La perfetta gestione della tua casella postale

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Qualche trucco per avere una casella sempre pulita e ordinata e in più una lista di 10 plugin fantastici per gmail

Avere una casella postale ordinata e organizzata è il primo fondamentale passo per aumentare la tua produttività. Le email sono necessarie ormai per qualsiasi tipo di business, una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale. Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa di disorganizzazione e innanzitutto di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

Gmail, il sistema di corrispondenza di Google, non è solo gratuito ma offre varie possibilità di organizzare al meglio le tue email e ti da anche la possibilità di avere dei fantastici “time saver” plugin.

Come strutturare il tuo sistema di cartelle

Con Gmail potrai creare delle sottocartelle, quindi categorizzare la tua corrispondenza. Ognuno ha le proprie esigenze ma vorrei consigliarti 2 modalità.

Opzione 1

Crei una cartella per le cose più importanti, che puoi chiamare per esempio ASAP, raggruppando qui le email urgenti e/o importanti. Poi potrai crearne una da gestire entro una settimana, ed infine l’ultima senza scadenza. Ogni mattina o in un orario scelto da te, ma comunque preferibilmente sempre nello stesso orario, potrai controllare le email in arrivo e quindi smistarle nelle sottocartelle. Nello stesso tempo, chiaramente, potrai anche eliminare tutte le email che non ti interessano o di spam. In realtà questa fase potrebbe essere gestita anche dalla tua assistente virtuale, in modo tale di farti avere la posta già ordinata e pulita giornalmente. A questo punto potrai focalizzarti sulle risposte in ordine di priorità.

Opzione 2

Potresti strutturare le sottocartelle anche secondo tema, per esempio contabilità, collaboratori, eventi, newsletters da leggere, raccolta articoli per post e per cliente. Con questa modalità fai la pulizia eliminando spam e cose di poco valore direttamente nella cartella in arrivo, e man mano sposti le email gestite nelle sottocartelle. Quindi nella posta in arrivo dovresti avere solo le email ancora da gestire, mentre le sottocartelle diventano le tue cartelle di archivio. Questo in realtà è il mio metodo:-)

 

I 10 migliori plugin per Gmail

Gmail offre plugin con cui può diventare molto più completo e uno strumento potente di marketing.

Ma non è invece possibile ottenere molto da Gmail, nella sua forma più elementare. Se si vuole trasformarlo in un potente strumento di marketing allora è necessario considerare i molti plugin che sono disponibili e che elenco sotto:

 

  1. WiseStamp

Che cosa dice la tua firma elettronica di te? In realtà sarebbe in grado di fornire informazioni sui recapiti, sui profili social, trasmettere il link del tuo ultimo articolo o includere la tua foto. Tutto questo con WiseStamp è possibile anche gratuitamente.

Sapevi che gli utenti che hanno aggiunto la loro foto per la loro firma hanno  ottenuto il 32% in più di risposte alle loro e-mail?

 

  1. FollowUp.cc

Come suggerisce il nome, si tratta di un plugin di Gmail che consente di organizzare un follow up per garantire che nulla scivoli nel “dimenticatoio”. Il modo in cui funziona è semplice. Quando si sta inviando o si risponde a una e-mail il plugin ti dà la possibilità di impostare una data di follow-up per il futuro. In questo modo, non è necessario fare affidamento su note, calendario o sulla tua memoria.

 

  1. Boomerang

Ti sei mai chiesto se c’è un modo per programmare messaggi di posta elettronica?

Se credi che questo possa aiutare la tua attività, come ad esempio l’invio di e-mail marketing in un momento particolare, potrai godere dei molti benefici di Boomerang.

 

  1. Yesware

Ti sei mai chiesto cosa succede al tuo indirizzo email, dopo aver cliccato invio? Forse l’altra persona la apre subito. Forse lascia aperta la sua casella di posta elettronica per diverse ore senza guardare. O ne ha troppe da leggere e arriverà alla tua molto tempo dopo. O forse non ha mai aperto tutte le e-mail. Invece di lasciare che queste elucubrazioni ti riempiano la mente, è il momento di utilizzare il plugin Yesware Gmail. Con questo, tutto quello che devi fare è un clic sulla casella “Track” prima di cliccare su invio, e da allora ogni funzione, che il destinatario avvia, verrà registrata.

 

  1. Streak

 

Ci sono molte soluzioni da scegliere, ma c’è una cosa che rende questa soluzione unica: è progettato specificamente per l’utilizzo all’interno di Gmail. Per coloro che trascorrono molto tempo a condurre gli affari attraverso la loro casella di posta, questo è un plugin da prendere in considerazione.

Ci sono diverse caratteristiche molto utili: strumenti di collaborazione, che consente di condividere facilmente i contatti, file e molto altro ancora. Struttura flessibile per soddisfare le esigenze della tua azienda.

 

  1. Rapportive

Rapportive è stata acquisita da LinkedIn, e quindi aiuta a portare i profili LinkedIn sul tuo account Gmail. Sia per informarti che per una consultazione veloce senza dover lasciare la casella postale.

 

  1. FullContact

Se sei alla ricerca di un modo per conoscere meglio i tuoi contatti di Gmail, il tutto senza lasciare la tua casella di posta, è necessario sperimentare le caratteristiche di FullContact.

Ti può aiutare in molti modi come ad esempio passare con il mouse sopra un contatto per visualizzare un profilo completo, compresi, ma non limitatamente a legami sociali, le informazioni di contatto o una foto.

 

  1. Assistant.to

Ti capita mai di trovare qualcuno che pensi che hai avuto un assistente per aiutarti a fare il programma di tutte le riunioni importanti? Una volta che hai il plugin gratuito Gmail installato, il processo per la creazione di un incontro è semplice: fai clic sul logo Assistant.to nella finestra di composizione. Crei un titolo per il meeting e selezioni una posizione e il tempo. Da lì, fai clic sul pulsante “Inserisci Tempi nell’e-mail”. Invia la tua email e attendi una risposta da parte del destinatario. Il destinatario può confermare, smentire, o apportare modifiche alla riunione proposta.

 

  1. ToutApp

Condivide caratteristiche con altri strumenti simili in questo elenco, come ad esempio Yesware, ma è in grado di muoversi al vertice del settore, grazie alla suo perfetto approccio di integrazione.

La differenza principale tra ToutApp e altri strumenti simili è il modo in cui puoi mandare email ripetitive selezionando il template giusto  e i profili email a cui mandare. Soprattutto  per  l’area delle vendite e i professionisti del marketing questo è un grande beneficio.

 

  1. ActiveInbox

 

Mettendo insieme posta elettronica e gestione delle attività, la tua casella di posta Gmail si trasforma in una centrale di dati che si tiene attiva in ogni momento.

  • Non scompariranno più messaggi. Come sai, per i messaggi inviati e ricevuti, la maggiore possibilità è quella che qualcosa scivoli nel “dimenticatoio”. ActiveInbox aiuta a proteggere contro ciò, dando strumenti, oltre alle cartelle standard.
  • Monitoraggio e-mail. Non dimenticare che questo plugin è in grado di monitorare le email fino a quando non si riceve una risposta, facendo in modo che tu non debba mai trascurare una nota importante.
  • Scrivi e invia più tardi. È possibile comporre una e-mail ora, ma pianificarne l’invio successivamente. Questa è una caratteristica che si può utilizzare più di quanto si pensi.

 

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