pubblicato il 23 Febbraio 2017

Come la delega ti cambia la vita

Questa settimana vi presento Anh Thu Nguyen, consulente e coach sulla crescita personale a costruirsi un’attività online, trovare clienti e portare il cambiamento nella vita degli altri.

Ci spiega come la delega le abbia cambiato la vita. Un investimento per il suo futuro e per la crescita della sua attività stessa.

Krisztina: Ti presenti con qualche parola?

Anh Thu Nguyen: Sono Anh Thu Nguyen success strategist & digital business coach. Nata e cresciuta nella Svizzera italiana, dopo aver ottenuto la Laurea in Informatica, mi rendo ben presto conto che una carriera esclusivamente incentrata sull’informatica non mi avrebbe mai soddisfatta pienamente. Ottengo in seguito una Laurea specialistica in Scienze della Comunicazione, con indirizzo Formazione. Nel 2014 mi sono trasferita a Singapore per reinventare la mia vita e dare nuovo slancio alla mia carriera professionale, utilizzando le mie competenze interdisciplinari per aiutare donne coach, consulenti, counselor e altre professioniste della crescita personale a costruirsi un’attività online, trovare clienti e portare il cambiamento nella vita degli altri.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

ATN: Mi occupo di formazione da anni, in Svizzera ancora come dipendente, poi dopo il trasferimento a Singapore ho avviato la mia attività di Coaching tenendo prevalentemente corsi in aula.

Da settembre 2015 ho portato la mia attività online e da aprile di 2016 invece ho dato vita al nuovo sito che si rivolge esclusivamente a un pubblico di coach italiane e al femminile, e lo scorso dicembre ho avviato Smartwomen Business School . Seguo con grande piacere la mia Comunity nel gruppo Facebook Smartwomen Lean in Circle.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua gestione?

ATN: La gestione online di un’attività necessita di competenze diverse, presto ho capito che per avere abbastanza tempo per la creazione e preparazione dei corsi nonché per seguire i clienti di coaching avrei avuto bisogno di qualche supporto. Altrimenti, avrei investito tutto il tempo a fare marketing, senza più averne per occuparmi per davvero dei miei clienti.

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

ATN: Leggendo delle attività dei coach americani ho scoperto che tutti – giustamente – hanno il proprio assistente. Ho capito l’importanza della delega anche perché sentivo sempre più pressante il peso delle attività che per me prendevano troppo tempo e energia.

KF: Come ti sentivi?

ATN: Ho affrontato la delega come uno switch mentale, e lo ho voluto subito mettere in pratica.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

ATN: Mi piaceva trovare una persona che potesse rappresentare i miei valori, ma fondamentalmente ero fiduciosa.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

ATN: La scrittura dei miei articoli per il blog. Ma mi sono rapidamente accorta che non era un task da delegare. Trovare una persona che possa scrivere per te è davvero difficile, perché con tutta la buona volontà e l’impegno che può metterci una persona esterna non potrà mai esprimere le cose come le vorrei io, o pensare con la mia testa.

Oltretutto mi sono accorta che attraverso la mia scrittura riesco a comunicare la mia personalità ai lettori e creare con loro un legame di fiducia, quindi ancor più si tratta di un task che non posso delegare a qualcun altro. Ho rianalizzato le mie attività e ho evidenziato quelle che mi prendono più tempo ma anche più facilmente delegabili.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

ATN: Dopo la prima esperienza volevo essere più preparata, mi sono iscritta alla piattaforma Upwork, e ho preparato delle domande ben pensate per selezionare la persona giusta per me.

Con il tempo però può essere che devi trovare canali diversi per la ricerca dei collaboratori. Una piattaforma come Upwork ti permette di poter visionare tanti profili ma rischi anche di ricevere candidature di persone che in realtà non sanno davvero fare il lavoro per cui cerchi. Consultando i singoli siti dei professionisti invece hai più possibilità di capire la persona e i valori che rappresenta.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

ATN: Dopo il primo tentativo di delega ho capito che le attività da delegare sono quelle che può fare anche qualcun altro senza che sia richiesta la mia expertise specifica. Quindi tutto ciò che per esempio è ripetitivo (cercare immagini, pubblicare sui socials, ecc.), oppure ciò che posso facilmente insegnare qualcun altro a farlo al posto mio.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

ATN: E’ da tempo che uso Asana, che mi permette di creare dei miei processi, sia per la pianificazione delle mie attività, ma anche per poter delegare i singoli task. E’ un ottimo tool anche per la comunicazione nella collaborazione virtuale.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

ATN: La scrittura degli articoli per me non era da delegare, mentre sono riuscita a evidenziare altre attività, come la gestione delle newsletters e del social media marketing, da delegare con successo.

KF: Se sì, qual è era la prossima attività da delegare?

ATN: Il montaggio dei video di Smartwomen Business School, perché per fare un buon lavoro c’ho messo tantissimo tempo. Sono per la delega graduale, che mi permette di conoscere meglio la persona con cui collaboro. In ogni caso ci sono sempre delle nuove attività da delegare e anch’io nel tempo imparo a delegare meglio.

KF: Se no, hai riprovato con altre attività/persone e semplicemente hai rinunciato?

ATN: No, non ho mai pensato di rinunciare. Per me era come una scommessa, un investimento per il mio futuro e per la crescita della mia attività stessa.

KF: Che bilancio hai fatto dopo il primo anno di delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

ATN: Mi ha completamente cambiato la vita, ho iniziato un percorso che vorrei aumentare ancora di più. Il tempo che liberiamo però deve essere impiegato per attività ad alta produttività.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

ATN: Preferisco fare le mie ricerche e non appoggiarmi sulle ormai numerose piattaforme. Poi in Asana ho descritto la maggior parte delle procedure che riguardano la mia attività, quindi mi è sufficiente spiegare alla persone che cosa deve fare e mostrarle le “istruzioni”.

KF: Come scegli la persona?

ATN: Analizzo la sua presenza online, faccio una video call e poi un periodo di prova.

KF: Quale è la caratteristica più importante per te?

ATN: Che la persona sia formata e precisa. Ho bisogno di potermi fidare quasi ciecamente, così da non dover perdere ulteriore tempo per controllare se le cose sono state fatte correttamente.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

ATN: Ho capito che se voglio avere un’attività che mi dia la libertà e la possibilità di vivere una vita che vorrei, devo creare una struttura che funzioni anche senza di me.

Sembra strano dirlo, eppure se la mia presenza è necessaria il 100% del tempo, significa che non potrò mai crescere la mia attività, perché come ogni essere umano ho solo 24 ore al giorno quindi ad un certo punto diventa umanamente impossibile fare tutto.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

ATN: Inizialmente mi ero affidata a Upwork perché credevo che i costi fossero minori. In effetti ho visto delle offerte veramente a buon mercato.

Tuttavia mi sono accorta che è necessario sempre valutare bene il costo e i risultati, poiché in alcuni casi pagare un po’ di più può corrispondere a una migliore qualità, e quindi anche un bel risparmio di tempo perché non devo più rimetterci io le mani a correggere, ecc..

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

ATN: Scegliere bene le attività da delegare, partire in modo graduale, comunicare bene le tue esigenze, e lasciare perdere il controllo totale. Controllare tutto e sempre diventa poi una perdita di tempo inutile.

Chiaramente serve costruire la fiducia, serve l’osservazione all’inizio, ma poi bisogna abbandonare la voglia di perfezionismo e dedicarci alle attività che danno più piacere.

KF: Qual’è per te un punto critico della collaborazione?

ATN: La comunicazione è molto importante, non puoi pretendere che una persona estranea intuisca le tue idee. Comunicare bene le tue esigenze e la tua mission non è così banale, serve tanto impegno per poter costruire una collaborazione che con tempo dia il suo frutto.