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Quando non serve l’Assistente Virtuale

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Ho sempre scritto dell’Assistente Virtuale per consigliarne la collaborazione in diversi contesti lavorativi.

Ma questa volta credo che sia giusto anche indicare in quali casi è bene non avvalersi dei suoi servizi per non andare incontro a delusioni.

Ci sono infatti alcuni casi negativi dove già in partenza si rischia di non poter avvantaggiarsi della collaborazione con un Assistente Virtuale.

Cosa pensano le persone che NON hanno bisogno di una Assistente Virtuale?

 

Uno di questi è quando si è convinti di poter far tutto, senza bisogno di aiuto esterno, avvalendosi solo delle proprie forze e soprattutto delle proprie conoscenze, credendo che solo noi conosciamo il modo giusto per svolgere precisi compiti.

Altro caso quando siamo fermamente convinti di non potersi fidare degli altri, con la certezza che alla fine saremo traditi sul più bello dai collaboratori nel momento più difficile. Il problema quindi è quello della difficoltà di delegare per mancanza di fiducia.

Ulteriore esempio è quello di chi pensa che “chi fa da se fa per tre”, come dice il proverbio. In questo caso si considerano probabilmente solo le criticità iniziali di una collaborazione, quando questa deve ancora “carburare” prima di dare dei risultati e si crede che ogni attività parta meglio se la svolgiamo noi stessi in prima persona, perché solo noi conosciamo bene come fare.

Anche se credo che alla lunga questo ultimo caso porti le persone a cambiare idea nel corso del tempo, dopo aver accumulato stanchezza e mancanza di tempo.

 

Cosa succede a chi non riesce a delegare?

 

Come anticipato, nell’ultimo esempio dei casi di chi non dovrebbe usufruire di un Assistente Virtuale, ci sono naturalmente aspetti negativi che condizionano lo svolgere il proprio lavoro e non solo.

Innanzitutto il business si blocca, dal momento che il tempo per poter far tutto da soli si accorcia invece di aumentare.

Così si creano ritardi e blocchi tali da compromettere non solo l’intero processo di lavoro ma neanche la parte più strategica della attività, che chiaramente in momenti di pressione o urgenza viene messa da parte per seguire la contingenza.

Di conseguenza nemmeno il fatturato crescerà, creando squilibri per il futuro dell’azienda o dell’ufficio, senza più margini di investimento per il miglioramento della struttura organizzativa o dell’ambiente di lavoro.

Altro risvolto negativo è il progressivo esaurimento mentale a cui si arriva quando si accumula troppa mole di compiti senza un piano operativo chiaro e pianificato. La troppa fiducia nei propri mezzi è sempre surrogata in qualche modo anche dai risultati raggiunti nel passato, ma a quale prezzo in termini di salute e di stress accumulato?!

Il punto, infatti, è questo, abbiamo avuto successo con un certo metodo e così continueremo, secondo la nostra zona comfort delle nostre abitudini, a discapito però di un logorio che si trasporta negli anni e di cui ci accorgiamo solo quando ci presenta il conto.

E infatti il famoso work – life balance diventa no life only work. Altro caso di cui spesso non si realizza a pieno il peso sulla propria vita, cioè il fatto di non avere vita privata o affettiva cui dedicarsi, ma solo lavoro su lavoro, credendo che sia l’unica cosa che valga.

Sappiamo che per alcuni è una fuga da situazioni in cui non si sentono a loro agio o che non considerano basilari (famiglia, tempo libero, interessi etc.) e cercano un rifugio comodo in cui attaccarsi all’alibi del “non c’è nulla di più importante del lavoro”.

Ma, proprio per questo, la fuga non è mai una buona strategia ma solo un rimando dell’affrontare in faccia la realtà, quella che ci dice che oberarsi solo di lavoro porta a un inaridimento della propria umanità.

 

Non è questo che vuoi?

 

Arriviamo quindi al punto nodale: è questo quello che vogliamo?

Se credi di no, ci sono alcune azioni che puoi intraprendere per migliorare la propria condizione di professionista, e tentare di sbloccare finalmente la figura da solopreuner che oramai impersoni da tempo.

Per poter sapere se e cosa delegare, quali priorità individuare e seguire, ti sottopongo questa lista di pratiche presenti dentro il mio kit delega, preparato appositamente per capire come partire con l’arte della delega:

Mini tutorial per le analisi delle attività e per la gestione delle priorità

  • Form con lista delle attività e matrice per analizzare le tue priorità
  • Tracker delle nuove abitudini
  • Form con lista delle attività da delegare
  • Form con la lista delle attività da non fare
  • Calcolatore per capire quanto tempo e soldi puoi guadagnare delegando
  • Lista di esempi di attività che possono essere delegate
  • Vademecum per la preparazione della delega efficace

 

Quindi se vuoi applicarti in poco tempo e con pochi esercizi ti invito a scaricare il mio KIT DELEGA gratuito!

 

 

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Creare una procedura per rendere efficiente il lavoro di squadra

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Un aspetto molto importante per tutti i tipi di attività, sia quelle già avviate che quelle da avviare è la definizione di una procedura operativa.

Definizione

Ma cos’ è una procedura in pratica? Partiamo dalla sua definizione: una procedura è una metodologia organizzativa per definire come, all’interno di una struttura, ufficio o azienda, gli incaricati devono operare, seguendo chiare e precise indicazioni, per operare in modo ripetibile e indipendente allo svolgimento di tutti i compiti necessari al compimento di un processo di lavoro.

La procedura può anche entrare nel merito delle attività di tipo prevalentemente esecutivo (cioè si occupa di definire cicli, valori di parametri, istruzioni specifiche su come usare strumenti o macchine) per il personale esecutivo.

L’articolazione dei contenuti va sviluppata secondo alcuni punti comuni:

  • Lo scopo: riportare ciò che ci si propone di ottenere con la procedura in questione
  • Il campo di applicazione: riportare l’area a cui si vuole estendere l’applicazione della procedura in questione (a che cosa, a chi, dove, quando applicarla)
  • La responsabilità: vanno riportati i collaboratori che sono coinvolti nelle singole attività, con i loro obiettivi rispetto alla stessa.
  • I riferimenti e i documenti: vanno elencate le istruzioni, le specifiche o la documentazione a cui fare riferimento per comprendere e adeguarsi alla procedura
  • La modalità operativa: va descritta la corretta sequenza delle attività (indicando i relativi responsabili) da svolgere per conseguire lo scopo che la procedura si pone.

Nella pratica

Fin qui abbiamo visto in chiave teorica e terminologica cosa significa procedura. Ma nel caso che tu parta da zero per far diventare la tua idea, la tua nuova professione o start-up, un qualcosa di effettivo, efficiente e che produca risultati allora è bene che tu pensi al modus operandi che ti vuoi dare e che vuoi che seguano i tuoi collaboratori.

Complessa o snella che sia la tua attività può sembrare facile a dirsi e più difficile a farsi , perché credi che sia un ‘operazione più amministrativa e burocratica che altro. Ma invece serve a chiarirti meglio come vuoi che funzioni il tuo ambiente di lavoro. E non farti prendere dalla preoccupazione che sia troppo gravoso e complesso.

Si tratta solo di mettere in chiaro tutti i compiti che tu già conosci e che magari svolgi tutti i giorni nel tuo lavoro per far tenere in mente ai tuoi collaboratori la tua idea di organizzazione. Decidi tu come renderla più chiara e semplice da comprendere, redatta o semplicemente comunicata a voce; sicuramente deve essere ben impressa a chi collabora con te in modo da essere ben operativo e indipendente.

Forse ti sembrerà scontato ma sappi che le difficoltà maggiori in un team di lavoro dipendono proprio da istruzioni e obiettivi poco chiari e scarsa comunicazione su di essi. Una procedura ben comunicata rende tutto più scorrevole ed efficiente.

Se vuoi far crescere la tua attività l’unica maniera di far rendere il tuo team di lavoro responsabilizzandolo e quindi rendendolo più indipendente da te. E qui torniamo al concetto di delega di cui ho scritto più volte nei miei articoli.

La delega infatti ti rende più responsabile come leader del team e più soddisfatto dei risultati se questi sono frutto di un’organizzazione ben definita da procedure e obiettivi. Con il guadagno del tempo da dedicare alle tue attività più strategiche e la riduzione dello stress accumulato giorno dopo giorno.

Uno strumento utile

Se non hai mai definito una procedura puoi partire con un prototipo usando strumenti disponibili sul Web come Trello. Basato sull’idea di organizzazione del “Just in time” è stato progettato come organizzatore settimanale delle attività e permette di tenere sotto controllo anche la lista di cose da fare in maniera più o meno articolata a seconda dei tuoi bisogni.

Questo sistema di produttività personale ti da un quadro realistico delle cose da fare secondo le tue priorità definite e ti offre di collaborare con i membri del tuo team aggiungendoli a una board, gestendo le attività (schede) al suo interno di volta in volta a seconda di quello che vuoi delegare. Oltretutto ti permette di avere una revisione delle cose fatte e di quello che resta da fare, per restare al passo con i tuoi obiettivi, inquadrando bene gli errori e cercando di “settare” di conseguenza la procedura.

Definita la tua board di progetto passi alla creazione delle liste per tenere le schede o card (attività o idee) organizzate nei vari stadi di progresso, spostandole tra le liste dall’inizio alla fine, secondo la configurazione del Da fare, In corso e Fatto. In questo modo Trello diventa un luogo in cui tenere traccia di idee e informazioni. Non c’è limite al numero di liste di attività che puoi aggiungere a una bacheca, e possono essere disposte come preferisci.

Un fattore molto importante, per riagganciarci a quanto scritto prima è quello di condividere con i tuoi collaboratori una card di “istruzioni” facilmente accessibile in cima alla prima lista sulla bacheca. Dove aggiungi obiettivi, tempi, risorse e link ai canali di comunicazione.

Un altro aspetto positivo è poter comunicare lasciando un commento su una scheda per fornire un aggiornamento di stato al tuo gruppo. In questo modo tutti i tuoi collaboratori sapranno quello su cui hanno lavorato e di cui non dovrai preoccuparti in seguito.

Lo spostare le singole schede da sinistra a destra, secondo un workflow di completamento attività, diventa così anche un soddisfacente casellario dove segni i compiti svolti tenendo bene a mente cosa invece manca da essere completato.

Avere l’avanzamento sott’occhio è il primo compito di un responsabile di un progetto e Trello in questo sta diventando uno dei migliori strumenti in circolazione soprattutto per team di lavoro fluidi che lavorano da remoto ma anche per quelli in uno stesso ufficio. Entrambi hanno bisogno di un sistema che informi e sia informato sul procedere delle cose sempre in costante aggiornamento e con una comunicazione simultanea a tutti i membri della squadra.

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

SCARICA gratuitamente la mia GUIDA cliccando  QUI

 

 

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A chi delegare

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Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

 

Ricerca persona specializzata

 

Non è detto però che anche quelle attività più marginali o più operative non debbano essere svolte da persone competenti e specializzate.

Anzi, proprio perché queste attività, per meno strategiche che siano, sono però le più svariate, si percepisce che è meglio che, chi viene delegato a svolgerle, sia una persona che possiede competenze diverse, conoscenze di applicazioni informative, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

L’Assistente Virtuale, ad esempio, può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.

Un altro aspetto importante è anche la riservatezza: più si cresce come business, più si ha bisogno di trovare una persona riservata, che lavora in ambienti diversi o che ha una certa seniority ed esperienza, e di cui si apprezza anche il background diverso.

Avere l’opportunità di lavorare con una persona che ha lavorato in un’azienda strutturata è un valore aggiunto perché porta sempre competenze nuove.

Infatti, su alcuni argomenti a te meno noti, invece di frequentare un corso o informarti in maniera approfondita, per esempio, hai un collaboratore con cui puoi ampliare le tue conoscenze.

Capita infatti di lavorare con persone, di cui sei responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle tue che ti possono ispirare e far scaturire nuove idee per il tuo business andando a modificare la tua strategia.

Delegando le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le potrebbe svolgere al meglio sarai ancor più leader della tua organizzazione aziendale o lavorativa.

 

Come trovare collaboratori su Linkedin e sul web

 

Al contrario di una selezione tradizionale, la prima impressione te la fai sul web, controllando i profili social e l’eventuale sito web del tuo candidato. Ricordati di dare un occhio oltre al profilo professionale di Linkedin (oramai diventato il CV online) anche al profilo privato di Facebook; eventualmente puoi monitorare per un breve periodo anche le sue interazioni all’interno dei gruppi.

Fondamentale è organizzare una prima call per guardare in faccia il tuo potenziale collaboratore, e fargli tutte le domande possibili. Devi raccontare anche di te stesso, delle tue priorità e delle tue pretese., nin maniera chiara e puntuale.

Leggi anche articoli, testimonianze, video rilasciati dai vari profili che hai già individuato e che ti possono aiutare a informarti sulle singole persone. Chi ha rilasciato interviste, scritto articoli e prodotto video nelle pagine personali o su siti web altrui credo che possa dimostrare meglio le sue competenze e farti capire tra tutti i profili quelli che fanno per te.

Se non hai già letto, io ho intervistato molti professionisti che si sono affidati alla delega per gestire meglio il loro business. Puoi trovarle all’interno del mio blog.

 

Il rapporto 80/20

 

Bisogna ricordare che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi in un primo momento. Non ci vorrà però troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo Assistente Virtuale , per esempio, ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare.

Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al collaboratore il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

 

Valori in comune

 

Delegare a un professionista è ovviamente differente dal delegare a qualcuno a cui devi insegnare. La vera differenza la fa la condivisione dell’obiettivo. Far comprendere come quell’attività si inserisca nel quadro generale, quale impatto avrà sul lungo periodo.

E’ importante infatti comprendere cosa c’è per lui/lei di valore in ciò che farà. Se riesci ad andare incontro al suo quadro generale, saprai che avrà più passione nel supportare il tuo.

Delegare senza indugio alcuno ma tenere per te le cose che ami di più e dove ti senti più competente è la prima strada per sentirti confidente nella pratica della delega.

Per fidarsi delle persone si dovrebbe andare molto sull’integrità e sull’intento e se poi a pelle la persona ti piace e ne condividi la visione e i valori penserai di aver trovato le capacità e le abilità che cercavi.

Il tuo collaboratore deve essere una persona che condivide i tuoi valori e che comprende quale differenza tu vuoi fare nel tuo lavoro.

Anche perché si può sbagliare ma sulle regole e i principi è meglio che il collaboratore non sbagli se vuole ottenere la fiducia del cliente, perché sarebbe sintomatico della sua personalità, che è molto più difficile da cambiare.

 

Delega intelligente: trova la persona giusta per il posto giusto o trova la persona empaticamente giusta e insegnale tutto

 

Con il tempo si può imparare a smettere di cercare qualcuno per fare qualcosa. Si passa allo scegliere qualcuno che condivide i nostri principi o con cui ci troviamo a livello di empatia e ha interesse a portare a termine un compito.

Questo perché non sempre si riesce a trovare qualcuno con le competenze giuste che vorresti in quel preciso momento. E allora si deve puntare su altre caratteristiche che ti possono garantire risultati in egual misura.

Devi pensare quali sono i driver più importanti per te a livello personale e professionale, cosa ci fa dire “di te mi fido” o “di te non mi fido”, “perché non vedo in te le competenze”.

La delega intelligente ha comunque aspetti importanti in comune sia quando hai a che fare con chi ha le competenze giuste che con chi ha quelle empatiche e cioè chiarire bene e subito il tuo obiettivo, la capacità di ascoltare e comunicare le tue idee.

Sovente le situazioni in cui ci sono più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono quelle in cui manca una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non sono sviscerati e chiariti a sufficienza.

Una via di mezzo tra la competenza giusta e l’empatia può essere questo suggerimento: prima fai una sorta di scheda del collaboratore ideale, che caratteristiche dovrebbe avere per un tipo specifico di progetto, quali integrità, intenti, competenze e risultati; all’interno di questi driver metti le tue risposte e poi mettiti alla ricerca.

Un collaboratore, se è quello giusto, è più facile che diventi più bravo e che diventi più efficace ed efficiente di te.

 

Non cercare la via veloce, di basso costo

 

Nella gestione di un’attività i costi fissi come anche il costo del personale sono quelli che pesano di più. L’outsourcing è una soluzione molto flessibile ma anche molto economica. Nonostante si tratti di un servizio economico è facile rimanere attratti da offerte con prezzi da non credere – chiaramente parliamo, per la maggior parte, di persone con basse competenze. Non c’è dubbio in questo. Ricordati solo che nella maggior parte dei casi ottieni appena quello per cui hai pagato, quindi poco.

In realtà la domanda giusta sarebbe:

quanto mi fa guadagnare un collaboratore esterno e nella fattispecie un Assistente Virtuale?

No, non è uno slogan o una battuta. Quando pensi al costo dell’assunzione di un’Assistente Virtuale in realtà dovresti ribaltare la logica della questione e ripartire dalla tua lista di attività. Se hai letto della matrice della delega, è bene che tu dedichi ancora un po’ di tempo per analizzare le tue attività. E’ molto importante capire quali sono i task che rubano troppo tempo e energie, mentre portano poco guadagno.

Se il tempo recuperato lo investi in un’attività che ti da più soddisfazione, ma innanzitutto ti fa guadagnare di più, alla fine del mese il tuo bilancio, nonostante la collaboratrice esterna pagata, crescerà!

Per far crescere la tua attività notevolmente ci sono SOLO due strade: l’automatizzazione (in termini di operatività indipendente dal tuo controllo) e la delega. Non ci sono altre soluzioni, non potrai fare tutto tu per sempre.

Detto questo, il rapporto tradizionale di lavoro si avvia sempre con un periodo di prova, che è consigliabile anche per le collaborazioni virtuali. Le proposte tipo “un’ora di prova” penso che non servano a nulla, per capire se si possa lavorare insieme ci vuole almeno un mese. Solo dopo sarai in grado di decidere se continuare con la persona scelta. In ogni caso serve ulteriore tempo per conquistare la fiducia del cliente, e bisogna dimostrare la buona volontà ogni giorno, come nella vita in generale.

SCARICA gratuitamente il mio Kit di delega QUI

 

 

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Come capire cosa delegare?

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La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli e poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo. Delegare sarà parte integrante di questa gestione.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho, 

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

Analisi delle attività

Come prima pratica conviene procedere a un’analisi delle attività che si svolge per capire cosa si può e si dovrebbe delegare e dove poter concentrarsi più proficuamente.

Ma con che mezzo si può fare l’analisi?

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usare Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

Ma cosa si può fare con toggl?

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

Come lo si fa?

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

Cosa si scopre?

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

Per quanto tempo si deve seguire l’analisi?

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

Ma perché lo si fa?

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

La definizione delle priorità

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa e non sugli obiettivi veri.

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti potrà aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

  • Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
  • Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
  • Automatizza e delega le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederai: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché avrai dei processi più fluidi.

I punti chiave da fissare

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, si arriva ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’ “Arte della delega”:

  • Inizia a delegare  con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti  aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che , come  leader, devi sbrigare.
  • Quando  deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che si sta cercando? Lascia l’opportunità che i tuoi compagni di squadra lavorino su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo si da qualcosa da festeggiare, ma si è anche dato a loro un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
  • Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
  • Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader  che tutti vorranno seguire.
  • Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’ 80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

Vuol dire che ti puoi liberare dall’ 80% delle attività che stai seguendo, ti dedichi a quel 20% di restanti e comunque continui a guadagnare.

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

Il metodo migliore per trovare queste “bestie” è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dll’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice, non ti piace, c’è pure chi può fare meglio di te! E’ da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico che quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

 

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Krisztina FekecsCome capire cosa delegare?
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Parola dell’anno: delega

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Se hai lavorato sulla pianificazione del 2019 magari hai scelto la tua parola dell’anno, la quale sarà il punto di focus dell’anno.

Questa parola probabilmente non è la delega, ma potrebbe essere crescita, leggerezza, esplorazione, avventura e così via.

Cosa c’entra quindi la delega? Forse perché la delega potrebbe essere il primo passo verso il tuo obiettivo e verso la tua parola dell’anno.

Mi spiego meglio. Se vuoi far crescere la tua attività devi iniziare a delegare, se vuoi ottenere più leggerezza, devi creare del tempo per le cose che ami fare, quindi devi imparare a delegare, se ti serve tempo per esplorare nuovi settori e business, devi imparare a delegare, se hai deciso di girare il mondo con una sola valigia, devi trasformare il tuo business in un’attività non dipendente da te, quindi devi imparare a delegare.

Ma facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire cosa succede nel mondo del lavoro e nel business.

Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, più di una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati (erano il 36% un anno fa).

A queste, bisogna aggiungere un ulteriore 2% che ha realizzato una qualche iniziativa informale e l’8% che prevede di introdurre progetti nel prossimo anno, per cui complessivamente circa due grandi aziende su tre stanno già sperimentando una qualche forma di Smart Working.

Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. È quanto emerge dal sondaggio su un campione di 183 imprese con più di 250 addetti.

Come vedrai dalla tabella sottoriportata lo smart working e il settore digitale vanno a pari passo, è sempre più evidente che si tratta di una rivoluzione vera del mondo di business, e di una rivoluzione da non fermare nel mondo del lavoro.

La delega diventa il punto critico del nuovo sistema, indipendentemente che si tratti di aziende strutturate, o di piccole realtà. Senza imparare a delegare in modo efficace e intelligente non sarà possibile creare e mantenere un sistema flessibile, liquido, cioè smart.

La delega è una delle competenze manageriali più importanti ma ignorata da molti, imperniati dalla falsa certezza che se ci si occupa in prima persona di tutte le attività queste saranno portate a compimento meglio e presto.

 

Sappiamo che non è così, soprattutto dalle esperienze in aziende dove il lavoro in team è la prima buona pratica da seguire se si vuole ottenere risultati in maniera efficiente.

E guidare una squadra non vuol dire controllare tutto e tutti ma affidarsi alla singole competenze facendole lavorare e responsabilizzandole oltre che dedicarsi alla formazione di nuove skill se ce ne fosse bisogno.

Si tratta di una nuova forma di leadership.

Tramite un attenta supervisione e un check mirato sul processo lavorativo il delegare mira a dare priorità alle attività strategiche e a affidare a professionisti compiti dove magari la competenza altrui può dare un valore aggiunto.

Se non deleghi freni la crescita del business.

Non è una frase così scontata.

Il potersi dedicare al proprio core business con più tempo sapendo che qualcuno (di cui chiaramente ti puoi fidare) sta svolgendo per te compiti meno strategici ma altrettanto importanti come l’amministrazione, la segreteria, la gestione dei social media, il marketing etc. da una tranquillità e un appagamento che difficilmente troverai occupandoti di tutto in prima persona, perché sarai sempre affannato e occupato con scarsa efficienza.

Nella delega ci sono dentro svariati aspetti che possono far evolvere di per se il proprio lavoro, come l’uso di nuovi software e applicazioni per la gestione e l’organizzazione delle attività, lo smart working ampiamente citato prima e oramai possibile con i sistemi hardware disponibili e i molteplici modi di comunicare, la collaborazione con figure professionali specializzate, l’andare oltre un ambiente fisico di lavoro fisso, ove possibile, che permette di evitare i tanti disagi (come per esempio il dover timbrare un cartellino in tempo dopo un’ora di traffico).

E’ chiaro che non tutti possono applicare quanto scritto sopra, ma certo è che la delega, sia in casi di grandi strutture che in quelli di piccole realtà può dare un impulso notevole e insperato al processo lavorativo.

Fidarsi e affidarsi sono due verbi su cui la diffidenza agisce pesantemente ma una volta cacciata questa, insieme alla zona comfort delle tue abitudini, l’arricchimento che si ottiene, non solo materiale ma intimo della tua persona, non ti farà più abbandonare la pratica della delega.

Il mese di gennaio sul mio blog sarà infatti dedicato all’arte di delegare: cosa, come e a chi delegare.

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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è l’Assistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

Per rimanere sempre aggiornati su tool e trip che riguardano la gestione del tempo e lo smart office, iscriviti alla mia Newsletter

 

 

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10 consigli per la comunicazione di qualità con la tua Assistente Virtuale

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Ci sono sfide da superare per assicurare che un Assistente Virtuale possa lavorare in modo produttivo e diventare, a tutti gli effetti, un membro integrale del tuo team di business. La buona comunicazione risolve però tutto.

Oggi esistono strumenti per cui non ci sono vincoli tecnici nel lavorare con i partner remoti. Le sfide reali riguardano i rapporti tra Assistenti Virtuali e i loro clienti.

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti. Ecco perché ho raccolto i seguenti suggerimenti per comunicare efficacemente con un Assistente Virtuale.

 

1)        Non sottovalutare i vantaggi della comunicazione visiva

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale.

Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

 

2)        Fare un punto di comunicazione regolarmente

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro presente fisicamente della tua squadra.

 

3)        Non aver paura della sovracomunicazione

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

 

4)        Usa questa tecnica a tre domande

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

 

5)        Utilizzare i canali di comunicazione istantanei dove possibile

 

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea come Skype, Telegram o Slack.

 

6)        Essere organizzato con la posta elettronica

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

 

7)        Essere generosi nei riscontri

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

 

8)        Ricordarsi di chiedere un riscontro in più

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

 

9)        Non lasciare la tua Assistente Virtuale in attesa di informazioni

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

 

10)       Condividi il tuo calendario

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Il tuo cammino verso una maggiore produttività

Un Assistente Virtuale (o forse anche un team di Assistenti Virtuali) può aumentare la produttività della tua azienda e la tua personale, nonché farti iniziare a dare in outsourcing alcune attività di lavoro, potendo godere di tutti i benefici che ne conseguono. La tecnologia esiste e le VA hanno le competenze necessarie per servire la tua attività da qualsiasi posizione nel mondo.

Se segui i suggerimenti forniti in questo post, ti sarai già “messo in viaggio” verso un rapporto di lavoro produttivo, fruttuoso e duraturo, anche se c’è una lunga distanza da dove ti trovi tu.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

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Come la delega ti cambia la vita | Intervista con Anh Thu Nguyen

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Questa settimana vi presento Anh Thu Nguyen, consulente e coach sulla crescita personale a costruirsi un’attività online, trovare clienti e portare il cambiamento nella vita degli altri. Ci spiega come la delega le abbia cambiato la vita. Un investimento per il suo futuro e per la crescita della sua attività stessa.

 

Krisztina: Ti presenti con qualche parola?

Anh Thu Nguyen: Sono Anh Thu Nguyen success strategist & digital business coach. Nata e cresciuta nella Svizzera italiana, dopo aver ottenuto la Laurea in Informatica, mi rendo ben presto conto che una carriera esclusivamente incentrata sull’informatica non mi avrebbe mai soddisfatta pienamente. Ottengo in seguito una Laurea specialistica in Scienze della Comunicazione, con indirizzo Formazione. Nel 2014 mi sono trasferita a Singapore per reinventare la mia vita e dare nuovo slancio alla mia carriera professionale, utilizzando le mie competenze interdisciplinari per aiutare donne coach, consulenti, counselor e altre professioniste della crescita personale a costruirsi un’attività online, trovare clienti e portare il cambiamento nella vita degli altri.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

ATN: Mi occupo di formazione da anni, in Svizzera ancora come dipendente, poi dopo il trasferimento a Singapore ho avviato la mia attività di Coaching tenendo prevalentemente corsi in aula.

Da settembre 2015 ho portato la mia attività online e da aprile di 2016 invece ho dato vita al nuovo sito che si rivolge esclusivamente a un pubblico di coach italiane e al femminile, e lo scorso dicembre ho avviato Smartwomen Business School . Seguo con grande piacere la mia Comunity nel gruppo Facebook Smartwomen Lean in Circle.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua gestione?

ATN: La gestione online di un’attività necessita di competenze diverse, presto ho capito che per avere abbastanza tempo per la creazione e preparazione dei corsi nonché per seguire i clienti di coaching avrei avuto bisogno di qualche supporto. Altrimenti, avrei investito tutto il tempo a fare marketing, senza più averne per occuparmi per davvero dei miei clienti.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

ATN: Leggendo delle attività dei coach americani ho scoperto che tutti – giustamente – hanno il proprio assistente. Ho capito l’importanza della delega anche perché sentivo sempre più pressante il peso delle attività che per me prendevano troppo tempo e energia.

KF: Come ti sentivi?

ATN: Ho affrontato la delega come uno switch mentale, e lo ho voluto subito mettere in pratica.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

ATN: Mi piaceva trovare una persona che potesse rappresentare i miei valori, ma fondamentalmente ero fiduciosa.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

ATN: La scrittura dei miei articoli per il blog. Ma mi sono rapidamente accorta che non era un task da delegare. Trovare una persona che possa scrivere per te è davvero difficile, perché con tutta la buona volontà e l’impegno che può metterci una persona esterna non potrà mai esprimere le cose come le vorrei io, o pensare con la mia testa.

Oltretutto mi sono accorta che attraverso la mia scrittura riesco a comunicare la mia personalità ai lettori e creare con loro un legame di fiducia, quindi ancor più si tratta di un task che non posso delegare a qualcun altro. Ho rianalizzato le mie attività e ho evidenziato quelle che mi prendono più tempo ma anche più facilmente delegabili.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

ATN: Dopo la prima esperienza volevo essere più preparata, mi sono iscritta alla piattaforma Upwork, e ho preparato delle domande ben pensate per selezionare la persona giusta per me.

Con il tempo però può essere che devi trovare canali diversi per la ricerca dei collaboratori. Una piattaforma come Upwork ti permette di poter visionare tanti profili ma rischi anche di ricevere candidature di persone che in realtà non sanno davvero fare il lavoro per cui cerchi. Consultando i singoli siti dei professionisti invece hai più possibilità di capire la persona e i valori che rappresenta.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

ATN: Dopo il primo tentativo di delega ho capito che le attività da delegare sono quelle che può fare anche qualcun altro senza che sia richiesta la mia expertise specifica. Quindi tutto ciò che per esempio è ripetitivo (cercare immagini, pubblicare sui socials, ecc.), oppure ciò che posso facilmente insegnare qualcun altro a farlo al posto mio.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

ATN: E’ da tempo che uso Asana, che mi permette di creare dei miei processi, sia per la pianificazione delle mie attività, ma anche per poter delegare i singoli task. E’ un ottimo tool anche per la comunicazione nella collaborazione virtuale.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

ATN: La scrittura degli articoli per me non era da delegare, mentre sono riuscita a evidenziare altre attività, come la gestione delle newsletters e del social media marketing, da delegare con successo.

KF: Se sì, qual è era la prossima attività da delegare?

ATN: Il montaggio dei video di Smartwomen Business School, perché per fare un buon lavoro c’ho messo tantissimo tempo. Sono per la delega graduale, che mi permette di conoscere meglio la persona con cui collaboro. In ogni caso ci sono sempre delle nuove attività da delegare e anch’io nel tempo imparo a delegare meglio.

KF: Se no, hai riprovato con altre attività/persone e semplicemente hai rinunciato?

ATN: No, non ho mai pensato di rinunciare. Per me era come una scommessa, un investimento per il mio futuro e per la crescita della mia attività stessa.

KF: Che bilancio hai fatto dopo il primo anno di delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

ATN: Mi ha completamente cambiato la vita, ho iniziato un percorso che vorrei aumentare ancora di più. Il tempo che liberiamo però deve essere impiegato per attività ad alta produttività.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

ATN: Preferisco fare le mie ricerche e non appoggiarmi sulle ormai numerose piattaforme. Poi in Asana ho descritto la maggior parte delle procedure che riguardano la mia attività, quindi mi è sufficiente spiegare alla persone che cosa deve fare e mostrarle le “istruzioni”.

KF: Come scegli la persona?

ATN: Analizzo la sua presenza online, faccio una video call e poi un periodo di prova.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

ATN: Che la persona sia formata e precisa. Ho bisogno di potermi fidare quasi ciecamente, così da non dover perdere ulteriore tempo per controllare se le cose sono state fatte correttamente.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

ATN: Ho capito che se voglio avere un’attività che mi dia la libertà e la possibilità di vivere una vita che vorrei, devo creare una struttura che funzioni anche senza di me.

Sembra strano dirlo, eppure se la mia presenza è necessaria il 100% del tempo, significa che non potrò mai crescere la mia attività, perché come ogni essere umano ho solo 24 ore al giorno quindi ad un certo punto diventa umanamente impossibile fare tutto.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

ATN: Inizialmente mi ero affidata a Upwork perché credevo che i costi fossero minori. In effetti ho visto delle offerte veramente a buon mercato.

Tuttavia mi sono accorta che è necessario sempre valutare bene il costo e i risultati, poiché in alcuni casi pagare un po’ di più può corrispondere a una migliore qualità, e quindi anche un bel risparmio di tempo perché non devo più rimetterci io le mani a correggere, ecc..

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

ATN: Scegliere bene le attività da delegare, partire in modo graduale, comunicare bene le tue esigenze, e lasciare perdere il controllo totale. Controllare tutto e sempre diventa poi una perdita di tempo inutile.

Chiaramente serve costruire la fiducia, serve l’osservazione all’inizio, ma poi bisogna abbandonare la voglia di perfezionismo e dedicarci alle attività che danno più piacere.

KF: Qual’è per te un punto critico della collaborazione?

ATN: La comunicazione è molto importante, non puoi pretendere che una persona estranea intuisca le tue idee. Comunicare bene le tue esigenze e la tua mission non è così banale, serve tanto impegno per poter costruire una collaborazione che con tempo dia il suo frutto.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsCome la delega ti cambia la vita | Intervista con Anh Thu Nguyen
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25 attività che puoi delegare già oggi

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La delega è uno degli strumenti più efficaci nella cassetta degli attrezzi per una ottima gestione delle attività.

Ho raccolto una lista di 25 attività che possono essere delegate immediatamente a  un’assistente virtuale.

Krisztina Fekecs25 attività che puoi delegare già oggi
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