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Come delegare efficacemente

23 Gennaio 2019 Assistente Virtuale No comments

Saper delegare è una delle competenze fondamentali per un management efficace.

Il quale è stato definito

la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori

Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

Ecco alcuni punti che credo possano aiutare chi è in procinto di delegare delle proprie attività ad altri, e più specificatamente, a un assistente virtuale.

Procedura e lista obiettivi

Siamo arrivati a un’altra fase importante, una volta fatta la lista delle attività da delegare, come descritto nell’articolo precedente del mio blog, cioè la definizione di una procedura da seguire per te e per i tuoi colaboratori e la stesura degli obiettivi. Difatti l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Occorre predisporre una procedura con le varie fasi secondo cui si svolge un’attività, anche se sembra semplice e scontato per te, conviene sempre redigerla al fine di facilitare i collaboratori che così non devono consultarti passo passo durante l’esecuzione dei loro compiti ma riescono ad avere indipendenza e idee chiare su cosa fare.

Riassumendo:

Identifica i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che desideri esternalizzare
Stabilisci priorità delle attività individuate e crea una sequenza o una pianificazione per la loro delega
Crea alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

Il passo successivo, come detto, è la definizione degli obiettivi, dei traguardi da raggiungere, piccoli o grossi che siano. Se, infatti, deve essere chiaro cosa fare, deve essere ancor più chiaro per cosa lo si fa. Senza dover mettere pressione su chi collabora con te ma cercando di condividere le mete da raggiungere insieme, stimolando e motivando al tempo stesso.

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / collaboratore; mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione, ad esempio, del Virtual Assistant e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare, prima che le difficoltà iniziali possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
Sarai più in grado di trovare un VA che combaci bene con le tue esigenze
Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti. Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un VA.

Colloqui

Mettiamo ora che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarti attorno anche online.

Fai delle ricerche sul web con google, trova delle persone per questo tipo di attività, e prima di tutto controlla il loro curriculum, le loro esperienze. Vai sul loro sito per vedere che impressione ti da. Devi trovare una professionista, ma anche una collaboratrice di cui hai la piena fiducia. La cosa migliore è andare su Linkedin per dare un’occhiata al loro curriculum. Vai a leggere eventualmente anche la loro pagina facebook, poi fai le tue valutazioni. Se hai messo sulla tua lista 2-3 possibili candidati, puoi contattarli per avere la tua offerta personalizzata.

Devi essere preparato, quindi fai una lista con delle tue domande, con delle attività che secondo te potrebbero essere svolte dalla Tua Assistente Virtuale. Dovrai chiarire anche sulla base delle tue esigenze le ore di lavoro mensili previste, di conseguenza il tipo di contratto e le modalità di pagamento.

Ora cosa fai? Mandi una mail per chiedere ulteriori informazioni. Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. Ma quasi subito sorge il dubbio…va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione. Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la modalità virtuale.

Poi le cose sono cambiate, ho capito che con gli strumenti offerti dal web, per questo tipo di attività, tutto è diventato più semplice, addirittura spesso in modo gratuito. Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il contatto diretto. L’unica differenza è che in modalità remota è tutto molto semplice, veloce e economico.

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype o Zoom, entrambi gratuiti e semplicissimi.

Ti consiglio di fare almeno tre colloqui, cioè di non fermarti ai primi due che magari non ti danno una media esatta sulle competenze e capacità che vuoi trovare.

Contratto

Dopo avere scelto la persona è molto importante, per entrambi le parti, avere un contratto di collaborazione. E’ il primo passo per costruire una lunga partnership basata sul rispetto e sulla fiducia.

Stabilire le regole da seguire è fondamentale ma creare le basi di un rispetto reciproco e garantito è altresì decisivo. E un contratto non è solo la garanzia contro aspetti negativi di una collaborazione ma una stesura dei patti chiari con cui creare una prima fiducia e rafforzarla nel prosieguo del rapporto di lavoro. Oltre che come tutela della privacy di ciascuno.

Se sai già come fare, hai un format conosciuto per redigere il contratto puoi procedere altrimenti ti consiglio di registrarti su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro.

Comunicazione

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti.

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale. Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro della tua squadra presente fisicamente.

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea. C’è una scelta infinita su questo tema, i più conosciuti sono WhatsApp, Telegram e Slack. Tutti sia versione desktop che app.

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

Metodologia e condivisione dei dati

DI QUALSIASI PROGETTO SI TRATTI LE FASI SONO COMUNQUE SEMPRE LE STESSE:

Avvio del progetto
Pianificazione
Esecuzione
Monitoraggio e controllo
Chiusura del progetto

LA FASE DECISIVA DAL PUNTO DI VISTA GESTIONALE RIMANE IL MONITORAGGIO DI:

Costi e tempi
Qualità
Rischi
Fase di approvazione
Cambiamenti

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

TRA I NUMEROSI VANTAGGI DI UN TOOL I PIÙ IMPORTANTI SONO:

Migliora la pianificazione
Favorisce la collaborazione virtuale
Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
Rintraccia i risultati
Monitora i rischi e cambiamenti
Da costanza e visibilità

A un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ ufficio; in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore. Questo spesso è il punto critico, potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione.

Ma sappi che c’è la soluzione. Il tool LastPass da la possibilità, oltre a memorizzare e creare delle password sicure, anche di condividere le tue password con il collaboratore senza averle comunicate!

Per creare il vostro ufficio virtuale la cosa più semplice è usare Google Drive. Avrai già un profilo Google, quindi hai già anche Google Drive. Potrai creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque, come potrai creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

Basta condividere la cartella con il collega, e in questo modo si potrà lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file senza mai perdere un aggiornamento.

Se non hai un profilo Google, potrai usare anche Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo e-mail.

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo sulla cartella Google Drive, potrai utilizzare anche Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori.All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve: puoi postare commenti per una risposta immediata, fai upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive.Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

www.trello.com

Se vuoi approfondire di più su Trello leggi la mia guida.

Uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi. Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

www.asana.com

Sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria. Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

https://brownbootsoft.com/over-eng/

E’ un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

https://futuramo.com/

E’ particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice. Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

http://www.wethod.com/

E’ un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

https://www.openproject.org/

Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente. E’adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer. Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

https://www.process.st/

E’ un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

https://teamweek.com/

Ma un altro aspetto molto importante sia di fiducia che di pratica è la registrazione delle ore lavorate.

In azienda ti vengono registrate le tue presenze (mica le attività lavorative) con il badge. In modalità virtuale invece il tuo collaboratore userà un time tracker software per registrare le attività. Per ogni task una voce, con report esportabili. Io per questo uso e consiglio Toggl.

Tutti questi consigli ti potranno convincere di come sia possibile fare molte cose da remoto e quindi ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero su come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se parti da zero essendo abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

Queste applicazioni o software sono semplici (oramai di veloce apprendimento nel loro uso) ma decisive, perché ti facilitano operazioni per cui già ti stavi chiedendo come inventare un sistema di gestione della comunicazione e della condivisione col tuo cliente.

Se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo questi strumenti ti aiuteranno in poco tempo a gestire la condivisione delle attività col tuo collaboratore, creando un rapporto più immediato e efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

Lasciare andare.

Questa è veramente la prima questione da porsi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo, dei tuoi compiti e dei tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sarebbe così difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

La delega delle attività non è facile per tutti. Infatti, alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. Invece ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene. Queste delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.

Piano per il tempo recuperato

Un aspetto che forse hai trascurato e che bisognerebbe iniziare a considerare è un piano per il tempo che si guadagna delegando. Si pone tutto in termini di produttività e raggiungimento degli obiettivi ma resta anche uno spazio temporale dentro cui investire il meglio per la propria vita lavorativa e privata.

La creazione di un piano di attività può sicuramente aiutarti, definendolo secondo le priorità tue più intime che hai trascurato e mettendolo in pratica con una programmazione che si incastri definitivamente dentro quella settimanale , senza alibi e senza procrastinazioni.

In questo caso un agenda personale in cui segnare le attività quotidiane può aiutarti, ponendo però anche degli obiettivi settimanali e mensili con cui poi confrontarsi al momento del riassunto della attività svolte.

Un monitoraggio accurato di quello che hai fatto effettivamente ti aiuta nel rispettare e sfruttare al meglio il tempo in più guadagnato.

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Come capire cosa delegare?

16 Gennaio 2019 Assistente Virtuale No comments

La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli e poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo. Delegare sarà parte integrante di questa gestione.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho,

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

Analisi delle attività

Come prima pratica conviene procedere a un’analisi delle attività che si svolge per capire cosa si può e si dovrebbe delegare e dove poter concentrarsi più proficuamente.

Ma con che mezzo si può fare l’analisi?

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usare Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

Ma cosa si può fare con toggl?

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

Come lo si fa?

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

Cosa si scopre?

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

Per quanto tempo si deve seguire l’analisi?

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

Ma perché lo si fa?

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

La definizione delle priorità

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa e non sugli obiettivi veri.

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti potrà aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
Automatizza e delega le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederai: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché avrai dei processi più fluidi.

I punti chiave da fissare

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, si arriva ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’ “Arte della delega”:

Inizia a delegare con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che , come leader, devi sbrigare.
Quando deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che si sta cercando? Lascia l’opportunità che i tuoi compagni di squadra lavorino su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo si da qualcosa da festeggiare, ma si è anche dato a loro un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader che tutti vorranno seguire.
Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’ 80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

Vuol dire che ti puoi liberare dall’ 80% delle attività che stai seguendo, ti dedichi a quel 20% di restanti e comunque continui a guadagnare.

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

Il metodo migliore per trovare queste “bestie” è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dll’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice, non ti piace, c’è pure chi può fare meglio di te! E’ da delegare!
Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico che quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

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Parola dell’anno: delega

9 Gennaio 2019 Assistente Virtuale No comments

Se hai lavorato sulla pianificazione del 2019 magari hai scelto la tua parola dell’anno, la quale sarà il punto di focus dell’anno.

Questa parola probabilmente non è la delega, ma potrebbe essere crescita, leggerezza, esplorazione, avventura e così via.

Cosa c’entra quindi la delega? Forse perché la delega potrebbe essere il primo passo verso il tuo obiettivo e verso la tua parola dell’anno.

Mi spiego meglio. Se vuoi far crescere la tua attività devi iniziare a delegare, se vuoi ottenere più leggerezza, devi creare del tempo per le cose che ami fare, quindi devi imparare a delegare, se ti serve tempo per esplorare nuovi settori e business, devi imparare a delegare, se hai deciso di girare il mondo con una sola valigia, devi trasformare il tuo business in un’attività non dipendente da te, quindi devi imparare a delegare.

Ma facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire cosa succede nel mondo del lavoro e nel business.

Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, più di una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati (erano il 36% un anno fa).

A queste, bisogna aggiungere un ulteriore 2% che ha realizzato una qualche iniziativa informale e l’8% che prevede di introdurre progetti nel prossimo anno, per cui complessivamente circa due grandi aziende su tre stanno già sperimentando una qualche forma di Smart Working.

Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. È quanto emerge dal sondaggio su un campione di 183 imprese con più di 250 addetti.

Come vedrai dalla tabella sottoriportata lo smart working e il settore digitale vanno a pari passo, è sempre più evidente che si tratta di una rivoluzione vera del mondo di business, e di una rivoluzione da non fermare nel mondo del lavoro.

La delega diventa il punto critico del nuovo sistema, indipendentemente che si tratti di aziende strutturate, o di piccole realtà. Senza imparare a delegare in modo efficace e intelligente non sarà possibile creare e mantenere un sistema flessibile, liquido, cioè smart.

La delega è una delle competenze manageriali più importanti ma ignorata da molti, imperniati dalla falsa certezza che se ci si occupa in prima persona di tutte le attività queste saranno portate a compimento meglio e presto.

Sappiamo che non è così, soprattutto dalle esperienze in aziende dove il lavoro in team è la prima buona pratica da seguire se si vuole ottenere risultati in maniera efficiente.

E guidare una squadra non vuol dire controllare tutto e tutti ma affidarsi alla singole competenze facendole lavorare e responsabilizzandole oltre che dedicarsi alla formazione di nuove skill se ce ne fosse bisogno.

Si tratta di una nuova forma di leadership.

Tramite un attenta supervisione e un check mirato sul processo lavorativo il delegare mira a dare priorità alle attività strategiche e a affidare a professionisti compiti dove magari la competenza altrui può dare un valore aggiunto.

Se non deleghi freni la crescita del business.

Non è una frase così scontata.

Il potersi dedicare al proprio core business con più tempo sapendo che qualcuno (di cui chiaramente ti puoi fidare) sta svolgendo per te compiti meno strategici ma altrettanto importanti come l’amministrazione, la segreteria, la gestione dei social media, il marketing etc. da una tranquillità e un appagamento che difficilmente troverai occupandoti di tutto in prima persona, perché sarai sempre affannato e occupato con scarsa efficienza.

Nella delega ci sono dentro svariati aspetti che possono far evolvere di per se il proprio lavoro, come l’uso di nuovi software e applicazioni per la gestione e l’organizzazione delle attività, lo smart working ampiamente citato prima e oramai possibile con i sistemi hardware disponibili e i molteplici modi di comunicare, la collaborazione con figure professionali specializzate, l’andare oltre un ambiente fisico di lavoro fisso, ove possibile, che permette di evitare i tanti disagi (come per esempio il dover timbrare un cartellino in tempo dopo un’ora di traffico).

E’ chiaro che non tutti possono applicare quanto scritto sopra, ma certo è che la delega, sia in casi di grandi strutture che in quelli di piccole realtà può dare un impulso notevole e insperato al processo lavorativo.

Fidarsi e affidarsi sono due verbi su cui la diffidenza agisce pesantemente ma una volta cacciata questa, insieme alla zona comfort delle tue abitudini, l’arricchimento che si ottiene, non solo materiale ma intimo della tua persona, non ti farà più abbandonare la pratica della delega.

Il mese di gennaio sul mio blog sarà infatti dedicato all’arte di delegare: cosa, come e a chi delegare.

SCARICA gratuitamente il mio Kit di delega QUI

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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

7 Novembre 2018 Assistente Virtuale No comments

Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è l’Assistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere e potrai anche scaricare un form con la matrice

Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

Per rimanere sempre aggiornati su tool e trip che riguardano la gestione del tempo e lo smart office, iscriviti alla mia Newsletter

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60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale

29 Novembre 2017 Assistente Virtuale No comments

Se impresari e imprenditori esternalizzano sempre di più le attività agli Assistenti Virtuali, lo fanno per una serie di motivi. La stragrande maggioranza però, esternalizza puramente per risparmiare tempo che altrimenti avrebbe bisogno di spendere in compiti di più basso profilo, ma oltremodo necessari.

Come è ben noto se segui il nostro blog di Kryva, l’invito è quello di creare già un elenco di attività da esternalizzare in anticipo rispetto all’assunzione di un VA, al fine di aiutare a trovare l’assistente giusto e ottenere la propria partnership di outsourcing per un inizio senza grossi problemi e con buoni risultati.

Anche se può sembrare banale, come si può immaginare, la stesura di una tale lista può essere più dura di quanto possa apparire senza averci pensato prima almeno una volta.

Nel caso in cui tu faccia fatica a dare la priorità a una delle tue attività aziendali e a delegarla a un Assistente Virtuale, abbiamo creato un elenco di 60 attività dispendiose in termini di tempo che possono realisticamente essere esternalizzate.

Se hai avuto difficoltà a pensare alle attività che un nuovo VA può affrontare per te, inizia subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Puoi usare questa lista per dare il via ai tuoi risparmi di tempo!

Scansionalo e quando vedi un’attività che fa parte di quelle della tua azienda, copia e incolla nel tuo elenco.

Quindi puoi consultare di nuovo la tua nuova lista e classificare le attività, con quelle che ti piacerebbe maggiormente esternalizzare in alto. Et voilà! Hai il tuo elenco di attività da delegare all’Assistente Virtuale.

60 compiti da esternalizzare per risparmiare tempo:

Attività di comunicazione

In un primo momento può essere difficile delegare la comunicazione con i clienti della tua azienda, soprattutto se la tua strategia aziendale comporta la creazione di un’esperienza personalizzata per loro. Tuttavia, la comunicazione è una delle attività di business più dispendiose in termini di tempo, in particolare quando viene effettuata tramite e-mail.

Se sei preoccupato di delegare uno dei primi otto compiti del nostro elenco qui sotto a un Assistente Virtuale, considera questo: man mano che la tua azienda cresce, diventerà impossibile per te condurre personalmente tutte le tue comunicazioni.

Quindi, perché non liberare un po ‘di tempo in questo momento e abituarsi a lasciare che qualcun altro comunichi per conto della tua attività?

Filtraggio della tua casella di posta elettronica e cancellazione di spam / posta indesiderata.
Fornire assistenza clienti via e-mail (rispondendo alle richieste di aiuto e ai ticket di supporto).
Controllo e risposta alla casella vocale.
Scrivere, modificare e inviare e-mail di follow-up a clienti.
Lettura di prove e modifica dei messaggi di posta elettronica in uscita.
Effettuare chiamate in uscita (tramite Skype o telefonia IP).
Fornire supporto live chat per i tuoi clienti online.
Invio di biglietti di auguri, note di ringraziamento e inviti.

Attività di amministrazione aziendale

Quando gestisci una piccola azienda o una startup, è pesante affrontare quotidianamente tutte le attività amministrative necessarie, come la creazione di moduli e modelli, la ricerca di lead e la gestione degli account.

Se la tua azienda ha successo, arriverà un punto in cui ti accorgi che ti trovi di fronte a un compromesso costante tra attività che supportano direttamente la crescita e il miglioramento continuo e quelle fastidiose ma necessarie attività di amministrazione.

Affrontando compiti come i punti dal 9 al 20 qui sotto, il tuo Assistente Virtuale può risparmiarti la frustrazione di essere diviso tra attività strategiche e amministrative.

Trascrizione di file audio e / o video.
Preparazione di ordini del giorno per riunioni online o chiamate in teleconferenza.
Preparazione e creazione di rapporti.
Creazione di moduli da utilizzare nella tua azienda.
Creazione di modelli di documento.
Lead generation.
Filtraggio dati / miglioramento / gestione.
Compiti di receptionist.
Contabilità.
Fatturazione del cliente.
Preparazione e creazione di materiali di formazione per il personale dell’ ufficio in loco o di quello virtuale.
Doveri del libro paga (come le spese di registrazione o gli orari di lavoro).

Attività sui social media

I social media possono rappresentare un enorme vantaggio per gli sforzi di marketing e di coinvolgimento dei clienti, ma se non hai il tempo di gestire correttamente i social media, tutta questa attività può presto iniziare a scontrarsi contro il tuo lavoro.

Se invece assumi un Assistente Virtuale con esperienza di gestione dei social media, potrai far gestire le prossime dieci attività del nostro elenco e tenerti in contatto con il “brusio” dei social media che la tua attività sta generando.

Creare account di social media.
Pubblicazione degli aggiornamenti di stato su Facebook.
Creazione di gruppi o pagine fan su Facebook.
Gestione e generazione dei follower su Twitter.
Pianificazione e pubblicazione di tweet, tracciamento di hashtag e menzioni.
Gestione delle attività su Pinterest o Instagram (creazione, identificazione e blocco delle immagini).
Caricamento di video su YouTube.
Creazione di playlist di YouTube.
Moderare e rispondere ai commenti sui siti di social media.
Risposta a messaggi e query sui canali dei social media.

Attività di marketing digitale

Non c’è dubbio che il marketing digitale espanda notevolmente la portata della tua piccola azienda, ma richieda anche molto tempo.

Delegare i seguenti dieci punti puoi metterti in grado di dedicare più tempo a lavorare sulla strategia di marketing digitale, mentre l’Assistente Virtuale si prenderà cura di tutto.

Gestire il tuo blog aziendale.
Moderazione dei commenti sul tuo blog.
Aggiunta di immagini e tag ai post del blog.
Creazione di liste di contatti di email marketing.
Mantenere aggiornati gli elenchi di posta elettronica (aggiungere nuovi abbonati e rimuovere i non abbonati).
Creazione e programmazione di e-mail di marketing.
Produzione e invio di newsletter via email.
Scrivere post di blog o articoli per il tuo sito web aziendale (ma assicurati che il tuo VA abbia le competenze necessarie per la creazione di contenuti concernenti il tuo ambito lavorativo o di interesse e prova tu stesso a scrivere alcuni dei tuoi post e articoli occasionalmente).
Produzione di altro materiale di marketing di contenuto (ad esempio infografiche, white paper).
Condurre ricerche su parole chiave.

Compiti di assistenza personale

Un altro ottimo modo per risparmiare tempo è lasciare che un Assistente Virtuale organizzi le tue attività personali per te.

I compiti dal 41 al 45 sono solo alcuni dei modi in cui un VA può aiutarti ad organizzare la tua vita da lontano – e ad un prezzo accessibile.

Gestire il calendario e il diario aziendale.
Pianificazione e gestione degli appuntamenti.
Fare piani e accordi per il tuo viaggio d’affari.
Fungere da acquirente online personale (ad esempio, acquistare e inviare regali a tuo nome, trovandoti i prezzi migliori nei negozi online).
Modificare e correggere tutti i documenti che scrivi per la pubblicazione digitale o stampata.

Eventi di promozione aziendale

Ci sono anche le attività in cui puoi promuovere l’azienda per incentivare e fidelizzare i clienti già presenti o per conquistarne di nuovi. Si va dalle convention/forum alle cene di gala, dagli open day ai corporate meeting, dagli eventi culturali come concerti o spettacoli ai corsi di formazione/incentive.

Per la gestione e la messa in funzione di un evento ci sono molteplici passi da fare per renderlo efficace e ben riuscito quali:

Ricerca della location e contatti con la proprietà
Contatti col cathering se contemplato nell’evento
Ricerca e selezione di personale di servizio durante l’evento
Gestione della comunicazione sui Social Media e campagna informazione stampa
Creazione liste degli invitati su piattaforme dedicate
Gestione invio inviti e conferme
Programmazione simultanea di newsletter, post e comunicati (con software di programmazione e monitoraggio per social network) nel tempo che trascorre prima dell’evento
Supporto di segreteria organizzativa (24h,mail, telefono) con gestione di chiamate o mail da parte di clienti o invitati per chiarimenti sull’evento o sulla registrazione.
Gestione e programmazione delle comunicazioni di follow up come post con filmati o foto dell’evento o con informazioni sugli appuntamenti successivi
Consegna di liste e statistiche per l’analisi di miglioramento dell’evento e la profilazione di clienti e invitati.

Attività di informazioni aziendali

La gestione dei dati aziendali è spesso trascurata, anche nelle organizzazioni più grandi. Può essere ancora più difficile gestire i tuoi dati da solo quando gestisci una piccola azienda. Allo stesso tempo, è un peccato lasciare che i dati trascurati o tenuti disordinati ostacolino la tua performance.

Un buon Assistente Virtuale sarà più che capace di eseguire le ultime cinque attività in questo elenco, aiutandoti a rimanere aggiornato sui tuoi dati e sui sistemi di informazione che li elaborano.

Immissione di dati e pulizia per i sistemi di informazioni aziendali (ad esempio, CRM).
Gestione di supporti di archiviazione online come Dropbox, Google Drive o altri.
Fogli di calcolo e / o gestione del database.
Pianificazione e gestione dei backup di dati / sistema.
Monitoraggio e reporting dell’attività concorrente / industriale.

Come sfruttare al meglio questo elenco

Dopo aver selezionato da qui alcune attività per creare il proprio elenco di attività da far svolgere a un Assistente Virtuale, è possibile utilizzare queste informazioni in vari modi. Ti suggeriamo di usarle per prima cosa per mettere insieme un elenco delle competenze e capacità che vuoi che un VA abbia per il tuo lavoro. Ciò renderà molto più facile trovare la persona giusta per aiutarti a risparmiare tempo con l’outsourcing.

È possibile fare riferimento al proprio elenco anche per ottenere idee per la formazione o istruzione ai collaboratori, per generare domande di intervista ai candidati VA e naturalmente per avviare la delega di compiti in un ordine prioritario, cosa importantissima per far partire bene la collaborazione con l’Assistente Virtuale.

Queste 60 attività elencate potrebbero sembrare troppe ma servono per farti capire quanti compiti possono distoglierti dal tuo “core business”, anche se in tempi diversi e non simultaneamente; ma soprattutto ti vogliono far comprendere quante e quali capacità deve avere un vero Assistente Virtuale su cui puoi fare affidamento a seconda delle tue esigenze. La professionalità, la competenza e l’esperienza non si improvvisano ma si acquisiscono sul campo, ancora meglio se in molti anni di collaborazione lavorativa ad alto livello come ha avuto chi ha fondato Kryva. Ricorda, la delega non è sfuggire alle proprie responsabilità ma è la capacità di essere più responsabili con i propri collaboratori, affidandosi quindi a professionisti capaci in compiti meno strategici o più logoranti ma mantenendo sempre il pieno controllo di essi.

Nella speranza che tu abbia trovato utili i nostri 60 suggerimenti sulle attività delegabili ci piacerebbe sapere qualcosa su quelle che hai esternalizzato con successo a un/una VA e magari conoscere anche quelle che non sono state incluse nella nostra lista ma di cui avresti o hai avuto bisogno. Sentiti libero di condividere le tue esperienze in un commento a questo post.

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

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Sei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?

8 Novembre 2017 Assistente Virtuale No comments

Sempre più persone, indipendentemente dalla loro situazione lavorativa vogliono assumere un’assistente virtuale, ma alcuni di loro rimangono delusi da questa esperienza e il motivo spesso non ha niente a che fare con le competenze, le abilità o l’etica del lavoro dell’ AV.

Bisogna prepararsi prima di tuffarsi in questa esperienza…Il fatto è che non tutti sono adatti per assumere un’AV.

Il cliente si può davvero sbagliare quando è deluso dai servizi di un assistente virtuale?

Ebbene, francamente sì; i clienti possono essere gli architetti della propria delusione, ma non dovrebbe essere così. Ognuno può godere dei servizi di un assistente virtuale, se crede nel potenziale valore redditizio che un AV offre e se capisce come estrarre quel valore.

Ma l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Infatti, lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Il segreto è partire con il piede giusto

Questo articolo non è in alcun modo destinato a scoraggiarti se stavi pensando di assumere un Assistente Virtuale, ma piuttosto è una raccomandazione per i primi passi da prendere. Ho imparato dall’esperienza che il cliente deve raggiungere un certo stato di preparazione.

Le seguenti osservazioni e intuizioni dovrebbero essere utili, soprattutto se sei un imprenditore di piccole dimensioni o se non hai ancora sperimentato il processo di “lasciare andare” i compiti e le responsabilità che attualmente esegui.

Se vuoi sapere se sei veramente pronto ad assumere un Assistente Virtuale o se no, scopri alcuni passi che puoi intraprendere per prepararti correttamente.

Sei in grado di lasciar andare?

Questa è veramente la prima domanda da chiedersi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo con i tuoi compiti e i tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sembra difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

Puoi delegare a distanza?

Se è difficile delegare i compiti a dei dipendenti basati nel proprio stabilimento locale, può essere ancora più impegnativo quando si esegue l’outsourcing a un lavoratore remoto, forse anche a qualcuno che lavora in un altro paese. Questo è il punto dove sbagliano molte persone che assumono Assistenti Virtuali. Pensano che l’outsourcing sia semplicemente il caso in cui si danno alcune istruzioni scritte o verbali e poi si lascia andare senza controllo o riscontri. Cosa succede dopo?

La prima volta che un’attività non è completata in modo soddisfacente, il cliente frustrato la riporta a se, immaginandosi che è meglio che la faccia da solo.

La delega efficace è molto più di dar semplicemente a qualcuno un compito e attendere il suo completamento. Non ha importanza, se qualcuno sia un VA o un dipendente locale. Quindi, se non sei sicuro delle tue abilità di delega, potresti non essere ancora pronto ad assumere un Assistente Virtuale. Chiarire gli obiettivi iniziali, fissare degli impegni, condividere dei valori comuni e anche formare i propri collaboratori anche solo nelle prime fasi dell’attività fa la differenza nell’avere poi risultati e soprattutto persone che si fidano di te e di cui tu ti puoi fidare.

Prova un approccio del tipo 80/20 nell’outsourcing

Ribadisco, la mia guida non è destinata a dissuadere dal lavorare con un Assistente Virtuale, ma semplicemente per prepararti al fatto che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi … in un primo momento. Non ci vorrà troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo VA ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare. Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al VA il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’ 80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi che non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

Sai cosa vuoi da un assistente virtuale?

Alcune persone hanno un’esperienza insoddisfacente con un VA perché non hanno obiettivi fissi e chiari in sede di assunzione del loro primo Assistente Virtuale.

Oltre a considerare il processo di delega, avrebbe senso chiarire nella tua mente esattamente quello che vuoi un VA faccia per te. Se assumi un Assistente Virtuale solo sulla base della volontà di risparmiare parte del tuo tempo o di aumentare la tua produttività, potresti rimanere deluso. Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

Metti in chiaro gli obiettivi di outsourcing

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / VA, mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione del VA e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare prima che le prime difficoltà possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.

Preparati prima di avere un assistente virtuale

Dopo aver impostato i tuoi obiettivi di outsourcing, sarà più facile intraprendere i passi seguenti nella preparazione a assumere un Assistente Virtuale, qui sotto elencati:

Identificare i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che si desidera esternalizzare
Stabilire priorità delle attività individuate e creazione di una sequenza o di una pianificazione per la loro delega
Creare alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
Sarai più in grado di trovare un VA che combacia bene con le tue esigenze
Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Ricorda però di seguire questo processo prima di iniziare a cercare un Assistente Virtuale.

Sono pronto per assumere

Allora, cosa ne pensi? È il momento giusto di assumere un Assistente Virtuale? Se ti sei fatto le domande che ti ho posto e hai eseguito il processo descritto in questo post, certamente dovresti essere un po’ più pronto.

Riassumendo:

Preparati alle realtà della delega di alcune attività. Definisci cosa per te è strategico e cosa è più marginale.
Imposta le tue aspettative su quello che vuoi un VA faccia per te o per la tua attività, preparandoti a dare obiettivi chiari, istruzioni e formazione iniziali, se necessario.
Dai le priorità su che tipo di figura vorresti e con quali competenze, poi procedi e assumi.

Queste azioni ti aiuteranno a assumere un AV che si adatterà perfettamente alle tue esigenze. E ,la cosa più importante di tutte, eviterai di essere una di quelle persone che entusiasticamente avevano pensato che l’assunzione di un VA è come la firma per un pacchetto di abbonamento servizi a internet.

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I falsi miti che ostacolano la DELEGA

25 Ottobre 2017 Gestione del tempo No comments

I miti che ostacolano la delega efficace sono non altro che vincoli mentali che ci tengono intrappolati in un business bloccato.

Ora vediamo da quali blocchi ci si deve liberare per far crescere il nostro business:

Mito n°1

Non c’è abbastanza tempo per delegare

Quelli che pensano di essere così impegnati da non avere tempo per spiegare il lavoro a qualcun altro, oppure se lo fanno, adottano la delega finta e consegnano solo il compito con il risultato da ottenere ma senza dare indicazioni dettagliate.

Mito n° 2

I collaboratori non sono abbastanza competenti

Purtroppo i manager o più in generale i responsabili di un’ attività tendenzialmente sottovalutano i loro collaboratori.

Mito n° 3

Se vuoi fare bene un lavoro, fallo tu

Detto popolare degli scettici e dei diffidenti…

Mito n°4

Gli altri penseranno che non hai il pieno controllo della situazione

Mito n° 5

Quando sai fare bene una cosa, dovresti farla tu.

L’inganno più rubatempo che ci sia.

Perché?

Sapendo fare bene un lavoro ci si crea una zona di comfort in cui si vorrebbe stare sempre. Invece si dovrebbe delegare tutto ciò che si è imparato a fare bene e passare a un’attività nuova.

Adottare la regola del 70%. Se qualcuno è in grado di svolgere l’attività con una qualità non inferiore a 70% si delega il lavoro a lui o lei.

La nostra tendenza naturale è cercare di fare i lavori che ci piacciono e tenerceli ben stretti. Invece si dovrebbe delegare i lavori che si padroneggiano, in modo da potersi dedicare ai compiti che richiedono più intelligenza, competenze e abilità.

Molti imprenditori e manager fanno fatica a delegare. Questa difficoltà non superata limita fortemente le loro possibilità di carriera.

Saper delegare è una delle competenze più fondamentali per un management efficace. Il quale è stato definito “la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”. Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

ESERCIZIO

Per creare un’abitudine ci vogliono circa 30 giorni. In modo molto consapevole bisogna ripetere delle azioni tutti i giorni, finché non diventa una routine giornaliera. La cosa più semplice è usare un tracker, dove inserire piccoli passi da seguire tutti giorni per poi segnare se sono stati fatti.

Scarica il mio tracker

Si può iniziare con la pratica all’interno della famiglia, consegnando dei piccoli compiti ai figli per esempio. Ricordati però di dare istruzioni dettagliate, obiettivi da raggiungere ed infine controllare il risultato che serve per migliorare la gestione della prossima attività da delegare.

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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Costruire un business online di successo in meno di 3 mesi | Intervista con Andrea di Rocco

4 Ottobre 2017 Arte della delega / Interviste No comments

Questa settimana vi presento Andrea di Rocco, fondatore di SOS WP. Ci racconterà come ha creato un business di successo in pochissimo tempo grazie alla delega intelligente. Delegare da subito all’avvio dell’attività può essere una strategia vincente!

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andrea Di Rocco: Sono Andrea Di Rocco e ho aperto SOS WP da circa 5 anni, nel 2012; da allora abbiamo fatto fino a 4 milioni di visite. L’anno scorso abbiamo fatto 1.2 milioni di visite.

Il settore è quello della creazione di siti web, sotto nicchia dell’internet marketing, online business, dedicato alla visibilità di un sito e all’ottenimento del traffico nei motori di ricerca.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AdR: Nel tempo la struttura è cambiata notevolmente. Io ero partito da solo. E’ successo poi che mi si aprì la mente, nel 2009 , dopo aver letto un libro di Tim Ferriss regalato da una cara amica, Four hour work week, da cui mi son fatto tutta la forma mentis nella mia carriera in questi anni.

Era tre anni prima di aprire SOS WP e come è successo a me e ad altri non ebbi ne l’idea giusta ne tantomeno ero in quella posizione in cui ne doveva partire per forza una.

Molte persone cominciano un nuovo comportamento quando non ne possono più di quello vecchio. Devi proprio toccare il fondo. Leggevo libri di internet marketing ma l’incertezza poi di un lavoro prettamente online era forte. Finii infatti per lavorare come dipendente vendite per Procter&Gamble.

Una volta dimessomi, mi resi conto che per fare tutte le cose che volevo, fare siti web, blog etc. avevo bisogno di una struttura che mi supportasse. Che fosse flessibile negli orari e nei costi.

Tipo che se in un mese son riuscito a vendere siti web da costruire e quindi ho potuto investire il 25,30,40% del fatturato in persone. Se ho fatto 100 lire, 40 le metto nella struttura.

KF: Era quindi un investimento pianificato?

AdR: Si, perché il migliore investimento è quello sulle persone intorno a te. Che non sono mai un costo. Feci infatti l’investimento di assumere un copywriter che mi aiutasse in tutti i contenuti del blog.

Tant’è che siamo passati da zero a quasi 500 articoli. Questo perché il blog ci aiuta molto. Era l’asset principale di cui avevo bisogno.

Feci infatti una sorta di ragionamento che si chiama impact analisys , cioè qual’ è quel ruolo cha una volta che ce l’ho mi porta i risultati; da qui uscì l’esigenza di questa figura.

Se ho un articolo al giorno vuol dire che ho un blog attivo, se ho un blog attivo vuol dire che prendi il mio sito seriamente e quindi se lo reputi professionale ne puoi prendere servizi e informazioni.

Infatti questo è un consiglio che posso dare, di fare sempre una impact analisys. La seconda persona che assunsi fu una virtual assistant, Elisa, che tuttora lavora per me.

KF: Normalmente tutti insistono nell’ inquadrare e evidenziare le attività marginali ,invece tu dici di inquadrare quel pezzetto decisivo per far crescere la tua attività.

AdR: In qualche modo è una via di mezzo. Perché in maniera quasi algoritmica, come dicono i coach, sussiste il “dove sono dove voglio andare”.

Se sono all’inizio , non guadagno una lira, devo coprire quella figura che mi contribuirà a produrre fatturato, anche se non diretto almeno indiretto, cioè tutti gli articoli scritti erano dentro al mio biglietto da visita che era il mio sito.

Al cliente mi presentavo per vendere “questo è il mio blog, questo è il traffico che facciamo; se quando ti avrò fatto il sito anche tu farai queste cose avrai questo traffico anche tu.” Ed era uno discorso vincente.

KF: Prima di iniziare a lavorare con la delega questa ti dava problemi o preoccupazioni?

AdR: Non avevo problemi di fiducia. Io di natura mi fido ma mi scoccio anche velocemente. Se sei bravo resti. Come Elisa ad esempio.

Se avessi avuto problemi ad assumere persone come sarei potuto crescere? Vuol dire che sarei stato di fronte ad un’ opinione limitante che andava rimossa.

KF: Come hai gestito la comunicazione in modalità virtuale?

AdR: Io ho usato Asana. Dove mettevo le mie procedure e davo da gestire alla persona a cui delegavo. Con quello andavo subito bene. Mi sono trovato molto bene.

KF: Come gestivi i tuoi controlli? Sei uno che controlla tanto all’inizio di una collaborazione?

AdR: Si, all’inizio controllavo molto. Ma non sono un bravo controller. Nel tempo buona parte del lavoro che viene fatto è controllato da una persona molto cara a me ,a cui ho delegato tutto il controllo.

KF: Dopo 5 anni quanto è cresciuta la struttura? Siete tutti in remoto o un ufficio fisso?

AdR: Ora siamo in 6 o 7. Ho un ufficio qui a Londra e una persona fissa in ufficio e a breve avremo un’altra persona.

KF: Fissa perché è cambiato il tuo business o altro?

AdR: Questo perché uno dei grandi capitoli della vita era il life style business. Essere in grado di Costruire un attività on line con un team interamente distribuito. E questo l’ho fatto, nei primi 3 anni quando vivevo in Thailandia.

Arrivati i 30 anni volevo un nuova sfida per costruire un’ azienda con decine di persone dentro e perseguire altri obiettivi. Tanto la Thailandia chi la sposta. Ci posso sempre tornare.

La sfida era quella di venire qui a Londra e cercare di mettere in piedi una signora compagnia. Ma mantenendo anche il team in remoto. Infatti avremo anche un’altra figura che coordinerà un team virtuale.

KF: L’esperienza nella delega era sempre positiva?

AdR: No chiaramente no. Da una parte ho avuto la fortuna del principiante quando si è trattato di trovare Elisa ma c’è una frase che reputo importante e che ho fatto mia nella costruzione del team :“Hire the character e train for the skills”. Assumi per il carattere e forma le competenze. Tanto sono tutte skills acquisibili nel tempo.

KF: Quindi preferisci trovare la persona che caratterialmente si confà a te e poi tutto il resto viene col tempo?

AdR: Ci sono delle demografiche particolari che cerco ma che però non condivido perché potrei scadere nel politically uncorrect. Immagino che puoi comprendere quello che dico. Ognuno di noi deve sapere qual è la demografica con cui “clicco “ meglio.

Alla fine si tratta di questo, capire chi sei e con chi lavori meglio e cercare di più quel tipo di persone.

KF: Le persone che ti aiutano sono persone indipendenti e autonome, con iniziativa, oppure da motivare?

AdR: Questa è una domanda interessante. Diciamo che un forte senso di iniziativa è fondamentale. Però all’inizio mi sta bene anche l’atteggiamento da “soldatino”. Perché chiaramente hai appena cominciato.

Però poi voglio l’iniziativa e premio l’iniziativa con il bonus. Anche se non era previsto ho sempre dato il bonus in questi casi per creare questo senso di ownership.

KF: La tua squadra quindi non deve essere motivata perché lo è già di per se?

AdR: Se qualche persona non lo è ce ne accorgiamo e allora agiamo durante il team meeting settimanale in cui porto tutti su skype.

Quando c’è chi non è motivato e non fa del suo perché pensa che non sia necessario o magari sia visto male, dobbiamo vedere se sia efficace la comunicazione che dice che il senso di iniziativa è premiato. Se non è chiaro allora lo ripetiamo.

Se poi il collaboratore dice si ma poi in effetti non si applica allora la carico di lavoro e se schiva ancora i colpi allora meglio dividere le nostre strade.

KF: Che bilancio hai fatto in termini di soldi e tempo dalla prima delega?

AdR: La mia attività è cresciuta del 100% ogni anno. Ogni hanno abbiamo raddoppiato. E non sarebbe stato possibile senza una squadra.

KF: Qual’ è stato un punto critico nella gestione della delega o nelle collaborazioni virtuali per te?

AdR: La comunicazione dell’obiettivo direi, cioè ci son stati problemi all’inizio d parte mia nell’assegnare dei task chiari. Ma era un mio problema.

E poi il profilo caratteriale cioè devo aver a che fare con persone con cui aver piacere a passarci del tempo. Ci devo andare d’accordo. E quindi è importante trovare persone adatte al lavorare in team.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta pensando a delegare?

AdR: Comincia subito! Alla fine è una delle cose più importanti da fare all’inizio. Se puoi parti subito ad assumere o ad avere collaboratori. Partire.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

AdR: Quello che mi son reso conto è che il più grande cambiamento è stato che mentre prima avevo più ragione io adesso cominciano ad avere più ragione gli altri.

A livello di decision making è importante ascoltare le diverse parti del team e poi tirare le somme, seguendo alla fine la mia bussola interiore su quello che penso sia la cosa giusta per servire al meglio gli utenti e far crescere il business.

E’ un active listening mantenendo sempre l’obiettivo su dove vogliamo andare.

KF: Un’ultima domanda un po’ più personale, usi ancora il diario?

AdR: Si lo uso sempre. Ho un moleskine a casa dove scrivo sempre. Continuare a scrivere funziona sempre. Meglio scrivere sulla carta perché hai quel feeling più diretto.

FK: Ultimissima. Il tuo team è tutto italiano?

AdR: Si è tutto italiano. Ho solo una persona nelle Filippine che uso per altre attività online in inglese a seconda delle varie sperimentazioni che voglio fare o che mi vengono in mente. Più volte ci sentiamo e ci vediamo on line.

Proprio questo è una cosa importante che consiglio: è quella che quando facciamo i colloqui è meglio farli in video per avere una sensazione sul carattere. Come cliccano con noi.

Quando si parla e non ci si vede la comunicazione ha molti meno dati. Guardare una persona in faccia è molto più informativo anche se non totalmente. E’ fondamentale assumere sulla base del carattere.

La formazione poi la si può fare anche in seguito. Io pago i miei anche per stare al telefono con me. Perché lavorano anche in quei momenti e tutti i momenti dove si cresce tutti, scambiandosi opinioni e pareri, sono importanti.

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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La fortuna di lavorare con persone di cui sei responsabile, ma con skill più innovative delle tue | Intervista con Maria Cristina Pizzato

28 Giugno 2017 Arte della delega / Interviste No comments

“Ho avuto la fortuna di lavorare con persone, anche più giovani di me, di cui ero responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle mie. Delegavo quindi le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le avrebbe potute svolgere al meglio.”

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Maria Cristina Pizzato: Ciao, mi chiamo Maria Cristina Pizzato e aiuto aziende e professionisti a migliorare la loro presenza online come consulente di web marketing, in particolare, tramite la metodologia inbound marketing.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

MCP: Ho 49 anni, ho lavorato come dipendente per 22 anni e da 3 sono libera professionista.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

MCP: Ho iniziato il mio percorso lavorativo nel lontano 1995, dopo una formazione scolastica umanistica. In questi 22 anni le attività lavorative sono cambiate esponenzialmente e, di conseguenza, anche la loro gestione.

Agli inizi del mio percorso avevo a malapena un pc, molte delle attività si svolgevano al telefono e organizzando direttamente il lavoro con i collaboratori. Con il passare del tempo, e con l’introduzione della tecnologia e del digitale, la gestione di alcune attività si è snellita lasciando spazio a nuove opportunità.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

MCP: Non ricordo esattamente quando ho iniziato a delegare; sicuramente il graduale aumento di responsabilità ha dettato un passaggio ‘naturale’ alla delega.

KF: Come ti sentivi?

MCP: Ricordo che, inizialmente, il fatto di delegare mi procurava una duplice sensazione di sollievo e apprensione.

Sollievo perché mi rendevo conto che l’aumentare delle incombenze e delle responsabilità non mi permettevano di gestire da sola tutto, e al meglio, quindi la delega diventava inevitabile. Timore, in quanto, non era semplice superare la sensazione di perdere il controllo di una parte della mia operatività, per delegarla ad altri.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

MCP: Superata la prima fase di apprensione, più che scetticismo, ho realizzato quando la delega fosse necessaria per l’efficienza dell’ufficio e per favorire un equilibrio che garantisse la continuità delle attività da svolgere. La fiducia nei collaboratori è un elemento fondamentale in questa fase.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

MCP: Non ricordo esattamente, essendo passato qualche anno dalla primissima delega, ma credo si trattasse della gestione di una pratica di reclamo aperta da un cliente di un rivenditore del software gestionale prodotto dalla società per cui lavoravo.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

MCP: Inizialmente no, o meglio, le prime deleghe sono state dettate dell’impossibilità di fare tutto da sola, dall’emergenza, quindi il piano poteva essere relativo alla procedura da adottare più che da una vera e propria gestione della delega.

In un secondo momento è stato necessario definire un protocollo che regolamentasse l’intero processo. In questa fase mi è stata d’aiuto una forma mentis sviluppata grazie all’esperienza di certificazione aziendale che ho avuto modo di seguire in alcune aziende.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

MCP: Mi è sempre piaciuto pensare che le persone vanno motivate e assecondate in base alle caratteristiche personali e alle loro competenze.

Questa convinzione mi è stata utile quando ho dovuto decidere, da responsabile, cosa delegare perché mi ha, in qualche modo, protetto da un errore che ho visto spesso commettere da dirigenti e responsabili: pensare che si debbano delegare attività ‘di poca importanza’, mantenendo quelle che riteniamo più complesse o ‘prestigiose’.

Ho avuto la fortuna di lavorare con persone, anche più giovani di me, di cui ero responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle mie. Delegavo quindi le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le avrebbe potute svolgere al meglio.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

MCP: In modo informale tra i componenti del team, pur impostando degli step e dei sistemi di monitoraggio e cercando di essere chiara sugli obiettivi.

Direi che in questi casi, una comunicazione più strutturata va fatta alla direzione e alle altre business unit, oltre che all’esterno, se sono coinvolti Partner e Clienti.

Non c’è niente di più fastidioso, per una persona che ha ricevuto una delega, di non essere riconosciuta nel ruolo che gli è stato assegnato, e niente di più controproducente, per il responsabile che ha delegato, di una comunicazione lacunosa e poco chiara in tal senso.

KF: Era un’esperienza positiva?

MCP: Direi di si, così come possono essere considerate esperienze positive tutte le deleghe andate a buon fine.

KF: Se sì, quale sarebbe stata la successiva attività da delegare?

MCP: Dopo la prima delega ne sono arrivate molte altre; dalla gestione delle problematiche tra clienti e partner, alla definizione di contenuti di comunicazione, ad attività organizzative.

KF: Se no, hai riprovato con altre attività/persone e semplicemente hai rinunciato?

MCP: Ho sempre cercato di far tesoro delle esperienze, ci sono state occasioni in cui ho delegato e, per vari motivi, anche molto diversi tra loro, sono stata delusa. Nonostante questo non credo sia possibile, in un contesto di collaborazione, rinunciare alla delega.

Migliorarla sicuramente, affinarne i processi, introdurre step di verifica, ma non avrebbe senso rinunciarvi a priori.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

MCP: La prima delega è stata positiva perché ha rotto le resistenze e i timori, posso sicuramente affermare che, in termini di tempo, mi ha permesso di gestire attività diverse e meglio, in termini economici, non riesco invece a quantificarla, perché coinvolta in un contesto aziendale più ampio, di cui non avevo tutti gli elementi.

Da libera professionista, invece, una delega con esiti positivi mi permette di fare più cose e di confermare attività che, contrariamente, non potrei portare avanti da sola, quindi, si, anche un vantaggio dal punto di vista economico.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

MCP: Si, ho impostato nel tempo più tipologie di procedure, in base all’attività che dovevo delegare.

Anche nelle collaborazioni tra liberi professionisti è importante definire delle procedure, così da aver chiaro fin da subito chi fa cosa, e non trovarsi, come è accaduto anche a me più volte, a dover polemizzare sull’interpretazione delle email con cui ci si accordava sulle attività.

KF: Come scegli la persona?

MCP: Come ho già scritto poco sopra, in base alle caratteristiche personali e competenze, poi valuto se la conosco già e ho avuto esperienze positive, se è considerata un’esperta nel settore che mi interessa o se ho ricevuto feedback positivi circa le sue capacità. e attività.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

MCP: La coerenza e l’onestà. Aggiungiamo anche la correttezza.

Coerenza nel saper seguire le procedure ed onestà nel dichiarare fin dall’inizio se si è in grado di realizzare la delega ricevuta, cercando, nel caso insieme, la forma migliore per portarla avanti. Nessuna delega è scolpita sulla pietra.

Correttezza nel realizzare che il risultato finale sarà corale, un insieme di attività che ognuno ha in carico, portate al termine fino a raggiungere un obiettivo. Quindi niente protagonismi.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

MCP: Da dipendente, decisamente in meglio; avere la possibilità di delegare mi ha aiutata a concentrarmi su attività più adatte al mio profilo e a gestirle senza rincorrere le urgenze.

Da libera professionista, la delega vera e propria è più rara, si parla invece di collaborazioni, nella quali tutti sono coinvolti con una rapporto più paritario. Anche in questo caso però, se la collaborazione funziona, il bilancio non può che essere positivo.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

MCP: Decine. Su decine di deleghe/attività. Sembra impossibile ma, anche nelle situazioni che hanno portato più soddisfazioni, si trova sempre un aspetto che si sarebbe potuto gestire meglio.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

MCP: Innanzi tutto le direi che è una buona idea, le suggerirei di pianificarla al meglio, anche se, come ho appena scritto, tutto è sempre migliorabile, e le consiglierei di non trascurare l’aspetto psicologico.

Una delega che porti un esito di successo inizia sempre con un atteggiamenti di rispetto tra le parti.

KF: Cosa pensi della fiducia?

MCP: Bella domanda da fare ad una persona che l’ha sempre elargita a piene mani, non sempre con i risultati sperati, e pagandone conti salatissimi.

In sostanza, per me, la fiducia è lo scheletro di tutte le collaborazioni. Non potrei mai iniziare una collaborazione, figuriamoci fare una delega, se non avessi piena fiducia nella persona con la quale mi devo rapportare.

KF: Quale è stato il punto critico della collaborazione?

MCP: In base alle tante esperienze fatte negli anni, mi sono accorta che le situazioni in cui ci sono state più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono state quelle in cui mancava una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non erano stati sviscerati e chiariti a sufficienza.

Dopo averci sbattuto più volte il naso, ora cerco di essere sempre molto chiara, fin dall’inizio, circa gli obiettivi che vorrei raggiungere, il contributo che posso dare, l’impegno che richiedo. Arrivando a rinunciare ad una collaborazione, o a una delega, se ho il sentore che si viaggi su binari diversi.

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Trovare un assistente ideale è divertente e aiuta a capire meglio cosa ti serve. | Intervista con Gioia Gottini

14 Giugno 2017 Arte della delega / Interviste No comments

“Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!”

Questa settimana vi presento Gioia Gottini , coltivatrice di successi per donne.

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Gioia Gottini: Mi chiamo Gioia Gottini e sono una coltivatrice di successi. Cosa vuol dire? Che aiuto le donne in proprio a ottenere il successo professionale che meritano. Lo faccio attraverso percorsi di Personal Branding, Marketing, Planning e Comunicazione.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

GG: In questa forma dal 2014, prima mi occupavo di life coaching in senso più ampio.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

GG: Ho semplificato molto: facendo un buon personal branding metto a fuoco la mia cliente ideale, e a quel punto tutto quello che faccio e che propongo è pensato per lei.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

GG: Nel 2015: con un (secondo) bimbo di pochi mesi sapevo che dopo la maternità avrei avuto bisogno di una mano per gestire il mio business in crescita in modo efficace.

KF: Come ti sentivi?

GG: Tranquilla: sapevo di cosa avevo bisogno e che cosa avrei voluto delegare.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

GG: Ho fatto una selezione molto accurata tra le persone che avevano risposto al mio annuncio, e ho scelto poi Tra una rosa finale di 4.

KF: Quanto tempo è passato tra la prima volta in cui hai pensato di aver bisogno di un’assistente e il momento in cui hai fatto l’annuncio?

GG: Ho iniziato a pensarci verso fine 2014, quando sono entrata in maternità. Ho messo l’annuncio a fine maternità (luglio 2015) e l’ho selezionata a settembre.

KF: Quale era il tuo dubbio più forte prima di mettere l’annuncio? Il problema della fiducia, trovare la persona giusta o l’aspetto economico?

GG: Trovare la persona giusta: ecco perché ho fatto delle selezioni e c’era anche un “quiz” d’ingresso per la candidatura. Avevo le idee molto chiare su chi stavo cercando e per cosa, trovo che gli annunci generici facciano perdere tempo a chi cerca e a chi si candida.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

GG: Ho fatto fare dei test: gestione social, check di lettura di una newsletter, una cover grafica, rispondere a delle mail.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

GG: Non un vero piano, ma ho creato dei documenti di workflow per spiegare step by step come eseguire le varie procedure alla base del mio business.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

GG: Ho delegato: dapprima cose piccole e semplici, poi cose noiose e poco centrali al mio business. Ho tenuto per me la parte creativa e gran parte della comunicazione.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

GG: La ricerca della mia assistente è stata condivisa con il mio pubblico: l’annuncio era destinato solo alla lettrici della mia newsletter. Una volta selezionata, l’ho presentata come mia “aiuto giardiniera”.

KF: Era un’esperienza positiva?

GG: Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

GG: Ottimo: ho guadagnato molto tempo, ho un backup se vado in vacanza, ho potuto delegare cose che non sono il mio forte e per questo ho potuto fatturare di più.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

GG: Sì, come dicevo ho creato dei doc di workflow, un giorno a settimana per condividere tasks e progressi e una call mensile.

KF: Quale è la caratteristica (del delegato) più importante per te?

GG: La capacità di imparare, l’iniziativa personale e l’attenzione.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

GG: Ho più tempo per le cose fondamentali del mio lavoro; ho qualcuno con cui confrontarmi per nuove strategie e la sicurezza che se vado in vacanza e c’è un’emergenza qualcuno se ne occupa.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

GG: No!

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

GG: Di avere le idee chiare: cosa vuoi delegare e perché? E di sapere che all’inizio dovrà dare molti feedback quindi ci metterà più di prima. Ma solo per poco.

KF: Cosa pensi della fiducia?

GG: E’ fondamentale da entrambe le parti.

KF: Qual’è stato il punto critico della collaborazione?

GG: Per me: imparare ad affidarmi.

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La delega è una delle competenze manageriali più importanti ma ignorata da molti, imperniati dalla falsa certezza che se ci si occupa in prima persona di tutte le attività queste saranno portate a compimento meglio e presto.

Si tratta di una nuova forma di leadership.

Il mese di gennaio sul mio blog sarà infatti dedicato all’arte di delegare: cosa, come e a chi delegare.

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Nel caso in cui tu faccia fatica a dare la priorità a una delle tue attività aziendali e a delegarla a un Assistente Virtuale, abbiamo creato un elenco di 60 attività dispendiose in termini di tempo che possono realisticamente essere esternalizzate.

60 compiti da esternalizzare per risparmiare tempo:

Attività di comunicazione

Attività di amministrazione aziendale

Attività sui social media

Attività di marketing digitale

Compiti di assistenza personale

Eventi di promozione aziendale

Attività di informazioni aziendali

Come sfruttare al meglio questo elenco

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Il cliente si può davvero sbagliare quando è deluso dai servizi di un assistente virtuale?

Il segreto è partire con il piede giusto

Sei in grado di lasciar andare?

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Riassumendo:

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

Ora vediamo da quali blocchi ci si deve liberare per far crescere il nostro business:

Mito n°1

Mito n° 2

Mito n° 3

Mito n°4

Mito n° 5

Perché?

Molti imprenditori e manager fanno fatica a delegare. Questa difficoltà non superata limita fortemente le loro possibilità di carriera.

ESERCIZIO

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

KF: Era quindi un investimento pianificato?

KF: Normalmente tutti insistono nell’ inquadrare e evidenziare le attività marginali ,invece tu dici di inquadrare quel pezzetto decisivo per far crescere la tua attività.

KF: Prima di iniziare a lavorare con la delega questa ti dava problemi o preoccupazioni?

KF: Come hai gestito la comunicazione in modalità virtuale?

KF: Come gestivi i tuoi controlli? Sei uno che controlla tanto all’inizio di una collaborazione?

KF: Dopo 5 anni quanto è cresciuta la struttura? Siete tutti in remoto o un ufficio fisso?

KF: Fissa perché è cambiato il tuo business o altro?

KF: L’esperienza nella delega era sempre positiva?

KF: Quindi preferisci trovare la persona che caratterialmente si confà a te e poi tutto il resto viene col tempo?

KF: Le persone che ti aiutano sono persone indipendenti e autonome, con iniziativa, oppure da motivare?

KF: La tua squadra quindi non deve essere motivata perché lo è già di per se?

KF: Che bilancio hai fatto in termini di soldi e tempo dalla prima delega?

KF: Qual’ è stato un punto critico nella gestione della delega o nelle collaborazioni virtuali per te?

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta pensando a delegare?

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

KF: Un’ultima domanda un po’ più personale, usi ancora il diario?

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