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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

Krisztina FekecsCome condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team
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Introduzione alla nuova Gmail

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In questi giorni avrete forse sentito parlare della nuova interfaccia di Gmail.

 

Non è ancora ufficialmente implementata nelle nostre caselle di posta ma è attivabile da chi vuol provarla in anticipo nelle impostazioni (comando in alto a destra a forma di ingranaggio) tramite il comando Prova la nuova GMail.

Ci sono tre modalità di aspetto, Predefinita, Normale e Compatta.

Già In Predefinita è possibile scorgere una novità: ci sono 4 comandi Archivia, Elimina, Segna come da leggere o già letto e Posticipa a fianco a destra dell’intestazione di un messaggio.

 

Quest’ultimo comando permette di rinviare e rimuovere le email a cui non possiamo rispondere subito, archiviandoli nella cartella Posticipati, presente nel Menu principale.

In questo caso la nuova Gmail mette a disposizione la possibilità di avere dei promemoria di risposta o seguito a risposte a email rimandate, facendolo in maniera intelligente.

Infatti nella parte superiore della Posta in arrivo si potrebbero vedere email con date precedenti e un suggerimento che invita a rispondere o a inviare un follow-up.

In Normale più simile all’attuale interfaccia, con grafica più sintetica, sono presenti più mail senza icone dei quattro comandi che abbiamo citato sopra.

In Compatta invece si rende il tutto compatto, appunto, e maggiormente scarno per chi preferisce avere una visualizzazione essenziale.

Una volta scelta la modalità di aspetto possiamo entrare nella nostra inbox e scoprire le ulteriori novità, con la possibilità reversibile di poter tornare alla attuale configurazione tramite Torna alla versione classica.

La prima macroscopica novità è la barra laterale tramite cui si può accedere ai servizi di Calendar, dove visualizzi il programma della giornata, alla funzione Keep per creare appunti e note da inserire rapidamente e Tasks dove aggiungere cosa da fare o scadenze divise in fasi successive selezionabili (flag).

 

In più è presente la voce Componenti aggiuntivi dove si può installare ulteriori strumenti Gmail per gestire i nostri messaggi.

Altra novità è la possibilità di aprire gli allegati direttamente dalla lista delle email, senza dovervi entrare dentro, rendendo così più immediata l’apertura dei documenti o foto allegate. Se scegliamo la modalità Predefinita, visualizzeremo un’anteprima degli allegati nella Posta in arrivo.

Altra nuova funzione è la Smart Reply cioè la possibilità di scegliere tra risposte già pronte e intelligenti, visto che si rendono disponibili a seconda del testo e dell’oggetto della mail, per replicare velocemente quando non c’è bisogno di articolare una risposta più complessa.

 

Visti i recenti fatti riguardo alla riservatezza dei dati personali ci sono anche novità riguardanti questo importante e delicato aspetto.

La modalità Confidential offre maggiori tutele come la possibilità di distruggere le email inviate dopo un dato periodo (impostabile) e l’impossibilità di farle inoltrarle e stamparle o ancora la creazione di password inviata tramite sms all’effettivo autentico destinatario per essere sicuri che sia solo lui/lei stesso a leggere la nostra missiva riservata.

Ultimo aspetto la sicurezza garantita dagli Alert mostrati più chiaramente in caso di posta a rischio presenza di virus, tramite nuovi algoritmi che valutano la presenza di phishing.

 

Google ha comunque impostato una guida alla nuova interfaccia che trovate cliccando QUI

 

 

 

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Dimentica la Inbox Zero

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Oggi torniamo a parlare di gestione email, anche tu avrai letto diversi articoli che ti promettono la Inbox Zero, cioè la casella vuota. Come potrai immaginare ci sono delle discussioni infinite e non mancano le persone di successo nel condividere la loro opinione al riguardo.

Tony Hsieh, Founder & CEO di Zappos dice che è assurdo parlare di Inbox zero, siccome è una storia infinita, basta inviare una sola riposta e potresti già avere una mail nella posta in arrivo. Lui per esempio consiglia di rispondere sempre alle mail del giorno precedente.

Eric Schmidt, CEO di Alphabet invece consiglia di rispondere a ogni email che ti arriva molto veloce e brevemente. Sinceramente non sono d’accordo perché diventa una fonte di distrazione e quindi si rischia di arrivare alla fine della giornata senza aver combinato niente o molto poco.

Katia Beauchamp, founder di Birchbox costringe invece il suo team a inserire nelle mail anche la scadenza entro quando necessitano di una risposta. Direi che in Italia non potrebbe mai funzionare, purtroppo!

 

Per arrivare all’inbox zero o quasi potresti usare anche diversi tool, di cui ti ho già parlato in questo articolo.

A quella lista aggiungerei solo Unroll.me per fare una analisi e una pulizia di tutte le iscrizioni a siti. Io ti consiglio di farlo almeno una volta in ogni trimestre, perché le newsletter dopo qualche mese tendono ad esaurirsi.

 

Diciamo che il metodo Inbox zero come concetto va anche bene, perché l’obiettivo sarebbe di dare delle risposte entro tempistiche ragionevoli.  Semmai potremmo aggiungere Inbox zero per il weekend, quindi  gestire tutte le tue mail all’interno di una settimana lavorativa.

 

Il primo passo è definire – come sempre – le nostre priorità. Puoi usare la classica matrice di Eisenhower, e dividere le mail nelle seguenti categorie:

 

Importante – Urgente: priorità assoluta, da gestire subito

Importante – ma non Urgente: decidere sulla scadenza, e quindi programmare

Non è importante – ma Urgente: assoluta priorità per la delega

Non è importante – non è Urgente: nessuna priorità , email da cancellare(disiscriversi)

 

Ed ora un piccolo trucco per creare una to do list dalle tue email.

Apri un foglio in Google sheets con delle colonne che vuoi inserire nella tua lista.

Poi registrati su Zapier (ti basta la versione gratuita) e crea velocemente la tua prima Zap, Gmail – Google sheets, quindi potrai estrarre dalla tua posta elettronica una bella to do list in 1 minuto!

Subito dopo potrai riempire le colonne “priorità” e “ azione”, e quindi praticamente avrai  fatta la tua to do list. Trattandosi di un Google doc la potrai condividere anche con la tua collaboratrice per far gestire subito le mail con priorità “delegare”

to do list con zapier

Quindi penso che sia più importante creare delle procedure che arrivare a Inbox zero, anche perché potrebbe causarti tanta ansia e anche insoddisfazione!

 

Le attività che avranno una scadenza o sono relative a qualche progetto attivo, sempre con una semplice Zap, possono essere trasformate in una Card su Trello, quindi eventualmente anche condivise con il resto del tuo team.

 

Fai una prova, e fammi sapere! Domani che è venerdì puoi creare la tua lista e metterla in pratica subito da lunedì! Buon lavoro

 

Krisztina FekecsDimentica la Inbox Zero
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