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Preparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale

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Da tempo ci stai pensando, ti sei già informato su alcune persone, hai capito chi è lAssistente Virtuale e le attività che può offrirti…ma ora che è arrivato il momento di mettere tutto in pratica sei un po’ insicuro?

Non preoccuparti, è normale! Tanti si sentono vulnerabili prima di condividere la propria attività con un collaboratore, e lì che si attiva subito il nostro cervello a produrre gli alibi e quindi a rimandare nel tempo la delega.

Poi cosa succede? Dopo qualche settimana ti ritrovi di nuovo nel caos totale, non sai da dove iniziare, e non riesci a dedicarti alle attività strategiche perché sei invaso da mille piccole attività operative, quelle che ti riempiono intere giornate ma ti bloccano nello stesso tempo, perché la tua attività non cresce, e dipende solo da te.

A questo punto realizzi che sei diventato il freno della tua propria crescita.

E in questo momento di profonda confusione che ti torna in mente l’Assistente Virtuale e pensi che potrebbe essere una delle soluzioni.

Prima di agire, però dovresti fare delle preparazioni, perché solo in questo modo riuscirai ad avviare una collaborazione fruttuosa.

Prenditi una settimana intera e fai delle analisi.

Come?

  • Usa Toggl per capire con quale attività riempi le tue giornate e capire dove perdi troppo tempo

 

  • Ora devi analizzare queste attività e per fare questo il miglior metodo è la matrice di Covey. Leggi la guida su come procedere  e potrai anche scaricare un form con la matrice

 

  • Datti un’altra settimana, ma ora dovresti essere già consapevole, mentre lavori, quale attività potrebbe essere delegata. Quindi mentre fai il lavoro, pensa e prepara il passaggio alla delega. Cioè puoi scrivere una piccola guida su come si esegue l’attività, e fare altre preparazioni che renderanno più facile la delega, ma anche la comprensione da parte del collaboratore

 

  • In questa settimana dovrai anche prepararti mentalmente, iniziare a immaginare la nuova situazione, lasciare andare il tuo perfezionismo e il tuo pensiero limitante “lo posso fare solo io”

 

  • Fai anche la classifica delle attività da delegare, parti dalle più semplici e meno riservate, così tu e il tuo collaboratore avrete tempo di conoscervi. La fiducia si costruisce insieme.

 

  • Inizia a pensare quali sono i tool e gli strumenti da usare o da condividere. Tra i miei articoli trovi tanti consigli.

 

Ecco alcuni dei principali scritti sul tema:

 

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Krisztina FekecsPreparati alla delega e alla collaborazione con un’Assistente Virtuale
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10 consigli per la comunicazione di qualità con la tua Assistente Virtuale

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Ci sono sfide da superare per assicurare che un Assistente Virtuale possa lavorare in modo produttivo e diventare, a tutti gli effetti, un membro integrale del tuo team di business. La buona comunicazione risolve però tutto.

Oggi esistono strumenti per cui non ci sono vincoli tecnici nel lavorare con i partner remoti. Le sfide reali riguardano i rapporti tra Assistenti Virtuali e i loro clienti.

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono necessariamente evidenti. Ecco perché ho raccolto i seguenti suggerimenti per comunicare efficacemente con un Assistente Virtuale.

 

1)        Non sottovalutare i vantaggi della comunicazione visiva

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale.

Ad esempio, quando parli con il tuo VA su Skype, utilizza la video chiamata anziché la funzione vocale.

 

2)        Fare un punto di comunicazione regolarmente

È importante parlare regolarmente con la tua Assistente Virtuale, non solo quando si desidera un aggiornamento sui progressi delle attività o quando si hanno nuove istruzioni da condividere. Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con la tua VA ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro presente fisicamente della tua squadra.

 

3)        Non aver paura della sovracomunicazione

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare la tua VA con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze, e, essendo il cliente, hai il diritto di essere curioso come desideri.

 

4)        Usa questa tecnica a tre domande

Se sei in grado di fare una chiamata Skype quotidiana con la tua Assistente Virtuale, non pensare che abbia bisogno di una lunga conversazione.

Infatti, le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

 

5)        Utilizzare i canali di comunicazione istantanei dove possibile

 

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / VA. Non è più il modo più veloce per comunicare in linea, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat in linea come Skype, Telegram o Slack.

 

6)        Essere organizzato con la posta elettronica

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’e-mail. Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento, in quanto ciò renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

 

7)        Essere generosi nei riscontri

Sarebbe bello se i clienti potessero fornire ulteriori risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio. Invece quello che tende ad accadere è che i clienti parlino solo quando un compito è stato completato – e solo se ci sono problemi con il lavoro consegnato.

Se sei in grado di offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con la tua VA diventerà più forte e più aperto, aprendo la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

 

8)        Ricordarsi di chiedere un riscontro in più

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

 

9)        Non lasciare la tua Assistente Virtuale in attesa di informazioni

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare la tua Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. Se non ti è possibile rispondere pienamente al messaggio di posta elettronica della VA o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per contattarla e darle un’idea di quando sarai in grado di rispondere a lei.

 

10)       Condividi il tuo calendario

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua VA in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Ciò consentirà un migliore utilizzo del tempo per entrambi, ma ovviamente, dovresti essere sicuro che il tuo calendario sia aggiornato con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Il tuo cammino verso una maggiore produttività

Un Assistente Virtuale (o forse anche un team di Assistenti Virtuali) può aumentare la produttività della tua azienda e la tua personale, nonché farti iniziare a dare in outsourcing alcune attività di lavoro, potendo godere di tutti i benefici che ne conseguono. La tecnologia esiste e le VA hanno le competenze necessarie per servire la tua attività da qualsiasi posizione nel mondo.

Se segui i suggerimenti forniti in questo post, ti sarai già “messo in viaggio” verso un rapporto di lavoro produttivo, fruttuoso e duraturo, anche se c’è una lunga distanza da dove ti trovi tu.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

Krisztina Fekecs10 consigli per la comunicazione di qualità con la tua Assistente Virtuale
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Come la delega ti cambia la vita | Intervista con Anh Thu Nguyen

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Questa settimana vi presento Anh Thu Nguyen, consulente e coach sulla crescita personale a costruirsi un’attività online, trovare clienti e portare il cambiamento nella vita degli altri. Ci spiega come la delega le abbia cambiato la vita. Un investimento per il suo futuro e per la crescita della sua attività stessa.

 

Krisztina: Ti presenti con qualche parola?

Anh Thu Nguyen: Sono Anh Thu Nguyen success strategist & digital business coach. Nata e cresciuta nella Svizzera italiana, dopo aver ottenuto la Laurea in Informatica, mi rendo ben presto conto che una carriera esclusivamente incentrata sull’informatica non mi avrebbe mai soddisfatta pienamente. Ottengo in seguito una Laurea specialistica in Scienze della Comunicazione, con indirizzo Formazione. Nel 2014 mi sono trasferita a Singapore per reinventare la mia vita e dare nuovo slancio alla mia carriera professionale, utilizzando le mie competenze interdisciplinari per aiutare donne coach, consulenti, counselor e altre professioniste della crescita personale a costruirsi un’attività online, trovare clienti e portare il cambiamento nella vita degli altri.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

ATN: Mi occupo di formazione da anni, in Svizzera ancora come dipendente, poi dopo il trasferimento a Singapore ho avviato la mia attività di Coaching tenendo prevalentemente corsi in aula.

Da settembre 2015 ho portato la mia attività online e da aprile di 2016 invece ho dato vita al nuovo sito che si rivolge esclusivamente a un pubblico di coach italiane e al femminile, e lo scorso dicembre ho avviato Smartwomen Business School . Seguo con grande piacere la mia Comunity nel gruppo Facebook Smartwomen Lean in Circle.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua gestione?

ATN: La gestione online di un’attività necessita di competenze diverse, presto ho capito che per avere abbastanza tempo per la creazione e preparazione dei corsi nonché per seguire i clienti di coaching avrei avuto bisogno di qualche supporto. Altrimenti, avrei investito tutto il tempo a fare marketing, senza più averne per occuparmi per davvero dei miei clienti.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

ATN: Leggendo delle attività dei coach americani ho scoperto che tutti – giustamente – hanno il proprio assistente. Ho capito l’importanza della delega anche perché sentivo sempre più pressante il peso delle attività che per me prendevano troppo tempo e energia.

KF: Come ti sentivi?

ATN: Ho affrontato la delega come uno switch mentale, e lo ho voluto subito mettere in pratica.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

ATN: Mi piaceva trovare una persona che potesse rappresentare i miei valori, ma fondamentalmente ero fiduciosa.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

ATN: La scrittura dei miei articoli per il blog. Ma mi sono rapidamente accorta che non era un task da delegare. Trovare una persona che possa scrivere per te è davvero difficile, perché con tutta la buona volontà e l’impegno che può metterci una persona esterna non potrà mai esprimere le cose come le vorrei io, o pensare con la mia testa.

Oltretutto mi sono accorta che attraverso la mia scrittura riesco a comunicare la mia personalità ai lettori e creare con loro un legame di fiducia, quindi ancor più si tratta di un task che non posso delegare a qualcun altro. Ho rianalizzato le mie attività e ho evidenziato quelle che mi prendono più tempo ma anche più facilmente delegabili.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

ATN: Dopo la prima esperienza volevo essere più preparata, mi sono iscritta alla piattaforma Upwork, e ho preparato delle domande ben pensate per selezionare la persona giusta per me.

Con il tempo però può essere che devi trovare canali diversi per la ricerca dei collaboratori. Una piattaforma come Upwork ti permette di poter visionare tanti profili ma rischi anche di ricevere candidature di persone che in realtà non sanno davvero fare il lavoro per cui cerchi. Consultando i singoli siti dei professionisti invece hai più possibilità di capire la persona e i valori che rappresenta.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

ATN: Dopo il primo tentativo di delega ho capito che le attività da delegare sono quelle che può fare anche qualcun altro senza che sia richiesta la mia expertise specifica. Quindi tutto ciò che per esempio è ripetitivo (cercare immagini, pubblicare sui socials, ecc.), oppure ciò che posso facilmente insegnare qualcun altro a farlo al posto mio.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

ATN: E’ da tempo che uso Asana, che mi permette di creare dei miei processi, sia per la pianificazione delle mie attività, ma anche per poter delegare i singoli task. E’ un ottimo tool anche per la comunicazione nella collaborazione virtuale.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

ATN: La scrittura degli articoli per me non era da delegare, mentre sono riuscita a evidenziare altre attività, come la gestione delle newsletters e del social media marketing, da delegare con successo.

KF: Se sì, qual è era la prossima attività da delegare?

ATN: Il montaggio dei video di Smartwomen Business School, perché per fare un buon lavoro c’ho messo tantissimo tempo. Sono per la delega graduale, che mi permette di conoscere meglio la persona con cui collaboro. In ogni caso ci sono sempre delle nuove attività da delegare e anch’io nel tempo imparo a delegare meglio.

KF: Se no, hai riprovato con altre attività/persone e semplicemente hai rinunciato?

ATN: No, non ho mai pensato di rinunciare. Per me era come una scommessa, un investimento per il mio futuro e per la crescita della mia attività stessa.

KF: Che bilancio hai fatto dopo il primo anno di delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

ATN: Mi ha completamente cambiato la vita, ho iniziato un percorso che vorrei aumentare ancora di più. Il tempo che liberiamo però deve essere impiegato per attività ad alta produttività.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

ATN: Preferisco fare le mie ricerche e non appoggiarmi sulle ormai numerose piattaforme. Poi in Asana ho descritto la maggior parte delle procedure che riguardano la mia attività, quindi mi è sufficiente spiegare alla persone che cosa deve fare e mostrarle le “istruzioni”.

KF: Come scegli la persona?

ATN: Analizzo la sua presenza online, faccio una video call e poi un periodo di prova.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

ATN: Che la persona sia formata e precisa. Ho bisogno di potermi fidare quasi ciecamente, così da non dover perdere ulteriore tempo per controllare se le cose sono state fatte correttamente.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

ATN: Ho capito che se voglio avere un’attività che mi dia la libertà e la possibilità di vivere una vita che vorrei, devo creare una struttura che funzioni anche senza di me.

Sembra strano dirlo, eppure se la mia presenza è necessaria il 100% del tempo, significa che non potrò mai crescere la mia attività, perché come ogni essere umano ho solo 24 ore al giorno quindi ad un certo punto diventa umanamente impossibile fare tutto.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

ATN: Inizialmente mi ero affidata a Upwork perché credevo che i costi fossero minori. In effetti ho visto delle offerte veramente a buon mercato.

Tuttavia mi sono accorta che è necessario sempre valutare bene il costo e i risultati, poiché in alcuni casi pagare un po’ di più può corrispondere a una migliore qualità, e quindi anche un bel risparmio di tempo perché non devo più rimetterci io le mani a correggere, ecc..

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

ATN: Scegliere bene le attività da delegare, partire in modo graduale, comunicare bene le tue esigenze, e lasciare perdere il controllo totale. Controllare tutto e sempre diventa poi una perdita di tempo inutile.

Chiaramente serve costruire la fiducia, serve l’osservazione all’inizio, ma poi bisogna abbandonare la voglia di perfezionismo e dedicarci alle attività che danno più piacere.

KF: Qual’è per te un punto critico della collaborazione?

ATN: La comunicazione è molto importante, non puoi pretendere che una persona estranea intuisca le tue idee. Comunicare bene le tue esigenze e la tua mission non è così banale, serve tanto impegno per poter costruire una collaborazione che con tempo dia il suo frutto.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsCome la delega ti cambia la vita | Intervista con Anh Thu Nguyen
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25 attività che puoi delegare già oggi

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La delega è uno degli strumenti più efficaci nella cassetta degli attrezzi per una ottima gestione delle attività.

Ho raccolto una lista di 25 attività che possono essere delegate immediatamente a  un’assistente virtuale.

Krisztina Fekecs25 attività che puoi delegare già oggi
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