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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è lAssistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

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Krisztina FekecsPreparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale
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60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale

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Se impresari e imprenditori esternalizzano sempre di più le attività agli Assistenti Virtuali, lo fanno per una serie di motivi. La stragrande maggioranza però, esternalizza puramente per risparmiare tempo che altrimenti avrebbe bisogno di spendere in compiti di più basso profilo, ma oltremodo necessari.

Come è ben noto se segui il nostro blog di Kryva, l’invito è quello di creare già un elenco di attività da esternalizzare in anticipo rispetto all’assunzione di un VA, al fine di aiutare a trovare l’assistente giusto e ottenere la propria partnership di outsourcing per un inizio senza grossi problemi e con buoni risultati.

Anche se può sembrare banale, come si può immaginare, la stesura di una tale lista può essere più dura di quanto possa apparire senza averci pensato prima almeno una volta.

 

Nel caso in cui tu faccia fatica a dare la priorità a una delle tue attività aziendali e a delegarla a un Assistente Virtuale, abbiamo creato un elenco di 60 attività dispendiose in termini di tempo che possono realisticamente essere esternalizzate.

 

Se hai avuto difficoltà a pensare alle attività che un nuovo VA può affrontare per te, inizia subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo. Puoi usare questa lista per dare il via ai tuoi risparmi di tempo!

Scansionalo e quando vedi un’attività che fa parte di quelle della tua azienda, copia e incolla nel tuo elenco.

Quindi puoi consultare di nuovo la tua nuova lista e classificare le attività, con quelle che ti piacerebbe maggiormente esternalizzare in alto. Et voilà! Hai il tuo elenco di attività da delegare all’Assistente Virtuale.

 

60 compiti da esternalizzare per risparmiare tempo:

 

Attività di comunicazione

 

In un primo momento può essere difficile delegare la comunicazione con i clienti della tua azienda, soprattutto se la tua strategia aziendale comporta la creazione di un’esperienza personalizzata per loro. Tuttavia, la comunicazione è una delle attività di business più dispendiose in termini di tempo, in particolare quando viene effettuata tramite e-mail.

Se sei preoccupato di delegare uno dei primi otto compiti del nostro elenco qui sotto a un Assistente Virtuale, considera questo: man mano che la tua azienda cresce, diventerà impossibile per te condurre personalmente tutte le tue comunicazioni.

Quindi, perché non liberare un po ‘di tempo in questo momento e abituarsi a lasciare che qualcun altro comunichi per conto della tua attività?

  1. Filtraggio della tua casella di posta elettronica e cancellazione di spam / posta indesiderata.
  2. Fornire assistenza clienti via e-mail (rispondendo alle richieste di aiuto e ai ticket di supporto).
  3. Controllo e risposta alla casella vocale.
  4. Scrivere, modificare e inviare e-mail di follow-up a clienti.
  5. Lettura di prove e modifica dei messaggi di posta elettronica in uscita.
  6. Effettuare chiamate in uscita (tramite Skype o telefonia IP).
  7. Fornire supporto live chat per i tuoi clienti online.
  8. Invio di biglietti di auguri, note di ringraziamento e inviti.

 

Attività di amministrazione aziendale

 

Quando gestisci una piccola azienda o una startup, è pesante affrontare quotidianamente tutte le attività amministrative necessarie, come la creazione di moduli e modelli, la ricerca di lead e la gestione degli account.

Se la tua azienda ha successo, arriverà un punto in cui ti accorgi che ti trovi di fronte a un compromesso costante tra attività che supportano direttamente la crescita e il miglioramento continuo e quelle fastidiose ma necessarie attività di amministrazione.

Affrontando compiti come i punti dal 9 al 20 qui sotto, il tuo Assistente Virtuale può risparmiarti la frustrazione di essere diviso tra attività strategiche e amministrative.

 

  1. Trascrizione di file audio e / o video.
  2. Preparazione di ordini del giorno per riunioni online o chiamate in teleconferenza.
  3. Preparazione e creazione di rapporti.
  4. Creazione di moduli da utilizzare nella tua azienda.
  5. Creazione di modelli di documento.
  6. Lead generation.
  7. Filtraggio dati / miglioramento / gestione.
  8. Compiti di receptionist.
  9. Contabilità.
  10. Fatturazione del cliente.
  11. Preparazione e creazione di materiali di formazione per il personale dell’ ufficio in loco o di quello virtuale.
  12. Doveri del libro paga (come le spese di registrazione o gli orari di lavoro).

 

Attività sui social media

 

I social media possono rappresentare un enorme vantaggio per gli sforzi di marketing e di coinvolgimento dei clienti, ma se non hai il tempo di gestire correttamente i social media, tutta questa attività può presto iniziare a scontrarsi contro il tuo lavoro.

Se invece assumi un Assistente Virtuale con esperienza di gestione dei social media, potrai far gestire le prossime dieci attività del nostro elenco e tenerti in contatto con il “brusio” dei social media che la tua attività sta generando.

  1. Creare account di social media.
  2. Pubblicazione degli aggiornamenti di stato su Facebook.
  3. Creazione di gruppi o pagine fan su Facebook.
  4. Gestione e generazione dei follower su Twitter.
  5. Pianificazione e pubblicazione di tweet, tracciamento di hashtag e menzioni.
  6. Gestione delle attività su Pinterest o Instagram (creazione, identificazione e blocco delle immagini).
  7. Caricamento di video su YouTube.
  8. Creazione di playlist di YouTube.
  9. Moderare e rispondere ai commenti sui siti di social media.
  10. Risposta a messaggi e query sui canali dei social media.

 

Attività di marketing digitale

 

Non c’è dubbio che il marketing digitale espanda notevolmente la portata della tua piccola azienda, ma richieda anche molto tempo.

Delegare i seguenti dieci punti puoi metterti in grado di dedicare più tempo a lavorare sulla strategia di marketing digitale, mentre l’Assistente Virtuale si prenderà cura di tutto.

  1. Gestire il tuo blog aziendale.
  2. Moderazione dei commenti sul tuo blog.
  3. Aggiunta di immagini e tag ai post del blog.
  4. Creazione di liste di contatti di email marketing.
  5. Mantenere aggiornati gli elenchi di posta elettronica (aggiungere nuovi abbonati e rimuovere i non abbonati).
  6. Creazione e programmazione di e-mail di marketing.
  7. Produzione e invio di newsletter via email.
  8. Scrivere post di blog o articoli per il tuo sito web aziendale (ma assicurati che il tuo VA abbia le competenze necessarie per la creazione di contenuti concernenti il tuo ambito lavorativo o di interesse e prova tu stesso a scrivere alcuni dei tuoi post e articoli occasionalmente).
  9. Produzione di altro materiale di marketing di contenuto (ad esempio infografiche, white paper).
  10. Condurre ricerche su parole chiave.

 

Compiti di assistenza personale

 

Un altro ottimo modo per risparmiare tempo è lasciare che un Assistente Virtuale organizzi le tue attività personali per te.

I compiti dal 41 al 45 sono solo alcuni dei modi in cui un VA può aiutarti ad organizzare la tua vita da lontano – e ad un prezzo accessibile.

  1. Gestire il calendario e il diario aziendale.
  2. Pianificazione e gestione degli appuntamenti.
  3. Fare piani e accordi per il tuo viaggio d’affari.
  4. Fungere da acquirente online personale (ad esempio, acquistare e inviare regali a tuo nome, trovandoti i prezzi migliori nei negozi online).
  5. Modificare e correggere tutti i documenti che scrivi per la pubblicazione digitale o stampata.

 

Eventi di promozione aziendale

 

Ci sono anche le attività in cui puoi promuovere l’azienda per incentivare e fidelizzare i clienti già presenti o per conquistarne di nuovi. Si va dalle convention/forum alle cene di gala, dagli open day ai corporate meeting, dagli eventi culturali come concerti o spettacoli ai corsi di formazione/incentive.

Per la gestione e la messa in funzione di un evento ci sono molteplici passi da fare per renderlo efficace e ben riuscito quali:

  1. Ricerca della location e contatti con la proprietà
  2. Contatti col cathering se contemplato nell’evento
  3. Ricerca e selezione di personale di servizio durante l’evento
  4. Gestione della comunicazione sui Social Media e campagna informazione stampa
  5. Creazione liste degli invitati su piattaforme dedicate
  6. Gestione invio inviti e conferme
  7. Programmazione simultanea di newsletter, post e comunicati (con software di programmazione e monitoraggio per social network) nel tempo che trascorre prima dell’evento
  8. Supporto di segreteria organizzativa (24h,mail, telefono) con gestione di chiamate o mail da parte di clienti o invitati per chiarimenti sull’evento o sulla registrazione.
  9. Gestione e programmazione delle comunicazioni di follow up come post con filmati o foto dell’evento o con informazioni sugli appuntamenti successivi
  10. Consegna di liste e statistiche per l’analisi di miglioramento dell’evento e la profilazione di clienti e invitati.

 

Attività di informazioni aziendali

 

La gestione dei dati aziendali è spesso trascurata, anche nelle organizzazioni più grandi. Può essere ancora più difficile gestire i tuoi dati da solo quando gestisci una piccola azienda. Allo stesso tempo, è un peccato lasciare che i dati trascurati o tenuti disordinati ostacolino la tua performance.

Un buon Assistente Virtuale sarà più che capace di eseguire le ultime cinque attività in questo elenco, aiutandoti a rimanere aggiornato sui tuoi dati e sui sistemi di informazione che li elaborano.

  1. Immissione di dati e pulizia per i sistemi di informazioni aziendali (ad esempio, CRM).
  2. Gestione di supporti di archiviazione online come Dropbox, Google Drive o altri.
  3. Fogli di calcolo e / o gestione del database.
  4. Pianificazione e gestione dei backup di dati / sistema.
  5. Monitoraggio e reporting dell’attività concorrente / industriale.

 

Come sfruttare al meglio questo elenco

 

Dopo aver selezionato da qui alcune attività per creare il proprio elenco di attività da far svolgere a un Assistente Virtuale, è possibile utilizzare queste informazioni in vari modi. Ti suggeriamo di usarle per prima cosa per mettere insieme un elenco delle competenze e capacità che vuoi che un VA abbia per il tuo lavoro. Ciò renderà molto più facile trovare la persona giusta per aiutarti a risparmiare tempo con l’outsourcing.

È possibile fare riferimento al proprio elenco anche per ottenere idee per la formazione o istruzione ai collaboratori, per generare domande di intervista ai candidati VA e naturalmente per avviare la delega di compiti in un ordine prioritario, cosa importantissima per far partire bene la collaborazione con l’Assistente Virtuale.

Queste 60 attività elencate potrebbero sembrare troppe ma servono per farti capire quanti compiti possono distoglierti dal tuo “core business”, anche se in tempi diversi e non simultaneamente; ma soprattutto ti vogliono far comprendere quante e quali capacità deve avere un vero Assistente Virtuale su cui puoi fare affidamento a seconda delle tue esigenze. La professionalità, la competenza e l’esperienza non si improvvisano ma si acquisiscono sul campo, ancora meglio se in molti anni di collaborazione lavorativa ad alto livello come ha avuto chi ha fondato Kryva. Ricorda, la delega non è sfuggire alle proprie responsabilità ma è la capacità di essere più responsabili con i propri collaboratori, affidandosi quindi a professionisti capaci in compiti meno strategici o più logoranti ma mantenendo sempre il pieno controllo di essi.

Nella speranza che tu abbia trovato utili i nostri 60 suggerimenti sulle attività delegabili ci piacerebbe sapere qualcosa su quelle che hai esternalizzato con successo a un/una VA e magari conoscere anche quelle che non sono state incluse nella nostra lista ma di cui avresti o hai avuto bisogno. Sentiti libero di condividere le tue esperienze in un commento a questo post.

 

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

Krisztina Fekecs60 modi per guadagnare tempo con un Assistente Virtuale
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Sei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?

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Sempre più persone, indipendentemente dalla loro situazione lavorativa vogliono assumere un’assistente virtuale, ma alcuni di loro rimangono delusi da questa esperienza e il motivo spesso non ha niente a che fare con le competenze, le abilità o l’etica del lavoro dell’ AV.

 

Bisogna prepararsi prima di tuffarsi in questa esperienza…Il fatto è che non tutti sono adatti per assumere un’AV.

Il cliente si può davvero sbagliare quando è deluso dai servizi di un assistente virtuale?

 

Ebbene, francamente sì; i clienti possono essere gli architetti della propria delusione, ma non dovrebbe essere così. Ognuno può godere dei servizi di un assistente virtuale, se crede nel potenziale valore redditizio che un AV offre e se capisce come estrarre quel valore.

Ma l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Infatti, lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Il segreto è partire con il piede giusto

 

Questo articolo non è in alcun modo destinato a scoraggiarti se stavi pensando di assumere un Assistente Virtuale, ma piuttosto è una raccomandazione per i primi passi da prendere. Ho imparato dall’esperienza che il cliente deve  raggiungere un certo stato di preparazione.

Le seguenti osservazioni e intuizioni dovrebbero essere utili, soprattutto se sei un imprenditore di piccole dimensioni o se non hai ancora sperimentato il processo di “lasciare andare” i compiti e le responsabilità che attualmente esegui.

Se vuoi sapere se sei veramente pronto ad assumere un Assistente Virtuale o se no, scopri alcuni passi che puoi intraprendere per prepararti correttamente.

Sei in grado di lasciar andare?

 

Questa è veramente la prima domanda da chiedersi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo con i tuoi compiti e i tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sembra difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

La delega delle attività non è facile per tutti. Infatti, alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. Invece ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene. Queste delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.

Puoi delegare a distanza?

 

Se è difficile delegare i compiti a dei dipendenti basati nel proprio stabilimento locale, può essere ancora più impegnativo quando si esegue l’outsourcing a un lavoratore remoto, forse anche a qualcuno che lavora in un altro paese. Questo è il punto dove sbagliano molte persone che assumono Assistenti Virtuali. Pensano che l’outsourcing sia semplicemente il caso in cui si danno alcune istruzioni scritte o verbali e poi si lascia andare senza controllo o riscontri. Cosa succede dopo?

La prima volta che un’attività non è completata in modo soddisfacente, il cliente frustrato la riporta a se, immaginandosi che è meglio che la faccia da solo.

La delega efficace è molto più di dar semplicemente a qualcuno un compito e attendere il suo completamento. Non ha importanza, se qualcuno sia un VA o un dipendente locale. Quindi, se non sei sicuro delle tue abilità di delega, potresti non essere ancora pronto ad assumere un Assistente Virtuale. Chiarire gli obiettivi iniziali, fissare degli impegni, condividere dei valori comuni e anche formare i propri collaboratori anche solo nelle prime fasi dell’attività fa la differenza nell’avere poi risultati e soprattutto persone che si fidano di te e di cui tu ti puoi fidare.

Prova un approccio del tipo 80/20 nell’outsourcing

 

Ribadisco, la mia guida non è destinata a dissuadere dal lavorare con un Assistente Virtuale, ma semplicemente per prepararti al fatto che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi … in un primo momento. Non ci vorrà troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo VA ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare. Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al VA il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’ 80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi che non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

Sai cosa vuoi da un assistente virtuale?

 

Alcune persone hanno un’esperienza insoddisfacente con un VA perché non hanno obiettivi fissi e chiari in sede di assunzione del loro primo Assistente Virtuale.

Oltre a considerare il processo di delega, avrebbe senso chiarire nella tua mente esattamente quello che vuoi un VA faccia per te. Se assumi un Assistente Virtuale solo sulla base della volontà di risparmiare parte del tuo tempo o di aumentare la tua produttività, potresti rimanere deluso.  Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

Metti in chiaro gli obiettivi di outsourcing

 

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / VA, mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione del VA e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare prima che le prime difficoltà  possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.

Preparati prima di avere un assistente virtuale

 

Dopo aver impostato i tuoi obiettivi di outsourcing, sarà più facile intraprendere i passi seguenti nella preparazione a assumere un Assistente Virtuale, qui sotto elencati:

  • Identificare i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che si desidera esternalizzare
  • Stabilire priorità delle attività individuate e creazione di una sequenza o di una pianificazione per la loro delega
  • Creare alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

  • Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
  • Sarai più in grado di trovare un VA che combacia bene con le tue esigenze
  • Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
  • Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti. Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un VA.

Ricorda però di seguire questo processo prima di iniziare a cercare un Assistente Virtuale.

Sono pronto per assumere

 

Allora, cosa ne pensi? È il momento giusto di assumere un Assistente Virtuale? Se ti sei fatto le domande che ti ho posto e hai eseguito il processo descritto in questo post, certamente dovresti essere un po’ più pronto.

Riassumendo:

 

  • Preparati alle realtà della delega di alcune attività. Definisci cosa per te è strategico e cosa è più marginale.
  • Imposta le tue aspettative su quello che vuoi un VA faccia per te o per la tua attività, preparandoti a dare obiettivi chiari, istruzioni e formazione iniziali, se necessario.
  • Dai le priorità su che tipo di figura vorresti e con quali competenze, poi procedi e assumi.

 

Queste azioni ti aiuteranno a assumere un AV che si adatterà perfettamente alle tue esigenze. E ,la cosa più importante di tutte, eviterai di essere una di quelle persone che entusiasticamente avevano pensato che l’assunzione di un VA è come la firma per un pacchetto di abbonamento servizi a internet.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

Krisztina FekecsSei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?
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I falsi miti che ostacolano la DELEGA

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I miti che ostacolano la delega efficace sono non altro che vincoli mentali che ci tengono intrappolati in un business bloccato.

 

Ora vediamo da quali blocchi ci si deve liberare per far crescere il nostro business:

 

Mito n°1

 

Non c’è abbastanza tempo per delegare

Quelli che pensano di essere così impegnati da non avere tempo per spiegare il lavoro a qualcun altro, oppure se lo fanno, adottano la delega finta e consegnano solo il compito con il risultato da ottenere ma senza dare indicazioni dettagliate.

 

Mito n° 2

 

I collaboratori non sono abbastanza competenti

Purtroppo i manager o più in generale i responsabili di un’ attività tendenzialmente sottovalutano i loro collaboratori.

 

Mito n° 3

 

Se vuoi fare bene un lavoro, fallo tu

Detto popolare degli scettici e dei diffidenti…

 

Mito n°4

 

Gli altri penseranno che non hai il pieno controllo della situazione

 

Mito n° 5

 

Quando sai fare bene una cosa, dovresti farla tu.

L’inganno più rubatempo che ci sia.

 

Perché?

 

Sapendo fare bene un lavoro ci si crea una zona di comfort in cui si vorrebbe stare sempre. Invece si dovrebbe delegare tutto ciò che si è imparato a fare bene e passare a un’attività nuova.

Adottare la regola del 70%. Se qualcuno è in grado di svolgere l’attività con una qualità non inferiore a 70% si delega il lavoro a lui o lei.

La nostra tendenza naturale è cercare di fare i lavori che ci piacciono e tenerceli ben stretti. Invece si dovrebbe delegare i lavori che si padroneggiano, in modo da potersi dedicare ai compiti che richiedono più intelligenza, competenze e abilità.

Molti imprenditori e manager fanno fatica a delegare. Questa difficoltà non superata limita fortemente le loro possibilità di carriera.

 

Saper delegare è una delle competenze più fondamentali per un management efficace. Il quale è stato definito “la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”. Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per  LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

ESERCIZIO

 

Per creare un’abitudine ci vogliono circa 30 giorni. In modo molto consapevole bisogna ripetere delle azioni tutti i giorni, finché non diventa una routine giornaliera. La cosa più semplice è usare un tracker, dove inserire piccoli passi da seguire tutti  giorni per poi segnare se sono stati fatti.

Scarica il mio tracker

Si può iniziare con la pratica all’interno della famiglia, consegnando dei piccoli compiti ai figli per esempio. Ricordati però di dare istruzioni dettagliate, obiettivi da raggiungere ed infine controllare il risultato che serve per migliorare la gestione della prossima attività da delegare.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsI falsi miti che ostacolano la DELEGA
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Costruire un business online di successo in meno di 3 mesi | Intervista con Andrea di Rocco

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Questa settimana vi presento Andrea di Rocco, fondatore di SOS WP. Ci racconterà come ha creato un business di successo in pochissimo tempo grazie alla delega intelligente. Delegare da subito all’avvio dell’attività può essere una strategia vincente!

 

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andrea Di Rocco: Sono Andrea Di Rocco e ho aperto SOS WP da circa 5 anni, nel 2012; da allora abbiamo fatto fino a 4 milioni di visite. L’anno scorso abbiamo fatto 1.2 milioni di visite.

Il settore è quello della creazione di siti web, sotto nicchia dell’internet marketing, online business, dedicato alla visibilità di un sito e all’ottenimento del traffico nei motori di ricerca.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AdR: Nel tempo la struttura è cambiata notevolmente. Io ero partito da solo. E’ successo poi che mi si aprì la mente,  nel 2009 , dopo aver letto un libro di Tim Ferriss regalato da una cara amica, Four hour work week, da cui mi son fatto tutta la forma mentis nella mia carriera in questi anni.

Era tre anni prima di aprire SOS WP e come è successo a me e ad altri non ebbi ne l’idea giusta ne tantomeno ero in quella posizione in cui ne doveva partire per forza una.

Molte persone cominciano un nuovo comportamento quando non ne possono più di quello vecchio. Devi proprio toccare il fondo. Leggevo libri di internet marketing ma l’incertezza poi di un lavoro prettamente online era forte. Finii infatti per lavorare come dipendente vendite per Procter&Gamble.

Una volta dimessomi, mi resi conto che per fare tutte le cose che volevo, fare siti web, blog etc. avevo bisogno di una struttura che mi supportasse. Che fosse flessibile negli orari e nei costi.

Tipo che se in un mese son riuscito a vendere siti web da costruire e quindi ho potuto investire il 25,30,40% del  fatturato in persone. Se ho fatto 100 lire, 40 le metto nella struttura.

KF: Era quindi un investimento pianificato?

AdR: Si, perché il migliore investimento è quello sulle persone intorno a te. Che non sono mai un costo. Feci infatti l’investimento di assumere un copywriter che mi aiutasse in tutti i contenuti del blog.

Tant’è che siamo passati da  zero a quasi 500 articoli. Questo perché il blog ci aiuta molto. Era l’asset principale di cui avevo bisogno.

Feci infatti una sorta di ragionamento che si chiama impact analisys , cioè qual’ è quel ruolo cha una volta che ce l’ho mi porta i risultati; da qui uscì l’esigenza di questa figura.

Se ho un articolo al giorno vuol dire che ho un blog attivo, se ho un blog attivo  vuol dire che prendi il mio sito seriamente e quindi se lo reputi professionale ne puoi prendere servizi e informazioni.

Infatti questo è un consiglio che posso dare, di fare sempre una impact analisys. La seconda persona che assunsi fu una virtual assistant, Elisa, che tuttora lavora per me.

KF: Normalmente tutti insistono nell’ inquadrare  e evidenziare le attività marginali ,invece tu dici di inquadrare quel pezzetto decisivo per far crescere la tua attività.

AdR: In qualche modo è una via di mezzo. Perché in maniera quasi algoritmica, come dicono i coach, sussiste il dove sono dove voglio andare”.

Se sono all’inizio , non guadagno una lira, devo coprire quella figura che mi contribuirà a produrre fatturato, anche se non diretto  almeno indiretto, cioè tutti gli articoli scritti erano dentro al mio biglietto da visita che era il mio sito.

Al cliente mi presentavo per vendere “questo è il mio blog, questo è il traffico che facciamo; se quando ti avrò fatto il sito anche tu farai queste cose avrai questo traffico anche tu.” Ed era uno discorso vincente.

KF: Prima di iniziare a lavorare con la delega questa ti dava problemi o preoccupazioni?

AdR: Non avevo problemi di fiducia. Io di natura mi fido ma mi scoccio anche velocemente. Se sei bravo resti. Come Elisa ad esempio.

Se avessi avuto problemi ad assumere persone come sarei potuto crescere? Vuol dire che sarei stato di fronte ad un’ opinione limitante che andava rimossa.

KF: Come hai gestito la comunicazione in modalità virtuale?

AdR: Io ho usato Asana. Dove mettevo le mie procedure e davo da gestire alla persona a cui delegavo. Con quello andavo subito bene. Mi sono trovato molto bene.

KF: Come gestivi i tuoi controlli? Sei uno che controlla tanto all’inizio di una collaborazione?

AdR: Si, all’inizio controllavo molto. Ma non sono un bravo controller. Nel tempo buona parte del lavoro che viene fatto  è controllato da una persona molto cara a me ,a cui ho delegato tutto il controllo.

KF: Dopo 5 anni quanto è cresciuta la struttura? Siete tutti in remoto o un ufficio fisso?

AdR: Ora siamo in 6 o 7. Ho un ufficio qui a Londra e una persona fissa in ufficio e a breve avremo un’altra persona.

KF: Fissa perché è cambiato il tuo business o altro?

AdR: Questo perché  uno dei grandi capitoli della vita era il life style business. Essere in grado di Costruire un attività on line con un team interamente distribuito. E questo l’ho fatto, nei primi 3 anni quando vivevo in Thailandia.

Arrivati i 30 anni volevo un nuova sfida per costruire un’ azienda con decine di persone dentro e perseguire altri obiettivi. Tanto la Thailandia chi la sposta. Ci posso sempre tornare.

La sfida era quella di venire qui a Londra e cercare di mettere in piedi una signora compagnia. Ma mantenendo anche il team in remoto. Infatti avremo anche un’altra figura che coordinerà un team virtuale.

KF: L’esperienza nella delega era sempre positiva?

AdR: No chiaramente no. Da una parte ho avuto la fortuna del principiante quando si è trattato di trovare Elisa ma c’è una frase che reputo importante e che ho fatto mia nella costruzione del team :Hire the character e train for the skills”. Assumi per il carattere e forma le competenze. Tanto sono tutte skills acquisibili nel tempo.

KF: Quindi preferisci trovare la persona che caratterialmente si confà a te e poi tutto il resto viene col tempo?

AdR: Ci sono delle demografiche particolari che cerco ma che però non condivido perché potrei scadere nel politically uncorrect. Immagino che puoi comprendere quello che dico. Ognuno di noi deve sapere qual è la demografica con cui “clicco “ meglio.

Alla fine si tratta di questo, capire chi sei e con chi lavori meglio e cercare di più quel tipo di persone.

KF: Le persone che ti aiutano sono persone indipendenti e autonome, con iniziativa, oppure da motivare?

AdR: Questa è una domanda interessante. Diciamo che un forte senso di iniziativa è fondamentale. Però all’inizio mi sta bene anche l’atteggiamento da “soldatino”. Perché chiaramente hai appena cominciato.

Però poi voglio l’iniziativa e premio l’iniziativa con il bonus. Anche se non era previsto ho sempre dato il bonus in questi casi per creare questo senso di ownership.

KF: La tua squadra quindi non deve essere motivata perché lo è già di per se?

AdR: Se qualche persona non lo è ce ne accorgiamo e allora agiamo durante il team meeting settimanale in cui porto tutti su skype.

Quando c’è chi non è motivato e non fa del suo perché pensa che non sia necessario o magari sia visto male, dobbiamo vedere se sia efficace la comunicazione che dice che il senso di iniziativa è premiato. Se non è chiaro allora lo ripetiamo.

Se poi il collaboratore dice si ma poi in effetti non si applica allora la carico di lavoro e se schiva ancora i colpi allora meglio dividere le nostre strade.

KF: Che bilancio hai fatto in termini di soldi e tempo dalla prima delega?

AdR: La mia attività è cresciuta del 100% ogni anno. Ogni hanno abbiamo raddoppiato. E non sarebbe stato possibile senza una squadra.

KF: Qual’ è stato un punto critico nella gestione della delega o nelle collaborazioni virtuali per te?

AdR: La comunicazione dell’obiettivo direi, cioè  ci son stati problemi all’inizio d parte mia nell’assegnare dei task chiari. Ma era un mio problema.

E poi il profilo caratteriale cioè devo aver a che fare con persone con cui aver piacere a passarci del tempo. Ci devo andare d’accordo. E quindi  è importante trovare persone adatte al lavorare in team.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta pensando a delegare?

AdR: Comincia subito! Alla fine è una delle cose più importanti da fare all’inizio. Se puoi parti subito ad assumere o ad avere collaboratori. Partire.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

AdR: Quello che mi son reso conto è che il più grande cambiamento è stato che mentre prima avevo più ragione io adesso cominciano ad avere più ragione gli altri.

A livello di decision making è importante ascoltare le diverse parti del team e poi tirare le somme, seguendo alla fine la mia bussola interiore su quello che penso sia  la cosa giusta per servire al meglio gli utenti e far crescere il business.

E’ un active listening mantenendo sempre l’obiettivo su dove vogliamo andare.

KF: Un’ultima domanda un po’ più personale, usi ancora il diario?

AdR: Si lo uso sempre. Ho un moleskine a casa dove scrivo sempre. Continuare a scrivere funziona sempre. Meglio scrivere sulla carta perché hai quel feeling più diretto.

FK: Ultimissima. Il tuo team è tutto italiano?

AdR: Si è tutto italiano. Ho solo una persona nelle Filippine che uso per altre attività online in inglese a seconda delle varie sperimentazioni che voglio fare o che mi vengono in mente. Più volte ci sentiamo e ci vediamo on line.

Proprio questo è una cosa importante che consiglio: è quella che quando facciamo i colloqui è meglio farli in video per avere una sensazione sul carattere. Come cliccano con noi.

Quando si parla e non ci si vede la comunicazione ha molti meno dati. Guardare una persona in faccia è molto più informativo anche se non totalmente. E’ fondamentale assumere sulla base del carattere.

La formazione poi la  si può fare anche in seguito. Io pago i miei anche per stare al telefono con me. Perché lavorano anche in quei momenti e tutti i momenti dove si cresce tutti, scambiandosi opinioni e pareri, sono importanti.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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La fortuna di lavorare con persone di cui sei responsabile, ma con skill più innovative delle tue | Intervista con Maria Cristina Pizzato

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“Ho avuto la fortuna di lavorare con persone, anche più giovani di me, di cui ero responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle mie. Delegavo quindi le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le avrebbe potute svolgere al meglio.”

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Maria Cristina Pizzato: Ciao, mi chiamo Maria Cristina Pizzato e aiuto aziende e professionisti a migliorare la loro presenza online come consulente di web marketing, in particolare, tramite la metodologia inbound marketing.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

MCP: Ho 49 anni, ho lavorato come dipendente per 22 anni e da 3 sono libera professionista.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

MCP: Ho iniziato il mio percorso lavorativo nel lontano 1995, dopo una formazione scolastica umanistica. In questi 22 anni le attività lavorative sono cambiate esponenzialmente e, di conseguenza, anche la loro gestione.

Agli inizi del mio percorso avevo a malapena un pc, molte delle attività si svolgevano al telefono e organizzando direttamente il lavoro con i collaboratori. Con il passare del tempo, e con l’introduzione della tecnologia e del digitale, la gestione di alcune attività si è snellita lasciando spazio a nuove opportunità.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

MCP: Non ricordo esattamente quando ho iniziato a delegare; sicuramente il graduale aumento di responsabilità ha dettato un passaggio ‘naturale’ alla delega.

KF: Come ti sentivi?

MCP: Ricordo che, inizialmente, il fatto di delegare mi procurava una duplice sensazione di sollievo e apprensione.

Sollievo perché mi rendevo conto che l’aumentare delle incombenze e delle responsabilità non mi permettevano di gestire da sola tutto, e al meglio, quindi la delega diventava inevitabile. Timore, in quanto, non era semplice superare la sensazione di perdere il controllo di una parte della mia operatività, per delegarla ad altri.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

MCP: Superata la prima fase di apprensione, più che scetticismo, ho realizzato quando la delega fosse necessaria per l’efficienza dell’ufficio e per favorire un equilibrio che garantisse la continuità delle attività da svolgere. La fiducia nei collaboratori è un elemento fondamentale in questa fase.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

MCP: Non ricordo esattamente, essendo passato qualche anno dalla primissima delega, ma credo si trattasse della gestione di una pratica di reclamo aperta da un cliente di un rivenditore del software gestionale prodotto dalla società per cui lavoravo.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

MCP: Inizialmente no, o meglio, le prime deleghe sono state dettate dell’impossibilità di fare tutto da sola, dall’emergenza, quindi il piano poteva essere relativo alla procedura da adottare più che da una vera e propria gestione della delega.

In un secondo momento è stato necessario definire un protocollo che regolamentasse l’intero processo. In questa fase mi è stata d’aiuto una forma mentis sviluppata grazie all’esperienza di certificazione aziendale che ho avuto modo di seguire in alcune aziende.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

MCP: Mi è sempre piaciuto pensare che le persone vanno motivate e assecondate in base alle caratteristiche personali e alle loro competenze.

Questa convinzione mi è stata utile quando ho dovuto decidere, da responsabile, cosa delegare perché mi ha, in qualche modo, protetto da un errore che ho visto spesso commettere da dirigenti e responsabili: pensare che si debbano delegare attività ‘di poca importanza’, mantenendo quelle che riteniamo più complesse o ‘prestigiose’.

Ho avuto la fortuna di lavorare con persone, anche più giovani di me, di cui ero responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle mie. Delegavo quindi le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le avrebbe potute svolgere al meglio.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

MCP: In modo informale tra i componenti del team, pur impostando degli step e dei sistemi di monitoraggio e cercando di essere chiara sugli obiettivi.

Direi che in questi casi, una comunicazione più strutturata va fatta alla direzione e alle altre business unit, oltre che all’esterno, se sono coinvolti Partner e Clienti.

Non c’è niente di più fastidioso, per una persona che ha ricevuto una delega, di non essere riconosciuta nel ruolo che gli è stato assegnato, e niente di più controproducente, per il responsabile che ha delegato, di una comunicazione lacunosa e poco chiara in tal senso.

KF: Era un’esperienza positiva?

MCP: Direi di si, così come possono essere considerate esperienze positive tutte le deleghe andate a buon fine.

KF: Se sì, quale sarebbe stata la successiva attività da delegare?

MCP: Dopo la prima delega ne sono arrivate molte altre; dalla gestione delle problematiche tra clienti e partner, alla definizione di contenuti di comunicazione, ad attività organizzative.

KF: Se no, hai riprovato con altre attività/persone e semplicemente hai rinunciato?

MCP: Ho sempre cercato di far tesoro delle esperienze, ci sono state occasioni in cui ho delegato e, per vari motivi, anche molto diversi tra loro, sono stata delusa. Nonostante questo non credo sia possibile, in un contesto di collaborazione, rinunciare alla delega.

Migliorarla sicuramente, affinarne i processi, introdurre step di verifica, ma non avrebbe senso rinunciarvi a priori.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

MCP: La prima delega è stata positiva perché ha rotto le resistenze e i timori, posso sicuramente affermare che, in termini di tempo, mi ha permesso di gestire attività diverse e meglio, in termini economici, non riesco invece a quantificarla, perché coinvolta in un contesto aziendale più ampio, di cui non avevo tutti gli elementi.

Da libera professionista, invece, una delega con esiti positivi mi permette di fare più cose e di confermare attività che, contrariamente, non potrei portare avanti da sola, quindi, si, anche un vantaggio dal punto di vista economico.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

MCP: Si, ho impostato nel tempo più tipologie di procedure, in base all’attività che dovevo delegare.

Anche nelle collaborazioni tra liberi professionisti è importante definire delle procedure, così da aver chiaro fin da subito chi fa cosa, e non trovarsi, come è accaduto anche a me più volte, a dover polemizzare sull’interpretazione delle email con cui ci si accordava sulle attività.

KF: Come scegli la persona?

MCP: Come ho già scritto poco sopra, in base alle caratteristiche personali e competenze, poi valuto se la conosco già e ho avuto esperienze positive, se è considerata un’esperta nel settore che mi interessa o se ho ricevuto feedback positivi circa le sue capacità. e attività.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

MCP: La coerenza e l’onestà. Aggiungiamo anche la correttezza.

Coerenza nel saper seguire le procedure ed onestà nel dichiarare fin dall’inizio se si è in grado di realizzare la delega ricevuta, cercando, nel caso insieme, la forma migliore per portarla avanti. Nessuna delega è scolpita sulla pietra.

Correttezza nel realizzare che il risultato finale sarà corale, un insieme di attività che ognuno ha in carico, portate al termine fino a raggiungere un obiettivo. Quindi niente protagonismi.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

MCP: Da dipendente, decisamente in meglio; avere la possibilità di delegare mi ha aiutata a concentrarmi su attività più adatte al mio profilo e a gestirle senza rincorrere le urgenze.

Da libera professionista, la delega vera e propria è più rara, si parla invece di collaborazioni, nella quali tutti sono coinvolti con una rapporto più paritario. Anche in questo caso però, se la collaborazione funziona, il bilancio non può che essere positivo.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

MCP: Decine. Su decine di deleghe/attività. Sembra impossibile ma, anche nelle situazioni che hanno portato più soddisfazioni, si trova sempre un aspetto che si sarebbe potuto gestire meglio.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

MCP: Innanzi tutto le direi che è una buona idea, le suggerirei di pianificarla al meglio, anche se, come ho appena scritto, tutto è sempre migliorabile, e le consiglierei di non trascurare l’aspetto psicologico.

Una delega che porti un esito di successo inizia sempre con un atteggiamenti di rispetto tra le parti.

KF: Cosa pensi della fiducia?

MCP: Bella domanda da fare ad una persona che l’ha sempre elargita a piene mani, non sempre con i risultati sperati, e pagandone conti salatissimi.

In sostanza, per me, la fiducia è lo scheletro di tutte le collaborazioni. Non potrei mai iniziare una collaborazione, figuriamoci fare una delega, se non avessi piena fiducia nella persona con la quale mi devo rapportare.

KF: Quale è stato il punto critico della collaborazione?

MCP: In base alle tante esperienze fatte negli anni, mi sono accorta che le situazioni in cui ci sono state più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono state quelle in cui mancava una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non erano stati sviscerati e chiariti a sufficienza.

Dopo averci sbattuto più volte il naso, ora cerco di essere sempre molto chiara, fin dall’inizio, circa gli obiettivi che vorrei raggiungere, il contributo che posso dare, l’impegno che richiedo. Arrivando a rinunciare ad una collaborazione, o a una delega, se ho il sentore che si viaggi su binari diversi.

 

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Krisztina FekecsLa fortuna di lavorare con persone di cui sei responsabile, ma con skill più innovative delle tue | Intervista con Maria Cristina Pizzato
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Trovare un assistente ideale è divertente e aiuta a capire meglio cosa ti serve. | Intervista con Gioia Gottini

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“Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!” 

Questa settimana vi presento Gioia Gottini , coltivatrice di successi per donne.

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Gioia Gottini: Mi chiamo Gioia Gottini e sono una coltivatrice di successi. Cosa vuol dire? Che aiuto le donne in proprio a ottenere il successo professionale che meritano. Lo faccio attraverso percorsi di Personal Branding, Marketing, Planning e Comunicazione.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

GG: In questa forma dal 2014, prima mi occupavo di life coaching in senso più ampio.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

GG: Ho semplificato molto: facendo un buon personal branding metto a fuoco la mia cliente ideale, e a quel punto tutto quello che faccio e che propongo è pensato per lei.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

GG: Nel 2015: con un (secondo) bimbo di pochi mesi sapevo che dopo la maternità avrei avuto bisogno di una mano per gestire il mio business in crescita in modo efficace.

KF: Come ti sentivi?

GG: Tranquilla: sapevo di cosa avevo bisogno e che cosa avrei voluto delegare.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

GG: Ho fatto una selezione molto accurata tra le persone che avevano risposto al mio annuncio, e ho scelto poi Tra una rosa finale di 4.

KF: Quanto tempo è passato tra la prima volta in cui hai pensato di aver bisogno di un’assistente e il momento in cui hai fatto l’annuncio?

GG: Ho iniziato a pensarci verso fine 2014, quando sono entrata in maternità. Ho messo l’annuncio a fine maternità (luglio 2015) e l’ho selezionata a settembre.

KF: Quale era il tuo dubbio più forte prima di mettere l’annuncio? Il problema della fiducia, trovare la persona giusta o l’aspetto economico?

GG: Trovare la persona giusta: ecco perché ho fatto delle selezioni e c’era anche un “quiz” d’ingresso per la candidatura. Avevo le idee molto chiare su chi stavo cercando e per cosa, trovo che gli annunci generici facciano perdere tempo a chi cerca e a chi si candida.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

GG: Ho fatto fare dei test: gestione social, check di lettura di una newsletter, una cover grafica, rispondere a delle mail.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

GG: Non un vero piano, ma ho creato dei documenti di workflow per spiegare step by step come eseguire le varie procedure alla base del mio business.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

GG: Ho delegato: dapprima cose piccole e semplici, poi cose noiose e poco centrali al mio business. Ho tenuto per me la parte creativa e gran parte della comunicazione.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

GG: La ricerca della mia assistente è stata condivisa con il mio pubblico: l’annuncio era destinato solo alla lettrici della mia newsletter. Una volta selezionata, l’ho presentata come mia “aiuto giardiniera”.

KF: Era un’esperienza positiva?

GG: Trovare la mia assistente ideale è stato divertente e mi ha aiutato a capire meglio di cosa ho bisogno. Anche eventuali errori di comunicazione o di delega si sono rivelati utili per migliorare. Imparare a delegare, quando per molti anni hai fatto tutto da sola, non è semplice!

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

GG: Ottimo: ho guadagnato molto tempo, ho un backup se vado in vacanza, ho potuto delegare cose che non sono il mio forte e per questo ho potuto fatturare di più.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

GG: Sì, come dicevo ho creato dei doc di workflow, un giorno a settimana per condividere tasks e progressi e una call mensile.

KF: Quale è la caratteristica (del delegato) più importante per te?

GG: La capacità di imparare, l’iniziativa personale e l’attenzione.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

GG: Ho più tempo per le cose fondamentali del mio lavoro; ho qualcuno con cui confrontarmi per nuove strategie e la sicurezza che se vado in vacanza e c’è un’emergenza qualcuno se ne occupa.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

GG: No!

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

GG: Di avere le idee chiare: cosa vuoi delegare e perché? E di sapere che all’inizio dovrà dare molti feedback quindi ci metterà più di prima. Ma solo per poco.

KF: Cosa pensi della fiducia?

GG: E’ fondamentale da entrambe le parti.

KF: Qual’è stato il punto critico della collaborazione?

GG: Per me: imparare ad affidarmi.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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Krisztina FekecsTrovare un assistente ideale è divertente e aiuta a capire meglio cosa ti serve. | Intervista con Gioia Gottini
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Dalla strategia di comunicazione al webmarketing | Intervista con Loris Castagnini

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Questa settimana vi presento Loris Castagnini, di Web Marketing Italiano. Ci racconterà come la delega gli ha permesso di formare un team dinamico e professionale nella sua attività. Cercare una rete di partner con skills diverse, a cui delegare, fa la differenza!

 

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Loris Castagnini: Sono un consulente web marketing e SEO e, da un paio di anni, relatore per conto di NADIA Onlus nel progetto “io non dipendo” in cui tratto il tema cyberbullismo e “Internet: pericoli e opportunità della Rete”.

La mia professione parte come operatore grafico nella fotoriproduzione, per evolversi verso l’area commerciale sino a quando, nel 1994, apro un’azienda che si occupa di multimedia con altri 4 soci.

Tra le cose più incredibili per quel tempo (parliamo di 20 anni fa) realizzammo insieme ad un partner austriaco un prodotto multimediale per la Fischer Austria chiamato “CD-I”, implementato con interazioni,  rendering e animazioni che per il tempo significava avvicinarsi ai più evoluti studi americani.

Ti ricordi il primo Jurassic Park? Il rendering fu realizzato con dei computer chiamati Silicon Graphics: io ne acquistai uno per la cifra di 120 milioni di lire ed il partner austriaco ne mise altri due per realizzare tutto il processo di rendering (quelli del film ne avevano 72 in linea…).

Un altro successo lo misi a segno nel 1997 con il primo Cd-Rom interattivo (tema Snow Board) eseguito per Sportler che rimase per molto tempo un esempio di innovazione nella comunicazione multimediale e che loro esibirono con orgoglio per molti anni successivi.

Sto parlando di cose per quel tempo rasentavano la fantascienza: Internet per come la conosciamo era solo per iper specializzati e nerd, nonostante mi affannassi ad evangelizzare gli studi pubblicitari che mi ascoltavano come fossi un extraterrestre.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

LC: Se per attività intendiamo il mondo professionale della comunicazione sono ormai 34 anni; se ti riferisci al mondo web marketing sono circa 15 anni.

Ogni giorno, però, significa iniziare da capo: questo mondo si evolve in modo così veloce che diventa necessario aggiornarsi ogni santo giorno. Se ti fermi sei fuori. Studio le novità almeno due o tre ore al giorno.

Stiamo evolvendo più velocemente di quanto la consapevolezza umana riesca a stare al passo: questo, domani, potrebbe diventare un problema per molti esseri umani.

KF:Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

LC: Da piccola azienda multimediale mi sono spostato in una struttura internazionale composta da 50 persone, costruendo all’interno di essa il reparto web design e programmazione web.

Il mondo del web marketing però mi chiamava in modo irresistibile e 5 anni fa decisi di intraprendere la strada del consulente: non più una sola azienda ma tante aziende da poter aiutare a crescere nel modo digitale.

Nacque proprio in quell’istante l’esigenza di strutturare una vera e propria rete di partner esterni che mi potessero supportare nella realizzazione dei vari progetti. Non più semplici fornitori ma collaboratori e partner.

La cosa che mi diede la più grande soddisfazione fu la scelta dei miei clienti di seguirmi in questa nuova sfida. Nessuno si tirò indietro o mostrò qualche dubbio in merito alla mia scelta. Tutti con me!

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

LC: La volontà di delegare del lavoro fu una scelta obbligata ed immediata per vari motivi. Nessuno di noi è un tuttologo pertanto non è possibile avere tutte le skill necessarie per completare un progetto digitale serio. Capii subito che era fondamentale trovare attorno a me una rete di persone in grado di supportarmi professionalmente. Partner che ancora oggi sono al mio fianco.

KF: Come ti sentivi?

LC:  Mi sentivo una responsabilità doppia: una verso i miei clienti che mi affidarono da subito la loro disponibilità, l’altra verso i miei partner che necessitavano di una guida per poter fare bene il loro lavoro. Doppia fatica, all’inizio.

Delegare non è facile. Di natura si tende ad accentrare tutto e saper distribuire le mansioni richiede uno sforzo iniziale a livello mentale ed organizzativo.

La preparazione e la bravura dei partner non è in discussione: senza di loro non sarebbe possibile realizzare ottimi lavori. Ne consegue che la fiducia reciproca è una condizione sine qua non per poter delegare.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

LC: Immagina quanto possa essere difficile parlare due, tre o quattro lingue a meno che tu non sia una Intelligenza Artificiale. Ecco: questa è la situazione in cui mi son trovato.

Il creativo parla in un modo, l’analista in un altro, il programmatore in un altro ancora. E poi ci sono io, con la mia personalità che deve modellarsi a seconda di chi mi trovo davanti. Altro che AI !

Ad ogni modo la fiducia non è mai mancata. Non avrei scelto quei partner altrimenti. Non ci sono stati solo successi, non nascondiamoci dietro ad un filo d’erba. Quando intraprendi queste avventure qualche caduta devi metterla in preventivo.

L’importante è imparare dagli insuccessi per trovare la soluzione migliore nel futuro. Il team che scegli è la tua forza.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

LC: La mia prima task in delega riguardò la progettazione grafica di un progetto elaborato: occupandomi di web marketing qualsiasi progetto web non si ferma alla costruzione di pagine HTML ma segue un filo logico che parte dall’analisi del mercato e della concorrenza per terminare nella pubblicazione ottimizzata per gli utenti che cercano nei motori di ricerca.

Tutto deve essere connesso: ogni elemento deve “parlare” sia agli spider sia ai lettori tenendo presente che questi ultimi sono quelli che “solleticheranno” gli spider.

KF: Avevi un piano per delegare?

LC: Il piano di lavoro è imprescindibile. Costruiresti una casa senza un progetto? Il piano è un puzzle con tutti i pezzettini numerati, come una strada tracciata sul navigatore. Non è pensabile e nemmeno realizzabile un progetto senza un piano di lavoro.

Ne consegue che nel piano si collocano tutte le pedine strategiche.

I miei partner li conosco bene: so cosa possono fare e dove posso spingerli. Ognuno di loro ha tempi e modi di lavoro diversi: chi è mamma e chi è ancora un ragazzo pieno di voglia di fare a qualsiasi ora. Sappiamo stupirci a vicenda quando mi vedo arrivare una mail alle una di notte e dopo 5 minuti il mio collaboratore si vede arrivare la risposta. Se vuoi una squadra che funzioni devi dimostrare che meriti fiducia.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

LC: Ho la fortuna di conoscere molte aree della comunicazione, sia per gli studi professionali che mi hanno formato sia per la passione che mi spinge in questo lavoro. Devi anche avere la consapevolezza che non puoi fare tutto e non puoi sapere tutto. Ne consegue che nel piano lavoro devo decidere “chi fa cosa”.

Personalmente mi sono concentrato sulla strategia e la SEO, tutto il resto lo devo delegare. Conoscendo praticamente tutti i settori professionali posso parlare con cognizione di causa a tutti i professionisti costruendo l’anello di collegamento tra loro. Sono un’interfaccia, in pratica.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

LC: Come ti dicevo prima, devi comportarti da interfaccia e da traduttore per connettere le diverse figure professionali che intervengono in un progetto. Avere una scaletta delle tempistiche ti permette di mantenere il controllo della situazione.

Prova ad immaginarti di dover ristrutturare un appartamento avendo a che fare con elettricisti, idraulici, muratori, pittori, etc.. se non li tieni monitorati i tempi per terminare il lavoro raddoppiano o triplicano e spesso ne esce un prodotto che non corrisponde alle tue aspettative. Se così fosse la colpa non è loro ma tua perché non hai saputo gestire la situazione e le variabili.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

LC: Fu senz’altro un’esperienza positiva. Il solo fatto di aver portato a termine un lavoro delegandolo ad altre persone fu di per sé un successo.

Mi permise di concentrarmi sulle mie mansioni non dovendomi preoccupare di eseguire manualità che mi avrebbero fatto disperdere energie oltre misura. Capii inoltre che “insieme” funziona di più e meglio.

KF: Se sì, quale fu la successiva attività delegata?

LC: La successiva attività delegata fu identificata nella realizzazione di una struttura di programmazione web pianificata nei minimi particolari.

Un progetto di vendita on line, ad esempio, potrebbe essere un semplice e-commerce realizzato con i CMS più comuni, oppure un progetto realizzato con una “Esperienza Utente” strutturata ad hoc e nel tempo. Il mio programmatore deve conoscere questa mia esigenza e non fermarsi al semplice “funziona” (tipico dei programmatori).

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

LC: Il bilancio dopo la prima esperienza fu positivo. Ovvio, qualche incomprensione, qualche domanda in più o qualche approfondimento sono da mettere in preventivo da entrambe le parti. Il guadagno ci fu in termini di tempo e di risorse oltre che di valore aggiunto che ho reinvestito, soprattutto nei primi tempi.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

LC: Non esiste una procedura vera e propria, di solito identifico le specializzazioni dei singoli elementi.

Quando realizzo un lavoro, smisto le cose da fare, verifico cosa serve, suddivido gli elementi necessari ed infine piazzo sugli elementi le figure di riferimento.

A quel punto posso iniziare a delegare una mansione per ogni area di lavoro.

KF: Come scegli la persona?

LC: I ragazzi scelti furono esaminati in precedenza, poi sottoposti ad un colloquio, insieme analizzammo qualche lavoro svolto e discusso un progetto da realizzare. Solo successivamente divennero dei veri collaboratori e partner. Oggi utilizzerei la stessa procedura: identificazione, analisi, verifica, test: nel primo periodo diventa collaboratore, successivamente se lo merita diventa un partner.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

LC: La caratteristica più importante per me …sono due:

  • competenza
  • elasticità mentale

Il Web è vivo, muta in continuazione. Se ieri si faceva in un modo è molto probabile che domani lo faremo in un altro.

La competenza significa studio e innovarsi ogni giorno, l’elasticità mentale significa sapersi adeguare alle situazioni ed esigenze che nascono e cambiano ogni giorno. Se non hai queste caratteristiche non puoi lavorare nel web tantomeno con me.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

LC: La delega non solo mi ha cambiato la vita in meglio ma ha permesso di potermi costruire un ambiente lavorativo dinamico in cui posso gestire e realizzare quello che più ritengo utile per il mio cliente e per chi si affida alle mie competenze. Competenze che offro grazie ai miei partner affidabili e reattivi alle condizioni che si evolvono nel tempo.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

LC: I dettagli si perfezionano giorno dopo giorno: è il dettaglio che fa la differenza tra il pessimo, il normale, l’eccellente.

Non ci si deve mai accontentare e si deve sempre osservare oltre l’obiettivo raggiunto. Abbiamo fior fior di esempi che hanno dimostrato quanto scrivo ed a cui possiamo solo guardare con ammirazione: due tra tanti Steve Jobs e Elon Musk. Due geni che hanno fatto del dettaglio una filosofia di vita.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

LC: Le consiglierei prima di tutto di lavorare su se stessa per prepararsi a gestire questa nuova situazione, successivamente di trovare dei collaboratori affidabili e di avere ben chiaro che cosa deve fare e come lo dovrà fare: il progetto e le successive fasi delle lavorazioni sono una condizione sine qua non per poter delegare, altrimenti sarà un disastro.

La scelta della delega implica un programma di lavoro rodato e pianificato nei minimi particolari. La gestione della delega comporta a monte una ricerca maniacale di collaboratori su misura.

KF: Cosa pensi della fiducia?

LC: Ecco cosa ne penso della fiducia:

  • è la base sulla quale si basa la tua stessa vita professionale.
  • deve essere reciproca e cresce con il tempo.
  • è ambivalente: la devi meritare e devi saperla dare.

Alcuni esempi:

1) Proprio adesso, mentre scrivo, una mia partner mi ha telefonato per dirmi che un cliente per il quale abbiamo lavorato insieme mi ha “scavalcato” andando direttamente da lei. Sono cose che devi mettere in preventivo: la mamma dei furbi è sempre incinta. Se hai dei partner il minimo che fanno è avvisarti oltre che essere infastiditi dal modo utilizzato dal cliente. Anche questo dettaglio fa capire che siamo un team non l’armata brancaleone.

2) Quando cerco di portare a casa un lavoro mi devo a volte scontrare con il prezzo (sto lavorando anche su questo affinché non sia più un problema); se un lavoro si basa sul prezzo molto spesso rinuncio, non ho passato il messaggio del valore del mio/nostro lavoro. Solo qualche volta accetto. I miei partner sanno molto bene che se dobbiamo stringere i denti lo facciamo tutti insieme, quando invece ci è permesso di lavorare con più tranquillità e con budget più in linea non solo il lavoro che ne uscirà sarà eccellente ma ne godremo tutti esattamente come nel momento in cui succede il contrario; io stesso aumento i loro preventivi per quanto possibile. Anche questo è meritarsi la fiducia, secondo me.

KF: Qual’è stato un punto critico della collaborazione?

LC: I punti critici possono essere molti: comunicazione con il cliente, tempistiche, tecnologie, piattaforme. Ciò che posso affermare è che mai la connessione tra il team si è dimostrata una criticità: non può esserlo.

Sei una squadra, una pattuglia che deve raggiungere un obiettivo. Uno protegge l’altro e chi guida la squadra deve essere il primo che osa e l’ultimo che arretra. In questo modo diventi invincibile.

 

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Krisztina FekecsDalla strategia di comunicazione al webmarketing | Intervista con Loris Castagnini
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L’arte della delega nel lavoro del Web Project Manager | Intervista con Andreas Zanin

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Questa settimana ti presento Andrea Zanin. Un”inventore del web”, come ama definirsi, che tra molti progetti Web e blog ci racconta la sua arte della delega da Web Project Manager.

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andreas Zanin: Ciao, mi chiamo Andreas Zanin e mi definisco un “Inventore nel vasto mondo del web”. Ho realizzato progetti web piccoli, medi e grandi. Ho diversi progetti web avviati come il provider web Hosting Stak, KVA per realizzazione e sviluppo Web, Ok Forex  e Forex Trading Blog,  due blog sul Forex trading e investimenti, e altri progetti in sviluppo o in precinto di essere lanciati. Inoltre, ho collaborato con diverse realtà aziendali tra cui il Gruppo La Fabbrica come Web Project Manager e Radio Gold, grosso portale della provincia di Alessandria che vanta 1 milione di pagine viste al mese, di cui attualmente sono il Consulente Web. Insomma, non mi fermo mai.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

AZ: L’amore per il modo tecnologico e del Web è nato quando per la prima volta, a 5 anni, mio padre mi mise davanti a un PC Olivetti – quelli in con schermo nero e caratteri verdi. Ovviamente non capivo nulla ma quel mondo in qualche modo mi ha da subito affascinato. Il mondo del web o comunque “l’Internet” dell’allora mi saltò davanti 4 anni dopo quando i modem a 56K iniziavano a fare le prime “vittime”, poi tutto il resto è storia.

Praticamente ho sempre svolto questa/e attività. Il mio primo sito web risale a circa 10 anni fa quando con Altervista.org (il noto portale di Hosting Web gratuito) ho preso il primo dominio. Ho iniziato così poiché ancora minorenne non potevo ancora acquistare un Web Hosting vero e proprio. Poco dopo ho iniziato a provare a remunerare qualcosa con Adsense e varie affiliazioni e nel mentre continuavo a sviluppare i miei piccoli siti web. In un secondo momento, quando ormai l’esperienza (se così si può chiamare) iniziava a giocare un ruolo importante ho cominciato a creare piccoli progetti web per terze persone.

Nel tempo, frequentando corsi e realizzando corsi per terzi (vedi Master University), partecipando a progetti, fondando progetti, “smanettato” con server e PC, facendo esperimenti sul web, aprendo e chiudendo blog di informazione sono qui con il mio “bagaglio a mano”.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AZ: Nel tempo sono riuscito a migliorare la mia organizzazione e l’organizzazione delle persone che collaborano con me. Amo standardizzare tutto, sono molto orientato al Fordismo”, una filosofia che ti permette di creare una sorta di catena di montaggio. Molte volte è inutile inventare ogni volta la ruota, basta standardizzare tutto il più possibile per replicare quando serve, almeno per quanto riguarda i concetti base.

Attualmente sono ancora (se si può dire) freelance, ora come ora non vedo la necessità di creare una struttura “piramidale” come una vera e propria azienda. Gestisco tutto in remoto con strumenti anche gratuiti come Asana, Google Drive, Calendar e poco altro. A volte è inutile riempirsi di tools che ti promettono di aiutarti a migliorare la gestione del proprio lavoro/tempo e invece ti confondono la giornata lavorativa IMHO.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

AZ: Delegare è sacrosanto: ti aiuta a migliorare la produttività, a lavorare meglio. Nessuno è capace di far tutto. Se esiste qualcuno di valido e più bravo che ti può aiutare perché non farvi affidamento?

Penso di aver delegato la prima volta un lavoro per la grafica di alcuni elementi di un portale, forse il logo oppure parte della grafica, ora non ricordo. Dopodiché è facile, ovviamente, se le persone a cui deleghi sono professionisti e con un gran valore etico e morale.

Nel tempo ho migliorato questo aspetto offrendo anche strumenti e creando delle forme di collaborazioni continuative. Poi c’è poco da dire, se le persone con cui collabori sono tutti professionisti è difficile aver problemi, può capitare qualche incomprensione ma tutto si risolve con una call.

KF: Come ti sentivi?

AZ: Bella domanda, sicuramente affidare un lavoro ad una persona che non conosci ancora bene ti fa sentire poco sicuro. Specialmente in questo momento storico che capita a volte di lavorare con persone che probabilmente non vedrai mai nella tua vita.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

AZ: Di indole sono una persona molto fiduciosa e positiva. Devo ammettere però che le prime volte ero scettico. Come ho accennato prima, è sempre una specie di roulette russa ma fa parte del gioco. Se entrambe le parti lavorano bene le collaborazioni possono diventare continuative.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

AZ: Penso la realizzazione di un logo per una grande azienda milanese ed è uscito proprio un gran bel lavoro.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

AZ: Ovvio che si, in quei casi faccio il bravo account e cerco di recuperare più informazioni possibili in modo da far lavorare meglio il collaboratore. In questo modo non perdiamo tempo in domande oppure specifiche basilari, poi si tratta soltanto di valutare i dettagli. Cosa che capita quasi sempre.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

AZ: Delego parti di progetti cui non posso sviluppare direttamente per mancanza di know-how e perché non posso studiare la materia per mancanza di tempo, o semplicemente che non mi interessa imparare. Oppure, per il semplice fatto che ci sono persone più brave di me, che possono fare un’attività in modo migliore di me e in minor tempo.

 KF: Come hai gestito la comunicazione?

AZ: Per quanto mi riguarda amo lavorare in remoto. Penso stia per finire il tempo in cui una persona doveva andare nello studio di tizio e parlare, parlare e trovare un accordo per fare una certa cosa. Abbiamo Internet, Skype, Mail, WhatsApp, Asana e tanti altri strumenti che ti permettono di comunicare direttamente – e a volte meglio – dalla tua scrivania.

KF: Era un’esperienza positiva?

AZ: Sicuramente positiva, ti permette di relazionarti con persone che la pensano in modo diverso, che arrivano da un altro mondo, con una formazione mentale differente dalla tua e che ti possono dare riscontri positivi su quello che stai creando.

KF:Se sì, qual era la successiva attività da delegare?

AZ: Ho delegato diverse attività come lo sviluppo web, la grafica, la produzione video, la creazione di advertising, la contabilità, lo sviluppo audio per video pubblicitari con speaker radio, la realizzazione di articoli in vari settori e tanto tanto altro.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

AZ: Molte volte si tratta di investimenti su progetti e quindi anche sulle persone che lavorano al progetto. Su progetti per terzi cerco sempre di far rientrare qualcosa anche nel mio lavoro. Non saprei calcolare il bilancio in termini di tempo e soldi guadagnati, sicuramente delegare un lavoro ti permette di fare e concentrarti su altro, anche solo studiare una nuova strategia, pensare a come migliorare i propri progetti o semplicemente leggere il tuo blog.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

AZ: No, procedura no. Ogni collaboratore è differente, cerco sempre di passargli le informazioni e materiale nel modo migliore per lui. Ho capito che preparare quello che serve ad hoc migliora il risultato. Ogni professionista svolge un lavoro differente e quindi necessità di un tipo di lavoro diverso anche alla consegna di ciò che serve. Gli strumenti rimangono gli stessi nella comunicazione ma il materiale differente.

KF: Come scegli la persona?

AZ: Prima di tutto guardo il portfolio, disponibilità ed i social, già da Facebook si può capire molto di una persona e cerco su Internet se il suo nome è presente in altri progetti. E se non sono sicuro chiedo a persone che hanno già avuto modo di collaborare con lui. Non guardo assolutamente il CV o il titolo di studio, penso conti poco nulla oggi giorno, almeno per i progetti che seguo; contano i fatti. 

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

AZ: Sicuramente la professionalità, precisione e meno importante il fattore umano con i valori che vi ruotano attorno. Possiamo racchiudere parte della risposta in questa citazione: I dilettanti giocano per divertirsi quando fa bel tempo. I professionisti giocano per vincere in mezzo alla tempesta.” – Frank Capra

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

AZ: Sicuramente migliorata, non dover pensare più ad alcuni aspetti di ogni progetto mi ha sicuramente aiutato ad aumentare il valore aggiunto che posso offrire e ciò che posso fare.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

AZ: No, come già detto fa parte del gioco, tutto fa esperienza. In passato ho sbagliato ma sbagliare mi permette di non ripetere lo stesso errore in futuro. Ora penso di esser capace di riconoscere un professionista con cui poter lavorare e delegare, se in passato sbagliavo ora sarei capace di riconoscerlo.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

AZ: Sembra una frase fatta, ma di seguire il proprio istinto se qualcosa non ti convince cerca di capire cosa e perché e prova a cercare altro.

KF: Cosa pensi della fiducia?

AZ: Parte fondamentale di qualsiasi collaborazione, se non c’è fiducia non è possibile lavorare con nessuno.  Ovvio che mi devo fidare delle persone con cui collaboro.

KF: Qual è stato un punto critico della collaborazione?

AZ: A volte la chiusura mentale, il “non si può fare” oppure il “mi hanno detto che…”, bisogna essere sempre open-minded non preclusi in preconcetti belli e fatti. E’ necessario soddisfare il cliente o comunque trovare un punto d’incontro che possa far felici entrambe le parti.

 

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Krisztina FekecsL’arte della delega nel lavoro del Web Project Manager | Intervista con Andreas Zanin
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La gestione organizzativa e il modello di delega in una Light Company | Intervista con Andrea Pietrini

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Questa settimana vi presento Andrea Pietrini, di YourCFO Consulting Group. Ci racconterà perché la delega si rivela fondamentale nella gestione organizzativa di una “Light Company” con più di 80 professionisti, che fornisce servizi di finanza operativa alle aziende.

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andrea Pietrini: Sono Andrea Pietrini, bocconiano, MBA alla Luiss, una lunga esperienza da manager in grandi società e fondi di investimento.

Attualmente sono managing partner di yourCFO Consulting Group, la prima società italiana di CFO service, che fornisce servizi di finanza operativa alle aziende (ad esempio controllo di gestione, pianificazione finanziaria o ristrutturazione aziendale, transition management).

Tramite un modello innovativo in cui CFO e direttori finanziari di altissimo profilo ed esperienza  agiscono come contract manager.

Da questa esperienza, con il supporto dei miei colleghi, ho tratto il volume: “I 7 segreti del CFO – ottieni il successo finanziario della tua azienda”) che si può richiedere in versione e-book a questo indirizzo: http://www.yourcfo.it/richiedi-libro/).

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

AP: Ho fondato la società nel 2012 e, in pochi anni, è diventata un punto di riferimento in Italia nel settore dei servizi manageriali in area Amministrazione, Finanza e Controllo. Attualmente abbiamo una consociata in Svizzera e una sede operativa a Parigi.

Sulla base del successo di questo modello il gruppo ha successivamente generato le divisioni yourDIGITAL , con professionisti della digital transformation, yourHR , con profili di HR Director e, più recentemente, yourCEO sulle tematiche dalla strategia e del general management.

Abbiamo in serbo ancora tantissime iniziative finalizzate alla managerializzazione del nostro sistema produttivo, fatto prevalentemente da PMI a forte vocazione familiare.

Abbiamo impostato la struttura del nostro gruppo come una “light company”, per essere più competitivi e agili sul mercato e per poter sfruttare i nuovi modelli organizzativi di rete.

Per questo motivo la delega è per noi fondamentale per gestire un’organizzazione che al momento coinvolge più di 80 professionisti in Italia in Francia e Svizzera.

Allo stesso tempo, il tema della delega è per noi particolarmente importante anche nella nostra value proposition”, in quanto la nostra organizzazione fornisce servizi altamente professionali di management alle aziende in ruoli apicali.

Questo presuppone che i nostri clienti si fidino di noi e della nostra professionalità per poterci delegare ampie aree della gestione aziendale, in primis quella finanziaria che è delicatissima.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AP: La società, grazie ad un modello di business innovativo, è cresciuta molto in fretta, registrando anni un raddoppio costante del giro d’affari anno su anno.

Questo mi ha posto molto velocemente nella condizione di dover delegare alcune attività per favorire la crescita cogliendo più opportunità di mercato, laddove se io avessi continuato a fare tutto da solo, la società avrebbe smesso di crescere o comunque io sarei diventato  un pericoloso collo di bottiglia.

Ma dico di più: una società con un modello di business molto leggero, come ora ce ne sono tante, deve necessariamente trovare una modalità per delegare le attività al giusto livello di competenza, non potendo permettersi alcuna inefficienza.

KF: Quando e perché hai pensato per la prima volta a delegare? Come ti sentivi?

AP: Pur avendo un buon atteggiamento mentale nei confronti della delega, avendola esercitata spessissimo come manager nel ruolo imprenditoriale, la cosa mi è risultata un po’ più difficile, come spesso peraltro capita i nostri clienti.

Purtroppo, in questa veste, paradossalmente, mi sono trovato a pensare: “le cose le faccio io o non le fa nessuno”.

Questo stesso atteggiamento l’ho riscontrato e biasimato tante volte nei miei clienti e c’è voluto uno sforzo supplementare per superare questo ostacolo meramente psicologico.

Una volta razionalizzata la cosa e superata, ho cominciato a delegare molte attività partendo da quelle d’ordine o ripetitive, mantenendo per me soltanto quelle strategiche.

Anche da CFO sono attento al rapporto “costi-benefici” e penso che le risorse apicali in azienda dovrebbero mantenere su di sé soltanto le strategie, lasciando le attività operative a risorse più economiche.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega? Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati? Come ti ha cambiato la vita la tua attività la delega?

AP: Una volta deciso che era il momento di delegare, la prima cosa che ho fatto è stata redigere le procedure aziendali e condividerle con i miei collaboratori;

Inizialmente dal punto di vista teorico, poi dal punto di vista pratico, seguendo in prima persona il processo di implementazione.

Quando la procedura veniva eseguita in maniera autonoma, in modo tale da correggere gli errori, ma soprattutto rivedere la procedura se questa fosse risultata poco chiara e di complessa applicazione.

Avendo potuto delegare molte attività operative e ripetitive mi sono potuto dedicare più efficacemente all’attività di ricerca di nuovi clienti e di sperimentare nuove iniziative imprenditoriali.

Il processo di delega mi ha permesso di liberare perlomeno tre mezze giornate la settimana, cosa che si è trasformata immediatamente in un maggior incremento della nostra clientela.

Inoltre, avendo delegato le attività più operative (spesso le più noiose o quelle meno nelle mie corde) anche il livello di qualità del mio lavoro e anche della mia vita è migliorato.

Di fatto ho concentrato la mia attività sulle cose che mi piacciono di più come incontrare clienti e fare networking.

KF: Come scegli la persona?  Quale è la caratteristica più importante per te?

AP: La scelta della persona diventa fondamentale; come dico a tutte le persone che assumo o che collaborano con me: “io voglio assumere solo imprenditori”.

Il che significa persone che abbiano una loro iniziativa e ragionino con la loro testa anche livelli organizzativi di entrata, che sappiano interpretare le disposizioni che vengono date e contestualizzate contestuali.

Non esiste peraltro un tipo di persona adatto per ogni attività naturalmente.

Ma anche per le iniziative più semplici o “basiche”, lo spirito imprenditoriale aiuta sempre perché come si dice: “se entri nel mio ufficio con una problema, senza la soluzione, sei parte del problema”.

KF: Cosa pensi della fiducia?

AP: A mio parere nella “società della rete” la fiducia diventa un bene primario, perché tutti siamo interconnessi.

Per cui chi ne saprà approfittare, fidandosi degli altri, probabilmente riuscirà a beneficiarne in misura maggiore e a creare un solido vantaggio competitivo.

Il nostro è un modello che si basa dal punto di vista organizzativo in larga parte sul trust reciproco e che quindi ben si adatta al modello della delega alla cui base c’è sempre la fiducia.

Per quello che mi riguarda personalmente, sono una persona che si fida molto degli altri delle loro capacità, e forse questa mia caratteristica ben si adattava a questo modello e ne è stata parte del successo.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

AP: Consiglierei di buttarsi, di provare, perché una volta superato il senso della apparente perdita del controllo, ci si accorge che la produttività aumenta e spesso e se si è delegato bene anche la qualità del risultato.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsLa gestione organizzativa e il modello di delega in una Light Company | Intervista con Andrea Pietrini
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