All posts tagged: focalizzazione

La ripartizione del tempo di un manager

No comments

Oggi propongo un tema sempre attuale e forse mai risolto per molti manager delle nostre aziende: come ripartiscono il proprio tempo nelle singole attività, partendo da una scheda, trovata sul testo Gestisci il tuo tempo di Luca e Laura Varvelli (Ed. Gruppo 24ore), sulla percentuale media di ripartizione del tempo per un manager:

 

Lavoro autonomo, riflessione                                          7%

Telefono e e-mail                                                             17%

Lettura e cultura personale                                              3%

Supervisione dei collaboratori e delle attività               5%

Colloqui informali                                                             28%

Riunioni formali                                                                 19%

Impegni extra-aziendali                                                    6%

Viaggi e trasferte di lavoro                                                8%

Varie                                                                                      7%

 

Essendo un testo del 2003 si potrebbe dire che a distanza di 15 anni le cose son cambiate ma forse solo come aumento del tempo sprecato dietro a distrazioni varie, soprattutto quelle portate dai nuovi strumenti di comunicazione, smartphone su tutti. Quindi forse la voce Telefono e e-mail potrebbe essere aumentata in percentuale in questo lasso di tempo. Ma proprio per questo il nesso del discorso non cambia.

Tra chiacchiere e riunioni va in fumo la metà della giornata se aggiungiamo anche email e telefonate abbiamo già perso praticamente il 70% della giornata, e il manager non ha fatto ancora praticamente nulla di quello che sarebbe la sua attività principale a livello strategico….

Sulla focalizzazione degli obiettivi e la gestione delle priorità abbiamo ho già parlato più volte, perché è alla base di una sana pianificazione del proprio tempo e rimando quindi all’articolo sulla Matrice Covey.

Come sulla maniera di tenere traccia dei propri impegni quantificandoli e misurandoli con strumenti quali Toggl che permette di analizzare come abbiamo effettivamente usato il nostro tempo.

Certo ci vuole rigore nel segnare ogni inizio e fine attività ma già fare macroscopicamente questo segnatempo può far capire dove stanno le lacune di gestione e le perdite di tempo. Anche qui ripropongo l’articolo scritto sull’uso di Toggl.

Gli impegni che si accavallano, le riunioni che si sommano a cui non possiamo dire di no ma che sembrano anche un po’ improduttive, lo stress accumulato per l’ansia di dover finire molte cose (ma anche di doverle ancora iniziare) sono il risultato della inefficacia con cui si usa il proprio tempo.

E magari diventano alibi per non fare alcuna correzione sul proprio modus operandi per i giorni a venire.

Cambiando solo alcune abitudini e avendo un po’ di rigore in più su certe pratiche può aprire le porte a una sana e produttiva giornata lavorativa.

Consigli contro le attività “sprecatempo”

 

Ecco allora alcune dritte, che mi permetto di dare sulla base della mia esperienza e dei testi consultati in questi anni, per iniziare ad aumentare il tempo effettivo speso sulle varie attività elencate nella scheda, appena vista, delle percentuali medie di tempo dedicato ad esse:

Lavoro autonomo

  • Riservarsi almeno 30 minuti al giorno nel periodo più adatto quando nessuno può disturbare
  • Archiviare con metodo (come si legge nel libro di David Allen “Detto fatto!”)
  • Breve intervallo tra le attività come ci insegna la tecnica del pomodoro di Francesco Cirillo (The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System)
  • Imparare ad analizzarsi e studiare la propria curva di produttività

Telefono e email

  • Iniziare sempre con le comunicazioni più difficili
  • Raggruppare le telefonate, farsi richiamare in quello slot di tempo
  • Chiedere alla propria segreteria di filtrare le chiamate (vi consiglio MySecretary App)
  • Comunicazioni sintetiche
  • Ridurre la comunicazione via mail , grazie anche all’uso di software semplici ma efficaci come Trello
  • Dare subito la risposta
  • Toccare ogni argomento una sola volta

Lettura e cultura personale

  • Leggere nei ritagli di tempo e durante le attese

 Colloqui e riunioni

  • Chiedersi sempre se è utile svolgere così tante riunioni
  • Scegliere orari intelligenti. E’ assolutamente da evitare iniziare la giornata con una serie di riunioni. Così le persone per la pausa pranzo sono già stanche e non sono riuscite ancora a dedicarsi al proprio lavoro
  • Iniziare e finire puntualmente, senza pausa caffè o pause dispersive
  • Colloqui max 20 minuti, riunioni di massimo 1 ora

Trasferimenti e impegni extra aziendali

  • Programmare e pianificare con anticipo
  • Stabilire in anticipo gli obiettivi
  • Preparare il verbale dell’incontro

Supervisione dei collaboratori

  • Rendetevi disponibili e imparate ad ascoltare
  • Focus sugli obiettivi e i risultati
  • Saper motivare

 

Non ci sono regole ferree ma solo buone pratiche da far diventare abitudini durante l’arco della giornata lavorativa o meglio durante la settimana se vogliamo parlare nell’ottica di una pianificazione produttiva.

Perché alla fine le abitudini sono i nostri comportamenti che ripetiamo ogni giorno, anche senza accorgersene.

Quindi basta aggiungerne altre, oltre alle nostre ( quelle buone! ), e organizzarle dentro un planning efficace!

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsLa ripartizione del tempo di un manager
>>>

La pianificazione contro la procrastinazione

No comments

La pianificazione è alla base di tutto, imparandola e migliorandola definirà il tuo successo nella vita lavorativa e privata.

 

Come dice Brian Tracy, esperto di time management:

Ricordati che la gestione del tempo coincide in realtà con la gestione della vita.

Comprende tutti i settori della tua vita, anche se non ne sei consapevole. Le tue abitudini ti hanno portato qui dove sei ora e se vuoi andare oltre devi cambiare qualcosa. Come diceva Einstein:

Devi rinunciare a ciò che sei per diventare ciò che vuoi…

Se si tratta di una competenza servono quindi le teorie. Come in ogni settore ci sono persone più portate a una gestione efficace del tempo, poi ci sono delle persone che si perdono più facilmente.

E qui che entra lo studio, le teorie, le tecniche, e le abitudini…da mettere insieme per creare una competenza nuova e migliorare ogni aspetto della proprio vita.

Certo avere un mindset positivo al riguardo delle proprie capacità serve e aiuta, ma prima di tutto serve creare dentro di noi una nuova immagine di sé, una che riesce a fare da padrone del proprio tempo.

Uno dei primi passi importanti è evitare la procrastinazione delle attività veramente importanti, cosa che avviene quando non abbiamo un programma chiaro e modulato per affrontare la giornata lavorativa e non.

La paura di insuccesso o di prendere responsabilità in quel preciso momento ci fa cadere dentro all’illusione della “via facile”, facendo proprio il “lato oscuro” ( parafrasando la saga di Guerre Stellari) del rimandare che poi non fa altro che ingigantire la mole di lavoro nei giorni a venire, aumentando il livello di stress e preoccupazione.

Questa è già un’ abitudine da eliminare, perché nel nostro piccolo lo facciamo quotidianamente magari senza accorgersene o non dando peso al fatto che ci ritroveremo questo “debito” di tempo più avanti ingigantito e spaventoso.

La pianificazione è la sola medicina contro questo comportamento umano.

La capacità di allenare la nostra mente ad affrontare passo dopo passo ogni attività che ci riguarda partendo anche da quelle più difficili e dedicando loro poco tempo inizialmente per poi aumentare la quantità di ore occupata.

Il planning delle cose da fare può far star meglio, calibrando bene gli sforzi e alternando momenti di intenso lavoro ad altri dove ci possiamo rilassare o ricaricare.

Cercando di contemplare sempre dello spazio alle attività strategiche, davvero importanti, quelle che se identificate o già inquadrate ti renderanno di più sotto ogni aspetto.

Dell’inquadramento delle priorità ne abbiamo già parlato (matrice di Covey) ma è bene ricordare che è alla base di una buona pianificazione.

Conoscere ciò che veramente è importante per noi può sembrare scontato ma se ci si trova a pensare bene, magari davanti a un foglio bianco, dovendo compilare una lista, sicuramente passeranno alcuni minuti prima di fare una scelta fra le cose decisive da svolgere nel quotidiano e ancor di più nel lungo raggio di un anno.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare ?), eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata (il traffico incontrato per andare a lavoro, per esempio), sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

Certo come scritto, non è solo colpa nostra, un certo spreco di tempo ci è indotto da eventi esterni o da altri, ma proprio questi momenti sono spazi dove costruire la propria sopravvivenza contro questo falso stress, tramutandoli in occasioni costruttive e non di ineluttabile passaggio di tempo inutile.

Come? Partendo proprio dai momenti di vuoto in cui, come nel foglio bianco di prima, si può iniziare a pensare intimamente ai nostri sogni, ad avere nuove idee o semplicemente a svuotare la nostra mente dalle false urgenze del momento.

Lo psicologo Amos Tversky ha scritto così:

Ci ritroviamo a sprecare anni della nostra vita, pur di non sprecare qualche ora delle nostre settimane.

Per esempio, quando ci ritroveremo imbottigliati nel traffico, invece di ascoltare passivamente la radio, potremo ascoltare un corso formativo su argomenti per noi importanti, riflettere se tutto quanto fatto il giorno precedente, se ci ha effettivamente premiato o privato di qualcosa, rilassarsi con la musica davvero preferita per dare carica oppure tranquillità; evitando magari di imprecare contro un evento negativo che oramai sta accadendo e contro cui si può fare poco o nulla (la fila di macchine infinita).

Questo è solo un esempio ma forse efficace per comprendere quanto ci è indotto in noi il buttar via tempo ma quanto poi ci lasciamo sopraffare da questo spreco senza reagire efficacemente.

Una volta compresa l’importanza di affrontare con una pianificazione mirata la propria vita e liberati dai pensieri limitanti ci si potrà dedicare allo studio…sì perché un po’ di studio serve anche per capire le dinamiche del proprio comportamento al riguardo delle nostre azioni.

E su questo argomento si aprirà un nuovo capitolo di cosa può offrirti Kryva nel prossimo futuro.

 

 

Krisztina FekecsLa pianificazione contro la procrastinazione
>>>

Il tempo dedicato alla pianificazione

No comments

Il tempo passa per tutti, ma non ugualmente per tutti.

 

Perché dico questo? Perché il tempo che passa, ma pieno, è ben diverso del tempo che passa, ma sprecato. La grande differenza è sul risultato: lasciare qualcosa o meno. Lasciare questo mondo pieno di esperienze o solo con un mucchio di cose inutili con cui hai riempito la tua vita.

Quando parlo di pianificazione spesso sento dire: ma come faccio? Non ho tempo per tutte queste cose tra agenda e tool…

Devi capire che la pianificazione è un investimento! E come ogni investimento da i frutti nel tempo. Ogni mezz’ora di planning può regalarti 2 ore al giorno. Quindi spendendo alcuni giorni per la pianificazione annuale, poi di seguito dedicando 10 minuti al giorno a questa attività non fa altro che aiutarti a ridurre il tempo sprecato.

Il tempo è uguale per tutti, ma siamo noi il pilota che può decidere con cosa riempirlo.

La teoria di Pareto torna anche questa volta: ci dice infatti che dell’80% che facciamo solo il 20% si trasforma in risultati, mentre il 20% di poche attività ci rende l’80% dei risultati. Queste  ultime sono distribuite quotidianamente dentro le nostre abitudini e nel bisogno di stare nella zona comfort, facendo cose a cui siamo più abituati.

L’organizzazione è da sempre la mia passione, sono cresciuta tra taccuini e agendine, e ho avuto la fortuna di avere una maestra che mi ha insegnato come pianificare la gestione dei compiti. Mi ha insegnato Lei le 3 regole fondamentali: priorità, pianificazione e verifica, con il concetto base dell’iniziare dal compito più difficile.

Sono quasi sicura che lei all’epoca non conoscesse né Stephen Covey Brian Tracy, eppure ci ha spiegato inconsapevolmente e in modo molto semplice e comprensibile la matrice di Eisenhower o Covey e la teoria Eat the frog di Tracy.

Sono stata sempre molto attratta dalla pianificazione e dall’organizzazione. Infatti il mio metodo e il mio quaderno a spirale mi hanno salvato la vita (lavorativamente parlando) quando in poco tempo mi sono ritrovata, come assistente personale, a gestire le 3 segreterie direzionali più grandi della Ferrari, sostituendo in pratica 3 colleghe.

Ho sempre visto tante difficoltà nell’ambiente di lavoro , indipendentemente che si trattasse di aziende molto conosciute o di liberi professionisti. Il problema nasce dalle persone. La maggior parte delle persone, nonostante le loro competenze importanti, non ha mai studiato e neanche considerato i metodi della gestione del tempo e della pianificazione.

La persona che non sa gestire il proprio tempo, non saprà gestire nemmeno il tempo dell’azienda. Mettendo insieme tante persone con questa lacuna non può non nascere che il caos costante che poi accompagna la vita di quasi tutti i dipendenti, manager e direttori.

Qualche tempo fa ho realizzato che il problema più diffuso nella vita lavorativa, dai freelancer ai direttori, oltre proprio alla gestione del tempo è la mancanza di metodo. Vedo che le persone hanno bisogno come il pane di costruirsi un proprio metodo.

 

Col tempo ho anche realizzato di essermi creata un mio metodo, che mette insieme la pianificazione tradizionale e le tecnologie dei nostri giorni.

 

Viviamo in un momento molto complesso, dove la capacità di capire quando concentrarsi e su cosa sta diventando vitale per la sopravvivenza.

Proprio per le difficoltà che vedo tutti i giorni lavorando quotidianamente o ricordando i passati momenti dove la gestione del tempo era totalmente lasciata al caso mi sento di dover dare il mio contributo per aiutare chi si sente perso tra gli impegni lavorativi senza vedere una fine all’accavallarsi caotico degli appuntamenti e delle attività.

Per aiutare a far aprire gli occhi a molti su quanto sia importante la questione del tempo male organizzato ho deciso di mettere insieme tutte le teorie e le pratiche che ho imparato e studiato, durante questi anni, per poter gestire il mio tempo.

Infatti credo che sia comune ritenere scontato affrontare la giornata lavorativa e anche la vita privata senza programmare minimamente ma con una semplice gestione a vista delle attività.

Il mio metodo che non è altro che una sintesi di altri metodi efficaci può dimostrare come si può guadagnare tempo e qualità della vita con un minimo impegno e costanza, rendendo alcune le buone pratiche di pianificazione nostre abitudini.

 

Quindi rimanete in contatto con Kryva e seguite le prossime novità sul mio sito e sui canali social!

 

 

 

 

Krisztina FekecsIl tempo dedicato alla pianificazione
>>>

I 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare

No comments

Quando si tratta di mettere in azione la tua lista di cose da fare, ci sono un sacco di consigli a cui prestare attenzione. Ma quali sono i veri dati di fatto e quali invece sono semplici fantasie?

 

Ecco cinque miti sulla produttività che si dovrebbe imparare a non considerare così inamovibili a priori. O almeno a considerarli idonei soltanto dopo averli trovati veramente efficaci nella propria esperienza quotidiana di lavoro.

Qui di seguito sono raccolte le 5 frasi delle più frequenti, sulle buone pratiche da avere per essere più produttivi.

 

Mito 1: il multitasking è intrinsecamente negativo 

 

Sì, il concetto di saltare costantemente da una cosa da fare all’altra ha effetti sulla tua produttività. È importante notare, tuttavia, che il passare da un’attività a un‘altra non è la stessa cosa del multitasking.

Invece, il multitasking si basa sul concetto di fare più di una cosa alla volta. E ci sono alcune note positive nel praticarlo.

In questi casi, fare più cose contemporaneamente massimizza il tuo tempo e in molti casi migliora la tua performance. La chiave è che i compiti sono complementari piuttosto che concorrenti, richiedendo lo stesso sforzo cognitivo o tipo di concentrazione.

 

Mito n. 2: le persone mattiniere sono più produttive

 

Probabilmente hai sentito consigli come questo, ripetuti più e più volte: per avere una giornata produttiva, è necessario iniziare presto. Per trasformarti magicamente in una persona efficiente e mattiniera.

Niente naturalmente contro chi è mattiniero, ma non è necessariamente vero che ci renda più efficaci, almeno tutti i giorni.

Prendiamo per esempio uno studio condotto da scienziati dell’Università di Liegi in Belgio. La ricerca ha incluso 31 partecipanti, 15 dei quali si sono vantati di essere i nottambuli più importanti, mentre gli altri 16 si sono classificati come mattinieri.

Passando due notti in un laboratorio del sonno, i due gruppi hanno avuto differenze di circa quattro ore nei loro schemi di sonno. Ad esempio, se i mattinieri volavano fuori dal letto alle 7 del mattino, i nottambuli non si sono alzati fino alle 11:00.

Un’ora e mezza e 10 ore e mezza dopo i loro tempi di sveglia, i partecipanti hanno fatto un test di reazione della loro capacità di mantenere l’attenzione focalizzata mentre una risonanza magnetica ha misurato la loro attività cerebrale.

Nel test mattutino che si è verificato poco dopo la sveglia, non c’era una vera differenza tra i mattinieri e i nottambuli. Ma durante il test di sera? I nottambuli erano molto meno intontiti e avevano tempi di reazione molto più reattivi dei primi mattinieri. Quindi, in parole povere, chi si alza dopo può rimanere mentalmente sveglio più a lungo, prima di sentirsi esausto.

Per quanto riguarda la risonanza magnetica della funzione cerebrale, questa ha confermato tali risultati. Dieci ore e mezza dopo il risveglio, le persone mattiniere avevano un’attività cerebrale molto più bassa in regioni legate a funzioni come l’attenzione.

Anche alcune ricerche dicono che anche i nottambuli sono più reattivi nel corso della giornata. Uno studio diverso su 420 partecipanti ha rilevato che i nottambuli hanno superato i mattinieri in alcuni test di intelligenza, in particolare nella memoria di lavoro e nella velocità di elaborazione. E il vero colpo di scena? Quel risultato non cambiava anche quando i test venivano fatti nelle ore del mattino.

 

Mito n. 3: il modo migliore per battere una crisi è prendersi una pausa

 

Stai affrontando un blocco creativo da cui non vedi la via d’uscita e, se tieni conto dei molti dei consigli più ricorrenti, devi staccare per un po’ e ti vai a fare una passeggiata, lavori su qualcos’altro, o fai davvero qualsiasi cosa che ti distrae da ciò che ti fa sentire confuso.

Mentre ciò potrebbe farti sentire meglio, non è in realtà sempre il modo migliore per farcela. La scienza dice che il modo più efficace per arrivare dall’altra parte di un blocco creativo è fare la cosa che sembra impossibile: continuare a spingere per riuscire a sbloccarsi.

Secondo una ricerca della Kellogg School della Northwestern University, la perseveranza è tutto ciò che serve per approdare alle tue idee più grandi.

Durante lo studio, i partecipanti hanno analizzato idee creative (nella forma di piatti originali da servire durante la cena del Ringraziamento) durante due brevi periodi di tempo. Quando la prima parte di tempo si è esaurita, è stato chiesto loro di stimare quante più idee potevano generare durante il secondo periodo.

In media, i partecipanti si sono sottovalutati. Hanno predetto che potevano generare altre 10 idee durante quel secondo intervallo di tempo. Tuttavia, in realtà sono arrivati ​​più vicini a 15.

E la scoperta più interessante? Le idee erano anche molto più creative durante quel secondo blocco temporale.

 

Mito n. 4: togli di mezzo il lavoro inutile completando i compiti facili prima dei progetti complessi

 

Forse la maggior parte delle persone riempie l’inizio della sua giornata di lavoro con tutti i tipi di attività meno strategiche , come rispondere alle email e mettersi in contatto con i colleghi per esempio.

Si può immaginare che sia proficuo togliere di mezzo tutte quelle piccole cose per concentrarsi poi sul lavoro più grande che è il vero obiettivo per quel giorno. Un po’ come fossero le faccende di casa mentali.

C’è un fondo di merito a questa idea, dedicarsi alle attività meno strategiche per poi buttarsi a capofitto su quelle veramente decisive. Ma forse è sbagliato il momento temporale. Molti psicologi ed esperti affermano che in genere è molto meglio dare il via alla tua giornata con qualcosa di più grande e più significativo, o persino un compito che temi.

Probabilmente hai sentito parlare del modo di dire di “mangiare la rana”, che fa riferimento a una vecchia citazione di Mark Twain. Se inizi la tua giornata con qualcosa di veramente “indigesto”, puoi alimentare il resto del giorno sapendo che il peggio è dietro di te.

Infatti lo psicologo Ron Friedman, autore del libro The best place to work spiega che le prime tre ore dei nostri giorni lavorativi sono in realtà i momenti nei quali siamo più concentrati.

“Se finiamo per dilapidare quelle prime tre ore reagendo subito alle priorità di altre persone , che in definitiva è la segreteria telefonica o l’email, ci sarà sempre una lista di altre persone che richiedono il nostro tempo e che finisce per usare le nostre ore migliori e per non farci essere abbastanza efficaci come potremmo essere… “Friedman spiega in un Harvard Business Review Ideacast.

E ulteriormente, mentre ci spostiamo nel pomeriggio, sperimentiamo una diminuzione del funzionamento cognitivo. Quindi, affrontare il tuo lavoro più importante per prima cosa potrebbe essere solo il modo per una giornata lavorativa più produttiva.

 

Mito n. 5: essere produttivi significa ottenere tutto quello che c’è nella tua lista di cose da fare in un sol giorno

 

Quando immagini una giornata produttiva, che aspetto ha? Sfortunatamente per la maggior parte delle persone, è fin troppo facile confondere i termini “occupato” e “produttivo”.

Vogliamo una casella di posta elettronica vuota e una lista di cose da fare che sembri che sia passata attraverso un distruggidocumenti, come oggetto di vanto alla fine di una sessione di lavoro piena zeppa. Ma, sappi, questi non sono i veri indicatori dei tuoi livelli di produttività.

Certo, ti potresti sentire meglio se riuscissi a ridurre la posta in arrivo da 382 a 150, ma chiediti questo: è stato davvero l’uso più efficiente del tuo tempo? Oppure, sarebbe stato meglio dedicare quelle ore a fare progressi significativi su quella presentazione strategicamente importante che è imminente?

Quando si tratta di vera produttività, è importante ricordare la regola d’oro della qualità rispetto alla quantità. Se riesci a fare passi avanti su quel grande, allettante progetto che ti cade in testa, è altrettanto produttivo (probabilmente, ancor di più) come depennare 15 cose diverse dalla tua lista di cose da fare.

 

Alla fine si può giungere a una sintesi:

 

  • C’è un progetto grande o un’attività che ti preoccupa, puoi comunque accavallarla, nel corso della giornata, con altre attività senza però abbandonarla del tutto rispetto agli altri compiti.
  • E’ giusto qualche volta alzarsi presto per mettersi subito all’opera soprattutto se hai avuto un’idea migliorativa al progetto ma non è necessario farlo per forza tutti i giorni, per rimanere così reattivi tutto il giorno.
  • E’ forse meglio però buttarsi a capofitto subito nelle prime ore lavorative del mattino su quel tema che ti preoccupa di più o che è il vero obiettivo della giornata senza farsi distrarre dalle piccole attività o abitudini che puoi gestire in altri momenti.
  • Prima la cosa più strategica per te e poi il resto di tutte quelle attività che avevi in mente di fare oggi. Non devi fare tutto e l’individuazione delle priorità come scritto in altri articoli è decisiva. Ricorda “chi troppo vuole nulla stringe”.

 

La produttività è personale

 

Se sei desideroso di essere più produttivo, questa che hai letto può essere una giusta dose di consigli chiave necessari per dominare la tua giornata lavorativa, che non vogliono contraddire in pieno alcune regole che consideriamo oramai consolidate ma soltanto far aprire gli occhi su quanto sia rischioso far nostri alcuni preconcetti che poi nella realtà non funzionano.

Per quanto riguarda la tua produttività, tuttavia, è importante ricordare che la cosa più intelligente che puoi fare è applicare ciò che hai sperimentato che funziona meglio per te.

Sembra banale dire così, ma solo applicando delle pratiche poi scopri quali sono meglio per te. In tutta le esperienze della tua vita in fondo è stato così.

E d’altronde non si dovrebbe dare per scontato che sia necessario cambiare immediatamente marcia e cambiare approccio. Alla fine, se un metodo di lavoro ti aiuta a fare le cose, è davvero tutto ciò che conta per essere più produttivo.

Krisztina FekecsI 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare
>>>

Capire dove e quanto tempo perdo, è possibile?

No comments

Non è solo possibile, ma è la base di una pianificazione efficace. Per cui è indispensabile. Dovrai analizzarti con la massima sincerità, e poi di conseguenza correggere le abitudini cattive e sostituirle con quelle buone, ma anche costruire la tua strategia verso una buona gestione del tempo.

 

La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho,

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

 

 Con che mezzo faccio l’analisi?

 

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usa Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

 

 Cosa posso fare con Toggl?

 

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

 

 Come lo faccio?

 

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

 

 Cosa capirò?

 

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

 Per quanto tempo dovrò seguire l’analisi?

 

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

 

 Perché lo faccio?

 

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Se vuoi condividere con me il risultato della tua settimana di analisi, clicca qui.

 

Krisztina FekecsCapire dove e quanto tempo perdo, è possibile?
>>>