Trello

 

Esiste anche un sistema integrato di Gmail che permette di inserire un’estensione con cui è possibile aprire una card direttamente dentro a una lista.

Soprattutto nel caso in cui hai spesso scambi di mail in cui dai o ricevi istruzioni che, così, potrai facilmente trasformare in tasks. Questo ti eviterà di copiare e incollare ogni singola mail in Trello.

Ecco qui il link per avere questo plug-in.

 

 

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La costanza, il segreto per affermarsi

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La costanza, il valore più importante nel lavoro e nello studio

 

La parola costanza è sinonimo di perseveranza e fermezza. Il suo significato ci fa capire che praticarla porta solo benefici. Ma se prendiamo il linguaggio scientifico la sua accezione è

invariabilità di una grandezza al variare dei parametri dai quali a priori si può presumere che essa dipenda

Credo forse che questo concetto ci possa far capire quant’è decisivo adottare costanza in ogni nostro comportamento specialmente a lavoro e quando lo vogliamo organizzare nel tempo.

Trasponiamo questo significato alla nostra realtà quotidiana. Se adottiamo un metodo, un piano o delle procedure e li applichiamo costantemente, questi non cambiano al cambiare degli agenti esterni che possono condizionare il nostro lavoro giorno per giorno.

Cioè se io svolgo il mio lavoro secondo una programmazione oculata, un’ organizzazione collaudata, un piano chiaro nei suoi obiettivi e nelle sue priorità, con costanza, il mio lavoro stesso risulterà incolume agli attacchi di disturbo dato da imprevisti, urgenze e quant’altro; anche se in un primo momento potrebbe non sembrare.

Soltanto il darsi delle procedure chiare e degli obiettivi ancor più limpidi a se stessi e ai collaboratori, applicandosi con perseveranza ogni giorno, può farci evitare gli ostacoli lungo la strada impervia dei nostri impegni professionali, a tutti i livelli.

E’ come camminare in montagna. Se tu hai scarpe buone, un buon allenamento alle spalle, un passo costante e non troppo veloce, sai quando fermarti e quando rifocillarti, anche se il percorso è molto ripido e duro, sai che arriverai in cima alla vetta o alla meta prefissata; e su questo non avrai mai nessun dubbio durante il cammino anche se la fatica e gli agenti atmosferici ti condizioneranno.

Perché ti sei preparato prima, non sei arrivato senza allenamento, hai studiato il percorso o il sentiero da fare e il tempo che ti occorrerà per percorrerlo, hai pianificato dove poterti fermare per le soste, hai portato con te tutto l’occorrente anche quello necessario in caso di maltempo improvviso come accade spesso in montagna. Sai che arriverai in cima. Tutto questo è frutto della costanza di applicazione in ogni singola azione con cui ti sei preparato alla camminata.

Ecco, questa consapevolezza la può dare solo la costanza nell’applicazione delle proprie regole e dei piani di azione, nel darsi priorità e obiettivi chiari.

 

La procedura ti costringe a revisionare e migliorare

 

Le procedure che ognuno di noi adotta dopo una fase iniziale di rodaggio in ogni nuova attività sono quelle che ci garantiscono di lavorare proprio costantemente secondo un metodo collaudato, ripetendo in modo abitudinario le nostre azioni secondo le nostre competenze.

Le procedure stesse, però, sono prodotto di una continua revisione e miglioramento, soprattutto all’inizio di una nuova attività ma anche più in là nel tempo, che modellano a nostra immagine questa serie di regole e azioni che le definiscono.

Forse la fase più difficile è proprio quella di definizione delle procedure, dove si parte da un foglio bianco facendo leva solo sulle nostre competenze. Queste ultime però possono indurci in tentazione di voler affrontare tutto senza un piano e con una gestione a vista che può dare risultati nell’immediato ma non nel lungo termine soprattutto quando si lavora con altri collaboratori.

I compiti da svolgere (cioè cosa devo fare per un specifica attività), gli obiettivi per ciascuno di loro, le priorità da seguire, la programmazione, il sapere cosa fare e anche il riconoscere quando farsi aiutare ti daranno una mano a definire quell’insieme di regole uniformi da seguire per raggiungere correttamente un determinato fine che altro non è che una procedura.

 

La pianificazione aiuta a essere costanti

 

Ma una procedura non è niente se non è coadiuvata da una pianificazione efficace che la fa applicare di giorno in giorno.

Affrontare la giornata lavorativa secondo un piano prestabilito non vuol dire incanalare tutto nel rispetto temporale di quel programma preciso, ma ti da una guida da seguire perché tu non ti perda per sempre tra le urgenze e gli imprevisti che quotidianamente entrano a piedi uniti dentro la tua agenda.

Ok, accade spesso, dirai, ma se una giornata è stata terribile per impegni e vicende inattese, in quella successiva puoi ripartire secondo il tuo piano prestabilito, che se pensato oculatamente secondo le tue vere priorità e i tuoi reali obiettivi, ti da tranquillità e sostegno a riprendere il percorso con sicurezza e ti aiuta a non procrastinare le azioni veramente importanti soltanto perché sei stato distratto da imprevisti.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare?), gli eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata, sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

E la pianificazione che ti sei dato non ti deve mettere ansia per non averla rispettata o per la mole di lavoro che intravedi nel futuro più prossimo, ma ti deve servire da sostegno per mantenere quel passo costante per arrivare in cima alla vetta.

Per correggere le abitudini limitanti, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

Quindi solo un’attenta analisi ti potrà aiutare efficacemente; la potremo riassumere in questo elenco di azioni:

  • Fare una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Sapere esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Appurare qual’è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprire qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capire quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quantificare quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

Gli strumenti utili per essere costanti

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

E allora un buon compromesso potrebbe essere l’uso di Trello, di cui ti ho scritto, e che io uso quotidianamente, trovandovi soddisfazione nell’usarlo. Perché questo strumento ti obbliga ad avere già ben chiaro in testa le tua priorità e i tuoi obiettivi e a descriverli esattamente, dentro alla board specifica e nelle liste e schede contenute in essa.

Altrimenti creeresti una serie di attività messe in insieme (le schede o card) senza una sequenza sensata.

Il fatto di condividere la board con i tuoi collaboratori ti obbliga poi a rispettare la procedura e a seguire il flusso operativo in atto. La condivisione di informazioni è sempre foriera di buoni risultati se fatta con metodo e regolarmente.

Anche Trello infatti deve essere tenuto aggiornato nelle sue board e schede per dare buoni frutti, altrimenti diventa solo contenitore di buoni propositi senza un esito effettivo. E qui torniamo alla costanza che ci richiede un certo impegno, certo, uno sforzo contro la pigrizia, ma che è l’unica soluzione per dare un seguito alla pianificazione.

Ti rimando, se non lo avessi già fatto ai miei articoli sull’utilizzo di Trello ma su altri strumenti per il project management:

https://www.kryva.it/71-tools-di-project-management/

https://www.kryva.it/gestione-progetti-di-lavoro-e-di-vita-in-modo-efficace-con-trello/

https://www.kryva.it/come-e-perche-iniziare-a-usare-trello/

https://www.kryva.it/gestione-micro-attivita-con-trello/

https://www.kryva.it/scopriamo-le-azioni-su-trello/

 

In conclusione vi ricordo questa frase di Napoleon Hill:

Supremo è il valore della tenacia: chi fa della costanza la sua parola d’ordine, taglierà via via tutti i traguardi. Il fallimento è incompatibile con la tenacia, non riuscirà mai a tenerle testa.

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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Tutorial Trello gratuito

 

 

Krisztina FekecsLa costanza, il segreto per affermarsi
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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

Se vuoi applicarti in poco tempo e con pochi esercizi ti invito a scaricare

il mio KIT DELEGA gratuito!

 

Kit delega

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team
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Come condividere il calendario con l’assistente personale

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Quando inizi la collaborazione con una assistente personale la prima volta, con grande probabilità, ci sono due attività da seguire: la gestione del calendario e la gestione della posta.

 

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende?

Puoi quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

 

Ma ora guardiamo come e perché condividere il proprio calendario con altre persone

 

Puoi farlo sia con una persona sola che con un gruppo di persone, quindi puoi eventualmente dare visibilità dei tuoi impegni alla tua famiglia o al tuo team.

 

Qualche esempio pratico per usare Google Calendar:

 

  • gestione delle consulenze
  • gestione di appuntamenti clienti
  • gestione di servizi prenotati da clienti
  • gestione ferie team
  • gestione turni team
  • gestione per la prenotazione di una sala o location
  • gestione impegni della famiglia
  • piano editoriale blog

Se lo fai per la prima volta potrebbe darti fastidio il fatto che qualcuno “entri” nella tua vita. Non preoccuparti, non sei da solo! Ricordati che quando decidi di condividere il tuo calendario puoi comunque decidere in che modo il delegato può visualizzare i tuoi eventi e se può apportare modifiche, e di questo ne parliamo qui sotto.

 

Condividere un calendario esistente

 

Apri Google Calendar sul tuo computer. ( Non puoi condividere calendari dall’app)

A sinistra, trovi la sezione “I miei calendari”.

Passa il mouse sopra il calendario da condividere, fai clic su Altro   e poi su Impostazioni e condivisione.

Per condividere con persone singole: nella sezione “Condividi con persone specifiche”, aggiungi l’indirizzo email della persona con cui condividere il calendario.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Creare un nuovo calendario da condividere

 

Sul computer, apri Google Calendar.

A sinistra, sopra “I miei calendari”, fai clic su Aggiungi   e poi su Nuovo calendario.

Aggiungi il nome del calendario e clicca su Crea calendario.

A sinistra, fai clic sul nome del tuo nuovo calendario.

Nella sezione “Autorizzazioni all’accesso”, scegli un’opzione dal menu a discesa.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone nella sezione “Condividi con persone specifiche”.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Condividere con persone che non utilizzano Google Calendar

 

L’unico modo per permettere a chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il tuo calendario è renderlo pubblico. Ma non te lo consiglio perché vuol dire che chiunque può vederlo.

Se lavori in team i membri devono utilizzare gli stessi tool!

 

Visibilità del tuo calendario

 

Qualche informazione importante per gli scettici…

  • Le persone del tuo team possono trovare il tuo calendario, mentre le persone che non fanno parte del team non potranno vedere il tuo calendario.
  • Se inviti a una riunione qualcuno che non fa parte del tuo team, potrà visualizzarne solo le informazioni.
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento: le persone del team possono visualizzare i dettagli degli eventi del tuo calendario, a meno che non li contrassegni come privati(!!!).
  • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): le persone del team possono vedere se a una determinata ora sei disponibile oppure occupato, ma non possono visualizzare i nomi o i dettagli degli eventi.
  • Ed infine, chiaramente, gli accessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.

 

Aggiungere persone a un evento

 

Se dovessi organizzare una riunione presso la tua sede con partecipanti esterni comunque puoi invitarli tramite il Google Calendar, anche se non fanno parte del tuo team.

Basta cliccare sulla sezione Invitati sulla destra e inserire semplicemente il loro indirizzo email. In questo caso chiaramente non devi flaggare la possibilità di modificare l’evento, potranno semplicemente visualizzare l’evento.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere il calendario con l’assistente personale
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Scopriamo le azioni su Trello

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Abbiamo già parlato su come strutturare la board e di conseguenza le liste, abbiamo scoperto anche le funzioni indispensabili all’interno delle card per gestire le micro attività, ed ora capiremo le azioni sia all’interno delle card, ma anche tra le board.

 

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Azioni su card

 

Se apri una card sulla destra, nel blocco inferiore troverai le varie azioni che puoi gestire.

Puoi spostare la card, scegliendo la board e la lista, addirittura anche il numero di posizione della card.

Funzione ancora più interessante è quella di copiare la card. Cliccando su Copia si apre una finestra dove impostare il nome della nuova scheda, se mantenere le checklist e le etichette applicate, poi naturalmente la board, la lista e il numero della posizione.

Questa funzione è molto utile quando una card passa in lavorazione di un altro team, il quale ha una board separata. In questo modo potrai trasferire in modo molto veloce le informazioni e quindi aprire una card dell’altro team. All’interno della nuova card naturalmente potrai fare tutte le modifiche necessarie già spiegate nell’ articolo precedente.

Sempre da questo blocco potrai anche archiviare la card (rimane sempre recuperabile per il futuro) o inviare il suo url per email.

 

Azioni sulle liste

 

Se clicchi sui tre puntini di una lista si apre una finestra di menù; potrai quindi copiare, spostare la lista o archiviare la lista, ma anche copiare o spostare tutte le card al suo interno.

 

Azioni sulla board

 

All’interno della tua board tra le liste potrai muovere liberamente le tue card; direi che questa è la funzione più soddisfacente di Trello. Con questa modalità di drag and drop (trascina e rilascia) proverai soddisfazione ogni volta che sposti una card dal “da fare” a “in corso” ed infine a “completato”.

 

Pagina iniziale e la raccolta delle board

 

Finora non ne abbiamo perlato, anche se ti sarai immaginato, potrai creare diverse board, per i vari settori della tua attività, ma anche per la vita privata, o per i tuoi clienti.

Quindi nella dashboard troverai tutte le tue board. Per non creare confusione conviene creare dei gruppi, per le categorie appena menzionate, e tutto questo è possibile dal menù dal lato sinistro.

Cliccando su uno dei gruppi ti si aprirà una finestra con dei punti salienti del gruppo, quindi volendo potrai rispondere ai commenti senza dover entrare nella board e nella card.

In basso sul lato destro troverai anche il menù di questo gruppo dove gestire i suoi membri e le sue impostazioni.

Se ti servisse riorganizzare le tue board e quindi cambiare gruppo, è possibile anche questo, ma in questo caso dovrai aprire la board coinvolta e cliccare su Altro, Impostazioni ed infine Cambia gruppo.

 

Trello è molto semplice, eppure all’inizio potrebbe sembrarti complicato come strutturare in modo efficace una board. Se è così potrai sempre contattarmi e richiedere una consulenza!

 

 

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Google Calendar avanzato per essere ancora più produttivi

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Oggi ti parlo di un tool, Google Calendar, molto conosciuto e usato per programmare la propria agenda, ma approfondendo quegli aspetti riguardanti modalità molte volte trascurate ma molto efficaci.

 

Come succede spesso la maggioranza degli utenti si ferma a un utilizzo generico senza approfondire tutte le funzioni presenti, perdendo l’occasione di applicare quelle che poi fanno la differenza.

Iniziando, sul menù di sinistra trovi l’elenco dei calendari che visualizzi e semplicemente con un flag puoi scegliere quali vedere insieme sul tuo display.

 

Se passi sopra a un calendario scelto, nell’angolo a destra, appaiono i soliti tre puntini con i quali puoi aprire la finestra per le opzioni del tuo calendario.

Da questo elenco puoi gestire operazioni molto importanti come:

Condivisione calendario

 

E’ indispensabile in casi come quando la tua collaboratrice deve essere a conoscenza dei tuoi impegni oppure in presenza di un calendario condiviso con tutto il team dove gestire, per esempio, le trasferte dei membri.

Integrazione calendario

 

Altra opzione molto importante è Integrare il calendario, dove si può trovare per esempio l’url del tuo stesso calendario eventualmente da integrare in un’altra applicazione o addirittura il codice se volessi fare un “embedding” per un sito web.

 

Ora passiamo invece alle funzioni raggiungibili dalla scheda di un (nuovo) evento

 

Se vuoi risparmiare tempo nel caso di un evento ricorrente conviene crearlo per tutto il periodo che occorrerà, in questo modo lo trovi sempre sul tuo calendario, e comunque se serve potrai sempre modificare i singoli eventi. Prima o poi capita che quella call settimanale dovrà essere spostata, vero?

Se si tratta di un evento fuori sede conviene impostare anche la località / luogo; qui con un semplice bottone potrai utilizzare l’altra applicazione della famiglia Google, Maps.

Qui sotto trovi un esempio dell’inserimento del luogo.

 

Ma eccoci a una delle funzioni più importanti per me di Google Calendar; la possibilità di assegnare diversi colori agli eventi. Perché può essere utile?

 

E’ semplice, se usi sempre gli stessi colori per gli eventi simili, dopo qualche giorno avrai la visuale degli impegni a colpo d’occhio, e questo ti renderà sia più consapevole che più produttivo nella gestione delle tue giornate. E forse anche più tranquillo.

Per farti qualche esempio concreto, di seguito un elenco di eventi per i quali io uso sempre colori diversi:

  • Call e/o webinar
  • Impegni fuori sede
  • Blocchi fissi di lavoro con focalizzazione

Nel caso di blocchi fissi per esempio puoi inserire i blocchi sulla base della tua organizzazione personalizzata, quindi tenendo conto dei tuoi orari e degli impegni famigliari, ma volendo anche il tuo livello d’energia.

Nelle immagini seguenti puoi vedere la modalità di assegnazione del colore per evento.

 

Su Google Calendar puoi anche qui creare le ricorrenze per tutto l’anno, aggiornando poi i singoli eventi settimanalmente.

Questo metodo ti aiuterà a rendere più produttive le tue giornate, perché quando dovrai fissare una call o un appuntamento fuori sede, eviterai, possibilmente, di inserirlo in un orario quando hai un blocco di lavoro con focus dove necessiti di concentrazione.

Perché? E’ chiaro che dobbiamo essere flessibili e adattarci alle eventualità, ma con questo eviti di avere giornate piene di impegni e con la sensazione di non aver combinato nulla o di aver fatto troppo.

Se fai le tue due ore di focus e poi dopo, per esempio, fai due call  ti sentirai molto più produttivo come se avessi spezzato la tua giornata con queste call.

E’ dimostrato che interrompendo continuamente i momenti di maggior concentrazione, nel momento di ripresa dell’attività di focus non si ha più tempo e testa per lavorare su quella cosa davvero importante, rovinando la gestione delle priorità che ci siamo dati.

Ecco una schermata nel momento in cui crei una ricorrenza.

 

Come detto all’inizio, Google Calendar ti permette di creare diversi calendari e poi decidere quali visualizzare insieme. Quindi potrai averne uno per gli impegni della famiglia, uno per il lavoro, altri condivisi con i clienti, uno magari per il tuo piano editoriale e così via.

Personalizzi come ti trovi più comodo e col tempo metterai a punto la tua agenda integrando quello che ha funzionato e eliminando o spostando ciò che non è stato congeniale per la tua giornata tipo.

 

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