Che si tratti di una piccola o una grande azienda, le questioni relative alla segreteria richiedono tempo ed energie che spesso gli imprenditori non hanno. E non per mancanza di volontà, ma semplicemente perché sono troppi i compiti di cui si deve occupare.
E allora si decide di:
- delegare ad alcuni dipendenti;
- assumere una segretaria.
Ma siamo sicuri che sia davvero la scelta migliore e più economica?
In questo articolo ti spiego perché sempre più imprenditori puntano sulle VA per la gestione della segreteria aziendale.
Iniziamo!
Segreteria aziendale: perché affidare tutto a una VA
Cosa comporta gestire la segreteria aziendale e come farlo senza uscire fuori di testa
#1 Puntualità
Sembra banale, ma è fondamentale tenere conto del tempo necessario per raggiungere l’ufficio e partecipare alle riunioni o ad altri appuntamenti negli orari indicati in agenda.
È preferibile arrivare in anticipo per avere il tempo di prepararsi o semplicemente per recuperare le e-mail o i compiti in sospeso.
Quindi, fai una stima del tempo che impieghi ogni giorno per recarti al lavoro, calcola una media in base ai giorni e agli orari in cui esci di casa e regolati di conseguenza, tenendo sempre conto di imprevisti vari ed eventuali (traffico, incidenti, ecc.).
Inoltre, per tenere sotto controllo la segreteria dell’azienda è necessario essere ben riposati.
Anche questo sembra scontato ma non si dovrebbe mai sottovalutare il riposo, perché permette di mantenere la mente lucida e pensare in modo efficace.
Infine, non dimenticare di fare delle pause per riorganizzare periodicamente la scrivania. Durante questi break, parla con i colleghi o fai una passeggiata per schiarirti le idee.
#2 Informazione
Per seguire correttamente la segreteria aziendale dovrai familiarizzare con gli orari del tuo manager o con quelli di qualsiasi altro dipendente con cui dovrai collaborare. Controlla regolarmente i loro programmi per risparmiare tempo durante gli appuntamenti ed evitare doppie prenotazioni o altri errori.
Inoltre, ricorda di mantenere le pianificazioni e i calendari aperti e disponibili per la revisione in qualsiasi momento sul computer, in modo da poter aggiungere appuntamenti immediatamente.
Presentati a ogni riunione con la tua attrezzatura, con gli appunti chiari delle riunioni precedenti e con un blocco note per scrivere i verbali e le altre note della riunione in corso.
#3 Organizzazione
Per tenere tutto sotto controllo è essenziale avere con sé un’agenda, sia essa digitale o cartacea.
In questo modo, avrai sempre con te gli appunti e altri documenti importanti: per sveltire il processo, può essere utile sincronizzare le informazioni, cosicché tutti vi possano accedere liberamente.
Come fare?
Si possono condividere compiti, documenti e note con altre segretarie, con il capo o con altri dipendenti utilizzando software di gestione dei progetti come Trello o Asana, ad esempio.
#4 Ordinare la casella di posta
Mantieni la casella di posta pulita e le informazioni importanti facilmente accessibili archiviando immediatamente un’e-mail in una cartella, contrassegnandola o indicando che non è stata letta se devi tornarci, oppure archiviandola o cancellandola se sai di non averne più bisogno.
Prova a:
- creare cartelle per ogni anno, trimestre o mese oppure etichettale per progetto o per dipendente;
- rispondere, eliminare o registrare immediatamente le informazioni sulle e-mail altrove;
- impostare i tuoi programmi, ad esempio archiviando tutte le e-mail nelle cartelle appropriate alla fine della giornata e ripulendo ed elaborando tutti gli elementi rimasti nella casella di posta alla fine di ogni settimana.
#5 Economizzazione del tempo
Meglio evitare di stampare i documenti e optare per moduli o altri documenti online, così da risparmiare tempo e risorse.
Quindi, scansiona e salva le copie dei file cartacei in modo che siano sempre disponibili e non vengano danneggiati o persi. Infine fai circolare file, promemoria, memo e agende in formato digitale invece che in versione cartacea.
Ma non è tutto.
Dovresti fare anche in modo di non esaurire mai il materiale che usi per avere la scrivania organizzata, come blocchi per appunti, penne, buste, post-it, ecc.
Quando fai scorte è importante metterle in ordine sulla scrivania o sulla postazione di lavoro: per farlo, utilizza contenitori, cestini, cartelline e altri box etichettati o colorati per facilitare l’ordinamento.
Lo stesso ordine deve essere applicato alla scrittura, specie se devi prendere appunti velocemente durante le riunioni.
Che siano su carta o sul laptop, è essenziale avere degli appunti chiari e comprensibili che ti permettano di avere tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Quindi, inseriscili in cartelle fisiche o elettroniche specificamente etichettate, in modo da potervi fare riferimento in seguito e avere una registrazione delle comunicazioni verbali che potresti dimenticare nel corso di una giornata intensa.
Tante informazioni tutte insieme, vero?
Insomma, capisci bene che la gestione della segreteria aziendale è un’enorme responsabilità che richiede preparazione e professionalità.
Forse è proprio per questo che sempre più imprenditori decidono di affidarsi a una VA (Virtual Assistant). Se ti ho incuriosito, ti spiego come funziona nel prossimo paragrafo.
Leggi anche: La gestione del blog aziendale ti richiede troppo tempo? Ecco la soluzione migliore
Perché un’assistente virtuale può aiutarti nella gestione della segreteria aziendale
Cominciamo col dire che un’assistente virtuale vanta una vasta gamma di competenze.
Può darsi che in questo momento tu abbia bisogno di qualcuno che ti aiuti a tenere traccia degli appuntamenti con i clienti, a gestire le linee telefoniche dell’ufficio e ad aggiornare occasionalmente il sito web. Ma potresti anche aver bisogno di una persona più specializzata che crei, gestisca e conduca le tue campagne sui social media o organizzi i tuoi eventi. Oppure potresti aver bisogno di un aiuto in più, di tanto in tanto, per la stesura del bilancio.
Se è questo il caso, la VA è la soluzione che fa per te.
Ma oltre alle tante competenze e alla versatilità, le VA hanno dalla loro un altro vantaggio: il lavoro a distanza.
Questo significa che non dovrai preoccuparti di trovare una scrivania in ufficio o di sostenere tutte le spese generali che comporta la presenza di una persona in ufficio durante l’orario di lavoro.
Il che si traduce in un metodo di lavoro molto più flessibile.
Un’assistente virtuale è una lavoratrice autonoma, il che significa che puoi collaborare con lei per quello che ti serve, niente di più, niente di meno. Economicamente parlando, questo è un enorme vantaggio per gli imprenditori, perché pagheranno esclusivamente per il servizio svolto, senza dover sostenere i tipici costi che deriverebbero dall’assunzione di un dipendente.
Ecco perché molti proprietari di piccole imprese assumono una VA per alcune ore alla settimana per gestire le attività chiave che non hanno il tempo di svolgere personalmente. Questo può comportare un notevole risparmio sui costi per un’impresa che è agli inizi.
Ma c’è di più.
Impiegare una VA per svolgere i compiti più banali ma necessari (compresi quelli riguardanti la segreteria aziendale) ti consentirà di utilizzare al meglio gli altri dipendenti senza gravarli di mansioni amministrative per le quali non sono stati realmente assunti.
Un vantaggio anche per il morale dei dipendenti!
Infine, una VA può aiutarti ad ampliare la tua rete di contatti. Essendo una libera professionista, collabora con più clienti, per cui le sue conoscenze e la sua rete possono rappresentare un’opportunità di partnership strategica per te e per la tua azienda.
In altre parole, pensa all’assistente virtuale come a una risorsa segreta, piuttosto che a un’arma a pagamento per svolgere i lavori per i quali non hai tempo o voglia di fare.
Per saperne di più, scopri ora come funziona la collaborazione virtuale!
Leggi anche: Come organizzare una riunione di lavoro (e perché puoi delegarla a un’assistente virtuale)
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto perché un’assistente virtuale potrebbe aiutarti nella gestione della segreteria aziendale.
Così facendo, non graverai sul tuo personale e avrai più tempo da impiegare nella crescita aziendale. Per qualsiasi dubbio non esitare a contattarmi.
A presto!
