In Assistente Virtuale

La domanda più frequente:

Posso fidarmi di una collaboratrice virtuale?

 

Come è possibile fidarsi di una collaboratrice o di un collaboratore virtuale? Nel corso degli anni molte persone mi hanno posto questa domanda. 

 

Per qualche strano motivo c’è la tendenza a credere che quando si lavora da posti diversi, ci sia bisogno di più fiducia rispetto a quando si lavora dallo stesso ufficio. 

 

Be’, le cose non stanno proprio così: un rapporto di lavoro “tradizionale” e un rapporto di lavoro “virtuale” non sono poi così diversi. 

 

E in questo articolo ti spiego perché. 

 

I primi passi per una collaborazione virtuale 

 

Un rapporto di lavoro virtuale esiste la prima impressione e il periodo delle verifiche. Insomma, proprio come un rapporto di lavoro tradizionale, si costruisce con il tempo. 

 

Frasi come “puoi fidarti di me” hanno poco senso: sia per conquistare la fiducia di un cliente, sia per conquistare la fiducia di un collaboratore, dobbiamo farci conoscere (a livello personale e professionale). E per questo possono servire giorni – o mesi – di prova. 

 

Siamo nella stessa situazione in fondo. Pensaci un attimo. 

 

Quando iniziamo una collaborazione virtuale, te non conosci me proprio come io non conosco te. L’unica cosa che possiamo fare è iniziare a costruire una collaborazione basata sulla fiducia. 

 

Ma come possiamo sviluppare un rapporto di fiducia di lunga durata?

 

La prima impressione 

 

Lo abbiamo già detto: la prima impressione è importante anche nelle collaborazioni virtuali.

 

Rispetto alla selezione tradizionale però, la prima impressione, in una collaborazione virtuale, te la puoi creare sul web controllando i profili social ed eventualmente il sito web della candidata o del candidato. 

 

Personalmente trovo un’ottima combinazione Linkedin e Facebook.  

 

Linkedin perché permette di capire il profilo professionale delle persone. Il profilo privato di  Facebook perché consente di conoscere anche dei lati personali (puoi anche monitorare le interazioni all’interno dei gruppi Facebook per farti un’idea ancora più chiara). 

 

La prima call

 

È molto importante organizzare una prima call per guardare negli occhi il tuo potenziale collaboratore o la tua potenziale collaboratrice e farle tutte le domande del caso. 

 

Ma attenzione! Non deve essere un interrogatorio! 

 

Nella prima chiamata dovrai anche parlare di te, delle tue priorità e delle tue pretese. 

 

A volte è necessario fare più di una chiamata conoscitiva, anche perché è la prima “esperienza virtuale” tra te e l’altra persona.

 

Il periodo di prova

 

Il rapporto tradizionale di lavoro si avvia sempre con un periodo di prova, e questo è consigliabile anche per le collaborazioni virtuali. 

 

Sarò sincera. Nel mio caso proposte del tipo “un’ora di prova” penso che non servano a nulla: per capire se possiamo lavorare insieme ci vuole almeno un mese.

 

Dopo questo periodo di prova sarai in grado di decidere se continuare con la persona scelta. 

 

In ogni caso serve ulteriore tempo per conquistare la fiducia del cliente e/o del collaboratore e bisogna dimostrare la buona volontà ogni giorno, come nella vita in generale.

 

Come delegare le attività

 

È una buona prassi assegnare le attività con gradualità, partendo dai task meno riservati, e quindi costruire solide basi per un rapporto di fiducia.

 

Inoltre è necessaria una buona comunicazione degli obiettivi da raggiungere e da condividere e delle regole o principi inderogabili.

 

Si deve poi definire un check point, che sia una call settimanale o un sistema di monitoraggio delle attività svolte dal collaboratore. 

 

Il check point non serve solo a controllare cosa sia stato fatto ma anche a condividere l’avanzamento settimanale delle attività e a mantenere alta la motivazione. 

 

Allora, sei pronto a delegare? 

 

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Parti con il piede giusto 

 

Infine, c’è una cosa che non bisogna mai trascurare: la privacy! 

 

Per tutelare la privacy è indispensabile stipulare un contratto, definito nel tempo e nei costi, fin dai primi giorni.

 

Una nota finale: io e le assistenti virtuali siamo imprenditrici come te, tutta la nostra attività si basa sulla fiducia, l’etica e sulla lealtà.

 

 

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Un buon rapporto di lavoro virtuale non nasce né da solo né in modo automatico - ci vogliono sforzi da entrambi le parti.Arte della delega