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La comunicazione virtuale con Trello

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Ridurre le mail

 

Avere una casella postale ordinata e organizzata è il primo fondamentale passo per aumentare la tua produttività. Le email sono necessarie ormai per qualsiasi tipo di business, una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale.

Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa di disorganizzazione e innanzitutto di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

Sappiamo che questo è un obiettivo comune per chi lavora dove c’è bisogno di una continua comunicazione ma che poi viene disatteso o per scarso impegno (considerando questo tema poi non così decisivo) o per disorganizzazione.

La posta elettronica è sicuramente decisiva ma va coadiuvata da un metodo che ti fornisca ordine per non farti sopraffare dal volume quotidiano di posta dentro la tua casella.

Le necessità comuni per tutti sono quelle di dialogare, scambiare idee, condividere file, con una o più persone contemporaneamente; su un progetto o più progetti, e non sempre con le stesse persone.

Al tempo stesso c’è il bisogno di gestire progetti, attività e calendari in cui una o più persone sono coinvolte.

E qui torna in ballo Trello che può essere uno strumento utile alla comunicazione integrata alle attività che stai svolgendo.

Se infatti ti ricordi dei recenti articoli sul mio blog, abbiamo parlato delle liste su Trello che danno il quadro organizzativo dentro a una board di progetto.

All’interno di queste liste ci sono le card dei singoli compiti da eseguire per portare avanti il progetto, che sono “taggabili” con i nominativi dei singoli membri della board, così da poter essere informati sul procedere delle attività.

La card d’altronde è l’unità di base di Trello e può essere assegnata ad un membro, spostata da una lista ad un’altra, avere una scadenza o archiviata, creando un flusso chiaro e condiviso.

Come scrivono su Trello.com :

Il layout condiviso permette di visualizzare chiaramente la tabella di marcia e la portata del lavoro, coinvolgendo tutte le parti all’interno di una pianificazione ben organizzata, chiara nelle priorità e perfettamente coordinata.

Il vantaggio è quello di avere notifiche sulla posta ma di evitare una comunicazione standard via e-mail dove le risposte e gli inoltri ingolfano la casella di posta senza avere una efficace passaggio di informazioni.

Infatti il commento dentro alla singola card obbliga a una sintesi di scrittura e si collega direttamente all’avanzamento del compito da svolgere, notificato direttamente a tutti i membri taggati.

Oltre ai messaggi via mail, chiaramente, all’interno della card potrai allegare anche file, documenti e immagini che servono per lo svolgimento dell’attività o semplicemente di ispirazione e discussione.

Se usi la versione gratuita hai la possibilità di attivare solo un power up, che può essere per esempio il Google Drive del team, dove comunque hai strutturato l’archivio, e da dove è possibile allegare facilmente i file necessari alla scheda.

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

SCARICA gratuitamente la mia GUIDA cliccando  QUI 

 

Avere chiara la procedura per tutti

 

La comunicazione però non potrà essere efficace se le procedure di esecuzione all’interno di un progetto (dentro a una board) non sono chiare.

Con Trello questo è immediato. Hai davanti agli occhi, dentro le liste, ogni singolo compito che descrive la rispettiva attività, potendo seguire il suo flusso di avanzamento e l’ordine preciso secondo cui eseguirlo.

In ogni caso la struttura deve seguire sempre la procedura. In questo modo tutto il team ha la procedura davanti agli occhi, ha sempre presente il prossimo passo, ma, cosa che è ancora più importante, è consapevole dell’obiettivo finale.

Questo permette di tenere insieme il team anche dal punto di vista della motivazione e della responsabilizzazione. Ognuno porta avanti il suo compito che si completa con il lavoro degli altri e si crea così il quadro completo.

Si può organizzare la bacheca o board suddividendo le liste per mese e programmando una serie di attività predefinite o da aggiungere mano a mano.

Le liste altresì possono essere divise in “progetti in avvio”, “progetti in corso”, “progetti completati”, così da avere una vista completa della situazione di avanzamento.

Certo bisogna essere rigorosi nel segnalare gli aggiornamenti, taggando i membri coinvolti in quel preciso compito della card. Ma questo diventerà automatico quando userete Trello come vostro controllore sano delle vostre attività.

 

GMail e Trello

 

Esiste anche un sistema integrato di Gmail che permette di inserire un’estensione con cui è possibile aprire una card direttamente dentro a una lista.

Soprattutto nel caso in cui hai spesso scambi di mail in cui dai o ricevi istruzioni che, così, potrai facilmente trasformare in tasks. Questo ti eviterà di copiare e incollare ogni singola mail in Trello.

Ecco qui il link per avere questo plug-in.

 

 

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Krisztina FekecsLa comunicazione virtuale con Trello
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Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

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La volta precedente abbiamo parlato della condivisione del tuo calendario, ora invece capiremo come condividere la tua posta con la tua assistente oppure con il tuo team.

 

Sono passaggi indispensabili se vuoi lavorare con un team “liquido” utilizzando software gratuiti o comunque molto accessibili.

Probabilmente usi già i servizi di Google, ma se per caso non lo fai ancora io te lo consiglio tantissimo. Anche nel caso di una mail aziendale…! Sai che esistono i servizi di Google Suite per aziende (link: https://gsuite.google.it/intl/it/ ).

Potrai quindi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google, avere una gestione delle mail e del calendario molto snella e avere a disposizione un archivio cloud illimitato con un costo per meno di 100€ all’anno.

Puoi consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail aggiungendoli come delegato. Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi per tuo conto.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere 10 – 25 delegati alla tua posta.

 

Aggiungere un delegato

 

Apri Gmail.

In alto a destra, fai clic su Impostazioni  .

Clicca sulla scheda Account e importazione o Account.

Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su Aggiungi un altro account.

Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere.

Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso.

La persona che hai aggiunto riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Aggiungere un delegato funziona solo dal computer, e non dall’app. L’invito inviato al delegato scade dopo una settimana, quindi magari conviene avvisarlo anche telefonicamente. Dopo che il delegato ha accettato il tuo invito comunque serve un po’ di tempo per visualizzare il delegato all’interno della posta, magari anche 24 ore!

Con lo stesso percorso potrai eliminare il delegato in qualsiasi momento!

 

Azioni che possono essere svolte da un delegato

 

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista!

  • Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
  • Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
  • Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
  • Gestire tutti i contatti presenti.

 

Mentre i delegati NON possono:

  • Chattare con chiunque per tuo conto.
  • Modificare la tua password di Gmail.

 

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze. moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

 

Come chiedere assistenza

 

Se avessi bisogno di una piccola formazione su come usare al meglio il Google Calendar puoi contattarmi per una consulenza.

Se invece avessi dei problemi tecnici, magari problemi di sincronizzazione tra i tuoi device puoi anche contattare Google Italia via telefono chiamando il numero 02 36618300 o via Twitter scrivendo un messaggio all’account @GoogleItalia.

 

 

 

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Introduzione alla nuova Gmail

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La nuova interfaccia di Gmail è uscita ormai un anno fa, ma ci sono ancora delle novità! 

Nella seconda metà dell’articolo trovi le funzioni più smart di questa piattaforma.

Ci sono tre modalità di aspetto, Predefinita, Normale e Compatta.

Già In Predefinita è possibile scorgere una novità: ci sono 4 comandi Archivia, Elimina, Segna come da leggere o già letto e Posticipa a fianco a destra dell’intestazione di un messaggio.

Quest’ultimo comando permette di rinviare e rimuovere le email a cui non possiamo rispondere subito, archiviandoli nella cartella Posticipati, presente nel Menu principale.

In questo caso la nuova Gmail mette a disposizione la possibilità di avere dei promemoria di risposta o seguito a risposte a email rimandate, facendolo in maniera intelligente.

Infatti nella parte superiore della Posta in arrivo si potrebbero vedere email con date precedenti e un suggerimento che invita a rispondere o a inviare un follow-up.

In Normale più simile all’attuale interfaccia, con grafica più sintetica, sono presenti più mail senza icone dei quattro comandi che abbiamo citato sopra.

In Compatta invece si rende il tutto compatto, appunto, e maggiormente scarno per chi preferisce avere una visualizzazione essenziale.

Una volta scelta la modalità di aspetto possiamo entrare nella nostra inbox e scoprire le ulteriori novità, con la possibilità reversibile di poter tornare alla attuale configurazione tramite Torna alla versione classica.

La prima macroscopica novità è la barra laterale tramite cui si può accedere ai servizi di Calendar, dove visualizzi il programma della giornata, alla funzione Keep per creare appunti e note da inserire rapidamente e Tasks dove aggiungere cosa da fare o scadenze divise in fasi successive selezionabili (flag).

In più è presente la voce Componenti aggiuntivi dove si può installare ulteriori strumenti Gmail per gestire i nostri messaggi.

Altra novità è la possibilità di aprire gli allegati direttamente dalla lista delle email, senza dovervi entrare dentro, rendendo così più immediata l’apertura dei documenti o foto allegate. Se scegliamo la modalità Predefinita, visualizzeremo un’anteprima degli allegati nella Posta in arrivo.

Altra nuova funzione è la Smart Reply cioè la possibilità di scegliere tra risposte già pronte e intelligenti, visto che si rendono disponibili a seconda del testo e dell’oggetto della mail, per replicare velocemente quando non c’è bisogno di articolare una risposta più complessa.

Visti i recenti fatti riguardo alla riservatezza dei dati personali ci sono anche novità riguardanti questo importante e delicato aspetto.

La modalità Confidential offre maggiori tutele come la possibilità di distruggere le email inviate dopo un dato periodo (impostabile) e l’impossibilità di farle inoltrarle e stamparle o ancora la creazione di password inviata tramite sms all’effettivo autentico destinatario per essere sicuri che sia solo lui/lei stesso a leggere la nostra missiva riservata.

Ultimo aspetto la sicurezza garantita dagli Alert mostrati più chiaramente in caso di posta a rischio presenza di virus, tramite nuovi algoritmi che valutano la presenza di phishing.

Tutorial Trello gratuito

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Aggiornamento sulle novità di Marzo 2019

 

 

Partiamo proprio dall’ambito privacy o confidenziale della nostra posta Gmail.

 

Un novità è di poter controllare gli eventuali accessi fraudolenti, magari da paesi remoti, cliccando l’icona dell’account posta in alto a destra sulla posta in arrivo e andando poi su Controllo della Privacy e Gestisci Attività Web e App. Nel caso vediate degli accessi dubbi conviene cambiare la password del vostro account.

Un altra opzione molto comoda e, direi, sempre attuale è quella di poter annullare un’iscrizione ad una newsletter, che nel frattempo è diventata fastidiosa o non ci interessa più. Lo si può fare con il pulsante Annulla iscrizione posto vicino all’indirizzo del mittente.

Ultima novità, in tema sicurezza, è quella di poter aggiungere un sito, nel momento in cui ci registriamo, nel proprio account, in modo tale da poterne stoppare l’iscrizione quando si vuole e poter anche vedere le condivisioni che quel sito ha fatto con il proprio account.

 

Ci sono inoltre comandi che facilitano la gestione della casella Gmail.

 

La prima è quella di poter delegare il proprio indirizzo email a chi si vuole in un momento in cui non si possa consultare o gestire in prima persona la propria posta.

Lo si può fare andando su Impostazioni, Account, Importazione e Aggiungi un altro account (quest’ultimo deve essere sempre un account Gmail).

Questo delegato potrà inviare ed eliminare email senza sapere la password e senza intaccare i dati sensibili dell’account.

E nel caso non ci si voglia affidare a un delegato si può programmare le email sia con data che con orario esatti. Ci sono momenti prestabiliti, tipo stasera o domani, ma si può personalizzare come meglio possa servire.

Altra novità, sicuramente allettante, è la possibilità di creare indirizzi secondari, sempre collegati al nostro account ma con dentro maggiori informazioni riguardanti magari la nostra azienda, un nostro soprannome, un secondo cognome di famiglia.

Più semplicemente ora c’è la possibilità di avere un indirizzo secondario da poter usare per molteplici finalità.

Chiaramente le email ricevute lo saranno dentro alla casella dell’account originale, o più semplicemente dentro alla casella disposta in arrivo dell’indirizzo principale.

Per i più si può avere anche un dominio diverso da quello di Gmail nel caso di aziende o uffici ove un dominio sia già presente, in modo da poterlo aggiungere nell’account Gmail inserendo i suffissi Imap.

Anche in questo caso per avere tutto nella casella di posta in arrivo dell’indirizzo principale.

Ultima opzione di utilità operativa è quella di richiamo della email. Quante volte è capitato di aver mandato frettolosamente o inconsapevolmente qualcosa di sbagliato o inappropriato, con la paura di non poter far più nulla e aver creato i presupposti per una figuraccia o una gaffe. Ecco, ora in Impostazioni, su Annulla invio si può impostare i secondi di stand by in cui una email può stare prima di finire nella casella di posta del destinatario. Tempi utili disponibili 5, 10, 20 o 30 secondi.

 

Le ultime novità di cui vi scrivo riguardano alcune link facili che possono risultare comodi.

 

Un link è quello della capacità di collegarsi immediatamente a un indirizzo fisico presente in un mail ricevuta. Dove sono presenti indicazioni stradali, vengono subito rilevate creando un link sula destra dove poter cliccare per consultare la mappa.

Sulla falsariga di WhatsApp si può inviare messaggi vocali o video in diretta ai contatti della rubrica usando l’integrazione con Google Hangouts. Così si può partecipare a chiamate live cliccando in basso a sinistra sull’interlocutore con cui si vuol dialogare.

Credo di aver menzionato le ultime novità di Gmail e a questo punto non mi resta che augurare una migliore gestione della vostra casella!

 

 

 

Krisztina FekecsIntroduzione alla nuova Gmail
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Dimentica la Inbox Zero

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Oggi torniamo a parlare di gestione email, anche tu avrai letto diversi articoli che ti promettono la Inbox Zero, cioè la casella vuota. Come potrai immaginare ci sono delle discussioni infinite e non mancano le persone di successo nel condividere la loro opinione al riguardo.

Tony Hsieh, Founder & CEO di Zappos dice che è assurdo parlare di Inbox zero, siccome è una storia infinita, basta inviare una sola riposta e potresti già avere una mail nella posta in arrivo. Lui per esempio consiglia di rispondere sempre alle mail del giorno precedente.

Eric Schmidt, CEO di Alphabet invece consiglia di rispondere a ogni email che ti arriva molto veloce e brevemente. Sinceramente non sono d’accordo perché diventa una fonte di distrazione e quindi si rischia di arrivare alla fine della giornata senza aver combinato niente o molto poco.

Katia Beauchamp, founder di Birchbox costringe invece il suo team a inserire nelle mail anche la scadenza entro quando necessitano di una risposta. Direi che in Italia non potrebbe mai funzionare, purtroppo!

 

Per arrivare all’inbox zero o quasi potresti usare anche diversi tool, di cui ti ho già parlato in questo articolo.

A quella lista aggiungerei solo Unroll.me per fare una analisi e una pulizia di tutte le iscrizioni a siti. Io ti consiglio di farlo almeno una volta in ogni trimestre, perché le newsletter dopo qualche mese tendono ad esaurirsi.

 

Diciamo che il metodo Inbox zero come concetto va anche bene, perché l’obiettivo sarebbe di dare delle risposte entro tempistiche ragionevoli.  Semmai potremmo aggiungere Inbox zero per il weekend, quindi  gestire tutte le tue mail all’interno di una settimana lavorativa.

 

Il primo passo è definire – come sempre – le nostre priorità. Puoi usare la classica matrice di Eisenhower, e dividere le mail nelle seguenti categorie:

 

Importante – Urgente: priorità assoluta, da gestire subito

Importante – ma non Urgente: decidere sulla scadenza, e quindi programmare

Non è importante – ma Urgente: assoluta priorità per la delega

Non è importante – non è Urgente: nessuna priorità , email da cancellare(disiscriversi)

 

Ed ora un piccolo trucco per creare una to do list dalle tue email.

Apri un foglio in Google sheets con delle colonne che vuoi inserire nella tua lista.

Poi registrati su Zapier (ti basta la versione gratuita) e crea velocemente la tua prima Zap, Gmail – Google sheets, quindi potrai estrarre dalla tua posta elettronica una bella to do list in 1 minuto!

Subito dopo potrai riempire le colonne “priorità” e “ azione”, e quindi praticamente avrai  fatta la tua to do list. Trattandosi di un Google doc la potrai condividere anche con la tua collaboratrice per far gestire subito le mail con priorità “delegare”

to do list con zapier

Quindi penso che sia più importante creare delle procedure che arrivare a Inbox zero, anche perché potrebbe causarti tanta ansia e anche insoddisfazione!

 

Le attività che avranno una scadenza o sono relative a qualche progetto attivo, sempre con una semplice Zap, possono essere trasformate in una Card su Trello, quindi eventualmente anche condivise con il resto del tuo team.

 

Fai una prova, e fammi sapere! Domani che è venerdì puoi creare la tua lista e metterla in pratica subito da lunedì! Buon lavoro

 

Krisztina FekecsDimentica la Inbox Zero
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