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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è lAssistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

Per rimanere sempre aggiornati su tool e trip che riguardano la gestione del tempo e lo smart office, iscriviti alla mia Newsletter

 

 

Krisztina FekecsPreparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale
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Chi è e chi non è l’Assistente Virtuale

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Avete sentito parlare del libro di Tim Ferriss che parla dell’Assistente Virtuale? Vi siete imbattuti negli assistenti virtuali/bot che vengono fuori dai risultati dei motori di ricerca e ora vi sentite confusi perché non capite di quale servizio si tratta?

 

Vi spiego chi è e cosa fa la vera Assistente Virtuale !

A me piace definire così l’Assistente Virtuale:
Regala tempo a liberi professionisti, PMI e startupper, offrendo servizi di supporto professionale, così da permettere loro di far crescere il business. Mette a disposizione di piccole realtà lavorative le proprie conoscenze e esperienze per aiutarle a delegare le attività meno produttive, a concentrarsi sul business, a comunicare una migliore immagine e a liberarsi dei costi fissi.

Che vantaggi avrete collaborando con un’Assistente Virtuale?

Sempre più professionisti, PMI e Startup si rivolgono al servizio di assistente virtuale, perché è come avere una segreteria qualificata, ma la paghi solo quando ti serve e a lavoro effettuato.

È una soluzione ideale per le piccole e medie aziende, che non hanno un servizio interno di segreteria ma hanno bisogno di una persona altamente qualificata per svolgere le loro attività quotidiane in un medio lungo periodo o in momenti di picco lavorativo dove c’è necessità di aumentare il numero dei collaboratori per smaltire attività meno strategiche ma comunque obbligate.

Il vantaggio macroscopico è il risparmio di tempo per potersi dedicare al proprio business ma nello stesso tempo l’acquisizione di un’immagine più professionale.

Kryva, in particolare, offre il 60% di risparmio rispetto ai costi di un’assunzione, facendosi pagare solo per il lavoro effettuato, sulla base di tariffe orarie o pacchetti.

Non c’è da gestire le problematiche del personale. Potete avere la vostra Assistente Virtuale per ore stabilite o periodi limitati secondo le tue necessità, oppure come collaboratrice fissa con contratti vantaggiosi semestrali e annuali.

 

Qualcuno potrà chiedersi:

Ma cosa può fare un’Assistente Virtuale per me e per il mio business?

 

Avere a disposizione un’Assistente Virtuale può cambiare la vita. Non c’è enfasi gratuita in questo modo di dire.

Se si inquadrano bene le attività che fanno perdere del tempo e si realizza quanto siano poco strategiche ma allo stesso tempo necessarie per il proprio lavoro allora questa frase diventerà necessità e realtà.

Con molta professionalità e serietà l’Assistente Virtuale si prende cura di tutte quelle attività che possono essere delegate, mentre il cliente può occuparsi dello sviluppo del suo business.

Ci sarà più organizzazione e più tempo sia per il lavoro che per la vita privata e la giornata sarà più produttiva. Nel nostro caso, l’esperienza e la competenza di Kryva si esprimono sotto forma di disciplina, correttezza, organizzazione e rispetto dei tempi.

 

Ci sono anche grandi vantaggi economici, pagando solo per il lavoro effettivo (tariffe orarie o pacchetti), liberandosi dai costi fissi di un ufficio e di personale dipendente.

Non si deve pagare le ferie, le malattie, gli straordinari, la tredicesima ed il TFR. In più c’è il risparmio sui costi fissi per mantenere un ufficio e l’acquisto degli strumenti necessari come PC, internet e telefono.

Un vantaggio notevole è quello di potersi affidare, anche solo temporaneamente per il periodo che serve, a professionisti che possono affiancare una struttura, se già esistente, in una fase delicata di grande mole di lavoro, magari capitata all’improvviso per l’arrivo di nuove commesse simultanee.

Momenti in cui si potrebbero creare tensioni e spreco di tempo tali da danneggiare l’avanzamento delle nuove urgenti attività.

 

Nello stesso tempo si può dare un’immagine più professionale, aspetto molto importante nel mondo del business. Innanzitutto facendo vedere un’organizzazione operativa e amministrativa che trasmette senso di efficienza ai clienti e ai committenti.

Ad esempio, un desk virtuale di smart office o di segreteria operativa per eventi può aumentare lo spessore professionale all’occhio del cliente che così ha un motivo in più fidelizzarsi alla tale azienda, tal ufficio o libero professionista.

 

Poi la gestione di attività finora mai considerate o poco assiduamente frequentate come la presenza su internet tramite un sito, un blog o dei profili social che possono aumentare sensibilmente la propria immagine e convogliare l’interesse di nuovi clienti anche tramite un business diretto come l’e-commerce.

Ma per far questo ci vuole organizzazione, costanza e metodo secondo una calendarizzazione puntuale delle pubblicazioni e delle informazioni o delle campagne di comunicazione che si desidera attivare.

Kryva, nella fattispecie, offre la gestione di questo tipo di servizio usando metodi e software di ultima generazione e creando una perfetta sincronizzazione tra sito web, blog e profili social.

 

Se qualcuno avesse difficoltà a pensare alle attività che un VA può affrontare per il proprio lavoro, può iniziare subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Potete usare questa lista per dare il via ai vostri risparmi di tempo!

Ma quanto costa?

Riformuliamo la domanda e iniziamo a pensare invece quanto si potrebbe guadagnare in termini di tempo recuperato e ed efficienza operativa con un’Assistente Virtuale.

Perché? Perché il vero senso sta in questa modalità! Invito a leggere il mio articolo sui costi.

Come funziona? Seguite il processo di avvio di collaborazione con cui potete avere un quadro più dettagliato:

Informarsi.
E’ abbastanza facile, tramite tutti i canali odierni di ricerca e di informazione che possono confermare l’avvento di questa nuova forma di collaborazione. Su Kryva per esempio trovate tante informazioni sul sito, tramite i profili Facebook o Linkedin, oppure leggendo le varie interviste rilasciate sul tema (link).

TEST
Sul mio sito c’è una pagina da dove scaricare il TEST per capire quante ore si possono guadagnare con i servizi di AV. Facile e veloce. Solo un piccolo primo passo.

Contatto
E’ più che semplice, basta inviare una mail veloce dal sito di Kryva per descrivere brevemente le vostre esigenze e chiedere un appuntamento approfondito. Oppure contattandoci tramite i profili social.

La consulenza
Potrete fare tutte le domande che servono per togliersi ogni dubbio, stabilendo insieme le procedure di come seguire le vostre attività. E se non ci fosse una procedura collaudata Kryva può aiutare a stabilirne una per ottimizzare l’agenda delle attività e la gestione del tempo.

Il contratto
Assolutamente sì, il cliente deve sentirsi protetto sotto ogni profilo. La riservatezza e la deontologia sono garantiti da una disciplina comprovata negli anni e nell’esperienze svolte di alto livello. Per quanto tempo? Dipende dalle esigenze, ma per poter essere efficace inizialmente serve un periodo di prova di almeno 30 giorni.

La comunicazione
Sarà scelta la modalità più comoda e efficace per il vostro business! Oramai i mezzi a disposizione sono molteplici e semplici da usare. Kryva utilizza i principali software e applicazioni più usate adeguandosi alle abitudini del cliente o magari suggerendo anche ulteriori e nuovi strumenti, efficaci per una comunicazione diretta e snella.

Cambierà la vostra vita 
Perché? Perché con il tempo liberato si può rivoluzionare il proprio business e dedicare del tempo prezioso solo per le attività davvero importanti. E’ il primo grande risultato che si può avere dopo esser stati coadiuvati da un Assistente Virtuale.

Il voler controllare tutto nel proprio lavoro è tipico ma anche illusorio e se desiderate far progredire e evolvere non solo il volume degli affari ma il livello professionale vi dovreste prima o poi affidare a professionisti che sposano la vostra causa e offrono la propria esperienza e competenza.

Per capire come aumentare la produttività vi invito a leggere il mio articolo sulla gestione delle priorità.

Ed infine date un occhio alle interviste pubblicate sul mio sito, gli esempi sono i migliori maestri di vita!

Riassumendo:

Avvio della collaborazione con l'Assistente Virtuale

Come avviare la collaborazione con l’Assistente Virtuale

Krisztina FekecsChi è e chi non è l’Assistente Virtuale
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10 consigli per la comunicazione di qualità con la tua Assistente Virtuale

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Ci sono sfide da superare per assicurare che un Assistente Virtuale possa lavorare in modo produttivo e diventare, a tutti gli effetti, un membro integrale del tuo team di business. La buona comunicazione risolve però tutto.

Oggi esistono strumenti per cui non ci sono vincoli tecnici nel lavorare con i partner remoti. Le sfide reali riguardano i rapporti tra Assistenti Virtuali e i loro clienti.

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti. Ecco perché ho raccolto i seguenti suggerimenti per comunicare efficacemente con un Assistente Virtuale.

 

1)        Non sottovalutare i vantaggi della comunicazione visiva

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale.

Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

 

2)        Fare un punto di comunicazione regolarmente

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro presente fisicamente della tua squadra.

 

3)        Non aver paura della sovracomunicazione

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

 

4)        Usa questa tecnica a tre domande

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

 

5)        Utilizzare i canali di comunicazione istantanei dove possibile

 

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea come Skype, Telegram o Slack.

 

6)        Essere organizzato con la posta elettronica

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

 

7)        Essere generosi nei riscontri

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

 

8)        Ricordarsi di chiedere un riscontro in più

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

 

9)        Non lasciare la tua Assistente Virtuale in attesa di informazioni

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

 

10)       Condividi il tuo calendario

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Il tuo cammino verso una maggiore produttività

Un Assistente Virtuale (o forse anche un team di Assistenti Virtuali) può aumentare la produttività della tua azienda e la tua personale, nonché farti iniziare a dare in outsourcing alcune attività di lavoro, potendo godere di tutti i benefici che ne conseguono. La tecnologia esiste e le VA hanno le competenze necessarie per servire la tua attività da qualsiasi posizione nel mondo.

Se segui i suggerimenti forniti in questo post, ti sarai già “messo in viaggio” verso un rapporto di lavoro produttivo, fruttuoso e duraturo, anche se c’è una lunga distanza da dove ti trovi tu.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

Krisztina Fekecs10 consigli per la comunicazione di qualità con la tua Assistente Virtuale
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[INFOGRAFICA] Quante ore puoi risparmiare per “averne di più”?

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Ovvero come guadagnare 7-15 ore alla settimana per realizzare i tuoi sogni?

 

Qualche settimana fa ho pubblicato un articolo pratico su come impostare la gestione del tempo partendo dalla matrice di Eisenhower. Se l’hai perso clicca qui.

Ecco un riassunto molto sintetico in questa Infografica.

 

Matrice Eisenhower e la delega

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

Krisztina Fekecs[INFOGRAFICA] Quante ore puoi risparmiare per “averne di più”?
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I falsi miti che ostacolano la DELEGA

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I miti che ostacolano la delega efficace sono non altro che vincoli mentali che ci tengono intrappolati in un business bloccato.

 

Ora vediamo da quali blocchi ci si deve liberare per far crescere il nostro business:

 

Mito n°1

 

Non c’è abbastanza tempo per delegare

Quelli che pensano di essere così impegnati da non avere tempo per spiegare il lavoro a qualcun altro, oppure se lo fanno, adottano la delega finta e consegnano solo il compito con il risultato da ottenere ma senza dare indicazioni dettagliate.

 

Mito n° 2

 

I collaboratori non sono abbastanza competenti

Purtroppo i manager o più in generale i responsabili di un’ attività tendenzialmente sottovalutano i loro collaboratori.

 

Mito n° 3

 

Se vuoi fare bene un lavoro, fallo tu

Detto popolare degli scettici e dei diffidenti…

 

Mito n°4

 

Gli altri penseranno che non hai il pieno controllo della situazione

 

Mito n° 5

 

Quando sai fare bene una cosa, dovresti farla tu.

L’inganno più rubatempo che ci sia.

 

Perché?

 

Sapendo fare bene un lavoro ci si crea una zona di comfort in cui si vorrebbe stare sempre. Invece si dovrebbe delegare tutto ciò che si è imparato a fare bene e passare a un’attività nuova.

Adottare la regola del 70%. Se qualcuno è in grado di svolgere l’attività con una qualità non inferiore a 70% si delega il lavoro a lui o lei.

La nostra tendenza naturale è cercare di fare i lavori che ci piacciono e tenerceli ben stretti. Invece si dovrebbe delegare i lavori che si padroneggiano, in modo da potersi dedicare ai compiti che richiedono più intelligenza, competenze e abilità.

Molti imprenditori e manager fanno fatica a delegare. Questa difficoltà non superata limita fortemente le loro possibilità di carriera.

 

Saper delegare è una delle competenze più fondamentali per un management efficace. Il quale è stato definito “la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”. Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per  LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

ESERCIZIO

 

Per creare un’abitudine ci vogliono circa 30 giorni. In modo molto consapevole bisogna ripetere delle azioni tutti i giorni, finché non diventa una routine giornaliera. La cosa più semplice è usare un tracker, dove inserire piccoli passi da seguire tutti  giorni per poi segnare se sono stati fatti.

Scarica il mio tracker

Si può iniziare con la pratica all’interno della famiglia, consegnando dei piccoli compiti ai figli per esempio. Ricordati però di dare istruzioni dettagliate, obiettivi da raggiungere ed infine controllare il risultato che serve per migliorare la gestione della prossima attività da delegare.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsI falsi miti che ostacolano la DELEGA
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Trovare un assistente ideale è divertente e aiuta a capire meglio cosa ti serve. | Intervista con Gioia Gottini

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“Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!” 

Questa settimana vi presento Gioia Gottini , coltivatrice di successi per donne.

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Gioia Gottini: Mi chiamo Gioia Gottini e sono una coltivatrice di successi. Cosa vuol dire? Che aiuto le donne in proprio a ottenere il successo professionale che meritano. Lo faccio attraverso percorsi di Personal Branding, Marketing, Planning e Comunicazione.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

GG: In questa forma dal 2014, prima mi occupavo di life coaching in senso più ampio.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

GG: Ho semplificato molto: facendo un buon personal branding metto a fuoco la mia cliente ideale, e a quel punto tutto quello che faccio e che propongo è pensato per lei.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

GG: Nel 2015: con un (secondo) bimbo di pochi mesi sapevo che dopo la maternità avrei avuto bisogno di una mano per gestire il mio business in crescita in modo efficace.

KF: Come ti sentivi?

GG: Tranquilla: sapevo di cosa avevo bisogno e che cosa avrei voluto delegare.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

GG: Ho fatto una selezione molto accurata tra le persone che avevano risposto al mio annuncio, e ho scelto poi Tra una rosa finale di 4.

KF: Quanto tempo è passato tra la prima volta in cui hai pensato di aver bisogno di un’assistente e il momento in cui hai fatto l’annuncio?

GG: Ho iniziato a pensarci verso fine 2014, quando sono entrata in maternità. Ho messo l’annuncio a fine maternità (luglio 2015) e l’ho selezionata a settembre.

KF: Quale era il tuo dubbio più forte prima di mettere l’annuncio? Il problema della fiducia, trovare la persona giusta o l’aspetto economico?

GG: Trovare la persona giusta: ecco perché ho fatto delle selezioni e c’era anche un “quiz” d’ingresso per la candidatura. Avevo le idee molto chiare su chi stavo cercando e per cosa, trovo che gli annunci generici facciano perdere tempo a chi cerca e a chi si candida.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

GG: Ho fatto fare dei test: gestione social, check di lettura di una newsletter, una cover grafica, rispondere a delle mail.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

GG: Non un vero piano, ma ho creato dei documenti di workflow per spiegare step by step come eseguire le varie procedure alla base del mio business.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

GG: Ho delegato: dapprima cose piccole e semplici, poi cose noiose e poco centrali al mio business. Ho tenuto per me la parte creativa e gran parte della comunicazione.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

GG: La ricerca della mia assistente è stata condivisa con il mio pubblico: l’annuncio era destinato solo alla lettrici della mia newsletter. Una volta selezionata, l’ho presentata come mia “aiuto giardiniera”.

KF: Era un’esperienza positiva?

GG: Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

GG: Ottimo: ho guadagnato molto tempo, ho un backup se vado in vacanza, ho potuto delegare cose che non sono il mio forte e per questo ho potuto fatturare di più.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

GG: Sì, come dicevo ho creato dei doc di workflow, un giorno a settimana per condividere tasks e progressi e una call mensile.

KF: Quale è la caratteristica (del delegato) più importante per te?

GG: La capacità di imparare, l’iniziativa personale e l’attenzione.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

GG: Ho più tempo per le cose fondamentali del mio lavoro; ho qualcuno con cui confrontarmi per nuove strategie e la sicurezza che se vado in vacanza e c’è un’emergenza qualcuno se ne occupa.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

GG: No!

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

GG: Di avere le idee chiare: cosa vuoi delegare e perché? E di sapere che all’inizio dovrà dare molti feedback quindi ci metterà più di prima. Ma solo per poco.

KF: Cosa pensi della fiducia?

GG: E’ fondamentale da entrambe le parti.

KF: Qual’è stato il punto critico della collaborazione?

GG: Per me: imparare ad affidarmi.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

Krisztina FekecsTrovare un assistente ideale è divertente e aiuta a capire meglio cosa ti serve. | Intervista con Gioia Gottini
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Dalla strategia di comunicazione al webmarketing | Intervista con Loris Castagnini

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Questa settimana vi presento Loris Castagnini, di Web Marketing Italiano. Ci racconterà come la delega gli ha permesso di formare un team dinamico e professionale nella sua attività. Cercare una rete di partner con skills diverse, a cui delegare, fa la differenza!

 

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Loris Castagnini: Sono un consulente web marketing e SEO e, da un paio di anni, relatore per conto di NADIA Onlus nel progetto “io non dipendo” in cui tratto il tema cyberbullismo e “Internet: pericoli e opportunità della Rete”.

La mia professione parte come operatore grafico nella fotoriproduzione, per evolversi verso l’area commerciale sino a quando, nel 1994, apro un’azienda che si occupa di multimedia con altri 4 soci.

Tra le cose più incredibili per quel tempo (parliamo di 20 anni fa) realizzammo insieme ad un partner austriaco un prodotto multimediale per la Fischer Austria chiamato “CD-I”, implementato con interazioni,  rendering e animazioni che per il tempo significava avvicinarsi ai più evoluti studi americani.

Ti ricordi il primo Jurassic Park? Il rendering fu realizzato con dei computer chiamati Silicon Graphics: io ne acquistai uno per la cifra di 120 milioni di lire ed il partner austriaco ne mise altri due per realizzare tutto il processo di rendering (quelli del film ne avevano 72 in linea…).

Un altro successo lo misi a segno nel 1997 con il primo Cd-Rom interattivo (tema Snow Board) eseguito per Sportler che rimase per molto tempo un esempio di innovazione nella comunicazione multimediale e che loro esibirono con orgoglio per molti anni successivi.

Sto parlando di cose per quel tempo rasentavano la fantascienza: Internet per come la conosciamo era solo per iper specializzati e nerd, nonostante mi affannassi ad evangelizzare gli studi pubblicitari che mi ascoltavano come fossi un extraterrestre.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

LC: Se per attività intendiamo il mondo professionale della comunicazione sono ormai 34 anni; se ti riferisci al mondo web marketing sono circa 15 anni.

Ogni giorno, però, significa iniziare da capo: questo mondo si evolve in modo così veloce che diventa necessario aggiornarsi ogni santo giorno. Se ti fermi sei fuori. Studio le novità almeno due o tre ore al giorno.

Stiamo evolvendo più velocemente di quanto la consapevolezza umana riesca a stare al passo: questo, domani, potrebbe diventare un problema per molti esseri umani.

KF:Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

LC: Da piccola azienda multimediale mi sono spostato in una struttura internazionale composta da 50 persone, costruendo all’interno di essa il reparto web design e programmazione web.

Il mondo del web marketing però mi chiamava in modo irresistibile e 5 anni fa decisi di intraprendere la strada del consulente: non più una sola azienda ma tante aziende da poter aiutare a crescere nel modo digitale.

Nacque proprio in quell’istante l’esigenza di strutturare una vera e propria rete di partner esterni che mi potessero supportare nella realizzazione dei vari progetti. Non più semplici fornitori ma collaboratori e partner.

La cosa che mi diede la più grande soddisfazione fu la scelta dei miei clienti di seguirmi in questa nuova sfida. Nessuno si tirò indietro o mostrò qualche dubbio in merito alla mia scelta. Tutti con me!

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

LC: La volontà di delegare del lavoro fu una scelta obbligata ed immediata per vari motivi. Nessuno di noi è un tuttologo pertanto non è possibile avere tutte le skill necessarie per completare un progetto digitale serio. Capii subito che era fondamentale trovare attorno a me una rete di persone in grado di supportarmi professionalmente. Partner che ancora oggi sono al mio fianco.

KF: Come ti sentivi?

LC:  Mi sentivo una responsabilità doppia: una verso i miei clienti che mi affidarono da subito la loro disponibilità, l’altra verso i miei partner che necessitavano di una guida per poter fare bene il loro lavoro. Doppia fatica, all’inizio.

Delegare non è facile. Di natura si tende ad accentrare tutto e saper distribuire le mansioni richiede uno sforzo iniziale a livello mentale ed organizzativo.

La preparazione e la bravura dei partner non è in discussione: senza di loro non sarebbe possibile realizzare ottimi lavori. Ne consegue che la fiducia reciproca è una condizione sine qua non per poter delegare.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

LC: Immagina quanto possa essere difficile parlare due, tre o quattro lingue a meno che tu non sia una Intelligenza Artificiale. Ecco: questa è la situazione in cui mi son trovato.

Il creativo parla in un modo, l’analista in un altro, il programmatore in un altro ancora. E poi ci sono io, con la mia personalità che deve modellarsi a seconda di chi mi trovo davanti. Altro che AI !

Ad ogni modo la fiducia non è mai mancata. Non avrei scelto quei partner altrimenti. Non ci sono stati solo successi, non nascondiamoci dietro ad un filo d’erba. Quando intraprendi queste avventure qualche caduta devi metterla in preventivo.

L’importante è imparare dagli insuccessi per trovare la soluzione migliore nel futuro. Il team che scegli è la tua forza.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

LC: La mia prima task in delega riguardò la progettazione grafica di un progetto elaborato: occupandomi di web marketing qualsiasi progetto web non si ferma alla costruzione di pagine HTML ma segue un filo logico che parte dall’analisi del mercato e della concorrenza per terminare nella pubblicazione ottimizzata per gli utenti che cercano nei motori di ricerca.

Tutto deve essere connesso: ogni elemento deve “parlare” sia agli spider sia ai lettori tenendo presente che questi ultimi sono quelli che “solleticheranno” gli spider.

KF: Avevi un piano per delegare?

LC: Il piano di lavoro è imprescindibile. Costruiresti una casa senza un progetto? Il piano è un puzzle con tutti i pezzettini numerati, come una strada tracciata sul navigatore. Non è pensabile e nemmeno realizzabile un progetto senza un piano di lavoro.

Ne consegue che nel piano si collocano tutte le pedine strategiche.

I miei partner li conosco bene: so cosa possono fare e dove posso spingerli. Ognuno di loro ha tempi e modi di lavoro diversi: chi è mamma e chi è ancora un ragazzo pieno di voglia di fare a qualsiasi ora. Sappiamo stupirci a vicenda quando mi vedo arrivare una mail alle una di notte e dopo 5 minuti il mio collaboratore si vede arrivare la risposta. Se vuoi una squadra che funzioni devi dimostrare che meriti fiducia.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

LC: Ho la fortuna di conoscere molte aree della comunicazione, sia per gli studi professionali che mi hanno formato sia per la passione che mi spinge in questo lavoro. Devi anche avere la consapevolezza che non puoi fare tutto e non puoi sapere tutto. Ne consegue che nel piano lavoro devo decidere “chi fa cosa”.

Personalmente mi sono concentrato sulla strategia e la SEO, tutto il resto lo devo delegare. Conoscendo praticamente tutti i settori professionali posso parlare con cognizione di causa a tutti i professionisti costruendo l’anello di collegamento tra loro. Sono un’interfaccia, in pratica.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

LC: Come ti dicevo prima, devi comportarti da interfaccia e da traduttore per connettere le diverse figure professionali che intervengono in un progetto. Avere una scaletta delle tempistiche ti permette di mantenere il controllo della situazione.

Prova ad immaginarti di dover ristrutturare un appartamento avendo a che fare con elettricisti, idraulici, muratori, pittori, etc.. se non li tieni monitorati i tempi per terminare il lavoro raddoppiano o triplicano e spesso ne esce un prodotto che non corrisponde alle tue aspettative. Se così fosse la colpa non è loro ma tua perché non hai saputo gestire la situazione e le variabili.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

LC: Fu senz’altro un’esperienza positiva. Il solo fatto di aver portato a termine un lavoro delegandolo ad altre persone fu di per sé un successo.

Mi permise di concentrarmi sulle mie mansioni non dovendomi preoccupare di eseguire manualità che mi avrebbero fatto disperdere energie oltre misura. Capii inoltre che “insieme” funziona di più e meglio.

KF: Se sì, quale fu la successiva attività delegata?

LC: La successiva attività delegata fu identificata nella realizzazione di una struttura di programmazione web pianificata nei minimi particolari.

Un progetto di vendita on line, ad esempio, potrebbe essere un semplice e-commerce realizzato con i CMS più comuni, oppure un progetto realizzato con una “Esperienza Utente” strutturata ad hoc e nel tempo. Il mio programmatore deve conoscere questa mia esigenza e non fermarsi al semplice “funziona” (tipico dei programmatori).

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

LC: Il bilancio dopo la prima esperienza fu positivo. Ovvio, qualche incomprensione, qualche domanda in più o qualche approfondimento sono da mettere in preventivo da entrambe le parti. Il guadagno ci fu in termini di tempo e di risorse oltre che di valore aggiunto che ho reinvestito, soprattutto nei primi tempi.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

LC: Non esiste una procedura vera e propria, di solito identifico le specializzazioni dei singoli elementi.

Quando realizzo un lavoro, smisto le cose da fare, verifico cosa serve, suddivido gli elementi necessari ed infine piazzo sugli elementi le figure di riferimento.

A quel punto posso iniziare a delegare una mansione per ogni area di lavoro.

KF: Come scegli la persona?

LC: I ragazzi scelti furono esaminati in precedenza, poi sottoposti ad un colloquio, insieme analizzammo qualche lavoro svolto e discusso un progetto da realizzare. Solo successivamente divennero dei veri collaboratori e partner. Oggi utilizzerei la stessa procedura: identificazione, analisi, verifica, test: nel primo periodo diventa collaboratore, successivamente se lo merita diventa un partner.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

LC: La caratteristica più importante per me …sono due:

  • competenza
  • elasticità mentale

Il Web è vivo, muta in continuazione. Se ieri si faceva in un modo è molto probabile che domani lo faremo in un altro.

La competenza significa studio e innovarsi ogni giorno, l’elasticità mentale significa sapersi adeguare alle situazioni ed esigenze che nascono e cambiano ogni giorno. Se non hai queste caratteristiche non puoi lavorare nel web tantomeno con me.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

LC: La delega non solo mi ha cambiato la vita in meglio ma ha permesso di potermi costruire un ambiente lavorativo dinamico in cui posso gestire e realizzare quello che più ritengo utile per il mio cliente e per chi si affida alle mie competenze. Competenze che offro grazie ai miei partner affidabili e reattivi alle condizioni che si evolvono nel tempo.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

LC: I dettagli si perfezionano giorno dopo giorno: è il dettaglio che fa la differenza tra il pessimo, il normale, l’eccellente.

Non ci si deve mai accontentare e si deve sempre osservare oltre l’obiettivo raggiunto. Abbiamo fior fior di esempi che hanno dimostrato quanto scrivo ed a cui possiamo solo guardare con ammirazione: due tra tanti Steve Jobs e Elon Musk. Due geni che hanno fatto del dettaglio una filosofia di vita.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

LC: Le consiglierei prima di tutto di lavorare su se stessa per prepararsi a gestire questa nuova situazione, successivamente di trovare dei collaboratori affidabili e di avere ben chiaro che cosa deve fare e come lo dovrà fare: il progetto e le successive fasi delle lavorazioni sono una condizione sine qua non per poter delegare, altrimenti sarà un disastro.

La scelta della delega implica un programma di lavoro rodato e pianificato nei minimi particolari. La gestione della delega comporta a monte una ricerca maniacale di collaboratori su misura.

KF: Cosa pensi della fiducia?

LC: Ecco cosa ne penso della fiducia:

  • è la base sulla quale si basa la tua stessa vita professionale.
  • deve essere reciproca e cresce con il tempo.
  • è ambivalente: la devi meritare e devi saperla dare.

Alcuni esempi:

1) Proprio adesso, mentre scrivo, una mia partner mi ha telefonato per dirmi che un cliente per il quale abbiamo lavorato insieme mi ha “scavalcato” andando direttamente da lei. Sono cose che devi mettere in preventivo: la mamma dei furbi è sempre incinta. Se hai dei partner il minimo che fanno è avvisarti oltre che essere infastiditi dal modo utilizzato dal cliente. Anche questo dettaglio fa capire che siamo un team non l’armata brancaleone.

2) Quando cerco di portare a casa un lavoro mi devo a volte scontrare con il prezzo (sto lavorando anche su questo affinché non sia più un problema); se un lavoro si basa sul prezzo molto spesso rinuncio, non ho passato il messaggio del valore del mio/nostro lavoro. Solo qualche volta accetto. I miei partner sanno molto bene che se dobbiamo stringere i denti lo facciamo tutti insieme, quando invece ci è permesso di lavorare con più tranquillità e con budget più in linea non solo il lavoro che ne uscirà sarà eccellente ma ne godremo tutti esattamente come nel momento in cui succede il contrario; io stesso aumento i loro preventivi per quanto possibile. Anche questo è meritarsi la fiducia, secondo me.

KF: Qual’è stato un punto critico della collaborazione?

LC: I punti critici possono essere molti: comunicazione con il cliente, tempistiche, tecnologie, piattaforme. Ciò che posso affermare è che mai la connessione tra il team si è dimostrata una criticità: non può esserlo.

Sei una squadra, una pattuglia che deve raggiungere un obiettivo. Uno protegge l’altro e chi guida la squadra deve essere il primo che osa e l’ultimo che arretra. In questo modo diventi invincibile.

 

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Krisztina FekecsDalla strategia di comunicazione al webmarketing | Intervista con Loris Castagnini
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L’arte della delega nel lavoro del Web Project Manager | Intervista con Andreas Zanin

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Questa settimana ti presento Andrea Zanin. Un”inventore del web”, come ama definirsi, che tra molti progetti Web e blog ci racconta la sua arte della delega da Web Project Manager.

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andreas Zanin: Ciao, mi chiamo Andreas Zanin e mi definisco un “Inventore nel vasto mondo del web”. Ho realizzato progetti web piccoli, medi e grandi. Ho diversi progetti web avviati come il provider web Hosting Stak, KVA per realizzazione e sviluppo Web, Ok Forex  e Forex Trading Blog,  due blog sul Forex trading e investimenti, e altri progetti in sviluppo o in precinto di essere lanciati. Inoltre, ho collaborato con diverse realtà aziendali tra cui il Gruppo La Fabbrica come Web Project Manager e Radio Gold, grosso portale della provincia di Alessandria che vanta 1 milione di pagine viste al mese, di cui attualmente sono il Consulente Web. Insomma, non mi fermo mai.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

AZ: L’amore per il modo tecnologico e del Web è nato quando per la prima volta, a 5 anni, mio padre mi mise davanti a un PC Olivetti – quelli in con schermo nero e caratteri verdi. Ovviamente non capivo nulla ma quel mondo in qualche modo mi ha da subito affascinato. Il mondo del web o comunque “l’Internet” dell’allora mi saltò davanti 4 anni dopo quando i modem a 56K iniziavano a fare le prime “vittime”, poi tutto il resto è storia.

Praticamente ho sempre svolto questa/e attività. Il mio primo sito web risale a circa 10 anni fa quando con Altervista.org (il noto portale di Hosting Web gratuito) ho preso il primo dominio. Ho iniziato così poiché ancora minorenne non potevo ancora acquistare un Web Hosting vero e proprio. Poco dopo ho iniziato a provare a remunerare qualcosa con Adsense e varie affiliazioni e nel mentre continuavo a sviluppare i miei piccoli siti web. In un secondo momento, quando ormai l’esperienza (se così si può chiamare) iniziava a giocare un ruolo importante ho cominciato a creare piccoli progetti web per terze persone.

Nel tempo, frequentando corsi e realizzando corsi per terzi (vedi Master University), partecipando a progetti, fondando progetti, “smanettato” con server e PC, facendo esperimenti sul web, aprendo e chiudendo blog di informazione sono qui con il mio “bagaglio a mano”.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AZ: Nel tempo sono riuscito a migliorare la mia organizzazione e l’organizzazione delle persone che collaborano con me. Amo standardizzare tutto, sono molto orientato al Fordismo”, una filosofia che ti permette di creare una sorta di catena di montaggio. Molte volte è inutile inventare ogni volta la ruota, basta standardizzare tutto il più possibile per replicare quando serve, almeno per quanto riguarda i concetti base.

Attualmente sono ancora (se si può dire) freelance, ora come ora non vedo la necessità di creare una struttura “piramidale” come una vera e propria azienda. Gestisco tutto in remoto con strumenti anche gratuiti come Asana, Google Drive, Calendar e poco altro. A volte è inutile riempirsi di tools che ti promettono di aiutarti a migliorare la gestione del proprio lavoro/tempo e invece ti confondono la giornata lavorativa IMHO.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

AZ: Delegare è sacrosanto: ti aiuta a migliorare la produttività, a lavorare meglio. Nessuno è capace di far tutto. Se esiste qualcuno di valido e più bravo che ti può aiutare perché non farvi affidamento?

Penso di aver delegato la prima volta un lavoro per la grafica di alcuni elementi di un portale, forse il logo oppure parte della grafica, ora non ricordo. Dopodiché è facile, ovviamente, se le persone a cui deleghi sono professionisti e con un gran valore etico e morale.

Nel tempo ho migliorato questo aspetto offrendo anche strumenti e creando delle forme di collaborazioni continuative. Poi c’è poco da dire, se le persone con cui collabori sono tutti professionisti è difficile aver problemi, può capitare qualche incomprensione ma tutto si risolve con una call.

KF: Come ti sentivi?

AZ: Bella domanda, sicuramente affidare un lavoro ad una persona che non conosci ancora bene ti fa sentire poco sicuro. Specialmente in questo momento storico che capita a volte di lavorare con persone che probabilmente non vedrai mai nella tua vita.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

AZ: Di indole sono una persona molto fiduciosa e positiva. Devo ammettere però che le prime volte ero scettico. Come ho accennato prima, è sempre una specie di roulette russa ma fa parte del gioco. Se entrambe le parti lavorano bene le collaborazioni possono diventare continuative.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

AZ: Penso la realizzazione di un logo per una grande azienda milanese ed è uscito proprio un gran bel lavoro.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

AZ: Ovvio che si, in quei casi faccio il bravo account e cerco di recuperare più informazioni possibili in modo da far lavorare meglio il collaboratore. In questo modo non perdiamo tempo in domande oppure specifiche basilari, poi si tratta soltanto di valutare i dettagli. Cosa che capita quasi sempre.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

AZ: Delego parti di progetti cui non posso sviluppare direttamente per mancanza di know-how e perché non posso studiare la materia per mancanza di tempo, o semplicemente che non mi interessa imparare. Oppure, per il semplice fatto che ci sono persone più brave di me, che possono fare un’attività in modo migliore di me e in minor tempo.

 KF: Come hai gestito la comunicazione?

AZ: Per quanto mi riguarda amo lavorare in remoto. Penso stia per finire il tempo in cui una persona doveva andare nello studio di tizio e parlare, parlare e trovare un accordo per fare una certa cosa. Abbiamo Internet, Skype, Mail, WhatsApp, Asana e tanti altri strumenti che ti permettono di comunicare direttamente – e a volte meglio – dalla tua scrivania.

KF: Era un’esperienza positiva?

AZ: Sicuramente positiva, ti permette di relazionarti con persone che la pensano in modo diverso, che arrivano da un altro mondo, con una formazione mentale differente dalla tua e che ti possono dare riscontri positivi su quello che stai creando.

KF:Se sì, qual era la successiva attività da delegare?

AZ: Ho delegato diverse attività come lo sviluppo web, la grafica, la produzione video, la creazione di advertising, la contabilità, lo sviluppo audio per video pubblicitari con speaker radio, la realizzazione di articoli in vari settori e tanto tanto altro.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

AZ: Molte volte si tratta di investimenti su progetti e quindi anche sulle persone che lavorano al progetto. Su progetti per terzi cerco sempre di far rientrare qualcosa anche nel mio lavoro. Non saprei calcolare il bilancio in termini di tempo e soldi guadagnati, sicuramente delegare un lavoro ti permette di fare e concentrarti su altro, anche solo studiare una nuova strategia, pensare a come migliorare i propri progetti o semplicemente leggere il tuo blog.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

AZ: No, procedura no. Ogni collaboratore è differente, cerco sempre di passargli le informazioni e materiale nel modo migliore per lui. Ho capito che preparare quello che serve ad hoc migliora il risultato. Ogni professionista svolge un lavoro differente e quindi necessità di un tipo di lavoro diverso anche alla consegna di ciò che serve. Gli strumenti rimangono gli stessi nella comunicazione ma il materiale differente.

KF: Come scegli la persona?

AZ: Prima di tutto guardo il portfolio, disponibilità ed i social, già da Facebook si può capire molto di una persona e cerco su Internet se il suo nome è presente in altri progetti. E se non sono sicuro chiedo a persone che hanno già avuto modo di collaborare con lui. Non guardo assolutamente il CV o il titolo di studio, penso conti poco nulla oggi giorno, almeno per i progetti che seguo; contano i fatti. 

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

AZ: Sicuramente la professionalità, precisione e meno importante il fattore umano con i valori che vi ruotano attorno. Possiamo racchiudere parte della risposta in questa citazione: I dilettanti giocano per divertirsi quando fa bel tempo. I professionisti giocano per vincere in mezzo alla tempesta.” – Frank Capra

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

AZ: Sicuramente migliorata, non dover pensare più ad alcuni aspetti di ogni progetto mi ha sicuramente aiutato ad aumentare il valore aggiunto che posso offrire e ciò che posso fare.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

AZ: No, come già detto fa parte del gioco, tutto fa esperienza. In passato ho sbagliato ma sbagliare mi permette di non ripetere lo stesso errore in futuro. Ora penso di esser capace di riconoscere un professionista con cui poter lavorare e delegare, se in passato sbagliavo ora sarei capace di riconoscerlo.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

AZ: Sembra una frase fatta, ma di seguire il proprio istinto se qualcosa non ti convince cerca di capire cosa e perché e prova a cercare altro.

KF: Cosa pensi della fiducia?

AZ: Parte fondamentale di qualsiasi collaborazione, se non c’è fiducia non è possibile lavorare con nessuno.  Ovvio che mi devo fidare delle persone con cui collaboro.

KF: Qual è stato un punto critico della collaborazione?

AZ: A volte la chiusura mentale, il “non si può fare” oppure il “mi hanno detto che…”, bisogna essere sempre open-minded non preclusi in preconcetti belli e fatti. E’ necessario soddisfare il cliente o comunque trovare un punto d’incontro che possa far felici entrambe le parti.

 

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Krisztina FekecsL’arte della delega nel lavoro del Web Project Manager | Intervista con Andreas Zanin
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La gestione organizzativa e il modello di delega in una Light Company | Intervista con Andrea Pietrini

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Questa settimana vi presento Andrea Pietrini, di YourCFO Consulting Group. Ci racconterà perché la delega si rivela fondamentale nella gestione organizzativa di una “Light Company” con più di 80 professionisti, che fornisce servizi di finanza operativa alle aziende.

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andrea Pietrini: Sono Andrea Pietrini, bocconiano, MBA alla Luiss, una lunga esperienza da manager in grandi società e fondi di investimento.

Attualmente sono managing partner di yourCFO Consulting Group, la prima società italiana di CFO service, che fornisce servizi di finanza operativa alle aziende (ad esempio controllo di gestione, pianificazione finanziaria o ristrutturazione aziendale, transition management).

Tramite un modello innovativo in cui CFO e direttori finanziari di altissimo profilo ed esperienza  agiscono come contract manager.

Da questa esperienza, con il supporto dei miei colleghi, ho tratto il volume: “I 7 segreti del CFO – ottieni il successo finanziario della tua azienda”) che si può richiedere in versione e-book a questo indirizzo: http://www.yourcfo.it/richiedi-libro/).

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

AP: Ho fondato la società nel 2012 e, in pochi anni, è diventata un punto di riferimento in Italia nel settore dei servizi manageriali in area Amministrazione, Finanza e Controllo. Attualmente abbiamo una consociata in Svizzera e una sede operativa a Parigi.

Sulla base del successo di questo modello il gruppo ha successivamente generato le divisioni yourDIGITAL , con professionisti della digital transformation, yourHR , con profili di HR Director e, più recentemente, yourCEO sulle tematiche dalla strategia e del general management.

Abbiamo in serbo ancora tantissime iniziative finalizzate alla managerializzazione del nostro sistema produttivo, fatto prevalentemente da PMI a forte vocazione familiare.

Abbiamo impostato la struttura del nostro gruppo come una “light company”, per essere più competitivi e agili sul mercato e per poter sfruttare i nuovi modelli organizzativi di rete.

Per questo motivo la delega è per noi fondamentale per gestire un’organizzazione che al momento coinvolge più di 80 professionisti in Italia in Francia e Svizzera.

Allo stesso tempo, il tema della delega è per noi particolarmente importante anche nella nostra value proposition”, in quanto la nostra organizzazione fornisce servizi altamente professionali di management alle aziende in ruoli apicali.

Questo presuppone che i nostri clienti si fidino di noi e della nostra professionalità per poterci delegare ampie aree della gestione aziendale, in primis quella finanziaria che è delicatissima.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AP: La società, grazie ad un modello di business innovativo, è cresciuta molto in fretta, registrando anni un raddoppio costante del giro d’affari anno su anno.

Questo mi ha posto molto velocemente nella condizione di dover delegare alcune attività per favorire la crescita cogliendo più opportunità di mercato, laddove se io avessi continuato a fare tutto da solo, la società avrebbe smesso di crescere o comunque io sarei diventato  un pericoloso collo di bottiglia.

Ma dico di più: una società con un modello di business molto leggero, come ora ce ne sono tante, deve necessariamente trovare una modalità per delegare le attività al giusto livello di competenza, non potendo permettersi alcuna inefficienza.

KF: Quando e perché hai pensato per la prima volta a delegare? Come ti sentivi?

AP: Pur avendo un buon atteggiamento mentale nei confronti della delega, avendola esercitata spessissimo come manager nel ruolo imprenditoriale, la cosa mi è risultata un po’ più difficile, come spesso peraltro capita i nostri clienti.

Purtroppo, in questa veste, paradossalmente, mi sono trovato a pensare: “le cose le faccio io o non le fa nessuno”.

Questo stesso atteggiamento l’ho riscontrato e biasimato tante volte nei miei clienti e c’è voluto uno sforzo supplementare per superare questo ostacolo meramente psicologico.

Una volta razionalizzata la cosa e superata, ho cominciato a delegare molte attività partendo da quelle d’ordine o ripetitive, mantenendo per me soltanto quelle strategiche.

Anche da CFO sono attento al rapporto “costi-benefici” e penso che le risorse apicali in azienda dovrebbero mantenere su di sé soltanto le strategie, lasciando le attività operative a risorse più economiche.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega? Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati? Come ti ha cambiato la vita la tua attività la delega?

AP: Una volta deciso che era il momento di delegare, la prima cosa che ho fatto è stata redigere le procedure aziendali e condividerle con i miei collaboratori;

Inizialmente dal punto di vista teorico, poi dal punto di vista pratico, seguendo in prima persona il processo di implementazione.

Quando la procedura veniva eseguita in maniera autonoma, in modo tale da correggere gli errori, ma soprattutto rivedere la procedura se questa fosse risultata poco chiara e di complessa applicazione.

Avendo potuto delegare molte attività operative e ripetitive mi sono potuto dedicare più efficacemente all’attività di ricerca di nuovi clienti e di sperimentare nuove iniziative imprenditoriali.

Il processo di delega mi ha permesso di liberare perlomeno tre mezze giornate la settimana, cosa che si è trasformata immediatamente in un maggior incremento della nostra clientela.

Inoltre, avendo delegato le attività più operative (spesso le più noiose o quelle meno nelle mie corde) anche il livello di qualità del mio lavoro e anche della mia vita è migliorato.

Di fatto ho concentrato la mia attività sulle cose che mi piacciono di più come incontrare clienti e fare networking.

KF: Come scegli la persona?  Quale è la caratteristica più importante per te?

AP: La scelta della persona diventa fondamentale; come dico a tutte le persone che assumo o che collaborano con me: “io voglio assumere solo imprenditori”.

Il che significa persone che abbiano una loro iniziativa e ragionino con la loro testa anche livelli organizzativi di entrata, che sappiano interpretare le disposizioni che vengono date e contestualizzate contestuali.

Non esiste peraltro un tipo di persona adatto per ogni attività naturalmente.

Ma anche per le iniziative più semplici o “basiche”, lo spirito imprenditoriale aiuta sempre perché come si dice: “se entri nel mio ufficio con una problema, senza la soluzione, sei parte del problema”.

KF: Cosa pensi della fiducia?

AP: A mio parere nella “società della rete” la fiducia diventa un bene primario, perché tutti siamo interconnessi.

Per cui chi ne saprà approfittare, fidandosi degli altri, probabilmente riuscirà a beneficiarne in misura maggiore e a creare un solido vantaggio competitivo.

Il nostro è un modello che si basa dal punto di vista organizzativo in larga parte sul trust reciproco e che quindi ben si adatta al modello della delega alla cui base c’è sempre la fiducia.

Per quello che mi riguarda personalmente, sono una persona che si fida molto degli altri delle loro capacità, e forse questa mia caratteristica ben si adattava a questo modello e ne è stata parte del successo.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

AP: Consiglierei di buttarsi, di provare, perché una volta superato il senso della apparente perdita del controllo, ci si accorge che la produttività aumenta e spesso e se si è delegato bene anche la qualità del risultato.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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Krisztina FekecsLa gestione organizzativa e il modello di delega in una Light Company | Intervista con Andrea Pietrini
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Sentirsi felice e crescere professionalmente delegando- Intervista con Alessandra Salimbene

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Questa settimana vi presento Alessandra Salimbene. Ci spiega come la delega è stata importante nelle sue attività di comunicazione  e marketing e le ha portato felicità e crescita personale!

 

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Alessandra Salimbene: Mi chiamo Alessandra Salimbene, tra pochi giorni compirò 42 anni, mi occupo di comunicazione e marketing con specializzazione verticale nei settori dell’ottica, della fotografia e dell’editoria e orizzontale nel marketing digitale e nel CRM.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

AS: Nasco come titolare di web agency, ho aperto la mia prima società a 21 anni, quando ancora non c’era stata la new economy, ancora studiavo all’università e ancora nessuno aveva capito bene dove ci avrebbe portato la rete.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AS: Tantissimo! Negli anni ho sperimentato strutture e aziende organizzate in modi diversi. Per lungo tempo ho avuto uno studio con parecchi dipendenti (fino a 15)… poi le cose sono un po’ cambiate e, da quando mi sono trasferita a Roma, ho un home office con mio marito (che lavora con me, nell’ambito della formazione del life coaching) e alcuni collaboratori sparsi sul territorio italiano.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

AS: Fondamentalmente si delega per crescere: per cui a un certo punto capisci che da un lato devi delegare il più possibile le attività di routin su cui non ha senso spendere tempo e pensiero prezioso, dall’altro devi delegare le attività tecniche su cui non sei specializzato, per farle fare a chi è più bravo di te. Ho iniziato presto, la mia prima collaboratrice arrivò dopo neanche un anno di attività.

KF: Come ti sentivi?

AS: Felice! Finalmente non ero da sola a gestire tutto.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

AS: Ero giovanissima e non mi rendevo conto esattamente di cosa significasse avere dei collaboratori, non avevo alcuna cultura d’impresa ne’ di team. Comunque ero fiduciosa, lo sono per natura. Sono stata fortunata: Simona è rimasta con me tantissimi anni ed eravamo come sorelle. Ancora oggi rimpiango di non aver più trovato una figura come lei.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

AS: Lo ricordo come fosse ieri: l’inserimento di un catalogo di macchine per la pasta nel sito di La Monferrina, un’azienda di Asti, che non aveva mai fatto niente del genere, non aveva alcuna base tecnica, a cui ho insegnato tutto io.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

AS: No… assolutamente. Non avevo idea di come si dovesse fare: ma guardandomi indietro mi rendo conto che all’inizio agendo d’istinto facevo meglio di come ho fatto dopo, quando avevo più competenza ma anche più pregiudizi e più ferite dovute a rapporti sbagliati.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

AS: Il criterio è molto semplice: attività di routin in cui il mio intervento non è un valore aggiunto o il cui valore non è proporzionale al valore del mio tempo, oppure attività specifiche di cui non ho competenza diretta.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

AS: Seguendo l’istinto e cercando di far sentire sempre apprezzati i miei collaboratori. Da sempre ho l’abitudine di chiedere le cose “per favore” e di ringraziare quando vengono fatte, di salutare ringraziando le persone quando escono dall’ufficio. Un conto è il lavoro come dovere, un conto è comunque avere riguardo e rispetto per chi vive con te il tuo progetto.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

AS: Mediamente si. Con l’andare negli anni poi non è sempre stato rose e fiori. Più il team si ingrandiva più facevo fatica a ricreare quella sinergia che avevo avuto con i miei collaboratori storici.

KF: Se sì, qual’è stata la successiva attività da delegare?

AS: Sicuramente la gestione quotidiana dei clienti, in modo da abituarli a non cercare sempre me.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

AS: Semplicemente non avrei potuto fare quello che ho fatto, da sola.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

AS: Ora mi trovo in una fase di transizione, in cui ho questa esigenza ma non ho ancora potuto pianificare la mia struttura aziendale nella neonata Charismatica Ltd che dirigo.

KF: Come scegli la persona?

AS: In primo luogo le competenze, in secondo luogo la voglia di imparare, in terzo luogo la positività e la costruttività dell’approccio.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

AS: La capacità di capire le cose rapidamente.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

AS: Sono riuscita a trovare il tempo per respirare, almeno un po’

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

AS: Si, non mi illuderei che tutte le persone sono sincere nell’approccio professionale e farei più attenzione.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

AS:  Di delegare davvero e di dire le cose chiaramente. Spesso ci si lamenta che i collaboratori non facciano ciò che ci aspettiamo e che diamo per scontato, mentre a volte basterebbe dirlo esplicitamente.

KF: Cosa pensi della fiducia?

AS: Quando manca la fiducia non si può lavorare insieme. Io non ci riesco: se perdo la fiducia in te sei fuori. Nello stesso modo se chi collabora con me non si fida, anche senza spiegazioni, allora il rapporto non può funzionare.

KF: Quale è stato un punto critico della collaborazione?

AS: Nessuno direi, all’inizio funzionava tutto molto bene.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsSentirsi felice e crescere professionalmente delegando- Intervista con Alessandra Salimbene
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