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20 libri che miglioreranno la vostra produttività

20 libri che miglioreranno la vostra produttività

14 Novembre 2018 No comments

 

Un libro può aiutare in qualsiasi aspetto della vita e può quindi anche darvi consigli per una maggiore produttività mettendo in pratica i dettami letti.

Quanto vi sottopongo di seguito cerca di darvi buone letture sull’argomento di una più efficiente produttività per invogliarvi a migliorare in questo aspetto della vostra vita lavorativa e non.

 

  1. La regola dei 5 secondi di Mel Robbins

Il testo di Mel Robbins ci introduce alla tecnica cosidetta della “5 seconds rule”. Lei life coach e una delle massime esperte americane sul lavoro e le relazioni interpersonali, insegna alle persone che abbiamo non più di 5 secondi per passare all’azione prima che il nostro cervello inizi a produrre delle scuse. Il nostro cervello cerca di spendere meno energia possibile per cui il suo obiettivo è sempre quelllo di andare contro il cambiamento e gli impegni difficili.

  1. Gestisci il tuo tempo di Luca e Laura Ravelli

Questo libro come scritto nell’introduzione è dedicato a chi ha cura di sé e curiosità di apprendere, cercando di avere un atteggiamento positivo e attento nei riguardi del tempo. Ma anche a chi crede di non aver mai tempo per fermarsi, sempre immerso nella corsa “col cervello in mano”. Luca e Laura Ravelli, formatori e consulenti, si occupano di aspetti comportamentali e di sviluppo della managerialità personale e ci guidano, in questo caso, a come gestire il proprio tempo, per far capire la differenza tra chi il tempo lo vive, lo occupa o lo trascorre, grazie anche a consigli pratici e  test di autovalutazione.

  1. Fare il doppio in metà tempo di Jeff Sutherland

L’ex pilota da caccia e innovatore tecnologico Jeff Sutherland ci introduce al metodo cosiddetto “Scrum”, termine inglese che identifica la mischia nel gioco del Rugby. Questo metodo contempla una organizzazione del lavoro pensata in ottica del raggiungimento degli obiettivi, con efficienza ed efficacia, basata su cicli brevi di sviluppo svolti da team di poche persone e volta alla valorizzazione del talento delle persone stesse grazie alla presenza di un leader facilitatore. Gli aspetti su cui si basa questa tecnica sono la trasparenza tra i membri del team e i responsabili, l’ispezione con l’analisi dei risultati e l’imparare ad adattarsi e a innovare.

  1. Riconquista il tuo tempo di Andrea Giuliodori

Giuliodori, creatore di efficacemente.com, punto di riferimento per chi si interessa di crescita personale, ci descrive come riappropriarsi del proprio tempo (e quindi della nostra vita) partendo da un giornata immaginaria e dalla pratiche e abitudini da mettere in atto ora per ora, ridefinendo così la nostra strategia quotidiana nell’affrontare quel che desideriamo davvero per realizzarci in ogni aspetto della nostra esistenza. Il riappropiarci del nostro bene più prezioso, il tempo, significa fare meno ma farlo meglio, sapendo focalizzarsi sulle effettive priorità, così da riconquistare quegli spazi di vuoto dover poterci rigenerare.

  1. Manage your Day-to-Day: build your routine, find your focus, and sharpen your creative mind, ovvero come gestire le attività quotidiane

Il libro ci dice come dire basta al troppo lavoro e iniziare a fare il lavoro migliore. Se si è troppo indaffarati, distratti e sopraffatti dal troppo lavoro, se si lavora ininterrottamente tutto il giorno, per  poi renderci conto che non si è portato a termine le cose più importanti quando si lascia l’ufficio allora bisogna rendersi conto che Il mondo è cambiato e anche il modo di lavorare deve cambiare. Con spunti di saggezza che traggono ispirazione da 20 esempi di menti creative, Manage Your Day-to-Day da alcuni strumenti per affrontare le nuove sfide di un lavoro continuo, h24.

Con il contributo di: Dan Ariely, Leo Babauta, Scott Belsky, Lori Deschene, Aaron Dignan, Erin Rooney Doland, Seth Godin,Todd Henry, Christian Jarrett, Scott McDowell, Mark McGuinness, Cal Newport, Steven Pressfield, Gretchen Rubin, Stefan Sagmeister, Elizabeth G. Saunders, Tony Schwartz, Tiffany Shlain, Linda Stone e James Victore. In più, una prefazione scritta dal fondatore e CEO di Behance, Scott Belsky.

  1. Detto, fatto: l’arte di fare bene le cose di David Allen

Il classico di David Allen una delle pietre miliari del business e della produttività personale. A differenza di altri libri di business con solo un elenco di consigli e di altri concetti, Allen scrive di un sistema completo per la produttività. In termini di mentalità, Detto, Fatto dimostra che si può avere la prospettiva e il controllo sulla lista delle cose da fare, che aumenta sempre di più. Il testo mostra come crearsi l’opportunità di raggiungere una produttività senza stress. Consiglio più frequente? Fare una revisione settimanale dopo aver letto Detto, fatto.

  1. La dittatura delle abitudini di Charles Duhigg

In La dittatura delle abitudini, il Premio Pulitzer Charles Duhigg offre la conoscenza di scoperte scientifiche che spiegano perché esistono le abitudini e come possono essere modificate. Fornendo moltissime informazioni attraverso aneddoti avvincenti Duhigg ci fa comprendere la natura umana e le sue potenzialità. La dittatura delle abitudini si basa su un tema decisivo: per praticare attività fisica regolarmente, perdere peso, essere più produttivi e raggiungere i propri obiettivi si deve soprattutto capire il funzionamento delle abitudini. I libro è incentrato sul modo in cui le persone, le aziende e le organizzazioni possano sviluppare abitudini positive in grado di migliorare il livello di produttività e di felicità.

  1. The miracle morning di Hal Elrod

L’inizio  della giornata ha un impatto decisivo sulla vostra produttività. C’è molta letteratura sulla routine mattutina delle persone di successo. Leggendo il libro e rispettando le idee descritte, si può reinventare il proprio tempo attraverso il fitness, la lettura e altre attività personali. Riguardo alla mentalità questo libro mostra come aumentare produttività e risultati attraverso una routine mattutina. Iniziando a svegliarsi presto per poi, appunto, costruire una routine mattutina fatta di più fattori (ad esempio, leggere anche per pochi minuti un giornale o un libro, scrivere il diario personale per 10 minuti e fare 10 minuti di esercizio fisico) in modo da essere pronti per il proseguio della giornata.

  1. Le sette regole per avere successo di Steven Covey

Il testo è oramai sotto l’attenzione del pubblico da oltre 25 anni. Ha attirato milioni di persone di ogni età e lavoro e tipo di vita.Le sette regole per avere successo è stato innovativo a suo tempo, una volta uscito nel 1990, e continua a essere un best-seller in ambito aziendale con oltre 10 milioni di copie vendute. Stephen Covey, esperto massimo di leadership, scrive che il vero successo nasce da un equilibrio tra efficacia personale e professionale e ci offre un manuale su come vivere queste due aree della nostra vita al meglio. I suoi aneddoti sono spesso tratti da situazioni familiari così come da sfide aziendali. Covey pone un “cambio di paradigma”, ovvero un cambiamento nella percezione e nell’interpretazione di come funziona il mondo. Covey sfida il lettore attraverso il modo di percepire e di agire correlato all’ambito della produttività, della gestione del tempo, del pensiero positivo, dello sviluppo dei cosiddetti “muscoli proattivi” (che agiscono per iniziativa invece che per reattività) e altro ancora.

  1. Padre ricco, padre povero di Robert Kiyosaki

Avere il controllo del proprio denaro è un aspetto altrettanto centrale della produttività. Con maggiori risorse finanziarie si possono delegare compiti (ad esempio utilizzare servizi di pulizia o assumere un assistente virtuale). Kiyosaki considera un’attività come qualcosa che genera soldi – ciò significa che i vostri beni personali non sono attività! Molti di noi considerano la propria casa come un bene. In definitiva le nostre case di solito risucchiano contanti! Il libro pone l’accento sull’importanza di costruire nuovi beni che producano reddito (ad esempio, azioni che paghino i dividendi, la proprietà di imprese, royalties, ecc). Consiglio preferito: cercare un lavoro che dia opportunità di apprendimento e crescita, più di un lavoro comodo – è un ottimo modo per incrementare la propria capacità produttiva.

  1. La guerra nel team: Racconto sulle 5 disfunzioni del lavoro di squadra di Patrick Lencioni

In questo libro, Patrick Lencioni ci scrive una favola dedicata ai temi della  leadership dove pone la sua attenzione e la sua narrativa sul mondo dei gruppi di lavoro. Kathryn Petersen, CEO di Decision Tech, si trova costretta ad affrontare una crisi di leadership: unificare un gruppo di lavoro tanto diviso da mettere a rischio l’intera azienda. Il racconto di Lencioni è ci ricorda come la leadership necessiti di coraggio e di competenza e mette in luce le cinque problematiche per cui anche i migliori team spesso sono conflittuali. Descrive un modello e delle note pratiche per saltare gli ostacoli e per formare un team di lavoro unito ed efficiente. Si tratta di un’avvincente favola in grado di trasmettere un messaggio chiaro e forte a chi  lavora per diventare team leader, veramente.

  1. The e-myth revisited di Michael E. Gerber

Il testo funziona come risorsa fondamentale per far crescere le  proprie capacità e avere il controllo del proprio tempo. L’avviamento di un’attività può avvenire perché si è stanchi di lavorare per qualcun altro. O si è interessati ad approfondire il proprio talento o la propria passione – cucinare, scrivere o suonare. Il libro di Gerber giudica determinante creare sistemi e procedure perché il business possa crescere – altrimenti l’azienda non potrà mai andare oltre la produttività già raggiunta. Suggerimento preferito: scrivere procedure operative standardizzate in ogni ambito del proprio lavoro in modo che l’azienda possa funzionare, con o senza te presente.

  1. Non si può lavorare così! Vincere lo stress per produrre e vivere meglio di Tony Schwartz

Attraverso l’integrazione di conoscenze multidisciplinari per il raggiungimento di prestazioni più efficienti, Tony Schwartz sottolinea lo scarso interesse che viene dato ai quattro fondamentali bisogni dell’uomo che possono far raggiungere ottimi risultati: sostenibilità (fisica), sicurezza (emotiva), espressività (mentale) e significatività (spirituale). Invece di lavorare come automi eccessivamente per lungo tempo, si dovrebbe dare il massimo impegno quando riusciamo alternativamente a dosare le nostre energie tra questi quattro bisogni essenziali. Questo libro offre un sistema di strategie, pratiche e efficaci, per la gestione delle crescenti richieste di un mondo sempre più complesso.

  1. Checklist: come fare andare meglio le cose di Atul Gawande

Fare errori è tipico ma frustrante. Per evitare gli errori si dice sempre di aumentare istruzione e formazione. Ma il testo ci dimostra che ci sono altre opzioni. La lezione di mentalità è che una banale lista di controllo può migliorare enormemente le prestazioni. Gawande cita esempi in cui i piloti commerciali utilizzano sempre liste di controllo in modo che i voli vengano gestiti in maniera sicura. Molti medici impostano checklist per scampare da errori in campo sanitario. Il consiglio preferito naturalmente è quello di imparare a fare una checklist per migliorare la produttività.

  1. Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less di Greg McKeown

Dove dedicare maggiormente il proprio tempo e attenzione, entrambi limitati, è una scelta decisiva per la propria produttività. La lezione che traiamo da “Essentialism” è quella di poter dire no alle richieste, alle persone e alle attività che non sono essenziali. È una facoltà difficile da adoprare, soprattutto se si è sempre stati abituati a compiacere le persone per vantaggio personale o per organigramma. Il libro offre illustrazioni tratte dall’esperienza di vita di McKeown.

  1. Produttività 300% di Max Formisano

Finalmente un libro italiano, uno dei miei preferiti, per la sua semplicità e perché può essere considerato il riassunto dei libri sopraelencati. Max, Il coach dei coach ti insegna il sistema che punta a semplificare la propria vita. “Identifica l’essenziale e invalida il resto” Produttività 300%” è un sistema che trasforma letteralmente il modo di concepire il tempo, le azioni quotidiane e la stessa vita, senza sacrificare se stessi, le vere priorità e il tempo libero.

  1. Una cosa sola di Gary Keller e Jay Papasan

In questo libro, come dice il titolo, la filosofia dell’unica cosa da fare viene spiegata a chi ha bisogno di ottimizzare e semplificare la propria organizzazione nel gestire il tempo, lavoro e non. Il focalizzarsi sulla cosa più importante o su quella che in un certo dato momento si ritiene indispensabile, a fronte di altre attività inutili o meno cruciali, per gli autori è la chiave del successo in ambito professionale e personale. Puntando sulla consapevolezza di se stessi e delle proprie esigenze personali.
Pagina per pagina viene smitizzato il credo dello “straordinario ad ogni costo” e del sovraccaricarsi di impegni per divulgare la dottrina del concentrarsi su “una cosa sola”. Il libro infatti inizia così. Con un proverbio russo: ”Se dai la caccia a due conigli, non ne prenderai nemmeno uno”.

  1. Batti il tempo di Flavio Cabrini e Ugo Ravaioli

Lo spreco del tempo, quale “padrone” del nostro tempo. Questo è quanto il testo ci mette di fronte. Quel 66% del tempo “sprecato” in attività marginali, fuori dalla nostra attività “fulcro”, è ingigantito dal tempo perso. L’essere consapevoli e padroni del proprio tempo fa la differenza e agevola a organizzare e coordinare anche i manager o chi deve gestire anche il tempo degli altri o dei propri collaboratori. Il libro è scritto in una buona sintesi di metodi e tecniche che vanno dal time management al problem solving mostrando come la delega, “questa sconosciuta”, risulti fondamentale nel migliorare la propria gestione del tempo.

  1. Quattro ore alla settimana di Tim Ferriss

Edito dal 2007, è servito da ispirazione a moltissime persone. Sotto l’aspetto della mentalità, questo libro dimostra che la gestione del tempo è spesso più preziosa del denaro in sé e per sé. Ci sono alcune sfide che Ferriss pone ai lettori. Come quella di stendersi per terra in un qualsiasi luogo per 10 secondi per dimostrare che c’è un limitato rischio reale nel contestare una norma stabilita. Il testo mira più a sottoporre delle soluzioni che invece a raccogliere opinioni presentando conversazioni e vita quotidiana.

  1. Tools of titans di Tim Ferriss

Qualcuno potrà argomentare se sia corretto includere questo testo tra quelli dedicati alla produttività ma pur essendo discutibile è comunque un vulcano di pensieri e consigli di persone diverse tra di loro, che credo possa interessare ad altrettante persone diverse per ragioni diverse. Uno dei Guru del miglioramento personale e del “lifestyle design” come Tim Ferriss ha raccolto centinaia di interviste fatte a persone di successo da cui si possono prendere spunti o consigli su come essere sano, ricco e saggio. Questi sono in effetti le tre parti in cui è diviso il libro, Healthy-Wealthy-Wise. L’autore di 4 ore alla settimana (The 4-Hour Workweek) ha raccolto, in giro per il mondo, centinaia di testimonianze di personalità sulle loro abitudini e sui loro strumenti utili per dare suggerimenti e trucchi, come lui stesso scrive, per raddoppiare guadagno, flessibilità e felicità.

E tu quali libri consiglieresti? Aspetto i tuoi commenti, intanto buona lettura!

 

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La ripartizione del tempo di un manager

La ripartizione del tempo di un manager

31 Ottobre 2018 No comments

Oggi propongo un tema sempre attuale e forse mai risolto per molti manager delle nostre aziende: come ripartiscono il proprio tempo nelle singole attività, partendo da una scheda, trovata sul testo Gestisci il tuo tempo di Luca e Laura Varvelli (Ed. Gruppo 24ore), sulla percentuale media di ripartizione del tempo per un manager:

 

Lavoro autonomo, riflessione                                          7%

Telefono e e-mail                                                             17%

Lettura e cultura personale                                              3%

Supervisione dei collaboratori e delle attività               5%

Colloqui informali                                                             28%

Riunioni formali                                                                 19%

Impegni extra-aziendali                                                    6%

Viaggi e trasferte di lavoro                                                8%

Varie                                                                                      7%

 

Essendo un testo del 2003 si potrebbe dire che a distanza di 15 anni le cose son cambiate ma forse solo come aumento del tempo sprecato dietro a distrazioni varie, soprattutto quelle portate dai nuovi strumenti di comunicazione, smartphone su tutti. Quindi forse la voce Telefono e e-mail potrebbe essere aumentata in percentuale in questo lasso di tempo. Ma proprio per questo il nesso del discorso non cambia.

Tra chiacchiere e riunioni va in fumo la metà della giornata se aggiungiamo anche email e telefonate abbiamo già perso praticamente il 70% della giornata, e il manager non ha fatto ancora praticamente nulla di quello che sarebbe la sua attività principale a livello strategico….

Sulla focalizzazione degli obiettivi e la gestione delle priorità abbiamo ho già parlato più volte, perché è alla base di una sana pianificazione del proprio tempo e rimando quindi all’articolo sulla Matrice Covey.

Come sulla maniera di tenere traccia dei propri impegni quantificandoli e misurandoli con strumenti quali Toggl che permette di analizzare come abbiamo effettivamente usato il nostro tempo.

Certo ci vuole rigore nel segnare ogni inizio e fine attività ma già fare macroscopicamente questo segnatempo può far capire dove stanno le lacune di gestione e le perdite di tempo. Anche qui ripropongo l’articolo scritto sull’uso di Toggl.

Gli impegni che si accavallano, le riunioni che si sommano a cui non possiamo dire di no ma che sembrano anche un po’ improduttive, lo stress accumulato per l’ansia di dover finire molte cose (ma anche di doverle ancora iniziare) sono il risultato della inefficacia con cui si usa il proprio tempo.

E magari diventano alibi per non fare alcuna correzione sul proprio modus operandi per i giorni a venire.

Cambiando solo alcune abitudini e avendo un po’ di rigore in più su certe pratiche può aprire le porte a una sana e produttiva giornata lavorativa.

 

Consigli contro le attività “sprecatempo”

 

Ecco allora alcune dritte, che mi permetto di dare sulla base della mia esperienza e dei testi consultati in questi anni, per iniziare ad aumentare il tempo effettivo speso sulle varie attività elencate nella scheda, appena vista, delle percentuali medie di tempo dedicato ad esse:

Lavoro autonomo

  • Riservarsi almeno 30 minuti al giorno nel periodo più adatto quando nessuno può disturbare
  • Archiviare con metodo (come si legge nel libro di David Allen “Detto fatto!”)
  • Breve intervallo tra le attività come ci insegna la tecnica del pomodoro di Francesco Cirillo (The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System)
  • Imparare ad analizzarsi e studiare la propria curva di produttività

Telefono e email

  • Iniziare sempre con le comunicazioni più difficili
  • Raggruppare le telefonate, farsi richiamare in quello slot di tempo
  • Chiedere alla propria segreteria di filtrare le chiamate (vi consiglio MySecretary App)
  • Comunicazioni sintetiche
  • Ridurre la comunicazione via mail , grazie anche all’uso di software semplici ma efficaci come Trello
  • Dare subito la risposta
  • Toccare ogni argomento una sola volta

Lettura e cultura personale

  • Leggere nei ritagli di tempo e durante le attese

 Colloqui e riunioni

  • Chiedersi sempre se è utile svolgere così tante riunioni
  • Scegliere orari intelligenti. E’ assolutamente da evitare iniziare la giornata con una serie di riunioni. Così le persone per la pausa pranzo sono già stanche e non sono riuscite ancora a dedicarsi al proprio lavoro
  • Iniziare e finire puntualmente, senza pausa caffè o pause dispersive
  • Colloqui max 20 minuti, riunioni di massimo 1 ora

Trasferimenti e impegni extra aziendali

  • Programmare e pianificare con anticipo
  • Stabilire in anticipo gli obiettivi
  • Preparare il verbale dell’incontro

Supervisione dei collaboratori

  • Rendetevi disponibili e imparate ad ascoltare
  • Focus sugli obiettivi e i risultati
  • Saper motivare

 

Non ci sono regole ferree ma solo buone pratiche da far diventare abitudini durante l’arco della giornata lavorativa o meglio durante la settimana se vogliamo parlare nell’ottica di una pianificazione produttiva.

Perché alla fine le abitudini sono i nostri comportamenti che ripetiamo ogni giorno, anche senza accorgersene.

Quindi basta aggiungerne altre, oltre alle nostre ( quelle buone! ), e organizzarle dentro un planning efficace!

 

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La pianificazione contro la procrastinazione

La pianificazione contro la procrastinazione

24 Ottobre 2018 No comments

La pianificazione è alla base di tutto, imparandola e migliorandola definirà il tuo successo nella vita lavorativa e privata.

 

Come dice Brian Tracy, esperto di time management:

Ricordati che la gestione del tempo coincide in realtà con la gestione della vita.

Comprende tutti i settori della tua vita, anche se non ne sei consapevole. Le tue abitudini ti hanno portato qui dove sei ora e se vuoi andare oltre devi cambiare qualcosa. Come diceva Einstein:

Devi rinunciare a ciò che sei per diventare ciò che vuoi…

Se si tratta di una competenza servono quindi le teorie. Come in ogni settore ci sono persone più portate a una gestione efficace del tempo, poi ci sono delle persone che si perdono più facilmente.

E qui che entra lo studio, le teorie, le tecniche, e le abitudini…da mettere insieme per creare una competenza nuova e migliorare ogni aspetto della proprio vita.

Certo avere un mindset positivo al riguardo delle proprie capacità serve e aiuta, ma prima di tutto serve creare dentro di noi una nuova immagine di sé, una che riesce a fare da padrone del proprio tempo.

Uno dei primi passi importanti è evitare la procrastinazione delle attività veramente importanti, cosa che avviene quando non abbiamo un programma chiaro e modulato per affrontare la giornata lavorativa e non.

La paura di insuccesso o di prendere responsabilità in quel preciso momento ci fa cadere dentro all’illusione della “via facile”, facendo proprio il “lato oscuro” ( parafrasando la saga di Guerre Stellari) del rimandare che poi non fa altro che ingigantire la mole di lavoro nei giorni a venire, aumentando il livello di stress e preoccupazione.

Questa è già un’ abitudine da eliminare, perché nel nostro piccolo lo facciamo quotidianamente magari senza accorgersene o non dando peso al fatto che ci ritroveremo questo “debito” di tempo più avanti ingigantito e spaventoso.

La pianificazione è la sola medicina contro questo comportamento umano.

La capacità di allenare la nostra mente ad affrontare passo dopo passo ogni attività che ci riguarda partendo anche da quelle più difficili e dedicando loro poco tempo inizialmente per poi aumentare la quantità di ore occupata.

Il planning delle cose da fare può far star meglio, calibrando bene gli sforzi e alternando momenti di intenso lavoro ad altri dove ci possiamo rilassare o ricaricare.

Cercando di contemplare sempre dello spazio alle attività strategiche, davvero importanti, quelle che se identificate o già inquadrate ti renderanno di più sotto ogni aspetto.

Dell’inquadramento delle priorità ne abbiamo già parlato (matrice di Covey) ma è bene ricordare che è alla base di una buona pianificazione.

Conoscere ciò che veramente è importante per noi può sembrare scontato ma se ci si trova a pensare bene, magari davanti a un foglio bianco, dovendo compilare una lista, sicuramente passeranno alcuni minuti prima di fare una scelta fra le cose decisive da svolgere nel quotidiano e ancor di più nel lungo raggio di un anno.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare ?), eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata (il traffico incontrato per andare a lavoro, per esempio), sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

Certo come scritto, non è solo colpa nostra, un certo spreco di tempo ci è indotto da eventi esterni o da altri, ma proprio questi momenti sono spazi dove costruire la propria sopravvivenza contro questo falso stress, tramutandoli in occasioni costruttive e non di ineluttabile passaggio di tempo inutile.

Come? Partendo proprio dai momenti di vuoto in cui, come nel foglio bianco di prima, si può iniziare a pensare intimamente ai nostri sogni, ad avere nuove idee o semplicemente a svuotare la nostra mente dalle false urgenze del momento.

Lo psicologo Amos Tversky ha scritto così:

Ci ritroviamo a sprecare anni della nostra vita, pur di non sprecare qualche ora delle nostre settimane.

Per esempio, quando ci ritroveremo imbottigliati nel traffico, invece di ascoltare passivamente la radio, potremo ascoltare un corso formativo su argomenti per noi importanti, riflettere se tutto quanto fatto il giorno precedente, se ci ha effettivamente premiato o privato di qualcosa, rilassarsi con la musica davvero preferita per dare carica oppure tranquillità; evitando magari di imprecare contro un evento negativo che oramai sta accadendo e contro cui si può fare poco o nulla (la fila di macchine infinita).

Questo è solo un esempio ma forse efficace per comprendere quanto ci è indotto in noi il buttar via tempo ma quanto poi ci lasciamo sopraffare da questo spreco senza reagire efficacemente.

Una volta compresa l’importanza di affrontare con una pianificazione mirata la propria vita e liberati dai pensieri limitanti ci si potrà dedicare allo studio…sì perché un po’ di studio serve anche per capire le dinamiche del proprio comportamento al riguardo delle nostre azioni.

 

E su questo argomento si aprirà un nuovo capitolo di cosa può offrirti Kryva nel prossimo futuro.

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Il tempo dedicato alla pianificazione

Il tempo dedicato alla pianificazione

17 Ottobre 2018 No comments

Il tempo passa per tutti, ma non ugualmente per tutti.

 

Perché dico questo? Perché il tempo che passa, ma pieno, è ben diverso del tempo che passa, ma sprecato. La grande differenza è sul risultato: lasciare qualcosa o meno. Lasciare questo mondo pieno di esperienze o solo con un mucchio di cose inutili con cui hai riempito la tua vita.

Quando parlo di pianificazione spesso sento dire: ma come faccio? Non ho tempo per tutte queste cose tra agenda e tool…

Devi capire che la pianificazione è un investimento! E come ogni investimento da i frutti nel tempo. Ogni mezz’ora di planning può regalarti 2 ore al giorno. Quindi spendendo alcuni giorni per la pianificazione annuale, poi di seguito dedicando 10 minuti al giorno a questa attività non fa altro che aiutarti a ridurre il tempo sprecato.

Il tempo è uguale per tutti, ma siamo noi il pilota che può decidere con cosa riempirlo.

La teoria di Pareto torna anche questa volta: ci dice infatti che dell’80% che facciamo solo il 20% si trasforma in risultati, mentre il 20% di poche attività ci rende l’80% dei risultati. Queste  ultime sono distribuite quotidianamente dentro le nostre abitudini e nel bisogno di stare nella zona comfort, facendo cose a cui siamo più abituati.

L’organizzazione è da sempre la mia passione, sono cresciuta tra taccuini e agendine, e ho avuto la fortuna di avere una maestra che mi ha insegnato come pianificare la gestione dei compiti. Mi ha insegnato Lei le 3 regole fondamentali: priorità, pianificazione e verifica, con il concetto base dell’iniziare dal compito più difficile.

Sono quasi sicura che lei all’epoca non conoscesse né Stephen Covey né Brian Tracy, eppure ci ha spiegato inconsapevolmente e in modo molto semplice e comprensibile la matrice di Eisenhower o Covey e la teoria Eat the frog di Tracy.

Sono stata sempre molto attratta dalla pianificazione e dall’organizzazione. Infatti il mio metodo e il mio quaderno a spirale mi hanno salvato la vita (lavorativamente parlando) quando in poco tempo mi sono ritrovata, come assistente personale, a gestire le 3 segreterie direzionali più grandi della Ferrari, sostituendo in pratica 3 colleghe.

Ho sempre visto tante difficoltà nell’ambiente di lavoro , indipendentemente che si trattasse di aziende molto conosciute o di liberi professionisti. Il problema nasce dalle persone. La maggior parte delle persone, nonostante le loro competenze importanti, non ha mai studiato e neanche considerato i metodi della gestione del tempo e della pianificazione.

La persona che non sa gestire il proprio tempo, non saprà gestire nemmeno il tempo dell’azienda. Mettendo insieme tante persone con questa lacuna non può non nascere che il caos costante che poi accompagna la vita di quasi tutti i dipendenti, manager e direttori.

Qualche tempo fa ho realizzato che il problema più diffuso nella vita lavorativa, dai freelancer ai direttori, oltre proprio alla gestione del tempo è la mancanza di metodo. Vedo che le persone hanno bisogno come il pane di costruirsi un proprio metodo.

 

Col tempo ho anche realizzato di essermi creata un mio metodo, che mette insieme la pianificazione tradizionale e le tecnologie dei nostri giorni.

 

Viviamo in un momento molto complesso, dove la capacità di capire quando concentrarsi e su cosa sta diventando vitale per la sopravvivenza.

Proprio per le difficoltà che vedo tutti i giorni lavorando quotidianamente o ricordando i passati momenti dove la gestione del tempo era totalmente lasciata al caso mi sento di dover dare il mio contributo per aiutare chi si sente perso tra gli impegni lavorativi senza vedere una fine all’accavallarsi caotico degli appuntamenti e delle attività.

Per aiutare a far aprire gli occhi a molti su quanto sia importante la questione del tempo male organizzato ho deciso di mettere insieme tutte le teorie e le pratiche che ho imparato e studiato, durante questi anni, per poter gestire il mio tempo.

Infatti credo che sia comune ritenere scontato affrontare la giornata lavorativa e anche la vita privata senza programmare minimamente ma con una semplice gestione a vista delle attività.

Il mio metodo che non è altro che una sintesi di altri metodi efficaci può dimostrare come si può guadagnare tempo e qualità della vita con un minimo impegno e costanza, rendendo alcune le buone pratiche di pianificazione nostre abitudini.

 

 

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Come condividere il calendario con l’assistente personale

Come condividere il calendario con l’assistente personale

6 Giugno 2018 No comments

Quando inizi la collaborazione con una assistente personale la prima volta, con grande probabilità, ci sono due attività da seguire: la gestione del calendario e la gestione della posta.

 

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende?

Puoi quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

 

Ma ora guardiamo come e perché condividere il proprio calendario con altre persone

 

Puoi farlo sia con una persona sola che con un gruppo di persone, quindi puoi eventualmente dare visibilità dei tuoi impegni alla tua famiglia o al tuo team.

 

Qualche esempio pratico per usare Google Calendar:

 

  • gestione delle consulenze
  • gestione di appuntamenti clienti
  • gestione di servizi prenotati da clienti
  • gestione ferie team
  • gestione turni team
  • gestione per la prenotazione di una sala o location
  • gestione impegni della famiglia
  • piano editoriale blog

Se lo fai per la prima volta potrebbe darti fastidio il fatto che qualcuno “entri” nella tua vita. Non preoccuparti, non sei da solo! Ricordati che quando decidi di condividere il tuo calendario puoi comunque decidere in che modo il delegato può visualizzare i tuoi eventi e se può apportare modifiche, e di questo ne parliamo qui sotto.

 

Condividere un calendario esistente

 

Apri Google Calendar sul tuo computer. ( Non puoi condividere calendari dall’app)

A sinistra, trovi la sezione “I miei calendari”.

Passa il mouse sopra il calendario da condividere, fai clic su Altro   e poi su Impostazioni e condivisione.

Per condividere con persone singole: nella sezione “Condividi con persone specifiche”, aggiungi l’indirizzo email della persona con cui condividere il calendario.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Creare un nuovo calendario da condividere

 

Sul computer, apri Google Calendar.

A sinistra, sopra “I miei calendari”, fai clic su Aggiungi   e poi su Nuovo calendario.

Aggiungi il nome del calendario e clicca su Crea calendario.

A sinistra, fai clic sul nome del tuo nuovo calendario.

Nella sezione “Autorizzazioni all’accesso”, scegli un’opzione dal menu a discesa.

Se vuoi aggiungerne qualcuno, fai clic su Aggiungi persone nella sezione “Condividi con persone specifiche”.

Aggiungi persone e fai clic su Invia.

 

Condividere con persone che non utilizzano Google Calendar

 

L’unico modo per permettere a chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il tuo calendario è renderlo pubblico. Ma non te lo consiglio perché vuol dire che chiunque può vederlo.

Se lavori in team i membri devono utilizzare gli stessi tool!

 

Visibilità del tuo calendario

 

Qualche informazione importante per gli scettici…

  • Le persone del tuo team possono trovare il tuo calendario, mentre le persone che non fanno parte del team non potranno vedere il tuo calendario.
  • Se inviti a una riunione qualcuno che non fa parte del tuo team, potrà visualizzarne solo le informazioni.
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento: le persone del team possono visualizzare i dettagli degli eventi del tuo calendario, a meno che non li contrassegni come privati(!!!).
  • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): le persone del team possono vedere se a una determinata ora sei disponibile oppure occupato, ma non possono visualizzare i nomi o i dettagli degli eventi.
  • Ed infine, chiaramente, gli accessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.

 

Aggiungere persone a un evento

 

Se dovessi organizzare una riunione presso la tua sede con partecipanti esterni comunque puoi invitarli tramite il Google Calendar, anche se non fanno parte del tuo team.

Basta cliccare sulla sezione Invitati sulla destra e inserire semplicemente il loro indirizzo email. In questo caso chiaramente non devi flaggare la possibilità di modificare l’evento, potranno semplicemente visualizzare l’evento.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere il calendario con l’assistente personale
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Scopriamo le azioni su Trello

Scopriamo le azioni su Trello

30 Maggio 2018 No comments

Abbiamo già parlato su come strutturare la board e di conseguenza le liste, abbiamo scoperto anche le funzioni indispensabili all’interno delle card per gestire le micro attività, ed ora capiremo le azioni sia all’interno delle card, ma anche tra le board.

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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Azioni su card

 

Se apri una card sulla destra, nel blocco inferiore troverai le varie azioni che puoi gestire.

Puoi spostare la card, scegliendo la board e la lista, addirittura anche il numero di posizione della card.

Funzione ancora più interessante è quella di copiare la card. Cliccando su Copia si apre una finestra dove impostare il nome della nuova scheda, se mantenere le checklist e le etichette applicate, poi naturalmente la board, la lista e il numero della posizione.

Questa funzione è molto utile quando una card passa in lavorazione di un altro team, il quale ha una board separata. In questo modo potrai trasferire in modo molto veloce le informazioni e quindi aprire una card dell’altro team. All’interno della nuova card naturalmente potrai fare tutte le modifiche necessarie già spiegate nell’ articolo precedente.

Sempre da questo blocco potrai anche archiviare la card (rimane sempre recuperabile per il futuro) o inviare il suo url per email.

 

Azioni sulle liste

 

Se clicchi sui tre puntini di una lista si apre una finestra di menù; potrai quindi copiare, spostare la lista o archiviare la lista, ma anche copiare o spostare tutte le card al suo interno.

 

Azioni sulla board

 

All’interno della tua board tra le liste potrai muovere liberamente le tue card; direi che questa è la funzione più soddisfacente di Trello. Con questa modalità di drag and drop (trascina e rilascia) proverai soddisfazione ogni volta che sposti una card dal “da fare” a “in corso” ed infine a “completato”.

 

Pagina iniziale e la raccolta delle board

 

Finora non ne abbiamo perlato, anche se ti sarai immaginato, potrai creare diverse board, per i vari settori della tua attività, ma anche per la vita privata, o per i tuoi clienti.

Quindi nella dashboard troverai tutte le tue board. Per non creare confusione conviene creare dei gruppi, per le categorie appena menzionate, e tutto questo è possibile dal menù dal lato sinistro.

Cliccando su uno dei gruppi ti si aprirà una finestra con dei punti salienti del gruppo, quindi volendo potrai rispondere ai commenti senza dover entrare nella board e nella card.

In basso sul lato destro troverai anche il menù di questo gruppo dove gestire i suoi membri e le sue impostazioni.

Se ti servisse riorganizzare le tue board e quindi cambiare gruppo, è possibile anche questo, ma in questo caso dovrai aprire la board coinvolta e cliccare su Altro, Impostazioni ed infine Cambia gruppo.

 

Trello è molto semplice, eppure all’inizio potrebbe sembrarti complicato come strutturare in modo efficace una board. Se è così potrai sempre contattarmi e richiedere una consulenza!

 

 

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Krisztina FekecsScopriamo le azioni su Trello
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Google Calendar avanzato per essere ancora più produttivi

Google Calendar avanzato per essere ancora più produttivi

23 Maggio 2018 No comments

Oggi ti parlo di un tool, Google Calendar, molto conosciuto e usato per programmare la propria agenda, ma approfondendo quegli aspetti riguardanti modalità molte volte trascurate ma molto efficaci.

 

Come succede spesso la maggioranza degli utenti si ferma a un utilizzo generico senza approfondire tutte le funzioni presenti, perdendo l’occasione di applicare quelle che poi fanno la differenza.

Iniziando, sul menù di sinistra trovi l’elenco dei calendari che visualizzi e semplicemente con un flag puoi scegliere quali vedere insieme sul tuo display.

 

Se passi sopra a un calendario scelto, nell’angolo a destra, appaiono i soliti tre puntini con i quali puoi aprire la finestra per le opzioni del tuo calendario.

Da questo elenco puoi gestire operazioni molto importanti come:

Condivisione calendario

 

E’ indispensabile in casi come quando la tua collaboratrice deve essere a conoscenza dei tuoi impegni oppure in presenza di un calendario condiviso con tutto il team dove gestire, per esempio, le trasferte dei membri.

Integrazione calendario

 

Altra opzione molto importante è Integrare il calendario, dove si può trovare per esempio l’url del tuo stesso calendario eventualmente da integrare in un’altra applicazione o addirittura il codice se volessi fare un “embedding” per un sito web.

 

Ora passiamo invece alle funzioni raggiungibili dalla scheda di un (nuovo) evento

 

Se vuoi risparmiare tempo nel caso di un evento ricorrente conviene crearlo per tutto il periodo che occorrerà, in questo modo lo trovi sempre sul tuo calendario, e comunque se serve potrai sempre modificare i singoli eventi. Prima o poi capita che quella call settimanale dovrà essere spostata, vero?

Se si tratta di un evento fuori sede conviene impostare anche la località / luogo; qui con un semplice bottone potrai utilizzare l’altra applicazione della famiglia Google, Maps.

Qui sotto trovi un esempio dell’inserimento del luogo.

 

Ma eccoci a una delle funzioni più importanti per me di Google Calendar; la possibilità di assegnare diversi colori agli eventi. Perché può essere utile?

 

E’ semplice, se usi sempre gli stessi colori per gli eventi simili, dopo qualche giorno avrai la visuale degli impegni a colpo d’occhio, e questo ti renderà sia più consapevole che più produttivo nella gestione delle tue giornate. E forse anche più tranquillo.

Per farti qualche esempio concreto, di seguito un elenco di eventi per i quali io uso sempre colori diversi:

  • Call e/o webinar
  • Impegni fuori sede
  • Blocchi fissi di lavoro con focalizzazione

Nel caso di blocchi fissi per esempio puoi inserire i blocchi sulla base della tua organizzazione personalizzata, quindi tenendo conto dei tuoi orari e degli impegni famigliari, ma volendo anche il tuo livello d’energia.

Nelle immagini seguenti puoi vedere la modalità di assegnazione del colore per evento.

 

Su Google Calendar puoi anche qui creare le ricorrenze per tutto l’anno, aggiornando poi i singoli eventi settimanalmente.

Questo metodo ti aiuterà a rendere più produttive le tue giornate, perché quando dovrai fissare una call o un appuntamento fuori sede, eviterai, possibilmente, di inserirlo in un orario quando hai un blocco di lavoro con focus dove necessiti di concentrazione.

Perché? E’ chiaro che dobbiamo essere flessibili e adattarci alle eventualità, ma con questo eviti di avere giornate piene di impegni e con la sensazione di non aver combinato nulla o di aver fatto troppo.

Se fai le tue due ore di focus e poi dopo, per esempio, fai due call  ti sentirai molto più produttivo come se avessi spezzato la tua giornata con queste call.

E’ dimostrato che interrompendo continuamente i momenti di maggior concentrazione, nel momento di ripresa dell’attività di focus non si ha più tempo e testa per lavorare su quella cosa davvero importante, rovinando la gestione delle priorità che ci siamo dati.

Ecco una schermata nel momento in cui crei una ricorrenza.

 

Come detto all’inizio, Google Calendar ti permette di creare diversi calendari e poi decidere quali visualizzare insieme. Quindi potrai averne uno per gli impegni della famiglia, uno per il lavoro, altri condivisi con i clienti, uno magari per il tuo piano editoriale e così via.

Personalizzi come ti trovi più comodo e col tempo metterai a punto la tua agenda integrando quello che ha funzionato e eliminando o spostando ciò che non è stato congeniale per la tua giornata tipo.

 

Krisztina FekecsGoogle Calendar avanzato per essere ancora più produttivi
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Come e perché iniziare a usare Trello

Come e perché iniziare a usare Trello

9 Maggio 2018 No comments

Trello è un software/tool di project management potentissimo!

Ecco perché ti innamorerai subito di questo tool:

  • È molto semplice e intuitivo
  • Puoi usarlo ovunque, sia per lavoro che per la vita privata
  • Con Trello puoi gestire letteralmente TUTTO a partire dai progetti semplici fino a quelli molto complessi
  • Puoi condividere informazioni e documenti con i tuoi collaboratori
  • Puoi coordinare il tuo team
  • Tutto questo già con la versione GRATUITA

 

Non ne puoi più di sentir parlare di tool fantastici che alla fine ti fanno perdere tempo perché sono complicati e poi alla fine capisci che non fanno per te? Succede spesso, ma ti assicuro che questa volta è diverso e ti invito a provarlo perchè altrimenti non potrai mai sapere se fa per te o meno.

La nostra vita è diventata davvero complessa e spesso sentiamo il bisogno di un supporto che ce la alleggerisca. Serve semplificazione per poter avere una visuale completa sulla nostra vita. E questo ti aiuta a tenere in mente i tuoi obiettivi principali, avere la tua life mission sempre davanti agli occhi.

Trello con le sue caratteristiche ha conquistato millioni di persone nel mondo, e se superi la tua resistenza al cambiamento e ti dedichi un po’ più di tempo allo studio di questo tool di project management capirai anche tu quanta soddisfazione potrai avere con una pianificazione costante.

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

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Partiamo dalle basi, per capire come è strutturata Trello.

Gli elementi chiave sono solo 4, ma permettono di gestire ogni situazione:

 

1- Board

Io preferisco mantenere il nome in inglese, la parola “lavagna” mi sembra stretta per le sue funzioni.

La board (la lascio al femminile) quindi è il contenitore principale, rappresenta il progetto; contiene tutte le attività relative a esso e tutte le funzioni per la gestione delle attività ma anche per il coordinamento dei collaboratori.

Sorprendentemente la versione gratuita non impone nessun limite per il numero delle board. Quindi potrai avere un numero infinito di progetti, sia di lavoro che per la tua vita privata.

La board può essere settata in modalità privata (solo i membri invitati possono vederla), come team visibile (la vedono tutti i membri del tuo team), oppure pubblica (chiunque può vedere tramite un url visitabile).

Più avanti quando avrai diverse board o bacheche potrai anche organizzare le board a seconda dei settori che vuoi impostare, ma di questo parliamo più avanti.

 

2- Liste

Le liste sono le colonne verticali all’interno della board. Rappresentano uno stato, per esempio “da fare” – “in corso” – “ completato”. Le liste praticamente coincidono con le fasi della procedura, per cui possono essere poche ma anche tante, a seconda del tipo di progetto.

Per me la scelta delle liste è una delle azioni più importanti per creare una board che funzioni. Infatti, prima di iniziare a lavorare su Trello, dovrai magari prenderti un po’ di tempo per capire i flussi del tuo progetto. Chiaramente durante la gestione del progetto possono cambiare le necessità e tu potrai anzi dovrai adattare le liste alle nuove esigenze.

Se nel flusso diventa necessario integrare un altro passaggio, di conseguenza dovrai inserire una nuova lista. Fortunatamente Trello è molto flessibile, in qualsiasi momento puoi spostare le tue liste, crearne delle nuove, o modificare la loro sequenza. Anche qui senza limite di numero di liste.

 

3- Card

La card o scheda è il contenitore della singola task o attività e si trova all’interno di una lista. Alla card puoi aggiungere i membri del tuo team, assegnare una scadenza, creare all’interno delle check list, dividere anche in micro task, caricare file e immagini e aggiungere dei messaggi eventualmente taggando gli altri membri del team.

La card è spostabile tra le varie liste, in effetti in questo modo la tua card può percorrere il percorso previsto dalla tua procedura, e tu dovrai seguire i vari step nel tempo.

Avere questa visibilità dei flussi ti da la possibilità di avere sempre la situazione sott’occhio, mentre il nostro cervello segue molto più facilmente la procedura.

Per non parlare poi della soddisfazione quando la tua card raggiunge l’ultima lista, quella completata.

In realtà all’interno della card ci sono ancora più funzioni, ma di questo ti parlerò più avanti.

 

4- Menù

Sul lato desto dello schermo trovi il menù che ti permette di gestire i membri della board, e gestire le varie impostazioni.

Per iniziare a usare bene Trello, come per goni cosa, il primo step è semplicemente INIZIARE.

Per cui ti faccio il riassunto di quello che dovresti fare subito:

  • Pensare a un piccolo progetto di lavoro o a un piccolo evento di famiglia
  • Percorrere mentalmente le fasi della tua procedura ideale
  • Aprire la tua prima board (consiglio modalità privata per tenere lontani i curiosi) cliccando sul pulsante + in alto a destra

Board

  • Creare le tue liste ripensando alle fasi della procedura cliccando sul pulsante “ Aggiungi un’altra lista

Lista

  • Inserire la prima card sotto la prima lista cliccando su “Aggiungi un’altra scheda”

Card

  • Sul Menù ci sono molte funzioni che ti suggerisco di guardare più avanti. Magari puoi cambiare lo sfondo per personalizzare la tua board, scegliendo un’immagine adatta al tema.

Come puoi vedere è molto semplice e intuitivo. Ma al tempo stesso, se vuoi vedere risultati sulla tua organizzazione, devi impostare  precise liste (priorità) scindendo in altrettante definite task (attività) che ti permetteranno di seguire più efficacemente il flusso del progetto.

Per ora mi fermo qui. Riprenderemo, nella prossima guida, con l’approfondimento sulla creazione e sulla impostazione della card.

 

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Introduzione alla nuova Gmail

Introduzione alla nuova Gmail

2 Maggio 2018 No comments

La nuova interfaccia di Gmail è uscita ormai un anno fa, ma ci sono ancora delle novità! 

Nella seconda metà dell’articolo trovi le funzioni più smart di questa piattaforma.

Ci sono tre modalità di aspetto, Predefinita, Normale e Compatta.

Già In Predefinita è possibile scorgere una novità: ci sono 4 comandi Archivia, Elimina, Segna come da leggere o già letto e Posticipa a fianco a destra dell’intestazione di un messaggio.

Quest’ultimo comando permette di rinviare e rimuovere le email a cui non possiamo rispondere subito, archiviandoli nella cartella Posticipati, presente nel Menu principale.

In questo caso la nuova Gmail mette a disposizione la possibilità di avere dei promemoria di risposta o seguito a risposte a email rimandate, facendolo in maniera intelligente.

Infatti nella parte superiore della Posta in arrivo si potrebbero vedere email con date precedenti e un suggerimento che invita a rispondere o a inviare un follow-up.

In Normale più simile all’attuale interfaccia, con grafica più sintetica, sono presenti più mail senza icone dei quattro comandi che abbiamo citato sopra.

In Compatta invece si rende il tutto compatto, appunto, e maggiormente scarno per chi preferisce avere una visualizzazione essenziale.

Una volta scelta la modalità di aspetto possiamo entrare nella nostra inbox e scoprire le ulteriori novità, con la possibilità reversibile di poter tornare alla attuale configurazione tramite Torna alla versione classica.

La prima macroscopica novità è la barra laterale tramite cui si può accedere ai servizi di Calendar, dove visualizzi il programma della giornata, alla funzione Keep per creare appunti e note da inserire rapidamente e Tasks dove aggiungere cosa da fare o scadenze divise in fasi successive selezionabili (flag).

In più è presente la voce Componenti aggiuntivi dove si può installare ulteriori strumenti Gmail per gestire i nostri messaggi.

Altra novità è la possibilità di aprire gli allegati direttamente dalla lista delle email, senza dovervi entrare dentro, rendendo così più immediata l’apertura dei documenti o foto allegate. Se scegliamo la modalità Predefinita, visualizzeremo un’anteprima degli allegati nella Posta in arrivo.

Altra nuova funzione è la Smart Reply cioè la possibilità di scegliere tra risposte già pronte e intelligenti, visto che si rendono disponibili a seconda del testo e dell’oggetto della mail, per replicare velocemente quando non c’è bisogno di articolare una risposta più complessa.

Visti i recenti fatti riguardo alla riservatezza dei dati personali ci sono anche novità riguardanti questo importante e delicato aspetto.

La modalità Confidential offre maggiori tutele come la possibilità di distruggere le email inviate dopo un dato periodo (impostabile) e l’impossibilità di farle inoltrarle e stamparle o ancora la creazione di password inviata tramite sms all’effettivo autentico destinatario per essere sicuri che sia solo lui/lei stesso a leggere la nostra missiva riservata.

Ultimo aspetto la sicurezza garantita dagli Alert mostrati più chiaramente in caso di posta a rischio presenza di virus, tramite nuovi algoritmi che valutano la presenza di phishing.

Tutorial Trello gratuito

Ti senti perso nella giungla dei nuovi tool e applicazioni? Non sai come organizzare il tuo ufficio smart in modo semplice e veloce? Per iniziare scarica la mia guida GRATUITA di Trello QUI!

 

Aggiornamento sulle novità di Marzo 2019

 

 

Partiamo proprio dall’ambito privacy o confidenziale della nostra posta Gmail.

 

Un novità è di poter controllare gli eventuali accessi fraudolenti, magari da paesi remoti, cliccando l’icona dell’account posta in alto a destra sulla posta in arrivo e andando poi su Controllo della Privacy e Gestisci Attività Web e App. Nel caso vediate degli accessi dubbi conviene cambiare la password del vostro account.

Un altra opzione molto comoda e, direi, sempre attuale è quella di poter annullare un’iscrizione ad una newsletter, che nel frattempo è diventata fastidiosa o non ci interessa più. Lo si può fare con il pulsante Annulla iscrizione posto vicino all’indirizzo del mittente.

Ultima novità, in tema sicurezza, è quella di poter aggiungere un sito, nel momento in cui ci registriamo, nel proprio account, in modo tale da poterne stoppare l’iscrizione quando si vuole e poter anche vedere le condivisioni che quel sito ha fatto con il proprio account.

 

Ci sono inoltre comandi che facilitano la gestione della casella Gmail.

 

La prima è quella di poter delegare il proprio indirizzo email a chi si vuole in un momento in cui non si possa consultare o gestire in prima persona la propria posta.

Lo si può fare andando su Impostazioni, Account, Importazione e Aggiungi un altro account (quest’ultimo deve essere sempre un account Gmail).

Questo delegato potrà inviare ed eliminare email senza sapere la password e senza intaccare i dati sensibili dell’account.

E nel caso non ci si voglia affidare a un delegato si può programmare le email sia con data che con orario esatti. Ci sono momenti prestabiliti, tipo stasera o domani, ma si può personalizzare come meglio possa servire.

Altra novità, sicuramente allettante, è la possibilità di creare indirizzi secondari, sempre collegati al nostro account ma con dentro maggiori informazioni riguardanti magari la nostra azienda, un nostro soprannome, un secondo cognome di famiglia.

Più semplicemente ora c’è la possibilità di avere un indirizzo secondario da poter usare per molteplici finalità.

Chiaramente le email ricevute lo saranno dentro alla casella dell’account originale, o più semplicemente dentro alla casella disposta in arrivo dell’indirizzo principale.

Per i più si può avere anche un dominio diverso da quello di Gmail nel caso di aziende o uffici ove un dominio sia già presente, in modo da poterlo aggiungere nell’account Gmail inserendo i suffissi Imap.

Anche in questo caso per avere tutto nella casella di posta in arrivo dell’indirizzo principale.

Ultima opzione di utilità operativa è quella di richiamo della email. Quante volte è capitato di aver mandato frettolosamente o inconsapevolmente qualcosa di sbagliato o inappropriato, con la paura di non poter far più nulla e aver creato i presupposti per una figuraccia o una gaffe. Ecco, ora in Impostazioni, su Annulla invio si può impostare i secondi di stand by in cui una email può stare prima di finire nella casella di posta del destinatario. Tempi utili disponibili 5, 10, 20 o 30 secondi.

 

Le ultime novità di cui vi scrivo riguardano alcune link facili che possono risultare comodi.

 

Un link è quello della capacità di collegarsi immediatamente a un indirizzo fisico presente in un mail ricevuta. Dove sono presenti indicazioni stradali, vengono subito rilevate creando un link sula destra dove poter cliccare per consultare la mappa.

Sulla falsariga di WhatsApp si può inviare messaggi vocali o video in diretta ai contatti della rubrica usando l’integrazione con Google Hangouts. Così si può partecipare a chiamate live cliccando in basso a sinistra sull’interlocutore con cui si vuol dialogare.

Credo di aver menzionato le ultime novità di Gmail e a questo punto non mi resta che augurare una migliore gestione della vostra casella!

 

 

 

Krisztina FekecsIntroduzione alla nuova Gmail
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I 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare

I 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare

18 Aprile 2018 No comments

Quando si tratta di mettere in azione la tua lista di cose da fare, ci sono un sacco di consigli a cui prestare attenzione. Ma quali sono i veri dati di fatto e quali invece sono semplici fantasie?

 

Ecco cinque miti sulla produttività che si dovrebbe imparare a non considerare così inamovibili a priori. O almeno a considerarli idonei soltanto dopo averli trovati veramente efficaci nella propria esperienza quotidiana di lavoro.

Qui di seguito sono raccolte le 5 frasi delle più frequenti, sulle buone pratiche da avere per essere più produttivi.

 

Mito 1: il multitasking è intrinsecamente negativo 

 

Sì, il concetto di saltare costantemente da una cosa da fare all’altra ha effetti sulla tua produttività. È importante notare, tuttavia, che il passare da un’attività a un‘altra non è la stessa cosa del multitasking.

Invece, il multitasking si basa sul concetto di fare più di una cosa alla volta. E ci sono alcune note positive nel praticarlo.

In questi casi, fare più cose contemporaneamente massimizza il tuo tempo e in molti casi migliora la tua performance. La chiave è che i compiti sono complementari piuttosto che concorrenti, richiedendo lo stesso sforzo cognitivo o tipo di concentrazione.

 

Mito n. 2: le persone mattiniere sono più produttive

 

Probabilmente hai sentito consigli come questo, ripetuti più e più volte: per avere una giornata produttiva, è necessario iniziare presto. Per trasformarti magicamente in una persona efficiente e mattiniera.

Niente naturalmente contro chi è mattiniero, ma non è necessariamente vero che ci renda più efficaci, almeno tutti i giorni.

Prendiamo per esempio uno studio condotto da scienziati dell’Università di Liegi in Belgio. La ricerca ha incluso 31 partecipanti, 15 dei quali si sono vantati di essere i nottambuli più importanti, mentre gli altri 16 si sono classificati come mattinieri.

Passando due notti in un laboratorio del sonno, i due gruppi hanno avuto differenze di circa quattro ore nei loro schemi di sonno. Ad esempio, se i mattinieri volavano fuori dal letto alle 7 del mattino, i nottambuli non si sono alzati fino alle 11:00.

Un’ora e mezza e 10 ore e mezza dopo i loro tempi di sveglia, i partecipanti hanno fatto un test di reazione della loro capacità di mantenere l’attenzione focalizzata mentre una risonanza magnetica ha misurato la loro attività cerebrale.

Nel test mattutino che si è verificato poco dopo la sveglia, non c’era una vera differenza tra i mattinieri e i nottambuli. Ma durante il test di sera? I nottambuli erano molto meno intontiti e avevano tempi di reazione molto più reattivi dei primi mattinieri. Quindi, in parole povere, chi si alza dopo può rimanere mentalmente sveglio più a lungo, prima di sentirsi esausto.

Per quanto riguarda la risonanza magnetica della funzione cerebrale, questa ha confermato tali risultati. Dieci ore e mezza dopo il risveglio, le persone mattiniere avevano un’attività cerebrale molto più bassa in regioni legate a funzioni come l’attenzione.

Anche alcune ricerche dicono che anche i nottambuli sono più reattivi nel corso della giornata. Uno studio diverso su 420 partecipanti ha rilevato che i nottambuli hanno superato i mattinieri in alcuni test di intelligenza, in particolare nella memoria di lavoro e nella velocità di elaborazione. E il vero colpo di scena? Quel risultato non cambiava anche quando i test venivano fatti nelle ore del mattino.

 

Mito n. 3: il modo migliore per battere una crisi è prendersi una pausa

 

Stai affrontando un blocco creativo da cui non vedi la via d’uscita e, se tieni conto dei molti dei consigli più ricorrenti, devi staccare per un po’ e ti vai a fare una passeggiata, lavori su qualcos’altro, o fai davvero qualsiasi cosa che ti distrae da ciò che ti fa sentire confuso.

Mentre ciò potrebbe farti sentire meglio, non è in realtà sempre il modo migliore per farcela. La scienza dice che il modo più efficace per arrivare dall’altra parte di un blocco creativo è fare la cosa che sembra impossibile: continuare a spingere per riuscire a sbloccarsi.

Secondo una ricerca della Kellogg School della Northwestern University, la perseveranza è tutto ciò che serve per approdare alle tue idee più grandi.

Durante lo studio, i partecipanti hanno analizzato idee creative (nella forma di piatti originali da servire durante la cena del Ringraziamento) durante due brevi periodi di tempo. Quando la prima parte di tempo si è esaurita, è stato chiesto loro di stimare quante più idee potevano generare durante il secondo periodo.

In media, i partecipanti si sono sottovalutati. Hanno predetto che potevano generare altre 10 idee durante quel secondo intervallo di tempo. Tuttavia, in realtà sono arrivati ​​più vicini a 15.

E la scoperta più interessante? Le idee erano anche molto più creative durante quel secondo blocco temporale.

 

Mito n. 4: togli di mezzo il lavoro inutile completando i compiti facili prima dei progetti complessi

 

Forse la maggior parte delle persone riempie l’inizio della sua giornata di lavoro con tutti i tipi di attività meno strategiche , come rispondere alle email e mettersi in contatto con i colleghi per esempio.

Si può immaginare che sia proficuo togliere di mezzo tutte quelle piccole cose per concentrarsi poi sul lavoro più grande che è il vero obiettivo per quel giorno. Un po’ come fossero le faccende di casa mentali.

C’è un fondo di merito a questa idea, dedicarsi alle attività meno strategiche per poi buttarsi a capofitto su quelle veramente decisive. Ma forse è sbagliato il momento temporale. Molti psicologi ed esperti affermano che in genere è molto meglio dare il via alla tua giornata con qualcosa di più grande e più significativo, o persino un compito che temi.

Probabilmente hai sentito parlare del modo di dire di “mangiare la rana”, che fa riferimento a una vecchia citazione di Mark Twain. Se inizi la tua giornata con qualcosa di veramente “indigesto”, puoi alimentare il resto del giorno sapendo che il peggio è dietro di te.

Infatti lo psicologo Ron Friedman, autore del libro The best place to work spiega che le prime tre ore dei nostri giorni lavorativi sono in realtà i momenti nei quali siamo più concentrati.

“Se finiamo per dilapidare quelle prime tre ore reagendo subito alle priorità di altre persone , che in definitiva è la segreteria telefonica o l’email, ci sarà sempre una lista di altre persone che richiedono il nostro tempo e che finisce per usare le nostre ore migliori e per non farci essere abbastanza efficaci come potremmo essere… “Friedman spiega in un Harvard Business Review Ideacast.

E ulteriormente, mentre ci spostiamo nel pomeriggio, sperimentiamo una diminuzione del funzionamento cognitivo. Quindi, affrontare il tuo lavoro più importante per prima cosa potrebbe essere solo il modo per una giornata lavorativa più produttiva.

 

Mito n. 5: essere produttivi significa ottenere tutto quello che c’è nella tua lista di cose da fare in un sol giorno

 

Quando immagini una giornata produttiva, che aspetto ha? Sfortunatamente per la maggior parte delle persone, è fin troppo facile confondere i termini “occupato” e “produttivo”.

Vogliamo una casella di posta elettronica vuota e una lista di cose da fare che sembri che sia passata attraverso un distruggidocumenti, come oggetto di vanto alla fine di una sessione di lavoro piena zeppa. Ma, sappi, questi non sono i veri indicatori dei tuoi livelli di produttività.

Certo, ti potresti sentire meglio se riuscissi a ridurre la posta in arrivo da 382 a 150, ma chiediti questo: è stato davvero l’uso più efficiente del tuo tempo? Oppure, sarebbe stato meglio dedicare quelle ore a fare progressi significativi su quella presentazione strategicamente importante che è imminente?

Quando si tratta di vera produttività, è importante ricordare la regola d’oro della qualità rispetto alla quantità. Se riesci a fare passi avanti su quel grande, allettante progetto che ti cade in testa, è altrettanto produttivo (probabilmente, ancor di più) come depennare 15 cose diverse dalla tua lista di cose da fare.

 

Alla fine si può giungere a una sintesi:

 

  • C’è un progetto grande o un’attività che ti preoccupa, puoi comunque accavallarla, nel corso della giornata, con altre attività senza però abbandonarla del tutto rispetto agli altri compiti.
  • E’ giusto qualche volta alzarsi presto per mettersi subito all’opera soprattutto se hai avuto un’idea migliorativa al progetto ma non è necessario farlo per forza tutti i giorni, per rimanere così reattivi tutto il giorno.
  • E’ forse meglio però buttarsi a capofitto subito nelle prime ore lavorative del mattino su quel tema che ti preoccupa di più o che è il vero obiettivo della giornata senza farsi distrarre dalle piccole attività o abitudini che puoi gestire in altri momenti.
  • Prima la cosa più strategica per te e poi il resto di tutte quelle attività che avevi in mente di fare oggi. Non devi fare tutto e l’individuazione delle priorità come scritto in altri articoli è decisiva. Ricorda “chi troppo vuole nulla stringe”.

 

La produttività è personale

 

Se sei desideroso di essere più produttivo, questa che hai letto può essere una giusta dose di consigli chiave necessari per dominare la tua giornata lavorativa, che non vogliono contraddire in pieno alcune regole che consideriamo oramai consolidate ma soltanto far aprire gli occhi su quanto sia rischioso far nostri alcuni preconcetti che poi nella realtà non funzionano.

Per quanto riguarda la tua produttività, tuttavia, è importante ricordare che la cosa più intelligente che puoi fare è applicare ciò che hai sperimentato che funziona meglio per te.

Sembra banale dire così, ma solo applicando delle pratiche poi scopri quali sono meglio per te. In tutta le esperienze della tua vita in fondo è stato così.

E d’altronde non si dovrebbe dare per scontato che sia necessario cambiare immediatamente marcia e cambiare approccio. Alla fine, se un metodo di lavoro ti aiuta a fare le cose, è davvero tutto ciò che conta per essere più produttivo.

Krisztina FekecsI 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare
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