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La comunicazione virtuale con Trello

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Ridurre le mail

 

Avere una casella postale ordinata e organizzata è il primo fondamentale passo per aumentare la tua produttività. Le email sono necessarie ormai per qualsiasi tipo di business, una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale.

Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa di disorganizzazione e innanzitutto di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

Sappiamo che questo è un obiettivo comune per chi lavora dove c’è bisogno di una continua comunicazione ma che poi viene disatteso o per scarso impegno (considerando questo tema poi non così decisivo) o per disorganizzazione.

La posta elettronica è sicuramente decisiva ma va coadiuvata da un metodo che ti fornisca ordine per non farti sopraffare dal volume quotidiano di posta dentro la tua casella.

Le necessità comuni per tutti sono quelle di dialogare, scambiare idee, condividere file, con una o più persone contemporaneamente; su un progetto o più progetti, e non sempre con le stesse persone.

Al tempo stesso c’è il bisogno di gestire progetti, attività e calendari in cui una o più persone sono coinvolte.

E qui torna in ballo Trello che può essere uno strumento utile alla comunicazione integrata alle attività che stai svolgendo.

Se infatti ti ricordi dei recenti articoli sul mio blog, abbiamo parlato delle liste su Trello che danno il quadro organizzativo dentro a una board di progetto.

All’interno di queste liste ci sono le card dei singoli compiti da eseguire per portare avanti il progetto, che sono “taggabili” con i nominativi dei singoli membri della board, così da poter essere informati sul procedere delle attività.

La card d’altronde è l’unità di base di Trello e può essere assegnata ad un membro, spostata da una lista ad un’altra, avere una scadenza o archiviata, creando un flusso chiaro e condiviso.

Come scrivono su Trello.com :

Il layout condiviso permette di visualizzare chiaramente la tabella di marcia e la portata del lavoro, coinvolgendo tutte le parti all’interno di una pianificazione ben organizzata, chiara nelle priorità e perfettamente coordinata.

Il vantaggio è quello di avere notifiche sulla posta ma di evitare una comunicazione standard via e-mail dove le risposte e gli inoltri ingolfano la casella di posta senza avere una efficace passaggio di informazioni.

Infatti il commento dentro alla singola card obbliga a una sintesi di scrittura e si collega direttamente all’avanzamento del compito da svolgere, notificato direttamente a tutti i membri taggati.

Oltre ai messaggi via mail, chiaramente, all’interno della card potrai allegare anche file, documenti e immagini che servono per lo svolgimento dell’attività o semplicemente di ispirazione e discussione.

Se usi la versione gratuita hai la possibilità di attivare solo un power up, che può essere per esempio il Google Drive del team, dove comunque hai strutturato l’archivio, e da dove è possibile allegare facilmente i file necessari alla scheda.

 

Avere chiara la procedura per tutti

 

La comunicazione però non potrà essere efficace se le procedure di esecuzione all’interno di un progetto (dentro a una board) non sono chiare.

Con Trello questo è immediato. Hai davanti agli occhi, dentro le liste, ogni singolo compito che descrive la rispettiva attività, potendo seguire il suo flusso di avanzamento e l’ordine preciso secondo cui eseguirlo.

In ogni caso la struttura deve seguire sempre la procedura. In questo modo tutto il team ha la procedura davanti agli occhi, ha sempre presente il prossimo passo, ma, cosa che è ancora più importante, è consapevole dell’obiettivo finale.

Questo permette di tenere insieme il team anche dal punto di vista della motivazione e della responsabilizzazione. Ognuno porta avanti il suo compito che si completa con il lavoro degli altri e si crea così il quadro completo.

Si può organizzare la bacheca o board suddividendo le liste per mese e programmando una serie di attività predefinite o da aggiungere mano a mano.

Le liste altresì possono essere divise in “progetti in avvio”, “progetti in corso”, “progetti completati”, così da avere una vista completa della situazione di avanzamento.

Certo bisogna essere rigorosi nel segnalare gli aggiornamenti, taggando i membri coinvolti in quel preciso compito della card. Ma questo diventerà automatico quando userete Trello come vostro controllore sano delle vostre attività.

 

GMail e Trello

 

Esiste anche un sistema integrato di Gmail che permette di inserire un’estensione con cui è possibile aprire una card direttamente dentro a una lista.

Soprattutto nel caso in cui hai spesso scambi di mail in cui dai o ricevi istruzioni che, così, potrai facilmente trasformare in tasks. Questo ti eviterà di copiare e incollare ogni singola mail in Trello.

Ecco qui il link per avere questo plug-in.

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

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Krisztina FekecsLa comunicazione virtuale con Trello

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