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Costruire e gestire il proprio flusso di lavoro con Trello

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Se si ha la necessità di gestire un progetto di lavoro, anche piccolo, ma che sia strutturato e con svariate possibilità di opzioni, allora c’è la necessità di ricorrere ad un valido supporto per un efficace Project Management.

Questo concetto è valido per qualsiasi tipologia di soggetto, dal free lancer al professionista, da una piccola società fino ad una media impresa e lo strumento più adatto è il software di Project Management di nome Trello.

Trello non è un vero e proprio software in quanto non va né scaricato né installato sul proprio dispositivo ma è una web application che è possibile utilizzare dall’indirizzo www.trello.com; unico prerequisito è la registrazione alla piattaforma e poi si è in grado di creare immediatamente i progetti da gestire.

 

Ambiti di utilizzo

 

La facilità d’uso rende Trello uno strumento perfetto per gestire al meglio il proprio lavoro, soprattutto in caso di Smart Working; con il lavoro da remoto, sia esso stabile o part time, è infatti ancor più importante poter gestire le varie fasi progettuali in modo semplice ed efficace.

Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività diventa, quindi, una priorità e il poter avere come strumento un sistema di coordinamento di squadra multiplo dal semplice funzionamento (e per di più gratuito per la maggior parte delle funzionalità necessarie), significa poter avere quella marcia in più rispetto ad altri competitor.

Trello, infatti, è il software di pianificazione adatto anche per le società liquide che, per tipologia, non effettuano investimenti patrimoniali ma gestiscono tutte le loro risorse in modo estremamente scorrevole e questo comporta un notevole aumento dell’andamento produttivo.

Trello consente in modo semplice di poter effettuare tutte quelle operazioni che sono alla base per una qualsiasi attività: la progettazione e la pianificazione.

Grazie alla sua modularità, infatti, Trello permette di creare delle linee guida e delle pianificazioni anche a lunga scadenza, in qualsiasi ambito ed in modo sostanzialmente fluido; questo perché possono essere inserite schede o moduli riguardo argomenti o situazioni non previste, fino al compimento delle stesse e al rientro nei canali originariamente fissati.

 

Trello, lo Smart Working e il Team Working

 

La principale proprietà del lavorare in Team Working è sempre stata principalmente quella della informazione e della comunicazione tra i vari membri del gruppo, al fine di poter ascoltare in modo attivo ogni membro senza prevaricazioni o sovrapposizioni; la peculiarità basilare dello Smart Working è invece l’opportunità di poter lavorare autonomamente senza dover dipendere dal luogo in cui ci si trova ottenendo, però, i medesimi risultati come se si stesse all’interno del luogo di lavoro.

Il Team Working e lo Smart Working sono quindi due metodiche di lavoro che non solo possono convivere, ma anzi possono essere valutate come l’una di supporto all’altra e Trello può essere considerato come la cerniera che le può unire in modo efficiente.

Per spiegare meglio possiamo fare un esempio pratico: un membro del gruppo che sta seguendo un progetto si trova in automobile e sul suo smartphone arriva una chiamata. Questa ha come oggetto la conclusione di un passo del progetto, ma il risultato non è quello previsto.

Grazie alla possibilità di Trello di poter connettere più persone contemporaneamente all’interno del medesimo progetto con la relativa condivisione dei dati, il team manager o il responsabile hanno l’opportunità in tempo reale di poter coordinare le azioni da intraprendere direttamente dal luogo in cui si trovano e di esaminare i nuovi documenti immessi dai colleghi o dalla segreteria.

In questo modo si ha la possibilità di poter prendere gli opportuni provvedimenti, anche insieme a tutti i collaboratori che sono all’interno dello stesso progetto, senza trovarsi nello stesso luogo fisico.

Trello, con le sue caratteristiche, consente quindi di accelerare i tempi di lavoro in modo semplice. Si immagini di sostituire tutte quelle operazioni che prima erano basilari in situazioni analoghe a queste, con le scelte e le risoluzioni prese in tempo reale, in modo da ottimizzare tutte le risorse.

Non sarà più necessario, ad esempio, aspettare di ritornare in sede, di indire la relativa riunione (con il pericolo di dover attendere il rientro degli altri componenti del gruppo) e, poi, di affrontare l’argomento in questione con inutili perdite di tempo.

Se, all’opportunità di poter effettuare riunioni immediate, si aggiunge la possibilità di monitorare direttamente lo stato di avanzamento delle attività e di poter avere on line tutto l’incartamento inerente il progetto (condiviso con tutti gli altri componenti del gruppo di lavoro), il quadro delle funzionalità che può svolgere Trello, nell’ambito sia dello smart working che del team working, risulta completo.

 

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Come utilizzare Trello

 

– Le funzionalità ed i metodi di utilizzo

 

La prima operazione che Trello permette di fare, dopo essersi registrati ed autenticati, è la creazione di una bacheca che, sostanzialmente, equivale al progetto stesso da seguire; immediatamente dopo bisogna creare delle colonne (che Trello definisce Liste) che contengono le varie azioni da fare.

Trello normalmente ne crea tre con nome ‘Da Fare’, ‘In esecuzione’ e ‘Fatto’ e non solo, si può cambiare il nome ad ogni lista, o se ne possono aggiungere altre a seconda del fabbisogno richiesto.

All’interno delle liste è possibile creare delle schede che sono i compiti da effettuare in modo che esse possano via via esaurirsi; queste schede equivalgono ai Task che sono presenti in altri software di Project Management.

Ogni scheda può essere ulteriormente espansa e contenere a sua volta una lista di azioni o compiti da effettuare ed ognuno di essi può essere fissato in modo temporale, immettendo una data di scadenza oppure può contenere dei file in allegato.

Trello ha inoltre una funzionalità di condivisione dei contenuti molto sviluppata; questa condivisione, che può essere globale per tutta la bacheca o solamente di parti di essa, non solo è associata ai membri del team che se ne sta occupando (ulteriormente suddivisibili in gruppi di azione), ma può essere estesa anche a soggetti terzi, direttamente od indirettamente coinvolti, ed allo stesso cliente.

Trello, avendo la possibilità di poter inserire e collegare tra loro “n” liste all’interno di un singolo progetto, mostra, quindi, una estrema versatilità nei confronti di ogni tipologia di piano di lavoro; ad esempio prima della colonna ‘Fatto’ dell’esempio precedente è possibile inserirne un’altra con etichetta ‘Da Valutare’ o prima della colonna ‘Da Fare’ una lista di Suggerimenti che poi possono essere spostati mano a mano nelle altre colonne fino alla conclusione di tutto il ciclo di progettazione.

 

– Vantaggi dell’utilizzo di Trello

 

I vantaggi per l’utilizzo di Trello sono molteplici, sia per l’esecutore materiale del progetto sia per il committente. Vediamo i tre principali: il primo è che, nella sua versione base, è totalmente gratuito ed altamente configurabile secondo le specifiche esigenze di ogni tipologia di progetto.

Il secondo riguarda il fatto che è strutturato per il Cloud; questo significa che ovunque ci si trovi è possibile avere sotto controllo tutti i progetti, le fasi di avanzamento o la modifica degli stessi.

Un terzo vantaggio, direttamente collegato con il secondo, è nella gestione dei progetti, soprattutto se effettuata in gruppo o in collaborazione con il cliente; è possibile infatti, grazie al Cloud, condividere in ogni momento qualsiasi tipo di informazione ed effettuare in tempo reale le modifiche e gli aggiornamenti necessari.

Trello è, quindi, un potente strumento di pianificazione gratuito che, teoricamente, è senza limiti e che consente di migliorare sensibilmente sia il clima all’interno dei team working sia di incrementare la produttività aziendale di qualsiasi tipo di azienda, dal professionista alla multinazionale.

 

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Krisztina FekecsCostruire e gestire il proprio flusso di lavoro con Trello
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Le professioni del futuro. Un convegno a Milano

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Il 15 marzo si è svolto il 2° convegno Le professioni del futuro a Milano, organizzato da Intribe.

Intribe è una startup che si occupa di indagini di mercato innovative, come quella sull’evoluzione del mercato del lavoro in Italia.

Iniziamo con un dato sorprendente: Il 65% dei bambini, oggi nelle scuole, nei prossimi anni farà un lavoro che ancora non esiste.

Cos’è la rivoluzione digitale? Nonostante il 97% delle imprese PMI è refrattaria ad innovare, possiamo parlare di un cambiamento irreversibile. Questo vuol dire che dobbiamo adattarci e cambiare, prima che il cambiamento ci travolga.

No, no voglio parlare di robot e fare delle previsioni sul mercato di lavoro. Le previsioni più delle volte si presentano nella realtà in modo molto diverso.

Ma non possiamo negare che il lavoro e lo stile di lavoro siano già cambiati. Non si tratta solo di tecnologia ma di esigenze profondamente cambiate. La generazione dei millenials – che ora sono adulti! – ha un approccio ben diverso di quello delle generazioni del boom economico dei anni ’60.

Le loro priorità non sono più un lavoro dove si rinuncia a vita privata e creatività in cambio di uno stipendio fisso, ma sono la flessibilità, un nuovo equilibrio tra vita e lavoro, con il concetto che non si vive per lavorare ma si lavora per vivere.

Lo Smart Working è un nuovo tipo di collaborazione che ristabilisce lo standard consueto del lavoro dentro le aziende e che sarà impiegato come soluzione alla creazione di nuovi posti di lavoro e alla loro organizzazione ed anche al loro mantenimento, per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working.

Le aziende devono imparare a riconoscere queste nuove esigenze e accontentarle. Anche perché spesso si tratta di esigenze facilmente proponibili anche a livello economico. Dal punto di vista finanziario è più semplice proporre 4 giorni di smartworking che fare un aumento a tutti i dipendenti. Questo stesso infatti può aumentare la produttività aziendale del 15%.

Serve chiaramente un cambio di mentalità anche al livello manageriale. Infatti un articolo recente di Repubblica dice che regalare benessere attrae i talenti, l’industria lo sa, ma non ne approfitta, dimostrando una miopia tipica di una strategia a corto raggio.

 

Si parla difatti di Digital Mismatch, che produrrà 2 milioni di posti di lavoro vacanti già nel 2020. Tra solo due anni. E’ quindi facile capire il ritardo nella formazione delle competenze da parte di istituzioni e aziende nel colmare questo divario, che costringe oramai a rincorrere l’innovazione che già sta procedendo rapida nella nostra vita quotidiana. E’ anche per questo che una maggiore consapevolezza tecnologica dovrebbe essere dentro tutti noi per controllare maggiormente ciò che cambia intorno a noi.

Secondo Randstad, presente al convegno, anche le competenze richieste sono cambiate negli ultimi anni, e si parla sempre di più di cambiamenti molto veloci. Creatività e innovazione insieme al pensiero critico sono saliti sulla classifica, mentre al posto di controllo di qualità è entrata l’intelligenza emotiva, come al posto dell’ascolto attivo la flessibilità cognitiva.

Sta crescendo anche la cultura del rischio e dell’insegnamento dell’errore. E questo le startup lo sanno, imparare a gestire i fallimenti è precondizione del successo. Sbagliare si può ed è costruttivo. Usare un approccio incrementale può facilitare questa gestione dell’errore. Provare e affinare diventa il nuovo Business Plan.

Partendo poi dal concetto che se non puoi condividere ciò che fai, questo avrà meno valore. Se lo condividi qualcuno potrà migliorarlo. Partendo anche dai tuoi errori.

 

Secondo il dipartimento del lavoro USA chi è a scuola oggi arriverà all’età di 38 anni con in media 10 lavori alle spalle, mentre i nati negli anni ’60 alla stessa età si lasciavano alle spalle solo 4 lavori. Questi numeri sono da adattare per difetto all’Europa ma in ogni caso cambiare lavoro, attività e settori non è più un fallimento o sintomo di non essere capaci, ma è la conseguenza della voglia di imparare sempre cose nuove esprimendo la propria creatività.

Il cosiddetto Life Long Learning è entrato nella nostra vita con l’accesso alle enormi quantità di informazioni tramite la rete, mentre vediamo un sistema della Scuola e delle Università che non riesce completamente a adattarsi e introdurre l’insegnamento o meglio lo stimolo delle nuove competenze.

Ma quali sono quindi le nuove professioni del futuro? Programmatori, Data Scientist, Growth Hacker, Big Data Analyst, sviluppatori e Cyber security. Per queste professioni spesso non esiste ancora un percorso accademico, è un divario da risolvere.

Non solo le istituzioni e le università devono affrettarsi per cambiare la metolodogia degli studi, ma le stesse aziende dovrebbero investire nei propri dipendenti in modo costante. Proporre formazione e nuovi percorsi di carriera all’interno dell’azienda completando con un piano di welfare aziendale potrebbe essere la soluzione contro un turn over mostruoso che aspetta le aziende nei prossimi anni.

Perché come l’estinzione del posto fisso spaventa le persone, anche le aziende dovranno affrontare le conseguenze di queste nuove dinamiche.

Un messaggio finale infine può essere l’auspicio di una coevoluzione delle PMi anche tramite l’integrazione delle vecchie e nuove generazioni e il travaso reciproco delle rispettive competenze per arrivare poi al cambio di passo e di leadership. La creazioni di nuovi lavori non significa la totale perdita dei vecchi e delle loro professionalità.

Anche perché il cambiamento che avviene in maniera radicale e in poco tempo, senza essere governato, porta a conseguenze catastrofiche.

 

 

Krisztina FekecsLe professioni del futuro. Un convegno a Milano
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