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Pianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione

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La settimana scorsa ti ho parlato di analisi, per scoprire le tue abitudini nella gestione del tempo. Ma vediamo perché ci vuole una corretta pianificazione.

 

Il nostro cervello, estremamente sovraccaricato, tutto quello che può lo gestisce sulla base di automatismi. Questa modalità da pilota automatico ti fa gestire sempre nello stesso modo scorretto le tue giornate, ti fa perdere mesi lunghi senza mai aver fatto dei progressi.

Per correggere le abitudini limitanti, come spiegato nell’ articolo precedente, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.

 

A questo punto sarai in grado di creare dei blocchi fissi sulla tua agenda a seconda della tipologia dell’attività.

 

Ma prendiamo qualche esempio di azioni più concrete che si possono fare:

  • Capire quale è il miglior momento per le attività di massima priorità
  • Raccogliere in blocco le microattività e quindi pianificarle nei momenti di calo di energie, ma anche subito dopo delle attività che invece normalmente generano emozioni negative
  • Pianificare il riposo in modo più strategico
  • Programmare delle giornate con delle attività di networking/incontri/formazione
  • Fissare le attività fisiche e avere un’alimentazione regolare

Con la creazione di blocchi fissi sarai in grado di pianificare anche gli appuntamenti, e non spezzare troppo le giornate.

 

Sicuramente desideri integrare delle nuove abitudini.

 

Questa è una procedura lunga e faticosa, ma vale la pena, perché non appena diventa automatica – ci vogliono almeno 3 settimane – riuscirai a impostare una vita più serena e sana senza fatica. Per facilitare questo processo puoi scaricare il mio tracker qui.

Prima di passare alla modalità di pianificazione dovrai analizzare e classificare le tue attività. Non c’è modo migliore che usare la matrice di Eisenhower o Covey. Di questo abbiamo già parlato, e in questo link potrai anche scaricare un form per creare la tua matrice personalizzata.

Se hai evidenziato le tua attività prioritarie deI quadrante 2 (come puoi vedere nell’immagine qui sotto) e nello stesso tempo hai capito quali sono i blocchi migliori per ottenere la massima focalizzazione il gioco è fatto.

Matrice di Covey

 

Ma guardiamo quali sono i due errori più diffusi: il NON PIANIFICARE e l’ IPERPIANIFICARE.

 

Come dice Stephen Covey:

“Dove non c’è un giardiniere, non c’è un giardino.“

Non pianificare vuol dire essere costretti a improvvisare e a farsi prendere dal panico nel gestire esclusivamente le emergenze e le urgenze, e a rimandare sempre le attività più importanti, quelle strategiche.

Mentre iperpianificare è una perdita di tempo e produce una strada non fattibile. Per affrontare le vie sconosciute del futuro dobbiamo creare una mappa, e lasciare che esse mostrino strade alternative, eventualmente migliori di quelle che abbiamo previsto noi.

 

Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.

 

Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.

Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!

 

Sono tanti i libri prodotti sull’importanza di avere degli obiettivi e di pianificare.

 

Eccoti un elenco di alcuni testi interessanti sull’argomento da consultare:


 

 

Se ti piacesse avere un percorso guidato alla creazione della tua pianificazione tailor made scrivimi cliccando qui.

 

 

 

Krisztina FekecsPianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione
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Capire dove e quanto tempo perdo, è possibile?

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Non è solo possibile, ma è la base di una pianificazione efficace. Per cui è indispensabile. Dovrai analizzarti con la massima sincerità, e poi di conseguenza correggere le abitudini cattive e sostituirle con quelle buone, ma anche costruire la tua strategia verso una buona gestione del tempo.

 

La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho,

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

 

 Con che mezzo faccio l’analisi?

 

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usa Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

 

 Cosa posso fare con Toggl?

 

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

 

 Come lo faccio?

 

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

 

 Cosa capirò?

 

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

 

 Per quanto tempo dovrò seguire l’analisi?

 

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

 

 Perché lo faccio?

 

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Se vuoi condividere con me il risultato della tua settimana di analisi, clicca qui.

 

Krisztina FekecsCapire dove e quanto tempo perdo, è possibile?
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