Arte della delega / Interviste

Costruire un business online di successo in meno di 3 mesi – Intervista con Andrea di Rocco

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Questa settimana ti presento Andrea di Rocco, fondatore di SOS WP. Ci racconterà come ha creato un business di successo in pochissimo tempo grazie alla delega intelligente. Delegare da subito all’avvio dell’attività può essere una strategia vincente!

 

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andrea Di Rocco: Sono Andrea Di Rocco e ho aperto SOS WP da circa 5 anni, nel 2012; da allora abbiamo fatto fino a 4 milioni di visite. L’anno scorso abbiamo fatto 1.2 milioni di visite. Il settore è quello della creazione di siti web, sotto nicchia dell’internet marketing, online business, dedicato alla visibilità di un sito e all’ottenimento del traffico nei motori di ricerca.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AdR: Nel tempo la struttura è cambiata notevolmente. Io ero partito da solo. E’ successo poi che mi si aprì la mente,  nel 2009 , dopo aver letto un libro di Tim Ferriss regalato da una cara amica, Four hour work week, da cui mi son fatto tutta la forma mentis nella mia carriera in questi anni. Era tre anni prima di aprire SOS WP e come è successo a me e ad altri non ebbi ne l’idea giusta ne tantomeno ero in quella posizione in cui ne doveva partire per forza una. Molte persone cominciano un nuovo comportamento quando non ne possono più di quello vecchio. Devi proprio toccare il fondo. Leggevo libri di internet marketing ma l’incertezza poi di un lavoro prettamente online era forte. Finii infatti per lavorare come dipendente vendite per Procter&Gamble. Una volta dimessomi, mi resi conto che per fare tutte le cose che volevo, fare siti web, blog etc. avevo bisogno di una struttura che mi supportasse. Che fosse flessibile negli orari e nei costi. Tipo che se in un mese son riuscito a vendere siti web da costruire e quindi ho potuto investire il 25,30,40% del  fatturato in persone. Se ho fatto 100 lire, 40 le metto nella struttura.

KF: Era quindi un investimento pianificato?

AdR: Si, perché il migliore investimento è quello sulle persone intorno a te. Che non sono mai un costo. Feci infatti l’investimento di assumere un copywriter che mi aiutasse in tutti i contenuti del blog. Tant’è che siamo passati da  zero a quasi 500 articoli. Questo perché il blog ci aiuta molto. Era l’asset principale di cui avevo bisogno. Feci infatti una sorta di ragionamento che si chiama impact analisys , cioè qual’ è quel ruolo cha una volta che ce l’ho mi porta i risultati; da qui uscì l’esigenza di questa figura. Se ho un articolo al giorno vuol dire che ho un blog attivo, se ho un blog attivo  vuol dire che prendi il mio sito seriamente e quindi se lo reputi professionale ne puoi prendere servizi e informazioni. Infatti questo è un consiglio che posso dare, di fare sempre una impact analisys. La seconda persona che assunsi fu una virtual assistant, Elisa, che tuttora lavora per me.

KF: Normalmente tutti insistono nell’ inquadrare  e evidenziare le attività marginali ,invece tu dici di inquadrare quel pezzetto decisivo per far crescere la tua attività.

AdR: In qualche modo è una via di mezzo. Perché in maniera quasi algoritmica, come dicono i coach, sussiste il dove sono dove voglio andare”. Se sono all’inizio , non guadagno una lira, devo coprire quella figura che mi contribuirà a produrre fatturato, anche se non diretto  almeno indiretto, cioè tutti gli articoli scritti erano dentro al mio biglietto da visita che era il mio sito. Al cliente mi presentavo per vendere “questo è il mio blog, questo è il traffico che facciamo; se quando ti avrò fatto il sito anche tu farai queste cose avrai questo traffico anche tu.” Ed era uno discorso vincente.

KF: Prima di iniziare a lavorare con la delega questa ti dava problemi o preoccupazioni?

AdR: Non avevo problemi di fiducia. Io di natura mi fido ma mi scoccio anche velocemente. Se sei bravo resti. Come Elisa ad esempio. Se avessi avuto problemi ad assumere persone come sarei potuto crescere? Vuol dire che sarei stato di fronte ad un’ opinione limitante che andava rimossa.

KF: Come hai gestito la comunicazione in modalità virtuale?

AdR: Io ho usato Asana. Dove mettevo le mie procedure e davo da gestire alla persona a cui delegavo. Con quello andavo subito bene. Mi sono trovato molto bene.

KF: Come gestivi i tuoi controlli? Sei uno che controlla tanto all’inizio di una collaborazione?

AdR: Si, all’inizio controllavo molto. Ma non sono un bravo controller. Nel tempo buona parte del lavoro che viene fatto  è controllato da una persona molto cara a me ,a cui ho delegato tutto il controllo.

KF: Dopo 5 anni quanto è cresciuta la struttura? Siete tutti in remoto o un ufficio fisso?

AdR: Ora siamo in 6 o 7. Ho un ufficio qui a Londra e una persona fissa in ufficio e a breve avremo un’altra persona.

KF: Fissa perché è cambiato il tuo business o altro?

AdR: Questo perché  uno dei grandi capitoli della vita era il life style business. Essere in grado di Costruire un attività on line con un team interamente distribuito. E questo l’ho fatto, nei primi 3 anni quando vivevo in Thailandia. Arrivati i 30 anni volevo un nuova sfida per costruire un’ azienda con decine di persone dentro e perseguire altri obiettivi. Tanto la Thailandia chi la sposta. Ci posso sempre tornare. La sfida era quella di venire qui a Londra e cercare di mettere in piedi una signora compagnia. Ma mantenendo anche il team in remoto. Infatti avremo anche un’altra figura che coordinerà un team virtuale.

KF: L’esperienza nella delega era sempre positiva?

AdR: No chiaramente no. Da una parte ho avuto la fortuna del principiante quando si è trattato di trovare Elisa ma c’è una frase che reputo importante e che ho fatto mia nella costruzione del team :Hire the character e train for the skills”. Assumi per il carattere e forma le competenze. Tanto sono tutte skills acquisibili nel tempo.

KF: Quindi preferisci trovare la persona che caratterialmente si confà a te e poi tutto il resto viene col tempo?

AdR: Ci sono delle demografiche particolari che cerco ma che però non condivido perché potrei scadere nel politically uncorrect. Immagino che puoi comprendere quello che dico. Ognuno di noi deve sapere qual è la demografica con cui “clicco “ meglio. Alla fine si tratta di questo capire chi sei e con chi lavori meglio e cercare di più quel tipo di persone.

KF: Le persone che ti aiutano sono persone indipendenti e autonome, con iniziativa, oppure da motivare?

AdR: Questa è una domanda interessante. Diciamo che un forte senso di iniziativa è fondamentale. Però all’inizio mi sta bene anche l’atteggiamento da “soldatino”. Perché chiaramente hai appena cominciato. Però poi voglio l’iniziativa e premio l’iniziativa con il bonus. Anche se non era previsto ho sempre dato il bonus in questi casi per creare questo senso di ownership.

KF: La tua squadra quindi non deve essere motivata perché lo è già di per se?

AdR: Se qualche persona non lo è ce ne accorgiamo e allora agiamo durante il team meeting settimanale in cui porto tutti su skype. Se un persona non è motivata e non fa del suo perché pensa che non è necessario o  magari è visto male dobbiamo vedere se è efficace la comunicazione che il senso di iniziativa è premiato. Se non è chiaro allora lo ripetiamo. Se poi la persona dice si ma poi in effetti non si applica allora la carico di lavoro e se schiva ancora i colpi allora meglio dividere le nostre strade.

KF: Che bilancio hai fatto in termini di soldi e tempo dalla prima delega?

AdR: La mia attività è cresciuta del 100% ogni anno. Ogni hanno abbiamo raddoppiato. E non sarebbe stato possibile senza una squadra.

KF: Qual’ è stato un punto critico nella gestione della delega o nelle collaborazioni virtuali per te?

AdR: La comunicazione dell’obiettivo direi, cioè  ci son stati problemi all’inizio d parte mia nell’assegnare dei task chiari. Ma era un mio problema. E poi il profilo caratteriale cioè devo aver a che fare con persone con cui aver piacere a passarci del tempo. Ci devo andare d’accordo. E quindi  è importante trovare persone adatte al lavorare in team.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta pensando a delegare?

AdR: Comincia subito! Alla fine è una delle cose più importanti da fare all’inizio. Se puoi parti subito ad assumere o ad avere collaboratori. Partire.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

AdR: Quello che mi son reso conto è che il più grande cambiamento è stato che mentre prima avevo più ragione io adesso cominciano ad avere più ragione gli altri. A livello di decision making è importante ascoltare le diverse parti del team e poi tirare le somme, seguendo alla fine la mia bussola interiore su quello che penso sia  la cosa giusta per servire al meglio gli utenti e far crescere il business. E’ un active listening mantenendo sempre l’obiettivo su dove vogliamo andare.

KF: Un’ultima domanda un po’ più personale, usi ancora il diario?

AdR: Si lo uso sempre. Ho un moleskine a casa dove scrivo sempre. Continuare a scrivere funziona sempre. Meglio scrivere sulla carta perché hai quel feeling più diretto.

FK: Ultimissima. Il tuo team è tutto italiano?

AdR: Si è tutto italiano. Ho solo una persona nelle Filippine che uso per altre attività online in inglese a seconda delle varie sperimentazioni che voglio fare o che mi vengono in mente. Più volte ci sentiamo e ci vediamo on line.

Proprio questo è una cosa importante che consiglio: è quella che quando facciamo i colloqui è meglio farli in video per avere una sensazione sul carattere. Come cliccano con noi. Quando si parla e non ci si vede la comunicazione ha molti meno dati. Guardare una persona in faccia è molto più informativo anche se non totalmente. E fondamentale assumere sulla base del carattere. La formazione poi la  si può fare anche in seguito. Io pago i miei anche per stare al telefono con me. Perché lavorano anche in quei momenti e tutti i momenti dove si cresce tutti, scambiandosi opinioni e pareri, sono importanti.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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Krisztina FekecsCostruire un business online di successo in meno di 3 mesi – Intervista con Andrea di Rocco
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INTERVISTA con Maria Cristina Pizzato – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Maria Cristina Pizzato: Ciao, mi chiamo Maria Cristina Pizzato e aiuto aziende e professionisti a migliorare la loro presenza online come consulente di web marketing, in particolare, tramite la metodologia inbound marketing.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

MCP: Ho 49 anni, ho lavorato come dipendente per 22 anni e da 3 sono libera professionista.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

MCP: Ho iniziato il mio percorso lavorativo nel lontano 1995, dopo una formazione scolastica umanistica. In questi 22 anni le attività lavorative sono cambiate esponenzialmente e, di conseguenza, anche la loro gestione.

Agli inizi del mio percorso avevo a malapena un pc, molte delle attività si svolgevano al telefono e organizzando direttamente il lavoro con i collaboratori. Con il passare del tempo, e con l’introduzione della tecnologia e del digitale, la gestione di alcune attività si è snellita lasciando spazio a nuove opportunità.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

MCP: Non ricordo esattamente quando ho iniziato a delegare; sicuramente il graduale aumento di responsabilità ha dettato un passaggio ‘naturale’ alla delega.

KF: Come ti sentivi?

MCP: Ricordo che, inizialmente, il fatto di delegare mi procurava una duplice sensazione di sollievo e apprensione.

Sollievo perché mi rendevo conto che l’aumentare delle incombenze e delle responsabilità non mi permettevano di gestire da sola tutto, e al meglio, quindi la delega diventava inevitabile. Timore, in quanto, non era semplice superare la sensazione di perdere il controllo di una parte della mia operatività, per delegarla ad altri.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

MCP: Superata la prima fase di apprensione, più che scetticismo, ho realizzato quando la delega fosse necessaria per l’efficienza dell’ufficio e per favorire un equilibrio che garantisse la continuità delle attività da svolgere. La fiducia nei collaboratori è un elemento fondamentale in questa fase.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

MCP: Non ricordo esattamente, essendo passato qualche anno dalla primissima delega, ma credo si trattasse della gestione di una pratica di reclamo aperta da un cliente di un rivenditore del software gestionale prodotto dalla società per cui lavoravo.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

MCP: Inizialmente no, o meglio, le prime deleghe sono state dettate dell’impossibilità di fare tutto da sola, dall’emergenza, quindi il piano poteva essere relativo alla procedura da adottare più che da una vera e propria gestione della delega.

In un secondo momento è stato necessario definire un protocollo che regolamentasse l’intero processo. In questa fase mi è stata d’aiuto una forma mentis sviluppata grazie all’esperienza di certificazione aziendale che ho avuto modo di seguire in alcune aziende.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

MCP: Mi è sempre piaciuto pensare che le persone vanno motivate e assecondate in base alle caratteristiche personali e alle loro competenze.

Questa convinzione mi è stata utile quando ho dovuto decidere, da responsabile, cosa delegare perché mi ha, in qualche modo, protetto da un errore che ho visto spesso commettere da dirigenti e responsabili: pensare che si debbano delegare attività ‘di poca importanza’, mantenendo quelle che riteniamo più complesse o ‘prestigiose’.

Ho avuto la fortuna di lavorare con persone, anche più giovani di me, di cui ero responsabile, ma con skill decisamente più innovativi dei miei. Delegavo quindi le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le avrebbe potute svolgere al meglio.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

MCP: In modo informale tra i componenti del team, pur impostando degli step e dei sistemi di monitoraggio e cercando di essere chiara sugli obiettivi.

Direi che in questi casi, una comunicazione più strutturata va fatta alla direzione e alle altre business unit, oltre che all’esterno, se sono coinvolti Partner e Clienti.

Non c’è niente di più fastidioso, per una persona che ha ricevuto una delega, di non essere riconosciuta nel ruolo che gli è stato assegnato, e niente di più controproducente, per il responsabile che ha delegato, di una comunicazione lacunosa e poco chiara in tal senso.

KF: Era un’esperienza positiva?

MCP: Direi di si, così come possono essere considerate esperienze positive tutte le deleghe andate a buon fine.

KF: Se sì, quale sarebbe stata la successiva attività da delegare?

MCP: Dopo la prima delega ne sono arrivate molte altre; dalla gestione delle problematiche tra clienti e partner, alla definizione di contenuti di comunicazione, ad attività organizzative.

KF: Se no, hai riprovato con altre attività/persone e semplicemente hai rinunciato?

MCP: Ho sempre cercato di far tesoro delle esperienze, ci sono state occasioni in cui ho delegato e, per vari motivi, anche molto diversi tra loro, sono stata delusa. Nonostante questo non credo sia possibile, in un contesto di collaborazione, rinunciare alla delega.

Migliorarla sicuramente, affinarne i processi, introdurre step di verifica, ma non avrebbe senso rinunciarvi a priori.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

MCP: La prima delega è stata positiva perché ha rotto le resistenze e i timori, posso sicuramente affermare che, in termini di tempo, mi ha permesso di gestire attività diverse e meglio, in termini economici, non riesco invece a quantificarla, perché coinvolta in un contesto aziendale più ampio, di cui non avevo tutti gli elementi.

Da libera professionista, invece, una delega con esiti positivi mi permette di fare più cose e di confermare attività che, contrariamente, non potrei portare avanti da sola, quindi, si, anche un vantaggio dal punto di vista economico.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

MCP: Si, ho impostato nel tempo più tipologie di procedure, in base all’attività che dovevo delegare.

Anche nelle collaborazioni tra liberi professionisti è importante definire delle procedure, così da aver chiaro fin da subito chi fa cosa, e non trovarsi, come è accaduto anche a me più volte, a dover polemizzare sull’interpretazione delle email con cui ci si accordava sulle attività.

KF: Come scegli la persona?

MCP: Come ho già scritto poco sopra, in base alle caratteristiche personali e competenze, poi valuto se la conosco già e ho avuto esperienze positive, se è considerata un’esperta nel settore che mi interessa o se ho ricevuto feedback positivi circa le sue capacità. e attività.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

MCP: La coerenza e l’onestà. Aggiungiamo anche la correttezza.

Coerenza nel saper seguire le procedure ed onestà nel dichiarare fin dall’inizio se si è in grado di realizzare la delega ricevuta, cercando, nel caso insieme, la forma migliore per portarla avanti. Nessuna delega è scolpita sulla pietra.

Correttezza nel realizzare che il risultato finale sarà corale, un insieme di attività che ognuno ha in carico, portate al termine fino a raggiungere un obiettivo. Quindi niente protagonismi.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

MCP: Da dipendente, decisamente in meglio; avere la possibilità di delegare mi ha aiutata a concentrarmi su attività più adatte al mio profilo e a gestirle senza rincorrere le urgenze.

Da libera professionista, la delega vera e propria è più rara, si parla invece di collaborazioni, nella quali tutti sono coinvolti con una rapporto più paritario. Anche in questo caso però, se la collaborazione funziona, il bilancio non può che essere positivo.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

MCP: Decine. Su decine di deleghe/attività. Sembra impossibile ma, anche nelle situazioni che hanno portato più soddisfazioni, si trova sempre un aspetto che si sarebbe potuto gestire meglio.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

MCP: Innanzi tutto le direi che è una buona idea, le suggerirei di pianificarla al meglio, anche se, come ho appena scritto, tutto è sempre migliorabile, e le consiglierei di non trascurare l’aspetto psicologico.

Una delega che porti un esito di successo inizia sempre con un atteggiamenti di rispetto tra le parti.

KF: Cosa pensi della fiducia?

MCP: Bella domanda da fare ad una persona che l’ha sempre elargita a piene mani, non sempre con i risultati sperati, e pagandone conti salatissimi.

In sostanza, per me, la fiducia è lo scheletro di tutte le collaborazioni. Non potrei mai iniziare una collaborazione, figuriamoci fare una delega, se non avessi piena fiducia nella persona con la quale mi devo rapportare.

KF: Quale è stato il punto critico della collaborazione?

MCP: In base alle tante esperienze fatte negli anni, mi sono accorta che le situazioni in cui ci sono state più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono state quelle in cui mancava una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non erano stati sviscerati e chiariti a sufficienza.

Dopo averci sbattuto più volte il naso, ora cerco di essere sempre molto chiara, fin dall’inizio, circa gli obiettivi che vorrei raggiungere, il contributo che posso dare, l’impegno che richiedo. Arrivando a rinunciare ad una collaborazione, o a una delega, se ho il sentore che si viaggi su binari diversi.

 

Krisztina FekecsINTERVISTA con Maria Cristina Pizzato – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?
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INTERVISTA con Gioia Gottini – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Gioia Gottini: Mi chiamo Gioia Gottini e sono una coltivatrice di successi. Cosa vuol dire? Che aiuto le donne in proprio a ottenere il successo professionale che meritano. Lo faccio attraverso percorsi di Personal Branding, Marketing, Planning e Comunicazione.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

GG: In questa forma dal 2014, prima mi occupavo di life coaching in senso più ampio.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

GG: Ho semplificato molto: facendo un buon personal branding metto a fuoco la mia cliente ideale, e a quel punto tutto quello che faccio e che propongo è pensato per lei.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

GG: Nel 2015: con un (secondo) bimbo di pochi mesi sapevo che dopo la maternità avrei avuto bisogno di una mano per gestire il mio business in crescita in modo efficace.

KF: Come ti sentivi?

GG: Tranquilla: sapevo di cosa avevo bisogno e che cosa avrei voluto delegare.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

GG: Ho fatto una selezione molto accurata tra le persone che avevano risposto al mio annuncio, e ho scelto poi Tra una rosa finale di 4.

KF: Quanto tempo è passato tra la prima volta in cui hai pensato di aver bisogno di un’assistente e il momento in cui hai fatto l’annuncio?

GG: Ho iniziato a pensarci verso fine 2014, quando sono entrata in maternità. Ho messo l’annuncio a fine maternità (luglio 2015) e l’ho selezionata a settembre.

KF: Quale era il tuo dubbio più forte prima di mettere l’annuncio? Il problema della fiducia, trovare la persona giusta o l’aspetto economico?

GG: Trovare la persona giusta: ecco perché ho fatto delle selezioni e c’era anche un “quiz” d’ingresso per la candidatura. Avevo le idee molto chiare su chi stavo cercando e per cosa, trovo che gli annunci generici facciano perdere tempo a chi cerca e a chi si candida.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

GG: Ho fatto fare dei test: gestione social, check di lettura di una newsletter, una cover grafica, rispondere a delle mail.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

GG: Non un vero piano, ma ho creato dei documenti di workflow per spiegare step by step come eseguire le varie procedure alla base del mio business.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

GG: Ho delegato: dapprima cose piccole e semplici, poi cose noiose e poco centrali al mio business. Ho tenuto per me la parte creativa e gran parte della comunicazione.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

GG: La ricerca della mia assistente è stata condivisa con il mio pubblico: l’annuncio era destinato solo alla lettrici della mia newsletter. Una volta selezionata, l’ho presentata come mia “aiuto giardiniera”.

KF: Era un’esperienza positiva?

GG: Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

GG: Ottimo: ho guadagnato molto tempo, ho un backup se vado in vacanza, ho potuto delegare cose che non sono il mio forte e per questo ho potuto fatturare di più.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

GG: Sì, come dicevo ho creato dei doc di workflow, un giorno a settimana per condividere tasks e progressi e una call mensile.

KF: Quale è la caratteristica (del delegato) più importante per te?

GG: La capacità di imparare, l’iniziativa personale e l’attenzione.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

GG: Ho più tempo per le cose fondamentali del mio lavoro; ho qualcuno con cui confrontarmi per nuove strategie e la sicurezza che se vado in vacanza e c’è un’emergenza qualcuno se ne occupa.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

GG: No!

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

GG: Di avere le idee chiare: cosa vuoi delegare e perché? E di sapere che all’inizio dovrà dare molti feedback quindi ci metterà più di prima. Ma solo per poco.

KF: Cosa pensi della fiducia?

GG: E’ fondamentale da entrambe le parti.

KF: Quale era il punto critico della collaborazione?

GG: Per me: imparare ad affidarmi.

Krisztina FekecsINTERVISTA con Gioia Gottini – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?
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INTERVISTA con Loris Castagnini – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Loris Castagnini: Sono un consulente web marketing e SEO e, da un paio di anni, relatore per conto di NADIA Onlus nel progetto “io non dipendo” in cui tratto il tema cyberbullismo e “Internet: pericoli e opportunità della Rete”.

La mia professione parte come operatore grafico nella fotoriproduzione, per evolversi verso l’area commerciale sino a quando, nel 1994, apro un’azienda che si occupa di multimedia con altri 4 soci. Tra le cose più incredibili per quel tempo (parliamo di 20 anni fa) realizzammo insieme ad un partner austriaco un prodotto multimediale per la Fischer Austria chiamato “CD-I”, implementato con interazioni,  rendering e animazioni che per il tempo significava avvicinarsi ai più evoluti studi americani. Ti ricordi il primo Jurassic Park? Il rendering fu realizzato con dei computer chiamati Silicon Graphics: io ne acquistai uno per la cifra di 120 milioni di lire ed il partner austriaco ne mise altri due per realizzare tutto il processo di rendering (quelli del film ne avevano 72 in linea…).

Un altro successo lo misi a segno nel 1997 con il primo Cd-Rom interattivo (tema Snow Board) eseguito per Sportler che rimase per molto tempo un esempio di innovazione nella comunicazione multimediale e che loro esibirono con orgoglio per molti anni successivi.

Sto parlando di cose per quel tempo rasentavano la fantascienza: Internet per come la conosciamo era solo per iper specializzati e nerd, nonostante mi affannassi ad evangelizzare gli studi pubblicitari che mi ascoltavano come fossi un extraterrestre.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

LC: Se per attività intendiamo il mondo professionale della comunicazione sono ormai 34 anni; se ti riferisci al mondo web marketing sono circa 15 anni.

Ogni giorno, però, significa iniziare da capo: questo mondo si evolve in modo così veloce che diventa necessario aggiornarsi ogni santo giorno. Se ti fermi sei fuori. Studio le novità almeno due o tre ore al giorno. Stiamo evolvendo più velocemente di quanto la consapevolezza umana riesca a stare al passo: questo, domani, potrebbe diventare un problema per molti esseri umani.

KF:Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

LC: Da piccola azienda multimediale mi sono spostato in una struttura internazionale composta da 50 persone, costruendo all’interno di essa il reparto web design e programmazione web. Il mondo del web marketing però mi chiamava in modo irresistibile e 5 anni fa decisi di intraprendere la strada del consulente: non più una sola azienda ma tante aziende da poter aiutare a crescere nel modo digitale.

Nacque proprio in quell’istante l’esigenza di strutturare una vera e propria rete di partner esterni che mi potessero supportare nella realizzazione dei vari progetti. Non più semplici fornitori ma collaboratori e partner.

La cosa che mi diede la più grande soddisfazione fu la scelta dei miei clienti di seguirmi in questa nuova sfida. Nessuno si tirò indietro o mostrò qualche dubbio in merito alla mia scelta. Tutti con me!

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

LC: La volontà di delegare del lavoro fu una scelta obbligata ed immediata per vari motivi. Nessuno di noi è un tuttologo pertanto non è possibile avere tutte le skill necessarie per completare un progetto digitale serio. Capii subito che era fondamentale trovare attorno a me una rete di persone in grado di supportarmi professionalmente. Partner che ancora oggi sono al mio fianco.

KF: Come ti sentivi?

LC:  Mi sentivo una responsabilità doppia: una verso i miei clienti che mi affidarono da subito la loro disponibilità, l’altra verso i miei partner che necessitavano di una guida per poter fare bene il loro lavoro. Doppia fatica, all’inizio. Delegare non è facile. Di natura si tende ad accentrare tutto e saper distribuire le mansioni richiede uno sforzo iniziale a livello mentale ed organizzativo.

La preparazione e la bravura dei partner non è in discussione: senza di loro non sarebbe possibile realizzare ottimi lavori. Ne consegue che la fiducia reciproca è una condizione sine qua non per poter delegare.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

LC: Immagina quanto possa essere difficile parlare due, tre o quattro lingue a meno che tu non sia una Intelligenza Artificiale. Ecco: questa è la situazione in cui mi son trovato.

Il creativo parla in un modo, l’analista in un altro, il programmatore in un altro ancora. E poi ci sono io, con la mia personalità che deve modellarsi a seconda di chi mi trovo davanti. Altro che AI !

Ad ogni modo la fiducia non è mai mancata. Non avrei scelto quei partner altrimenti. Non ci sono stati solo successi, non nascondiamoci dietro ad un filo d’erba. Quando intraprendi queste avventure qualche caduta devi metterla in preventivo. L’importante è imparare dagli insuccessi per trovare la soluzione migliore nel futuro. Il team che scegli è la tua forza.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

LC: La mia prima task in delega riguardò la progettazione grafica di un progetto elaborato: occupandomi di web marketing qualsiasi progetto web non si ferma alla costruzione di pagine HTML ma segue un filo logico che parte dall’analisi del mercato e della concorrenza per terminare nella pubblicazione ottimizzata per gli utenti che cercano nei motori di ricerca. Tutto deve essere connesso: ogni elemento deve “parlare” sia agli spider sia ai lettori tenendo presente che questi ultimi sono quelli che “solleticheranno” gli spider.

KF: Avevi un piano per delegare?

LC: Il piano di lavoro è imprescindibile. Costruiresti una casa senza un progetto? Il piano è un puzzle con tutti i pezzettini numerati, come una strada tracciata sul navigatore. Non è pensabile e nemmeno realizzabile un progetto senza un piano di lavoro.

Ne consegue che nel piano si collocano tutte le pedine strategiche.

I miei partner li conosco bene: so cosa possono fare e dove posso spingerli. Ognuno di loro ha tempi e modi di lavoro diversi: chi è mamma e chi è ancora un ragazzo pieno di voglia di fare a qualsiasi ora. Sappiamo stupirci a vicenda quando mi vedo arrivare una mail alle una di notte e dopo 5 minuti il mio collaboratore si vede arrivare la risposta. Se vuoi una squadra che funzioni devi dimostrare che meriti fiducia.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

LC: Ho la fortuna di conoscere molte aree della comunicazione, sia per gli studi professionali che mi hanno formato sia per la passione che mi spinge in questo lavoro. Devi anche avere la consapevolezza che non puoi fare tutto e non puoi sapere tutto. Ne consegue che nel piano lavoro devo decidere “chi fa cosa”. Personalmente mi sono concentrato sulla strategia e la SEO, tutto il resto lo devo delegare. Conoscendo praticamente tutti i settori professionali posso parlare con cognizione di causa a tutti i professionisti costruendo l’anello di collegamento tra loro. Sono un’interfaccia, in pratica.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

LC: Come ti dicevo prima, devi comportarti da interfaccia e da traduttore per connettere le diverse figure professionali che intervengono in un progetto. Avere una scaletta delle tempistiche ti permette di mantenere il controllo della situazione. Prova ad immaginarti di dover ristrutturare un appartamento avendo a che fare con elettricisti, idraulici, muratori, pittori, etc.. se non li tieni monitorati i tempi per terminare il lavoro raddoppiano o triplicano e spesso ne esce un prodotto che non corrisponde alle tue aspettative. Se così fosse la colpa non è loro ma tua perché non hai saputo gestire la situazione e le variabili.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

LC: Fu senz’altro un’esperienza positiva. Il solo fatto di aver portato a termine un lavoro delegandolo ad altre persone fu di per sé un successo. Mi permise di concentrarmi sulle mie mansioni non dovendomi preoccupare di eseguire manualità che mi avrebbero fatto disperdere energie oltre misura. Capii inoltre che “insieme” funziona di più e meglio.

KF: Se sì, quale fu la successiva attività delegata?

LC: La successiva attività delegata fu identificata nella realizzazione di una struttura di programmazione web pianificata nei minimi particolari. Un progetto di vendita on line, ad esempio, potrebbe essere un semplice e-commerce realizzato con i CMS più comuni, oppure un progetto realizzato con una “Esperienza Utente” strutturata ad hoc e nel tempo. Il mio programmatore deve conoscere questa mia esigenza e non fermarsi al semplice “funziona” (tipico dei programmatori).

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

LC: Il bilancio dopo la prima esperienza fu positivo. Ovvio, qualche incomprensione, qualche domanda in più o qualche approfondimento sono da mettere in preventivo da entrambe le parti. Il guadagno ci fu in termini di tempo e di risorse oltre che di valore aggiunto che ho reinvestito, soprattutto nei primi tempi.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

LC: Non esiste una procedura vera e propria, di solito identifico le specializzazioni dei singoli elementi.

Quando realizzo un lavoro, smisto le cose da fare, verifico cosa serve, suddivido gli elementi necessari ed infine piazzo sugli elementi le figure di riferimento.

A quel punto posso iniziare a delegare una mansione per ogni area di lavoro.

KF: Come scegli la persona?

LC: I ragazzi scelti furono esaminati in precedenza, poi sottoposti ad un colloquio, insieme analizzammo qualche lavoro svolto e discusso un progetto da realizzare. Solo successivamente divennero dei veri collaboratori e partner. Oggi utilizzerei la stessa procedura: identificazione, analisi, verifica, test: nel primo periodo diventa collaboratore, successivamente se lo merita diventa un partner.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

LC: La caratteristica più importante per me …sono due:

  • competenza
  • elasticità mentale

Il Web è vivo, muta in continuazione. Se ieri si faceva in un modo è molto probabile che domani lo faremo in un altro.

La competenza significa studio e innovarsi ogni giorno, l’elasticità mentale significa sapersi adeguare alle situazioni ed esigenze che nascono e cambiano ogni giorno. Se non hai queste caratteristiche non puoi lavorare nel web tantomeno con me.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

LC: La delega non solo mi ha cambiato la vita in meglio ma ha permesso di potermi costruire un ambiente lavorativo dinamico in cui posso gestire e realizzare quello che più ritengo utile per il mio cliente e per chi si affida alle mie competenze. Competenze che offro grazie ai miei partner affidabili e reattivi alle condizioni che si evolvono nel tempo.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

LC: I dettagli si perfezionano giorno dopo giorno: è il dettaglio che fa la differenza tra il pessimo, il normale, l’eccellente.

Non ci si deve mai accontentare e si deve sempre osservare oltre l’obiettivo raggiunto. Abbiamo fior fior di esempi che hanno dimostrato quanto scrivo ed a cui possiamo solo guardare con ammirazione: due tra tanti Steve Jobs e Elon Musk. Due geni che hanno fatto del dettaglio una filosofia di vita.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

LC: Le consiglierei prima di tutto di lavorare su se stessa per prepararsi a gestire questa nuova situazione, successivamente di trovare dei collaboratori affidabili e di avere ben chiaro che cosa deve fare e come lo dovrà fare: il progetto e le successive fasi delle lavorazioni sono una condizione sine qua non per poter delegare, altrimenti sarà un disastro. La scelta della delega implica un programma di lavoro rodato e pianificato nei minimi particolari. La gestione della delega comporta a monte una ricerca maniacale di collaboratori su misura.

KF: Cosa pensi della fiducia?

LC: Ecco cosa ne penso:

  • La fiducia è la base sulla quale si basa la tua stessa vita professionale.

  • La fiducia deve essere reciproca e cresce con il tempo.

  • La fiducia è ambivalente: la devi meritare e devi saperla dare.

Alcuni esempi:

1) Proprio adesso, mentre scrivo, una mia partner mi ha telefonato per dirmi che un cliente per il quale abbiamo lavorato insieme mi ha “scavalcato” andando direttamente da lei. Sono cose che devi mettere in preventivo: la mamma dei furbi è sempre incinta. Se hai dei partner il minimo che fanno è avvisarti oltre che essere infastiditi dal modo utilizzato dal cliente. Anche questo dettaglio fa capire che siamo un team non l’armata brancaleone.

2) Quando cerco di portare a casa un lavoro mi devo a volte scontrare con il prezzo (sto lavorando anche su questo affinché non sia più un problema); se un lavoro si basa sul prezzo molto spesso rinuncio, non ho passato il messaggio del valore del mio/nostro lavoro. Solo qualche volta accetto. I miei partner sanno molto bene che se dobbiamo stringere i denti lo facciamo tutti insieme, quando invece ci è permesso di lavorare con più tranquillità e con budget più in linea non solo il lavoro che ne uscirà sarà eccellente ma ne godremo tutti esattamente come nel momento in cui succede il contrario; io stesso aumento i loro preventivi per quanto possibile. Anche questo è meritarsi la fiducia, secondo me.

KF: Quale è stato un punto critico della collaborazione?

LC: I punti critici possono essere molti: comunicazione con il cliente, tempistiche, tecnologie, piattaforme. Ciò che posso affermare è che mai la connessione tra il team si è dimostrata una criticità: non può esserlo.

Sei una squadra, una pattuglia che deve raggiungere un obiettivo. Uno protegge l’altro e chi guida la squadra deve essere il primo che osa e l’ultimo che arretra. In questo modo diventi invincibile.

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INTERVISTA con Andreas Zanin – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andreas Zanin: Ciao, mi chiamo Andreas Zanin e mi definisco un “Inventore nel vasto mondo del web”. Ho realizzato progetti web piccoli, medi e grandi. Ho diversi progetti web avviati come il provider web Hosting Stak, KVA per realizzazione e sviluppo Web, Ok Forex  e Forex Trading Blog,  due blog sul Forex trading e investimenti, e altri progetti in sviluppo o in precinto di essere lanciati. Inoltre, ho collaborato con diverse realtà aziendali tra cui il Gruppo La Fabbrica come Web Project Manager e Radio Gold, grosso portale della provincia di Alessandria che vanta 1 milione di pagine viste al mese, di cui attualmente sono il Consulente Web. Insomma, non mi fermo mai.

 

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

AZ: L’amore per il modo tecnologico e del Web è nato quando per la prima volta, a 5 anni, mio padre mi mise davanti a un PC Olivetti – quelli in con schermo nero e caratteri verdi. Ovviamente non capivo nulla ma quel mondo in qualche modo mi ha da subito affascinato. Il mondo del web o comunque “l’Internet” dell’allora mi saltò davanti 4 anni dopo quando i modem a 56K iniziavano a fare le prime “vittime”, poi tutto il resto è storia.

Praticamente ho sempre svolto questa/e attività. Il mio primo sito web risale a circa 10 anni fa quando con Altervista.org (il noto portale di Hosting Web gratuito) ho preso il primo dominio. Ho iniziato così poiché ancora minorenne non potevo ancora acquistare un Web Hosting vero e proprio. Poco dopo ho iniziato a provare a remunerare qualcosa con Adsense e varie affiliazioni e nel mentre continuavo a sviluppare i miei piccoli siti web. In un secondo momento, quando ormai l’esperienza (se così si può chiamare) iniziava a giocare un ruolo importante ho cominciato a creare piccoli progetti web per terze persone.

Nel tempo, frequentando corsi e realizzando corsi per terzi (vedi Master University), partecipando a progetti, fondando progetti, “smanettato” con server e PC, facendo esperimenti sul web, aprendo e chiudendo blog di informazione sono qui con il mio “bagaglio a mano”.

 

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AZ: Nel tempo sono riuscito a migliorare la mia organizzazione e l’organizzazione delle persone che collaborano con me. Amo standardizzare tutto, sono molto orientato Fordismo, una filosofia che ti permette di creare una sorta di catena di montaggio. Molte volte è inutile inventare ogni volta la ruota, basta standardizzare tutto il più possibile per replicare quando serve, almeno per quanto riguarda i concetti base.

Attualmente sono ancora (se si può dire) freelance, ora come ora non vedo la necessità di creare una struttura “piramidale” come una vera e propria azienda. Gestisco tutto in remoto con strumenti anche gratuiti come Asana, Google Drive, Calendar e poco altro. A volte è inutile riempirsi di tools che ti promettono di aiutarti a migliorare la gestione del proprio lavoro/tempo e invece ti confondono la giornata lavorativa IMHO.

 

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

AZ: Delegare è sacrosanto: ti aiuta a migliorare la produttività, a lavorare meglio. Nessuno è capace di far tutto. Se esiste qualcuno di valido e più bravo che ti può aiutare perché non farvi affidamento?

Penso di aver delegato la prima volta un lavoro per la grafica di alcuni elementi di un portale, forse il logo oppure parte della grafica, ora non ricordo. Dopodiché è facile, ovviamente, se le persone a cui deleghi sono professionisti e con un gran valore etico e morale.

Nel tempo ho migliorato questo aspetto offrendo anche strumenti e creando delle forme di collaborazioni continuative. Poi c’è poco da dire, se le persone con cui collabori sono tutti professionisti è difficile aver problemi, può capitare qualche incomprensione ma tutto si risolve con una call.

 

KF: Come ti sentivi?

AZ: Bella domanda, sicuramente affidare un lavoro ad una persona che non conosci ancora bene ti fa sentire poco sicuro. Specialmente in questo momento storico che capita a volte di lavorare con persone che probabilmente non vedrai mai nella tua vita.

 

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

AZ: Di indole sono una persona molto fiduciosa e positiva. Devo ammettere però che le prime volte ero scettico. Come ho accennato prima, è sempre una specie di roulette russa ma fa parte del gioco. Se entrambe le parti lavorano bene le collaborazioni possono diventare continuative.

 

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

AZ: Penso la realizzazione di un logo per una grande azienda milanese ed è uscito proprio un gran bel lavoro.

 

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

AZ: Ovvio che si, in quei casi faccio il bravo account cerco di recuperare più informazioni possibili in modo da far lavorare meglio il collaboratore. In questo modo non perdiamo tempo in domande oppure specifiche basilari, poi si tratta soltanto di valutare i dettagli. Cosa che capita quasi sempre.

 

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

AZ: Delego parti di progetti cui non posso sviluppare direttamente per mancanza di know-how e perché non posso studiare la materia per mancanza di tempo, o semplicemente che non mi interessa imparare. Oppure, per il semplice fatto che ci sono persone più brave di me, che possono fare un’attività in modo migliore di me e in minor tempo.

 

KF: Come hai gestito la comunicazione?

AZ: Per quanto mi riguarda amo lavorare in remoto. Penso stia per finire il tempo in cui una persona doveva andare nello studio di tizio e parlare, parlare e trovare un accordo per fare una certa cosa. Ehi abbiamo Internet, Skype, Mail, WhatsApp, Asana e tanti altri strumenti che ti permettono di comunicare direttamente – e a volte meglio – dalla tua scrivania.

 

KF: Era un’esperienza positiva?

AZ: Sicuramente positiva, ti permette di relazionarti con persone che la pensano in modo diverso, che arrivano da un altro mondo, con una formazione mentale differente dalla tua e che ti possono dare riscontri positivi su quello che stai creando.

 

KF:Se sì, qual era la successiva attività da delegare?

AZ: Ho delegato diverse attività come lo sviluppo web, la grafica, la produzione video, la creazione di advertising, la contabilità, lo sviluppo audio per video pubblicitari con speaker radio, la realizzazione di articoli in vari settori e tanto tanto altro.

 

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

AZ: Molte volte si tratta di investimenti su progetti e quindi anche sulle persone che lavorano al progetto. Su progetti per terzi cerco sempre di far rientrare qualcosa anche nel mio lavoro. Non saprei calcolare il bilancio in termini di tempo e soldi guadagnati, sicuramente delegare un lavoro ti permette di fare e concentrarti su altro, anche solo studiare una nuova strategia, pensare a come migliorare i propri progetti o semplicemente leggere il tuo blog.

 

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

AZ: No, procedura no. Ogni collaboratore è differente, cerco sempre di passargli le informazioni e materiale nel modo migliore per lui. Ho capito che preparare quello che serve ad hoc migliora il risultato. Ogni professionista svolge un lavoro differente e quindi necessità di un tipo di lavoro diverso anche alla consegna di ciò che serve. Gli strumenti rimangono gli stessi nella comunicazione ma il materiale differente.

 

KF: Come scegli la persona?

AZ: Prima di tutto guardo il portfolio, disponibilità ed i social, già da Facebook si può capire molto di una persona e cerco su Internet se il suo nome è presente in altri progetti. E se non sono sicuro chiedo a persone che hanno già avuto modo di collaborare con lui. Non guardo assolutamente il CV o il titolo di studio, penso conti poco nulla oggi giorno, almeno per i progetti che seguo; contano i fatti.

 

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

AZ: Sicuramente la professionalità, precisione e meno importante il fattore umano con i valori che vi ruotano attorno. Possiamo racchiudere parte della risposta in questa citazione: “I dilettanti giocano per divertirsi quando fa bel tempo. I professionisti giocano per vincere in mezzo alla tempesta.” – Frank Capra

 

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

AZ: Sicuramente migliorata, non dover pensare più ad alcuni aspetti di ogni progetto mi ha sicuramente aiutato ad aumentare il valore aggiunto che posso offrire e ciò che posso fare.

 

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

AZ: No, come già detto fa parte del gioco, tutto fa esperienza. In passato ho sbagliato ma sbagliare mi permette di non ripetere lo stesso errore in futuro. Ora penso di esser capace di riconoscere un professionista con cui poter lavorare e delegare, se in passato non sbagliavo ora non sarei capace di riconoscerlo.

 

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

AZ: Sembra una frase fatta, ma di seguire il proprio istinto se qualcosa non ti convince cerca di capire cosa e perché e prova a cercare altro.

 

KF: Cosa pensi della fiducia?

AZ: Parte fondamentale di qualsiasi collaborazione, se non c’è fiducia non è possibile lavorare con nessuno.  Ovvio che mi devo fidare delle persone con cui collaboro.

 

KF: Qual è stato un punto critico della collaborazione?

AZ: A volte la chiusura mentale, il “non si può fare” oppure il “mi hanno detto che…”, bisogna essere sempre open-minded non preclusi in preconcetti belli e fatti. E’ necessario soddisfare il cliente o comunque trovare un punto d’incontro che possa far felici entrambe le parti.

Krisztina FekecsINTERVISTA con Andreas Zanin – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?
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INTERVISTA con ALESSANDRA SALIMBENE – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Alessandra Salimbene: Mi chiamo Alessandra Salimbene, tra pochi giorni compirò 42 anni, mi occupo di comunicazione e marketing con specializzazione verticale nei settori dell’ottica, della fotografia e dell’editoria e orizzontale nel marketing digitale e nel CRM.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

AS: Nasco come titolare di web agency, ho aperto la mia prima società a 21 anni, quando ancora non c’era stata la new economy, ancora studiavo all’università e ancora nessuno aveva capito bene dove ci avrebbe portato la rete.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AS: Tantissimo! Negli anni ho sperimentato strutture e aziende organizzate in modi diversi. Per lungo tempo ho avuto uno studio con parecchi dipendenti (fino a 15)… poi le cose sono un po’ cambiate e da quando mi sono trasferita a Roma ho un home office con mio marito (che lavora con me, nell’ambito della formazione del life coaching) e alcuni collaboratori sparsi sul territorio italiano.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

AS: Fondamentalmente si delega per crescere,: per cui a un certo punto capisci che da un lato devi delegare il più possibile le attività routinarie su cui non ha senso spendere tempo e pensiero prezioso, dall’altro devi delegare le attività tecniche su cui non sei specializzato, per farle fare a chi è più bravo di te. Ho iniziato presto, la mia prima collaboratrice arrivò dopo neanche un anno di attività.

KF: Come ti sentivi?

AS: Felice! Finalmente non ero da sola a gestire tutto.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

AS: Ero giovanissima e non mi rendevo conto esattamente di cosa significasse avere dei collaboratori, non avevo alcuna cultura d’impresa ne’ di team. Comunque ero fiduciosa, lo sono per natura. Sono stata fortunata: Simona è rimasta con me tantissimi anni ed eravamo come sorelle. Ancora oggi rimpiango di non aver più trovato una figura come lei.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

AS: Lo ricordo come fosse ieri: l’inserimento di un catalogo di macchine per la pasta nel sito di La Monferrina, un’azienda di Asti, che non aveva mai fatto niente del genere, non aveva alcuna base tecnica, a cui ho insegnato tutto io.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

AS: No… assolutamente. Non avevo idea di come si dovesse fare: ma guardandomi indietro mi rendo conto che all’inizio agendo d’istinto facevo meglio di come ho fatto dopo, quando avevo più competenza ma anche più pregiudizi e più ferite dovute a rapporti sbagliati.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

AS: Il criterio è molto semplice: attività routinarie in cui il mio intervento non è un valore aggiunto o il cui valore non è proporzionale al valore del mio tempo, oppure attività specifiche di cui non ho competenza diretta.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

AS: Seguendo l’istinto e cercando di far sentire sempre apprezzati i miei collaboratori. Da sempre ho l’abitudine di chiedere le cose “per favore” e di ringraziare quando vengono fatte, di salutare ringraziando le persone quando escono dall’ufficio. Un conto è il lavoro come dovere, un conto è comunque avere riguardo e rispetto per chi vive con te il tuo progetto.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

AS: Mediamente si. Con l’andare negli anni poi non è sempre stato rose e fiori. Più il team si ingrandiva più facevo fatica a ricreare quella sinergia che avevo avuto con i miei collaboratori storici.

KF: Se sì, qual era la prossima attività da delegare?

AS: Sicuramente la gestione quotidiana dei clienti, in modo da abituarli a non cercare sempre me.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

AS: Semplicemente non avrei potuto fare quello che ho fatto, da sola.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

AS: Ora mi trovo in una fase di transizione, in cui ho questa esigenza ma non ho ancora potuto pianificare la mia struttura aziendale nella neonata Charismatica Ltd che dirigo.

KF: Come scegli la persona?

AS: In primo luogo le competenze, in secondo luogo la voglia di imparare, in terzo luogo la positività e la costruttività dell’approccio.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

AS: La capacità di capire le cose rapidamente.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

AS: Sono riuscita a trovare il tempo per respirare, almeno un po’

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

AS: Si, non mi illuderei che tutte le persone sono sincere nell’approccio professionale e farei più attenzione.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

AS:  Di delegare davvero e di dire le cose chiaramente. Spesso ci si lamenta che i collaboratori non facciano ciò che ci aspettiamo e che diamo per scontato, mentre a volte basterebbe dirlo esplicitamente.

KF: Cosa pensi della fiducia?

AS: Quando manca la fiducia non si può lavorare insieme. Io non ci riesco: se perdo la fiducia in te sei fuori. Nello stesso modo se chi collabora con me non si fida, anche senza spiegazioni, allora il rapporto non può funzionare.

KF: Quale è stato il punto critico della collaborazione?

AS: Nessuno direi, all’inizio funzionava tutto molto bene.

 

Krisztina FekecsINTERVISTA con ALESSANDRA SALIMBENE – Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?
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INTERVISTA con ALBERTO CABAS VIDANI: Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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:Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Alberto Cabas Vidani: Mi chiamo Alberto Cabas Vidani, vivo in provincia di Gorizia, all’estremo nord est dell’Italia.

Il computer è stato una delle mie più prime passioni. Così ho studiato informatica all’università. Affascinato dal lavoro di ricerca per la tesi, ho intrapreso un dottorato subito dopo la laurea.

Durante il dottorato ho capito che non riuscivo a lavorare “sotto” qualcuno. Avevo bisogno di essere indipendente e di poter progettare la mia vita come volevo.

Un libro mi ha aiutato a raggiungere questa consapevolezza: “4 ore alla settimana”. Grazie a questo libro ho scoperto l’imprenditoria, ma soprattutto come usare le nuove opportunità fornite dal web per creare un business a misura d’uomo.

Continuando a documentarmi e studiare ho scoperto il blogging professionistico. Vista la mia attitudine a spiegare e insegnare mi è sembrato la strada più indicata per creare un business online. Così ho lanciato un blog sulla fotografia: FotoComeFare.com.

Mentre lo facevo crescere mi documentavo ascoltando numerosi podcast con interviste ad imprenditori. Nel 2014 avevo ormai maturato l’idea di fare qualcosa del genere in Italia.

Samuele Onelia mi ha battuto sul tempo, veramente di pochi mesi. Così gli ho proposto di unire le forze. Da allora sono diventato suo partner nel progetto ItalianIndie. Ora dedico a questo progetto la gran parte del mio tempo.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

ACV: Ho aperto FotoComeFare ad ottobre 2010. Nel primo periodo continuavo anche il dottorato. Dal 2012 sono un imprenditore digitale a tempo pieno.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

ACV: All’inizio ero solo, solissimo. Avendo pochi introiti non potevo permettermi collaboratori. Inoltre, sapevo fare un po’ tutto, anche grafica e sviluppo. Un motivo in meno per delegare.

Però, grazie a “4 ore alla settimana”, conoscevo bene le potenzialità dell’outsourcing. Quando i ricavi hanno cominciato ad aumentare, ho cominciato a fare esperimenti.

Da quel momento in poi per FotoComeFare ho assunto assistenti virtuali, autori, sviluppatori, designer e tecnici di vario tipo. Per designer e sviluppatori ho sempre scelto soluzioni a progetto. Non ne ho bisogno regolarmente.

Ora che sono concentrato principalmente su ItalianIndie.com, su FotoComeFare ho ridotto i collaboratori ad un’assistente virtuale e ad un autore e social media manager.

La prima si occupa dell’email e dell’assistenza clienti. In passato faceva anche la contabilità. Il secondo scrive tutti gli articoli e li promuove sui social media.

Su ItalianIndie, la situazione è simile. Abbiamo un collaboratore regolare che fa alcune attività di design e l’editing finale di post ed episodi del podcast.

Abbiamo trovato un bravo sviluppatore che ci aiuta sporadicamente quando abbiamo bisogno di qualche piccolo intervento sul sito. Poi c’è un ragazzo che fa l’università e fa più o meno l’assistente virtuale. Gli assegniamo lavori misti che non richiedono competenze tecniche o specializzate.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

ACV: Lo accennavo sopra. In realtà la possibilità di delegare è stata uno dei motivi per cui ho cominciato la mia avventura imprenditoriale. Trovando le persone giuste moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

Quindi per certi versi ci ho sempre pensato. Per cominciare a farlo ho aspettato però di avere il budget. A quel punto c’era ancora un solo ostacolo: dovevo individuare cosa delegare e preparare delle procedure chiare perché il lavoro venisse fatto a dovere.

Quando mi sono preso il tempo per farlo, sono partito.

KF: Come ti sentivi?

ACVQuando hai un blog e un business online le cose da fare sono un milione. All’inizio è anche difficile capire le priorità. Quindi ti sembra che tutto serva e fai molto di più del necessario.

Ora sono molto più bravo ad evitare lavori inutili. Ma all’inizio ci ho messo poco a sovraccaricarmi. Scrivevo, facevo marketing sui social media, testavo continuamente cambiamenti sul sito, lo aggiustavo quando si bloccava per qualche errore che avevo commesso, rispondevo a email e commenti, ecc.

Lavoravo continuamente e sentivo veramente il peso di tutto sulle mie spalle. Inoltre, ovviamente non riuscivo a fare tutto quello che volevo, perché non ero sufficiente.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

ACV: Ero molto fiducioso. Avevo letto tantissimo sull’outsourcing (solo in inglese). Non vedevo l’ora di moltiplicare le mie possibilità come avevo visto fare oltreoceano.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

ACV: Da prima di cominciare conoscevo l’importanza di dare istruzioni chiare. Quindi, a partire dagli annunci di lavoro, ho sempre cercato di essere il più chiaro possibile.

In realtà c’è voluto un bel po’ per capire come scrivere bene annunci e procedure. Una persona che non fa parte del tuo progetto e non lavora con te quotidianamente può interpretare le tue istruzioni nei modi più sbagliati. Devi essere estremamente dettagliato e non dare nulla per scontato.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

ACV: All’inizio sapevo che avrei trovato delle difficoltà. Inoltre non avevo il budget per pagare freelancer specializzati in attività più complesse.

Perciò ho individuato le attività con queste caratteristiche:

  • facendole io non creavo nessun valore aggiunto,
  • chiunque poteva farle con la giusta serie di istruzioni,
  • il costo orario era basso.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

ACV: In genere mi sono appoggiato a marketplace come Odesk (ora Upwork). Quindi la comunicazione in genere avviene attraverso i messaggi all’interno del marketplace.

Raramente ho usato Skype per comunicazioni più complesse. Per le collaborazioni più lunghe ho usato e uso attualmente Trello. Ogni attività ha la sua scheda in Trello e le discussioni su quell’attività sono commenti alla scheda.

Evito il più possibile l’email. L’ho usata molto di rado con i miei collaboratori.

KF: Come hai reinvestito il tempo recuperato? Lo hai fatto su attività che ti portano più guadagno e semplicemente per “vivere” di più?

ACV: Visto che comunque il business aveva ancora molto spazio per crescere, ho reinvestito in attività che creavano valore aggiunto.

Anzi, ne ho fatto proprio una regola: delegare le attività che danno meno valore per avere più tempo da dedicare ad attività che generano guadagni.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega? Solo per le attività delegate? Oltre a Trello usi altri tool di project management o di comunicazione? Come gestisci il controllo?

ACV: Sia su FotoComeFare che su ItalianIndie ho creato una discreta mole di documenti con le procedure. Ho descritto accuratamente tutte le attività ricorrenti.

La regola è che, se un’attività viene ripetuta per tre volte, allora è il caso di documentarla. Creo la procedura anche prima di dover delegare. Avere una lista dei passi da eseguire rende più spedita l’esecuzione anche da parte mia.

Per la stesura delle procedure ho seguito l’esempio del libro Work The System.

In quanto agli strumenti, per la gestione dei progetti non uso nulla oltre a Trello. Per la comunicazione, su ItalianIndie abbiamo Slack. Su FotoComeFare mi limito a email e Skype per i collaboratori di più lungo termine, che sono ridotti a due. Quando invece delego un progetto una tantum, uso i messaggi di Upwork o della piattaforma attraverso cui assumo.

KF: Come scegli la persona?

ACV: Come dicevo, uso principalmente marketplace come UpWork. Quindi ogni volta che cerco una nuova persona, pubblico un progetto e ricevo diverse candidature.

Per valutare le candidature, prima di tutto guardo cosa hanno scritto. Alcuni freelancer si limitano ad incollare un testo preconfezionato nella loro candidatura. In genere li scarto senza nemmeno leggere.

Poi leggo le candidature che rimangono. Alcune dimostrano di non aver capito il lavoro e le scarto. A questo punto di solito ne rimangono poche.

Qualcuno fa domande aggiuntive sui dettagli del progetto. Qualcuno abbozza già una soluzione. Questi sono sempre i candidati migliori.

In genere li ricontatto con un messaggio. C’è sempre qualcosa da chiedere. Così valuto la velocità e la qualità della comunicazione.

Prima di ricontattarli però do un’occhiata al prezzo. Ogni progetto ha un budget indicativo. Di solito mi tengo basso cercando di essere ragionevole.

Ricevo sempre qualche candidatura con prezzo molto più elevato del budget e qualche altra assurdamente bassa. Di solito elimino entrambi gli estremi.

Quelli più costosi per ovvi motivi. Quelli più economici perché di solito, quando è troppo bello per essere vero, è effettivamente troppo bello per essere vero.

Ho lavorato con freelancer estremamente economici e ci sono sempre stati problemi: il lavoro non era di qualità, non avevano nessuna indipendenza (erano meri esecutori), comunicavano male o addirittura sparivano.

KF: Quale è la caratteristica di un collaboratore più importante per te?

ACV: Mi piace quando il freelancer sa essere indipendente. Per risparmiare il più possibile ho lavorato con persone che si limitavano ad eseguire. Ho dovuto fornire procedure precise al millimetro e loro si limitavano ad eseguirle passo passo senza pensare a ciò che facevano.

Alzando un po’ il budget invece ho trovato persone che sapevano contribuire attivamente. Vale anche solo per le attività amministrative. Un’assistente virtuale proattiva sa ad esempio segnalare se c’è un problema ricorrente con i clienti. Può rivelare in questo modo una falla nei tuoi processi o nei prodotti che poteva passare inosservata.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

ACV: Il primo effetto, quello più evidente, è sicuramente la diminuzione dello stress. Quando le cose funzionano, sai che l’attività va avanti senza di te (almeno in parte). Sai anche che di alcuni aspetti non devi proprio preoccuparti. Così hai più tempo ed energie da dedicare alle attività a valore aggiunto.

Riguardo a FotoComeFare, c’è anche un effetto macroscopico. Ho lavorato parallelamente per ridurre le cose da fare (senza intaccare il traffico) e delegare in maniera efficace. Così ora posso dedicarci 1-2 ore alla settimana senza temere che smetta di funzionare.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

ACV: C’è un errore subdolo che ho fatto più spesso di quanto vorrei ammettere. Ho delegato prima di eliminare.

La prima fase nell’ottimizzazione dei processi dovrebbe sempre consistere nel rimuovere tutte le cose superflue. Poi deleghi solo quello che rimane.

Altrimenti deleghi cose che non servono e butti via soldi. Inoltre, butti via tempo per scrivere le procedure necessarie a fare cose inutili e a trovare le persone giuste per farle.

KF: Che cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

ACV: Lo trovi scritto in tutti i libri e blog, ma alla fine rimane lo scoglio su cui tutti si arenano: anche se sai fare qualcosa e stai relativamente poco per farlo, non vuol dire che devi farlo tu.

Quindi il consiglio principale per me è di mettere da parte la tirchieria e individuare il prima possibile qualcosa da delegare. Le candidate migliori sono le attività senza valore aggiunto che si ripetono regolarmente, anche se portano via poco tempo in totale.

Un buon esempio è la contabilità. Cosa ne guadagna l’azienda se sei tu a fare la contabilità?

Però magari sei agli inizi e fare la contabilità ti porta via solo un paio d’ore al mese. Quindi continui a farla tu. Devi ribaltare il ragionamento: cosa potresti fare con quelle due ore?

Ad esempio scrivere un post che porti più traffico al sito. Oppure creare parte di un prodotto. O semplicemente riposare per prendere decisioni migliori il giorno dopo.

KF: Cosa pensi della fiducia?

ACV: Posso dire con certezza che in giro c’è molta meno gente pronta a fregarci rispetto a quanto tutti temiamo. Quindi, di partenza fidati dei collaboratori che trovi. Rende tutto molto più facile.

Detto questo, non serve calare le braghe. Aumenta gradualmente la fiducia verso ogni collaboratore. Parti con lavori semplici e non critici. All’inizio fai frequenti verifiche sui risultati, sul modo di comunicare e di lavorare.

Man mano assegna lavori più complessi e più importanti. Più cresce la fiducia più puoi ridurre la frequenza dei “controlli”.

KF: Quale è stato un punto critico della collaborazione? In generale con le attività delegate. Mi sembra di capire che oltre alla non affidabilità delle persone con tariffe troppo basse il problema più ricorrente era la poca propositività, me lo confermi? Se no, qual’è il problema più frequente? Hai trovato una soluzione “standard”?

ACV: Sì, posso dire che il problema più frequente è la scarsa indipendenza. Devo ammettere però che si verifica soprattutto quando le tariffe proposte sono basse.

Per questo problema specifico quindi non ho trovato una “soluzione”. Più che altro so che, se voglio pagare veramente poco, troverò solamente un mero esecutore. Se invece ho bisogno di qualcuno con spirito di iniziativa, e le competenze che lo supportino, devo alzare il budget.

Per fortuna conosco bene l’inglese. Ciò mi permette di assumere persone dall’Est Europa o dall’estremo oriente. In questi Paesi non è difficile trovare freelancer qualificati con tariffe decisamente vantaggiose, anche se non estremamente basse.

Krisztina FekecsINTERVISTA con ALBERTO CABAS VIDANI: Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?
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INTERVISTA con DAVIDE RAMPOLDI: Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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Krisztina Fekecs: Come ti presenti?

 

Davide Rampoldi: sono nel settore del coaching da 5 anni, dove nei primi due avevo l’azienda di informatica e facevo consulenza. Mi rivolgo a liberi professionisti che lavorano nel mondo del web e vogliono cercare la loro presenza online e a imprenditori più tradizionali con azienda e dipendenti dove usano internet ma lo usano solo per comunicare, per il sito e la posta elettronica ma senza strategia avanzata di marketing su internet.

 

KF: Come è cambiata nel tempo la tua gestione e la struttura della tua attività?

 

DR: Ho avuto l’azienda di informatica, per 12 anni, dove commerciavo in hardware e assistenza sui server, con all’inizio un socio per due anni.

Poi negli ultimi 4 anni ho avuto sempre dei collaboratori, prima a partita iva e poi un dipendente a tempo pieno con il quale mi ero organizzato bene; gli facevo seguire la parte collegata all’assistenza dei server, tirandolo su da zero con procedure scritte e affiancandomelo nei primi tempi quando andavo dai clienti.

Facevamo una check list ogni volta che lavoravamo sui PC, su PC infettati da virus, riparazioni o per ogni installazione di computer da zero con adeguata cheklist dei software da installare e altri setup da controllare. All’inizio è stato un po’ difficile farlo perché anche io dovevo capire cosa c’era nella mia testa, ciò che facevo in automatico, ma dovevo spiegarlo a un’altra persona col rischio che questa dimenticasse dei pezzi.

Lui mi ha molto aiutato a migliorare queste procedure aggiornandole di volta in volta se lo ritenevamo necessario. La cosa è diventata molto efficiente anche per l’acquisto di nuovi computer per i clienti. Alla fine mi son ritrovato a dare l’ok affidandomi completamente. Negli ultimi periodi, avendo smollato la parte tecnica, anche se non più aggiornato tecnicamente, davo dei criteri si scelta a lui, con la regola delle 2/3 opzioni che ci dovevano sempre essere.

 

KF: Quando hai pensato la prima volta a delegare?

 

DR: sempre in quel periodo, quando avevo anche gli altri collaboratori.

La prima volta che ho pensato in termini di delega e avevo più ansia è stata quando, in assenza di me, ho mandato da uno dei miei clienti un ragazzo di cui però ancora non mi fidavo in pieno, ma più per mia inesperienza a delegare e a affidarmi ad altri.

Mi è poi passata l’ansia perché ho chiesto al dipendente/collaboratore se era andato tutto ok, senza previa checklist ; inoltre mi son fatto dare un riscontro anche dal cliente se era andato tutto ok in termini di comportamento (puntualità, gentilezza, educazione) soprattutto, e anche di competenza naturalmente. Sul rispetto degli orari e sul interfacciarsi col cliente educatamente non transigo, più che sui problemi tecnici che possono capitare e si possono migliorare, perché lo ritengo il primo punto di rispetto verso il cliente e il suo tempo.

 

KF: Eri scettico o fiducioso?

 

DR: All’inizio c’è sempre dello scetticismo, ma poi non essendo mai stato geloso delle mie conoscenze, in termini di far fare esperienza e imparare agli altri, sono sempre stato propositivo e fiducioso del fatto che se una persona aveva un buon approccio, voglia di imparare e di fare ed era dotato di umiltà a quel punto sia all’interno dell’azienda che dai clienti avrebbe ottenuto dei risultati. Lato delega si può fare molto istruendo la persona a livello tecnico ma il modo di porti davanti a un cliente va più nelle soft skills che sono molto più difficili da sviluppare e richiederebbero tempo se un collaboratore scelto non le avesse con se. Il lavoro a monte quindi da fare è nella selezione e nei primi approcci che si hanno dove si può già vedere la buona impostazione o meno della persona. In generale sono fiducioso nelle persone

 

KF: Il primo task che hai delegato?

 

DR: Forse la sistemazione di qualche virus o la configurazione del PC, preconfigurato da noi, da “settare” poi nella rete locale del cliente.

Direi che il primo lavoro di un certo impegno o importanza che ho delegato è stato questo, per far avere al cliente un computer installato chiavi in mano e pronto all’uso.

 

KF: Hai mai adottato un piano per la procedura di delega?

 

DR: Si, come detto , avevo un piano, migliorandolo nel tempo dopo che avevo adottato delle checklist, già descritte prima. Ho anche fatto dei video tutorial dove spiegavo i singoli pezzi da fare. I video erano agganciati a documenti word, dove c’erano maggiori riferimenti che potevano essere aggiornati o rielaborati con i riscontri dei collaboratori. Procedura che ho maggiormente utilizzato al momento del coadiuvo di un’assistente virtuale.

 

KF: Come curavi la parte comunicativa nella delega?

 

DR: I miei primi collaboratori avevano un rapportino che dovevano far firmare al cliente e soprattutto la prime volte li chiedevo dei riscontri, ogni loro considerazione o suggerimento sull’incontro effettuato per migliorare quelli futuri. Dovevano dirmi cosa era andato male o le problematiche potenziali che andavano rapportate. Così come anche le tempistiche, stimate da noi, dovevano essere rispettate  e si doveva riportare quanto si era impiegato per l’installazione della macchina, anche per quotare meglio al cliente il tempo impiegato per ogni tipo di operazione nel futuro e la gestione del tempo all’interno dell’agenda dell’ufficio. Sapere le cose che non erano andate come dovevano, rilevare i semafori rossi di quanto pianificato, insieme  ai loro riscontri personali e suggerimenti,  erano i punti basilari in modo tale che non fossi sempre io a imbeccare il collaboratore ma ci fosse una sua maturazione progressiva, cosa fondamentale anche nell’ottica della superdelega dove il delegato cambia le regole del gioco.

 

KF: Quale è stata la successiva attività da delegare?

 

DR: Tutta la sistemazione dei virus e l’installazione dei pc. La cosa più difficile è stata l’installazione dei server perché più complessa. Ma concettualmente la procedura era sempre la stessa e rendeva snello questo tipo di operazioni delegate.

 

KF: Che bilancio fai in termini di tempo e soldi guadagnati?

 

DR: In termini di tempo sicuramente moltissimo. All’inizio non ero attento a segnare i bilanci economici ma ti posso dire che negli ultimi due anni, quando avevo numeri più precisi e quando avevo il dipendente, avevamo raggiunto una buon margine di ricavo, tipo del 70%, dato che era soprattutto assistenza; considerando poi che eravamo in due persone.

Certo da solo non sarei mai stato in grado di fare tutto questo. Perché avevo perso il polso del mercato in termini di evoluzione dei server o hardware e anche un po’ dei software , mentre i miei collaboratori erano aggiornati costantemente e questo mi ha permesso di vendere prodotti ad alto guadagno aggiunto con i servizi addizionali, come i server, senza il cui contributo, come front end, non sarei riuscito a vendere insieme all’assistenza.

Soprattutto con i virus non si sapeva quando si finiva e li il mio collaboratore faceva tutto e risolveva ogni evenienza, tranne casi eccezionali, e mi dava fiducia e tranquillità.

Tornado al tempo, ho guadagnato uno spazio di libertà rispetto alle assistenze, con momenti di telefono spento, senza dover andare in giro e così riuscivo a stare in ufficio a studiare e frequentare corsi di formazione, a gestire dal punto di vista commerciale il software gestionale che rivendevo in quegli anni nel nord Italia. Li avevo dei margini importanti e lo facevo tranquillo in ufficio perché avevo qualcuno che mi faceva le assistenze. Il fatto di poter stare in ufficio mi ha permesso di avere quei due anni di libertà per potermi dedicare allo studio di un nuovo lavoro, all’approfondimento di tutte quelle dinamiche collegate allo sviluppo di un’azienda ,del business coaching e della gestione del tempo. Senza il mio collaboratore non avrei potuto evolvere cosi come sono diventato.  Istruire le persone, nonostante il tempo impiegato all’inizio (che poi non è così grande), ha un valore impagabile.

 

KF: Come selezioni un collaboratore?

 

DR: Facevo dei colloqui, non tantissimi, per sei sette persone che mi avevano mandato il CV. Facevo loro delle domande, senza i test di valutazione della personalità che vanno ora, ma domande tecniche e di programmazione. Guardavo moltissimo l’atteggiamento, se era accondiscendente, propositivo, più o meno scostante, se era preciso e puntuale; poi nel periodo di prova pur non essendo pedante volevo vedere la persona se rispettava le regole che gli davo. Se alla fine del lavoro mi dava riscontri o mi chiedeva informazioni e se mi redigeva i rapporti.

Allo stesso modo per l’assistente virtuale. Avevo già creato delle procedure già al momento della scelta e le avevo fatto testare il tutto, se riusciva a portare al termine i compiti. Alla fine è venuto fuori un 10% da migliorare.

Ma la cosa fondamentale era un rapporto da farmi una volta alla settimana dove mi dava i suoi riscontri. Cosi potevo vedere come andava il processo di delega. Poche istruzioni ma da applicare immediatamente. Così vedi subito l’approccio e il comportamento insito della persona che è più difficile da cambiare ma che puoi riconoscere da quasi subito. Si può sbagliare ma sulle regole e i principi è meglio che questa non sbagli perché sarebbe più sintomo della sua personalità che è molto più difficile da cambiare, come detto.

 

KF: Quale la caratteristica più importante per  la delega?

 

DR: Come ti ho detto prima il fatto che una persona riesca a rispettare le regole ricevute, che rispetti la procedura e se sbaglia a rispettarla, soprattutto all’inizio, ci anche può stare.

Ma la cosa fondamentale è che quando dico che un compito lo deve fare ed è la prima cosa che deve fare e su questo non transigo, se poi non la fa come istruito, allora ha un secondo appello; ma se poi sbaglia una seconda volta meglio dividere le nostre strade perché riguarda il modo di fare di una persona che non ho il tempo di cambiare o correggere. Meglio cambiare la persona all’inizio e anche trovare qualcuno meno “fenomeno” ma con essenzialità e capacità di portare a termine i compiti principali rispettando i principi e i criteri.

 

KF: Come ti ha cambiato la vita usare la delega?

 

DR: Tantissimo.

Innanzitutto la cosa più importante che ho capito è che non sono indispensabile. Ci sono cose in cui uno crede di esser più bravo degli altri, che ci può stare, ma in realtà anche le cose dove credi di essere forte ti portano via un sacco di tempo; tempo che potresti utilizzare per dedicarti ad attività come alla espansione del tuo business, alla focalizzazione sui tuoi clienti, alle pubbliche relazioni, al marketing, a nuove opportunità all’ upselling, etc..

Il compito della delega deve essere quello di svincolare il tempo all’imprenditore o al libero professionista, con cui poi ci può fare tutto quello che vuole, anche dedicato di più allo svago o sennò allo sviluppo del suo business che altrimenti gli mancherebbe.

Anche se non al 100%, ma se tu deleghi a una persona un compito, magari ci mette più tempo di te e magari c’è il rischio che lo faccia meglio di te.

Un collaboratore, se è quello giusto, è più facile che diventi più bravo e che diventi più automatizzato ed efficiente di te. Delega qualcosa nei campi che non ti piacciono o in cui non eccelli o qualcosa che anche se ti piace non è così cruciale per lo sviluppo del tuo business.

 

 

 

 

KF: c’è qualcosa che cambieresti nell’uso della delega?

 

DR: Partire prima nell’uso della delega. Più tardi parti e più tempo che perdi.

Poi nella selezione delle persone farei fare qualche test in più, delle prove un po’ più lunghe, ma con maggiori approfondimenti senza fermarmi alla prime figure.

Sarei più rigido a mettere delle regole, che forse erano poche all’inizio. Maggiori regole di comportamento legate alla mission dell’azienda.

Dal punto di vista tecnico invece le esperienze avute son state positive.

Non mancherei la parte motivazionale, l’andarsi ad agganciare al motivo per cui la persona lavora per te oltre che all’aspetto economico. Più coaching, più comunicazione su dove si vuole andare e quali obiettivi, anche settimanali ancorché mensili e sapere quali sono i suoi bisogni personali

 

 

KF: Che cosa consiglieresti a una persona che stia valutando di sperimentare la delega?

 

DR: La prima cosa è di farlo il prima possibile, tutto tempo perso e opportunità in meno cui stai dicendo di no e che invece con la delega potresti far evolvere.

Non improvvisarti, parti da qualcuno che ti spieghi tre-quattro cose su come delegare e su come continuare a gestire la cosa in maniera efficace.

Non sottovalutare gli aspetti tecnici. Sia con il mio collaboratore che con l’assistente virtuale non sarei stato efficiente senza l’uso della tecnologia, decisivo per spiegare il processo, avere le check list organizzate e informatizzate, salvare i report organizzati in un pc dove fare delle ricerche, avere i video tutorial registrati da me ma anche da loro, con punti spiegati da loro stessi su quello che avrei dovuto conoscere quando andavo dai clienti su argomenti dove non ero più aggiornato.

Quindi l’aspetto tecnico è importante con l’uso di software che facilitino i processi di comunicazione con i collaboratori e di gestione dei documenti.

Non trascurare l’aspetto di test e psicologico delle persone cui vuoi delegare, soprattutto in fase di selezione. Ma non solo sotto l’aspetto tecnico. Andrei a studiare la parte delle soft skills, per mettere la persona giusta al posto giusto, con la capacità di essere responsiva e precisa senza che si debba inventarsi le cose da “cane sciolto” ma seguendo procedure chiare. E’ importante e delicata l’obbedienza sui criteri e sui punti immutabili su cui non si deroga. Se ci sono caratteristiche relazionali a monte, devono essere l’obiettivo di partenza

 

KF: Che cosa pensi della fiducia?

 

DR: Credo che la questione sia più nei nostri confronti che negli altri. Se non hai fiducia in te stesso, la darai con fatica ad altri. E’ un’operazione di crescita personale in cui rinunci a una parte del tuo possesso che poi ti torna indietro nel futuro; così come un cliente che si fida di te anche tu devi essere pronto a fidarti di chi sti sta intorno.

I momenti in cui mi sono sentito di non farmi aiutare son stati anche quelli più negativi in termini di opportunità personali e professionali. E’ un po’ un regalo che fai a te stesso e all’universo che ti ritorna indietro con gli interessi. Fiducia non cieca naturalmente che sarebbe stupido. Il controllo ogni tanto ci sta. Aiuta anche molto a migliorare il rapporto. Stimolando e motivando con iniezioni di fiducia in cui chiedi se tutto va bene o se c’è qualcosa che non torna.

 

KF: Qual’è stato il punto critico della collaborazione?

 

DR: Per me è stato quello di non aver dato abbastanza stimoli alle altre persone, ma non in termini di fiducia, che era molta; era talmente tanta, infatti, che davo poco pungolo senza chiedere riscontri più costanti con l’occhio del leader. Per far capire che stavamo andando tutti nella stessa direzione. Direzione da dare come leader a tutte le persone che lavorano con te in termini di approccio mentale, di testa, su come collaborare insieme e su come far migliorare le relazioni all’interno dell’azienda o dell’ufficio.

Un supporto costante di motivazione, non facendo finta di nulla ma cercando di affrontare la situazione proponendoti per primo sulle soluzioni e accettando i consigli dai tuoi “delegati”. Ma anche dando al tempo stesso responsabilità ai tuoi della soluzione da trovare per risolvere i problemi e poi magari entrare tu per aiutare a risolvere all’interno del team o con il singolo.

 

Krisztina FekecsINTERVISTA con DAVIDE RAMPOLDI: Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?
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INTERVISTA con LUCILLA RIZZINI: Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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Krisztina Fekecs: Come ti presenti?

 

Lucilla Rizzini: Mi occupo di Internazionalizzazione da più di 20 anni , la mia missione è aiutare imprenditori, manager e liberi professionisti a realizzare le loro potenzialità in un contesto interculturale e internazionale. Lo faccio tramite attività di coaching, consulenza e formazione ad impronta interculturale. Il mio sito ellecubica.it da un ampio spazio di approfondimento sulle mie attività.

Fino al 2011 ero direttore vendite in un azienda , ma ne ho girate varie, che andavano dalla produzione di prodotti casalinghi ad attrezzature food equipment, dalla meccanica generale alla subfornitura. Poi nel 2010 ho maturato la decisione di mettermi in proprio perché sentivo di avere le ali tarpate. Nel periodo antecedente, tra un viaggio e l’altro per il mondo, avevo realizzato che mi mancavano competenze di comunicazione interculturale ed ho quindi, tra il 2007 ed il 2009  frequentato un master sulla comunicazione interculturale e la gestione dei conflitti. Una volta libera professionista ho approfondito gli strumenti del coaching divenendo coach professionista.

 

Ho acquisito molta consapevolezza che in quell’ultima specifica posizione sentivo di avere  le ali tarpate e ho deciso di abbandonare anche per stanchezza fisica e mentale. Tuttavia amavo tantissimo il mio lavoro  occupandomi di relazioni internazionali e sviluppo del business a 360°.

Quindi ho iniziato come consulente per le PMI, in ambito di internazionalizzazione, se non che l’attività di coaching che parallelamente avevo iniziato a spingere ha cominciato a prendere una sua strada. Infatti, in questo momento mi occupo di coaching a 360°, avendo dei progetti miei come l’export coaching, che presenterò a breve in un workshop evento. Poi offro il servizio di coaching, mentoring e della formazione e consulenza a imprenditori e professionisti che abbiano bisogno di creare delle competenze o potenziare dei punti di miglioramento. Temi quali la gestione del tempo, la comunicazione interculturale, il public speaking, le presentazioni efficaci e il personal branding, argomenti che tratto in sessioni individuali o di gruppo con le persone che decidono di lavorare con me.

 

KF: Sei l’unica a fare coaching su questa materia?

 

Lucilla Rizzini: Nell’export direi di si. Sono la prima che ha unito queste due competenze. D’altronde non ci si può improvvisare  visto un’ esperienza ventennale nell’export  e la tanta formazione che ho intrapreso negli ultimi anni per fare coaching. Ho studiato tantissimo di comunicazione interculturale e coaching. Tutti gli argomenti e i percorsi che ho trattato in qualche modo hanno una lettura interculturale, oramai siamo in un mondo interconnesso e interculturale, dove c’è scambio di culture tra persone che lavorano o stanno insieme e viaggiano molto più di prima.

 

KF: Questo è un momento in cui c’è sovrabbondanza di offerta di coaching ma devo dire che non conoscevo i temi che tratti ed è la prima volta che sento un coach che li affronti.

 

Lucilla Rizzini: Si, oramai tutti si offrono come coach. Ma credo che l’attitudine personale in primis e la formazione seria e duratura poi facciano la differenza. La consapevolezza di sapere se il servizio che do risolve un mio problema, un mio bisogno o quello degli altri è fondamentale. Il coach autentico si focalizza sempre sull’altro.

 

KF: Come alcuni life coach….che magari si improvvisano coach solo dopo aver intrapreso nuove strade nella propria vita o dopo aver risolto un loro problema.

 

Lucilla Rizzini: Sì, i life coach sfiorano, a volte, la branca della psicoterapia, dove è difficile stabilire il confine tra drammi/traumi e i problemi di miglioramento personale. Il ruolo del coach è stare sul gap, non sulla carenza ma sul rafforzamento dei punti di forza. “Io sono in questo modo e voglio tras-formarmi in quest’altro” .

 

KF: Da quando sei diventata indipendente com’è strutturata la tua attività? Eri da sola all’inizio? Ora ci sono attività che non gestisci più tu?

 

Lucilla Rizzini: Ho iniziato nel 2011 collaborando con un’amica già freelance e attiva nell’ambito dell’internazionalizzazione, con cui mi sono divisa da subito i compiti su quello che era un progetto di sviluppo sulle PMI locali. Facevo un po’ tutto, non avevo sito internet, lavoravo sul passaparola, senza ufficio, recandomi direttamente nelle aziende e dai clienti. Come una qualsiasi freelance che ha appena iniziato.

Il grande salto l’ho fatto nel 2013, con il primo diploma in coaching. Lavorando sul personal branding, mi son fatta aiutare da un’agenzia di comunicazione. Ho lavorato proprio sul mio logo, scoprendo il tema in aspetti a me sconosciuti. E’ stato un lavoro particolare e difficile perché ho toccato cose di me che volevo e non volevo dire.

Perché si chiama infatti Ellecubica? Perché sono le mie iniziali, sono le tre elle che ho sul codice fiscale e perché è come mi firmavo e mi firmo tuttora nelle mail con i miei clienti. Erano gli stessi clienti italiani che mi chiamavano Ellecubica. E poi è anche un mio credo ,Life Long Learning.

Poi nel 2013 ho organizzato una presentazione del coaching su Brescia, ed è stato più difficile. Due amiche mi hanno aiutata nella gestione della sala per 150 persone. La campagna sui social, intrapresa da sola , è stata per me traumatica.

Da quel momento in poi non ho lavorato più da casa e mi sono appoggiata ad un coworking locale con l’obiettivo di creare delle sinergie. Infatti, dentro questo coworking ho iniziato a organizzare dei corsi di lab coaching, dove persone con obiettivi diversi potevano confrontarsi grazie alla mia facilitazione. In quella fase avevo un’agenzia che mi aiutava per i post sui social e per le newsletters; mi appoggiavo al coworking e poi avevo un commercialista per le cose amministrative.

 

KF: L’agenzia curava la parte web  e la parte comunicativa tranne i contenuti ?

 

Lucilla Rizzini: Sì, io facevo i contenuti e sceglievo le immagini e loro preparavano i post e le newsletters.

 

KF: come è continuata e evoluta la tua attività? Hai delegato qualcosa in più?

 

Lucilla Rizzini: nel 2015 decido di dividere le due attività principali, quindi Lucilla Rizzini coaching e training per tutti ed Ellecubica export come attività più mirata.

Dopo anni di attività un freelance sviluppa la consapevolezza che, ad un certo punto, deve mollare qualcosa, che poi magari riprenderà. Perché se si è da soli si  rischia di perdere la concentrazione sulle attività più importanti per raggiungere l’obiettivo di medio e lungo periodo. E come coach sapevo e so bene quale è il mio obiettivo nel lungo periodo!

 

 

Detto questo sono ho quindi deciso si  avere l’agenzia sulla prima attività e una ragazza che mi aiutava sulla seconda, con due siti diversi tuttora.

Il grande salto è stato nel corso del 2016, in cui come da piano d’azione legato al mio obiettivo di lungo periodo, ho iniziato a puntare  sull’export coaching.

Ora ho un team di persone che mi stanno supportando nel lancio del progetto che sarà il 7 di aprile con il titolo “Do you speak export?”. Ho una event manager che cura l’evento,  una correlatrice che fa un intervento mirato di marketing, un business coach personale ed un ufficio stampa.

 

Nel frattempo, all’inizio del 2016 ho preso un ufficio mio lasciando il coworking,; ho fatto campagne su Facebook, assistita da un media-marketing e ho collaborato con un assistente virtuale come te per seguire alcune aziende in un percorso di internazionalizzazione, facendo fare a lei la parte commerciale più esecutiva. Ci sono poi altre persone che ruotano attorno ai miei progetti come il mio coach personale, amico e collega,  family business coach Maurizio che interviene nei percorsi di convivenza o passaggio generazionale.

 

In generale quindi non ho problemi a delegare, ho tendenza a fidarmi tanto, anche a costo di rischi e di dare suggerimenti e consigli senza un ritorno personale o senza essere citata. D’altronde alla base della capacità di delega c’è la fiducia.

 

KF: L’aspetto della delega lo hai affrontato nel coaching durante l’argomento della gestione del tempo?

 

Lucilla Rizzini: Sempre. Ognuno di noi ha degli ostacoli nella gestione del tempo. All’inizio del percorso  propongo  sempre una scheda di autovalutazione; ne emerge sempre fortemente l’incapacità di dire di no quando ci viene richiesto di fare un compito, che non ci compete, o che comunque in una scala da 1 a 10, magari ci compete 4 e a cui non si è capaci di dire di no. L’altro aspetto è l’incapacità di delegare, mancando la fiducia. Che va da persona a persona. Se mi manca l’integrità, mi manca l’intento, se vedo che non ci sono le abilità o che non mi si porta risultati tangibili faccio fatica a delegare.

 

KF: Quando hai delegato la primissima volta, nel caso dell’agenzia ad esempio, come ti sentivi? Avevi già elaborato l’argomento?

 

Lucilla Rizzini: Delego senza indugio alcuno sebbene tenga per me le cose che amo di più e dove mi sento più competente. Tendo a fidarmi delle persone, vado molto sull’integrità e sull’intento e se poi a pelle la persona mi piace e ne condivido la visione e i valori, senza la variabile del tempo stringente, tendo a pensare che troverà le capacità e le abilità per fare. Io di tutti i professionisti con cui ho lavorato non sono stata delusa da nessuno, tendendo a non avere aspettative immense, senza manie di perfezionismo che insieme all’entusiasmo e alle stesse aspettative uccide la possibilità di delegare. Essendo coach non ho problemi a definire degli obiettivi e quindi li chiarisco all’inizio in maniera molto specifica. Anche se ambiziosi devono essere sempre realizzabili. Dando dei meta obiettivi intermedi riesco senza problemi a delegare.

 

KF: Avevi / hai una procedura tua per la delega?

 

Lucilla Rizzini: Ti faccio l’esempio dell’organizzazione dell’evento e proprio dell’event manager. Avendo partecipato a un corso organizzato da lei e avendo seguito tutta le modalità di presentazione del corso , ho apprezzato tutto lo storytelling che c’era dietro. Quando ci siamo incontrate le ho detto quello che volevo, ma da subito ho sentito il suo parere perché mi piace ascoltare la persona che ho di fronte che reputo più competente di me nel suo ambito. Quindi accolgo i consigli, ascolto e tendo a seguirli senza problemi.

Chiarisco subito il mio obiettivo e poi ascolto e mi faccio dirigere nelle soluzioni da trovare insieme. Ad esempio mai avrei pensato di cercare degli sponsor; non volendo fare cassa ma solo creare visibilità non arrivavo a pensare ad una tale modalità. Quando mi ha detto di cercare degli sponsor e mi ha dato degli input per capire chi potessero essere è stata poi una soddisfazione incredibile trovare subito disponibilità nel momento in cui ho contattato queste aziende.

 

KF: La persona quindi oltre che simile a te deve essere una persona creativa e propositiva dato che vuoi suggerimenti da lei.

 

Lucilla Rizzini: Assolutamente si, voglio anche il confronto continuativo. Per il workshop abbiamo fatto modifiche insieme all’event manager decidendo di volta in volta le modalità che potessero essere più congeniali. In definitiva c’è una delega di respons-abilità e al contempo mi piace tenere il confronto attivo.

 

KF: Come gestisci la comunicazione in queste collaborazioni?

 

Lucilla Rizzini: In questo momento ho persone vicine e ci teniamo in contatto con email , messaggi e Whatsapp e poi incontrandoci. Ma è stato un caso che abbia persone del posto vicine a me.

 

KF: Fai parte di qualche network?

 

Lucilla Rizzini: Sì faccio parte di un network che c’è su Brescia e altre città come EWMD, European Women’s Development Management e poi ce n’è un altro che abbiamo creato con una persona che si occupa di consulenza di immagine, che si chiama Intrecci Femminili, un network di donne in cui organizziamo workshop dove la professionista mette a disposizione le proprie competenze per creare sinergie tra le partecipanti. E devo dire che si sono create delle buone dinamiche e anche delle amicizie.

 

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega?

 

Lucilla Rizzini: Il bilancio è stato positivo. Anche perché non avendo aspettative particolarmente alte , chiarendo molto bene cosa mi aspettassi e avendo buone doti di empatia è andato tutto bene.

 

Anche quando l’obiettivo non è stato raggiunto su un determinato progetto per il quale avevo delegato a un consulente una campagna su Facebook non mi sono focalizzata sull’insuccesso ma sui lati di miglioramento.

 

KF: In termini di tempo hai guadagnato sicuramente tanto; e in termini di soldi?

 

Lucilla Rizzini: Direi a grandi linee che un 20% in più in termini di clienti l’ho guadagnato. Certo i contatti vanno coltivati e hanno bisogno di saper essere gestiti. Ho avuto ad esempio un contatto nato nel 2014 ma diventato effettivo cliente nel 2016. Le persone che diventano clienti fidati e ti mandano altri clienti sono quelli che richiedono più tempo all’inizio anche per sconfiggere lo scetticismo iniziale. Vale poi molto il “prima dai, poi ricevi”. Come per esempio nel network Intrecci Femminili, per l’8 di marzo, ho regalato un e-book di un corso sull’ autostima femminile in ambito personale e professionale.

 

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega per future collaborazioni?

 

Lucilla Rizzini: No, non ci ho mai pensato. Per ora non ho mai praticato metodi particolari per la ricerca di collaboratori, sto sui valori, sull’integrità e sugli intenti. Ad esempio recentemente ho delegato la parte fotografica e dei video del mio sito a una ragazza senza risultati tangibili, che sta finendo la scuola d’arte, ma che mi ha convinto e sorpreso per la sua professionalità e creatività.

In generale le competenze le vedo , le mie doti di coach mi facilitano sicuramente, alcune volte non mi rendo neanche conto. Mi viene riconosciuto un talento naturale nell’individuare i punti di forza delle persone.

 

KF: La delega ti ha cambiato la vita e come ti fa sentire?

 

Lucilla Rizzini: Sì. La delega l’ho praticata anche nei precedenti lavori, dove ho avuto anche 8 persone insieme come collaboratrici interne più lo staff esterno. Ho sempre avuto un buon approccio e l’ho fatto sempre tranquillamente. La figura di coach forse l’ho sempre interpretata , perché son stata educata a osservare e ascoltare e mi piace molto tirar fuori il meglio dalle persone.

La delega comunque mi fa sentire bene, non c’è dubbio, perché, anche se c’è confronto continuo con i collaboratori, non devo occuparmi direttamente degli argomenti che lascio svolgere a loro. Mi fa sentire bene anche vedere che la persona cui delego riesce nell’obiettivo; questo forse fa parte del mio essere coach in cui vedo il riscontro del mio affidarmi alle persone in cui ho creduto e che ho guidato. Poi mi fa sentire anche importante, perché quando deleghi e la persona ti porta i risultati, questo ti fa sentire importante. E’ la mia parte di ego buono che fa capolino e gli do spazio volentieri.

 

KF: C’è qualcosa che cambieresti nell’uso della delega?

 

Lucilla Rizzini: L’unica cosa potrebbe essere all’inizio nel chiedere maggiori riscontri sugli obiettivi dati ai collaboratori. Se non chiedi il riscontro ad esempio sui tempi stabiliti magari ci può essere fraintendimento e delusione.

 

KF: Qual’ è il punto critico nella gestione della delega?

 

Lucilla Rizzini: Direi che è l’incapacità di non sapersi affidare completamente. Quando non si riesce a delegare ci si dovrebbe fare una domanda e chiedersi quale dei quattro driver di Covey sulla fiducia ci impedisce di delegare e poi agire di conseguenza.

 

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutano se sperimentare la delega?

 

Lucilla Rizzini: Quali sono i driver più importanti per lei a livello personale e professionale, cosa ci fa dire “di te mi fido” o “di te non mi fido”, “perché non vedo in te le competenze” o per altro. Questo potrebbe essere un suggerimento: prima faccio una sorta di scheda del collaboratore ideale, che caratteristiche dovrebbe avere per un tipo specifico di progetto, quali integrità, intenti, competenze e risultati; all’interno di questi driver metto le mie risposte e poi vado a cercare la piattaforma e il luogo ideale dove cercare.

 

KF: Eventuali domande e reazioni da parte dei partecipanti ai tuoi coaching?

 

Lucilla Rizzini: Direi sicuramente l’incapacità a lasciare andare: le persone tendono a tenere per se le attività che preferiscono ma che sono anche le più facili e che potrebbe fare un’altra persona che sta magari aspettando di aiutarti e collaborare con te, ma tu non la deleghi, perché a te piace tanto fare quelle attività, magari banali,  restando così nella tua zona di comfort.

E alla fine le attività più rognose restano lì all’ultimo, secondo la matrice di Eisenhower, che ciò che è importante, se non curato, poi diventa urgente.

Perché ci trastulliamo, all’interno delle aree bianche o gialle del non urgente e del non importante, facendo le attività che ci piacciono tanto e senza delegarne alcuna. E le rogne? A quelle raramente ci dedichiamo da subito. Et voilà che scivolano nella casella rossa e suona l’allarme!

Per me quest’aspetto unito all’incapacità di delega per mancanza di fiducia diventano gli ostacoli maggiori alla gestione della delega.

Krisztina FekecsINTERVISTA con LUCILLA RIZZINI: Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?
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INTERVISTA con LUCA ORLANDINI: Cosa e come delegano i migliori professionisti del web in Italia per avere un business di successo?

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Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Luca Orlandini: Mi chiamo Luca Orlandini e mi occupo principalmente di consulenza e formazione.

Il mio lavoro consiste nell’aiutare le imprese a comunicare in modo efficace così da poter acquisire nuovi clienti online e offline.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

LO: Mi occupo di web in proprio dal 2004-2005, prima ho lavorato nel marketing e nella grafica pubblicitaria ma come dipendente.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

LO: Nel tempo ho imparato a delegare alcune attività a consulenti esterni specialisti e a collaboratori che mi permettono di risparmiare molto tempo.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

LO: Pensi a delegare quando il tuo costo orario aumenta e quindi ti rendi conto che svolgere da solo alcuni compiti non solo è noioso ma, soprattutto, anti-economico.

KF: Come ti sentivi?

LO: In nessun modo particolare, volevo semplicemente ottimizzare la mia redditività e le ore passate al pc così da poter fatturare di più dedicandomi alle cose veramente importanti.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

LO: Delegare è sempre complicato, spesso può rivelarsi una perdita di tempo ma è una scommessa che secondo me vale sempre la pena di fare, un passaggio che prima o poi diventa obbligatorio.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

LO: L’esecuzione di grafiche da stampa, l’analisi dei competitor, la programmazione… tengo la parte strategica e di comunicazione, che è quella che mi piace di più

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

LO: No, sempre andato a braccio, avevo letto ai tempi in cui ero responsabile marketing. L’one minute manager insegna a delegare. Quello – ai tempi – mi era molto servito nella gestione dei miei collaboratori!

KF: Qual è sarà la prossima attività da delegare?

LO: Mi piacerebbe delegare la parte di contatto con il cliente e l’amministrazione, ma è molto complicato per il modo in cui sono organizzato. Prima di poterla delegare, dovrei mettere un po’ di ordine procedurale così da non far impazzire chi lavora con me J

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

LO: Come dicevo la delega è una scommessa, a volte perdi ma quando vinci e trovi un collaboratore valido ne vale davvero la pensa. Non solo per il fatturato ma anche per la possibilità di dedicarti di più alle cose importanti e quindi diventare più bravo in quello che fai.

KF: Come scegli la persona?

LO: Ho un buon intuito, guardo come lavora e cerco di capire cosa vuole e cosa cerca. L’asset mentale mi interessa più delle competenze specifiche.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

LO: Io lavoro molto, quindi per lavorare con me devi aver voglia di lavorare e di sbatterti. Non necessariamente 14 ore al giorno, ma nelle 7 che sei con me devi essere produttivo e proattivo. Non devo dirti io cosa fare.

KF: Cosa pensi della fiducia?

LO: È una cosa che si concede in prestito, e deve essere confermata nel tempo. È la base per un rapporto duraturo, ma ottenere la mia piena fiducia richiede molto tempo.

KF: Quale è un punto critico della collaborazione?

LO: Probabilmente assegnare i task e controllare le procedure. Spesso delegare significa abbandonare, ma non è così. Il collaboratore svolge un compito ma sta a noi controllarne l’esecuzione.

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