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Un’assistente personale per tutti

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Nella nostra mente la figura dell’assistente personale la leghiamo esclusivamente alle aziende e ai manager.

In realtà anche questa figura ha avuto grandi cambiamenti negli scorsi anni e sta diventando un servizio, o meglio un’opportunità, per chiunque si trovi in situazione di bisogno di supporto professionale.

Per capire come puoi avere una tua assistente personale devi capire chi è e cosa fa esattamente!

 

Chi è l’assistente personale

L’assistente personale è la persona che da supporto di back office per svolgere le attività professionali e organizzative praticamente per chiunque, a partire dalle persone che lavorano in privato fino a liberi professionisti, PMI, startup o aziende strutturate.

Cosa fa l’assistente personale

Indipendentemente dall’ambiente e dal settore dove svolge la sua attività possono variare anche le attività che segue. Classicamente si tratta di attività relative all’agenda, gestione email e corrispondenza, organizzazione di appuntamenti, riunioni e trasferte. Ma spesso l’assistente personale gestisce anche i fornitori, la selezione del personale, le comunicazioni in generale, ma anche la presenza online dell’organizzazione.

Quali sono le competenze per poter svolgere questo lavoro

Dalla vasta gamma di servizi si percepisce che l’assistente personale è una persona che possiede competenze diverse, conoscenze di applicazioni informative, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

Quali sono le attività che possono essere svolte da un assistente personale

Sono tutte quelle attività non strategiche ma che sono alla fine imprescindibili perché comunque fanno parte del lavoro di interfaccia con clienti, fornitori, committenti etc. e che non possono essere svolti da chi deve occuparsi del core business.

E quali sono queste mansioni?

  • Comunicazione
  • Amministrazione aziendale
  • Social media
  • Marketing digitale
  • Assistenza personale
  • Promozione aziendale
  • Gestione delle informazioni aziendali

Ma per un esauriente dettaglio di queste singole attività rimando all’articolo che ho scritto recentemente sul mio blog: 60 MODI PER GUADAGNARE TEMPO CON UN ASSISTENTE VIRTUALE

Chi può avere un’assistente personale

Il servizio dell’assistente personale è diventato un servizio accessibile a chiunque come gli chef a domicilio e la consulente d’immagine. Quante volte hai pensato così: “se avessi qualcuno a fianco di me che mi possa dare una mano quando ho bisogno? Se avessi una collaboratrice potrei sviluppare un progetto nuovo molto più velocemente?”

La buona notizia è che oramai questa esigenza può essere soddisfatta in modo molto semplice. L’assistente personale non è più per forza una dipendente, ma esistono vari professioniste che operano dal remoto senza assunzione, assicurando la massima flessibilità. Quindi senza avere un dipendente, come e quando ti serve puoi avere la Tua Assistente Personale Privata!

 

Come si svolge questo lavoro dal remoto

Naturalmente le modalità di svolgimento di tutte queste attività sono diverse da quelle tradizionali di un ufficio fisico. Ma per fortuna l’offerta di applicazioni e software è grande e svariata e per lo più gratuita, dando la possibilità di gestire al meglio ogni necessità di uno smart office. Dai colloqui di lavoro ai contratti di collaborazione, dagli accessi alla condivisione dei documenti, dal project management alla messaggistica istantanea, fino alla traccia delle ore lavorate. Anche in questo caso, per avere un maggiore dettaglio, su quali sono gli strumenti che vanno per la maggiore e che io stessa uso quotidianamente invito a leggere l’articolo dal mio blog : COME FUNZIONA LA COLLABORAZIONE CON UN’ ASSISTENTE VIRTUALE?

 

Quanto costa un assistente personale privato?

La domanda sorge spontanea. Lo capisco. Ma se da un lato si può rimanere spaventati da tutte queste più svariate attività dall’altro lato i vantaggi oggettivi che ci sono nell’avere una collaboratrice virtuale balzano all’occhio immediatamente. In primis il fatto di non dover adempiere ai doveri di una collaborazione fissa e indeterminata. Ma non solo. In questo articolo QUANTO MI COSTA UN’ASSISTENTE VIRTUALE? Spiego il perché questo tipo di collaborazione da più vantaggi di quel che costa.

Gestione del tempo e organizzazione di ufficio

L’assistente personale ti può anche aiutare, o meglio insegnarti, come gestire il tuo ufficio virtuale, e come organizzare meglio le tue caselle email, la tua agenda e in generare gestire meglio il tuo tempo. Ricordati che la gestione del tempo in realtà coincide con la gestione della vita.

La gestione delle priorità quindi diventa fondamentale e aiuta a lavorare mirati sulle attvità strategiche per poter guadagnare tempo e qualità della vita stessa. Ma è un percorso graduale che richiede costanza. Nel mio sito offro alcuni strumenti utili per facilitare l’individuazione delle priorità come la matrice di Eisenhower, di cui puoi leggere in questa mia guida e il tracker per inserire le nuove abitudini.

Se vuoi approfondire la materia non perdere tempo, contattami per poter essere aiutato con una consulenza personalizzata!

 

 

 

 

Krisztina FekecsUn’assistente personale per tutti
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Come funziona la collaborazione con un’ Assistente Virtuale?

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I migliori strumenti GRATUITI per la collaborazione online

 

Spesso le persone sono scettiche al riguardo di una collaborazione virtuale, perché semplicemente non riescono a immaginarsi come gestire la comunicazione a distanza.

In questo articolo ho raccolto i migliori strumenti gratuiti per la collaborazione online, e mostro il flusso di lavoro “virtuale” tramite questi tool.

 

Mettiamo che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarsi attorno anche online. Magari trovi qualche profilo interessante su Linkedin, o semplicemente dopo qualche ricerca veloce su Google hai stilato un elenco di siti web da contattare.

Cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni. Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione. Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la modalità virtuale.

Poi le cose sono cambiate, ho capito che con gli strumenti offerti dal web, per queso tipo di attività, tutto è diventato più semplice, addirittura spesso in modo gratuito.

Vediamo un po’ come funziona dal vivo, seguendo proprio il flusso di lavoro.

Colloqui di lavoro

Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il colloquio! L’unica differenza è che in modalità remota è tutto molto semplice, veloce e economico.

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype o Zoom, entrambi gratuiti e semplicissimi.

Contratto di collaborazione

E’ molto importante, per entrambi i lati, avere un contratto di collaborazione. E’ il primo passo per costruire una lunga collaborazione basata sul rispetto e sulla fiducia.

Dimenticati della Posta Italiana e del fax, basta registrarsi su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro.

Accessi

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ ufficio, in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. Questo spesso è il punto critico, potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione.

Ma sappi che c’è la soluzione. Il tool LastPass da la possibilità, oltre a memorizzare e creare delle password sicure, anche di condividere le tue password con il collaboratore senza averle comunicate!

Condivisione documenti

Per creare il vostro ufficio virtuale la cosa più semplice è usare Google Drive. Avrai già un profilo Google, quindi hai già anche Google Drive. Potrai creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque, come potrai creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

Basta condividere la cartella con il collega, e in questo modo si potrà lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file senza mai perdere un aggiornamento.

Se non hai un profilo Google, potrai usare anche Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo sulla cartella Google Drive, potrai utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

Project Management

Proprio la settimana scorsa ho pubblicato un articolo sui tool di project management, ma se non vuoi perdere tempo per testarli tutti e vuoi un tool semplice, io consiglio sempre Trello. Trovi una guida qui, così da poterlo usare già da domani!

Messaggistica istantanea

C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsApp, Telegram e Slack. Tutti sia versione desktop che app.

Rintracciare le ore lavorate

In azienda ti vengono registrate le tue presenze ( mica le attività lavorative) con il badge. In modalità virtuale invece il tuo collaboratore userà un time tracker software per registrare le attività. Per ogni task una voce, con report esportabili. Io uso e consiglio Toggl.

 

 

Tutti questi consigli ti potranno convincere di come sia possibile fare molte cose da remoto e quindi ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero su come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se parti da zero essendo abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

Queste applicazioni o software sono semplici (oramai di veloce apprendimento nel loro uso) ma decisivi, perché ti facilitano operazioni per cui già ti stavi chiedendo come inventare un sistema di gestione della comunicazione e della condivisione col tuo cliente.

Se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo questi strumenti ti aiuteranno in poco tempo a gestire la condivisione delle attività col tuo committente o cliente, creando un rapporto più immediato e efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

 

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome funziona la collaborazione con un’ Assistente Virtuale?
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Chi è e cosa fa un Assistente Virtuale

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Nonostante la mia profonda convinzione sul valore degli Assistenti Virtuali, sto iniziando a mettere in discussione il valore del concetto o piuttosto, l’etichetta applicata al concetto. Forse è ora di cambiare.

La ragione per cui dico questo è perché il termine stesso “Assistente Virtuale” tende a generare molta confusione e invita a idee sbagliate su cosa siano gli Assistenti Virtuali e cosa fanno.

Tuttavia, poiché è improbabile che la semantica cambi da un giorno all’altro, suppongo che la prossima cosa migliore sia cercare di correggere alcuni dei malintesi sugli Assistenti Virtuali, chiarire cosa non sono e diffondere la voce su come e perché davvero aggiungono valore alle attività dei loro clienti.

 

Chi è l’Assistente Virtuale?

 

E’ un/una professionista che offre supporto flessibile e economico senza assunzione, in quanto si tratta di un’attività regolare con Partita Iva, per liberi professionisti, PMI e per il mondo startup, che mette a disposizione delle piccole realtà lavorative diverse conoscenze e esperienze per aiutarle a delegare le attività meno produttiveconcentrarsi sul business, comunicare una migliore immagine e liberarsi dei costi fissi.

Fino a qualche anno fa la gestione di una piccola azienda o l’esercizio di un libero professionista comprendeva solo poche attività non attinenti alla propria attività. Ora invece si deve creare la propria personal brand tramite i mezzi del web. Oramai servono competenze specifiche e tantissima costanza nel tempo per creare e portare avanti un sito o un blog, gestire la comunicazione tramite le pubblicazioni regolari e i profili di social media marketing, occuparsi di posizionamento del sito e di promozioni.

Le aziende piccole e i freelancer chiaramente non hanno una struttura da poter gestire queste attività all’interno, ma possono sempre rivolgersi a professionisti esterni.

L’Assistente Virtuale è la persona che può occuparsi di tutte queste attività ma può anche aiutare a costruire il proprio smart office.

E’ diventato fondamentale lavorare bene, in modo produttivo e efficace, conoscere le basi del time management e le applicazioni che possono aiutare il lavoro, la collaborazione e la comunicazione nel nostro mondo digitalizzato. L’uso di tools e applicazioni insieme ad alcune teorie e pratiche sulla gestione del tempo possono coadiuvare veramente e efficacemente il lavoro di tutti i giorni. L’assistente virtuale può anche fare formazione sull’effettivo utilizzo di questi strumenti messi a disposizione on line il più delle volte gratuitamente e guidare a un’ottimizzazione dell’uso dei tools rispetto alle rispettive esigenze di ciascun cliente.

 

3 cose che un assistente virtuale non è

Un Assistente Virtuale non è una segretaria personale …

 

Il termine “Assistente Virtuale” non è lo stesso di “Assistente Personale”. È tuttavia frequente associare Assistenti Virtuali ad attività amministrative di base, come la gestione di e-mail o agenda o l’invio di chiamate telefoniche in entrata.

Molti Assistenti Virtuali non si occupano però solo di una semplice gestione di agenda o servizio memorandum, gestibili nel futuro prossimo oramai anche da un algoritmo o bot, ma oltre a svolgere attività tradizionali di segreteria sono professionisti qualificati che lavorano in settori specifici e offrono servizi più completi  e anche “creativi” come:

  • l’ottimizzazione della gestione del tempo,
  • il mantenimento dei contatti con clienti, collaboratori o committenti
  • la progettazione di siti Web
  • la contabilità
  • l’indicizzazione dei siti stessi e Seo
  • la gestione dei profili social e blog
  • Il copywriting dei post o degli articoli pubblicati su Social o Blog personali
  • attività di webmarketing, come promozione on line e tramite Social Media
  • l’assistenza organizzativa di eventi
  • servizio clienti
  • l’assistenza post registrazione on line.

Questi professionisti si presentano come Assistenti Virtuali perché lavorano in remoto e forse è per questo che esiste un’idea sbagliata su di loro.

 

Un Assistente Virtuale non è una soluzione di bassa qualità …

 

Ovviamente esistono delle eccezioni, ma in generale, se si ha bisogno di un fornitore di servizi professionali qualificato per svolgere qualsiasi compito che possa essere svolto in remoto, vale la pena assumere un Assistente Virtuale.

È più economico assumere un VA che un fornitore di servizi locale, non perché la qualità del lavoro sia bassa, ma semplicemente perché gli assistenti virtuali spesso lavorano come liberi professionisti dalle loro case o postazioni. Ciò mantiene bassi i costi generali, consentendo loro di far addebitare meno per i loro servizi (nessun ufficio da affittare, nessun viaggio da e verso il posto di lavoro).

 

Un Assistente Virtuale non è “temporaneo” …

 

È certamente possibile assumere un Assistente Virtuale per soddisfare un particolare requisito legato al tempo, come la creazione di un sito web aziendale. È inoltre possibile noleggiare un VA per gestire un carico di lavoro intenso e quindi rinunciare al servizio quando le cose si calmano. Ma un Assistente Virtuale non è temporaneo per definizione.

Nel corso del tempo molti clienti sono stati affiancati da Assistenti Virtuali che poi sono diventati essenzialmente membri a lungo termine dei loro team di business, anche se da una posizione remota.

Il vantaggio di assumere un VA professionale è che il termine di fornitura del servizio è completamente flessibile, quindi il tuo Assistente Virtuale può stare con te per una settimana, un mese o per un periodo indefinito, a seconda delle esigenze della tua attività o dell’organizzazione del tuo team.

 

 Allora, ora sai chi è veramente un Assistente virtuale?

 

L’ Assistente Virtuale regala tempo a liberi professionisti, PMI e startupper, offrendo servizi di supporto professionale, così da permettere loro di far crescere il business nell’economia odierna e anche nella imminente industria 4.0.

Virtuale perché lavora dal remoto, come tantissime altre professioni, ma questo termine non nasconde per forza problemi di fiducia o comunicazione.

 

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

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La segretaria virtuale secondo il Prof. Faltin

I vantaggi e le chance offerte dall’outsourcing rappresentano oggi il rimedio più prezioso per le piccole imprese, i lavoratori autonomi e i liberi professionisti che vogliano uscire con successo dalle spirali della crisi attuale.

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