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La pianificazione contro la procrastinazione

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La pianificazione è alla base di tutto, imparandola e migliorandola definirà il tuo successo nella vita lavorativa e privata.

 

Come dice Brian Tracy, esperto di time management:

Ricordati che la gestione del tempo coincide in realtà con la gestione della vita.

Comprende tutti i settori della tua vita, anche se non ne sei consapevole. Le tue abitudini ti hanno portato qui dove sei ora e se vuoi andare oltre devi cambiare qualcosa. Come diceva Einstein:

Devi rinunciare a ciò che sei per diventare ciò che vuoi…

Se si tratta di una competenza servono quindi le teorie. Come in ogni settore ci sono persone più portate a una gestione efficace del tempo, poi ci sono delle persone che si perdono più facilmente.

E qui che entra lo studio, le teorie, le tecniche, e le abitudini…da mettere insieme per creare una competenza nuova e migliorare ogni aspetto della proprio vita.

Certo avere un mindset positivo al riguardo delle proprie capacità serve e aiuta, ma prima di tutto serve creare dentro di noi una nuova immagine di sé, una che riesce a fare da padrone del proprio tempo.

Uno dei primi passi importanti è evitare la procrastinazione delle attività veramente importanti, cosa che avviene quando non abbiamo un programma chiaro e modulato per affrontare la giornata lavorativa e non.

La paura di insuccesso o di prendere responsabilità in quel preciso momento ci fa cadere dentro all’illusione della “via facile”, facendo proprio il “lato oscuro” ( parafrasando la saga di Guerre Stellari) del rimandare che poi non fa altro che ingigantire la mole di lavoro nei giorni a venire, aumentando il livello di stress e preoccupazione.

Questa è già un’ abitudine da eliminare, perché nel nostro piccolo lo facciamo quotidianamente magari senza accorgersene o non dando peso al fatto che ci ritroveremo questo “debito” di tempo più avanti ingigantito e spaventoso.

La pianificazione è la sola medicina contro questo comportamento umano.

La capacità di allenare la nostra mente ad affrontare passo dopo passo ogni attività che ci riguarda partendo anche da quelle più difficili e dedicando loro poco tempo inizialmente per poi aumentare la quantità di ore occupata.

Il planning delle cose da fare può far star meglio, calibrando bene gli sforzi e alternando momenti di intenso lavoro ad altri dove ci possiamo rilassare o ricaricare.

Cercando di contemplare sempre dello spazio alle attività strategiche, davvero importanti, quelle che se identificate o già inquadrate ti renderanno di più sotto ogni aspetto.

Dell’inquadramento delle priorità ne abbiamo già parlato (matrice di Covey) ma è bene ricordare che è alla base di una buona pianificazione.

Conoscere ciò che veramente è importante per noi può sembrare scontato ma se ci si trova a pensare bene, magari davanti a un foglio bianco, dovendo compilare una lista, sicuramente passeranno alcuni minuti prima di fare una scelta fra le cose decisive da svolgere nel quotidiano e ancor di più nel lungo raggio di un anno.

Le piccole abitudini, gli orari prefissati magari non da noi ma da altri, le attività poco importanti ma invadenti (la parola social è familiare ?), eventi indesiderati e poco piacevoli ma che accadono puntualmente nell’arco della giornata (il traffico incontrato per andare a lavoro, per esempio), sono tutte fasi che ci dovrebbero far realizzare quanto tempo buttiamo via credendo invece di essere indaffarati.

Certo come scritto, non è solo colpa nostra, un certo spreco di tempo ci è indotto da eventi esterni o da altri, ma proprio questi momenti sono spazi dove costruire la propria sopravvivenza contro questo falso stress, tramutandoli in occasioni costruttive e non di ineluttabile passaggio di tempo inutile.

Come? Partendo proprio dai momenti di vuoto in cui, come nel foglio bianco di prima, si può iniziare a pensare intimamente ai nostri sogni, ad avere nuove idee o semplicemente a svuotare la nostra mente dalle false urgenze del momento.

Lo psicologo Amos Tversky ha scritto così:

Ci ritroviamo a sprecare anni della nostra vita, pur di non sprecare qualche ora delle nostre settimane.

Per esempio, quando ci ritroveremo imbottigliati nel traffico, invece di ascoltare passivamente la radio, potremo ascoltare un corso formativo su argomenti per noi importanti, riflettere se tutto quanto fatto il giorno precedente, se ci ha effettivamente premiato o privato di qualcosa, rilassarsi con la musica davvero preferita per dare carica oppure tranquillità; evitando magari di imprecare contro un evento negativo che oramai sta accadendo e contro cui si può fare poco o nulla (la fila di macchine infinita).

Questo è solo un esempio ma forse efficace per comprendere quanto ci è indotto in noi il buttar via tempo ma quanto poi ci lasciamo sopraffare da questo spreco senza reagire efficacemente.

Una volta compresa l’importanza di affrontare con una pianificazione mirata la propria vita e liberati dai pensieri limitanti ci si potrà dedicare allo studio…sì perché un po’ di studio serve anche per capire le dinamiche del proprio comportamento al riguardo delle nostre azioni.

E su questo argomento si aprirà un nuovo capitolo di cosa può offrirti Kryva nel prossimo futuro.

 

 

Krisztina FekecsLa pianificazione contro la procrastinazione
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Il tempo dedicato alla pianificazione

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Il tempo passa per tutti, ma non ugualmente per tutti.

 

Perché dico questo? Perché il tempo che passa, ma pieno, è ben diverso del tempo che passa, ma sprecato. La grande differenza è sul risultato: lasciare qualcosa o meno. Lasciare questo mondo pieno di esperienze o solo con un mucchio di cose inutili con cui hai riempito la tua vita.

Quando parlo di pianificazione spesso sento dire: ma come faccio? Non ho tempo per tutte queste cose tra agenda e tool…

Devi capire che la pianificazione è un investimento! E come ogni investimento da i frutti nel tempo. Ogni mezz’ora di planning può regalarti 2 ore al giorno. Quindi spendendo alcuni giorni per la pianificazione annuale, poi di seguito dedicando 10 minuti al giorno a questa attività non fa altro che aiutarti a ridurre il tempo sprecato.

Il tempo è uguale per tutti, ma siamo noi il pilota che può decidere con cosa riempirlo.

La teoria di Pareto torna anche questa volta: ci dice infatti che dell’80% che facciamo solo il 20% si trasforma in risultati, mentre il 20% di poche attività ci rende l’80% dei risultati. Queste  ultime sono distribuite quotidianamente dentro le nostre abitudini e nel bisogno di stare nella zona comfort, facendo cose a cui siamo più abituati.

L’organizzazione è da sempre la mia passione, sono cresciuta tra taccuini e agendine, e ho avuto la fortuna di avere una maestra che mi ha insegnato come pianificare la gestione dei compiti. Mi ha insegnato Lei le 3 regole fondamentali: priorità, pianificazione e verifica, con il concetto base dell’iniziare dal compito più difficile.

Sono quasi sicura che lei all’epoca non conoscesse né Stephen Covey Brian Tracy, eppure ci ha spiegato inconsapevolmente e in modo molto semplice e comprensibile la matrice di Eisenhower o Covey e la teoria Eat the frog di Tracy.

Sono stata sempre molto attratta dalla pianificazione e dall’organizzazione. Infatti il mio metodo e il mio quaderno a spirale mi hanno salvato la vita (lavorativamente parlando) quando in poco tempo mi sono ritrovata, come assistente personale, a gestire le 3 segreterie direzionali più grandi della Ferrari, sostituendo in pratica 3 colleghe.

Ho sempre visto tante difficoltà nell’ambiente di lavoro , indipendentemente che si trattasse di aziende molto conosciute o di liberi professionisti. Il problema nasce dalle persone. La maggior parte delle persone, nonostante le loro competenze importanti, non ha mai studiato e neanche considerato i metodi della gestione del tempo e della pianificazione.

La persona che non sa gestire il proprio tempo, non saprà gestire nemmeno il tempo dell’azienda. Mettendo insieme tante persone con questa lacuna non può non nascere che il caos costante che poi accompagna la vita di quasi tutti i dipendenti, manager e direttori.

Qualche tempo fa ho realizzato che il problema più diffuso nella vita lavorativa, dai freelancer ai direttori, oltre proprio alla gestione del tempo è la mancanza di metodo. Vedo che le persone hanno bisogno come il pane di costruirsi un proprio metodo.

 

Col tempo ho anche realizzato di essermi creata un mio metodo, che mette insieme la pianificazione tradizionale e le tecnologie dei nostri giorni.

 

Viviamo in un momento molto complesso, dove la capacità di capire quando concentrarsi e su cosa sta diventando vitale per la sopravvivenza.

Proprio per le difficoltà che vedo tutti i giorni lavorando quotidianamente o ricordando i passati momenti dove la gestione del tempo era totalmente lasciata al caso mi sento di dover dare il mio contributo per aiutare chi si sente perso tra gli impegni lavorativi senza vedere una fine all’accavallarsi caotico degli appuntamenti e delle attività.

Per aiutare a far aprire gli occhi a molti su quanto sia importante la questione del tempo male organizzato ho deciso di mettere insieme tutte le teorie e le pratiche che ho imparato e studiato, durante questi anni, per poter gestire il mio tempo.

Infatti credo che sia comune ritenere scontato affrontare la giornata lavorativa e anche la vita privata senza programmare minimamente ma con una semplice gestione a vista delle attività.

Il mio metodo che non è altro che una sintesi di altri metodi efficaci può dimostrare come si può guadagnare tempo e qualità della vita con un minimo impegno e costanza, rendendo alcune le buone pratiche di pianificazione nostre abitudini.

 

Quindi rimanete in contatto con Kryva e seguite le prossime novità sul mio sito e sui canali social!

 

 

 

 

Krisztina FekecsIl tempo dedicato alla pianificazione
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Google Calendar avanzato per essere ancora più produttivi

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Oggi ti parlo di un tool, Google Calendar, molto conosciuto e usato per programmare la propria agenda, ma approfondendo quegli aspetti riguardanti modalità molte volte trascurate ma molto efficaci.

 

Come succede spesso la maggioranza degli utenti si ferma a un utilizzo generico senza approfondire tutte le funzioni presenti, perdendo l’occasione di applicare quelle che poi fanno la differenza.

Iniziando, sul menù di sinistra trovi l’elenco dei calendari che visualizzi e semplicemente con un flag puoi scegliere quali vedere insieme sul tuo display.

 

Se passi sopra a un calendario scelto, nell’angolo a destra, appaiono i soliti tre puntini con i quali puoi aprire la finestra per le opzioni del tuo calendario.

Da questo elenco puoi gestire operazioni molto importanti come:

Condivisione calendario

 

E’ indispensabile in casi come quando la tua collaboratrice deve essere a conoscenza dei tuoi impegni oppure in presenza di un calendario condiviso con tutto il team dove gestire, per esempio, le trasferte dei membri.

Integrazione calendario

 

Altra opzione molto importante è Integrare il calendario, dove si può trovare per esempio l’url del tuo stesso calendario eventualmente da integrare in un’altra applicazione o addirittura il codice se volessi fare un “embedding” per un sito web.

 

Ora passiamo invece alle funzioni raggiungibili dalla scheda di un (nuovo) evento

 

Se vuoi risparmiare tempo nel caso di un evento ricorrente conviene crearlo per tutto il periodo che occorrerà, in questo modo lo trovi sempre sul tuo calendario, e comunque se serve potrai sempre modificare i singoli eventi. Prima o poi capita che quella call settimanale dovrà essere spostata, vero?

Se si tratta di un evento fuori sede conviene impostare anche la località / luogo; qui con un semplice bottone potrai utilizzare l’altra applicazione della famiglia Google, Maps.

Qui sotto trovi un esempio dell’inserimento del luogo.

 

Ma eccoci a una delle funzioni più importanti per me di Google Calendar; la possibilità di assegnare diversi colori agli eventi. Perché può essere utile?

 

E’ semplice, se usi sempre gli stessi colori per gli eventi simili, dopo qualche giorno avrai la visuale degli impegni a colpo d’occhio, e questo ti renderà sia più consapevole che più produttivo nella gestione delle tue giornate. E forse anche più tranquillo.

Per farti qualche esempio concreto, di seguito un elenco di eventi per i quali io uso sempre colori diversi:

  • Call e/o webinar
  • Impegni fuori sede
  • Blocchi fissi di lavoro con focalizzazione

Nel caso di blocchi fissi per esempio puoi inserire i blocchi sulla base della tua organizzazione personalizzata, quindi tenendo conto dei tuoi orari e degli impegni famigliari, ma volendo anche il tuo livello d’energia.

Nelle immagini seguenti puoi vedere la modalità di assegnazione del colore per evento.

 

Su Google Calendar puoi anche qui creare le ricorrenze per tutto l’anno, aggiornando poi i singoli eventi settimanalmente.

Questo metodo ti aiuterà a rendere più produttive le tue giornate, perché quando dovrai fissare una call o un appuntamento fuori sede, eviterai, possibilmente, di inserirlo in un orario quando hai un blocco di lavoro con focus dove necessiti di concentrazione.

Perché? E’ chiaro che dobbiamo essere flessibili e adattarci alle eventualità, ma con questo eviti di avere giornate piene di impegni e con la sensazione di non aver combinato nulla o di aver fatto troppo.

Se fai le tue due ore di focus e poi dopo, per esempio, fai due call  ti sentirai molto più produttivo come se avessi spezzato la tua giornata con queste call.

E’ dimostrato che interrompendo continuamente i momenti di maggior concentrazione, nel momento di ripresa dell’attività di focus non si ha più tempo e testa per lavorare su quella cosa davvero importante, rovinando la gestione delle priorità che ci siamo dati.

Ecco una schermata nel momento in cui crei una ricorrenza.

 

Come detto all’inizio, Google Calendar ti permette di creare diversi calendari e poi decidere quali visualizzare insieme. Quindi potrai averne uno per gli impegni della famiglia, uno per il lavoro, altri condivisi con i clienti, uno magari per il tuo piano editoriale e così via.

Personalizzi come ti trovi più comodo e col tempo metterai a punto la tua agenda integrando quello che ha funzionato e eliminando o spostando ciò che non è stato congeniale per la tua giornata tipo.

 

Krisztina FekecsGoogle Calendar avanzato per essere ancora più produttivi
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Gestione micro attività con Trello

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Come creare e impostare la card

 

Per usare Trello in modo efficace devi avere in testa in modo chiaro due concetti. Ecco quali sono.

Devi avere una bozza per il flusso di lavoro, cioè capire come strutturare le fasi della tua procedura.

Questa infatti è la base su come strutturare le liste della tua board o bacheca che è la prima cosa da creare su Trello come scritto nel precedente articolo di introduzione. Chiaramente parliamo di una struttura flessibile che con il tempo può essere adattata alla tua realtà.

Spesso conviene creare delle micro attività per favorire la loro elaborazione e quindi non stressare i collaboratori. Ogni compito può essere affrontabile se è diviso in micro attività facilmente gestibili.

Per questo devi capire quali sono questi “mattoncini“ della tua attività che devono percorrere tutte le fasi (o quasi). Il volume dei mattoncini può essere molto variabile, dipende dalla complessità delle attività.

Una volta creata la board, le liste ed infine le varie schede puoi ulteriormente modificare tutte le sue funzioni e impostazioni.

 

Ora guardiamo in dettaglio quali sono:

 

Cliccando sulla singola card si apre un’altra finestra con una serie di impostazioni.

Puoi rinominare la card, cioè eventualmente essere più preciso con il task. Come inserire una descrizione dettagliata, che per esempio può contenere delle informazioni generiche o indicazioni riguardante la sua gestione.

Sulla destra all’interno della card trovi il menu. Se invece non hai aperto la card trascinando sopra la card chiusa apparirà una matita poi il menu veloce.

Esistono vari scorciatoie per avviare le funzioni in modo veloce. Ecco una lista parziale dei principali tasti da usare, mentre trovi la lista completa in inglese sul sito del tool seguendo questo link. 

 

a – aggiungere un membro alla card

SPACE – aggiungere te stessa alla card

c – archiviare

l – labels

d – scadenze

< – muovere la card a sinistra

> – muovere la card a destra

 

Riprendendo le funzioni della card che si trovano sulla destra puoi:

– Aggiungere nuovi membri alla card

Questi avranno il diritto di usare quasi tutte le funzioni della card, tranne quelle pertinenti alle funzioni gestibili solo dall’amministratore.

Dettaglio importante è che un membro deve far parte anche della board, perché non è possibile assegnare i task ai membri non presenti nella board. Per queste situazioni eventualmente si può creare una board separata, copiare solo le card di competenza.

– Aggiungere dei commenti e delle note

Clicca nel campo bianco sotto la scritta “add a comment”. Oltre a scrivere un semplice messaggio puoi anche “taggare” un collaboratore richiedendo per esempio un suo intervento, allegare dei file e delle immagini. Le note inserite da te possono essere modificate e eliminate.

– Inserimento check list

Basta cliccare sul pulsante “add checklist” sul lato desto. Puoi dare un nome specifico alla tua checklist, ma se si tratta di azioni ricorrenti puoi anche importarne una già esistente. Anche dopo l’inserimento puoi modificarla, sia aggiungere che eliminare dei punti.

Torna molto utile nel caso di attività più complesse, quando all’interno della fase di procedura ci sono vari passaggi da eseguire. Puoi creare (e salvare) diverse checklist, volendo, per ogni lista.

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

– Inserimento scadenza

Può essere particolarmente importante inserire la scadenza della card, la quale può essere cambiata e quindi anche reinserita. Per le card in scadenza ti arriverà anche una mail di avviso.

E anche in questo caso trovi un loghetto con l’orologio e la data inserita (colore giallo o rosso quando si avvicina alla scadenza).

– Inserire delle etichette

Puoi dare una categoria alle varie card inserendo dei labels colorati sempre dal menù a destra. Infatti nelle impostazioni della board ti vengono proposti 6 colori a seconda dei livelli di priorità che vuoi avere.

Usare le etichette consiste nell’attribuire diversi livelli di priorità, come ti mostro in questa schermata.

 

E le opzioni delle card non sono finite ancora, la prossima settimana parleremo delle azioni, a partire dagli spostamenti fino all’archiviazione.

 

 

 

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I 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare

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Quando si tratta di mettere in azione la tua lista di cose da fare, ci sono un sacco di consigli a cui prestare attenzione. Ma quali sono i veri dati di fatto e quali invece sono semplici fantasie?

 

Ecco cinque miti sulla produttività che si dovrebbe imparare a non considerare così inamovibili a priori. O almeno a considerarli idonei soltanto dopo averli trovati veramente efficaci nella propria esperienza quotidiana di lavoro.

Qui di seguito sono raccolte le 5 frasi delle più frequenti, sulle buone pratiche da avere per essere più produttivi.

 

Mito 1: il multitasking è intrinsecamente negativo 

 

Sì, il concetto di saltare costantemente da una cosa da fare all’altra ha effetti sulla tua produttività. È importante notare, tuttavia, che il passare da un’attività a un‘altra non è la stessa cosa del multitasking.

Invece, il multitasking si basa sul concetto di fare più di una cosa alla volta. E ci sono alcune note positive nel praticarlo.

In questi casi, fare più cose contemporaneamente massimizza il tuo tempo e in molti casi migliora la tua performance. La chiave è che i compiti sono complementari piuttosto che concorrenti, richiedendo lo stesso sforzo cognitivo o tipo di concentrazione.

 

Mito n. 2: le persone mattiniere sono più produttive

 

Probabilmente hai sentito consigli come questo, ripetuti più e più volte: per avere una giornata produttiva, è necessario iniziare presto. Per trasformarti magicamente in una persona efficiente e mattiniera.

Niente naturalmente contro chi è mattiniero, ma non è necessariamente vero che ci renda più efficaci, almeno tutti i giorni.

Prendiamo per esempio uno studio condotto da scienziati dell’Università di Liegi in Belgio. La ricerca ha incluso 31 partecipanti, 15 dei quali si sono vantati di essere i nottambuli più importanti, mentre gli altri 16 si sono classificati come mattinieri.

Passando due notti in un laboratorio del sonno, i due gruppi hanno avuto differenze di circa quattro ore nei loro schemi di sonno. Ad esempio, se i mattinieri volavano fuori dal letto alle 7 del mattino, i nottambuli non si sono alzati fino alle 11:00.

Un’ora e mezza e 10 ore e mezza dopo i loro tempi di sveglia, i partecipanti hanno fatto un test di reazione della loro capacità di mantenere l’attenzione focalizzata mentre una risonanza magnetica ha misurato la loro attività cerebrale.

Nel test mattutino che si è verificato poco dopo la sveglia, non c’era una vera differenza tra i mattinieri e i nottambuli. Ma durante il test di sera? I nottambuli erano molto meno intontiti e avevano tempi di reazione molto più reattivi dei primi mattinieri. Quindi, in parole povere, chi si alza dopo può rimanere mentalmente sveglio più a lungo, prima di sentirsi esausto.

Per quanto riguarda la risonanza magnetica della funzione cerebrale, questa ha confermato tali risultati. Dieci ore e mezza dopo il risveglio, le persone mattiniere avevano un’attività cerebrale molto più bassa in regioni legate a funzioni come l’attenzione.

Anche alcune ricerche dicono che anche i nottambuli sono più reattivi nel corso della giornata. Uno studio diverso su 420 partecipanti ha rilevato che i nottambuli hanno superato i mattinieri in alcuni test di intelligenza, in particolare nella memoria di lavoro e nella velocità di elaborazione. E il vero colpo di scena? Quel risultato non cambiava anche quando i test venivano fatti nelle ore del mattino.

 

Mito n. 3: il modo migliore per battere una crisi è prendersi una pausa

 

Stai affrontando un blocco creativo da cui non vedi la via d’uscita e, se tieni conto dei molti dei consigli più ricorrenti, devi staccare per un po’ e ti vai a fare una passeggiata, lavori su qualcos’altro, o fai davvero qualsiasi cosa che ti distrae da ciò che ti fa sentire confuso.

Mentre ciò potrebbe farti sentire meglio, non è in realtà sempre il modo migliore per farcela. La scienza dice che il modo più efficace per arrivare dall’altra parte di un blocco creativo è fare la cosa che sembra impossibile: continuare a spingere per riuscire a sbloccarsi.

Secondo una ricerca della Kellogg School della Northwestern University, la perseveranza è tutto ciò che serve per approdare alle tue idee più grandi.

Durante lo studio, i partecipanti hanno analizzato idee creative (nella forma di piatti originali da servire durante la cena del Ringraziamento) durante due brevi periodi di tempo. Quando la prima parte di tempo si è esaurita, è stato chiesto loro di stimare quante più idee potevano generare durante il secondo periodo.

In media, i partecipanti si sono sottovalutati. Hanno predetto che potevano generare altre 10 idee durante quel secondo intervallo di tempo. Tuttavia, in realtà sono arrivati ​​più vicini a 15.

E la scoperta più interessante? Le idee erano anche molto più creative durante quel secondo blocco temporale.

 

Mito n. 4: togli di mezzo il lavoro inutile completando i compiti facili prima dei progetti complessi

 

Forse la maggior parte delle persone riempie l’inizio della sua giornata di lavoro con tutti i tipi di attività meno strategiche , come rispondere alle email e mettersi in contatto con i colleghi per esempio.

Si può immaginare che sia proficuo togliere di mezzo tutte quelle piccole cose per concentrarsi poi sul lavoro più grande che è il vero obiettivo per quel giorno. Un po’ come fossero le faccende di casa mentali.

C’è un fondo di merito a questa idea, dedicarsi alle attività meno strategiche per poi buttarsi a capofitto su quelle veramente decisive. Ma forse è sbagliato il momento temporale. Molti psicologi ed esperti affermano che in genere è molto meglio dare il via alla tua giornata con qualcosa di più grande e più significativo, o persino un compito che temi.

Probabilmente hai sentito parlare del modo di dire di “mangiare la rana”, che fa riferimento a una vecchia citazione di Mark Twain. Se inizi la tua giornata con qualcosa di veramente “indigesto”, puoi alimentare il resto del giorno sapendo che il peggio è dietro di te.

Infatti lo psicologo Ron Friedman, autore del libro The best place to work spiega che le prime tre ore dei nostri giorni lavorativi sono in realtà i momenti nei quali siamo più concentrati.

“Se finiamo per dilapidare quelle prime tre ore reagendo subito alle priorità di altre persone , che in definitiva è la segreteria telefonica o l’email, ci sarà sempre una lista di altre persone che richiedono il nostro tempo e che finisce per usare le nostre ore migliori e per non farci essere abbastanza efficaci come potremmo essere… “Friedman spiega in un Harvard Business Review Ideacast.

E ulteriormente, mentre ci spostiamo nel pomeriggio, sperimentiamo una diminuzione del funzionamento cognitivo. Quindi, affrontare il tuo lavoro più importante per prima cosa potrebbe essere solo il modo per una giornata lavorativa più produttiva.

 

Mito n. 5: essere produttivi significa ottenere tutto quello che c’è nella tua lista di cose da fare in un sol giorno

 

Quando immagini una giornata produttiva, che aspetto ha? Sfortunatamente per la maggior parte delle persone, è fin troppo facile confondere i termini “occupato” e “produttivo”.

Vogliamo una casella di posta elettronica vuota e una lista di cose da fare che sembri che sia passata attraverso un distruggidocumenti, come oggetto di vanto alla fine di una sessione di lavoro piena zeppa. Ma, sappi, questi non sono i veri indicatori dei tuoi livelli di produttività.

Certo, ti potresti sentire meglio se riuscissi a ridurre la posta in arrivo da 382 a 150, ma chiediti questo: è stato davvero l’uso più efficiente del tuo tempo? Oppure, sarebbe stato meglio dedicare quelle ore a fare progressi significativi su quella presentazione strategicamente importante che è imminente?

Quando si tratta di vera produttività, è importante ricordare la regola d’oro della qualità rispetto alla quantità. Se riesci a fare passi avanti su quel grande, allettante progetto che ti cade in testa, è altrettanto produttivo (probabilmente, ancor di più) come depennare 15 cose diverse dalla tua lista di cose da fare.

 

Alla fine si può giungere a una sintesi:

 

  • C’è un progetto grande o un’attività che ti preoccupa, puoi comunque accavallarla, nel corso della giornata, con altre attività senza però abbandonarla del tutto rispetto agli altri compiti.
  • E’ giusto qualche volta alzarsi presto per mettersi subito all’opera soprattutto se hai avuto un’idea migliorativa al progetto ma non è necessario farlo per forza tutti i giorni, per rimanere così reattivi tutto il giorno.
  • E’ forse meglio però buttarsi a capofitto subito nelle prime ore lavorative del mattino su quel tema che ti preoccupa di più o che è il vero obiettivo della giornata senza farsi distrarre dalle piccole attività o abitudini che puoi gestire in altri momenti.
  • Prima la cosa più strategica per te e poi il resto di tutte quelle attività che avevi in mente di fare oggi. Non devi fare tutto e l’individuazione delle priorità come scritto in altri articoli è decisiva. Ricorda “chi troppo vuole nulla stringe”.

 

La produttività è personale

 

Se sei desideroso di essere più produttivo, questa che hai letto può essere una giusta dose di consigli chiave necessari per dominare la tua giornata lavorativa, che non vogliono contraddire in pieno alcune regole che consideriamo oramai consolidate ma soltanto far aprire gli occhi su quanto sia rischioso far nostri alcuni preconcetti che poi nella realtà non funzionano.

Per quanto riguarda la tua produttività, tuttavia, è importante ricordare che la cosa più intelligente che puoi fare è applicare ciò che hai sperimentato che funziona meglio per te.

Sembra banale dire così, ma solo applicando delle pratiche poi scopri quali sono meglio per te. In tutta le esperienze della tua vita in fondo è stato così.

E d’altronde non si dovrebbe dare per scontato che sia necessario cambiare immediatamente marcia e cambiare approccio. Alla fine, se un metodo di lavoro ti aiuta a fare le cose, è davvero tutto ciò che conta per essere più produttivo.

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Pianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione

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La settimana scorsa ti ho parlato di analisi, per scoprire le tue abitudini nella gestione del tempo. Ma vediamo perché ci vuole una corretta pianificazione.

 

Il nostro cervello, estremamente sovraccaricato, tutto quello che può lo gestisce sulla base di automatismi. Questa modalità da pilota automatico ti fa gestire sempre nello stesso modo scorretto le tue giornate, ti fa perdere mesi lunghi senza mai aver fatto dei progressi.

Per correggere le abitudini limitanti, come spiegato nell’ articolo precedente, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

 

A questo punto sarai in grado di creare dei blocchi fissi sulla tua agenda a seconda della tipologia dell’attività.

 

Ma prendiamo qualche esempio di azioni più concrete che si possono fare:

  • Capire quale è il miglior momento per le attività di massima priorità
  • Raccogliere in blocco le microattività e quindi pianificarle nei momenti di calo di energie, ma anche subito dopo delle attività che invece normalmente generano emozioni negative
  • Pianificare il riposo in modo più strategico
  • Programmare delle giornate con delle attività di networking/incontri/formazione
  • Fissare le attività fisiche e avere un’alimentazione regolare

Con la creazione di blocchi fissi sarai in grado di pianificare anche gli appuntamenti, e non spezzare troppo le giornate.

 

Sicuramente desideri integrare delle nuove abitudini.

 

Questa è una procedura lunga e faticosa, ma vale la pena, perché non appena diventa automatica – ci vogliono almeno 3 settimane – riuscirai a impostare una vita più serena e sana senza fatica. Per facilitare questo processo puoi scaricare il mio tracker qui.

Prima di passare alla modalità di pianificazione dovrai analizzare e classificare le tue attività. Non c’è modo migliore che usare la matrice di Eisenhower o Covey. Di questo abbiamo già parlato, e in questo link potrai anche scaricare un form per creare la tua matrice personalizzata.

Se hai evidenziato le tua attività prioritarie deI quadrante 2 (come puoi vedere nell’immagine qui sotto) e nello stesso tempo hai capito quali sono i blocchi migliori per ottenere la massima focalizzazione il gioco è fatto.

Matrice di Covey

 

Ma guardiamo quali sono i due errori più diffusi: il NON PIANIFICARE e l’ IPERPIANIFICARE.

 

Come dice Stephen Covey:

“Dove non c’è un giardiniere, non c’è un giardino.“

Non pianificare vuol dire essere costretti a improvvisare e a farsi prendere dal panico nel gestire esclusivamente le emergenze e le urgenze, e a rimandare sempre le attività più importanti, quelle strategiche.

Mentre iperpianificare è una perdita di tempo e produce una strada non fattibile. Per affrontare le vie sconosciute del futuro dobbiamo creare una mappa, e lasciare che esse mostrino strade alternative, eventualmente migliori di quelle che abbiamo previsto noi.

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

 

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

 

Sono tanti i libri prodotti sull’importanza di avere degli obiettivi e di pianificare.

 

Eccoti un elenco di alcuni testi interessanti sull’argomento da consultare:


 

 

Se ti piacesse avere un percorso guidato alla creazione della tua pianificazione tailor made scrivimi cliccando qui.

 

 

 

Krisztina FekecsPianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione
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Capire dove e quanto tempo perdo, è possibile?

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Non è solo possibile, ma è la base di una pianificazione efficace. Per cui è indispensabile. Dovrai analizzarti con la massima sincerità, e poi di conseguenza correggere le abitudini cattive e sostituirle con quelle buone, ma anche costruire la tua strategia verso una buona gestione del tempo.

 

La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho,

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

 

 Con che mezzo faccio l’analisi?

 

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usa Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

 

 Cosa posso fare con Toggl?

 

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

 

 Come lo faccio?

 

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

 

 Cosa capirò?

 

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

 Per quanto tempo dovrò seguire l’analisi?

 

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

 

 Perché lo faccio?

 

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Se vuoi condividere con me il risultato della tua settimana di analisi, clicca qui.

 

Krisztina FekecsCapire dove e quanto tempo perdo, è possibile?
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Chi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?

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Ultimamente avrai sentito parlare spesso di Assistenti Virtuali e magari, se interessato, ti sentirai un po’ confuso sull’argomento.

Non sai chi è l’Assistente Virtuale e come funziona la collaborazione in modalità virtuale.

 

Queste possono essere le prime domande che emergono e le risposte te le ho già date in un articolo su chi è chi non è L’Assistente Virtuale, ma puoi continuare a leggerne anche qui sotto.

Vediamo chi sono i clienti di un’ Assistente Virtuale.

Il bello di questo servizio è che può risolvere i problemi sia dei piccoli imprenditori che delle aziende più strutturate.

Chiaramente un’azienda grande all’interno avrà la propria segreteria, e anche il reparto comunicazione. Ma come fa nel caso di un evento da organizzare dove la sua struttura interna è già satura?

E qui che entra in azione l’Assistente Virtuale, che può dare supporto professionale anche collaborando con la segreteria interna e gestire situazioni e eventi occasionali. Magari si tratta solo di una sostituzione temporanea, o di una collaborazione durante un periodo di riorganizzazione aziendale.

L’Assistente Virtuale può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile però solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.


Il servizio dell’Assistente Virtuale comunque è particolarmente adatto ai liberi professionisti, alle piccole medie imprese e agli startupper, che, per l’appunto, spesso non hanno ancora la segreteria e l’ufficio comunicazione al loro interno, non possono affrontare le spese di un’assunzione e non possono garantire il carico di lavoro stabile.

O anche solo quando hanno bisogno di sbrigare una singola mansione ma troppo oberante in un dato momento e non sanno a chi rivolgersi, credendo che un certo tipo di attività non si possa delegare efficacemente se non avendo qualcuno al proprio fianco fisicamente.

Con questa soluzione avrebbero a disposizione un servizio che si adatta alle loro esigenze al 100%, avendo tutta la flessibilità necessaria per la gestione quotidiana, ma nello stesso tempo delegando le attività operative e quindi con la possibilità di ricavare le risorse necessarie per far crescere la loro attività.


Ma quali sono le attività da delegare? Tutto ciò che non è propriamente strategico ma comunque funzionale al processo della tua attività. Le operazioni marginali ma necessarie alla quotidianità lavorativa.

 

La gestione dei dati aziendali, i compiti di assistenza personale, alcune mansioni di amministrazione , le attività di marketing digitale, la gestione dei social media oramai sempre più necessaria, fino all’organizzazione di eventi di promozione aziendale. Al link di questo articolo puoi trovare il dettaglio delle 60 attività che ho individuato secondo la mia esperienza.


La domanda è anche come delegare

 

Sembra una pratica semplice e scontata ma così non lo è per chi non l’ha mai applicata. E lo sforzo diventa notevole se siamo in presenza di chi vuol tenere tutto sotto controllo occupandosi in prima persona di ogni singola attività.

Ma si arriva al punto in cui ci si rende conto che se si vuole veramente evolvere e mirare i veri obiettivi ci si deve affidare a collaboratori di fiducia a cui delegare alcune attività, magari come detto anche non essenziali ma che alleggeriscono la giornata lavorativa e l’impegno mentale, con il risultato dell’aumento del tempo per le attività veramente strategiche e anche per la vita privata.

Un mio articolo di qualche tempo fa spiega come si può iniziare a delegare inquadrando le priorità effettive. Hai la possibilità di scaricare la matrice di Covey e iniziare a usarla.


Sul mio sito puoi trovare anche strumenti utili come il Test, che puoi effettuare in pochi minuti, per capire quanto tempo puoi guadagnare con l’ausilio di un Assistente Virtuale.

In definitiva il servizio che un Assistente Personale può offrire è per le più diverse tipologie professionali come ho spiegato anche nel mio penultimo articolo.

Non solo per piccole aziende o imprese ma anche per privati che proprio perché senza struttura hanno bisogno di un coadiuvo, occasionale o più continuo, al proprio lavoro.

Il tutto in maniera snella ed efficiente, facendo sentire il cliente sollevato da attività che prima lo oberavano o lo occupavano eccessivamente e al tempo stesso più sereno e meno preoccupato di dover far tutto.

 

Krisztina FekecsChi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?
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3 libri 3 pensieri

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Anche se sei un bravo e attento lettore difficile che tu riesca a ricordarti di tutti i dettagli di un libro. Ma se si tratta di una storia insolita sicuramente ti rimarrà nella mente per sempre. E questi dettagli spesso sono quelli che poi ti fanno scattare cambiamenti importanti nella tua vita.

 

Penso che come la lettura anche i riassunti hanno questo problema, non ti rimane nulla se non riesci a legare a qualcosa di incredibile se non scioccante.

Questo è il motivo per cui, oggi, ho selezionato 3 libri tra i miei preferiti sui temi gestione del tempo e produttività, e ho scelto un pezzetto da ognuno dei testi che per me vale la pena memorizzare per sempre!

 

PRODUTTIVITÀ 300% DI MAX FORMISANO

 

Secondo Formisano la forza di volontà è fondamentale per le gestione del tempo e per la propria produttività. E’ una fra le risorse più importanti, ma è limitata. Per questo devi imparare a proteggerla e ricaricarla.

“Prendo come esempio una ricerca molto famosa sulla forza di volontà di Walter Mischel, professore universitario. Il professore ha fatto una prova con centinaia di bambini della scuola materna.

Un soggetto offriva loro, chiusi in una stanza e ripresi a loro insaputa, uno dei marshmallow (dolci gustosissimi), dicendogli che poteva mangiarlo subito o aspettare qualche minuto senza mangiarlo. In quest’ultimo caso, ne avrebbe avuto uno in più e avrebbe potuto mangiarli entrambi. Solo 3 su 10 riuscivano a trattenersi!

La maggioranza dei bambini non sapeva rinunciare a un piacere immediato per ottenere un piacere più grande in futuro, nonostante fosse un futuro distante pochi minuti.

Dopo una quindicina di anni, è ripartita l’osservazione dei ragazzi coinvolti. Risultato: quelli che avevano ceduto subito avevano avuto poi problemi di autostima o di disagio.…insomma il non saper dire di no o attendere qualcosa li aveva fortemente penalizzati.”

Per concludere , sul lungo periodo il saper dire di no, anche a se stessi, sembra essere più importante di fattori come il quoziente intellettivo o la classe sociale di appartenenza.

UNA COSA SOLA DI GARY KELLER E JAY PAPASAN

 

Keller dimostra i dati di una serie di articoli pubblicati sul New York Times per farci capire che il Multitsaking è causa di vari tipi di disgrazie.

“Nel 2009 il reporter Matt Richtel ricevette il premio Pulitzer per la cronaca interna con una serie di articoli sui pericoli di essere alla guida e usare il cellulare per parlare o mandare messaggi. Scoprì che una guida distratta è la causa del 16% di tutte le vittime di incidenti stradali e di quasi mezzo milione di feriti ogni anno.

Persino un’ innocua conversazione telefonica mentre si è alla guida richiede il 40% della nostra attenzione e, sorprendentemente , può avere lo stesso effetto che essere ubriachi. La prova è così incofutabile che è stato vietato l’uso di cellulari durante la guida.

Ci aspettiamo che piloti e chirurghi siano completamente concentrati sul loro lavoro fino a escludere qualunque altra cosa. Non accettiamo scuse e non tolleriamo nient’altro se non la concentrazione assoluta da parte di questi professionisti.”

Perché tolleriamo o pretendiamo addirittura il multitasking se stiamo svolgendo il nostro lavoro più importante?

 

BATTI IL TEMPO DI FLAVIO CABRINI E UGO RAVAIOLI

 

Cabrini e Ravaioli raccontano una storia di Covey davvero interessante.

“Un giorno nel corso di un seminario Covey ad un tratto fece una pausa e tirò fuori un barattolo di vetri e una pila di ciottoli. Okay – disse – è il momento di sottoporvi un quiz. Svitò il coperchio del barattolo e domandò all’uditorio: Quanti di questi ciottoli pensate possano essere contenuti qua dentro? Ottenute le più disparate risposte, Covey infilò nel barattolo uno dopo l’altro tutti i ciottoli che si era portato. Arrivarono fino all’orlo.

Trovate che sia pieno? Chiese alla platea. Tutti gli risposero di sì. Covey scosse il capo, estrasse un pugno di ghiaia e lasciò scivolare i sassolini negli interstizi. E ora è pieno? Chiese di nuovo. Forse no, azzardò qualcuno. Covey annuì e stavolta fece comparire un sacchetto di sabbia che andò a riempire gli spazi lasciati vuoti da ciottoli e ghiaia.

Ora è pieno? Tornò a domandare.Il silenzio fu rotto da un “No” isolato e poco convinto. Esatto confermò Covey: da sotto il tavolo prese una piccola caraffa e versò l’acqua che conteneva nel barattolo, riavvitò il coperchio e rivolto agli astanti disse: Secondo voi, cosa ho voluto dimostrare? Che per quanto sia piena la tua agenda – intervenne uno dei presenti, c’è sempre un modo di infilarci qualcosa in più.

Niente affatto – replicò Covey – non è questo il punto. Il punto è che se non metti prima le pietre più grandi, poi nel barattolo non riuscirai più a farcele stare.”

I ciottoli, le “big rocks”, nell’esperimento di Covey rappresentavano le cose più importanti e il senso della sua dimostrazione era che se non si dà la precedenza alle cose che più contano non si troverà mai il tempo perché ci se ne possa occupare.

E tu hai pensato quali sono, nella tua vita e nel lavoro, le tue “big rocks”?

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

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Gestione del tempo, un percorso da imparare

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La nostra vita è diventata troppo complessa; la gestione del nostro tempo sta diventando una necessità fondamentale per tutti. Indipendentemente se siamo lavoratori dipendenti, imprenditori, liberi professionisti o startupper.

 

Il tempo, l’unica risorsa uguale per tutti. Il tempo è quello, nessuno può averne di più.

Al contrario della gestione finanziaria, la gestione efficace del tempo non porterà risultati quantitativi. Ma potrà portare risultati qualitativi.

Come dice Michael Altshuler:

La cattiva notizia è che il tempo vola, la buona notizia è che sei tu il pilota.

Per avere del tempo di qualità innanzitutto devi capire cosa porta per te la qualità. Quali sono le attività che ti portano più profitto, quali sono le attività che ti portano soddisfazione. Devi dimenticarti delle urgenze, mentre devi concentrarti sulle cose importanti per te.

Per costruire la tua vita equilibrata e armoniosa ci vorrà del tempo, ma si tratta di un investimento fatto per il tuo work – life balance.

Per l’introduzione di ogni nuova abitudine ci vogliono circa 3 settimane, per questo capisci perché ci vorrà del tempo e perché ci sono tanti che non ce la fanno. Mantenere la concentrazione su un obiettivo è difficile, l’unica cosa che può renderlo più facile è il desiderio.

Il desiderio di realizzare il tuo sogno è l’unico motore che ti darà la spinta per andare avanti.

Ma come si fa a “creare” quel Tuo “Big Why”?

 

Devi scavare dentro di te, nel tuo passato, tra i sogni scordati e tirare fuori quell’unica cosa che diventerà la tua missione di vita.

La tua missione, d’altronde, è fatta di priorità relative a uno stile di vita. Il tuo stile di vita comprenderà tanti dettagli relativi alla sfera di lavoro, alla famiglia e agli affetti, alla salute e alla spiritualità, al tempo libero.

Senza aver capito bene il tuo Big Why e le tue priorità non potrai mai strutturare una buona gestione del tempo.

Se hai deciso di seguire questo percorso e imparare finalmente la gestione del TUO tempo, dovrai procedere gradualmente.

 

Inizia a capire bene come evidenziare le tue priorità, analizzando tutte le tue attività. La cosa migliore è usare la matrice di Eisenhower, di cui puoi leggere in questa mia guida 

Ti regalo anche due tool importanti, il tracker per aiutarti a inserire le nuove abitudini e la matrice per creare la tua scatola di priorità.

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

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