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Riorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart

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Sono due i casi principali in cui i servizi dell’Assistente Virtuale vengono considerati: il libero professionista o la piccola azienda cercano una soluzione flessibile e economica per gestire le loro attività operative oppure l’azienda più strutturata, in un periodo di grande intensità lavorativa, cerca personale in outsourcing per gestire le sue attività straordinarie. Per darti un’idea dei servizi possibili di un Assistente Personale Smart puoi leggere questo articolo.

 

In realtà esiste un’altra situazione in cui l’Assistente Virtuale può essere di aiuto: riorganizzare il proprio ufficio.

 

Lavorando in modalità smart working  hai la possibilità di sperimentare tante situazioni diverse e capire le procedure migliori per le piccole realtà. Una buona organizzazione parte anche dal metodo con cui si riordinano le idee e si definiscono gli obiettivi. Lavorare da remoto potrà sembrare ad un occhio superficiale più facile e comodo. Ma lo è solo quando si usano metodo e organizzazione rigorosi per poter affrontare questa nuova modalità di lavoro. Altrimenti si rischia di naufragare nel caos.

Guardiamo cosa può fare un’Assistente Personale Smart per aiutarti a riorganizzare l’ufficio.

 

Analisi attività

 

Analizzare le tue attività e quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

 

Procedure intelligenti

 

Per lavorare meno e meglio la cosa migliore è quella di creare e seguire delle procedure, perché in questo modo potrai ottimizzare ogni fase della tua attività, sarai più produttivo, compresi i tuoi collaboratori e avrai clienti più soddisfatti. Il flusso di lavoro che hai ritenuto più opportuno e affidabile sino ad ora potrebbe essere migliorato solo con qualche accorgimento o azione in più, per facilitare il tuo modus operandi secondo delle azioni prestabilite e sinergiche col tuo team di lavoro.

 

Gestione email intelligente

 

La gestione delle email prende ore alla tua vita ogni giorno, non può essere organizzata a caso e non puoi diventare schiavo della tua casella. Con una gestione pensata e più ottimizzata potrai tenere sotto controllo la situazione senza esser preso dall’ansia di leggere tutto o di aver dimenticato qualche e-mail.

 

Gestione calendario intelligente

 

Una buona gestione del tempo ti aiuterà ad affrontare ogni situazione della tua azienda con serenità, ogni settimana avrai le attività programmate e alla fine dell’anno potrai raccogliere i frutti del buon lavoro. L’agenda personale è il primo mattone su cui costruire la propria organizzazione. Ne beneficeranno anche i tuoi collaboratori.

 

Gestione del tempo con metodo

 

Con l’introduzione di alcune nuove e poche regole potrai ottimizzare tutte le attività del tuo business, potrai beneficiarne tu ma anche i tuoi collaboratori. Ricordati la gestione del tempo coincide con la gestione della vita. E’ un errore considerarle scisse e il metodo con cui le unisci è decisivo.

 

Nuovi strumenti smart

 

L’Assistente Smart può anche consigliarti tools già sperimentati e testati, per migliorare ulteriormente la gestione di tutte le attività sopra elencate. Tenersi aggiornati su quanto offre il mondo delle app e dei software è importante per avere strumenti utili ed efficaci al passo coi tempi.

 

Gestione del tuo team smart

 

L’introduzione dello smart working all’interno della tua attività potrà regalarti già il 15% in più di produttività secondo recenti stime, ma per questo serve preparazione e coordinamento. Anche se sei una piccola realtà potrai affrontare questo nuovo modo di lavorare e dare freschezza alla vita dei tuoi collaboratori per ottenerne maggiore produttività. Il mondo cambia e, se si può, facciamo che cambi in meglio!

 

Avere il tempo per gestire tutto con metodo e serenità, avere il tempo per la tua vita personale e per la tua famiglia potranno sembrarti delle cose impossibili, invece con l’aiuto della tua assistente smart capirai che è possibile. L’Assistente Personale Smart può aiutarti a cambiare la tua vita davvero.

 

Krisztina FekecsRiorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart
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Come avere un flusso di clienti costante?

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Pillole di Marketing relazionale

Se sei un imprenditore, un libero professionista oppure uno startupper uno dei tuoi problemi più importanti è trovare clienti nuovi, e possibilmente in modo costante.

L’errore più diffuso è lavorare sulla promozione e sul marketing solo nei periodi quando lavori poco, quando hai più tempo. Ti riconosci?

Chiaro che quando lavori su un progetto molto complesso oppure per tanti clienti contemporaneamente il tempo che rimane per la gestione delle attività amministrative e promozionali è veramente ridotto.

Ma se vuoi ridurre lo stress al minimo e avere un flusso di lavoro più costante, è inevitabile avere un metodo pensato! Ma anche avere consapevolezza di principi che sono radicati nei nostri comportamenti e a cui magari non si fa caso.

Come strutturare un processo di lavoro che ti regali continuità e quindi serenità nella tua vita da imprenditore?

Inizia tutto dall’analisi! Non posso non ripeterlo, adottare il metodo Eisenhower  è fondamentale, anche se si tratta di un’attività piccola. Se leggi questo mio articolo potrai anche scaricare la matrice per iniziare con la tua analisi.

Cosa è l’obiettivo?

Capire quali sono le attività che possono essere:

  • Eliminate
  • Automatizzate
  • Delegate

La delega ti cambia la vita, ma prima devi fare la pulizia. Non delegare mai un’attività che non serve, e non delegare mai un’attività che potrebbe essere automatizzata. Puoi usare per esempio Asana  per creare delle procedure per qualsiasi attività all’interno della tua organizzazione.

Con la delega invece potrai liberarti da ogni attività “ruba tempo” che può essere gestita da un’altra persona. Sì, perché non serve la tua esperienza, perché si tratta di un task ricorrente o semplicemente è qualcosa che non ti piace. Potrà sorprenderti quante ore (e di conseguenza soldi) potresti guadagnare semplicemente delegando delle attività. Ti ho preparato un Test veloce ma divertente, è un mio regalo per Te, basta cliccare qui!

Ma ora parliamo di marketing relazionale

Il marketing relazionale è un metodo che ti permette di ottenere referenze continuative e corrette. Continuative, perché crei un flusso costante. Corrette, perché i clienti che ti vengono referenziati sono del tipo che vuoi tu, il tuo cliente ideale.

Per mettere in moto questo metodo è fondamentale conoscere chi sono le tue fonti di referenze

Piccola premessa: queste fonti le conosciamo tutti e spesso le usiamo. Ma quel che fa la vera differenza è usarle in modo consapevole e creare un vero metodo basato su questi canali.

Questo l’ho imparato grazie a Barbara Boaglio, esperta in materia di Marketing Relazionale. La sua intervista rilasciata a KRYVA la puoi leggere qui. Consiglio di visitare il suo sito web, dove si può trovare tanti articoli interessanti, ma anche diversi eventi formativi a cui partecipare.

I clienti soddisfatti

Quasi tutti gli imprenditori e i professionisti dicono che i clienti sono la fonte primaria di referenze. I tuoi clienti sono un bacino prezioso che ti aiuta a mantenere un flusso costante, ma sono anche un’insidia.

I collaboratori

Spesso i tuoi dipendenti risultano una voce poco importante del flusso di lavoro in entrata. Lavorare sul coinvolgimento dei propri collaboratori ha un grandissimo valore: oltre a avere un team che lavora per i tuoi obiettivi, avrai anche un gruppo di venditori che parleranno della tua attività con passione sincera.

Persone i cui profitti dipendono dalla tua attività

Questa fonte raggruppa professionisti e attività che sono complementari a ciò di cui ti occupi, senza essere tuoi concorrenti. Questa può essere la migliore fonte stabile di segnalazioni e referenze per te!

Possono essere i tuoi venditori, i fornitori che ti procurano maggior materiale o servizi quando le tue vendite crescono. Ti consiglio di fare la lista dei tuoi fornitori e tenerli in mente per le prossime chiamate che farai.

Persone che, in passato, ti hanno inviato dei clienti

Possono essere di ogni tipo, anche famigliari. Queste persone probabilmente conoscono molto bene sia te che la tua attività. Più di ogni altra cosa: ringrazia! Tieni traccia di chi ti referenzia e ringrazia sempre.

Persone a cui hai procurato dei clienti

Persone di qualunque genere, dal tuo ristoratore preferito al fornitore di cancelleria.

Robert Cialdini in “Le armi della persuasione” parla in modo approfondito del principio di reciprocità e di come la sua nascita sia da cercare alla radice dell’umanità. Secondo questo principio l’uomo si sente in dovere di ricambiare un favore ricevuto e si sente subito in debito in maniera forte con la persona che lo ha fatto. Viene citato, per esempio, il sociologo Alvin Gouldner che affermò come tale regola sia comune a tutti i tipi di società umane, si tratta di uno degli schemi comportamentali istintivi della razza umana.

Questa teoria ti viene in grande supporto nella costruzione delle relazioni con le tue fonti referenziali: quando crei un contatto o favorisci un acquisto, nell’altra persona nasce un senso di debito nei tuoi confronti.

Persone con cui spendi i tuoi soldi

Più i tuoi affari vanno bene, più spendi (o investi). Questi individui, coinvolti nei tuoi investimenti, hanno un incremento dei loro profitti quando la tua azienda ha successo.

Componenti del tuo network professionale

Se fai parte di qualche organizzazione che si incontra per creare affari, le persone che la compongono sono un punto di riferimento per te.

Tramite l’analisi delle tue attività, la delega e il metodo basato sul marketing relazionale ritroverai il tempo necessario per lavorare su quei 20% delle tue attività che ti portano l’80% dei profitti.

Lavora meno, lavora meglio.

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome avere un flusso di clienti costante?
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Asana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali

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Lo ammetto…a me piacciono tantissimo le agende ma anche i vari tool che permettono di fare la pianificazione delle mie attività. Non importa se hai un’azienda o sei un libero professionista.

Tutto è diventato molto complesso, non è più un valore avere tutte le informazioni, mentre è indispensabile avere un sistema che ti permette di sintetizzare, pianificare, automatizzare e verificare i risultati.

 

Qualche settimana fa ti ho già parlato di tool di project management e ho pubblicato un articolo con più di 7 tool consigliati da me.

Sulla mia classifica Asana e Trello sono in cima, infatti qui(link) potrai leggere una guida semplice sull’uso di Trello.

Trello è molto semplice ma anche molto versatile, è adatto sia per liberi professionisti che per team, e sicuramente è adattissimo a chiunque si approcci la prima volta a questo mondo di project management.

Asana nonostante il suo layout molto chiaro e pulito, potrà sembrarti più complicato. Secondo me il suo vantaggio più rilevante è che puoi crearti delle procedure, il che è indispensabile per analizzare, eventualmente semplificare, eliminare o delegare delle attività.

Sicuramente dovrai investire del tuo tempo per creare le tue procedure, una volta fatte, ti porterà un enorme vantaggio!

Guardiamo cosa puoi ottenere con Asana dal punto di vista della Produttività:

 

  • Analisi delle tue attività
  • Numero ridotto di email
  • Maggiore consapevolezza sulla gestione del tempo
  • Possibilità di semplificare o eliminare delle attività
  • Avere un briefing già pronto per un eventuale collaboratore
  • Essere pronti alla delega efficace
  • Consapevolezza sui progetti su cui focalizzarsi

Inutile aggiungere che così avrai più tempo per il tuo business, per la tua famiglia, per le tue passioni e solo per questo potrai far crescere la tua attività!

 

Qualche informazione pratica:

 

  • Tool multiutente
  • GRATUITO fino a 30 utenti
  • Potrai usarlo da vari dispositivi
  • Si integra con Google Chrome, Slack, Toggl e Zapier (e con tanti altri)

Struttura:

 

  • Organizzazione
  • Team
  • Progetto
  • Task

L’organizzazione, quindi l’azienda, può avere all’interno diversi team, come può gestire diversi progetti, e i suoi membri potranno lavorare su diversi task.

E’ possibile lavorare con lo stesso account per un’organizzazione come per un progetto esterno.

I membri del team potranno avere impostazioni diversificate, seguendo il livello di responsabilità.

Dashboard:

 

Sulla tua dashboard hai sotto controllo la situazione a colpo d’occhio. Hai la possibilità di visualizzare tutte le conversazioni, il calendario ma chiaramente anche la lista delle tue attività.

asana-dashboard

Task:

 

Per pianificare bene un progetto, devi spezzettarlo, assegnare le varie micro attività e scadenze. Praticamente all’interno di un progetto puoi creare la procedura. Per le attività ricorrenti è indispensabile, perché solo così potrai snellire i tuoi processi. Ma sarà molto utile anche per la creazione di un piano operativo del tuo team.

  • All’interno di ogni task hai diverse opzioni.
  • Subtask in cui suddividere le attività
  • Il membro a cui è stato assegnato il task
  • La scadenza del task
  • Pulsante Toggl per monitorare il tempo impiegato
  • Possibilità di allegare dei file da Dropbox, Google Drive o dal tuo PC
  • Inviare dei messaggi
  • Tag per assegnare delle etichette

Qualche idea per cui utilizzare Asana:

  • CRM
  • Selezione del personale
  • Piano editoriale
  • Preparazione di agenda per meeting
  • Creazione Piano Strategico e Piano Operativo
  • Organizzazione eventi
  • Lancio prodotto

L’utilizzo di Asana è molto intuitivo, se ti serve un manuale step by step consulta il sito come segue: https://asana.com/guide

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsAsana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali
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7 + 1 tools di project management per freelancer

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Mio progetto, progetto personale, progetto in collaborazione…quante volte al giorno sentiamo di parlare di progetti?

No, non solo in azienda ma ovunque! Perché ormai tutti abbiamo dei progetti…e ce ne sono fin troppi. Progetti che spesso finiscono nel dimenticatoio o non completati, per mancanza di tempo e di buona organizzazione.

Quindi parlare di project management ha senso anche per noi piccoli indipendenti, per freelancer e startupper.

Ma come è strutturato di solito un progetto?

Di qualsiasi progetto si tratti le fasi comunque sono sempre le stesse:

  • Avvio del progetto
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Chiusura del progetto

 

La fase decisiva dal punto di vista gestionale rimane il monitoraggio:

  • Gestione dei costi e tempi
  • Gestione della qualità
  • Gestione dei rischi
  • Gestione dell’approvazione
  • Gestione dei cambiamenti

 

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

Tra i numerosi vantaggi di un tool i più importanti sono:

  • Migliora la pianificazione
  • Favorisce la collaborazione virtuale
  • Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
  • Rintraccia i risultati
  • Monitora i rischi e cambiamenti
  • Da costanza e visibilità

 

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

 

Trello

Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori.

All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve:  puoi postare commenti per una risposta immediata, fai upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive.

Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

www.trello.com

Se vuoi approfondire di più su Trello leggi la mia guida.

 

Asana

Uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi.

Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

www.asana.com

 

Brown Boot Works

Sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria.

Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

https://brownbootsoft.com/over-eng/

 

Futuramo

E’ un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

https://futuramo.com/

 

Wethod

E’ particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice.

Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

http://www.wethod.com/

tool project management

OpenProject

E’ un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

https://www.openproject.org/

 

Process Street

Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente.

E’adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer.

Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

https://www.process.st/

 

Teamweek

E’ un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

https://teamweek.com/

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

 

Krisztina Fekecs7 + 1 tools di project management per freelancer
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