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I 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare

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Quando si tratta di mettere in azione la tua lista di cose da fare, ci sono un sacco di consigli a cui prestare attenzione. Ma quali sono i veri dati di fatto e quali invece sono semplici fantasie?

 

Ecco cinque miti sulla produttività che si dovrebbe imparare a non considerare così inamovibili a priori. O almeno a considerarli idonei soltanto dopo averli trovati veramente efficaci nella propria esperienza quotidiana di lavoro.

Qui di seguito sono raccolte le 5 frasi delle più frequenti, sulle buone pratiche da avere per essere più produttivi.

 

Mito 1: il multitasking è intrinsecamente negativo 

 

Sì, il concetto di saltare costantemente da una cosa da fare all’altra ha effetti sulla tua produttività. È importante notare, tuttavia, che il passare da un’attività a un‘altra non è la stessa cosa del multitasking.

Invece, il multitasking si basa sul concetto di fare più di una cosa alla volta. E ci sono alcune note positive nel praticarlo.

In questi casi, fare più cose contemporaneamente massimizza il tuo tempo e in molti casi migliora la tua performance. La chiave è che i compiti sono complementari piuttosto che concorrenti, richiedendo lo stesso sforzo cognitivo o tipo di concentrazione.

 

Mito n. 2: le persone mattiniere sono più produttive

 

Probabilmente hai sentito consigli come questo, ripetuti più e più volte: per avere una giornata produttiva, è necessario iniziare presto. Per trasformarti magicamente in una persona efficiente e mattiniera.

Niente naturalmente contro chi è mattiniero, ma non è necessariamente vero che ci renda più efficaci, almeno tutti i giorni.

Prendiamo per esempio uno studio condotto da scienziati dell’Università di Liegi in Belgio. La ricerca ha incluso 31 partecipanti, 15 dei quali si sono vantati di essere i nottambuli più importanti, mentre gli altri 16 si sono classificati come mattinieri.

Passando due notti in un laboratorio del sonno, i due gruppi hanno avuto differenze di circa quattro ore nei loro schemi di sonno. Ad esempio, se i mattinieri volavano fuori dal letto alle 7 del mattino, i nottambuli non si sono alzati fino alle 11:00.

Un’ora e mezza e 10 ore e mezza dopo i loro tempi di sveglia, i partecipanti hanno fatto un test di reazione della loro capacità di mantenere l’attenzione focalizzata mentre una risonanza magnetica ha misurato la loro attività cerebrale.

Nel test mattutino che si è verificato poco dopo la sveglia, non c’era una vera differenza tra i mattinieri e i nottambuli. Ma durante il test di sera? I nottambuli erano molto meno intontiti e avevano tempi di reazione molto più reattivi dei primi mattinieri. Quindi, in parole povere, chi si alza dopo può rimanere mentalmente sveglio più a lungo, prima di sentirsi esausto.

Per quanto riguarda la risonanza magnetica della funzione cerebrale, questa ha confermato tali risultati. Dieci ore e mezza dopo il risveglio, le persone mattiniere avevano un’attività cerebrale molto più bassa in regioni legate a funzioni come l’attenzione.

Anche alcune ricerche dicono che anche i nottambuli sono più reattivi nel corso della giornata. Uno studio diverso su 420 partecipanti ha rilevato che i nottambuli hanno superato i mattinieri in alcuni test di intelligenza, in particolare nella memoria di lavoro e nella velocità di elaborazione. E il vero colpo di scena? Quel risultato non cambiava anche quando i test venivano fatti nelle ore del mattino.

 

Mito n. 3: il modo migliore per battere una crisi è prendersi una pausa

 

Stai affrontando un blocco creativo da cui non vedi la via d’uscita e, se tieni conto dei molti dei consigli più ricorrenti, devi staccare per un po’ e ti vai a fare una passeggiata, lavori su qualcos’altro, o fai davvero qualsiasi cosa che ti distrae da ciò che ti fa sentire confuso.

Mentre ciò potrebbe farti sentire meglio, non è in realtà sempre il modo migliore per farcela. La scienza dice che il modo più efficace per arrivare dall’altra parte di un blocco creativo è fare la cosa che sembra impossibile: continuare a spingere per riuscire a sbloccarsi.

Secondo una ricerca della Kellogg School della Northwestern University, la perseveranza è tutto ciò che serve per approdare alle tue idee più grandi.

Durante lo studio, i partecipanti hanno analizzato idee creative (nella forma di piatti originali da servire durante la cena del Ringraziamento) durante due brevi periodi di tempo. Quando la prima parte di tempo si è esaurita, è stato chiesto loro di stimare quante più idee potevano generare durante il secondo periodo.

In media, i partecipanti si sono sottovalutati. Hanno predetto che potevano generare altre 10 idee durante quel secondo intervallo di tempo. Tuttavia, in realtà sono arrivati ​​più vicini a 15.

E la scoperta più interessante? Le idee erano anche molto più creative durante quel secondo blocco temporale.

 

Mito n. 4: togli di mezzo il lavoro inutile completando i compiti facili prima dei progetti complessi

 

Forse la maggior parte delle persone riempie l’inizio della sua giornata di lavoro con tutti i tipi di attività meno strategiche , come rispondere alle email e mettersi in contatto con i colleghi per esempio.

Si può immaginare che sia proficuo togliere di mezzo tutte quelle piccole cose per concentrarsi poi sul lavoro più grande che è il vero obiettivo per quel giorno. Un po’ come fossero le faccende di casa mentali.

C’è un fondo di merito a questa idea, dedicarsi alle attività meno strategiche per poi buttarsi a capofitto su quelle veramente decisive. Ma forse è sbagliato il momento temporale. Molti psicologi ed esperti affermano che in genere è molto meglio dare il via alla tua giornata con qualcosa di più grande e più significativo, o persino un compito che temi.

Probabilmente hai sentito parlare del modo di dire di “mangiare la rana”, che fa riferimento a una vecchia citazione di Mark Twain. Se inizi la tua giornata con qualcosa di veramente “indigesto”, puoi alimentare il resto del giorno sapendo che il peggio è dietro di te.

Infatti lo psicologo Ron Friedman, autore del libro The best place to work spiega che le prime tre ore dei nostri giorni lavorativi sono in realtà i momenti nei quali siamo più concentrati.

“Se finiamo per dilapidare quelle prime tre ore reagendo subito alle priorità di altre persone , che in definitiva è la segreteria telefonica o l’email, ci sarà sempre una lista di altre persone che richiedono il nostro tempo e che finisce per usare le nostre ore migliori e per non farci essere abbastanza efficaci come potremmo essere… “Friedman spiega in un Harvard Business Review Ideacast.

E ulteriormente, mentre ci spostiamo nel pomeriggio, sperimentiamo una diminuzione del funzionamento cognitivo. Quindi, affrontare il tuo lavoro più importante per prima cosa potrebbe essere solo il modo per una giornata lavorativa più produttiva.

 

Mito n. 5: essere produttivi significa ottenere tutto quello che c’è nella tua lista di cose da fare in un sol giorno

 

Quando immagini una giornata produttiva, che aspetto ha? Sfortunatamente per la maggior parte delle persone, è fin troppo facile confondere i termini “occupato” e “produttivo”.

Vogliamo una casella di posta elettronica vuota e una lista di cose da fare che sembri che sia passata attraverso un distruggidocumenti, come oggetto di vanto alla fine di una sessione di lavoro piena zeppa. Ma, sappi, questi non sono i veri indicatori dei tuoi livelli di produttività.

Certo, ti potresti sentire meglio se riuscissi a ridurre la posta in arrivo da 382 a 150, ma chiediti questo: è stato davvero l’uso più efficiente del tuo tempo? Oppure, sarebbe stato meglio dedicare quelle ore a fare progressi significativi su quella presentazione strategicamente importante che è imminente?

Quando si tratta di vera produttività, è importante ricordare la regola d’oro della qualità rispetto alla quantità. Se riesci a fare passi avanti su quel grande, allettante progetto che ti cade in testa, è altrettanto produttivo (probabilmente, ancor di più) come depennare 15 cose diverse dalla tua lista di cose da fare.

 

Alla fine si può giungere a una sintesi:

 

  • C’è un progetto grande o un’attività che ti preoccupa, puoi comunque accavallarla, nel corso della giornata, con altre attività senza però abbandonarla del tutto rispetto agli altri compiti.
  • E’ giusto qualche volta alzarsi presto per mettersi subito all’opera soprattutto se hai avuto un’idea migliorativa al progetto ma non è necessario farlo per forza tutti i giorni, per rimanere così reattivi tutto il giorno.
  • E’ forse meglio però buttarsi a capofitto subito nelle prime ore lavorative del mattino su quel tema che ti preoccupa di più o che è il vero obiettivo della giornata senza farsi distrarre dalle piccole attività o abitudini che puoi gestire in altri momenti.
  • Prima la cosa più strategica per te e poi il resto di tutte quelle attività che avevi in mente di fare oggi. Non devi fare tutto e l’individuazione delle priorità come scritto in altri articoli è decisiva. Ricorda “chi troppo vuole nulla stringe”.

 

La produttività è personale

 

Se sei desideroso di essere più produttivo, questa che hai letto può essere una giusta dose di consigli chiave necessari per dominare la tua giornata lavorativa, che non vogliono contraddire in pieno alcune regole che consideriamo oramai consolidate ma soltanto far aprire gli occhi su quanto sia rischioso far nostri alcuni preconcetti che poi nella realtà non funzionano.

Per quanto riguarda la tua produttività, tuttavia, è importante ricordare che la cosa più intelligente che puoi fare è applicare ciò che hai sperimentato che funziona meglio per te.

Sembra banale dire così, ma solo applicando delle pratiche poi scopri quali sono meglio per te. In tutta le esperienze della tua vita in fondo è stato così.

E d’altronde non si dovrebbe dare per scontato che sia necessario cambiare immediatamente marcia e cambiare approccio. Alla fine, se un metodo di lavoro ti aiuta a fare le cose, è davvero tutto ciò che conta per essere più produttivo.

Krisztina FekecsI 5 Miti sulla produttività più comuni da sfatare
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Pianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione

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La settimana scorsa ti ho parlato di analisi, per scoprire le tue abitudini nella gestione del tempo. Ma vediamo perché ci vuole una corretta pianificazione.

 

Il nostro cervello, estremamente sovraccaricato, tutto quello che può lo gestisce sulla base di automatismi. Questa modalità da pilota automatico ti fa gestire sempre nello stesso modo scorretto le tue giornate, ti fa perdere mesi lunghi senza mai aver fatto dei progressi.

Per correggere le abitudini limitanti, come spiegato nell’ articolo precedente, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

 

A questo punto sarai in grado di creare dei blocchi fissi sulla tua agenda a seconda della tipologia dell’attività.

 

Ma prendiamo qualche esempio di azioni più concrete che si possono fare:

  • Capire quale è il miglior momento per le attività di massima priorità
  • Raccogliere in blocco le microattività e quindi pianificarle nei momenti di calo di energie, ma anche subito dopo delle attività che invece normalmente generano emozioni negative
  • Pianificare il riposo in modo più strategico
  • Programmare delle giornate con delle attività di networking/incontri/formazione
  • Fissare le attività fisiche e avere un’alimentazione regolare

Con la creazione di blocchi fissi sarai in grado di pianificare anche gli appuntamenti, e non spezzare troppo le giornate.

 

Sicuramente desideri integrare delle nuove abitudini.

 

Questa è una procedura lunga e faticosa, ma vale la pena, perché non appena diventa automatica – ci vogliono almeno 3 settimane – riuscirai a impostare una vita più serena e sana senza fatica. Per facilitare questo processo puoi scaricare il mio tracker qui.

Prima di passare alla modalità di pianificazione dovrai analizzare e classificare le tue attività. Non c’è modo migliore che usare la matrice di Eisenhower o Covey. Di questo abbiamo già parlato, e in questo link potrai anche scaricare un form per creare la tua matrice personalizzata.

Se hai evidenziato le tua attività prioritarie deI quadrante 2 (come puoi vedere nell’immagine qui sotto) e nello stesso tempo hai capito quali sono i blocchi migliori per ottenere la massima focalizzazione il gioco è fatto.

Matrice di Covey

 

Ma guardiamo quali sono i due errori più diffusi: il NON PIANIFICARE e l’ IPERPIANIFICARE.

 

Come dice Stephen Covey:

“Dove non c’è un giardiniere, non c’è un giardino.“

Non pianificare vuol dire essere costretti a improvvisare e a farsi prendere dal panico nel gestire esclusivamente le emergenze e le urgenze, e a rimandare sempre le attività più importanti, quelle strategiche.

Mentre iperpianificare è una perdita di tempo e produce una strada non fattibile. Per affrontare le vie sconosciute del futuro dobbiamo creare una mappa, e lasciare che esse mostrino strade alternative, eventualmente migliori di quelle che abbiamo previsto noi.

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

 

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

 

Sono tanti i libri prodotti sull’importanza di avere degli obiettivi e di pianificare.

 

Eccoti un elenco di alcuni testi interessanti sull’argomento da consultare:


 

 

Se ti piacesse avere un percorso guidato alla creazione della tua pianificazione tailor made scrivimi cliccando qui.

 

 

 

Krisztina FekecsPianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione
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Capire dove e quanto tempo perdo, è possibile?

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Non è solo possibile, ma è la base di una pianificazione efficace. Per cui è indispensabile. Dovrai analizzarti con la massima sincerità, e poi di conseguenza correggere le abitudini cattive e sostituirle con quelle buone, ma anche costruire la tua strategia verso una buona gestione del tempo.

 

La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho,

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

 

 Con che mezzo faccio l’analisi?

 

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usa Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

 

 Cosa posso fare con Toggl?

 

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

 

 Come lo faccio?

 

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

 

 Cosa capirò?

 

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

 Per quanto tempo dovrò seguire l’analisi?

 

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

 

 Perché lo faccio?

 

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Se vuoi condividere con me il risultato della tua settimana di analisi, clicca qui.

 

Krisztina FekecsCapire dove e quanto tempo perdo, è possibile?
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Riorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart

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Sono due i casi principali in cui i servizi dell’Assistente Virtuale vengono considerati: il libero professionista o la piccola azienda cercano una soluzione flessibile e economica per gestire le loro attività operative oppure l’azienda più strutturata, in un periodo di grande intensità lavorativa, cerca personale in outsourcing per gestire le sue attività straordinarie. Per darti un’idea dei servizi possibili di un Assistente Personale Smart puoi leggere questo articolo.

 

In realtà esiste un’altra situazione in cui l’Assistente Virtuale può essere di aiuto: riorganizzare il proprio ufficio.

 

Lavorando in modalità smart working  hai la possibilità di sperimentare tante situazioni diverse e capire le procedure migliori per le piccole realtà. Una buona organizzazione parte anche dal metodo con cui si riordinano le idee e si definiscono gli obiettivi. Lavorare da remoto potrà sembrare ad un occhio superficiale più facile e comodo. Ma lo è solo quando si usano metodo e organizzazione rigorosi per poter affrontare questa nuova modalità di lavoro. Altrimenti si rischia di naufragare nel caos.

Guardiamo cosa può fare un’Assistente Personale Smart per aiutarti a riorganizzare l’ufficio.

 

Analisi attività

 

Analizzare le tue attività e quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

 

Procedure intelligenti

 

Per lavorare meno e meglio la cosa migliore è quella di creare e seguire delle procedure, perché in questo modo potrai ottimizzare ogni fase della tua attività, sarai più produttivo, compresi i tuoi collaboratori e avrai clienti più soddisfatti. Il flusso di lavoro che hai ritenuto più opportuno e affidabile sino ad ora potrebbe essere migliorato solo con qualche accorgimento o azione in più, per facilitare il tuo modus operandi secondo delle azioni prestabilite e sinergiche col tuo team di lavoro.

 

Gestione email intelligente

 

La gestione delle email prende ore alla tua vita ogni giorno, non può essere organizzata a caso e non puoi diventare schiavo della tua casella. Con una gestione pensata e più ottimizzata potrai tenere sotto controllo la situazione senza esser preso dall’ansia di leggere tutto o di aver dimenticato qualche e-mail.

 

Gestione calendario intelligente

 

Una buona gestione del tempo ti aiuterà ad affrontare ogni situazione della tua azienda con serenità, ogni settimana avrai le attività programmate e alla fine dell’anno potrai raccogliere i frutti del buon lavoro. L’agenda personale è il primo mattone su cui costruire la propria organizzazione. Ne beneficeranno anche i tuoi collaboratori.

 

Gestione del tempo con metodo

 

Con l’introduzione di alcune nuove e poche regole potrai ottimizzare tutte le attività del tuo business, potrai beneficiarne tu ma anche i tuoi collaboratori. Ricordati la gestione del tempo coincide con la gestione della vita. E’ un errore considerarle scisse e il metodo con cui le unisci è decisivo.

 

Nuovi strumenti smart

 

L’Assistente Smart può anche consigliarti tools già sperimentati e testati, per migliorare ulteriormente la gestione di tutte le attività sopra elencate. Tenersi aggiornati su quanto offre il mondo delle app e dei software è importante per avere strumenti utili ed efficaci al passo coi tempi.

 

Gestione del tuo team smart

 

L’introduzione dello smart working all’interno della tua attività potrà regalarti già il 15% in più di produttività secondo recenti stime, ma per questo serve preparazione e coordinamento. Anche se sei una piccola realtà potrai affrontare questo nuovo modo di lavorare e dare freschezza alla vita dei tuoi collaboratori per ottenerne maggiore produttività. Il mondo cambia e, se si può, facciamo che cambi in meglio!

 

Avere il tempo per gestire tutto con metodo e serenità, avere il tempo per la tua vita personale e per la tua famiglia potranno sembrarti delle cose impossibili, invece con l’aiuto della tua assistente smart capirai che è possibile. L’Assistente Personale Smart può aiutarti a cambiare la tua vita davvero.

 

Krisztina FekecsRiorganizza l’ufficio con l’Assistente Personale Smart
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Come avere un flusso di clienti costante?

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Pillole di Marketing relazionale

Se sei un imprenditore, un libero professionista oppure uno startupper uno dei tuoi problemi più importanti è trovare clienti nuovi, e possibilmente in modo costante.

L’errore più diffuso è lavorare sulla promozione e sul marketing solo nei periodi quando lavori poco, quando hai più tempo. Ti riconosci?

Chiaro che quando lavori su un progetto molto complesso oppure per tanti clienti contemporaneamente il tempo che rimane per la gestione delle attività amministrative e promozionali è veramente ridotto.

Ma se vuoi ridurre lo stress al minimo e avere un flusso di lavoro più costante, è inevitabile avere un metodo pensato! Ma anche avere consapevolezza di principi che sono radicati nei nostri comportamenti e a cui magari non si fa caso.

Come strutturare un processo di lavoro che ti regali continuità e quindi serenità nella tua vita da imprenditore?

Inizia tutto dall’analisi! Non posso non ripeterlo, adottare il metodo Eisenhower  è fondamentale, anche se si tratta di un’attività piccola. Se leggi questo mio articolo potrai anche scaricare la matrice per iniziare con la tua analisi.

Cosa è l’obiettivo?

Capire quali sono le attività che possono essere:

  • Eliminate
  • Automatizzate
  • Delegate

La delega ti cambia la vita, ma prima devi fare la pulizia. Non delegare mai un’attività che non serve, e non delegare mai un’attività che potrebbe essere automatizzata. Puoi usare per esempio Asana  per creare delle procedure per qualsiasi attività all’interno della tua organizzazione.

Con la delega invece potrai liberarti da ogni attività “ruba tempo” che può essere gestita da un’altra persona. Sì, perché non serve la tua esperienza, perché si tratta di un task ricorrente o semplicemente è qualcosa che non ti piace. Potrà sorprenderti quante ore (e di conseguenza soldi) potresti guadagnare semplicemente delegando delle attività. Ti ho preparato un Test veloce ma divertente, è un mio regalo per Te, basta cliccare qui!

Ma ora parliamo di marketing relazionale

Il marketing relazionale è un metodo che ti permette di ottenere referenze continuative e corrette. Continuative, perché crei un flusso costante. Corrette, perché i clienti che ti vengono referenziati sono del tipo che vuoi tu, il tuo cliente ideale.

Per mettere in moto questo metodo è fondamentale conoscere chi sono le tue fonti di referenze

Piccola premessa: queste fonti le conosciamo tutti e spesso le usiamo. Ma quel che fa la vera differenza è usarle in modo consapevole e creare un vero metodo basato su questi canali.

Questo l’ho imparato grazie a Barbara Boaglio, esperta in materia di Marketing Relazionale. La sua intervista rilasciata a KRYVA la puoi leggere qui. Consiglio di visitare il suo sito web, dove si può trovare tanti articoli interessanti, ma anche diversi eventi formativi a cui partecipare.

I clienti soddisfatti

Quasi tutti gli imprenditori e i professionisti dicono che i clienti sono la fonte primaria di referenze. I tuoi clienti sono un bacino prezioso che ti aiuta a mantenere un flusso costante, ma sono anche un’insidia.

I collaboratori

Spesso i tuoi dipendenti risultano una voce poco importante del flusso di lavoro in entrata. Lavorare sul coinvolgimento dei propri collaboratori ha un grandissimo valore: oltre a avere un team che lavora per i tuoi obiettivi, avrai anche un gruppo di venditori che parleranno della tua attività con passione sincera.

Persone i cui profitti dipendono dalla tua attività

Questa fonte raggruppa professionisti e attività che sono complementari a ciò di cui ti occupi, senza essere tuoi concorrenti. Questa può essere la migliore fonte stabile di segnalazioni e referenze per te!

Possono essere i tuoi venditori, i fornitori che ti procurano maggior materiale o servizi quando le tue vendite crescono. Ti consiglio di fare la lista dei tuoi fornitori e tenerli in mente per le prossime chiamate che farai.

Persone che, in passato, ti hanno inviato dei clienti

Possono essere di ogni tipo, anche famigliari. Queste persone probabilmente conoscono molto bene sia te che la tua attività. Più di ogni altra cosa: ringrazia! Tieni traccia di chi ti referenzia e ringrazia sempre.

Persone a cui hai procurato dei clienti

Persone di qualunque genere, dal tuo ristoratore preferito al fornitore di cancelleria.

Robert Cialdini in “Le armi della persuasione” parla in modo approfondito del principio di reciprocità e di come la sua nascita sia da cercare alla radice dell’umanità. Secondo questo principio l’uomo si sente in dovere di ricambiare un favore ricevuto e si sente subito in debito in maniera forte con la persona che lo ha fatto. Viene citato, per esempio, il sociologo Alvin Gouldner che affermò come tale regola sia comune a tutti i tipi di società umane, si tratta di uno degli schemi comportamentali istintivi della razza umana.

Questa teoria ti viene in grande supporto nella costruzione delle relazioni con le tue fonti referenziali: quando crei un contatto o favorisci un acquisto, nell’altra persona nasce un senso di debito nei tuoi confronti.

Persone con cui spendi i tuoi soldi

Più i tuoi affari vanno bene, più spendi (o investi). Questi individui, coinvolti nei tuoi investimenti, hanno un incremento dei loro profitti quando la tua azienda ha successo.

Componenti del tuo network professionale

Se fai parte di qualche organizzazione che si incontra per creare affari, le persone che la compongono sono un punto di riferimento per te.

Tramite l’analisi delle tue attività, la delega e il metodo basato sul marketing relazionale ritroverai il tempo necessario per lavorare su quei 20% delle tue attività che ti portano l’80% dei profitti.

Lavora meno, lavora meglio.

 

 

 

 

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Asana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali

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Lo ammetto…a me piacciono tantissimo le agende ma anche i vari tool che permettono di fare la pianificazione delle mie attività. Non importa se hai un’azienda o sei un libero professionista.

Tutto è diventato molto complesso, non è più un valore avere tutte le informazioni, mentre è indispensabile avere un sistema che ti permette di sintetizzare, pianificare, automatizzare e verificare i risultati.

 

Qualche settimana fa ti ho già parlato di tool di project management e ho pubblicato un articolo con più di 7 tool consigliati da me.

Sulla mia classifica Asana e Trello sono in cima, infatti qui(link) potrai leggere una guida semplice sull’uso di Trello.

Trello è molto semplice ma anche molto versatile, è adatto sia per liberi professionisti che per team, e sicuramente è adattissimo a chiunque si approcci la prima volta a questo mondo di project management.

Asana nonostante il suo layout molto chiaro e pulito, potrà sembrarti più complicato. Secondo me il suo vantaggio più rilevante è che puoi crearti delle procedure, il che è indispensabile per analizzare, eventualmente semplificare, eliminare o delegare delle attività.

Sicuramente dovrai investire del tuo tempo per creare le tue procedure, una volta fatte, ti porterà un enorme vantaggio!

Guardiamo cosa puoi ottenere con Asana dal punto di vista della Produttività:

 

  • Analisi delle tue attività
  • Numero ridotto di email
  • Maggiore consapevolezza sulla gestione del tempo
  • Possibilità di semplificare o eliminare delle attività
  • Avere un briefing già pronto per un eventuale collaboratore
  • Essere pronti alla delega efficace
  • Consapevolezza sui progetti su cui focalizzarsi

Inutile aggiungere che così avrai più tempo per il tuo business, per la tua famiglia, per le tue passioni e solo per questo potrai far crescere la tua attività!

 

Qualche informazione pratica:

 

  • Tool multiutente
  • GRATUITO fino a 30 utenti
  • Potrai usarlo da vari dispositivi
  • Si integra con Google Chrome, Slack, Toggl e Zapier (e con tanti altri)

Struttura:

 

  • Organizzazione
  • Team
  • Progetto
  • Task

L’organizzazione, quindi l’azienda, può avere all’interno diversi team, come può gestire diversi progetti, e i suoi membri potranno lavorare su diversi task.

E’ possibile lavorare con lo stesso account per un’organizzazione come per un progetto esterno.

I membri del team potranno avere impostazioni diversificate, seguendo il livello di responsabilità.

Dashboard:

 

Sulla tua dashboard hai sotto controllo la situazione a colpo d’occhio. Hai la possibilità di visualizzare tutte le conversazioni, il calendario ma chiaramente anche la lista delle tue attività.

asana-dashboard

Task:

 

Per pianificare bene un progetto, devi spezzettarlo, assegnare le varie micro attività e scadenze. Praticamente all’interno di un progetto puoi creare la procedura. Per le attività ricorrenti è indispensabile, perché solo così potrai snellire i tuoi processi. Ma sarà molto utile anche per la creazione di un piano operativo del tuo team.

  • All’interno di ogni task hai diverse opzioni.
  • Subtask in cui suddividere le attività
  • Il membro a cui è stato assegnato il task
  • La scadenza del task
  • Pulsante Toggl per monitorare il tempo impiegato
  • Possibilità di allegare dei file da Dropbox, Google Drive o dal tuo PC
  • Inviare dei messaggi
  • Tag per assegnare delle etichette

Qualche idea per cui utilizzare Asana:

  • CRM
  • Selezione del personale
  • Piano editoriale
  • Preparazione di agenda per meeting
  • Creazione Piano Strategico e Piano Operativo
  • Organizzazione eventi
  • Lancio prodotto

L’utilizzo di Asana è molto intuitivo, se ti serve un manuale step by step consulta il sito come segue: https://asana.com/guide

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

 

 

 

 

Krisztina FekecsAsana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali
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7 + 1 tools di project management per freelancer

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Mio progetto, progetto personale, progetto in collaborazione…quante volte al giorno sentiamo di parlare di progetti?

No, non solo in azienda ma ovunque! Perché ormai tutti abbiamo dei progetti…e ce ne sono fin troppi. Progetti che spesso finiscono nel dimenticatoio o non completati, per mancanza di tempo e di buona organizzazione.

Quindi parlare di project management ha senso anche per noi piccoli indipendenti, per freelancer e startupper.

Ma come è strutturato di solito un progetto?

Di qualsiasi progetto si tratti le fasi comunque sono sempre le stesse:

  • Avvio del progetto
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Chiusura del progetto

 

La fase decisiva dal punto di vista gestionale rimane il monitoraggio:

  • Gestione dei costi e tempi
  • Gestione della qualità
  • Gestione dei rischi
  • Gestione dell’approvazione
  • Gestione dei cambiamenti

 

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

Tra i numerosi vantaggi di un tool i più importanti sono:

  • Migliora la pianificazione
  • Favorisce la collaborazione virtuale
  • Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
  • Rintraccia i risultati
  • Monitora i rischi e cambiamenti
  • Da costanza e visibilità

 

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

 

Trello

Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori.

All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve:  puoi postare commenti per una risposta immediata, fai upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive.

Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

www.trello.com

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

SCARICA gratuitamente la mia GUIDA cliccando  QUI

 

 

Asana

Uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi.

Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

www.asana.com

 

Brown Boot Works

Sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria.

Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

https://brownbootsoft.com/over-eng/

 

Futuramo

E’ un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

https://futuramo.com/

 

Wethod

E’ particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice.

Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

http://www.wethod.com/

tool project management

OpenProject

E’ un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

https://www.openproject.org/

 

Process Street

Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente.

E’adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer.

Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

https://www.process.st/

 

Teamweek

E’ un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

https://teamweek.com/

Se volessi approfondire qualche dettaglio puoi contattarmi per una consulenza personalizzata.

 

Krisztina Fekecs7 + 1 tools di project management per freelancer
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