Gestire la corrispondenza aziendale è un’attività che richiede tempo e concentrazione e che, se non eseguita a dovere, potrebbe mettere in serio pericolo l’azienda.
In che senso?
Perdita di dati, smarrimento di documenti e inefficienza sono solo alcune delle conseguenze di una cattiva gestione della casella di posta di un’impresa.
Meglio evitare tutto questo e agire in anticipo, non credi?
Ecco perché, forse, quello di cui hai bisogno è un’assistente virtuale che tenga conto di tutte le corrispondenze per te.
Se dunque ho stuzzicato la tua curiosità, continua a leggere questo articolo, fa sicuramente al caso tuo!
Perché rivolgersi a un’assistente virtuale per la gestione delle e-mail aziendali
Che cos’è l’e-mail management e perché è importante (anche) per le aziende
In parole povere, la gestione delle e-mail è un approccio sistematico per strutturare, archiviare, gestire, ordinare e organizzare la corrispondenza, in questo caso, aziendale.
Naturalmente, la gestione delle e-mail viene eseguita in conformità con le politiche e gli standard aziendali stabiliti, allo stesso modo in cui vengono gestiti tutti gli altri tipi di documenti e registrazioni.
Prima che la tecnologia prendesse il sopravvento, ti sarà forse capitato di lavorare con centinaia di fogli accatastati sulla scrivania.
Frustrante, vero?
Soprattutto se i documenti erano mescolati ad altri.
Lo stesso vale per la corrispondenza commerciale digitale di oggi. Se mal gestite, anche le nostre e-mail sono soggette a questo tipo di dilemma. Inoltre, con un elevato volume di e-mail inviate e ricevute quotidianamente all’interno di un’organizzazione, la presenza di cartelle di posta elettronica intasate aumenta le possibilità di mettere a rischio l’azienda, oltre ad avere un impatto negativo sulle prestazioni dei server di posta elettronica dell’organizzazione.
Ti stai domandando di quali rischi parlo?
Ecco alcuni esempi:
- perdita o distruzione di dati critici per l’azienda;
- impossibilità di presentare prove delle azioni intraprese o delle decisioni prese;
- inefficienza dell’identificazione e dell’accesso a tali documenti.
Insomma, sarebbe un vero e proprio disastro.
D’altra parte, la gestione della posta elettronica aiuta le aziende a incrementare la produttività e l’efficienza del lavoro, mentre si destreggiano tra più progetti e attività allo stesso tempo. Non solo: riduce anche i costi di conformità e di contenzioso, diminuisce l’esposizione alle minacce alla sicurezza e recupera immediatamente le informazioni cruciali in situazioni di difficoltà.
Inoltre, se le e-mail sono gestite correttamente, i dipendenti possono consigliare preziosi approfondimenti sulle tendenze e sull’efficienza delle comunicazioni di un’organizzazione utilizzando i sistemi di reporting.
Leggi anche: 5 motivi per affidare la contabilità a un’assistente virtuale
Questi i vantaggi dell’assunzione di VA per la gestione della posta elettronica ai quali (forse) non avevi pensato
In un ambiente di lavoro frenetico ed esigente, dove ogni secondo è importante, è essenziale avere un team di professionisti su cui poter contare per raggiungere i propri obiettivi nei tempi stabiliti.
Poiché la gestione della posta elettronica richiede molto tempo, è probabile che per doverla seguire faccia fatica a concentrarti sulle attività principali. Per questo motivo, considerare un’assistente virtuale (VA) come parte del tuo team potrebbe aiutare la tua attività a prosperare.
Sì, ma in che modo?
Ecco alcuni vantaggi che potresti ottenere assumendo una VA per le tue esigenze di gestione della posta elettronica.
Attività e-mail semplificate
La ricezione di un elevato volume di e-mail su base giornaliera è fondamentale per le aziende. Una VA può aiutarti a organizzare e ottimizzare tutte le attività legate alla corrispondenza aziendale.
Riduzione delle distrazioni da e-mail
Le e-mail sono fondamentali per comunicare con i membri dell’organizzazione e con terze parti.
Tuttavia, se occupi una posizione di alto livello (come dirigente o manager, per esempio) e hai una lunga lista di cose da fare, il solo controllo delle e-mail può consumare molto del tuo tempo.
Con un’assistente virtuale, potrai evitare la distrazione di gestire regolarmente la corrispondenza aziendale.
Filtraggio delle e-mail in uscita
Con i servizi di filtraggio sicuro delle e-mail, una VA può aiutarti a mantenere l’integrità della tua rete. Impostando il filtraggio delle e-mail in uscita, può garantire che tutti i messaggi provenienti dalla tua organizzazione rispettino rigorosamente le politiche aziendali.
Spese controllate e ridotte
Assumere un team interno per gestire e mantenere una piattaforma di posta elettronica interna è piuttosto costoso.
Collaborando con una VA, invece, potrai contenere i tipici costi che dovresti sostenere per un dipendente, come malattia, tasse, utenze, rimborsi spese, maternità, ecc.
Insomma, piuttosto che parlare di costi farei prima a dirti quanto risparmi con un’assistente virtuale!
Vorresti saperne di più?
Scopri come funziona la collaborazione virtuale!
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto in che modo un’assistente virtuale potrebbe aiutarti a gestire la corrispondenza aziendale. Come avrai visto, affidandoti a una figura professionale e competente potrai risparmiare il tempo impiegato per rispondere alle varie e-mail e dedicarlo alla crescita dell’azienda o ad altre attività prioritarie.
Se vuoi sapere come funziona la collaborazione virtuale, non esitare a contattarmi.
A presto!
