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Come e perché iniziare a usare Trello

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Trello è un software/tool di project management potentissimo!

Ecco perché ti innamorerai subito di questo tool:

  • È molto semplice e intuitivo
  • Puoi usarlo ovunque, sia per lavoro che per la vita privata
  • Con Trello puoi gestire letteralmente TUTTO a partire dai progetti semplici fino a quelli molto complessi
  • Puoi condividere informazioni e documenti con i tuoi collaboratori
  • Puoi coordinare il tuo team
  • Tutto questo già con la versione GRATUITA

 

Non ne puoi più di sentir parlare di tool fantastici che alla fine ti fanno perdere tempo perché sono complicati e poi alla fine capisci che non fanno per te? Succede spesso, ma ti assicuro che questa volta è diverso e ti invito a provarlo perchè altrimenti non potrai mai sapere se fa per te o meno.

La nostra vita è diventata davvero complessa e spesso sentiamo il bisogno di un supporto che ce la alleggerisca. Serve semplificazione per poter avere una visuale completa sulla nostra vita. E questo ti aiuta a tenere in mente i tuoi obiettivi principali, avere la tua life mission sempre davanti agli occhi.

Trello con le sue caratteristiche ha conquistato millioni di persone nel mondo, e se superi la tua resistenza al cambiamento e ti dedichi un po’ più di tempo allo studio di questo tool di project management capirai anche tu quanta soddisfazione potrai avere con una pianificazione costante.

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

SCARICA gratuitamente la mia GUIDA cliccando  QUI

 

Partiamo dalle basi, per capire come è strutturata Trello.

Gli elementi chiave sono solo 4, ma permettono di gestire ogni situazione:

 

1- Board

Io preferisco mantenere il nome in inglese, la parola “lavagna” mi sembra stretta per le sue funzioni.

La board (la lascio al femminile) quindi è il contenitore principale, rappresenta il progetto; contiene tutte le attività relative a esso e tutte le funzioni per la gestione delle attività ma anche per il coordinamento dei collaboratori.

Sorprendentemente la versione gratuita non impone nessun limite per il numero delle board. Quindi potrai avere un numero infinito di progetti, sia di lavoro che per la tua vita privata.

La board può essere settata in modalità privata (solo i membri invitati possono vederla), come team visibile (la vedono tutti i membri del tuo team), oppure pubblica (chiunque può vedere tramite un url visitabile).

Più avanti quando avrai diverse board o bacheche potrai anche organizzare le board a seconda dei settori che vuoi impostare, ma di questo parliamo più avanti.

 

2- Liste

Le liste sono le colonne verticali all’interno della board. Rappresentano uno stato, per esempio “da fare” – “in corso” – “ completato”. Le liste praticamente coincidono con le fasi della procedura, per cui possono essere poche ma anche tante, a seconda del tipo di progetto.

Per me la scelta delle liste è una delle azioni più importanti per creare una board che funzioni. Infatti, prima di iniziare a lavorare su Trello, dovrai magari prenderti un po’ di tempo per capire i flussi del tuo progetto. Chiaramente durante la gestione del progetto possono cambiare le necessità e tu potrai anzi dovrai adattare le liste alle nuove esigenze.

Se nel flusso diventa necessario integrare un altro passaggio, di conseguenza dovrai inserire una nuova lista. Fortunatamente Trello è molto flessibile, in qualsiasi momento puoi spostare le tue liste, crearne delle nuove, o modificare la loro sequenza. Anche qui senza limite di numero di liste.

 

3- Card

La card o scheda è il contenitore della singola task o attività e si trova all’interno di una lista. Alla card puoi aggiungere i membri del tuo team, assegnare una scadenza, creare all’interno delle check list, dividere anche in micro task, caricare file e immagini e aggiungere dei messaggi eventualmente taggando gli altri membri del team.

La card è spostabile tra le varie liste, in effetti in questo modo la tua card può percorrere il percorso previsto dalla tua procedura, e tu dovrai seguire i vari step nel tempo.

Avere questa visibilità dei flussi ti da la possibilità di avere sempre la situazione sott’occhio, mentre il nostro cervello segue molto più facilmente la procedura.

Per non parlare poi della soddisfazione quando la tua card raggiunge l’ultima lista, quella completata.

In realtà all’interno della card ci sono ancora più funzioni, ma di questo ti parlerò più avanti.

 

4- Menù

Sul lato desto dello schermo trovi il menù che ti permette di gestire i membri della board, e gestire le varie impostazioni.

Per iniziare a usare bene Trello, come per goni cosa, il primo step è semplicemente INIZIARE.

Per cui ti faccio il riassunto di quello che dovresti fare subito:

  • Pensare a un piccolo progetto di lavoro o a un piccolo evento di famiglia
  • Percorrere mentalmente le fasi della tua procedura ideale
  • Aprire la tua prima board (consiglio modalità privata per tenere lontani i curiosi) cliccando sul pulsante + in alto a destra

Board

  • Creare le tue liste ripensando alle fasi della procedura cliccando sul pulsante “ Aggiungi un’altra lista

Lista

  • Inserire la prima card sotto la prima lista cliccando su “Aggiungi un’altra scheda”

Card

  • Sul Menù ci sono molte funzioni che ti suggerisco di guardare più avanti. Magari puoi cambiare lo sfondo per personalizzare la tua board, scegliendo un’immagine adatta al tema.

Come puoi vedere è molto semplice e intuitivo. Ma al tempo stesso, se vuoi vedere risultati sulla tua organizzazione, devi impostare  precise liste (priorità) scindendo in altrettante definite task (attività) che ti permetteranno di seguire più efficacemente il flusso del progetto.

Per ora mi fermo qui. Riprenderemo, nella prossima guida, con l’approfondimento sulla creazione e sulla impostazione della card.

 

Se ti dovesse servire aiuto contattami per una consulenza personalizzata sull’utilizzo di Trello!

 

Krisztina FekecsCome e perché iniziare a usare Trello
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Introduzione alla nuova Gmail

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La nuova interfaccia di Gmail è uscita ormai un anno fa, ma ci sono ancora delle novità! 

Nella seconda metà dell’articolo trovi le funzioni più smart di questa piattaforma.

Ci sono tre modalità di aspetto, Predefinita, Normale e Compatta.

Già In Predefinita è possibile scorgere una novità: ci sono 4 comandi Archivia, Elimina, Segna come da leggere o già letto e Posticipa a fianco a destra dell’intestazione di un messaggio.

Quest’ultimo comando permette di rinviare e rimuovere le email a cui non possiamo rispondere subito, archiviandoli nella cartella Posticipati, presente nel Menu principale.

In questo caso la nuova Gmail mette a disposizione la possibilità di avere dei promemoria di risposta o seguito a risposte a email rimandate, facendolo in maniera intelligente.

Infatti nella parte superiore della Posta in arrivo si potrebbero vedere email con date precedenti e un suggerimento che invita a rispondere o a inviare un follow-up.

In Normale più simile all’attuale interfaccia, con grafica più sintetica, sono presenti più mail senza icone dei quattro comandi che abbiamo citato sopra.

In Compatta invece si rende il tutto compatto, appunto, e maggiormente scarno per chi preferisce avere una visualizzazione essenziale.

Una volta scelta la modalità di aspetto possiamo entrare nella nostra inbox e scoprire le ulteriori novità, con la possibilità reversibile di poter tornare alla attuale configurazione tramite Torna alla versione classica.

La prima macroscopica novità è la barra laterale tramite cui si può accedere ai servizi di Calendar, dove visualizzi il programma della giornata, alla funzione Keep per creare appunti e note da inserire rapidamente e Tasks dove aggiungere cosa da fare o scadenze divise in fasi successive selezionabili (flag).

In più è presente la voce Componenti aggiuntivi dove si può installare ulteriori strumenti Gmail per gestire i nostri messaggi.

Altra novità è la possibilità di aprire gli allegati direttamente dalla lista delle email, senza dovervi entrare dentro, rendendo così più immediata l’apertura dei documenti o foto allegate. Se scegliamo la modalità Predefinita, visualizzeremo un’anteprima degli allegati nella Posta in arrivo.

Altra nuova funzione è la Smart Reply cioè la possibilità di scegliere tra risposte già pronte e intelligenti, visto che si rendono disponibili a seconda del testo e dell’oggetto della mail, per replicare velocemente quando non c’è bisogno di articolare una risposta più complessa.

Visti i recenti fatti riguardo alla riservatezza dei dati personali ci sono anche novità riguardanti questo importante e delicato aspetto.

La modalità Confidential offre maggiori tutele come la possibilità di distruggere le email inviate dopo un dato periodo (impostabile) e l’impossibilità di farle inoltrarle e stamparle o ancora la creazione di password inviata tramite sms all’effettivo autentico destinatario per essere sicuri che sia solo lui/lei stesso a leggere la nostra missiva riservata.

Ultimo aspetto la sicurezza garantita dagli Alert mostrati più chiaramente in caso di posta a rischio presenza di virus, tramite nuovi algoritmi che valutano la presenza di phishing.

Tutorial Trello gratuito

Ti senti perso nella giungla dei nuovi tool e applicazioni? Non sai come organizzare il tuo ufficio smart in modo semplice e veloce? Per iniziare scarica la mia guida GRATUITA di Trello QUI!

 

Aggiornamento sulle novità di Marzo 2019

 

 

Partiamo proprio dall’ambito privacy o confidenziale della nostra posta Gmail.

 

Un novità è di poter controllare gli eventuali accessi fraudolenti, magari da paesi remoti, cliccando l’icona dell’account posta in alto a destra sulla posta in arrivo e andando poi su Controllo della Privacy e Gestisci Attività Web e App. Nel caso vediate degli accessi dubbi conviene cambiare la password del vostro account.

Un altra opzione molto comoda e, direi, sempre attuale è quella di poter annullare un’iscrizione ad una newsletter, che nel frattempo è diventata fastidiosa o non ci interessa più. Lo si può fare con il pulsante Annulla iscrizione posto vicino all’indirizzo del mittente.

Ultima novità, in tema sicurezza, è quella di poter aggiungere un sito, nel momento in cui ci registriamo, nel proprio account, in modo tale da poterne stoppare l’iscrizione quando si vuole e poter anche vedere le condivisioni che quel sito ha fatto con il proprio account.

 

Ci sono inoltre comandi che facilitano la gestione della casella Gmail.

 

La prima è quella di poter delegare il proprio indirizzo email a chi si vuole in un momento in cui non si possa consultare o gestire in prima persona la propria posta.

Lo si può fare andando su Impostazioni, Account, Importazione e Aggiungi un altro account (quest’ultimo deve essere sempre un account Gmail).

Questo delegato potrà inviare ed eliminare email senza sapere la password e senza intaccare i dati sensibili dell’account.

E nel caso non ci si voglia affidare a un delegato si può programmare le email sia con data che con orario esatti. Ci sono momenti prestabiliti, tipo stasera o domani, ma si può personalizzare come meglio possa servire.

Altra novità, sicuramente allettante, è la possibilità di creare indirizzi secondari, sempre collegati al nostro account ma con dentro maggiori informazioni riguardanti magari la nostra azienda, un nostro soprannome, un secondo cognome di famiglia.

Più semplicemente ora c’è la possibilità di avere un indirizzo secondario da poter usare per molteplici finalità.

Chiaramente le email ricevute lo saranno dentro alla casella dell’account originale, o più semplicemente dentro alla casella disposta in arrivo dell’indirizzo principale.

Per i più si può avere anche un dominio diverso da quello di Gmail nel caso di aziende o uffici ove un dominio sia già presente, in modo da poterlo aggiungere nell’account Gmail inserendo i suffissi Imap.

Anche in questo caso per avere tutto nella casella di posta in arrivo dell’indirizzo principale.

Ultima opzione di utilità operativa è quella di richiamo della email. Quante volte è capitato di aver mandato frettolosamente o inconsapevolmente qualcosa di sbagliato o inappropriato, con la paura di non poter far più nulla e aver creato i presupposti per una figuraccia o una gaffe. Ecco, ora in Impostazioni, su Annulla invio si può impostare i secondi di stand by in cui una email può stare prima di finire nella casella di posta del destinatario. Tempi utili disponibili 5, 10, 20 o 30 secondi.

 

Le ultime novità di cui vi scrivo riguardano alcune link facili che possono risultare comodi.

 

Un link è quello della capacità di collegarsi immediatamente a un indirizzo fisico presente in un mail ricevuta. Dove sono presenti indicazioni stradali, vengono subito rilevate creando un link sula destra dove poter cliccare per consultare la mappa.

Sulla falsariga di WhatsApp si può inviare messaggi vocali o video in diretta ai contatti della rubrica usando l’integrazione con Google Hangouts. Così si può partecipare a chiamate live cliccando in basso a sinistra sull’interlocutore con cui si vuol dialogare.

Credo di aver menzionato le ultime novità di Gmail e a questo punto non mi resta che augurare una migliore gestione della vostra casella!

 

 

 

Krisztina FekecsIntroduzione alla nuova Gmail
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I 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare

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Quando si tratta di mettere in azione la tua lista di cose da fare, ci sono un sacco di consigli a cui prestare attenzione. Ma quali sono i veri dati di fatto e quali invece sono semplici fantasie?

 

Ecco cinque miti sulla produttività che si dovrebbe imparare a non considerare così inamovibili a priori. O almeno a considerarli idonei soltanto dopo averli trovati veramente efficaci nella propria esperienza quotidiana di lavoro.

Qui di seguito sono raccolte le 5 frasi delle più frequenti, sulle buone pratiche da avere per essere più produttivi.

 

Mito 1: il multitasking è intrinsecamente negativo 

 

Sì, il concetto di saltare costantemente da una cosa da fare all’altra ha effetti sulla tua produttività. È importante notare, tuttavia, che il passare da un’attività a un‘altra non è la stessa cosa del multitasking.

Invece, il multitasking si basa sul concetto di fare più di una cosa alla volta. E ci sono alcune note positive nel praticarlo.

In questi casi, fare più cose contemporaneamente massimizza il tuo tempo e in molti casi migliora la tua performance. La chiave è che i compiti sono complementari piuttosto che concorrenti, richiedendo lo stesso sforzo cognitivo o tipo di concentrazione.

 

Mito n. 2: le persone mattiniere sono più produttive

 

Probabilmente hai sentito consigli come questo, ripetuti più e più volte: per avere una giornata produttiva, è necessario iniziare presto. Per trasformarti magicamente in una persona efficiente e mattiniera.

Niente naturalmente contro chi è mattiniero, ma non è necessariamente vero che ci renda più efficaci, almeno tutti i giorni.

Prendiamo per esempio uno studio condotto da scienziati dell’Università di Liegi in Belgio. La ricerca ha incluso 31 partecipanti, 15 dei quali si sono vantati di essere i nottambuli più importanti, mentre gli altri 16 si sono classificati come mattinieri.

Passando due notti in un laboratorio del sonno, i due gruppi hanno avuto differenze di circa quattro ore nei loro schemi di sonno. Ad esempio, se i mattinieri volavano fuori dal letto alle 7 del mattino, i nottambuli non si sono alzati fino alle 11:00.

Un’ora e mezza e 10 ore e mezza dopo i loro tempi di sveglia, i partecipanti hanno fatto un test di reazione della loro capacità di mantenere l’attenzione focalizzata mentre una risonanza magnetica ha misurato la loro attività cerebrale.

Nel test mattutino che si è verificato poco dopo la sveglia, non c’era una vera differenza tra i mattinieri e i nottambuli. Ma durante il test di sera? I nottambuli erano molto meno intontiti e avevano tempi di reazione molto più reattivi dei primi mattinieri. Quindi, in parole povere, chi si alza dopo può rimanere mentalmente sveglio più a lungo, prima di sentirsi esausto.

Per quanto riguarda la risonanza magnetica della funzione cerebrale, questa ha confermato tali risultati. Dieci ore e mezza dopo il risveglio, le persone mattiniere avevano un’attività cerebrale molto più bassa in regioni legate a funzioni come l’attenzione.

Anche alcune ricerche dicono che anche i nottambuli sono più reattivi nel corso della giornata. Uno studio diverso su 420 partecipanti ha rilevato che i nottambuli hanno superato i mattinieri in alcuni test di intelligenza, in particolare nella memoria di lavoro e nella velocità di elaborazione. E il vero colpo di scena? Quel risultato non cambiava anche quando i test venivano fatti nelle ore del mattino.

 

Mito n. 3: il modo migliore per battere una crisi è prendersi una pausa

 

Stai affrontando un blocco creativo da cui non vedi la via d’uscita e, se tieni conto dei molti dei consigli più ricorrenti, devi staccare per un po’ e ti vai a fare una passeggiata, lavori su qualcos’altro, o fai davvero qualsiasi cosa che ti distrae da ciò che ti fa sentire confuso.

Mentre ciò potrebbe farti sentire meglio, non è in realtà sempre il modo migliore per farcela. La scienza dice che il modo più efficace per arrivare dall’altra parte di un blocco creativo è fare la cosa che sembra impossibile: continuare a spingere per riuscire a sbloccarsi.

Secondo una ricerca della Kellogg School della Northwestern University, la perseveranza è tutto ciò che serve per approdare alle tue idee più grandi.

Durante lo studio, i partecipanti hanno analizzato idee creative (nella forma di piatti originali da servire durante la cena del Ringraziamento) durante due brevi periodi di tempo. Quando la prima parte di tempo si è esaurita, è stato chiesto loro di stimare quante più idee potevano generare durante il secondo periodo.

In media, i partecipanti si sono sottovalutati. Hanno predetto che potevano generare altre 10 idee durante quel secondo intervallo di tempo. Tuttavia, in realtà sono arrivati ​​più vicini a 15.

E la scoperta più interessante? Le idee erano anche molto più creative durante quel secondo blocco temporale.

 

Mito n. 4: togli di mezzo il lavoro inutile completando i compiti facili prima dei progetti complessi

 

Forse la maggior parte delle persone riempie l’inizio della sua giornata di lavoro con tutti i tipi di attività meno strategiche , come rispondere alle email e mettersi in contatto con i colleghi per esempio.

Si può immaginare che sia proficuo togliere di mezzo tutte quelle piccole cose per concentrarsi poi sul lavoro più grande che è il vero obiettivo per quel giorno. Un po’ come fossero le faccende di casa mentali.

C’è un fondo di merito a questa idea, dedicarsi alle attività meno strategiche per poi buttarsi a capofitto su quelle veramente decisive. Ma forse è sbagliato il momento temporale. Molti psicologi ed esperti affermano che in genere è molto meglio dare il via alla tua giornata con qualcosa di più grande e più significativo, o persino un compito che temi.

Probabilmente hai sentito parlare del modo di dire di “mangiare la rana”, che fa riferimento a una vecchia citazione di Mark Twain. Se inizi la tua giornata con qualcosa di veramente “indigesto”, puoi alimentare il resto del giorno sapendo che il peggio è dietro di te.

Infatti lo psicologo Ron Friedman, autore del libro The best place to work spiega che le prime tre ore dei nostri giorni lavorativi sono in realtà i momenti nei quali siamo più concentrati.

“Se finiamo per dilapidare quelle prime tre ore reagendo subito alle priorità di altre persone , che in definitiva è la segreteria telefonica o l’email, ci sarà sempre una lista di altre persone che richiedono il nostro tempo e che finisce per usare le nostre ore migliori e per non farci essere abbastanza efficaci come potremmo essere… “Friedman spiega in un Harvard Business Review Ideacast.

E ulteriormente, mentre ci spostiamo nel pomeriggio, sperimentiamo una diminuzione del funzionamento cognitivo. Quindi, affrontare il tuo lavoro più importante per prima cosa potrebbe essere solo il modo per una giornata lavorativa più produttiva.

 

Mito n. 5: essere produttivi significa ottenere tutto quello che c’è nella tua lista di cose da fare in un sol giorno

 

Quando immagini una giornata produttiva, che aspetto ha? Sfortunatamente per la maggior parte delle persone, è fin troppo facile confondere i termini “occupato” e “produttivo”.

Vogliamo una casella di posta elettronica vuota e una lista di cose da fare che sembri che sia passata attraverso un distruggidocumenti, come oggetto di vanto alla fine di una sessione di lavoro piena zeppa. Ma, sappi, questi non sono i veri indicatori dei tuoi livelli di produttività.

Certo, ti potresti sentire meglio se riuscissi a ridurre la posta in arrivo da 382 a 150, ma chiediti questo: è stato davvero l’uso più efficiente del tuo tempo? Oppure, sarebbe stato meglio dedicare quelle ore a fare progressi significativi su quella presentazione strategicamente importante che è imminente?

Quando si tratta di vera produttività, è importante ricordare la regola d’oro della qualità rispetto alla quantità. Se riesci a fare passi avanti su quel grande, allettante progetto che ti cade in testa, è altrettanto produttivo (probabilmente, ancor di più) come depennare 15 cose diverse dalla tua lista di cose da fare.

 

Alla fine si può giungere a una sintesi:

 

  • C’è un progetto grande o un’attività che ti preoccupa, puoi comunque accavallarla, nel corso della giornata, con altre attività senza però abbandonarla del tutto rispetto agli altri compiti.
  • E’ giusto qualche volta alzarsi presto per mettersi subito all’opera soprattutto se hai avuto un’idea migliorativa al progetto ma non è necessario farlo per forza tutti i giorni, per rimanere così reattivi tutto il giorno.
  • E’ forse meglio però buttarsi a capofitto subito nelle prime ore lavorative del mattino su quel tema che ti preoccupa di più o che è il vero obiettivo della giornata senza farsi distrarre dalle piccole attività o abitudini che puoi gestire in altri momenti.
  • Prima la cosa più strategica per te e poi il resto di tutte quelle attività che avevi in mente di fare oggi. Non devi fare tutto e l’individuazione delle priorità come scritto in altri articoli è decisiva. Ricorda “chi troppo vuole nulla stringe”.

 

La produttività è personale

 

Se sei desideroso di essere più produttivo, questa che hai letto può essere una giusta dose di consigli chiave necessari per dominare la tua giornata lavorativa, che non vogliono contraddire in pieno alcune regole che consideriamo oramai consolidate ma soltanto far aprire gli occhi su quanto sia rischioso far nostri alcuni preconcetti che poi nella realtà non funzionano.

Per quanto riguarda la tua produttività, tuttavia, è importante ricordare che la cosa più intelligente che puoi fare è applicare ciò che hai sperimentato che funziona meglio per te.

Sembra banale dire così, ma solo applicando delle pratiche poi scopri quali sono meglio per te. In tutta le esperienze della tua vita in fondo è stato così.

E d’altronde non si dovrebbe dare per scontato che sia necessario cambiare immediatamente marcia e cambiare approccio. Alla fine, se un metodo di lavoro ti aiuta a fare le cose, è davvero tutto ciò che conta per essere più produttivo.

Krisztina FekecsI 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare
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Pianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione

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La settimana scorsa ti ho parlato di analisi, per scoprire le tue abitudini nella gestione del tempo. Ma vediamo perché ci vuole una corretta pianificazione.

 

Il nostro cervello, estremamente sovraccaricato, tutto quello che può lo gestisce sulla base di automatismi. Questa modalità da pilota automatico ti fa gestire sempre nello stesso modo scorretto le tue giornate, ti fa perdere mesi lunghi senza mai aver fatto dei progressi.

Per correggere le abitudini limitanti, come spiegato nell’ articolo precedente, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

 

A questo punto sarai in grado di creare dei blocchi fissi sulla tua agenda a seconda della tipologia dell’attività.

 

Ma prendiamo qualche esempio di azioni più concrete che si possono fare:

  • Capire quale è il miglior momento per le attività di massima priorità
  • Raccogliere in blocco le microattività e quindi pianificarle nei momenti di calo di energie, ma anche subito dopo delle attività che invece normalmente generano emozioni negative
  • Pianificare il riposo in modo più strategico
  • Programmare delle giornate con delle attività di networking/incontri/formazione
  • Fissare le attività fisiche e avere un’alimentazione regolare

Con la creazione di blocchi fissi sarai in grado di pianificare anche gli appuntamenti, e non spezzare troppo le giornate.

 

Sicuramente desideri integrare delle nuove abitudini.

 

Questa è una procedura lunga e faticosa, ma vale la pena, perché non appena diventa automatica – ci vogliono almeno 3 settimane – riuscirai a impostare una vita più serena e sana senza fatica. Per facilitare questo processo puoi scaricare il mio tracker qui.

Prima di passare alla modalità di pianificazione dovrai analizzare e classificare le tue attività. Non c’è modo migliore che usare la matrice di Eisenhower o Covey. Di questo abbiamo già parlato, e in questo link potrai anche scaricare un form per creare la tua matrice personalizzata.

Se hai evidenziato le tua attività prioritarie deI quadrante 2 (come puoi vedere nell’immagine qui sotto) e nello stesso tempo hai capito quali sono i blocchi migliori per ottenere la massima focalizzazione il gioco è fatto.

Matrice di Covey

 

Ma guardiamo quali sono i due errori più diffusi: il NON PIANIFICARE e l’ IPERPIANIFICARE.

 

Come dice Stephen Covey:

“Dove non c’è un giardiniere, non c’è un giardino.“

Non pianificare vuol dire essere costretti a improvvisare e a farsi prendere dal panico nel gestire esclusivamente le emergenze e le urgenze, e a rimandare sempre le attività più importanti, quelle strategiche.

Mentre iperpianificare è una perdita di tempo e produce una strada non fattibile. Per affrontare le vie sconosciute del futuro dobbiamo creare una mappa, e lasciare che esse mostrino strade alternative, eventualmente migliori di quelle che abbiamo previsto noi.

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

 

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

 

Sono tanti i libri prodotti sull’importanza di avere degli obiettivi e di pianificare.

 

Eccoti un elenco di alcuni testi interessanti sull’argomento da consultare:


 

 

Se ti piacesse avere un percorso guidato alla creazione della tua pianificazione tailor made scrivimi cliccando qui.

 

 

 

Krisztina FekecsPianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione
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Riorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart

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Sono due i casi principali in cui i servizi dell’Assistente Virtuale vengono considerati: il libero professionista o la piccola azienda cercano una soluzione flessibile e economica per gestire le loro attività operative oppure l’azienda più strutturata, in un periodo di grande intensità lavorativa, cerca personale in outsourcing per gestire le sue attività straordinarie. Per darti un’idea dei servizi possibili di un Assistente Personale Smart puoi leggere questo articolo.

 

In realtà esiste un’altra situazione in cui l’Assistente Virtuale può essere di aiuto: riorganizzare il proprio ufficio.

 

Lavorando in modalità smart working  hai la possibilità di sperimentare tante situazioni diverse e capire le procedure migliori per le piccole realtà. Una buona organizzazione parte anche dal metodo con cui si riordinano le idee e si definiscono gli obiettivi. Lavorare da remoto potrà sembrare ad un occhio superficiale più facile e comodo. Ma lo è solo quando si usano metodo e organizzazione rigorosi per poter affrontare questa nuova modalità di lavoro. Altrimenti si rischia di naufragare nel caos.

Guardiamo cosa può fare un’Assistente Personale Smart per aiutarti a riorganizzare l’ufficio.

 

Analisi attività

 

Analizzare le tue attività e quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

 

Procedure intelligenti

 

Per lavorare meno e meglio la cosa migliore è quella di creare e seguire delle procedure, perché in questo modo potrai ottimizzare ogni fase della tua attività, sarai più produttivo, compresi i tuoi collaboratori e avrai clienti più soddisfatti. Il flusso di lavoro che hai ritenuto più opportuno e affidabile sino ad ora potrebbe essere migliorato solo con qualche accorgimento o azione in più, per facilitare il tuo modus operandi secondo delle azioni prestabilite e sinergiche col tuo team di lavoro.

 

Gestione email intelligente

 

La gestione delle email prende ore alla tua vita ogni giorno, non può essere organizzata a caso e non puoi diventare schiavo della tua casella. Con una gestione pensata e più ottimizzata potrai tenere sotto controllo la situazione senza esser preso dall’ansia di leggere tutto o di aver dimenticato qualche e-mail.

 

Gestione calendario intelligente

 

Una buona gestione del tempo ti aiuterà ad affrontare ogni situazione della tua azienda con serenità, ogni settimana avrai le attività programmate e alla fine dell’anno potrai raccogliere i frutti del buon lavoro. L’agenda personale è il primo mattone su cui costruire la propria organizzazione. Ne beneficeranno anche i tuoi collaboratori.

 

Gestione del tempo con metodo

 

Con l’introduzione di alcune nuove e poche regole potrai ottimizzare tutte le attività del tuo business, potrai beneficiarne tu ma anche i tuoi collaboratori. Ricordati la gestione del tempo coincide con la gestione della vita. E’ un errore considerarle scisse e il metodo con cui le unisci è decisivo.

 

Nuovi strumenti smart

 

L’Assistente Smart può anche consigliarti tools già sperimentati e testati, per migliorare ulteriormente la gestione di tutte le attività sopra elencate. Tenersi aggiornati su quanto offre il mondo delle app e dei software è importante per avere strumenti utili ed efficaci al passo coi tempi.

 

Gestione del tuo team smart

 

L’introduzione dello smart working all’interno della tua attività potrà regalarti già il 15% in più di produttività secondo recenti stime, ma per questo serve preparazione e coordinamento. Anche se sei una piccola realtà potrai affrontare questo nuovo modo di lavorare e dare freschezza alla vita dei tuoi collaboratori per ottenerne maggiore produttività. Il mondo cambia e, se si può, facciamo che cambi in meglio!

 

Avere il tempo per gestire tutto con metodo e serenità, avere il tempo per la tua vita personale e per la tua famiglia potranno sembrarti delle cose impossibili, invece con l’aiuto della tua assistente smart capirai che è possibile. L’Assistente Personale Smart può aiutarti a cambiare la tua vita davvero.

 

Krisztina FekecsRiorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart
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Chi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?

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Ultimamente avrai sentito parlare spesso di Assistenti Virtuali e magari, se interessato, ti sentirai un po’ confuso sull’argomento.

Non sai chi è l’Assistente Virtuale e come funziona la collaborazione in modalità virtuale.

 

Queste possono essere le prime domande che emergono e le risposte te le ho già date in un articolo su chi è chi non è L’Assistente Virtuale, ma puoi continuare a leggerne anche qui sotto.

Vediamo chi sono i clienti di un’ Assistente Virtuale.

Il bello di questo servizio è che può risolvere i problemi sia dei piccoli imprenditori che delle aziende più strutturate.

Chiaramente un’azienda grande all’interno avrà la propria segreteria, e anche il reparto comunicazione. Ma come fa nel caso di un evento da organizzare dove la sua struttura interna è già satura?

E qui che entra in azione l’Assistente Virtuale, che può dare supporto professionale anche collaborando con la segreteria interna e gestire situazioni e eventi occasionali. Magari si tratta solo di una sostituzione temporanea, o di una collaborazione durante un periodo di riorganizzazione aziendale.

L’Assistente Virtuale può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile però solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.


Il servizio dell’Assistente Virtuale comunque è particolarmente adatto ai liberi professionisti, alle piccole medie imprese e agli startupper, che, per l’appunto, spesso non hanno ancora la segreteria e l’ufficio comunicazione al loro interno, non possono affrontare le spese di un’assunzione e non possono garantire il carico di lavoro stabile.

O anche solo quando hanno bisogno di sbrigare una singola mansione ma troppo oberante in un dato momento e non sanno a chi rivolgersi, credendo che un certo tipo di attività non si possa delegare efficacemente se non avendo qualcuno al proprio fianco fisicamente.

Con questa soluzione avrebbero a disposizione un servizio che si adatta alle loro esigenze al 100%, avendo tutta la flessibilità necessaria per la gestione quotidiana, ma nello stesso tempo delegando le attività operative e quindi con la possibilità di ricavare le risorse necessarie per far crescere la loro attività.


Ma quali sono le attività da delegare? Tutto ciò che non è propriamente strategico ma comunque funzionale al processo della tua attività. Le operazioni marginali ma necessarie alla quotidianità lavorativa.

 

La gestione dei dati aziendali, i compiti di assistenza personale, alcune mansioni di amministrazione , le attività di marketing digitale, la gestione dei social media oramai sempre più necessaria, fino all’organizzazione di eventi di promozione aziendale. Al link di questo articolo puoi trovare il dettaglio delle 60 attività che ho individuato secondo la mia esperienza.


La domanda è anche come delegare

 

Sembra una pratica semplice e scontata ma così non lo è per chi non l’ha mai applicata. E lo sforzo diventa notevole se siamo in presenza di chi vuol tenere tutto sotto controllo occupandosi in prima persona di ogni singola attività.

Ma si arriva al punto in cui ci si rende conto che se si vuole veramente evolvere e mirare i veri obiettivi ci si deve affidare a collaboratori di fiducia a cui delegare alcune attività, magari come detto anche non essenziali ma che alleggeriscono la giornata lavorativa e l’impegno mentale, con il risultato dell’aumento del tempo per le attività veramente strategiche e anche per la vita privata.

Un mio articolo di qualche tempo fa spiega come si può iniziare a delegare inquadrando le priorità effettive. Hai la possibilità di scaricare la matrice di Covey e iniziare a usarla.


Sul mio sito puoi trovare anche strumenti utili come il Test, che puoi effettuare in pochi minuti, per capire quanto tempo puoi guadagnare con l’ausilio di un Assistente Virtuale.

In definitiva il servizio che un Assistente Personale può offrire è per le più diverse tipologie professionali come ho spiegato anche nel mio penultimo articolo.

Non solo per piccole aziende o imprese ma anche per privati che proprio perché senza struttura hanno bisogno di un coadiuvo, occasionale o più continuo, al proprio lavoro.

Il tutto in maniera snella ed efficiente, facendo sentire il cliente sollevato da attività che prima lo oberavano o lo occupavano eccessivamente e al tempo stesso più sereno e meno preoccupato di dover far tutto.

 

Krisztina FekecsChi sono i clienti dell’Assistente Virtuale?
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L’ Assistente Virtuale e lo Smart Working

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Sorge la domanda spontanea: ma l’assistente virtuale è anche smart worker?

Penso di sì, e ti spiego perché; ma prima vediamo cosa vuol dire veramente lo smart working.

 

Definire lo Smart Working non è semplice

 

Non è semplicemente lavoro flessibile o telelavoro. Non è lavorare da casa un giorno alla settimana o al mese. Infine il libero professionista non per forza è uno smart worker.

Questo tipo di attività è un nuovo modo di collaborare e rivede lo standard radicato del lavoro che le aziende hanno usato fino ad ora e che nel prossimo futuro impiegheranno come forma alternativa di organizzazione per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Non si possono ignorare le sue peculiarità come la flessibilità, la produttività più la prontezza di risposta alla clientela, la soddisfazione del lavoratore e la crescita complessiva dell’ambiente di  lavoro.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working.

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali, fornendo una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

E la responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, essendo consapevole in maniera responsabile della propria attività e quindi più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In più il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Per di più l’autonomia è maggiore nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

 

Quali sono i vantaggi per il lavoratore e per il datore di lavoro?

 

      • Maggiore fiducia con il datore di lavoro e con i collaboratori. La fiducia reciproca è il primo punto su cui parte una collaborazione con uno smart worker.

     

      • La coscienza responsabile di quel che si deve fare e la chiarezza degli obiettivi prefissati insieme al cliente o al datore di lavoro.

     

      • La flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non si deve trattare di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.

     

      • Lo spazio di lavoro. Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentando in questo modo anche il proprio bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità in un contesto più dinamico e innovativo.

     

      • Quindi la diretta conseguenza dei punti sopra elencati: una maggiore produttività. Se hai un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se lavori quando hai fissato nella tua agenda ma nell’arco dell’intera giornata e non secondo orari prefissati da altri, se puoi muoverti liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligato a restare chiuso in un ufficio, allora sarai anche più produttivo. E con te lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.

     

      • Riduzione dei costi del lavoro innegabile per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati.

     

      • Maggiore riconoscibilità del proprio marchio aziendale: chi adotta l’utilizzo dello Smart Working si contraddistingue sul mercato e attrae i clienti, i partner e futuri dipendenti.

     

      • Maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavoratore da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma continuo confronto e condivisone di informazioni. Lo so questo è difficile anche in un normale ufficio ma in questo caso deve esser d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

     

    Puoi rendere la tua attività più smart partendo dalla collaborazione con un’Assistente Virtuale?

     

    Assolutamente sì! L’assistente virtuale lavora dal proprio ufficio o da casa, quindi non devi assicurarle uno spazio di lavoro né i mezzi necessari per svolgere l’attività.

    Se sei un consulente oppure un libero professionista con l’aiuto della tua assistente potrai trasmettere un’immagine più professionale, che è un aspetto molto importante nel business. L’assistente virtuale ti aiuterà a creare e ottimizzare le tue procedure e rendere la tua attività più produttiva.

    Ci sono metodi molto efficaci come la Matrice di Covey per individuare le priorità vere a cui dare importanza e strumenti efficaci come Asana che ti possono aiutare a organizzare meglio il tuo tempo.Un bravo leader sa coinvolgere la sua collaboratrice o il suo collaboratore e deve avere al suo fianco una persona che fa team con lui, e lavora per i suoi obiettivi. Questo fa la differenza!

     

    Come si può iniziare?

     

    Innanzitutto si deve riconoscere la propria resistenza al cambiamento, capire bene come funziona la collaborazione in modalità virtuale e prepararti al cambiamento.

    Poi provare a trovare un collaboratore competente e professionale che può curare attività più marginali e meno strategiche e affidargliele, fornendo degli obiettivi chiari e puntuali con una efficace comunicazione degli stessi.

    Ma se hai dei dubbi e non riesci a trovare le risposte da solo o vorresti migliorare la tua gestione del tempo potrai contattarmi per una consulenza personalizzata su questi argomenti.

    Ricordati! La gestione del tempo coincide con la gestione della vita.

Krisztina FekecsL’ Assistente Virtuale e lo Smart Working
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Asana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali

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Lo ammetto…a me piacciono tantissimo le agende ma anche i vari tool che permettono di fare la pianificazione delle mie attività. Non importa se hai un’azienda o sei un libero professionista.

Tutto è diventato molto complesso, non è più un valore avere tutte le informazioni, mentre è indispensabile avere un sistema che ti permette di sintetizzare, pianificare, automatizzare e verificare i risultati.

 

Qualche settimana fa ti ho già parlato di tool di project management e ho pubblicato un articolo con più di 7 tool consigliati da me.

Sulla mia classifica Asana e Trello sono in cima, infatti qui(link) potrai leggere una guida semplice sull’uso di Trello.

Trello è molto semplice ma anche molto versatile, è adatto sia per liberi professionisti che per team, e sicuramente è adattissimo a chiunque si approcci la prima volta a questo mondo di project management.

Asana nonostante il suo layout molto chiaro e pulito, potrà sembrarti più complicato. Secondo me il suo vantaggio più rilevante è che puoi crearti delle procedure, il che è indispensabile per analizzare, eventualmente semplificare, eliminare o delegare delle attività.

Sicuramente dovrai investire del tuo tempo per creare le tue procedure, una volta fatte, ti porterà un enorme vantaggio!

Guardiamo cosa puoi ottenere con Asana dal punto di vista della Produttività:

 

  • Analisi delle tue attività
  • Numero ridotto di email
  • Maggiore consapevolezza sulla gestione del tempo
  • Possibilità di semplificare o eliminare delle attività
  • Avere un briefing già pronto per un eventuale collaboratore
  • Essere pronti alla delega efficace
  • Consapevolezza sui progetti su cui focalizzarsi

Inutile aggiungere che così avrai più tempo per il tuo business, per la tua famiglia, per le tue passioni e solo per questo potrai far crescere la tua attività!

 

Qualche informazione pratica:

 

  • Tool multiutente
  • GRATUITO fino a 30 utenti
  • Potrai usarlo da vari dispositivi
  • Si integra con Google Chrome, Slack, Toggl e Zapier (e con tanti altri)

Struttura:

 

  • Organizzazione
  • Team
  • Progetto
  • Task

L’organizzazione, quindi l’azienda, può avere all’interno diversi team, come può gestire diversi progetti, e i suoi membri potranno lavorare su diversi task.

E’ possibile lavorare con lo stesso account per un’organizzazione come per un progetto esterno.

I membri del team potranno avere impostazioni diversificate, seguendo il livello di responsabilità.

Dashboard:

 

Sulla tua dashboard hai sotto controllo la situazione a colpo d’occhio. Hai la possibilità di visualizzare tutte le conversazioni, il calendario ma chiaramente anche la lista delle tue attività.

asana-dashboard

Task:

 

Per pianificare bene un progetto, devi spezzettarlo, assegnare le varie micro attività e scadenze. Praticamente all’interno di un progetto puoi creare la procedura. Per le attività ricorrenti è indispensabile, perché solo così potrai snellire i tuoi processi. Ma sarà molto utile anche per la creazione di un piano operativo del tuo team.

  • All’interno di ogni task hai diverse opzioni.
  • Subtask in cui suddividere le attività
  • Il membro a cui è stato assegnato il task
  • La scadenza del task
  • Pulsante Toggl per monitorare il tempo impiegato
  • Possibilità di allegare dei file da Dropbox, Google Drive o dal tuo PC
  • Inviare dei messaggi
  • Tag per assegnare delle etichette

Qualche idea per cui utilizzare Asana:

  • CRM
  • Selezione del personale
  • Piano editoriale
  • Preparazione di agenda per meeting
  • Creazione Piano Strategico e Piano Operativo
  • Organizzazione eventi
  • Lancio prodotto

L’utilizzo di Asana è molto intuitivo, se ti serve un manuale step by step consulta il sito come segue: https://asana.com/guide

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsAsana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali
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7 + 1 tools di project management per freelancer

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Mio progetto, progetto personale, progetto in collaborazione…quante volte al giorno sentiamo di parlare di progetti?

No, non solo in azienda ma ovunque! Perché ormai tutti abbiamo dei progetti…e ce ne sono fin troppi. Progetti che spesso finiscono nel dimenticatoio o non completati, per mancanza di tempo e di buona organizzazione.

Quindi parlare di project management ha senso anche per noi piccoli indipendenti, per freelancer e startupper.

Ma come è strutturato di solito un progetto?

Di qualsiasi progetto si tratti le fasi comunque sono sempre le stesse:

  • Avvio del progetto
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Chiusura del progetto

 

La fase decisiva dal punto di vista gestionale rimane il monitoraggio:

  • Gestione dei costi e tempi
  • Gestione della qualità
  • Gestione dei rischi
  • Gestione dell’approvazione
  • Gestione dei cambiamenti

 

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

Tra i numerosi vantaggi di un tool i più importanti sono:

  • Migliora la pianificazione
  • Favorisce la collaborazione virtuale
  • Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
  • Rintraccia i risultati
  • Monitora i rischi e cambiamenti
  • Da costanza e visibilità

 

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

 

Trello

Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori.

All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve:  puoi postare commenti per una risposta immediata, fai upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive.

Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

www.trello.com

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

SCARICA gratuitamente la mia GUIDA cliccando  QUI

 

 

Asana

Uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi.

Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

www.asana.com

 

Brown Boot Works

Sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria.

Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

https://brownbootsoft.com/over-eng/

 

Futuramo

E’ un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

https://futuramo.com/

 

Wethod

E’ particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice.

Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

http://www.wethod.com/

tool project management

OpenProject

E’ un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

https://www.openproject.org/

 

Process Street

Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente.

E’adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer.

Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

https://www.process.st/

 

Teamweek

E’ un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

https://teamweek.com/

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

 

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3 libri 3 pensieri

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Anche se sei un bravo e attento lettore difficile che tu riesca a ricordarti di tutti i dettagli di un libro. Ma se si tratta di una storia insolita sicuramente ti rimarrà nella mente per sempre. E questi dettagli spesso sono quelli che poi ti fanno scattare cambiamenti importanti nella tua vita.

 

Penso che come la lettura anche i riassunti hanno questo problema, non ti rimane nulla se non riesci a legare a qualcosa di incredibile se non scioccante.

Questo è il motivo per cui, oggi, ho selezionato 3 libri tra i miei preferiti sui temi gestione del tempo e produttività, e ho scelto un pezzetto da ognuno dei testi che per me vale la pena memorizzare per sempre!

 

PRODUTTIVITÀ 300% DI MAX FORMISANO

 

Secondo Formisano la forza di volontà è fondamentale per le gestione del tempo e per la propria produttività. E’ una fra le risorse più importanti, ma è limitata. Per questo devi imparare a proteggerla e ricaricarla.

“Prendo come esempio una ricerca molto famosa sulla forza di volontà di Walter Mischel, professore universitario. Il professore ha fatto una prova con centinaia di bambini della scuola materna.

Un soggetto offriva loro, chiusi in una stanza e ripresi a loro insaputa, uno dei marshmallow (dolci gustosissimi), dicendogli che poteva mangiarlo subito o aspettare qualche minuto senza mangiarlo. In quest’ultimo caso, ne avrebbe avuto uno in più e avrebbe potuto mangiarli entrambi. Solo 3 su 10 riuscivano a trattenersi!

La maggioranza dei bambini non sapeva rinunciare a un piacere immediato per ottenere un piacere più grande in futuro, nonostante fosse un futuro distante pochi minuti.

Dopo una quindicina di anni, è ripartita l’osservazione dei ragazzi coinvolti. Risultato: quelli che avevano ceduto subito avevano avuto poi problemi di autostima o di disagio.…insomma il non saper dire di no o attendere qualcosa li aveva fortemente penalizzati.”

Per concludere , sul lungo periodo il saper dire di no, anche a se stessi, sembra essere più importante di fattori come il quoziente intellettivo o la classe sociale di appartenenza.

UNA COSA SOLA DI GARY KELLER E JAY PAPASAN

 

Keller dimostra i dati di una serie di articoli pubblicati sul New York Times per farci capire che il Multitsaking è causa di vari tipi di disgrazie.

“Nel 2009 il reporter Matt Richtel ricevette il premio Pulitzer per la cronaca interna con una serie di articoli sui pericoli di essere alla guida e usare il cellulare per parlare o mandare messaggi. Scoprì che una guida distratta è la causa del 16% di tutte le vittime di incidenti stradali e di quasi mezzo milione di feriti ogni anno.

Persino un’ innocua conversazione telefonica mentre si è alla guida richiede il 40% della nostra attenzione e, sorprendentemente , può avere lo stesso effetto che essere ubriachi. La prova è così incofutabile che è stato vietato l’uso di cellulari durante la guida.

Ci aspettiamo che piloti e chirurghi siano completamente concentrati sul loro lavoro fino a escludere qualunque altra cosa. Non accettiamo scuse e non tolleriamo nient’altro se non la concentrazione assoluta da parte di questi professionisti.”

Perché tolleriamo o pretendiamo addirittura il multitasking se stiamo svolgendo il nostro lavoro più importante?

 

BATTI IL TEMPO DI FLAVIO CABRINI E UGO RAVAIOLI

 

Cabrini e Ravaioli raccontano una storia di Covey davvero interessante.

“Un giorno nel corso di un seminario Covey ad un tratto fece una pausa e tirò fuori un barattolo di vetri e una pila di ciottoli. Okay – disse – è il momento di sottoporvi un quiz. Svitò il coperchio del barattolo e domandò all’uditorio: Quanti di questi ciottoli pensate possano essere contenuti qua dentro? Ottenute le più disparate risposte, Covey infilò nel barattolo uno dopo l’altro tutti i ciottoli che si era portato. Arrivarono fino all’orlo.

Trovate che sia pieno? Chiese alla platea. Tutti gli risposero di sì. Covey scosse il capo, estrasse un pugno di ghiaia e lasciò scivolare i sassolini negli interstizi. E ora è pieno? Chiese di nuovo. Forse no, azzardò qualcuno. Covey annuì e stavolta fece comparire un sacchetto di sabbia che andò a riempire gli spazi lasciati vuoti da ciottoli e ghiaia.

Ora è pieno? Tornò a domandare.Il silenzio fu rotto da un “No” isolato e poco convinto. Esatto confermò Covey: da sotto il tavolo prese una piccola caraffa e versò l’acqua che conteneva nel barattolo, riavvitò il coperchio e rivolto agli astanti disse: Secondo voi, cosa ho voluto dimostrare? Che per quanto sia piena la tua agenda – intervenne uno dei presenti, c’è sempre un modo di infilarci qualcosa in più.

Niente affatto – replicò Covey – non è questo il punto. Il punto è che se non metti prima le pietre più grandi, poi nel barattolo non riuscirai più a farcele stare.”

I ciottoli, le “big rocks”, nell’esperimento di Covey rappresentavano le cose più importanti e il senso della sua dimostrazione era che se non si dà la precedenza alle cose che più contano non si troverà mai il tempo perché ci se ne possa occupare.

E tu hai pensato quali sono, nella tua vita e nel lavoro, le tue “big rocks”?

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

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