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Quando non serve l’Assistente Virtuale

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Ho sempre scritto dell’Assistente Virtuale per consigliarne la collaborazione in diversi contesti lavorativi.

Ma questa volta credo che sia giusto anche indicare in quali casi è bene non avvalersi dei suoi servizi per non andare incontro a delusioni.

Ci sono infatti alcuni casi negativi dove già in partenza si rischia di non poter avvantaggiarsi della collaborazione con un Assistente Virtuale.

Cosa pensano le persone che NON hanno bisogno di una Assistente Virtuale?

 

Uno di questi è quando si è convinti di poter far tutto, senza bisogno di aiuto esterno, avvalendosi solo delle proprie forze e soprattutto delle proprie conoscenze, credendo che solo noi conosciamo il modo giusto per svolgere precisi compiti.

Altro caso quando siamo fermamente convinti di non potersi fidare degli altri, con la certezza che alla fine saremo traditi sul più bello dai collaboratori nel momento più difficile. Il problema quindi è quello della difficoltà di delegare per mancanza di fiducia.

Ulteriore esempio è quello di chi pensa che “chi fa da se fa per tre”, come dice il proverbio. In questo caso si considerano probabilmente solo le criticità iniziali di una collaborazione, quando questa deve ancora “carburare” prima di dare dei risultati e si crede che ogni attività parta meglio se la svolgiamo noi stessi in prima persona, perché solo noi conosciamo bene come fare.

Anche se credo che alla lunga questo ultimo caso porti le persone a cambiare idea nel corso del tempo, dopo aver accumulato stanchezza e mancanza di tempo.

 

Cosa succede a chi non riesce a delegare?

 

Come anticipato, nell’ultimo esempio dei casi di chi non dovrebbe usufruire di un Assistente Virtuale, ci sono naturalmente aspetti negativi che condizionano lo svolgere il proprio lavoro e non solo.

Innanzitutto il business si blocca, dal momento che il tempo per poter far tutto da soli si accorcia invece di aumentare.

Così si creano ritardi e blocchi tali da compromettere non solo l’intero processo di lavoro ma neanche la parte più strategica della attività, che chiaramente in momenti di pressione o urgenza viene messa da parte per seguire la contingenza.

Di conseguenza nemmeno il fatturato crescerà, creando squilibri per il futuro dell’azienda o dell’ufficio, senza più margini di investimento per il miglioramento della struttura organizzativa o dell’ambiente di lavoro.

Altro risvolto negativo è il progressivo esaurimento mentale a cui si arriva quando si accumula troppa mole di compiti senza un piano operativo chiaro e pianificato. La troppa fiducia nei propri mezzi è sempre surrogata in qualche modo anche dai risultati raggiunti nel passato, ma a quale prezzo in termini di salute e di stress accumulato?!

Il punto, infatti, è questo, abbiamo avuto successo con un certo metodo e così continueremo, secondo la nostra zona comfort delle nostre abitudini, a discapito però di un logorio che si trasporta negli anni e di cui ci accorgiamo solo quando ci presenta il conto.

E infatti il famoso work – life balance diventa no life only work. Altro caso di cui spesso non si realizza a pieno il peso sulla propria vita, cioè il fatto di non avere vita privata o affettiva cui dedicarsi, ma solo lavoro su lavoro, credendo che sia l’unica cosa che valga.

Sappiamo che per alcuni è una fuga da situazioni in cui non si sentono a loro agio o che non considerano basilari (famiglia, tempo libero, interessi etc.) e cercano un rifugio comodo in cui attaccarsi all’alibi del “non c’è nulla di più importante del lavoro”.

Ma, proprio per questo, la fuga non è mai una buona strategia ma solo un rimando dell’affrontare in faccia la realtà, quella che ci dice che oberarsi solo di lavoro porta a un inaridimento della propria umanità.

 

Non è questo che vuoi?

 

Arriviamo quindi al punto nodale: è questo quello che vogliamo?

Se credi di no, ci sono alcune azioni che puoi intraprendere per migliorare la propria condizione di professionista, e tentare di sbloccare finalmente la figura da solopreuner che oramai impersoni da tempo.

Per poter sapere se e cosa delegare, quali priorità individuare e seguire, ti sottopongo questa lista di pratiche presenti dentro il mio kit delega, preparato appositamente per capire come partire con l’arte della delega:

Mini tutorial per le analisi delle attività e per la gestione delle priorità

  • Form con lista delle attività e matrice per analizzare le tue priorità
  • Tracker delle nuove abitudini
  • Form con lista delle attività da delegare
  • Form con la lista delle attività da non fare
  • Calcolatore per capire quanto tempo e soldi puoi guadagnare delegando
  • Lista di esempi di attività che possono essere delegate
  • Vademecum per la preparazione della delega efficace

 

Quindi se vuoi applicarti in poco tempo e con pochi esercizi ti invito a scaricare il mio KIT DELEGA gratuito!

 

Kit delega

 

 

Krisztina FekecsQuando non serve l’Assistente Virtuale
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Come far crescere la tua Startup collaborando con un’Assistente Virtuale

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Muoversi nel mondo degli affari, brutalmente competitivo,  non è un gioco da ragazzi! Se avete appena iniziato, gli scenari di apprendimento e le tendenze diventano la massima priorità.

In realtà, è necessario avere abbastanza tempo a disposizione per entrare in possesso delle tendenze del mercato. Ora, la domanda è come ottenere il “tempo adeguato” per esplorare e comprendere la sfera di business in continua evoluzione.

 

Se avete appena iniziato o siete in procinto di portare il vostro business a un livello successivo, sfide nuove e impreviste appaiono continuamente. È sempre necessario stare sull’allerta per gestire queste sfide e portarle avanti, insieme alle operazioni di routine, senza sforzo. La collaborazione di un assistente virtuale può creare finestre di tempo per consentire di tornare al core business della propria attività.

 

In una tale situazione avreste certamente bisogno di una “mano amica”, che possa prendersi cura delle attività che sembrano banali ma sono importanti . Un assistente virtuale  che si occuperebbe in modo efficace delle attività operative e  amministrative.

Ma quali sono le priorità nella gestione di queste attività secondo le startup innovative e i giovani imprenditori ? Flessibilità-Convenienza-Motivazione-Produttività.

Se avete avuto un’ idea ma dovete ancora fare il vostro business plan e creare il vostro team (e quindi sviluppare ancora la vostra idea) probabilmente penserete che all’inizio potreste fare tutto da soli. In realtà solo perché potete fare qualsiasi cosa non vuole dire che dovete fare tutto. Sono convinta che uno dei primi collaboratori della vostra attività dovrebbe essere l’assistente virtuale perché solo in questo modo riuscireste a mantenere il focus sulle attività che necessitano della vostra creatività ma innanzitutto sulle attività che poi fanno veramente crescere la startup.

Le startup spesso lavorano come team virtuali  quindi conoscono bene i vantaggi del remote working, mentre le aziende più strutturate hanno iniziato da poco a prendere in considerazione di integrare al loro interno anche collaboratori esterni o dare la possibilità ai propri dipendenti  di passare  al lavoro in modalità remota. I vantaggi per una Startup sono indiscutibili, ma in realtà anche le grandi aziende dovrebbero assumere assistenti virtuali per aumentare la loro produttività.

Dopo le tasse da pagare, la spesa che preoccupa di più gli imprenditori sono i costi dell’assunzione. Potrete risparmiare non poco collaborando con dei freelancer , quindi anziché sostenere le spese dell’assunzione aumentare le spese detraibili. Se volete capire quanto tempo e quanti soldi potete guadagnare delegando delle attività, vi propongo un calcolatore veloce ma assai sorprendente!

Le attività da delegare possono essere davvero tante, ma all’inizio della collaborazione bisogna superare il problema della fiducia, “posso fidarmi di un collaboratore virtuale?“ Assolutamente sì, ma serve tempo e energia per impostare la modalità di collaborazione e di comunicazione.

 

Per ottenere di più da una collaborazione con un Assistente Virtuale seguite la seguente checklist:

  • Superate la fase dei dubbi creando una lista di vantaggi e svantaggi, e usate il mio calcolatore
  • Create la vostra matrice della delega
  • Definite i canali di comunicazione e i software di supporto
  • Scegliete l’assistente virtuale seguendo la vostra procedura di ricerca
  • Adottate la gradualità per alimentare la fiducia e la motivazione
  • Condividete i vostri obiettivi, delegate con il risultato in testa!

 

Le Startup sono come i neonati; hanno bisogno di cure costanti e si deve dare tutto se stessi per alimentarla. Al fine di prestare maggiore attenzione sulle aree delle proprie competenze, passare la responsabilità di non-core a un Assistente Virtuale è un compito cruciale ed è il modo migliore.

Quali sono le attività da delegare con urgenza nella tua startup?

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