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Gestione progetti – di lavoro e di vita – in modo efficace con Trello

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Trello è uno strumento di project managment, dalla semplicità disarmante. Semplice non vuole dire inadatto, anche perché la sua versatilità è davvero  impressionante. Rende la collaborazione semplice e divertente liberandoti dalle email chilometriche con parecchi destinatari.

Si basa sul sistema Kanban, inventato dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno per gestire il processo produttivo negli anni ‘80. Infatti kanban vuol dire cartello, che praticamente è il mattone di base di Trello.

Ma questo strumento visuale (è uno dei suoi vantaggi al livello psicologico che vi spiegherò più avanti) può fare molto di più, potrete adattare ai vostri progetti di lavoro, alla gestione dei vostri clienti, alla gestione della vostra attività di social media e di blog, ma anche a tutte le vostre attività quotidiane come l’organizzazione delle faccende di casa, delle vacanze o delle feste private; praticamente per la gestione di tutta la vostra vita.

 

 Gli elementi chiave sono solo 3:

  • Il Board: la lavagna o tabellone, che rappresenta il lay out dove impostare il progetto.
  • La List: a seconda del board, rappresentano i macro elementi di un progetto (es. “Da fare”, “In corso”, “Eseguito”), i raccoglitori di idee come ad esempio “Idee per i capitoli del libro da editare” o “Idee per i post su facebook” o possono riguardare le figure che fanno parte di un team con le loro liste dei loro rispettivi compiti nel board.
  • La Card: è il modulo singolo del board e rappresenta il compito o l’idea.

Si può usare le liste come suggerito da Trello: “To do, Doing e Done”. Si crea quindi un flusso di lavoro, che dà subito una visione del progetto in corso.

I board possono essere condivisi o meno, quindi si possono anche rendere pubblici e visibili a tutti quelli del team di lavoro con la possibilità di collaborare in maniera immediata con altre persone.

Le card, che contengono i vari task, sono dentro alla lista e si possono muovere facendo drag and drop da una lista all’altra, con l’avanzare del progetto. Le card sono il singolo modulo, ma hanno anche altre mansioni.

Trello usa il “card back” composto da 4 parti:

  1. Card description: cartella con le informazioni utili per un specifico task da usare come un promemoria per ricordare ad esempio al designer gli input di briefing del progetto.
  2. Comments and Activity: questa sezione fa da timeline delle attività e dei commenti sul task. Si può indicare una figura del team del board, con una @ prima del suo nome per avere una conversazione con lui. Nei commenti si può allegare file o link ad altre card.
  3. Add: sulla destra c’è la sezione “Add”con cui si può aggiungere nuovi membri, dare un task a uno o più membri, fare checklist, termini di scadenza ( ci si può collegare al vostro calendario), allegati (si può connettere con Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive).
  4. Actions: per poter spostare, copiare, archiviare una card oppure sottoscriverla; le notifiche arriveranno ogni  modifica fatta.

Trello è molto adatto alle persone visive come me, aiuta ad avere una visione generale del tuo progetto, e ti posso assicurare che proverai un certo appagamento nello spostare le card da sinistra a destra.

Ci sono moltissime possibilità che si possono usare a livello di annotazioni.  Qui trovate la lista completa.

http://help.trello.com/article/821-using-markdown-in-trello

 

Trello ha molte opzioni su come come organizzare la vostra lavagna senza limiti nel creare board, list e card anche attraverso le etichette. Per usarle abilmente si dovrebbe attribuire diversi livelli di priorità.

A ogni card corrisponde un’etichetta (di priorità alta, media e bassa), avendo così un controllo visivo sull’andamento del progetto.

Le etichette sono un mezzo utilissimo perché si possono organizzare filtrando le card per colore (anche grigie non visibili e ricercabili con lo strumento “ricerca”). Per segnalare i task urgenti, per assegnarli a un team o per evidenziare quelli specifici di un momento del progetto.

 

Tanti modi per usare Trello: eccone alcuni

Qui sotto vi elenco alcuni dei possibili utilizzi per gestire progetti e attività anche implementando il metodo GTD, compatibile perfettamente in questa piattaforma:

Ad esempio completati i task, le card possono essere spostate per vedere l’avanzamento. Si possono anche  archiviare per toglierle del tutto dal vostro board (sempre consultabile in Trello)

Qualsiasi altro sistema di liste ed etichette può funzionare, come l’utilizzo di una sola lista per “This Week” e un altro elenco per “il prossimo mese” o compiti di etichettatura per i vostri “milestones”.

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Organizzate la vostra settimana con elenchi giornalieri

Trello funziona anche come planning settimanale, con le list organizzate per ogni giorno della settimana.

 

Piano editoriale

È possibile costruire un calendario editoriale avanzato con Trello, inserendo le idee e poi gli articoli programmati con scadenza mensile.

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Riunioni

Potete programmare sia gli argomenti ricorrenti con gli avanzamenti che quelli attuali, e pianificare tutto secondo la scadenza definita.

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Amministrazione

Per gestire la vostra fatturazione, ma anche seguire i pagamenti dei vostri clienti.

Gestione contatti nuovi e leads

Tenete traccia dei vostri contatti nuovi, degli appuntamenti da fissare ed eventualmente anche le fasi delle trattative, praticamente è un CRM minimal.

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Gestione progetti dei tuoi clienti

E’ il modo migliore per definire, registrare e programmare le attività dei o per i vostri clienti. Se ci sono diverse persone che lavorano a  un progetto, chiaramente potrete anche delegare le singole attività al vostro collaboratore.

 

Utilizzare Trello per uso personale

 

Mantenere una squadra piccola o Famiglia Aggiornata

 

È inoltre possibile utilizzare Trello come una tavola di stato / messaggio di squadra o di famiglia, come questo modello dimostra. Con le liste per ogni persona, ogni carta può essere un semplice messaggio da parte degli altri membri, un promemoria calendario, compito assegnato o lavoro di routine, o una proposta.

Al contrario, invece di una lista per ogni persona, si potrebbe avere una lista per ogni area la squadra deve affrontare: ad esempio, liste della spesa, incontrare gli ordini del giorno, idee di progetto, e così via. Dalla barra laterale, è possibile trascinare le icone membri di qualsiasi carta di assegnare una persona ad esso.

 

Pianificare una vacanza intera

 

Alcuni viaggi prendono un sacco di lavoro per piano, con troppi dettagli in cui destreggiarsi e cose di cui tenere traccia. Siamo grandi fan dell’utilizzo di TripIt per organizzare automaticamente i nostri itinerari di viaggio via e-mail, ma in fase di progettazione, uno strumento come Trello è molto utile. Si possono avere liste per tutte le prenotazioni, luoghi dove si desidera mangiare, luoghi da vedere, packing list, e molto altro ancora. Condividere la tavola con qualcuno con cui si viaggia , e si possono aggiungere anche le proprie carte.

Quando il vostro viaggio è molto articolato , alleviate un po’ lo stress avendo una visione, giorno per giorno, su quello che avete programmato di fare, in modo di avere tutte le basi (opzioni per la ristorazione, trasporti, ecc) coperte. Con queste liste è possibile regolare facilmente il vostro itinerario semplicemente trascinando le carte per un altro giorno o spostandole verso l’alto o verso il basso nell’elenco.

 

Organizzare un progetto di ristrutturazione

Un esempio su come organizzare un progetto di ristrutturazione organizzandolo nelle tre fasi di priorità come da eseguire, in corso d’opera, realizzato, ma si potrebbero aggiungere elenchi più specifici, come ad esempio stime Contractor, elenchi di prodotti, Budget, fai da te, e così via.

 

Organizzare un matrimonio dall’inizio alla fine

 

Pianificare il grande giorno è un progetto enorme, ma Trello può mantenere i vostri piani di nozze organizzandoli visivamente. Tabitha Neal ha una grande guida sull’utilizzo di Trello per pianificare un matrimonio, mentre Trello ha un modello di “Wedding Command Center” che spezza i compiti in liste per 12+ mesi, 10-12 mesi, 8 mesi, e così via prima del giorno delle nozze.

schermata-wedding

 

Modelli Trello

 

È praticamente possibile utilizzare Trello per qualsiasi cosa ci si bisogno di fare una lista e soprattutto per progetti complessi. Volete ancora qualche idea in più? Date un’occhiata a questo link con delle board di ispirazione per qualsiasi tipo di tuo progetto. Potrete anche importarle nella vostra dashboard Trello con un click.

https://trello.com/inspiringboards

 

Parliamo anche delle integrazioni di Trello

 

Se si dispone di attività ricorrenti e non si desidera continuare ad aggiungere le stesse carte più e più volte, la connessione Trello  al servizio webapp-automazione Zapier è utile per programmare le schede per ogni giorno, settimana e mese.

Oppure si può collegare Trello, Zapier, e RescueTime per monitorare automaticamente il vostro tempo e registrare tutte le attività completate, come le indicazioni passo-passo di RescueTime che vi mostrerà come fare.

L’integrazione di Toggl vi permette di avviare il vostro timer direttamente dalla card del vostro task assegnato, quindi si può rintracciare il tempo impiegato per il completamento di questa attività.

Se installate l’estensione Google Chrome per Trello nella vostra posta, potrete copiare le email dal vostro inbox direttamente nella lista selezionata su Trello. Non perderete più ulteriori info o dettagli anche se vi arriveranno via email da persone esterne e non dal vostro team.

 

Incredibile ma tutto questo è possibile gratuitamente!

Ci sono anche versioni a pagamento come Trello Gold e Trello Business Class, che offrono ulteriori vantaggi, tra cui:

  • maggiore livello di personalizzazione;
  • possibilità di integrare tool come Slack, Evernote, Twitter e molti altri ancora;
  • maggiore protezione dei dati sensibili di un’azienda, tramite impostazioni di sicurezza più avanzate.

a un costo più che ragionevole di  $ 5 al mese o $ 45 all’anno.

 

Magari usi già Trello e hai trovato degli adattamenti diversi da quelli indicati da me. I vostri suggerimenti saranno ben accetti nei commenti.

Ti piacerebbe capire quanto tempo puoi guadagnare delegando alcune attività? Vai al TEST gratuito.

 

Krisztina FekecsGestione progetti – di lavoro e di vita – in modo efficace con Trello

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