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Come capire cosa delegare?

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La gestione del tempo è un percorso, devi capire tanti dettagli e poi pian piano integrare gradualmente dei cambiamenti, ma sicuramente ci vorrà tanto tempo. Delegare sarà parte integrante di questa gestione.

Mentre pensi che

allora non è una cosa per me perché io tempo non ce l’ho, 

aggiungerei questa frase:

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

Per cui conviene dedicarci del tempo e perfezionarla.

Analisi delle attività

Come prima pratica conviene procedere a un’analisi delle attività che si svolge per capire cosa si può e si dovrebbe delegare e dove poter concentrarsi più proficuamente.

Ma con che mezzo si può fare l’analisi?

La risposta e la soluzione sono molto semplici, usare Toggl! E’ gratuito ed è molto intuitivo. Puoi scaricare anche la sua estensione per Google Chrome, quindi puoi avere un pulsante nella barra dei comandi da qualsiasi sito web, come anche all’interno di Trello se lo usi per gestire con efficacia i tuoi progetti.

Ma cosa si può fare con toggl?

La funzione principale di Toggl è il sistema di time tracking, che parte come semplice contatore di tempo per le proprie attività ma che arriva ad essere uno strumento di efficienza nella gestione del proprio lavoro quotidiano, se usato nel modo gusto con costanza.

Ma il primo sforzo è proprio questo, quello di tener traccia di quanto tempo si spende per ogni singola attività. Solo da qui si può fare un’analisi delle perdite di tempo o ti puoi rendere conto di come usi veramente il tuo tempo. E magari fare scoperte sulle proprie abitudini di cui ormai non ci si accorge più.

Nella categoria “progetti” inserisci le tue attività principali, o i tuoi clienti. Mentre nella descrizione puoi inserire tutti i dettagli che vuoi, quindi proprio la descrizione delle cose che stai facendo.

Puoi creare un sistema organizzato fatto non solo di timesheet ma di dati raccolti dentro report, che possono essere a loro volta programmati e inviati per e-mail. Il sistema infatti ti permette di generare dei report, giornalieri, settimanali o come preferisci tu, ma filtrando anche per progetti. Quindi alla fine di un periodo prestabilito potrai crearti dei report per iniziare la vera analisi.

Ne deriva che è possibile gestire i timesheet dei singoli collaboratori dell’ufficio, piccola azienda o startup, divisi per le singole attività di ognuno. Fatto questo se ne ricava un’analisi complessiva dei flussi di lavoro, con una visione sui carichi di lavoro e quindi sulle efficienze o disefficienze dei collaboratori tramite i report. Da qui si può iniziare a prendere le relative correzioni contro gli sprechi di tempo o per un migliore utilizzo.

Come lo si fa?

Usare questo tool è molto semplice, ma tu dovrai fare un’analisi più profonda. Non devi semplicemente capire quanto tempo hai dedicato a certe attività, ma dovresti anche capire in che stato emotivo ti trovavi durante la loro esecuzione, che pensieri passavano per la tua testa, se e che tipo di distrazioni hai avuto, ed infine fisicamente come ti sentivi.

Ora tutti questi dettagli ti sembrano inutili, ma poi capirai che per trovare quelle tue poche ore veramente produttive devi saper discernere tra una serie di circostanze che diventano molto importanti nella gestione della tua agenda.

Cosa si scopre?

Scoprirai una serie di cose sorprendenti:

  • Avrai una lista di attività che ti distraggono spesso dalle tue priorità
  • Esattamente quanto tempo perdi per cose di poca importanza
  • Quale è il tuo miglior momento dal punto di vista fisico e energetico
  • Scoprirai qualche connessione emotiva strana tra le varie attività
  • Capirai quale tipo di attività ti genera emozioni positive e quali quelle negative
  • Quanto tempo dedichi alle tue attività di massima priorità

Per quanto tempo si deve seguire l’analisi?

Per almeno una settimana intera, giorni feriali e di riposo compresi.

Ma perché lo si fa?

Perché non c’è miglioramento senza analisi, perché come ognuno di noi, vorresti migliorare la tua pianificazione, ma innanzitutto perché vorresti ridurre le frustrazioni derivate dalla cattiva gestione del tempo.

Analizzare le tue attività ti può quindi aiutarti a capire quali sono quelle davvero decisive e strategiche; di conseguenza ridurre le attività non importanti e poi, che è la cosa principale, strutturare dei processi per evitare o almeno ridurre la quantità delle attività urgenti. Un’urgenza arriva sempre all’improvviso ma se non sei già organizzato con l’ordinario diventa un “masso” troppo pesante. Se poi urgente diventa qualcosa che hai procrastinato allora serve porre rimedio affinché gli allarmi non diventino l’unico metodo di lavoro. E l’analisi delle priorità ti aiuta in questo.

La definizione delle priorità

Dalla fase di analisi si passa poi alla definizione delle priorità, cosa altrettanto decisiva se si vuole calibrare la propria giornata lavorativa e non sugli obiettivi veri.

Un metodo efficace e semplice come la matrice di Covey o Eisenhower ti potrà aiutare ad avere uno schema delle tue priorità da seguire.

Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

 La struttura della matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

  • Fai una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice puoi iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Puoi scaricare a questo link la matrice già preparata da compilare.
  • Quindi riduci, per poi eliminare, le azioni superflue e banali del quadrante IV. Dovrai quindi costruire nuove abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato. Scarica qui il mio tracker che ho preparato per te.
  • Automatizza e delega le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederai: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché avrai dei processi più fluidi.

I punti chiave da fissare

Dopo aver definito le priorità, che forse prima non erano così chiare o che forse avevi l’illusione di seguire efficacemente ma senza reali risultati, si arriva ad alcuni punti chiave che mi hanno aiutato a creare il mio credo sull’ “Arte della delega”:

  • Inizia a delegare  con il risultato in mente. L’assegnazione dei compiti  aiuta a liberare spazio e tempo nel tuo giorno in modo che tu possa prenderti cura dei “one-off” e delle attività quotidiane critiche che , come  leader, devi sbrigare.
  • Quando  deleghi, delega un risultato, non un compito. Qual è il risultato finale che si sta cercando? Lascia l’opportunità che i tuoi compagni di squadra lavorino su un obiettivo e poi celebra il risultato con loro. Non solo si da qualcosa da festeggiare, ma si è anche dato a loro un senso di appartenenza e di responsabilità per i loro progetti e gli sforzi.
  • Non delegare le cose che ami fare. Nella maggior parte dei casi, le cose che odi fare prendono più tempo e ti distraggono dagli obiettivi su cui lavori. Delega i compiti ai membri del team chi sono più qualificati, pazienti e disposti ad eseguire queste attività.
  • Sii consapevole delle attività che chiedi ad altri di eseguire ed esprimi gratitudine a loro quando sono state completate. Questo crea una maggiore relazione tra te e i tuoi collaboratori e ti renderà un leader  che tutti vorranno seguire.
  • Fare tutto bene è impossibile! Magari si riesce a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non si può portare avanti BENE tutte le attività! Questo vuol dire che nella tua gestione, non solo rimani indietro con le mail, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del tuo settore, ma innanzitutto rimani indietro con le attività principali, con quelle che ti portano le entrate.

Ricordati della teoria di Pareto, per la quale il 20% delle attività ti fa guadagnare l’ 80% delle tue entrate. Suona bene, non pensi?

Vuol dire che ti puoi liberare dall’ 80% delle attività che stai seguendo, ti dedichi a quel 20% di restanti e comunque continui a guadagnare.

Sì, ma quale attività devi delegare? Basta evidenziare quell’80% e quindi trovare i collaboratori giusti a cui delegare le attività noiose e “mangia energia”.

Il metodo migliore per trovare queste “bestie” è la matrice delle deleghe. Sì, la famosa matrice dll’analisi di Swot, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi:

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice, non ti piace, c’è pure chi può fare meglio di te! E’ da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle, quindi sicuramente si tratta di un campo infinito di procrastinazione. Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Ci sono anche le attività che ti piacciono ma per cui non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione!

Quindi fare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui. Ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico che quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività. Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o, se lavori a blocchi, anche per una settimana intera, per essere sicuro di completare la tua lista delle attività.

Krisztina FekecsCome capire cosa delegare?
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Parola dell’anno: delega

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Se hai lavorato sulla pianificazione del 2019 magari hai scelto la tua parola dell’anno, la quale sarà il punto di focus dell’anno.

Questa parola probabilmente non è la delega, ma potrebbe essere crescita, leggerezza, esplorazione, avventura e così via.

Cosa c’entra quindi la delega? Forse perché la delega potrebbe essere il primo passo verso il tuo obiettivo e verso la tua parola dell’anno.

Mi spiego meglio. Se vuoi far crescere la tua attività devi iniziare a delegare, se vuoi ottenere più leggerezza, devi creare del tempo per le cose che ami fare, quindi devi imparare a delegare, se ti serve tempo per esplorare nuovi settori e business, devi imparare a delegare, se hai deciso di girare il mondo con una sola valigia, devi trasformare il tuo business in un’attività non dipendente da te, quindi devi imparare a delegare.

Ma facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire cosa succede nel mondo del lavoro e nel business.

Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, più di una grande impresa su due (il 56% del campione) ha avviato progetti strutturati di Smart Working, adottando modelli di lavoro che introducono flessibilità di luogo, orario e promuovendo la responsabilizzazione sui risultati (erano il 36% un anno fa).

A queste, bisogna aggiungere un ulteriore 2% che ha realizzato una qualche iniziativa informale e l’8% che prevede di introdurre progetti nel prossimo anno, per cui complessivamente circa due grandi aziende su tre stanno già sperimentando una qualche forma di Smart Working.

Il 59% delle grandi imprese ha introdotto nuove tecnologie digitali per supportare i progetti di Smart Working, mentre nel 27% delle imprese gli Smart Worker erano già dotati delle tecnologie necessarie. È quanto emerge dal sondaggio su un campione di 183 imprese con più di 250 addetti.

Come vedrai dalla tabella sottoriportata lo smart working e il settore digitale vanno a pari passo, è sempre più evidente che si tratta di una rivoluzione vera del mondo di business, e di una rivoluzione da non fermare nel mondo del lavoro.

La delega diventa il punto critico del nuovo sistema, indipendentemente che si tratti di aziende strutturate, o di piccole realtà. Senza imparare a delegare in modo efficace e intelligente non sarà possibile creare e mantenere un sistema flessibile, liquido, cioè smart.

La delega è una delle competenze manageriali più importanti ma ignorata da molti, imperniati dalla falsa certezza che se ci si occupa in prima persona di tutte le attività queste saranno portate a compimento meglio e presto.

 

Sappiamo che non è così, soprattutto dalle esperienze in aziende dove il lavoro in team è la prima buona pratica da seguire se si vuole ottenere risultati in maniera efficiente.

E guidare una squadra non vuol dire controllare tutto e tutti ma affidarsi alla singole competenze facendole lavorare e responsabilizzandole oltre che dedicarsi alla formazione di nuove skill se ce ne fosse bisogno.

Si tratta di una nuova forma di leadership.

Tramite un attenta supervisione e un check mirato sul processo lavorativo il delegare mira a dare priorità alle attività strategiche e a affidare a professionisti compiti dove magari la competenza altrui può dare un valore aggiunto.

Se non deleghi freni la crescita del business.

Non è una frase così scontata.

Il potersi dedicare al proprio core business con più tempo sapendo che qualcuno (di cui chiaramente ti puoi fidare) sta svolgendo per te compiti meno strategici ma altrettanto importanti come l’amministrazione, la segreteria, la gestione dei social media, il marketing etc. da una tranquillità e un appagamento che difficilmente troverai occupandoti di tutto in prima persona, perché sarai sempre affannato e occupato con scarsa efficienza.

Nella delega ci sono dentro svariati aspetti che possono far evolvere di per se il proprio lavoro, come l’uso di nuovi software e applicazioni per la gestione e l’organizzazione delle attività, lo smart working ampiamente citato prima e oramai possibile con i sistemi hardware disponibili e i molteplici modi di comunicare, la collaborazione con figure professionali specializzate, l’andare oltre un ambiente fisico di lavoro fisso, ove possibile, che permette di evitare i tanti disagi (come per esempio il dover timbrare un cartellino in tempo dopo un’ora di traffico).

E’ chiaro che non tutti possono applicare quanto scritto sopra, ma certo è che la delega, sia in casi di grandi strutture che in quelli di piccole realtà può dare un impulso notevole e insperato al processo lavorativo.

Fidarsi e affidarsi sono due verbi su cui la diffidenza agisce pesantemente ma una volta cacciata questa, insieme alla zona comfort delle tue abitudini, l’arricchimento che si ottiene, non solo materiale ma intimo della tua persona, non ti farà più abbandonare la pratica della delega.

Il mese di gennaio sul mio blog sarà infatti dedicato all’arte di delegare: cosa, come e a chi delegare.

Sto lavorando anche su un kit essenziale per aiutarti, dove sto raccogliendo qualche tool e form per supportarti.

Krisztina FekecsParola dell’anno: delega
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Come avere un flusso di clienti costante?

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Pillole di Marketing relazionale

Se sei un imprenditore, un libero professionista oppure uno startupper uno dei tuoi problemi più importanti è trovare clienti nuovi, e possibilmente in modo costante.

L’errore più diffuso è lavorare sulla promozione e sul marketing solo nei periodi quando lavori poco, quando hai più tempo. Ti riconosci?

Chiaro che quando lavori su un progetto molto complesso oppure per tanti clienti contemporaneamente il tempo che rimane per la gestione delle attività amministrative e promozionali è veramente ridotto.

Ma se vuoi ridurre lo stress al minimo e avere un flusso di lavoro più costante, è inevitabile avere un metodo pensato! Ma anche avere consapevolezza di principi che sono radicati nei nostri comportamenti e a cui magari non si fa caso.

Come strutturare un processo di lavoro che ti regali continuità e quindi serenità nella tua vita da imprenditore?

Inizia tutto dall’analisi! Non posso non ripeterlo, adottare il metodo Eisenhower  è fondamentale, anche se si tratta di un’attività piccola. Se leggi questo mio articolo potrai anche scaricare la matrice per iniziare con la tua analisi.

Cosa è l’obiettivo?

Capire quali sono le attività che possono essere:

  • Eliminate
  • Automatizzate
  • Delegate

La delega ti cambia la vita, ma prima devi fare la pulizia. Non delegare mai un’attività che non serve, e non delegare mai un’attività che potrebbe essere automatizzata. Puoi usare per esempio Asana  per creare delle procedure per qualsiasi attività all’interno della tua organizzazione.

Con la delega invece potrai liberarti da ogni attività “ruba tempo” che può essere gestita da un’altra persona. Sì, perché non serve la tua esperienza, perché si tratta di un task ricorrente o semplicemente è qualcosa che non ti piace. Potrà sorprenderti quante ore (e di conseguenza soldi) potresti guadagnare semplicemente delegando delle attività. Ti ho preparato un Test veloce ma divertente, è un mio regalo per Te, basta cliccare qui!

Ma ora parliamo di marketing relazionale

Il marketing relazionale è un metodo che ti permette di ottenere referenze continuative e corrette. Continuative, perché crei un flusso costante. Corrette, perché i clienti che ti vengono referenziati sono del tipo che vuoi tu, il tuo cliente ideale.

Per mettere in moto questo metodo è fondamentale conoscere chi sono le tue fonti di referenze

Piccola premessa: queste fonti le conosciamo tutti e spesso le usiamo. Ma quel che fa la vera differenza è usarle in modo consapevole e creare un vero metodo basato su questi canali.

Questo l’ho imparato grazie a Barbara Boaglio, esperta in materia di Marketing Relazionale. La sua intervista rilasciata a KRYVA la puoi leggere qui. Consiglio di visitare il suo sito web, dove si può trovare tanti articoli interessanti, ma anche diversi eventi formativi a cui partecipare.

I clienti soddisfatti

Quasi tutti gli imprenditori e i professionisti dicono che i clienti sono la fonte primaria di referenze. I tuoi clienti sono un bacino prezioso che ti aiuta a mantenere un flusso costante, ma sono anche un’insidia.

I collaboratori

Spesso i tuoi dipendenti risultano una voce poco importante del flusso di lavoro in entrata. Lavorare sul coinvolgimento dei propri collaboratori ha un grandissimo valore: oltre a avere un team che lavora per i tuoi obiettivi, avrai anche un gruppo di venditori che parleranno della tua attività con passione sincera.

Persone i cui profitti dipendono dalla tua attività

Questa fonte raggruppa professionisti e attività che sono complementari a ciò di cui ti occupi, senza essere tuoi concorrenti. Questa può essere la migliore fonte stabile di segnalazioni e referenze per te!

Possono essere i tuoi venditori, i fornitori che ti procurano maggior materiale o servizi quando le tue vendite crescono. Ti consiglio di fare la lista dei tuoi fornitori e tenerli in mente per le prossime chiamate che farai.

Persone che, in passato, ti hanno inviato dei clienti

Possono essere di ogni tipo, anche famigliari. Queste persone probabilmente conoscono molto bene sia te che la tua attività. Più di ogni altra cosa: ringrazia! Tieni traccia di chi ti referenzia e ringrazia sempre.

Persone a cui hai procurato dei clienti

Persone di qualunque genere, dal tuo ristoratore preferito al fornitore di cancelleria.

Robert Cialdini in “Le armi della persuasione” parla in modo approfondito del principio di reciprocità e di come la sua nascita sia da cercare alla radice dell’umanità. Secondo questo principio l’uomo si sente in dovere di ricambiare un favore ricevuto e si sente subito in debito in maniera forte con la persona che lo ha fatto. Viene citato, per esempio, il sociologo Alvin Gouldner che affermò come tale regola sia comune a tutti i tipi di società umane, si tratta di uno degli schemi comportamentali istintivi della razza umana.

Questa teoria ti viene in grande supporto nella costruzione delle relazioni con le tue fonti referenziali: quando crei un contatto o favorisci un acquisto, nell’altra persona nasce un senso di debito nei tuoi confronti.

Persone con cui spendi i tuoi soldi

Più i tuoi affari vanno bene, più spendi (o investi). Questi individui, coinvolti nei tuoi investimenti, hanno un incremento dei loro profitti quando la tua azienda ha successo.

Componenti del tuo network professionale

Se fai parte di qualche organizzazione che si incontra per creare affari, le persone che la compongono sono un punto di riferimento per te.

Tramite l’analisi delle tue attività, la delega e il metodo basato sul marketing relazionale ritroverai il tempo necessario per lavorare su quei 20% delle tue attività che ti portano l’80% dei profitti.

Lavora meno, lavora meglio.

 

 

 

 

Krisztina FekecsCome avere un flusso di clienti costante?
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Accettare il cambiamento nel business

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Parlare di cambiamento può sembrare scontato ma chi lo ha affrontato nella propria vita può testimoniare che si è trattato di uno sconvolgimento. Incredibile da affrontare ma foriero di nuove prospettive e vantaggi, e sempre come qualcosa di positivo.

 

Affrontare il cambiamento per un imprenditore o libero professionista è sovente un’abitudine. Accogliere iniziative o prendere al balzo occasioni che si presentano nel corso della propria attività dovrebbe essere la norma per chi rischia ogni giorno nel mercato del lavoro.

Ma non è sempre così. Il credere che l’attuale metodo di lavoro o modo di agire funzioni a dovere, senza il bisogno di aggiornarsi, molte volte provoca poi un sedersi sugli allori dentro la zona di conforto che alla lunga è controproducente sia in termini di produttività che di motivazione personale e dei propri collaboratori.

 

Certo per questo ci vuole coraggio, perché sovente è proprio la paura dell’ignoto o di fallire che ci blocca di fronte al cambiamento. Ma si sa che come ci hanno spiegato “chi sopravvive in questo mondo complesso e a volte minaccioso non è il più forte e nemmeno il più intelligente, ma colui che meglio si adatta ai cambiamenti”.

In questo articolo certo non si vuole dispensare perle di saggezza fin troppo divulgate o sicure ricette di successo ma dare un contributo a questo argomento secondo quanto incontrato nella propria esperienza professionale e quanto cercato di mettere in pratica ogni giorno.

 

La capacità di notare e analizzare i cambiamenti è di sicuro una qualità e, se non la si ha, si dovrebbe farla nostra e coltivarla.

Come fare?

 

Sicuramente tenendosi aggiornati sui nuovi trend di comunicazione e tecnologie , su nuovi software e applicazioni che possano facilitare alcuni aspetti del lavoro quotidiano e soprattutto la formazione personale e dei collaboratori sugli aspetti che più caratterizzano la propria professione.

Da qui si può avere una visione più completa della realtà che cambia e dei suoi sviluppi da cogliere come vantaggi nella propria attività.

 

In una seconda fase poi si passa alla gestione del cambiamento che comporta alcune pratiche da inglobare nelle proprie abitudini quotidiane. Come una sana programmazione giornaliera e settimanale, una selezione delle priorità e degli obiettivi sia settimanali che mensili.

Ma anche il sapersi raffrontare con le difficoltà e le sorprese negative che caratterizzano la fase di cambiamento, se non ci si vuole far sopraffare dagli eventi.

E questo facendo un’analisi dei rischi, considerando alcuni compromessi necessari tra quello che si vorrebbe e ciò che realmente si può ottenere e creando una checklist di controllo che aiuta a capire quanto si è guadagnato o quanto si è perso non solo in termini di monetizzazione ma anche di competenza e consapevolezza di se stessi.

Questa lista la si può fare giornalmente o secondo una propria calendarizzazione ma, per esperienza personale, aiuta moltissimo a capire i passi avanti o quelli indietro fatti.

Rispetto ai propri obiettivi, alle priorità poste, ai buoni risultati raggiunti, a eventi che hanno caratterizzato in qualche modo una giornata o un periodo e ad altri imprevisti che sul momento ci son sembrati fuori luogo ma che magari son proprio forieri di cambiamento e positività.

 

Certo non si può al tempo stesso pretendere il controllo di tutto. Uno stesso cambiamento non voluto che ci piomba sulle spalle è già causa di stravolgere la volontà di controllare la realtà che ci circonda.

Perciò un coadiuvo o aiuto più pratico alle nostre attività da parte di professionisti, consulenti o collaboratori potrebbe farci da sollievo in questo periodo di stress e farci concentrare sulla questione principale che il cambiamento ci porta.

 

Ma quali cambiamenti della sfera prodotto/servizi si possono incontrare nella quotidianità di un imprenditore?

 

  • Il mercato in continua evoluzione, secondo i più o meno alti periodi di crisi
  • Il potere d’acquisto dei clienti a seconda dei momenti
  • Le esigenze del cliente stesso che possono cambiare proprio per seguire i cambiamenti dei tempi
  • Le innovazioni sul prodotto dovuto alle nuove scoperte o tecnologie
  • La comunicazione, quando presente, che deve essere sempre più efficace e accattivante per la vendita
  • Il design del prodotto, il fulcro della capacità di attirare clientela e fare innovazione
  • Le nuove tecnologie gestionali, fondamentali per riuscire a sintetizzare e rendere efficiente le proprie attività

Ma al tempo stesso quali sono i cambiamenti gestionali conseguenti?

 

  • Il mondo online, e quindi la propria presenza in rete o su internet
  • Le modalità di promozione delle proprie attività
  • Le modalità di acquisto e pagamento, quelle online comprese
  • La gestione dell’assistenza clienti, fulcro per una fidelizzazione dei clienti stessi
  • La creazione e il mantenimento dell’immagine del marchio
  • La gestione del personale o dei propri collaboratori
  • Il cambio generazionale, soprattutto dove c’è gestione familiare, ma non solo
  • Lo sviluppo del marketing per essere sempre presenti nell’offerta al cliente

Certo questi due elenchi potrebbero far pensare a qualcosa di gigantesco ma tutto si può affrontare con la filosofia dei piccoli passi. Il primo passo può essere un’analisi dei settori dove investire e il secondo l’individuazione degli obbiettivi da porsi dentro a ognuno di essi.

Le priorità di investimento sono anticipatrici della strategia per azioni da compiere che sono il vero passo del cambiamento a cui andare incontro.

 

Come scritto prima, è impossibile controllare tutto e, volerlo fare, è sintomo di poca lucidità che porta ad un aumento di stress inutile, dannoso e penalizzante le proprie attività.

Per questo l’arte della delega di cui tanto abbiamo parlato in altri articoli può arricchire il lavoro quotidiano e coadiuvarlo oltre che aumentare il proprio livello di leadership e di gestione dei collaboratori che fa la differenza in un’organizzazione di squadra.

Il saper delegare, “lasciando andare” le attività meno fulcro, deve essere un’altra operazione di coraggio e fiducia che però se insistita e gestita bene da risultati di estrema soddisfazione.

Il tutto dando istruzioni e obiettivi chiari ai propri collaboratori, controllando periodicamente con moderazione le loro attività, giudicando i risultati rispetto agli obiettivi dati e svolgendo opera di confronto continuo.

 

Anche questo è un grosso cambiamento per chi non ha mai svolto la delega. Ma forse in questo caso non ci vuole poi così tanto coraggio se ci si pensa bene.

Sono pulsanti interni da spingere come un po’ di fiducia verso gli altri, l’avere il controllo delle proprie attività ma senza strafare o voler far tutto da soli, e il convincersi che forse non si è così indispensabili.

E la fiducia verso gli altri può anche scaturire da quanto segue: talvolta nelle aziende più grandi l’obiettivo delle persone che ci lavorano è quello di guardare più a se stessi e ai propri obiettivi, soprattutto se la cultura del lavoro in team non è radicata.

Ma nel caso di piccole strutture o liberi professionisti non sussiste questo comportamento dato che ognuno ha l’interesse ha offrire la propria professionalità secondo il contratto stipulato e ,senza il complesso da posto fisso.

 

La resistenza a questo cambiamento, d’altronde , ci spinge verso il blocco della crescita personale, aziendale o professionale penalizzando l’azienda o l’ambiente di lavoro.

O ci si continua a occupare di tutto, lavorando 24 ore su 24, oppure, se si vuol crescere, si inizia a delegare le attività più operative, in cui la nostra presenza non porta il valore per cui il datore di lavoro o il cliente ci paga.

Il primo vantaggio è di poter concentrarsi più a livello strategico. Il secondo vantaggio è quello di portarsi in casa delle competenze. Invece di frequentare un corso, per esempio, abbiamo un collaboratore con cui si può ampliare le proprie conoscenze su temi di business a noi meno noti.

 

Un aiuto per il blocco che ci si può trovare ad avere, davanti alla delega, è la matrice di Covey che serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

Il metodo della matrice di Eisenhower Covey permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri.

In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante:  “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo. Cliccando sul link potrete approfondire meglio questa tecnica collaudata.

 

Leggere interviste di chi nelle proprie esperienze ha svolto l’arte della delega e ha avuto soddisfazioni, per non dire maggior guadagno in tutti i sensi, può aiutare a capire quanto sia importante per la crescita professionale e non e anche a farsi ispirare per agire. Qui sono riproposti i contributi di alcuni protagonisti del business online.

 

Ci sono poi molti testi, anche di successo, che professano il delegare come sviluppo e arricchimento oltre che guadagno di tempo per la vita personale. Nel link del’articolo potrete prendere alcuni dei titoli scelti sul tema.

 

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsAccettare il cambiamento nel business
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Sei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?

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Sempre più persone, indipendentemente dalla loro situazione lavorativa vogliono assumere un’assistente virtuale, ma alcuni di loro rimangono delusi da questa esperienza e il motivo spesso non ha niente a che fare con le competenze, le abilità o l’etica del lavoro dell’ AV.

 

Bisogna prepararsi prima di tuffarsi in questa esperienza…Il fatto è che non tutti sono adatti per assumere un’AV.

Il cliente si può davvero sbagliare quando è deluso dai servizi di un assistente virtuale?

 

Ebbene, francamente sì; i clienti possono essere gli architetti della propria delusione, ma non dovrebbe essere così. Ognuno può godere dei servizi di un assistente virtuale, se crede nel potenziale valore redditizio che un AV offre e se capisce come estrarre quel valore.

Ma l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Infatti, lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Il segreto è partire con il piede giusto

 

Questo articolo non è in alcun modo destinato a scoraggiarti se stavi pensando di assumere un Assistente Virtuale, ma piuttosto è una raccomandazione per i primi passi da prendere. Ho imparato dall’esperienza che il cliente deve  raggiungere un certo stato di preparazione.

Le seguenti osservazioni e intuizioni dovrebbero essere utili, soprattutto se sei un imprenditore di piccole dimensioni o se non hai ancora sperimentato il processo di “lasciare andare” i compiti e le responsabilità che attualmente esegui.

Se vuoi sapere se sei veramente pronto ad assumere un Assistente Virtuale o se no, scopri alcuni passi che puoi intraprendere per prepararti correttamente.

Sei in grado di lasciar andare?

 

Questa è veramente la prima domanda da chiedersi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo con i tuoi compiti e i tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sembra difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

La delega delle attività non è facile per tutti. Infatti, alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. Invece ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene. Queste delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.

Puoi delegare a distanza?

 

Se è difficile delegare i compiti a dei dipendenti basati nel proprio stabilimento locale, può essere ancora più impegnativo quando si esegue l’outsourcing a un lavoratore remoto, forse anche a qualcuno che lavora in un altro paese. Questo è il punto dove sbagliano molte persone che assumono Assistenti Virtuali. Pensano che l’outsourcing sia semplicemente il caso in cui si danno alcune istruzioni scritte o verbali e poi si lascia andare senza controllo o riscontri. Cosa succede dopo?

La prima volta che un’attività non è completata in modo soddisfacente, il cliente frustrato la riporta a se, immaginandosi che è meglio che la faccia da solo.

La delega efficace è molto più di dar semplicemente a qualcuno un compito e attendere il suo completamento. Non ha importanza, se qualcuno sia un VA o un dipendente locale. Quindi, se non sei sicuro delle tue abilità di delega, potresti non essere ancora pronto ad assumere un Assistente Virtuale. Chiarire gli obiettivi iniziali, fissare degli impegni, condividere dei valori comuni e anche formare i propri collaboratori anche solo nelle prime fasi dell’attività fa la differenza nell’avere poi risultati e soprattutto persone che si fidano di te e di cui tu ti puoi fidare.

Prova un approccio del tipo 80/20 nell’outsourcing

 

Ribadisco, la mia guida non è destinata a dissuadere dal lavorare con un Assistente Virtuale, ma semplicemente per prepararti al fatto che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi … in un primo momento. Non ci vorrà troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo VA ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare. Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al VA il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’ 80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi che non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

Sai cosa vuoi da un assistente virtuale?

 

Alcune persone hanno un’esperienza insoddisfacente con un VA perché non hanno obiettivi fissi e chiari in sede di assunzione del loro primo Assistente Virtuale.

Oltre a considerare il processo di delega, avrebbe senso chiarire nella tua mente esattamente quello che vuoi un VA faccia per te. Se assumi un Assistente Virtuale solo sulla base della volontà di risparmiare parte del tuo tempo o di aumentare la tua produttività, potresti rimanere deluso.  Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

Metti in chiaro gli obiettivi di outsourcing

 

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / VA, mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione del VA e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare prima che le prime difficoltà  possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.

Preparati prima di avere un assistente virtuale

 

Dopo aver impostato i tuoi obiettivi di outsourcing, sarà più facile intraprendere i passi seguenti nella preparazione a assumere un Assistente Virtuale, qui sotto elencati:

  • Identificare i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che si desidera esternalizzare
  • Stabilire priorità delle attività individuate e creazione di una sequenza o di una pianificazione per la loro delega
  • Creare alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

  • Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
  • Sarai più in grado di trovare un VA che combacia bene con le tue esigenze
  • Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
  • Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti. Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un VA.

Ricorda però di seguire questo processo prima di iniziare a cercare un Assistente Virtuale.

Sono pronto per assumere

 

Allora, cosa ne pensi? È il momento giusto di assumere un Assistente Virtuale? Se ti sei fatto le domande che ti ho posto e hai eseguito il processo descritto in questo post, certamente dovresti essere un po’ più pronto.

Riassumendo:

 

  • Preparati alle realtà della delega di alcune attività. Definisci cosa per te è strategico e cosa è più marginale.
  • Imposta le tue aspettative su quello che vuoi un VA faccia per te o per la tua attività, preparandoti a dare obiettivi chiari, istruzioni e formazione iniziali, se necessario.
  • Dai le priorità su che tipo di figura vorresti e con quali competenze, poi procedi e assumi.

 

Queste azioni ti aiuteranno a assumere un AV che si adatterà perfettamente alle tue esigenze. E ,la cosa più importante di tutte, eviterai di essere una di quelle persone che entusiasticamente avevano pensato che l’assunzione di un VA è come la firma per un pacchetto di abbonamento servizi a internet.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

Krisztina FekecsSei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?
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[INFOGRAFICA] Quante ore puoi risparmiare per “averne di più”?

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Ovvero come guadagnare 7-15 ore alla settimana per realizzare i tuoi sogni?

 

Qualche settimana fa ho pubblicato un articolo pratico su come impostare la gestione del tempo partendo dalla matrice di Eisenhower. Se l’hai perso clicca qui.

Ecco un riassunto molto sintetico in questa Infografica.

 

Matrice Eisenhower e la delega

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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I falsi miti che ostacolano la DELEGA

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I miti che ostacolano la delega efficace sono non altro che vincoli mentali che ci tengono intrappolati in un business bloccato.

 

Ora vediamo da quali blocchi ci si deve liberare per far crescere il nostro business:

 

Mito n°1

 

Non c’è abbastanza tempo per delegare

Quelli che pensano di essere così impegnati da non avere tempo per spiegare il lavoro a qualcun altro, oppure se lo fanno, adottano la delega finta e consegnano solo il compito con il risultato da ottenere ma senza dare indicazioni dettagliate.

 

Mito n° 2

 

I collaboratori non sono abbastanza competenti

Purtroppo i manager o più in generale i responsabili di un’ attività tendenzialmente sottovalutano i loro collaboratori.

 

Mito n° 3

 

Se vuoi fare bene un lavoro, fallo tu

Detto popolare degli scettici e dei diffidenti…

 

Mito n°4

 

Gli altri penseranno che non hai il pieno controllo della situazione

 

Mito n° 5

 

Quando sai fare bene una cosa, dovresti farla tu.

L’inganno più rubatempo che ci sia.

 

Perché?

 

Sapendo fare bene un lavoro ci si crea una zona di comfort in cui si vorrebbe stare sempre. Invece si dovrebbe delegare tutto ciò che si è imparato a fare bene e passare a un’attività nuova.

Adottare la regola del 70%. Se qualcuno è in grado di svolgere l’attività con una qualità non inferiore a 70% si delega il lavoro a lui o lei.

La nostra tendenza naturale è cercare di fare i lavori che ci piacciono e tenerceli ben stretti. Invece si dovrebbe delegare i lavori che si padroneggiano, in modo da potersi dedicare ai compiti che richiedono più intelligenza, competenze e abilità.

Molti imprenditori e manager fanno fatica a delegare. Questa difficoltà non superata limita fortemente le loro possibilità di carriera.

 

Saper delegare è una delle competenze più fondamentali per un management efficace. Il quale è stato definito “la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”. Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per  LA NOSTRA CARRIERA, PER IL NOSTRO SUCCESSO e PER IL NOSTRO BUSINESS.

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

Delegare è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

ESERCIZIO

 

Per creare un’abitudine ci vogliono circa 30 giorni. In modo molto consapevole bisogna ripetere delle azioni tutti i giorni, finché non diventa una routine giornaliera. La cosa più semplice è usare un tracker, dove inserire piccoli passi da seguire tutti  giorni per poi segnare se sono stati fatti.

Scarica il mio tracker

Si può iniziare con la pratica all’interno della famiglia, consegnando dei piccoli compiti ai figli per esempio. Ricordati però di dare istruzioni dettagliate, obiettivi da raggiungere ed infine controllare il risultato che serve per migliorare la gestione della prossima attività da delegare.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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Krisztina FekecsI falsi miti che ostacolano la DELEGA
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Gestione delle priorità con la Matrice di Eisenhower o di Covey

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Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso l’analisi e la valutazione delle attività secondo 4 criteri. In ogni caso il punto di partenza è la comprensione delle espressioni urgente e importante.

 

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

 

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.


 

La struttura della Matrice di Eisenhower

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

matrice Eisenhower o Covey

I due fattori quindi che definiscono un’attività sono l’urgenza e l’importanza.

Le attività urgenti sono evidenti, ben visibili, mettono pressione su di noi, in certi casi sono anche attività facili o divertenti, ma non sono mai veramente importanti. O meglio la loro importanza cambia nel tempo, l’urgenza di ieri, per oggi, è ormai un’attività senza importanza, neanche ci ricordiamo.

Le attività importanti invece sono legate al risultato. Risultato definito dalla nostra missione, dai nostri valori e obiettivi per la vita. Gli obiettivi per la vita, appunto, ci sembra di avere tutto il tempo per farli, e quindi ci lasciamo travolgere dalle attività banali, ma considerate urgenti.

La cosa più difficile è quella di gestire le attività del quadrante I, che sono sia urgenti che importanti, le attività che consumano la maggior parte di noi, rubandoci del tempo prezioso per le attività del quadrante II, quindi le attività strategiche.

Finché ci concentriamo sul quadrante I questo continuerà a ingrandirsi finché non finiremo sotto il suo dominio totale. L’unico sollievo durante le giornate è passare del tempo nel quadrante IV.

Secondo Covey maggior parte dei manager passa il 90% del suo tempo nel quadrante I, e 10% nel quadrante IV. Ora capite che questa situazione evidentemente ci porta a delle situazioni tragiche…! Prima di tutto non si occupano di strategia mentre trascurano del tutto attività come telefonate o email non urgenti. A questo punto abbiamo capito perché certe persone non rispondono mai:-)

Ma il vero problema rimane lo sfuggire dalla pressione del quadrante I, e iniziare a dedicare del tempo per il quadrante II. Tutto ciò che veramente importante sta in questo quadrante. Come dice Peter Drucker

Le persone efficaci non hanno in mente i problemi ma le opportunità.

 

Inizialmente l’unica soluzione è ricavare del tempo dai quadranti III e IV.

Non c’è un metodo veloce o un trucco con cui si risolve tutto in un attimo. Se si parte da zero e non su ha nessuna pianificazione in atto, si deve dedicare almeno una mezza giornata per l’elaborazione di un piano.

Ma come procedere?

 

  • Fare una lista con TUTTE le attività, poi esaminarle e quindi inserirle nella matrice.
  • Una volta riempita la matrice si può iniziare a mettere in atto le azioni necessarie per liberare tempo per il quadrante II. Vi faccio il primo mio regalo, basta cliccare qui per avere la matrice da compilare.
  • Quindi ridurre poi eliminare le azioni superflue e banali del quadrante IV. Si dovrà quindi costruire nuovi abitudini eliminando passatempo inutili. Siccome per creare una nuova abitudine ci vogliono i mitici 21 giorni, ma probabilmente anche un paio di mesi, potrebbe essere utile un Tracker per tenerti motivato.

Scarica il mio tracker che ho preparato per te.

 

  • Automatizzare e delegare le attività del quadrante III.

Ci sono veramente tanti tool per migliorare le proprie procedure; si può partire per esempio dalla gestione della posta e rendere più smart la corrispondenza.

Vi invito a leggere il mio articolo su come migliorare la gestione della posta elettronica e arrivare a (quasi) inbox zero.

Rimarranno fuori le attività che sono urgenti, non automatizzate e non importanti, per cui non serve necessariamente un intervento. Una volta superato il problema di tener tutto sotto controllo da soli, si potrà invece pensare a collaborare con una persona per farsi supportare con queste attività.

E qui che cambia la vita perché dopo aver sistemato i quadranti III e IV, si può avere almeno 4-5 ore settimanali per poter dedicare al PROPRIO quadrante II.

Ora mi chiederete: “ma invece il quadrante I?” Il bello è che una volta gestito meglio il quadrante III e preso in mano il quadrante II, la pressione del quadrante I scende automaticamente, perché non passano più attività dal quadrante III e perché si avranno dei processi più fluidi.

 

Una volta preparata la vostra lista e la vostra matrice potrete contattarmi per una consulenza su come gestire le attività del vostro quadrante III.

E se nel frattempo vorreste fare un calcolo veloce delle vostre attività delegabili e capire quanto tempo potreste guadagnare, vi invito a cliccare qui!

 

Krisztina FekecsGestione delle priorità con la Matrice di Eisenhower o di Covey
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Costruire un business online di successo in meno di 3 mesi | Intervista con Andrea di Rocco

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Questa settimana vi presento Andrea di Rocco, fondatore di SOS WP. Ci racconterà come ha creato un business di successo in pochissimo tempo grazie alla delega intelligente. Delegare da subito all’avvio dell’attività può essere una strategia vincente!

 

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Andrea Di Rocco: Sono Andrea Di Rocco e ho aperto SOS WP da circa 5 anni, nel 2012; da allora abbiamo fatto fino a 4 milioni di visite. L’anno scorso abbiamo fatto 1.2 milioni di visite.

Il settore è quello della creazione di siti web, sotto nicchia dell’internet marketing, online business, dedicato alla visibilità di un sito e all’ottenimento del traffico nei motori di ricerca.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AdR: Nel tempo la struttura è cambiata notevolmente. Io ero partito da solo. E’ successo poi che mi si aprì la mente,  nel 2009 , dopo aver letto un libro di Tim Ferriss regalato da una cara amica, Four hour work week, da cui mi son fatto tutta la forma mentis nella mia carriera in questi anni.

Era tre anni prima di aprire SOS WP e come è successo a me e ad altri non ebbi ne l’idea giusta ne tantomeno ero in quella posizione in cui ne doveva partire per forza una.

Molte persone cominciano un nuovo comportamento quando non ne possono più di quello vecchio. Devi proprio toccare il fondo. Leggevo libri di internet marketing ma l’incertezza poi di un lavoro prettamente online era forte. Finii infatti per lavorare come dipendente vendite per Procter&Gamble.

Una volta dimessomi, mi resi conto che per fare tutte le cose che volevo, fare siti web, blog etc. avevo bisogno di una struttura che mi supportasse. Che fosse flessibile negli orari e nei costi.

Tipo che se in un mese son riuscito a vendere siti web da costruire e quindi ho potuto investire il 25,30,40% del  fatturato in persone. Se ho fatto 100 lire, 40 le metto nella struttura.

KF: Era quindi un investimento pianificato?

AdR: Si, perché il migliore investimento è quello sulle persone intorno a te. Che non sono mai un costo. Feci infatti l’investimento di assumere un copywriter che mi aiutasse in tutti i contenuti del blog.

Tant’è che siamo passati da  zero a quasi 500 articoli. Questo perché il blog ci aiuta molto. Era l’asset principale di cui avevo bisogno.

Feci infatti una sorta di ragionamento che si chiama impact analisys , cioè qual’ è quel ruolo cha una volta che ce l’ho mi porta i risultati; da qui uscì l’esigenza di questa figura.

Se ho un articolo al giorno vuol dire che ho un blog attivo, se ho un blog attivo  vuol dire che prendi il mio sito seriamente e quindi se lo reputi professionale ne puoi prendere servizi e informazioni.

Infatti questo è un consiglio che posso dare, di fare sempre una impact analisys. La seconda persona che assunsi fu una virtual assistant, Elisa, che tuttora lavora per me.

KF: Normalmente tutti insistono nell’ inquadrare  e evidenziare le attività marginali ,invece tu dici di inquadrare quel pezzetto decisivo per far crescere la tua attività.

AdR: In qualche modo è una via di mezzo. Perché in maniera quasi algoritmica, come dicono i coach, sussiste il dove sono dove voglio andare”.

Se sono all’inizio , non guadagno una lira, devo coprire quella figura che mi contribuirà a produrre fatturato, anche se non diretto  almeno indiretto, cioè tutti gli articoli scritti erano dentro al mio biglietto da visita che era il mio sito.

Al cliente mi presentavo per vendere “questo è il mio blog, questo è il traffico che facciamo; se quando ti avrò fatto il sito anche tu farai queste cose avrai questo traffico anche tu.” Ed era uno discorso vincente.

KF: Prima di iniziare a lavorare con la delega questa ti dava problemi o preoccupazioni?

AdR: Non avevo problemi di fiducia. Io di natura mi fido ma mi scoccio anche velocemente. Se sei bravo resti. Come Elisa ad esempio.

Se avessi avuto problemi ad assumere persone come sarei potuto crescere? Vuol dire che sarei stato di fronte ad un’ opinione limitante che andava rimossa.

KF: Come hai gestito la comunicazione in modalità virtuale?

AdR: Io ho usato Asana. Dove mettevo le mie procedure e davo da gestire alla persona a cui delegavo. Con quello andavo subito bene. Mi sono trovato molto bene.

KF: Come gestivi i tuoi controlli? Sei uno che controlla tanto all’inizio di una collaborazione?

AdR: Si, all’inizio controllavo molto. Ma non sono un bravo controller. Nel tempo buona parte del lavoro che viene fatto  è controllato da una persona molto cara a me ,a cui ho delegato tutto il controllo.

KF: Dopo 5 anni quanto è cresciuta la struttura? Siete tutti in remoto o un ufficio fisso?

AdR: Ora siamo in 6 o 7. Ho un ufficio qui a Londra e una persona fissa in ufficio e a breve avremo un’altra persona.

KF: Fissa perché è cambiato il tuo business o altro?

AdR: Questo perché  uno dei grandi capitoli della vita era il life style business. Essere in grado di Costruire un attività on line con un team interamente distribuito. E questo l’ho fatto, nei primi 3 anni quando vivevo in Thailandia.

Arrivati i 30 anni volevo un nuova sfida per costruire un’ azienda con decine di persone dentro e perseguire altri obiettivi. Tanto la Thailandia chi la sposta. Ci posso sempre tornare.

La sfida era quella di venire qui a Londra e cercare di mettere in piedi una signora compagnia. Ma mantenendo anche il team in remoto. Infatti avremo anche un’altra figura che coordinerà un team virtuale.

KF: L’esperienza nella delega era sempre positiva?

AdR: No chiaramente no. Da una parte ho avuto la fortuna del principiante quando si è trattato di trovare Elisa ma c’è una frase che reputo importante e che ho fatto mia nella costruzione del team :Hire the character e train for the skills”. Assumi per il carattere e forma le competenze. Tanto sono tutte skills acquisibili nel tempo.

KF: Quindi preferisci trovare la persona che caratterialmente si confà a te e poi tutto il resto viene col tempo?

AdR: Ci sono delle demografiche particolari che cerco ma che però non condivido perché potrei scadere nel politically uncorrect. Immagino che puoi comprendere quello che dico. Ognuno di noi deve sapere qual è la demografica con cui “clicco “ meglio.

Alla fine si tratta di questo, capire chi sei e con chi lavori meglio e cercare di più quel tipo di persone.

KF: Le persone che ti aiutano sono persone indipendenti e autonome, con iniziativa, oppure da motivare?

AdR: Questa è una domanda interessante. Diciamo che un forte senso di iniziativa è fondamentale. Però all’inizio mi sta bene anche l’atteggiamento da “soldatino”. Perché chiaramente hai appena cominciato.

Però poi voglio l’iniziativa e premio l’iniziativa con il bonus. Anche se non era previsto ho sempre dato il bonus in questi casi per creare questo senso di ownership.

KF: La tua squadra quindi non deve essere motivata perché lo è già di per se?

AdR: Se qualche persona non lo è ce ne accorgiamo e allora agiamo durante il team meeting settimanale in cui porto tutti su skype.

Quando c’è chi non è motivato e non fa del suo perché pensa che non sia necessario o magari sia visto male, dobbiamo vedere se sia efficace la comunicazione che dice che il senso di iniziativa è premiato. Se non è chiaro allora lo ripetiamo.

Se poi il collaboratore dice si ma poi in effetti non si applica allora la carico di lavoro e se schiva ancora i colpi allora meglio dividere le nostre strade.

KF: Che bilancio hai fatto in termini di soldi e tempo dalla prima delega?

AdR: La mia attività è cresciuta del 100% ogni anno. Ogni hanno abbiamo raddoppiato. E non sarebbe stato possibile senza una squadra.

KF: Qual’ è stato un punto critico nella gestione della delega o nelle collaborazioni virtuali per te?

AdR: La comunicazione dell’obiettivo direi, cioè  ci son stati problemi all’inizio d parte mia nell’assegnare dei task chiari. Ma era un mio problema.

E poi il profilo caratteriale cioè devo aver a che fare con persone con cui aver piacere a passarci del tempo. Ci devo andare d’accordo. E quindi  è importante trovare persone adatte al lavorare in team.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta pensando a delegare?

AdR: Comincia subito! Alla fine è una delle cose più importanti da fare all’inizio. Se puoi parti subito ad assumere o ad avere collaboratori. Partire.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

AdR: Quello che mi son reso conto è che il più grande cambiamento è stato che mentre prima avevo più ragione io adesso cominciano ad avere più ragione gli altri.

A livello di decision making è importante ascoltare le diverse parti del team e poi tirare le somme, seguendo alla fine la mia bussola interiore su quello che penso sia  la cosa giusta per servire al meglio gli utenti e far crescere il business.

E’ un active listening mantenendo sempre l’obiettivo su dove vogliamo andare.

KF: Un’ultima domanda un po’ più personale, usi ancora il diario?

AdR: Si lo uso sempre. Ho un moleskine a casa dove scrivo sempre. Continuare a scrivere funziona sempre. Meglio scrivere sulla carta perché hai quel feeling più diretto.

FK: Ultimissima. Il tuo team è tutto italiano?

AdR: Si è tutto italiano. Ho solo una persona nelle Filippine che uso per altre attività online in inglese a seconda delle varie sperimentazioni che voglio fare o che mi vengono in mente. Più volte ci sentiamo e ci vediamo on line.

Proprio questo è una cosa importante che consiglio: è quella che quando facciamo i colloqui è meglio farli in video per avere una sensazione sul carattere. Come cliccano con noi.

Quando si parla e non ci si vede la comunicazione ha molti meno dati. Guardare una persona in faccia è molto più informativo anche se non totalmente. E’ fondamentale assumere sulla base del carattere.

La formazione poi la  si può fare anche in seguito. Io pago i miei anche per stare al telefono con me. Perché lavorano anche in quei momenti e tutti i momenti dove si cresce tutti, scambiandosi opinioni e pareri, sono importanti.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

 

Krisztina FekecsCostruire un business online di successo in meno di 3 mesi | Intervista con Andrea di Rocco
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La fortuna di lavorare con persone di cui sei responsabile, ma con skill più innovative delle tue | Intervista con Maria Cristina Pizzato

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“Ho avuto la fortuna di lavorare con persone, anche più giovani di me, di cui ero responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle mie. Delegavo quindi le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le avrebbe potute svolgere al meglio.”

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Maria Cristina Pizzato: Ciao, mi chiamo Maria Cristina Pizzato e aiuto aziende e professionisti a migliorare la loro presenza online come consulente di web marketing, in particolare, tramite la metodologia inbound marketing.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

MCP: Ho 49 anni, ho lavorato come dipendente per 22 anni e da 3 sono libera professionista.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

MCP: Ho iniziato il mio percorso lavorativo nel lontano 1995, dopo una formazione scolastica umanistica. In questi 22 anni le attività lavorative sono cambiate esponenzialmente e, di conseguenza, anche la loro gestione.

Agli inizi del mio percorso avevo a malapena un pc, molte delle attività si svolgevano al telefono e organizzando direttamente il lavoro con i collaboratori. Con il passare del tempo, e con l’introduzione della tecnologia e del digitale, la gestione di alcune attività si è snellita lasciando spazio a nuove opportunità.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

MCP: Non ricordo esattamente quando ho iniziato a delegare; sicuramente il graduale aumento di responsabilità ha dettato un passaggio ‘naturale’ alla delega.

KF: Come ti sentivi?

MCP: Ricordo che, inizialmente, il fatto di delegare mi procurava una duplice sensazione di sollievo e apprensione.

Sollievo perché mi rendevo conto che l’aumentare delle incombenze e delle responsabilità non mi permettevano di gestire da sola tutto, e al meglio, quindi la delega diventava inevitabile. Timore, in quanto, non era semplice superare la sensazione di perdere il controllo di una parte della mia operatività, per delegarla ad altri.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

MCP: Superata la prima fase di apprensione, più che scetticismo, ho realizzato quando la delega fosse necessaria per l’efficienza dell’ufficio e per favorire un equilibrio che garantisse la continuità delle attività da svolgere. La fiducia nei collaboratori è un elemento fondamentale in questa fase.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

MCP: Non ricordo esattamente, essendo passato qualche anno dalla primissima delega, ma credo si trattasse della gestione di una pratica di reclamo aperta da un cliente di un rivenditore del software gestionale prodotto dalla società per cui lavoravo.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

MCP: Inizialmente no, o meglio, le prime deleghe sono state dettate dell’impossibilità di fare tutto da sola, dall’emergenza, quindi il piano poteva essere relativo alla procedura da adottare più che da una vera e propria gestione della delega.

In un secondo momento è stato necessario definire un protocollo che regolamentasse l’intero processo. In questa fase mi è stata d’aiuto una forma mentis sviluppata grazie all’esperienza di certificazione aziendale che ho avuto modo di seguire in alcune aziende.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

MCP: Mi è sempre piaciuto pensare che le persone vanno motivate e assecondate in base alle caratteristiche personali e alle loro competenze.

Questa convinzione mi è stata utile quando ho dovuto decidere, da responsabile, cosa delegare perché mi ha, in qualche modo, protetto da un errore che ho visto spesso commettere da dirigenti e responsabili: pensare che si debbano delegare attività ‘di poca importanza’, mantenendo quelle che riteniamo più complesse o ‘prestigiose’.

Ho avuto la fortuna di lavorare con persone, anche più giovani di me, di cui ero responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle mie. Delegavo quindi le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le avrebbe potute svolgere al meglio.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

MCP: In modo informale tra i componenti del team, pur impostando degli step e dei sistemi di monitoraggio e cercando di essere chiara sugli obiettivi.

Direi che in questi casi, una comunicazione più strutturata va fatta alla direzione e alle altre business unit, oltre che all’esterno, se sono coinvolti Partner e Clienti.

Non c’è niente di più fastidioso, per una persona che ha ricevuto una delega, di non essere riconosciuta nel ruolo che gli è stato assegnato, e niente di più controproducente, per il responsabile che ha delegato, di una comunicazione lacunosa e poco chiara in tal senso.

KF: Era un’esperienza positiva?

MCP: Direi di si, così come possono essere considerate esperienze positive tutte le deleghe andate a buon fine.

KF: Se sì, quale sarebbe stata la successiva attività da delegare?

MCP: Dopo la prima delega ne sono arrivate molte altre; dalla gestione delle problematiche tra clienti e partner, alla definizione di contenuti di comunicazione, ad attività organizzative.

KF: Se no, hai riprovato con altre attività/persone e semplicemente hai rinunciato?

MCP: Ho sempre cercato di far tesoro delle esperienze, ci sono state occasioni in cui ho delegato e, per vari motivi, anche molto diversi tra loro, sono stata delusa. Nonostante questo non credo sia possibile, in un contesto di collaborazione, rinunciare alla delega.

Migliorarla sicuramente, affinarne i processi, introdurre step di verifica, ma non avrebbe senso rinunciarvi a priori.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

MCP: La prima delega è stata positiva perché ha rotto le resistenze e i timori, posso sicuramente affermare che, in termini di tempo, mi ha permesso di gestire attività diverse e meglio, in termini economici, non riesco invece a quantificarla, perché coinvolta in un contesto aziendale più ampio, di cui non avevo tutti gli elementi.

Da libera professionista, invece, una delega con esiti positivi mi permette di fare più cose e di confermare attività che, contrariamente, non potrei portare avanti da sola, quindi, si, anche un vantaggio dal punto di vista economico.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

MCP: Si, ho impostato nel tempo più tipologie di procedure, in base all’attività che dovevo delegare.

Anche nelle collaborazioni tra liberi professionisti è importante definire delle procedure, così da aver chiaro fin da subito chi fa cosa, e non trovarsi, come è accaduto anche a me più volte, a dover polemizzare sull’interpretazione delle email con cui ci si accordava sulle attività.

KF: Come scegli la persona?

MCP: Come ho già scritto poco sopra, in base alle caratteristiche personali e competenze, poi valuto se la conosco già e ho avuto esperienze positive, se è considerata un’esperta nel settore che mi interessa o se ho ricevuto feedback positivi circa le sue capacità. e attività.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

MCP: La coerenza e l’onestà. Aggiungiamo anche la correttezza.

Coerenza nel saper seguire le procedure ed onestà nel dichiarare fin dall’inizio se si è in grado di realizzare la delega ricevuta, cercando, nel caso insieme, la forma migliore per portarla avanti. Nessuna delega è scolpita sulla pietra.

Correttezza nel realizzare che il risultato finale sarà corale, un insieme di attività che ognuno ha in carico, portate al termine fino a raggiungere un obiettivo. Quindi niente protagonismi.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita e la tua attività?

MCP: Da dipendente, decisamente in meglio; avere la possibilità di delegare mi ha aiutata a concentrarmi su attività più adatte al mio profilo e a gestirle senza rincorrere le urgenze.

Da libera professionista, la delega vera e propria è più rara, si parla invece di collaborazioni, nella quali tutti sono coinvolti con una rapporto più paritario. Anche in questo caso però, se la collaborazione funziona, il bilancio non può che essere positivo.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

MCP: Decine. Su decine di deleghe/attività. Sembra impossibile ma, anche nelle situazioni che hanno portato più soddisfazioni, si trova sempre un aspetto che si sarebbe potuto gestire meglio.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

MCP: Innanzi tutto le direi che è una buona idea, le suggerirei di pianificarla al meglio, anche se, come ho appena scritto, tutto è sempre migliorabile, e le consiglierei di non trascurare l’aspetto psicologico.

Una delega che porti un esito di successo inizia sempre con un atteggiamenti di rispetto tra le parti.

KF: Cosa pensi della fiducia?

MCP: Bella domanda da fare ad una persona che l’ha sempre elargita a piene mani, non sempre con i risultati sperati, e pagandone conti salatissimi.

In sostanza, per me, la fiducia è lo scheletro di tutte le collaborazioni. Non potrei mai iniziare una collaborazione, figuriamoci fare una delega, se non avessi piena fiducia nella persona con la quale mi devo rapportare.

KF: Quale è stato il punto critico della collaborazione?

MCP: In base alle tante esperienze fatte negli anni, mi sono accorta che le situazioni in cui ci sono state più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono state quelle in cui mancava una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non erano stati sviscerati e chiariti a sufficienza.

Dopo averci sbattuto più volte il naso, ora cerco di essere sempre molto chiara, fin dall’inizio, circa gli obiettivi che vorrei raggiungere, il contributo che posso dare, l’impegno che richiedo. Arrivando a rinunciare ad una collaborazione, o a una delega, se ho il sentore che si viaggi su binari diversi.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

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Krisztina FekecsLa fortuna di lavorare con persone di cui sei responsabile, ma con skill più innovative delle tue | Intervista con Maria Cristina Pizzato
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