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Costruire e gestire il proprio flusso di lavoro con Trello

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Se si ha la necessità di gestire un progetto di lavoro, anche piccolo, ma che sia strutturato e con svariate possibilità di opzioni, allora c’è la necessità di ricorrere ad un valido supporto per un efficace Project Management.

Questo concetto è valido per qualsiasi tipologia di soggetto, dal free lancer al professionista, da una piccola società fino ad una media impresa e lo strumento più adatto è il software di Project Management di nome Trello.

Trello non è un vero e proprio software in quanto non va né scaricato né installato sul proprio dispositivo ma è una web application che è possibile utilizzare dall’indirizzo www.trello.com; unico prerequisito è la registrazione alla piattaforma e poi si è in grado di creare immediatamente i progetti da gestire.

 

Ambiti di utilizzo

 

La facilità d’uso rende Trello uno strumento perfetto per gestire al meglio il proprio lavoro, soprattutto in caso di Smart Working; con il lavoro da remoto, sia esso stabile o part time, è infatti ancor più importante poter gestire le varie fasi progettuali in modo semplice ed efficace.

Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività diventa, quindi, una priorità e il poter avere come strumento un sistema di coordinamento di squadra multiplo dal semplice funzionamento (e per di più gratuito per la maggior parte delle funzionalità necessarie), significa poter avere quella marcia in più rispetto ad altri competitor.

Trello, infatti, è il software di pianificazione adatto anche per le società liquide che, per tipologia, non effettuano investimenti patrimoniali ma gestiscono tutte le loro risorse in modo estremamente scorrevole e questo comporta un notevole aumento dell’andamento produttivo.

Trello consente in modo semplice di poter effettuare tutte quelle operazioni che sono alla base per una qualsiasi attività: la progettazione e la pianificazione.

Grazie alla sua modularità, infatti, Trello permette di creare delle linee guida e delle pianificazioni anche a lunga scadenza, in qualsiasi ambito ed in modo sostanzialmente fluido; questo perché possono essere inserite schede o moduli riguardo argomenti o situazioni non previste, fino al compimento delle stesse e al rientro nei canali originariamente fissati.

 

Trello, lo Smart Working e il Team Working

 

La principale proprietà del lavorare in Team Working è sempre stata principalmente quella della informazione e della comunicazione tra i vari membri del gruppo, al fine di poter ascoltare in modo attivo ogni membro senza prevaricazioni o sovrapposizioni; la peculiarità basilare dello Smart Working è invece l’opportunità di poter lavorare autonomamente senza dover dipendere dal luogo in cui ci si trova ottenendo, però, i medesimi risultati come se si stesse all’interno del luogo di lavoro.

Il Team Working e lo Smart Working sono quindi due metodiche di lavoro che non solo possono convivere, ma anzi possono essere valutate come l’una di supporto all’altra e Trello può essere considerato come la cerniera che le può unire in modo efficiente.

Per spiegare meglio possiamo fare un esempio pratico: un membro del gruppo che sta seguendo un progetto si trova in automobile e sul suo smartphone arriva una chiamata. Questa ha come oggetto la conclusione di un passo del progetto, ma il risultato non è quello previsto.

Grazie alla possibilità di Trello di poter connettere più persone contemporaneamente all’interno del medesimo progetto con la relativa condivisione dei dati, il team manager o il responsabile hanno l’opportunità in tempo reale di poter coordinare le azioni da intraprendere direttamente dal luogo in cui si trovano e di esaminare i nuovi documenti immessi dai colleghi o dalla segreteria.

In questo modo si ha la possibilità di poter prendere gli opportuni provvedimenti, anche insieme a tutti i collaboratori che sono all’interno dello stesso progetto, senza trovarsi nello stesso luogo fisico.

Trello, con le sue caratteristiche, consente quindi di accelerare i tempi di lavoro in modo semplice. Si immagini di sostituire tutte quelle operazioni che prima erano basilari in situazioni analoghe a queste, con le scelte e le risoluzioni prese in tempo reale, in modo da ottimizzare tutte le risorse.

Non sarà più necessario, ad esempio, aspettare di ritornare in sede, di indire la relativa riunione (con il pericolo di dover attendere il rientro degli altri componenti del gruppo) e, poi, di affrontare l’argomento in questione con inutili perdite di tempo.

Se, all’opportunità di poter effettuare riunioni immediate, si aggiunge la possibilità di monitorare direttamente lo stato di avanzamento delle attività e di poter avere on line tutto l’incartamento inerente il progetto (condiviso con tutti gli altri componenti del gruppo di lavoro), il quadro delle funzionalità che può svolgere Trello, nell’ambito sia dello smart working che del team working, risulta completo.

 

Scarica gratuitamente la Mini Guida Trello, ci vuole solo un minuto!

Tutorial Trello gratuito

Come utilizzare Trello

 

– Le funzionalità ed i metodi di utilizzo

 

La prima operazione che Trello permette di fare, dopo essersi registrati ed autenticati, è la creazione di una bacheca che, sostanzialmente, equivale al progetto stesso da seguire; immediatamente dopo bisogna creare delle colonne (che Trello definisce Liste) che contengono le varie azioni da fare.

Trello normalmente ne crea tre con nome ‘Da Fare’, ‘In esecuzione’ e ‘Fatto’ e non solo, si può cambiare il nome ad ogni lista, o se ne possono aggiungere altre a seconda del fabbisogno richiesto.

All’interno delle liste è possibile creare delle schede che sono i compiti da effettuare in modo che esse possano via via esaurirsi; queste schede equivalgono ai Task che sono presenti in altri software di Project Management.

Ogni scheda può essere ulteriormente espansa e contenere a sua volta una lista di azioni o compiti da effettuare ed ognuno di essi può essere fissato in modo temporale, immettendo una data di scadenza oppure può contenere dei file in allegato.

Trello ha inoltre una funzionalità di condivisione dei contenuti molto sviluppata; questa condivisione, che può essere globale per tutta la bacheca o solamente di parti di essa, non solo è associata ai membri del team che se ne sta occupando (ulteriormente suddivisibili in gruppi di azione), ma può essere estesa anche a soggetti terzi, direttamente od indirettamente coinvolti, ed allo stesso cliente.

Trello, avendo la possibilità di poter inserire e collegare tra loro “n” liste all’interno di un singolo progetto, mostra, quindi, una estrema versatilità nei confronti di ogni tipologia di piano di lavoro; ad esempio prima della colonna ‘Fatto’ dell’esempio precedente è possibile inserirne un’altra con etichetta ‘Da Valutare’ o prima della colonna ‘Da Fare’ una lista di Suggerimenti che poi possono essere spostati mano a mano nelle altre colonne fino alla conclusione di tutto il ciclo di progettazione.

 

– Vantaggi dell’utilizzo di Trello

 

I vantaggi per l’utilizzo di Trello sono molteplici, sia per l’esecutore materiale del progetto sia per il committente. Vediamo i tre principali: il primo è che, nella sua versione base, è totalmente gratuito ed altamente configurabile secondo le specifiche esigenze di ogni tipologia di progetto.

Il secondo riguarda il fatto che è strutturato per il Cloud; questo significa che ovunque ci si trovi è possibile avere sotto controllo tutti i progetti, le fasi di avanzamento o la modifica degli stessi.

Un terzo vantaggio, direttamente collegato con il secondo, è nella gestione dei progetti, soprattutto se effettuata in gruppo o in collaborazione con il cliente; è possibile infatti, grazie al Cloud, condividere in ogni momento qualsiasi tipo di informazione ed effettuare in tempo reale le modifiche e gli aggiornamenti necessari.

Trello è, quindi, un potente strumento di pianificazione gratuito che, teoricamente, è senza limiti e che consente di migliorare sensibilmente sia il clima all’interno dei team working sia di incrementare la produttività aziendale di qualsiasi tipo di azienda, dal professionista alla multinazionale.

 

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La condivisione degli obiettivi con Trello

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Chi di noi non ha dovuto lavorare in un gruppo, in un dato momento della sua vita lavorativa. Sia nel lavoro, che nei propri interessi o in famiglia è sempre utile avere un luogo (virtuale o reale che sia) dove tutti possono fornire informazioni, commentare e costruire qualcosa intorno a quella informazione.

La maggior parte delle app e dei servizi di gestione dei progetti forniscono flussi di lavoro “in scatola”, ma di solito questi strumenti sono spesso strutturati in modo eccessivo. Non è il caso di Trello, di cui ti ho scritto negli ultimi articoli sul mio blog.

Ciò che distingue Trello da molti altri sistemi è che richiede un approccio reale alla gestione di gruppi di informazioni.

 

La metafora dei post-it su una lavagna.

 

E’ come avere una lavagna, con colonne disegnate su di essa, per indicare le diverse fasi di un processo e le note adesive che rappresentano i compiti. Puoi scrivere sui post-it e spostarli tra le colonne sulla lavagna, così puoi sempre vedere a colpo d’occhio come stanno le cose nel progetto generale.

Trello traduce questo metodo nel mondo digitale, con “bacheche” o “board” che sono come una lavagna, liste che corrispondono alle colonne disegnate e “card” che sono come le note “stacca e attacca” .

Ma oltre a questa corrispondenza a un metodo reale per visualizzare un processo, c’è anche l’opportunità di poterlo comunicare, condividendo ciascuna scheda con un numero qualsiasi di persone. Ogni bacheca può avere un sacco di liste e ogni lista può contenere tutte le card che vuoi.

Ma non bisogna abusarne facendo troppe liste o carte, proprio come con una lavagna fisica, che potrebbe diventare troppo piena di informazioni e così mal leggibile.

Le card sono il punto focale della gestione e della comunicazione. Ogni card ha un titolo e una descrizione opzionale, e ha il suo flusso di commento dei membri del gruppo per discuterne l’argomento. È possibile aggiungere liste di controllo a una card, caricare allegati e persino assegnare una data di scadenza.

Le persone del team possono essere collegate a una card in modo che ricevano notifiche di nuovi commenti o allegati via e-mail e tramite notifiche.

Le etichette poi ti aiutano a categorizzare le card in un modo che va oltre il loro posizionamento in una lista. E forse la cosa migliore è che una sezione “Attività” può tener traccia di tutto ciò che ogni membro fa su una card, in modo da essere aggiornati e sapere sempre cosa è successo.

Molte board di Trello finiscono per essere orientate esclusivamente al processo, in cui ogni lista si associa a una precisa parte di un processo e i membri spostano le card da una lista all’altra mentre il processo avanza.

Ma questo non è l’unico utilizzo; ad esempio, è possibile creare un calendario condiviso in cui ogni lista viene mappata a un plan di una settimana oppure è possibile creare una board che tenga traccia dei clienti potenziali con un elenco per ogni gruppo di vendita.

 

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La struttura di Trello per un’attività di team

 

Ecco un esempio di come puoi utilizzare Trello per iniziare a gestire un progetto e i suoi contenuti con il tuo team.

1. Creare uno spazio per il progetto

Crea un gruppo in Trello per il tuo progetto. Assegna un nome e includi una descrizione se necessario.

2. Creare una board

Crea una nuova bacheca per ogni flusso di attività all’interno del progetto.

3. Creare liste

Alla board, crea liste corrispondenti alle fasi di sviluppo del progetto. Puoi iniziare con Da fare e continuare con In sviluppo, In corso, Eseguito. Ogni scheda attività dovrà spostarsi da sinistra verso destra, ma non necessariamente all’interno di ogni elenco durante il processo del contenuto.

4. Aggiungere membri del team allo spazio e alle card del team

Invita i membri del tuo team al gruppo del team e nelle schede pertinenti per loro. Puoi aggiungere persone che sono già su Trello o inviare un invito via email con un link di registrazione di Trello.

5. Abbattere le attività della card

Una card rappresenta un compito. Inserisci tutti i compiti rilevanti che hai a portata di mano, suddividendoli e inserendoli nell’elenco pertinente. Questo ti offre una panoramica completa del lavoro del tuo team. L’obiettivo è chiaramente quello di abbattere le attività delle card.

6. Assegnare i compiti ai membri del team

Distribuisci le attività ai diversi assegnatari aggiungendo altri membri della squadra alla card. Puoi anche menzionare le persone nei commenti digitando “@” e il loro nome utente.

7. Impostare una data di scadenza

Aggiungi una data e un’ora per ciascuna card per assicurarti di non perdere mai una scadenza.

8. Aggiungere sottoattività, descrizioni e allegati

La bellezza delle card di Trello è che contengono tutte le informazioni rilevanti su un’attività. Inserisci una descrizione, aggiungi una lista di controllo con le sottoattività e allega tutti i file necessari. Ciò facilita il trasferimento delle mansioni tra i membri del team.

9. Tracciare il tempo delle attività

Cerca di tracciare il tempo trascorso su ogni attività all’interno di Trello. Vedrai dove la tua squadra trascorre del tempo in modo da poter stimare meglio la durata delle attività, dove sono i colli di bottiglia del progetto e come puoi migliorare ulteriormente la gestione del tuo progetto. Ci sono diverse applicazione che permettono questo, come per esempio Toggl o TimeCamp.

 

Obiettivi comuni

 

Un team di lavoro che si rispetti deve lavorare per obiettivi comuni ben chiari e comunicati.

Una board di Trello è il luogo dove organizzare e comunicare i progetti per i giorni a venire, sempre secondo obiettivi comuni.

Ogni team può organizzarsi come meglio crede, con la flessibilità che ritiene necessaria per tracciare gli avanzamenti.

Una lista dei progetti in corso, aggiornata con commenti e idee secondo le necessità, può essere caratterizzata da ulteriori card che rappresentano progetti ed esperimenti da provare.

Proprio queste card si muovono con un flusso preciso secondo un ordine dato come potrebbe essere questo: Idee-Convalida idea-in fase di sviluppo-In corso-Completato-Archivio.

Già nella fase di convalida si potrebbe assegnare un punteggio che misura il potenziale impatto di un’idea sul progetto intero, la nostra fiducia nel suo successo e la facilità con cui si può mettere in pratica.

Ognuno così può convalidare o meno un’idea dando il proprio contributo in egual misura a ogni altro membro del team.

Alla fine il flusso del processo sarà secondo una logica per cui ogni membro del team contribuisce all’avanzamento del progetto senza per forza dipendere da un’organizzazione verticistica dove solo il leader decide e fa procedere le attività.

 

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Gestione micro attività con Trello

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Come creare e impostare la card

 

Per usare Trello in modo efficace devi avere in testa in modo chiaro due concetti. Ecco quali sono.

Devi avere una bozza per il flusso di lavoro, cioè capire come strutturare le fasi della tua procedura.

Questa infatti è la base su come strutturare le liste della tua board o bacheca che è la prima cosa da creare su Trello come scritto nel precedente articolo di introduzione. Chiaramente parliamo di una struttura flessibile che con il tempo può essere adattata alla tua realtà.

Spesso conviene creare delle micro attività per favorire la loro elaborazione e quindi non stressare i collaboratori. Ogni compito può essere affrontabile se è diviso in micro attività facilmente gestibili.

Per questo devi capire quali sono questi “mattoncini“ della tua attività che devono percorrere tutte le fasi (o quasi). Il volume dei mattoncini può essere molto variabile, dipende dalla complessità delle attività.

Una volta creata la board, le liste ed infine le varie schede puoi ulteriormente modificare tutte le sue funzioni e impostazioni.

 

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Ora guardiamo in dettaglio quali sono:

 

Cliccando sulla singola card si apre un’altra finestra con una serie di impostazioni.

Puoi rinominare la card, cioè eventualmente essere più preciso con il task. Come inserire una descrizione dettagliata, che per esempio può contenere delle informazioni generiche o indicazioni riguardante la sua gestione.

Sulla destra all’interno della card trovi il menu. Se invece non hai aperto la card trascinando sopra la card chiusa apparirà una matita poi il menu veloce.

Esistono vari scorciatoie per avviare le funzioni in modo veloce. Ecco una lista parziale dei principali tasti da usare, mentre trovi la lista completa in inglese sul sito del tool seguendo questo link. 

 

a – aggiungere un membro alla card

SPACE – aggiungere te stessa alla card

c – archiviare

l – labels

d – scadenze

< – muovere la card a sinistra

> – muovere la card a destra

 

Riprendendo le funzioni della card che si trovano sulla destra puoi:

– Aggiungere nuovi membri alla card

Questi avranno il diritto di usare quasi tutte le funzioni della card, tranne quelle pertinenti alle funzioni gestibili solo dall’amministratore.

Dettaglio importante è che un membro deve far parte anche della board, perché non è possibile assegnare i task ai membri non presenti nella board. Per queste situazioni eventualmente si può creare una board separata, copiare solo le card di competenza.

– Aggiungere dei commenti e delle note

Clicca nel campo bianco sotto la scritta “add a comment”. Oltre a scrivere un semplice messaggio puoi anche “taggare” un collaboratore richiedendo per esempio un suo intervento, allegare dei file e delle immagini. Le note inserite da te possono essere modificate e eliminate.

– Inserimento check list

Basta cliccare sul pulsante “add checklist” sul lato desto. Puoi dare un nome specifico alla tua checklist, ma se si tratta di azioni ricorrenti puoi anche importarne una già esistente. Anche dopo l’inserimento puoi modificarla, sia aggiungere che eliminare dei punti.

Torna molto utile nel caso di attività più complesse, quando all’interno della fase di procedura ci sono vari passaggi da eseguire. Puoi creare (e salvare) diverse checklist, volendo, per ogni lista.

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

Sulla card anche senza aprire viene inserito un piccolo pulsante che ti fa vedere lo stato della tua lista per esempio 0/7

– Inserimento scadenza

Può essere particolarmente importante inserire la scadenza della card, la quale può essere cambiata e quindi anche reinserita. Per le card in scadenza ti arriverà anche una mail di avviso.

E anche in questo caso trovi un loghetto con l’orologio e la data inserita (colore giallo o rosso quando si avvicina alla scadenza).

– Inserire delle etichette

Puoi dare una categoria alle varie card inserendo dei labels colorati sempre dal menù a destra. Infatti nelle impostazioni della board ti vengono proposti 6 colori a seconda dei livelli di priorità che vuoi avere.

Usare le etichette consiste nell’attribuire diversi livelli di priorità, come ti mostro in questa schermata.

 

E le opzioni delle card non sono finite ancora, la prossima settimana parleremo delle azioni, a partire dagli spostamenti fino all’archiviazione.

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Gestione progetti – di lavoro e di vita – in modo efficace con Trello

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Trello è uno strumento di project managment, dalla semplicità disarmante. Semplice non vuole dire inadatto, anche perché la sua versatilità è davvero  impressionante. Rende la collaborazione semplice e divertente liberandoti dalle email chilometriche con parecchi destinatari.

Si basa sul sistema Kanban, inventato dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno per gestire il processo produttivo negli anni ‘80. Infatti kanban vuol dire cartello, che praticamente è il mattone di base di Trello.

Ma questo strumento visuale (è uno dei suoi vantaggi al livello psicologico che vi spiegherò più avanti) può fare molto di più, potrete adattare ai vostri progetti di lavoro, alla gestione dei vostri clienti, alla gestione della vostra attività di social media e di blog, ma anche a tutte le vostre attività quotidiane come l’organizzazione delle faccende di casa, delle vacanze o delle feste private; praticamente per la gestione di tutta la vostra vita.

 

 Gli elementi chiave sono solo 3:

  • Il Board: la lavagna o tabellone, che rappresenta il lay out dove impostare il progetto.
  • La List: a seconda del board, rappresentano i macro elementi di un progetto (es. “Da fare”, “In corso”, “Eseguito”), i raccoglitori di idee come ad esempio “Idee per i capitoli del libro da editare” o “Idee per i post su facebook” o possono riguardare le figure che fanno parte di un team con le loro liste dei loro rispettivi compiti nel board.
  • La Card: è il modulo singolo del board e rappresenta il compito o l’idea.

Si può usare le liste come suggerito da Trello: “To do, Doing e Done”. Si crea quindi un flusso di lavoro, che dà subito una visione del progetto in corso.

I board possono essere condivisi o meno, quindi si possono anche rendere pubblici e visibili a tutti quelli del team di lavoro con la possibilità di collaborare in maniera immediata con altre persone.

Le card, che contengono i vari task, sono dentro alla lista e si possono muovere facendo drag and drop da una lista all’altra, con l’avanzare del progetto. Le card sono il singolo modulo, ma hanno anche altre mansioni.

 

Trello usa il “card back” composto da 4 parti:

  1. Card description: cartella con le informazioni utili per un specifico task da usare come un promemoria per ricordare ad esempio al designer gli input di briefing del progetto.
  2. Comments and Activity: questa sezione fa da timeline delle attività e dei commenti sul task. Si può indicare una figura del team del board, con una @ prima del suo nome per avere una conversazione con lui. Nei commenti si può allegare file o link ad altre card.
  3. Add: sulla destra c’è la sezione “Add”con cui si può aggiungere nuovi membri, dare un task a uno o più membri, fare checklist, termini di scadenza ( ci si può collegare al vostro calendario), allegati (si può connettere con Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive).
  4. Actions: per poter spostare, copiare, archiviare una card oppure sottoscriverla; le notifiche arriveranno ogni  modifica fatta.

Trello è molto adatto alle persone visive come me, aiuta ad avere una visione generale del tuo progetto, e ti posso assicurare che proverai un certo appagamento nello spostare le card da sinistra a destra.

Ci sono moltissime possibilità che si possono usare a livello di annotazioni.  Qui trovate la lista completa.

http://help.trello.com/article/821-using-markdown-in-trello

Trello ha molte opzioni su come come organizzare la vostra lavagna senza limiti nel creare board, list e card anche attraverso le etichette. Per usarle abilmente si dovrebbe attribuire diversi livelli di priorità.

A ogni card corrisponde un’etichetta (di priorità alta, media e bassa), avendo così un controllo visivo sull’andamento del progetto.

Le etichette sono un mezzo utilissimo perché si possono organizzare filtrando le card per colore (anche grigie non visibili e ricercabili con lo strumento “ricerca”). Per segnalare i task urgenti, per assegnarli a un team o per evidenziare quelli specifici di un momento del progetto.

 

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Tanti modi per usare Trello: eccone alcuni

Qui sotto vi elenco alcuni dei possibili utilizzi per gestire progetti e attività anche implementando il metodo GTD, compatibile perfettamente in questa piattaforma:

Ad esempio completati i task, le card possono essere spostate per vedere l’avanzamento. Si possono anche  archiviare per toglierle del tutto dal vostro board (sempre consultabile in Trello)

Qualsiasi altro sistema di liste ed etichette può funzionare, come l’utilizzo di una sola lista per “This Week” e un altro elenco per “il prossimo mese” o compiti di etichettatura per i vostri “milestones”.

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Organizzate la vostra settimana con elenchi giornalieri

Trello funziona anche come planning settimanale, con le list organizzate per ogni giorno della settimana.

 

Piano editoriale

È possibile costruire un calendario editoriale avanzato con Trello, inserendo le idee e poi gli articoli programmati con scadenza mensile.

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Riunioni

Potete programmare sia gli argomenti ricorrenti con gli avanzamenti che quelli attuali, e pianificare tutto secondo la scadenza definita.

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Amministrazione

Per gestire la vostra fatturazione, ma anche seguire i pagamenti dei vostri clienti.

 

Gestione contatti nuovi e leads

Tenete traccia dei vostri contatti nuovi, degli appuntamenti da fissare ed eventualmente anche le fasi delle trattative, praticamente è un CRM minimal.

schermata-clienti-1

 

Gestione progetti dei tuoi clienti

E’ il modo migliore per definire, registrare e programmare le attività dei o per i vostri clienti. Se ci sono diverse persone che lavorano a  un progetto, chiaramente potrete anche delegare le singole attività al vostro collaboratore.

 

Utilizzare Trello per uso personale

 

Mantenere una squadra piccola o Famiglia Aggiornata

È inoltre possibile utilizzare Trello come una tavola di stato / messaggio di squadra o di famiglia, come questo modello dimostra. Con le liste per ogni persona, ogni carta può essere un semplice messaggio da parte degli altri membri, un promemoria calendario, compito assegnato o lavoro di routine, o una proposta.

Al contrario, invece di una lista per ogni persona, si potrebbe avere una lista per ogni area la squadra deve affrontare: ad esempio, liste della spesa, incontrare gli ordini del giorno, idee di progetto, e così via. Dalla barra laterale, è possibile trascinare le icone membri di qualsiasi carta di assegnare una persona ad esso.

 

Pianificare una vacanza intera

Alcuni viaggi prendono un sacco di lavoro per piano, con troppi dettagli in cui destreggiarsi e cose di cui tenere traccia. Siamo grandi fan dell’utilizzo di TripIt per organizzare automaticamente i nostri itinerari di viaggio via e-mail, ma in fase di progettazione, uno strumento come Trello è molto utile. Si possono avere liste per tutte le prenotazioni, luoghi dove si desidera mangiare, luoghi da vedere, packing list, e molto altro ancora. Condividere la tavola con qualcuno con cui si viaggia , e si possono aggiungere anche le proprie carte.

Quando il vostro viaggio è molto articolato , alleviate un po’ lo stress avendo una visione, giorno per giorno, su quello che avete programmato di fare, in modo di avere tutte le basi (opzioni per la ristorazione, trasporti, ecc) coperte. Con queste liste è possibile regolare facilmente il vostro itinerario semplicemente trascinando le carte per un altro giorno o spostandole verso l’alto o verso il basso nell’elenco.

 

Organizzare un progetto di ristrutturazione

Un esempio su come organizzare un progetto di ristrutturazione organizzandolo nelle tre fasi di priorità come da eseguire, in corso d’opera, realizzato, ma si potrebbero aggiungere elenchi più specifici, come ad esempio stime Contractor, elenchi di prodotti, Budget, fai da te, e così via.

 

Organizzare un matrimonio dall’inizio alla fine

Pianificare il grande giorno è un progetto enorme, ma Trello può mantenere i vostri piani di nozze organizzandoli visivamente. Tabitha Neal ha una grande guida sull’utilizzo di Trello per pianificare un matrimonio, mentre Trello ha un modello di “Wedding Command Center” che spezza i compiti in liste per 12+ mesi, 10-12 mesi, 8 mesi, e così via prima del giorno delle nozze.

schermata-wedding

 

Modelli Trello

È praticamente possibile utilizzare Trello per qualsiasi cosa ci si bisogno di fare una lista e soprattutto per progetti complessi. Volete ancora qualche idea in più? Date un’occhiata a questo link con delle board di ispirazione per qualsiasi tipo di tuo progetto. Potrete anche importarle nella vostra dashboard Trello con un click.

https://trello.com/inspiringboards

 

Parliamo anche delle integrazioni di Trello

 Se si dispone di attività ricorrenti e non si desidera continuare ad aggiungere le stesse carte più e più volte, la connessione Trello  al servizio webapp-automazione Zapier è utile per programmare le schede per ogni giorno, settimana e mese.

Oppure si può collegare Trello, Zapier, e RescueTime per monitorare automaticamente il vostro tempo e registrare tutte le attività completate, come le indicazioni passo-passo di RescueTime che vi mostrerà come fare.

L’integrazione di Toggl vi permette di avviare il vostro timer direttamente dalla card del vostro task assegnato, quindi si può rintracciare il tempo impiegato per il completamento di questa attività.

Se installate l’estensione Google Chrome per Trello nella vostra posta, potrete copiare le email dal vostro inbox direttamente nella lista selezionata su Trello. Non perderete più ulteriori info o dettagli anche se vi arriveranno via email da persone esterne e non dal vostro team.

 

Incredibile ma tutto questo è possibile gratuitamente!

Ci sono anche versioni a pagamento come Trello Gold e Trello Business Class, che offrono ulteriori vantaggi, tra cui:

  • maggiore livello di personalizzazione;
  • possibilità di integrare tool come Slack, Evernote, Twitter e molti altri ancora;
  • maggiore protezione dei dati sensibili di un’azienda, tramite impostazioni di sicurezza più avanzate.

a un costo più che ragionevole di  $ 5 al mese o $ 45 all’anno.

 

Magari usi già Trello e hai trovato degli adattamenti diversi da quelli indicati da me. I vostri suggerimenti saranno ben accetti nei commenti.

 

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Krisztina FekecsGestione progetti – di lavoro e di vita – in modo efficace con Trello
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