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Come gestire lo stress da rientro dalle vacanze con la pianificazione

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Senza relax non potrai mai mantenere il focus per tanto tempo, cioè non riesci a lavorare bene, ma senza lavoro non puoi fare (probabilmente) le vacanze. E questo purtroppo è così per quasi tutti.

Ma anche questa volta ci viene d’aiuto la pianificazione!

Essendo in luglio chiaramente parliamo delle vacanze estive più lunghe, ma in realtà il concetto è valido anche per le toccata e fuga durante l’anno.

Se sei imprenditore hai la fortuna di poter pianificare le proprie ferie, sempre se il tuo business non ha stagionalità e se sei abbastanza organizzato. Uno stacco totale o quasi serve per tutti, ma è chiaro che essendo tu il capo devi gestire in anticipo tutti i settori della tua attività, personale compreso. Quindi quando parliamo di pianificazione non parliamo chiaramente della navigazione su booking… 😉

Per scegliere il periodo migliore, devi prendere in considerazione diversi criteri, tra cui l’andamento del tuo business, e il tuo livello di energia. Senza i riposi regolari (pianificati) non potrai mai essere produttivo.

L’effetto positivo delle vacanze scompare in poche ore, se il rientro è gestito male. Rientri al lavoro con l’ansia di avere troppo da fare, e entri nel classico frullatore del “non so da che parte iniziare”.

Togliere i pensieri fastidiosi dalla testa e rientrare al lavoro in modo tranquillo è possibile, se hai una pianificazione completa, anche per il post vacanze.

Per la prima settimana devi considerare le urgenze, e le priorità dell’operatività, ma tutto questo con un ritmo non frenetico. E’ inutile iniziare il primo giorno con 16 ore di lavoro e buttare via i benefici delle vacanze.

Ma è possibile? Sì, se fai la tua pianificazione prima di partire!

Ecco alcuni consigli

 

  • Dovrai fare una lista delle cose da fare al rientro e spalmarle durante la prima settimana. Lasciando abbastanza spazi per le emergenze e le urgenze.
  • Ricordati di mantenere le buone abitudini delle vacanze, continua una vita sana, con alimentazione corretta e attività fisica regolare.
  • Evidenzia le ore migliori dal punto di vista energetico e pianifica le attività più complesse di conseguenza.
  • Tieni ben presente le tue priorità e le attività più redditizie.
  • Fatti aiutare, magari è arrivato il momento di delegare, per poter aumentare le entrate del tuo business. Non sai come iniziare? Scarica il mio kit gratuito!

 

Kit delega

 

Se rientri al lavoro e sai già con quali lavori devi iniziare, senza perdita di tempo per pensare a tutte le cose da fare, e hai la certezza che entro la fine della settimana potrai evadere tutti i lavori, riuscirai a mantenere la calma, dare il massimo al lavoro e nello stesso tempo prolungare l’effetto rigenerante delle ferie.

Ti svelo un piccolo segreto: più organizzato sei, meno le emergenze si fanno sentire durante le vacanze e nei primi giorni di rientro!

 

 

 

Krisztina FekecsCome gestire lo stress da rientro dalle vacanze con la pianificazione
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Come delegare efficacemente

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Saper delegare è una delle competenze fondamentali per un management efficace. 

Il quale è stato definito

la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori

Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

Ecco alcuni punti che credo possano aiutare chi è in procinto di delegare delle proprie attività ad altri, e più specificatamente, a un assistente virtuale.

 

Procedura e lista obiettivi

 

Siamo arrivati a un’altra fase importante, una volta fatta la lista delle attività da delegare, come descritto nell’articolo precedente del mio blog, cioè la definizione di una procedura da seguire per te e per i tuoi colaboratori e la stesura degli obiettivi. Difatti l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Occorre predisporre una procedura con le varie fasi secondo cui si svolge un’attività, anche se sembra semplice e scontato per te, conviene sempre redigerla al fine di facilitare i collaboratori che così non devono consultarti passo passo durante l’esecuzione dei loro compiti ma riescono ad avere indipendenza e idee chiare su cosa fare.

Riassumendo:

  • Identifica i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che desideri esternalizzare
  • Stabilisci priorità delle attività individuate e crea una sequenza o una pianificazione per la loro delega
  • Crea alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

Il passo successivo, come detto, è la definizione degli obiettivi, dei traguardi da raggiungere, piccoli o grossi che siano. Se, infatti, deve essere chiaro cosa fare, deve essere ancor più chiaro per cosa lo si fa. Senza dover mettere pressione su chi collabora con te ma cercando di condividere le mete da raggiungere insieme, stimolando e motivando al tempo stesso.

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / collaboratore; mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione, ad esempio, del Virtual Assistant e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare, prima che le difficoltà iniziali possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

  • Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
  • Sarai più in grado di trovare un VA che combaci bene con le tue esigenze
  • Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
  • Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti. Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un VA.

 

Colloqui

 

Mettiamo ora che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarti attorno anche online.

Fai delle ricerche sul web con google, trova delle persone per questo tipo di attività, e prima di tutto controlla il loro curriculum, le loro esperienze. Vai sul loro sito per vedere che impressione ti da. Devi trovare una professionista, ma anche una collaboratrice di cui hai la piena fiducia. La cosa migliore è andare su Linkedin per dare un’occhiata al loro curriculum. Vai a leggere eventualmente anche la loro pagina facebook, poi fai le tue valutazioni. Se hai messo sulla tua lista 2-3 possibili candidati, puoi contattarli per avere la tua offerta personalizzata.

Devi essere preparato, quindi fai una lista con delle tue domande, con delle attività che secondo te potrebbero essere svolte dalla Tua Assistente Virtuale. Dovrai chiarire anche sulla base delle tue esigenze le ore di lavoro mensili previste, di conseguenza il tipo di contratto e le modalità di pagamento.

Ora cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni. Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione. Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la modalità virtuale.

Poi le cose sono cambiate, ho capito che con gli strumenti offerti dal web, per questo tipo di attività, tutto è diventato più semplice, addirittura spesso in modo gratuito. Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il contatto diretto. L’unica differenza è che in modalità remota è tutto molto semplice, veloce e economico.

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype Zoom, entrambi gratuiti e semplicissimi.

Ti consiglio di fare almeno tre colloqui, cioè di non fermarti ai primi due che magari non ti danno una media esatta sulle competenze e capacità che vuoi trovare.

 

Contratto

 

Dopo avere scelto la persona è molto importante, per entrambi le parti, avere un contratto di collaborazione. E’ il primo passo per costruire una lunga partnership basata sul rispetto e sulla fiducia.

Stabilire le regole da seguire è fondamentale ma creare le basi di un rispetto reciproco e garantito è altresì decisivo. E un contratto non è solo la garanzia contro aspetti negativi di una collaborazione ma una stesura dei patti chiari con cui creare una prima fiducia e rafforzarla nel prosieguo del rapporto di lavoro. Oltre che come tutela della privacy di ciascuno.

Se sai già come fare, hai un format conosciuto per redigere il contratto puoi procedere altrimenti ti consiglio di registrarti su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro.

 

Comunicazione

 

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti.

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale. Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro della tua squadra presente fisicamente.

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea. C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsAppTelegram e Slack. Tutti sia versione desktop che app.

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Metodologia e condivisione dei dati

 

DI QUALSIASI PROGETTO SI TRATTI LE FASI SONO COMUNQUE SEMPRE LE STESSE:

  • Avvio del progetto
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Chiusura del progetto

LA FASE DECISIVA DAL PUNTO DI VISTA GESTIONALE RIMANE IL MONITORAGGIO DI:

  • Costi e tempi
  • Qualità
  • Rischi
  • Fase di approvazione
  • Cambiamenti

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

TRA I NUMEROSI VANTAGGI DI UN TOOL I PIÙ IMPORTANTI SONO:

  • Migliora la pianificazione
  • Favorisce la collaborazione virtuale
  • Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
  • Rintraccia i risultati
  • Monitora i rischi e cambiamenti
  • Da costanza e visibilità

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ ufficio; in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. Questo spesso è il punto critico, potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione.

Ma sappi che c’è la soluzione. Il tool LastPass da la possibilità, oltre a memorizzare e creare delle password sicure, anche di condividere le tue password con il collaboratore senza averle comunicate!

Per creare il vostro ufficio virtuale la cosa più semplice è usare Google Drive. Avrai già un profilo Google, quindi hai già anche Google Drive. Potrai creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque, come potrai creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

Basta condividere la cartella con il collega, e in questo modo si potrà lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file senza mai perdere un aggiornamento.

Se non hai un profilo Google, potrai usare anche Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo sulla cartella Google Drive, potrai utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

  • Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori.All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve:  puoi postare commenti per una risposta immediata, fai upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive.Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

www.trello.com

Se vuoi approfondire di più su Trello leggi la mia guida.

  • Uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi. Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

www.asana.com

  • Sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria. Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

https://brownbootsoft.com/over-eng/

  • E’ un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

https://futuramo.com/

  • E’ particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice. Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

http://www.wethod.com/

  • E’ un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

https://www.openproject.org/

  • Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente. E’adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer. Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

https://www.process.st/

  • E’ un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

https://teamweek.com/

Ma un altro aspetto molto importante sia di fiducia che di pratica è la registrazione delle ore lavorate.

In azienda ti vengono registrate le tue presenze (mica le attività lavorative) con il badge. In modalità virtuale invece il tuo collaboratore userà un time tracker software per registrare le attività. Per ogni task una voce, con report esportabili. Io per questo uso e consiglio Toggl.

Tutti questi consigli ti potranno convincere di come sia possibile fare molte cose da remoto e quindi ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero su come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se parti da zero essendo abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

Queste applicazioni o software sono semplici (oramai di veloce apprendimento nel loro uso) ma decisive, perché ti facilitano operazioni per cui già ti stavi chiedendo come inventare un sistema di gestione della comunicazione e della condivisione col tuo cliente.

Se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo questi strumenti ti aiuteranno in poco tempo a gestire la condivisione delle attività col tuo collaboratore, creando un rapporto più immediato e efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

 

Lasciare andare.

 

Questa è veramente la prima questione da porsi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo, dei tuoi compiti e dei tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sarebbe così difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

La delega delle attività non è facile per tutti. Infatti, alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. Invece ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene. Queste delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.

 

Piano per il tempo recuperato

 

Un aspetto che forse hai trascurato e che bisognerebbe iniziare a considerare è un piano per il tempo che si guadagna delegando. Si pone tutto in termini di produttività e raggiungimento degli obiettivi ma resta anche uno spazio temporale dentro cui investire il meglio per la propria vita lavorativa e privata.

La creazione di un piano di attività può sicuramente aiutarti, definendolo secondo le priorità tue più intime che hai trascurato e mettendolo in pratica con una programmazione che si incastri definitivamente dentro quella settimanale , senza alibi e senza procrastinazioni.

In questo caso un agenda personale in cui segnare le attività quotidiane può aiutarti, ponendo però anche degli obiettivi settimanali e mensili con cui poi confrontarsi al momento del riassunto della attività svolte.

Un monitoraggio accurato di quello che hai fatto effettivamente ti aiuta nel rispettare e sfruttare al meglio il tempo in più guadagnato.

 

SCARICA gratuitamente il mio Kit di delega QUI

 

Kit delega

 

 

Krisztina FekecsCome delegare efficacemente
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Come capire cosa delegare?

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La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli e poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo. Delegare sarà parte integrante di questa gestione.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho, 

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

Analisi delle attività

Come prima pratica conviene procedere a un’analisi delle attività che si svolge per capire cosa si può e si dovrebbe delegare e dove poter concentrarsi più proficuamente.

Ma con che mezzo si può fare l’analisi?

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usare Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

Ma cosa si può fare con toggl?

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

Come lo si fa?

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

Cosa si scopre?

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

Per quanto tempo si deve seguire l’analisi?

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

Ma perché lo si fa?

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

La definizione delle priorità

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa e non sugli obiettivi veri.

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti potrà aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

  • Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
  • Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
  • Automatizza e delega le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederai: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché avrai dei processi più fluidi.

I punti chiave da fissare

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, si arriva ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’ “Arte della delega”:

  • Inizia a delegare  con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti  aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che , come  leader, devi sbrigare.
  • Quando  deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che si sta cercando? Lascia l’opportunità che i tuoi compagni di squadra lavorino su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo si da qualcosa da festeggiare, ma si è anche dato a loro un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
  • Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
  • Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader  che tutti vorranno seguire.
  • Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’ 80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

Vuol dire che ti puoi liberare dall’ 80% delle attività che stai seguendo, ti dedichi a quel 20% di restanti e comunque continui a guadagnare.

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

Il metodo migliore per trovare queste “bestie” è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dll’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice, non ti piace, c’è pure chi può fare meglio di te! E’ da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico che quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

 

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Krisztina FekecsCome capire cosa delegare?
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Parola dell’anno: delega

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Se hai lavorato sulla pianificazione del 2019 magari hai scelto la tua parola dell’anno, la quale sarà il punto di focus dell’anno.

Questa parola probabilmente non è la delega, ma potrebbe essere crescita, leggerezza, esplorazione, avventura e così via.

Cosa c’entra quindi la delega? Forse perché la delega potrebbe essere il primo passo verso il tuo obiettivo e verso la tua parola dell’anno.

Mi spiego meglio. Se vuoi far crescere la tua attività devi iniziare a delegare, se vuoi ottenere più leggerezza, devi creare del tempo per le cose che ami fare, quindi devi imparare a delegare, se ti serve tempo per esplorare nuovi settori e business, devi imparare a delegare, se hai deciso di girare il mondo con una sola valigia, devi trasformare il tuo business in un’attività non dipendente da te, quindi devi imparare a delegare.

Ma facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire cosa succede nel mondo del lavoro e nel business.

Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, più di una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati (erano il 36% un anno fa).

A queste, bisogna aggiungere un ulteriore 2% che ha realizzato una qualche iniziativa informale e l’8% che prevede di introdurre progetti nel prossimo anno, per cui complessivamente circa due grandi aziende su tre stanno già sperimentando una qualche forma di Smart Working.

Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. È quanto emerge dal sondaggio su un campione di 183 imprese con più di 250 addetti.

Come vedrai dalla tabella sottoriportata lo smart working e il settore digitale vanno a pari passo, è sempre più evidente che si tratta di una rivoluzione vera del mondo di business, e di una rivoluzione da non fermare nel mondo del lavoro.

La delega diventa il punto critico del nuovo sistema, indipendentemente che si tratti di aziende strutturate, o di piccole realtà. Senza imparare a delegare in modo efficace e intelligente non sarà possibile creare e mantenere un sistema flessibile, liquido, cioè smart.

La delega è una delle competenze manageriali più importanti ma ignorata da molti, imperniati dalla falsa certezza che se ci si occupa in prima persona di tutte le attività queste saranno portate a compimento meglio e presto.

 

Sappiamo che non è così, soprattutto dalle esperienze in aziende dove il lavoro in team è la prima buona pratica da seguire se si vuole ottenere risultati in maniera efficiente.

E guidare una squadra non vuol dire controllare tutto e tutti ma affidarsi alla singole competenze facendole lavorare e responsabilizzandole oltre che dedicarsi alla formazione di nuove skill se ce ne fosse bisogno.

Si tratta di una nuova forma di leadership.

Tramite un attenta supervisione e un check mirato sul processo lavorativo il delegare mira a dare priorità alle attività strategiche e a affidare a professionisti compiti dove magari la competenza altrui può dare un valore aggiunto.

Se non deleghi freni la crescita del business.

Non è una frase così scontata.

Il potersi dedicare al proprio core business con più tempo sapendo che qualcuno (di cui chiaramente ti puoi fidare) sta svolgendo per te compiti meno strategici ma altrettanto importanti come l’amministrazione, la segreteria, la gestione dei social media, il marketing etc. da una tranquillità e un appagamento che difficilmente troverai occupandoti di tutto in prima persona, perché sarai sempre affannato e occupato con scarsa efficienza.

Nella delega ci sono dentro svariati aspetti che possono far evolvere di per se il proprio lavoro, come l’uso di nuovi software e applicazioni per la gestione e l’organizzazione delle attività, lo smart working ampiamente citato prima e oramai possibile con i sistemi hardware disponibili e i molteplici modi di comunicare, la collaborazione con figure professionali specializzate, l’andare oltre un ambiente fisico di lavoro fisso, ove possibile, che permette di evitare i tanti disagi (come per esempio il dover timbrare un cartellino in tempo dopo un’ora di traffico).

E’ chiaro che non tutti possono applicare quanto scritto sopra, ma certo è che la delega, sia in casi di grandi strutture che in quelli di piccole realtà può dare un impulso notevole e insperato al processo lavorativo.

Fidarsi e affidarsi sono due verbi su cui la diffidenza agisce pesantemente ma una volta cacciata questa, insieme alla zona comfort delle tue abitudini, l’arricchimento che si ottiene, non solo materiale ma intimo della tua persona, non ti farà più abbandonare la pratica della delega.

Il mese di gennaio sul mio blog sarà infatti dedicato all’arte di delegare: cosa, come e a chi delegare.

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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è l’Assistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

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Chi è e chi non è l’Assistente Virtuale

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Avete sentito parlare del libro di Tim Ferriss che parla dell’Assistente Virtuale? Vi siete imbattuti negli assistenti virtuali/bot che vengono fuori dai risultati dei motori di ricerca e ora vi sentite confusi perché non capite di quale servizio si tratta?

 

Vi spiego chi è e cosa fa la vera Assistente Virtuale !

A me piace definire così l’Assistente Virtuale:
Regala tempo a liberi professionisti, PMI e startupper, offrendo servizi di supporto professionale, così da permettere loro di far crescere il business. Mette a disposizione di piccole realtà lavorative le proprie conoscenze e esperienze per aiutarle a delegare le attività meno produttive, a concentrarsi sul business, a comunicare una migliore immagine e a liberarsi dei costi fissi.

Che vantaggi avrete collaborando con un’Assistente Virtuale?

Sempre più professionisti, PMI e Startup si rivolgono al servizio di assistente virtuale, perché è come avere una segreteria qualificata, ma la paghi solo quando ti serve e a lavoro effettuato.

È una soluzione ideale per le piccole e medie aziende, che non hanno un servizio interno di segreteria ma hanno bisogno di una persona altamente qualificata per svolgere le loro attività quotidiane in un medio lungo periodo o in momenti di picco lavorativo dove c’è necessità di aumentare il numero dei collaboratori per smaltire attività meno strategiche ma comunque obbligate.

Il vantaggio macroscopico è il risparmio di tempo per potersi dedicare al proprio business ma nello stesso tempo l’acquisizione di un’immagine più professionale.

Kryva, in particolare, offre il 60% di risparmio rispetto ai costi di un’assunzione, facendosi pagare solo per il lavoro effettuato, sulla base di tariffe orarie o pacchetti.

Non c’è da gestire le problematiche del personale. Potete avere la vostra Assistente Virtuale per ore stabilite o periodi limitati secondo le tue necessità, oppure come collaboratrice fissa con contratti vantaggiosi semestrali e annuali.

 

Qualcuno potrà chiedersi:

Ma cosa può fare un’Assistente Virtuale per me e per il mio business?

 

Avere a disposizione un’Assistente Virtuale può cambiare la vita. Non c’è enfasi gratuita in questo modo di dire.

Se si inquadrano bene le attività che fanno perdere del tempo e si realizza quanto siano poco strategiche ma allo stesso tempo necessarie per il proprio lavoro allora questa frase diventerà necessità e realtà.

Con molta professionalità e serietà l’Assistente Virtuale si prende cura di tutte quelle attività che possono essere delegate, mentre il cliente può occuparsi dello sviluppo del suo business.

Ci sarà più organizzazione e più tempo sia per il lavoro che per la vita privata e la giornata sarà più produttiva. Nel nostro caso, l’esperienza e la competenza di Kryva si esprimono sotto forma di disciplina, correttezza, organizzazione e rispetto dei tempi.

 

Ci sono anche grandi vantaggi economici, pagando solo per il lavoro effettivo (tariffe orarie o pacchetti), liberandosi dai costi fissi di un ufficio e di personale dipendente.

Non si deve pagare le ferie, le malattie, gli straordinari, la tredicesima ed il TFR. In più c’è il risparmio sui costi fissi per mantenere un ufficio e l’acquisto degli strumenti necessari come PC, internet e telefono.

Un vantaggio notevole è quello di potersi affidare, anche solo temporaneamente per il periodo che serve, a professionisti che possono affiancare una struttura, se già esistente, in una fase delicata di grande mole di lavoro, magari capitata all’improvviso per l’arrivo di nuove commesse simultanee.

Momenti in cui si potrebbero creare tensioni e spreco di tempo tali da danneggiare l’avanzamento delle nuove urgenti attività.

 

Nello stesso tempo si può dare un’immagine più professionale, aspetto molto importante nel mondo del business. Innanzitutto facendo vedere un’organizzazione operativa e amministrativa che trasmette senso di efficienza ai clienti e ai committenti.

Ad esempio, un desk virtuale di smart office o di segreteria operativa per eventi può aumentare lo spessore professionale all’occhio del cliente che così ha un motivo in più fidelizzarsi alla tale azienda, tal ufficio o libero professionista.

 

Poi la gestione di attività finora mai considerate o poco assiduamente frequentate come la presenza su internet tramite un sito, un blog o dei profili social che possono aumentare sensibilmente la propria immagine e convogliare l’interesse di nuovi clienti anche tramite un business diretto come l’e-commerce.

Ma per far questo ci vuole organizzazione, costanza e metodo secondo una calendarizzazione puntuale delle pubblicazioni e delle informazioni o delle campagne di comunicazione che si desidera attivare.

Kryva, nella fattispecie, offre la gestione di questo tipo di servizio usando metodi e software di ultima generazione e creando una perfetta sincronizzazione tra sito web, blog e profili social.

 

Se qualcuno avesse difficoltà a pensare alle attività che un VA può affrontare per il proprio lavoro, può iniziare subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Potete usare questa lista per dare il via ai vostri risparmi di tempo!

Ma quanto costa?

Riformuliamo la domanda e iniziamo a pensare invece quanto si potrebbe guadagnare in termini di tempo recuperato e ed efficienza operativa con un’Assistente Virtuale.

Perché? Perché il vero senso sta in questa modalità! Invito a leggere il mio articolo sui costi.

Come funziona? Seguite il processo di avvio di collaborazione con cui potete avere un quadro più dettagliato:

Informarsi.
E’ abbastanza facile, tramite tutti i canali odierni di ricerca e di informazione che possono confermare l’avvento di questa nuova forma di collaborazione. Su Kryva per esempio trovate tante informazioni sul sito, tramite i profili Facebook o Linkedin, oppure leggendo le varie interviste rilasciate sul tema (link).

TEST
Sul mio sito c’è una pagina da dove scaricare il TEST per capire quante ore si possono guadagnare con i servizi di AV. Facile e veloce. Solo un piccolo primo passo.

Contatto
E’ più che semplice, basta inviare una mail veloce dal sito di Kryva per descrivere brevemente le vostre esigenze e chiedere un appuntamento approfondito. Oppure contattandoci tramite i profili social.

La consulenza
Potrete fare tutte le domande che servono per togliersi ogni dubbio, stabilendo insieme le procedure di come seguire le vostre attività. E se non ci fosse una procedura collaudata Kryva può aiutare a stabilirne una per ottimizzare l’agenda delle attività e la gestione del tempo.

Il contratto
Assolutamente sì, il cliente deve sentirsi protetto sotto ogni profilo. La riservatezza e la deontologia sono garantiti da una disciplina comprovata negli anni e nell’esperienze svolte di alto livello. Per quanto tempo? Dipende dalle esigenze, ma per poter essere efficace inizialmente serve un periodo di prova di almeno 30 giorni.

La comunicazione
Sarà scelta la modalità più comoda e efficace per il vostro business! Oramai i mezzi a disposizione sono molteplici e semplici da usare. Kryva utilizza i principali software e applicazioni più usate adeguandosi alle abitudini del cliente o magari suggerendo anche ulteriori e nuovi strumenti, efficaci per una comunicazione diretta e snella.

Cambierà la vostra vita 
Perché? Perché con il tempo liberato si può rivoluzionare il proprio business e dedicare del tempo prezioso solo per le attività davvero importanti. E’ il primo grande risultato che si può avere dopo esser stati coadiuvati da un Assistente Virtuale.

Il voler controllare tutto nel proprio lavoro è tipico ma anche illusorio e se desiderate far progredire e evolvere non solo il volume degli affari ma il livello professionale vi dovreste prima o poi affidare a professionisti che sposano la vostra causa e offrono la propria esperienza e competenza.

Per capire come aumentare la produttività vi invito a leggere il mio articolo sulla gestione delle priorità.

Ed infine date un occhio alle interviste pubblicate sul mio sito, gli esempi sono i migliori maestri di vita!

Riassumendo:

Infografica Kryva

Come avviare la collaborazione con l’Assistente Virtuale

Krisztina FekecsChi è e chi non è l’Assistente Virtuale
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10 consigli per la comunicazione di qualità con la tua Assistente Virtuale

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Ci sono sfide da superare per assicurare che un Assistente Virtuale possa lavorare in modo produttivo e diventare, a tutti gli effetti, un membro integrale del tuo team di business. La buona comunicazione risolve però tutto.

Oggi esistono strumenti per cui non ci sono vincoli tecnici nel lavorare con i partner remoti. Le sfide reali riguardano i rapporti tra Assistenti Virtuali e i loro clienti.

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti. Ecco perché ho raccolto i seguenti suggerimenti per comunicare efficacemente con un Assistente Virtuale.

 

1)        Non sottovalutare i vantaggi della comunicazione visiva

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale.

Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

 

2)        Fare un punto di comunicazione regolarmente

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro presente fisicamente della tua squadra.

 

3)        Non aver paura della sovracomunicazione

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

 

4)        Usa questa tecnica a tre domande

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

 

5)        Utilizzare i canali di comunicazione istantanei dove possibile

 

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea come Skype, Telegram o Slack.

 

6)        Essere organizzato con la posta elettronica

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

 

7)        Essere generosi nei riscontri

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

 

8)        Ricordarsi di chiedere un riscontro in più

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

 

9)        Non lasciare la tua Assistente Virtuale in attesa di informazioni

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

 

10)       Condividi il tuo calendario

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Il tuo cammino verso una maggiore produttività

Un Assistente Virtuale (o forse anche un team di Assistenti Virtuali) può aumentare la produttività della tua azienda e la tua personale, nonché farti iniziare a dare in outsourcing alcune attività di lavoro, potendo godere di tutti i benefici che ne conseguono. La tecnologia esiste e le VA hanno le competenze necessarie per servire la tua attività da qualsiasi posizione nel mondo.

Se segui i suggerimenti forniti in questo post, ti sarai già “messo in viaggio” verso un rapporto di lavoro produttivo, fruttuoso e duraturo, anche se c’è una lunga distanza da dove ti trovi tu.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

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[INFOGRAFICA] Quante ore puoi risparmiare per “averne di più”?

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Ovvero come guadagnare 7-15 ore alla settimana per realizzare i tuoi sogni?

 

Qualche settimana fa ho pubblicato un articolo pratico su come impostare la gestione del tempo partendo dalla matrice di Eisenhower. Se l’hai perso clicca qui.

Ecco un riassunto molto sintetico in questa Infografica.

 

Matrice Eisenhower e la delega

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

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I falsi miti che ostacolano la DELEGA

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I miti che ostacolano la delega efficace sono non altro che vincoli mentali che ci tengono intrappolati in un business bloccato.

 

Ora vediamo da quali blocchi ci si deve liberare per far crescere il nostro business:

 

Mito n°1

 

Non c’è abbastanza tempo per delegare

Quelli che pensano di essere così impegnati da non avere tempo per spiegare il lavoro a qualcun altro, oppure se lo fanno, adottano la delega finta e consegnano solo il compito con il risultato da ottenere ma senza dare indicazioni dettagliate.

 

Mito n° 2

 

I collaboratori non sono abbastanza competenti

Purtroppo i manager o più in generale i responsabili di un’ attività tendenzialmente sottovalutano i loro collaboratori.

 

Mito n° 3

 

Se vuoi fare bene un lavoro, fallo tu

Detto popolare degli scettici e dei diffidenti…

 

Mito n°4

 

Gli altri penseranno che non hai il pieno controllo della situazione

 

Mito n° 5

 

Quando sai fare bene una cosa, dovresti farla tu.

L’inganno più rubatempo che ci sia.

 

PREPARATI A UNA DELEGA EFFICACE E INTELLIGENTE CON IL MIO KIT GRATUITO

Kit di supporto per imparare l'arte della delega

Perché?

 

Sapendo fare bene un lavoro ci si crea una zona di comfort in cui si vorrebbe stare sempre. Invece si dovrebbe delegare tutto ciò che si è imparato a fare bene e passare a un’attività nuova.

Adottare la regola del 70%. Se qualcuno è in grado di svolgere l’attività con una qualità non inferiore a 70% si delega il lavoro a lui o lei.

La nostra tendenza naturale è cercare di fare i lavori che ci piacciono e tenerceli ben stretti. Invece si dovrebbe delegare i lavori che si padroneggiano, in modo da potersi dedicare ai compiti che richiedono più intelligenza, competenze e abilità.

 

Molti imprenditori e manager fanno fatica a delegare. Questa difficoltà non superata limita fortemente le loro possibilità di carriera.

 

Saper delegare è una delle competenze più fondamentali per un management efficace. Il quale è stato definito “la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”. Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per  LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

 

ESERCIZIO

 

Per creare un’abitudine ci vogliono circa 30 giorni. In modo molto consapevole bisogna ripetere delle azioni tutti i giorni, finché non diventa una routine giornaliera. La cosa più semplice è usare un tracker, dove inserire piccoli passi da seguire tutti  giorni per poi segnare se sono stati fatti.

Scarica il mio tracker

Si può iniziare con la pratica all’interno della famiglia, consegnando dei piccoli compiti ai figli per esempio. Ricordati però di dare istruzioni dettagliate, obiettivi da raggiungere ed infine controllare il risultato che serve per migliorare la gestione della prossima attività da delegare.

 

Krisztina FekecsI falsi miti che ostacolano la DELEGA
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Trovare un assistente ideale è divertente e aiuta a capire meglio cosa ti serve. | Intervista con Gioia Gottini

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“Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!”

Questa settimana vi presento Gioia Gottini , coltivatrice di successi per donne.

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Gioia Gottini: Mi chiamo Gioia Gottini e sono una coltivatrice di successi. Cosa vuol dire? Che aiuto le donne in proprio a ottenere il successo professionale che meritano. Lo faccio attraverso percorsi di Personal Branding, Marketing, Planning e Comunicazione.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

GG: In questa forma dal 2014, prima mi occupavo di life coaching in senso più ampio.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

GG: Ho semplificato molto: facendo un buon personal branding metto a fuoco la mia cliente ideale, e a quel punto tutto quello che faccio e che propongo è pensato per lei.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

GG: Nel 2015: con un (secondo) bimbo di pochi mesi sapevo che dopo la maternità avrei avuto bisogno di una mano per gestire il mio business in crescita in modo efficace.

KF: Come ti sentivi?

GG: Tranquilla: sapevo di cosa avevo bisogno e che cosa avrei voluto delegare.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

GG: Ho fatto una selezione molto accurata tra le persone che avevano risposto al mio annuncio, e ho scelto poi Tra una rosa finale di 4.

KF: Quanto tempo è passato tra la prima volta in cui hai pensato di aver bisogno di un’assistente e il momento in cui hai fatto l’annuncio?

GG: Ho iniziato a pensarci verso fine 2014, quando sono entrata in maternità. Ho messo l’annuncio a fine maternità (luglio 2015) e l’ho selezionata a settembre.

KF: Quale era il tuo dubbio più forte prima di mettere l’annuncio? Il problema della fiducia, trovare la persona giusta o l’aspetto economico?

GG: Trovare la persona giusta: ecco perché ho fatto delle selezioni e c’era anche un “quiz” d’ingresso per la candidatura. Avevo le idee molto chiare su chi stavo cercando e per cosa, trovo che gli annunci generici facciano perdere tempo a chi cerca e a chi si candida.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

GG: Ho fatto fare dei test: gestione social, check di lettura di una newsletter, una cover grafica, rispondere a delle mail.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

GG: Non un vero piano, ma ho creato dei documenti di workflow per spiegare step by step come eseguire le varie procedure alla base del mio business.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

GG: Ho delegato: dapprima cose piccole e semplici, poi cose noiose e poco centrali al mio business. Ho tenuto per me la parte creativa e gran parte della comunicazione.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

GG: La ricerca della mia assistente è stata condivisa con il mio pubblico: l’annuncio era destinato solo alla lettrici della mia newsletter. Una volta selezionata, l’ho presentata come mia “aiuto giardiniera”.

KF: Era un’esperienza positiva?

GG: Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

GG: Ottimo: ho guadagnato molto tempo, ho un backup se vado in vacanza, ho potuto delegare cose che non sono il mio forte e per questo ho potuto fatturare di più.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

GG: Sì, come dicevo ho creato dei doc di workflow, un giorno a settimana per condividere tasks e progressi e una call mensile.

KF: Quale è la caratteristica (del delegato) più importante per te?

GG: La capacità di imparare, l’iniziativa personale e l’attenzione.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

GG: Ho più tempo per le cose fondamentali del mio lavoro; ho qualcuno con cui confrontarmi per nuove strategie e la sicurezza che se vado in vacanza e c’è un’emergenza qualcuno se ne occupa.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

GG: No!

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

GG: Di avere le idee chiare: cosa vuoi delegare e perché? E di sapere che all’inizio dovrà dare molti feedback quindi ci metterà più di prima. Ma solo per poco.

KF: Cosa pensi della fiducia?

GG: E’ fondamentale da entrambe le parti.

KF: Qual’è stato il punto critico della collaborazione?

GG: Per me: imparare ad affidarmi.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

Krisztina FekecsTrovare un assistente ideale è divertente e aiuta a capire meglio cosa ti serve. | Intervista con Gioia Gottini
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