In Gestione del tempo

Cosa posso delegare? Impara a fare la matrice delle deleghe

 

Tutti abbiamo tante, tante cose da fare durante l’arco della giornata. 

 

E, specialmente se abbiamo un’azienda giovane o in crescita, ci troviamo a seguire molti lavori contemporaneamente. 

 

Parliamoci chiaro: fare tutto bene è impossibile! 

 

Certo, possiamo riuscire a portare avanti un po’ tutto al costo di diverse nottate, ma sicuramente non possiamo portare avanti bene tutte le attività.

 

Questo vuol dire che nella gestione delle attività, non solo rischiamo di rimanere indietro con le email, con l’amministrazione, con gli aggiornamenti dovuti del nostro settore. 

 

Rischiamo di rimanere indietro con le attività principali, quelle che ci portano le entrate economiche.

 

Quindi, cosa possiamo delegare?

Partiamo dalla teoria di Pareto

 

Conosci la teoria di Pareto

 

La teoria di Pareto afferma che solo il 20% delle attività che svolgiamo ci fa guadagnare l’80% delle nostre entrate. 

 

Suona bene, non pensi?

 

Questo significa che ti puoi liberare dall’80% delle attività che stai seguendo e dedicarti a quel 20% di restanti e comunque continuare a guadagnare.

 

Sì, ma quali attività puoi delegare? 

 

Per prima cosa devi evidenziare quell’80% di lavoro che puoi far svolgere a qualcun altro. 

 

Una volta trovate le attività che non richiedono la tua energia o la tua creatività, puoi cercare le collaboratrici e i collaboratori giusti.

Quali attività delegare?

 

Puoi delegare tutte quelle attività noiose o “mangia energia”. C’è un sistema per individuare queste attività ed è la matrice delle deleghe.

 

Si tratta della matrice dell’analisi SWOT, ma modificata per raggruppare le attività su criteri precisi. 

 

Ecco i quattro tipi di attività in cui raggruppare il tuo lavoro:

 

  • Attività che odi e possono fare anche altri. Questo è il passo più semplice. Non ti piace e c’è pure chi può farlo meglio di te. È da delegare!
  • Attività che non ti piacciono, ma ti trovi regolarmente a perdere tempo nel farle (magari perché le procrastini e procrastini). Tipicamente sono le attività amministrative, gestione email e archivio, e le chiamate che ti interrompono spesso. Sono assolutamente da delegare!
  • Attività che ti piacciono, ma comunque non servono capacità particolari, quindi possono essere seguite benissimo da altre persone. E ancora da delegare!
  • Infine rimangono le attività che ti piacciono e le puoi fare solo tu, che soddisfazione.

 

In pratica, creare la tua matrice delle deleghe è abbastanza semplice. 

 

Potrebbe essere più difficile mettere insieme tutte le attività che segui, ma solo per un semplice motivo: ogni giorno svolgi task banali in modo automatico e quando devi pensare alle attività della tua azienda magari neanche ti vengono in mente. 

 

Per riuscire a fare bene la matrice serve la lista completa delle attività.

 

Ti consiglio di monitorare le tue giornate per qualche giorno o se lavori a blocchi anche per una settimana intera. Questo ti permetterà di avere la certezza di completare la tua lista delle attività.

 

Per avere un report più dettagliato puoi usare il mio tool preferito di time tracking: toggl.

 

Ecco la nostra matrice, buon lavoro!

matrice deleghe

matrice deleghe

 

Ti piacerebbe capire quanto tempo puoi guadagnare delegando alcune attività? 

 

 

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