Il tempo dedicato alla pianificazione

 In Gestione del tempo

Il tempo passa per tutti, ma non in maniera uguale per tutti.

Perché dico questo? Perché il valore del tempo che passa, ma sfruttato appieno, è ben diverso da quello del tempo sprecato. La grande differenza è nel risultato: lasciare qualcosa o meno qualcosa di rilevante. Lasciare questo mondo pieno di esperienze o solo con un mucchio di cose inutili con cui hai riempito la tua vita.

Quando parlo di pianificazione, spesso sento dire: come faccio? Non ho tempo per tutte queste cose tra agenda e tool complicati.

È fondamentale capire che la pianificazione è un investimento! 

Che come ogni investimento da i suoi frutti nel tempo. Pensa che ogni mezz’ora di planning può regalarti fino 2 ore al giorno da dedicare al business e/o al tempo libero. Quindi spendendo alcuni giorni per la pianificazione annuale, poi di seguito dedicando 10 minuti al giorno a questa attività non fa altro che aiutarti a ridurre il tempo sprecato.

Il tempo è uguale per tutti, ma siamo noi il responsabile che decide come sfruttarlo.

La teoria di Pareto spiega in maniera molto semplice l’equilibrio tra pianificazione e tempo: spesso dell’80% delle attività che facciamo solo il 20% si trasforma in risultati, mentre se organizzate in maniera ottimale, con solo 20% di impegno è possibile ottenere l’80% di risultati. Le energie dovranno quindi essere distribuite quotidianamente dentro le nostre abitudini e nella zona comfort, facendo cose a cui siamo più abituati.

L’organizzazione è da sempre la mia passione, sono cresciuta tra taccuini e agendine, e ho avuto la fortuna di avere una maestra che mi ha insegnato come pianificare la gestione dei compiti, insegnandomi le 3 parole chiave: prioritàpianificazione e verifica, e il concetto base dell’iniziare dal compito più difficile.

Sono quasi sicura che lei all’epoca non conoscesse né Stephen Covey Brian Tracy, eppure ci ha spiegato inconsapevolmente e in modo molto semplice e comprensibile la matrice di Eisenhower o Covey e la teoria Eat the frog di Tracy.

Sono stata sempre molto attratta dalla pianificazione e dall’organizzazione. Grazie al mio metodo e al mio quaderno a spirale sono riuscita a gestire in poco tempo le 3 segreterie direzionali più grandi della Ferrari, sostituendo in pratica 3 colleghe, come assistente personale.

Ho sempre visto tante difficoltà nell’ambiente di lavoro, indipendentemente che si trattasse di aziende molto conosciute o di liberi professionisti. Il problema nasce dalle persone: la maggior parte, nonostante competenze importanti, non ha mai studiato e neanche preso in considerazione i metodi della gestione del tempo e della pianificazione.

La persona che non sa gestire il proprio tempo, difficilmente gestirà il tempo aziendale efficacemente.

Mettendo insieme tante persone con questa lacuna non può non nascere che il caos costante che poi accompagna la vita di quasi tutti i dipendenti, manager e direttori.

Qualche tempo fa ho compreso che il problema più diffuso nella vita dei lavoratori, dai freelancer ai direttori, oltre proprio alla gestione del tempo data dalla mancanza di metodo. Vedo che le persone hanno bisogno di costruirsi un proprio metodo.

 

Con l’esperienza ho creato un mio metodo, che mette insieme la pianificazione tradizionale e le tecnologie dei nostri giorni.

Viviamo in un momento molto complesso, dove la capacità di capire quando concentrarsi e su cosa sta diventando vitale per la sopravvivenza.

Proprio per le difficoltà che vedo lavorando quotidianamente o ricordando i passati momenti dove la gestione del tempo era totalmente lasciata al caso mi sento di dover dare il mio contributo per aiutare chi si sente perso tra gli impegni lavorativi senza vedere una fine all’accavallarsi caotico degli appuntamenti e delle attività.

Per aiutare a far aprire gli occhi a molti su quanto sia fondamentale la questione del tempo male organizzato ho deciso di raccogliere tutte le teorie e le pratiche che ho studiato e messo in pratica durante questi anni, per poter gestire il mio tempo.

Credo che sia molto comune affrontare la giornata lavorativa e anche la vita privata senza programmare, ma con una semplice gestione a vista delle attività.

Il mio metodo che non è altro che una sintesi di altri metodi efficaci: dimostra come si può guadagnare tempo e qualità della vita con un minimo impegno e costanza, rendendo alcune le buone pratiche di pianificazione nostre abitudini.

 

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