La comunicazione virtuale con Trello

 In Smart office tools

Ti senti sommerso dalle email di clienti e collaboratori? Hai paura di perderti tra le varie comunicazioni? 

Capisco benissimo come ti senti, ecco perché in questo articolo ti racconterò di come Trello, uno strumento di project management davvero intuitivo e semplice da utilizzare, può aiutarti a gestire le varie comunicazioni virtuali. 

COME RIDURRE LE EMAIL

 

Avere una casella postale ordinata e organizzata è il primo fondamentale passo per aumentare la tua produttività. Le email sono necessarie ormai per qualsiasi tipo di business, una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale.

Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa di disorganizzazione o di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

Se è vero che mantenere un flusso di comunicazione efficace è un obiettivo comune per chi lavora dove c’è bisogno di un continuo scambio di informazioni, è altrettanto vero che spesso questo obiettivo viene disatteso o per scarso impegno (considerando questo tema poi non così decisivo) o per disorganizzazione.

La posta elettronica è fondamentale, ma devi avere un metodo che ti fornisca ordine per non farti sopraffare dal volume quotidiano di posta dentro la tua casella.

Le necessità comuni per tutti sono quelle di dialogare, scambiare idee, condividere file, con una o più persone contemporaneamente, su un progetto o più progetti, e non sempre con le stesse persone.

Spesso abbiamo bisogno di gestire progetti, attività e calendari in cui una o più persone sono coinvolte.

E qui entra in gioco Trello, uno strumento utile alla comunicazione integrata alle attività che stai svolgendo.

Sul mio blog abbiamo parlato delle varie funzioni di Trello in diversi articoli nella categoria dedicata ai tool utili per lo smart working.

Abbiamo parlato delle liste che danno il quadro organizzativo dentro a una board di un progetto.

E abbiamo parlato delle card all’interno delle liste che rappresentano i singoli compiti da eseguire per portare avanti il progetto e che sono “taggabili” con i nominativi dei singoli membri della board, così da poter essere informati sul procedere delle attività.

La card d’altronde è l’unità di base di Trello e può essere assegnata ad un membro, spostata da una lista ad un’altra, avere una scadenza o archiviata, creando un flusso chiaro e condiviso.

Come scrivono su Trello.com :

Il layout condiviso permette di visualizzare chiaramente la tabella di marcia e la portata del lavoro, coinvolgendo tutte le parti all’interno di una pianificazione ben organizzata, chiara nelle priorità e perfettamente coordinata.

 

Qual è il vantaggio di utilizzare Trello per la comunicazione? Con Trello puoi ricevere notifiche nella posta in entrata ma, al contempo, evitare una comunicazione standard via email. Puoi evitare quindi che le risposte e gli inoltri ingolfino la casella di posta e migliorare così il passaggio delle informazioni. 

Infatti il commento dentro alla singola card obbliga a una sintesi di scrittura e si collega direttamente all’avanzamento del compito da svolgere, notificato direttamente a tutti i membri taggati.

Oltre ai commenti, all’interno della card potrai allegare anche file, documenti e immagini che servono per lo svolgimento dell’attività o semplicemente di ispirazione e discussione.

Se usi la versione gratuita hai la possibilità di attivare solo un power up, che può essere per esempio il Google Drive del team, dove comunque hai strutturato l’archivio, e da dove è possibile allegare facilmente i file necessari alla scheda.

CHIARIRE LA PROCEDURA PER TUTTI

 

La comunicazione però non potrà essere efficace se le procedure di esecuzione all’interno di un progetto (dentro a una board) non sono chiare.

Con Trello questo è immediato. Hai davanti agli occhi, dentro le liste, ogni singolo compito che descrive la rispettiva attività, potendo seguire il suo flusso di avanzamento e l’ordine preciso secondo cui eseguirlo.

In ogni caso la struttura deve seguire sempre la procedura. In questo modo tutto il team ha sempre chiaro il progetto a che punto si trova e conosce il prossimo passo da compiere ma non solo, cosa che è ancora più importante, è consapevole dell’obiettivo finale.

Questo permette di tenere insieme il team anche dal punto di vista della motivazione e della responsabilizzazione. Ognuno porta avanti il suo compito che si completa con il lavoro degli altri e si crea così il quadro completo. 

Si può organizzare la bacheca o board suddividendo le liste per mese e programmando una serie di attività predefinite o da aggiungere mano a mano.

Le liste possono essere anche divise in “progetti in avvio”, “progetti in corso”, “progetti completati”, così da avere una vista completa della situazione di avanzamento.

Certo, bisogna essere rigorosi nel segnalare gli aggiornamenti, taggando i membri coinvolti in quel preciso compito della card. Ma niente paura: questo meccanismo diventa automatico quando inizi ad utilizzare Trello come controllore sano delle tue attività.

 

GMAIL E TRELLO

 

Per renderci la vita più semplice, Trello prevede un sistema integrato con Gmail, ovvero permette di inserire un’estensione con cui puoi aprire una card direttamente dentro a una lista tramite l’email.

Questo ti eviterà di copiare ogni singola email in Trello. Lo trovo davvero utile soprattutto nel caso in cui hai spesso scambi di email in cui dai o ricevi istruzioni che, così, potrai facilmente trasformare direttamente in tasks. Ecco qui il link per avere questo plug-in.

Grazie a tutte le possibilità che ci offre, Trello è sicuramente uno strumento utilissimo per gestire progetti e comunicazioni, non credo potrei più farne a meno. Tu lo utilizzi? Fammelo sapere in un commento qui sotto. 

 

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