Come gestire tutte le scadenze contabili senza uscire fuori di testa?
Sappiamo bene che questa è una di quelle attività che richiedono molto tempo ma che, effettivamente, non contribuiscono alla crescita dell’azienda.
Quindi, perché non delegarla a una figura competente che ti faccia risparmiare tempo e denaro?
In questo articolo vedremo dunque perché affidare la gestione dello scadenzario a un’assistente virtuale.
Gestione dello scadenzario: i vantaggi dell’affidare tutto a una VA
Come gestire uno scadenzario correttamente: alcuni consigli generali per la programmazione
A prescindere dal fatto che si parli di contabilità, una pianificazione efficace può aiutare a gestire il tempo, a stabilire una routine quotidiana e a consolidare l’equilibrio tra lavoro e vita privata.
Ma, lo sappiamo bene, tra il dire e il fare c’è di mezzo un intero oceano.
Ecco dunque alcuni consigli per creare una tabella di marcia e gestire uno scadenzario in modo più efficace.
Per prima cosa, è importante avere chiaro quali sono le scadenze contabili da annotare.
Inizia scrivendo tutto quello che deve essere registrato, come incassi dei clienti, pagamenti ai fornitori, rate, ecc. Avendo il quadro chiaro, potrai riuscire a capire come organizzarti nel lungo termine e, soprattutto, quali scadenze devono essere rispettate.
Per fare questo, è vitale sottolineare le scadenze più urgenti e prioritarie, sistemandole in ordine di importanza e tempestività.
Fatto questo dovrai annotare tutto sul software che normalmente utilizzate in azienda per riportare i vari dati.
Detto così può sembrare un’attività piuttosto banale, ma se sei qui evidentemente sai anche tu che non è così: la registrazione dei vari movimenti contabili richiede tanto tempo e, dato che si parla di scadenze, il tempo la fa da sovrano.
Ma se ti dicessi che non devi fare tutto per conto tuo?
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Quattro benefici dell’affidare lo scadenzario a un’assistente virtuale
Tenere un programma giornaliero può essere utile per la produttività, ma quando le scadenze si accumulano la situazione potrebbe sfuggire rapidamente di mano.
Ed è qui che entra in gioco una figura come la mia, ovvero quella dell’assistente virtuale.
Perché?
Uno: non dovrai più preoccuparti delle scadenze contabili.
In altre parole, non dovrai preoccuparti di questo aspetto relativo alla contabilità, perché la VA se ne occuperà per te.
Due: aumento della produttività.
Collaborare con una VA significa avere la garanzia che una figura affidabile e professionale stia occupandosi di tutto, senza dover sottrarre tempo ai propri dipendenti.
Questo porta a una conseguente diminuzione di procrastinazione e tempi morti, senza contare il rispetto delle scadenze, si intende.
Tre: più tempo libero per te.
In quanto imprenditore della tua azienda, non dovrai chiederti se questa o quella scadenza è stata rispettata, ma potrai invece dedicarti ad altre attività orientate alla crescita aziendale.
Quattro: netto risparmio sui costi.
Eh sì, perché collaborare con una VA significa:
- pagare esclusivamente per il lavoro svolto;
- non dover sostenere costi come stipendio fisso, permessi, ferie, congedi, utenze, contributi, ecc.
Il che, in altre parole, significa che potrai abbattere le varie spese di gestione.
Questi i principali compiti di una VA per la gestione dello scadenzario (e non solo)
#1 Gestione dei documenti finanziari
Un’assistente virtuale che gestisca la contabilità può evitare il collasso dell’azienda grazie alla corretta manutenzione dei documenti finanziari.
Può creare etichette in base alle spese sostenute ogni giorno, così come registrare gli acquisti con la riconciliazione di ogni transazione.
Inoltre, aiuta le aziende a tenere traccia delle spese per ridurre quelle superflue e registra e collega le transazioni finanziarie ai conti per una facile verifica delle spese.
#2 Generazione e pagamento delle fatture
Un’assistente virtuale potrà tenere traccia dei pagamenti e delle dichiarazioni, riferire i requisiti finanziari ed emettere le fatture.
In questo modo, potrai avere tutte le quote sotto controllo e persino pianificare le finanze di conseguenza.
#3 Generazione dei bilanci
Una VA può generare rendiconti finanziari per le verifiche e le domande relative alle spese, ma anche rendiconti dei profitti e delle perdite, se necessario.
Insomma, è una vera e propria risorsa per l’analisi dei flussi di cassa e dei bilanci di prova.
#4 Aiuto negli acquisti aziendali
La regola è di non fare mai acquisti personali da un conto aziendale. Se si segue questo principio, non ci saranno irregolarità nella contabilità.
Un’assistente virtuale terrà traccia di tutti gli acquisti aziendali, effettuare acquisti automatici per le spese mensili ricorrenti e mantenere tutti i conti degli acquisti.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto brevemente come gestire uno scadenzario e perché dovresti affidare tutto a una VA. Se dunque vuoi saperne di più, scopri come funziona la collaborazione ora.
A presto! 🙏🏻
